Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen

Transkript

1 KUNGÄLVS KOMMUN Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen

2 2 Innehåll Inledning...3 Inriktning...4 Rutiner Övergripande inriktning Postöppning Postlista Dokument- och ärenderegistrering Beredning Kallelse och föredragningslista Sammanträde Protokoll Expediering av beslut Arkivlägging och gallring...20 Bilagor 1. Mallar och exempel (fullmakt samt nämnddokument - tjänsteskrivelse, kallelse, protokoll) 2. Lagar och hantering av allmänna handlingar 3. Organisation och fördelning av det nämndadministrativa arbetet

3 3 Inledning Detta dokument innehåller riktlinjer för ärendehanteringen i Kungälvs kommun. Det utgör också styrdokument för en vidare utveckling av elektronisk dokument- och ärendehantering. Riktlinjerna ska ligga till grund för det nämndadministrativa arbetet. Enhetlighet ska prägla de dokument som är knutna till nämndarbetet. Syftet är att nämndhandlingarna ska vara lätta att följa och förstå för såväl utomstående som för berörda inom den interna organisationen. Enhetlighet är även en förutsättning för ett effektivt arbetssätt där tekniken utnyttjas till fullo. Riktlinjerna ska vara styrande för arbetet inom kommunens olika nämnder, men variationer i verksamheternas omfattning och komplexitet kan vara motiv för alternativa lösningar i vissa fall. Styrdokumentet ska vara ett levande dokument som ses över och aktualiseras varje år. Kommunstyrelsens sekretariat har det övergripande ansvaret för detta och för samordningen inom kommunen. Dokumentet är utarbetat inom ramen för Projekt Lättillgänglig Information under våren 2000 och fastställt av kommunstyrelsen

4 4 Inriktning Elektronisk ärendehantering Dokument- och ärendehanteringssystemet ska vara ett arbetsredskap som aktivt används av anställda och förtroendevalda. Systemet ska ge anställda och förtroendevalda tillgång till ärendehandlingar och andra dokument på elektronisk väg. Kopplingar mellan dokument och diarium gör att handlingarna går att nå direkt från diariet. Genom att söka ett ärende i diariet kan man med en enkel knapptryckning direkt få fram tjänsteskrivelser, protokollsparagrafer och andra handlingar i ärendet på dataskärmen. Under ärendeberedningen är de flesta handlingar i ett ärende tillgängliga för handläggaren i elektronisk form. Akterna med pappersoriginal ska inte behöva användas mer än i undantagsfall. Texter i de elektroniska dokumenten ska kunna kopieras och användas i nya dokument. Detta arbetssätt förutsätter att upprättade handlingar lagras systematiskt och med koppling till diariet. Inkommande handlingar scannas och lagras på samma sätt. Säkerheten är viktig. Ursprungstexter ska inte kunna förändras. Den hantering som beskrivs i dessa riktlinjer omfattas i flera avseenden av bestämmelserna i personuppgiftslagen (PUL), eftersom personuppgifter kommer att spridas mellan nämnder och till externa mottagare. Inom justitiedepartementet pågår en översyn av reglerna kring spridning av personuppgifter. Riktlinjerna kommer att beröras av denna översyn. Handlingar från kommunens alla nämnder och styrelser, liksom postlistan ska finnas tillgängliga elektroniskt via intranätet. Intranätet ska genom en användarvänlig struktur garantera att handlingarna är enkla att söka. På sikt ska ärendehandlingarna finnas tillgängliga under sammanträdet på elektronisk väg. Det förutsätter att nämnsekreteraren har tillgång till en dator under mötet. Arbetsorganisation Varje förvaltning och nämnd beslutar hur det nämndadministrativa arbetet ska organiseras och hur arbetet ska fördelas. En översyn av organisation och arbetsfördelning ska göras i samband med en övergång till det arbetssätt som beskrivs här. Hur arbetet organiseras och fördelas beror på omfattningen på nämndens verksamhet, liksom dess komplexitet och övrig organisation. Varje förvaltning och nämnd ska regelbundet se över arbetsfördelning och struktur, eftersom ständiga förändringar i omvärlden leder till förändrade behov och möjligheter.

5 5 Kompetensutveckling och samordning De ansvariga för registrering och nämndadministration ska träffas regelbundet för att utbyta erfarenheter och för att garantera samordningen inom kommunen. Träffarna ska också garantera att alla ansvariga har tillgång till aktuell information och till regelbunden kompetensutveckling. Alla nämndsekreterare ska ha genomgått grundläggande utbildning för nämndsekreterare inklusive språkvård. Kommunsekretariatet ansvarar för samordning av träffar och kompetensutveckling. Teknik och kunskap Arbetssättet som beskrivs i dessa riktlinjer kräver ett utvecklat tekniskt stöd för såväl förvaltning som förtroendevalda. Detta kommer att beaktas och konkretiseras inom ramen för arbetet med kravspecifikation för ett dokument- och ärendehanteringssystem. För att onödigt dubbelarbete ska undvikas och tekniken utnyttjas effektivt behöver såväl assistenter, som handläggare och arbetsledare utbildning och stöd när de nya arbetsmetoderna introduceras. Detsamma gäller de förtroendevalda. Införande Förändringarna införs stegvis och inledningsvis inom ett fåtal förvaltningar. Dessa kommer senare att fungera som s k goda exempel.

6 6 Rutiner 1. Övergripande inriktning Mallar och språk För att undvika dubbelarbete ska texter kunna flyttas mellan olika dokument. Detta förutsätter att tjänsteskrivelser, kallelser, föredragningslistor och protokoll skrivs med stöd av mallar och att mallarna används på ett konsekvent och riktigt sätt. De rubriker som finns ska i regel följas. Genom mallarna bli dokumenten också enhetliga inom kommunen. Kommunsekretariatet och IT-resurspersonerna svarar för att mallarna hålls aktuella. Språket i skrivelser och protokoll ska vara rakt och enkelt för att underlätta för allmänhet, förtroendevalda och anställda att förstå innehållet. Undvik förkortningar, fackuttryck och interna kommunala uttryck. För stöd rekommenderas Statsrådsberedningens Svarta lista och "JO om språket i de kommunala protokollen". Distribution av kallelser, protokoll och andra handlingar Kallelser, föredragningslistor, handlingar och protokoll överförs elektroniskt till de ledamöter och ersättare som redan idag har möjlighet att ta emot elektronisk post. Övriga ledamöter och ersättare får tills vidare kallelser och handlingar i pappersform. För anställda ska kallelser och bilagda handlingar samt protokoll finnas att tillgå i elektronisk form. Fullmäktiges protokoll ska presenteras på kommunens hemsida. Postlistan distribueras elektroniskt och kan nås av anställda på elektronisk väg via intranätet. Protokoll från kommunstyrelsens och facknämndernas sammanträden presenteras på kommunens hemsida. På sikt bör även kallelser till nämndmöten publiceras på hemsidan, tillsammans med tillhörande handlingar. Detsamma gäller den gemensamma postlistan. Personuppgiftslagen (PUL) och andra riktlinjer för behandling av personuppgifter måste beaktas.

7 7 2. Postöppning Öppning Huvudregeln är att all inkommande post, såväl papperspost som e-post, ska öppnas utan dröjsmål, d v s samma dag den kommer in till myndigheten. Detta gäller även personadresserad post till enskilda tjänstemän och förtroendevalda. Huvudregeln bör vara att anställda och förtroendevalda själva öppnar den post och e-post som är direktadresserad till den enskilde. Inom varje nämnd, förvaltning eller enhet är en person utsedd att ha huvudansvar för att offentlighetsprincipen följs och att post, e-post och fax öppnas och hanteras på rätt sätt. Denna person svarar också för att post som inte är direkt ställd till tjänsteman eller förtroendevald blir öppnad. För att minska sårbarheten bör ytterligare minst en person vara insatt i arbetet. Den enskilde tjänstemannen och förtroendevalde har ansvar för att överlämna post som ska registreras till diariet. Meddelanden som kommer till tjänstemännens e-postbrevlådor, och som ska registreras, vidarebefordras elektroniskt till förvaltningsbrevlådan, i det fall tjänstemännen inte själva registrerar i diariet. Inkommande e-post till förvaltningsbrevlådan, som ska spridas till handläggare och andra vidarebefordras också elektroniskt. Fullmakt för postöppning vid frånvaro Varje anställd bör lämna fullmakt som innebär att post som är personadresserad till den enskilde tjänstemannen får öppnas när han eller hon är frånvarande eller av annan anledning inte själv öppnar sin post. Samma möjlighet bör övervägas för nämndens presidium. Avsikten är att post som innehåller allmänna handlingar inte ska bli liggande oöppnad. Personadresserad post får ej öppnas utan fullmakt. Exempel på fullmakt finns i bilaga 1A. För e-postmeddelanden finns två alternativ vid frånvaro. Antingen ska automatiskt svar kopplas in med dels meddelande om när tjänstemannen eller den förtroendevalde återkommer, dels uppmaning till avsändaren att istället sända post till förvaltningsbrevlådan. Alternativt ska inkommande post vidarebefordras till förvaltningens expedition eller till någon kollega som är på plats. Lösenord ska inte lämnas ut till kollegor eller andra. Spridning av e-post adresser Varje förvaltning har en förvaltningsbrevlåda. Detsamma gäller större lokala enheter som till exempel skolans områdeskontor. Allmänheten bör vid inledande kontakter i första hand hänvisas till dessa e-post brevlådor. Etablerade kontakter sker naturligtvis genom brev direkt till tjänstemannabrevlådorna. På brevpapper, faxmallar, tjänsteskrivelser mm ska adressen till förvaltningens e-postlåda anges. Feladresserad post Feladresserad post ska ankomststämplas och sedan sändas till rätt nämnd/förvaltning som registrerar och handlägger ärendet. E-post som kommit till fel instans sänds vidare elektroniskt och mottagaren bör via e-post meddela den ursprungliga avsändaren att förvaltningen tagit emot meddelandet.

8 8 Adressering handläggning Det är innehållet i de inkommande handlingarna som avgör vilken instans som ska handlägga ärendet. Detta gäller t ex när en skrivelse är adresserad till nämnden, men uppenbarligen rör en verkställighetsfråga. Förvaltningen ska då handlägga frågan. I sådana fall behöver inte heller handlingar översändas till ordföranden eller övriga förtroendevalda för kännedom. Utskrift och lagring av e-post E-postmeddelanden som enligt dokumenthanteringsplanen kan gallras omedelbart eller efter ett par år kan lagras elektroniskt fram till gallring. De behöver normalt inte skrivas ut på papper. Meddelanden som enligt dokumenthanteringsplanen ska bevaras och arkiveras under längre tid ska skrivas ut på papper för arkivläggning. Anbud Anbud till kommunen bör adresseras till eller lämnas direkt till Upphandlingsenheten. Om det kommer in anbud till förvaltningen ska dessa direkt överlämnas oöppnade till Upphandlingsenheten. (Mera finns att läsa i Inköpsinstruktioner från 1997.)

9 9 3. Postlista Syfte Postlistan är en service till anställda, förtroendevalda, allmänhet och press. Den spridning av postlistan som beskrivs här omfattas av bestämmelserna i personuppgiftslagen (PUL), eftersom personuppgifter kommer att spridas mellan nämnder och till externa mottagare. Inom justitiedepartementet pågår en översyn av reglerna kring spridning av personuppgifter. Anvisningarna kring postlistan berörs av denna översyn. Gemensam lista Postlistan ska skrivas i ärendehanteringssystemet. Kommunen har en gemensam lista och varje förvaltning registrerar varje dag sina inkomna handlingar på listan. Sekretariatet sammanställer listan, svarar för att dubbelregistrering inte förekommer och sköter distribution. Varje förvaltning markerar vid registreringen vilken post som ska ingå i den externa listan. Handlingar som utgör post till kommunstyrelsen bifogas vid utskicket. Postlistan ska skrivas på ett sätt så att utomstående förstår. Det ska i klartext framgå vem handlingen kommer från och till vem den är ställd. Förkortningar bör undvikas. Ärenderubriken ska täcka ärendets innehåll och ska vara densamma i diariet. Distribution Postlistan ska göras elektroniskt tillgänglig för anställda, förtroendevalda och pressen. Koppling ska finnas mellan postlistan och diariet så man kan nå de inscannade handlingarna direkt. På sikt ska postlistan vara tillgänglig elektroniskt även för allmänheten.

10 10 4. Dokument- och ärenderegistrering Ansvarig Inom varje nämnd/förvaltning ska en person vara huvudansvarig för diarieföringen och nämndens/förvaltningens diarium. Även lokala enheter, såsom skolor, förskolor, servicehus, gruppboenden, fritidsanläggningar och liknande ska ha rutiner för registrering och dokumenthantering, liksom utsedd ansvarig tjänsteman. Vem registrerar? Inom de flesta förvaltningar och nämnder är det sannolikt mest rationellt att endast den ansvarige för diariet och ytterligare en eller två personer har befogenhet att registrera i diariet. En begränsad krets verkar för enhetlighet i registreringen, en snabb hantering och överblick över aktuella ärenden. Varje tjänsteman har ansvar för att överlämna handlingar som ska registreras till den person som är ansvarig för registreringen. Inom förvaltningar och nämnder där handläggare behandlar många likartade och rutinbetonade ärenden bör dessa handläggare själva sköta all registrering i sina egna ärenden. Varje nämnd bör därutöver pröva i vilken utsträckning som handläggare i övrigt bör registrera information i systemet. Det kan t ex vara rationellt att handläggarna själva registrerar information om telefonsamtal, möten och liknande. Likaså kan det gälla registrering av egna upprättade tjänsteskrivelser, utgående brev samt noteringar och anteckningar av olika slag. Man bör överväga om fler handläggare ska ansvara för hela registreringen av sina egna ärenden. Vad ska registreras? Huvudregeln är att allmänna handlingar ska registreras (se bilaga 2). Varje förvaltning kan upprätta riktlinjer för hur olika typer av handlingar ska hanteras. Allmänna handlingar som är hemliga måste ovillkorligen registreras enligt sekretesslagen med undantag för handlingar inom hälso- och sjukvården (patientjournaler) samt handlingar i socialtjänstens personakter. Syftet med registreringen är att hålla ordning på handlingar samt övrig information. Inbjudningar till kurser och konferenser, cirkulär och liknande registreras på postlistan för att vara åtkomliga för alla. Anbud Inkomna anbud blir allmänna vid den tid som bestämts för öppnandet och ska registreras i samband med detta. Anbuden betraktas vanligtvis som hemliga till dess upphandlingen är avslutad. Upphandlingsenheten svarar normalt sett för denna hantering.

11 11 Registrering av beslut och expediering Beslut i utskott och nämnder registreras i diariet snarast efter protokollets justering. I samband med expediering av ett ärende noteras i diariet till vem eller vilka det expedierats samt datum för expedieringen. En koppling ska finnas mellan protokoll och diarium så att registrering av beslut sker elektroniskt då protokollet skrivs. Hur ska registrering ske? Om handlingarna registreras ska följande uppgifter finnas i diariet enligt sekretesslagen 15 kap 1 : Datum när handlingarna inkom eller upprättades Diarienummer eller annan beteckning om handlingarna/ärendet fått detta Från vem handlingarna inkommit eller till vem de expedierats. I korthet vad handlingarna/ärendet rör (ärendemening). Hemliga handlingar ska registreras på ett sådant sätt att uppgifter som är sekretesskyddade inte avslöjas. Uppgifter enligt de två sista punkterna ovan ska därför utelämnas eller särskiljas om det behövs ut sekretessynpunkt. I det tekniska systemet kan sekretessbelagda uppgifter döljas för obehöriga med hjälp av olika behörighetskoder. I manuella system får en bedömning göras från fall till fall. Uppgifterna i diariet är offentliga. Ärendemening Ärendemeningen ska så väl som möjligt täcka ärendets huvudsakliga innehåll och ska kunna leva kvar hela tiden under ärendets gång. Ärendemeningen ska innehålla bra sökord, men ska inte vara för lång. Den ska kunna fungera som rubrik på tjänsteutlåtanden, i kallelser, i protokoll etc. Undvik att börja ärendemeningen med ord som beträffande, rörande och angående. Ärendemeningen kan behöva kompletteras eller förändras om ärendet ändrar karaktär under beredningen. Detta görs i samråd medllan handläggaren och ansvarig för diariet. Grupper av ärenden - Samlingsakter Det kan finnas skäl att med hjälp av noteringar i diariet eller på annat sätt hålla ihop ärenden som ingår i ett större projekt eller tillhör en speciell verksamhetsfråga. Exempel på områden där sådana korsvisa hänvisningar kan vara lämpliga är Ombyggnad av Kärna skola, Budget, Bokslut, Kollektivtrafik. Dessa ärenden kan av praktiska skäl förvaras tillsammans, under tiden de är aktuella. Ärenden bör dock i största möjliga utsträckning registreras var för sig och även avslutas var för sig. Detta ger en god offentlighetsstruktur och underlättar en framtida återsökning. Fasta diarienummer bör därför endast användas för ärenden av rutinmässig art.

12 12 När ska registrering ske? Allmänna handlingar ska om möjligt registreras i diariet samma dag de upprättas, inkommer eller expedieras. Förvaring Handlingar i ett ärende, som ska arkiveras i pappersform, placeras i aktomslag/mappar i samband med registreringen och förvaras så under handläggningen. Syftet är att skydda handlingarna. Handläggarna bör i huvudsak arbeta med handlingar i form av elektroniska dokument. De kan ändå behöva ha tillgång till ärendeakten under beredningens gång. Efter arbetsdagens slut ska akterna dock förvaras i diariet/närarkivet, inte på tjänsterummet.

13 13 5. Beredning Bevakning Ärenden som skickas på remiss inom eller utom förvaltningen registreras i ärendehanteringssystemet. Härifrån kan man enkelt få besked om t ex vilka remisser som utgått från förvaltningen, vilka som inkommit och till vem, datum för påminnelse samt när svar på remissen inkommit. Såväl den som remitterar som den som mottar remissen kan söka i systemet. Tjänsteskrivelser När förvaltningen lämnar skriftligt underlag för den politiska behandlingen i nämnden ska detta göras i form av en tjänsteskrivelse. Beteckningar som t ex yttrande och PM ska inte användas. Tjänsteskrivelser ska skrivas i mall och den inledande texten ska kunna flyttas till protokollet och utgöra ingress. Beslut ska formuleras i hela meningar, ej i form av att-satser. Tjänsteskrivelser ska undertecknas av förvaltningschef och handläggare, alternativt förvaltningschef och enhetschef. Närmare information om mallen för tjänsteskrivelse finns i bilaga 1B. Sammanvägda bedömningar Ett ärende som baseras på flera instansers yttranden, t ex vid remiss, ska beredas och sammanfattas av förvaltningen inför behandlingen i nämnden. Den beslutande nämndens förvaltning upprättar en samlande tjänsteskrivelse, som redovisar ärendet och remissvaren. Eventuella skillnader i remissinstansernas synpunkter ska framgå tydligt. Skrivelsen ska innehålla en sammanvägd bedömning och förslag till beslut. Avsikten är att genom beredningen uppnå högre kvalité i beslutsunderlaget. Inga handlingar utöver den sammanfattande skrivelsen behöver normalt sändas ut. Överföring Varje handläggare svarar för att de tjänsteskrivelser och andra handlingar som ska biläggas nämndens kallelse överförs till nämndsekreteraren. Förvaltningarna bör överväga om detta kan ske i elektronisk form. Innehållet i handlingarna ska i såfall vara avstämt med respektive chef innan handlingarna överlämnas till nämndsekreteraren. Däremot behöver de inte vara undertecknade innan de sänds ut med kallelsen. Undertecknande sker vid denna hantering senast i samband med att beslutet registreras. I annat fall lämnas handlingarna till sekretariatet/expeditionen undertecknade och i färdigt skick. De scannas därefter för fortsatt elektronisk hantering och utskick. Elektroniska signaturer används för undertecknande och handlingar överförs regelmässigt elektroniskt från handläggaren till sekretariat/expedition för utskick.

14 14

15 15 6. Kallelse och föredragningslista Ansvar och rutiner Ordföranden ansvarar för kallelsen. Möte för förberedelse och fastställande av föredragningslista sker enligt rutiner som varje nämnd och förvaltning beslutar. Inriktningen bör vara att handläggarna muntligt föredrar vissa ärenden. Handlingarna kan därmed skrivas färdigt efter beredningsmötet. Inlämningstider Varje förvaltning gör ett schema med tidplan för när handlingar ska lämnas in till nämndsekreteraren inför respektive nämndmöte. Tidplanen ska fastställas av nämnden. De tider som anges för anmälning av ärenden och för inlämning av handlingar till nämnden måste följas. Detta är avgörande för en effektiv ärendehantering och en god arbetsmiljö. Handläggare som inte kommer i tid med sina handlingar får begära särskild tillåtelse av ordföranden för att ärendet ska tas med på dagordningen. Tid för utskick Utskick av handlingar sker vid tidpunkt som regleras i lag eller i nämndens reglemente. Föredragningslistans innehåll Den gemensamma mallen omfattar de uppgifter som ska ingå i kommunens kallelser. Av kallelsen ska framgå vem som är ordförande respektive sekreterare. Kallelsen behöver inte undertecknas. Föredragningslistan innehåller de ärenden som ska behandlas, men inga förslag till beslut. Dessa återfinns i bifogade skrivelser och protokoll. Närmare information om mallen för kallelse och föredragningslista finns i bilaga 1C. Föredragningslistan ska bygga på uppgifter från diariet. De ärenden som ska behandlas ska kunna sökas via diariet och generera en rapport som blir stommen till kallelsen. På sikt ska modellen med en enda gemensam och samordnad kallelse till både arbetsutskott och nämnd övervägas. Val av handlingar Urvalet av vilka handlingar som ska sändas med i ett ärende görs normalt av handläggaren, som bäst bör kunna avgöra vilka handlingar som nämnden behöver. Viktigt är att informationsmängden begränsas i syfte att koncentrera informationen. Akterna med samtliga handlingar bör finnas tillgängliga under mötet. I ärenden med sekretess läggs handlingarna i normalfallet på bordet under sammanträdet.

16 16 Utskick till pressen och andra Kallelsen till nämnden sänds till pressen så att denna har handlingarna samma dag som sammanträdet äger rum. Kallelser till utskottssammanträdet skickas inte till pressen, med undantag av kommunstyrelsens arbetsutskott. För KS AU gäller samma regler som för nämnderna, d v s handlingarna görs tillgängliga samma dag som mötet äger rum. Sammanträdeshandlingar som sänds till pressen eller till annan förvaltning blir i och med utskicket allmänna (inte efter protokollets justering).

17 17 7. Sammanträde Ersättare De politiska organisationerna ansvarar själva för att ersättare kallas då ordinarie ledamot inte kan närvara vid sammanträdet. Protokoll skrivs under mötet Nämndsekreteraren har tillgång till dator under sammanträdet. Protokollet förbereds före sammanträdet och kompletteras under mötet. Avsikten är att åstadkomma en snabb hantering och god service till medborgarna. Extra ärenden Extra ärenden utöver föredragningslistan bör undvikas. Handlingar på mötet Under sammanträdets gång finns alla handlingar i de aktuella ärendena tillgängliga genom att alla ärendeakter finns med i lokalen. Handlingarna ska finnas tillgängliga på elektronisk väg via sekreterarens dator.

18 18 8. Protokoll Ansvar och rutiner Ordföranden ansvarar för protokollet. Protokoll ska skrivas efter mall och mallar finns anpassade för varje nämnd. Texten från tjänsteskrivelsen (under rubriken Ärende) kopieras till protokollet och utgör grund för paragrafen. Föredragningslistan kan finnas med som en inledning i protokollet. Se vidare bilaga 1D. Lagens krav på innehåll Enligt kommunallagen ska protokoll från möten med kommunfullmäktige och nämnderna innehålla : framlagda förslag och yrkanden i vilken ordning ordföranden lagt fram förslag till beslut omröstningar och utfallet för dessa vilka beslut som fattats vilka ledamöter som deltagit i besluten och hur de har röstat vilka reservationer som anmälts mot besluten För protokoll från utskott finns ingen reglering i kommunallagen. Protokoll måste dock föras över de ärenden där utskottet varit beslutande, enligt delegation från nämnden. I ärenden där utskottet varit beredande organ inför nämnden kan enklare anteckningar väljas. Ett minimikrav är att det av dessa anteckningar ska framgå vilka som deltagit (både förtroendevalda och övriga) vid behandlingen av ärendet samt närvarotiden för förtroendevalda. Detta för att man i efterhand dels ska kunna avgöra frågan om att jäv, dels för att få underlag för utbetalning av arvode. När nämndens beslutet skiljer sig från förslaget I det flesta fall då nämnden fattar ett annat beslut än det som förvaltningen eller utskottet föreslagit, skrivs endast nämndens beslut i klartext i protokollet. Förvaltningens förslag återfinns oförändrat i tjänsteskrivelsen och utskottets i protokollet från det beredande mötet. Gemensamma paragrafer Rapporter Mera omfattande rapporter av typen utvärderingar, rapporteringar i verksamhetsfrågor och uppföljningar av nämndens verksamhet redovisas i separata paragrafer. Muntliga och skriftliga rapporteringar i mindre viktiga ärenden kan däremot samlas i en gemensam paragraf under rubriken Rapporter. Anmälan av delegeringsbeslut En huvudprincip är att alla beslut som fattas med stöd av delegering enligt kommunallagen ska anmälas till nämnden. Delegeringsärenden ska redovisas på sätt som nämnden beslutar och på så sätt att varje individuellt beslut kan härledas. I redovisningen ska ärendemening/typbeskrivning ingå samt datum för beslutet. Beslut som vidaredelegerats från förvaltningschef till tjänsteman ska anmälas till förvaltningschefen. Dessa beslut bör också anmälas till nämnden på samma sätt som övriga delegeringsbeslut.

19 19 Redovisningen av delegeringsbeslut kräver ingen tjänsteskrivelse, utan skrivs direkt i form av en protokollsparagraf, se bilaga 1D. Klagotiden börjar löpa då bevis om justeringen av protokollet har anslagits på kommunens anslagstavla. De beslut som utskotten fattar på delegation från nämnden anmäls genom att utskottprotokollen förtecknas i nämndens protokoll. En översyn bör göras i syfte att finna en gemensam struktur för redovisning av delegeringsbeslut. Generellt bör kommunens IT-stöd utnyttjas för sammanställning av listor över beslut som fattats på delegation och som ska anmälas till nämnden. Justering Justering ska enligt kommunallagen ske inom två veckor (14 dagar) från sammanträdesdagen. Justering inom Kungälvs kommun bör ske inom en vecka. Justering bör kunna ske i direkt anslutning till mötet vad gäller ärenden som direkt berör enskilda och där ett snabbt besked är av stort värde, t ex bygglov, miljöärenden m fl. Justeringsmän anges på protokollets förstasida. Någon särskild paragraf skrivs ej för detta. Hela protokollet justeras normalt sett i direkt anslutning till mötet. Omedelbar justering Vid omedelbar justering av en paragraf bör beslutstexten, innan sammanträdet avslutas, redovisas skriftligt eller om detta inte är möjligt, läsas upp av ordföranden. Om förslaget godkännes, tillfrågas nämnden om paragrafen kan förklaras omedelbart justerad. Beslut om omedelbar justering skall framgå av protokollsparagrafen. Paragrafen ska undertecknas av ordföranden och justeraren/justerarna under eller i omedelbar anslutning till sammanträdet Kan inte paragrafen justeras samma dag bör den justeras påföljande dag. I annat fall kan inte uttrycket omedelbar justering anses uppfyllt.

20 20 9. Expediering av beslut Handläggaren ska ange på tjänsteskrivelsen vem eller vilka ärendet ska expedieras till. Den aktuella paragrafen och eventuellt underlag sänds normalt sett ut utan något speciellt utdragsbestyrkande. Bestyrkande kan dock krävas vid expediering till t ex länsrätten och vissa andra myndigheter utanför kommunen. Vem eller vilka ärendet har expedierats till ska noteras i diariet, liksom datum för expedieringen. Anteckningen om expediering förs över från tjänsteskrivelsen till protokollet på elektronisk väg. Expediering internt sker elektroniskt. Expedieringen bör följas av ett meddelande som tydligt anger att expedieringen medför åtgärd, t ex handläggning eller yttrande. Expediering sker elektroniskt direkt från diariet. Expediering internt för kännedom begränsas i takt med att nämndernas protokoll görs tillgängliga elektroniskt. 10. Arkivläggning och gallring Dokumenthanteringsplaner Varje nämnd ska ha en aktuell och uppdaterad dokumenthanteringsplan. Planerna ska omfatta anvisningar för såväl traditionella pappershandlingar som för andra typer av handlingar, t ex elektroniska. Avslutning av ärenden Avslutning av ärenden sker i enlighet med nämndens dokumenthanteringsplan. Den person som är huvudansvarig för registreringen uppmärksammar vid registrering av beslut om ett ärende bör avslutas. Eventuellt sker samråd med handläggaren. Arkivering Arkivering sker tills vidare i pappersform alternativt mikrofilm när det gäller handlingar som ska bevaras eller arkiveras under längre tid. Dokument som har kort gallringsfrist bör normalt lagras på elektronisk väg. En översyn av samtliga dokumenthanteringsplaner bör göras och i anslutning till detta en utredning kring hur kommunens olika handlingar ska arkiveras i framtiden.