Styrdokument för den Kommunala nämndadministrationen i Åstorps kommun 2010 Fastställt av kommunfullmäktige den 21 juni 2010, 62. Dnr

Transkript

1 Styrdokument för den Kommunala nämndadministrationen i Åstorps kommun 2010 Fastställt av kommunfullmäktige den 21 juni 2010, 62. Dnr Dokumentnamn: Styrdokument för Åstorp_ver6_antaget_ _kf.doc Sökväg: \KSF\KANSLI\Nämndsarbete_kallelser_protokoll\ Styrdokument för Åstorp_ver6_antaget_ _kf.doc Skrivet av: Mats Porsklev Förvaltning: Kommunstyrelseförvaltningen

2 1. Inledning Bakgrund och syfte Den kommunala nämndadministrationen Styrdokumentet fastställs av fullmäktige Posthantering den första länken i den kommunala nämndadministrationen Personadresserad post Registrering Allmänna handlingar skall registreras huvudregeln Offentliga handlingar måste inte alltid registreras Hemliga handlingar skall registreras - huvudregeln Offentliga handlingar av liten betydelse måste inte alltid registreras Registrering av nämndhandlingar i Åstorps kommun Uppgifter som skall registreras E-post, SMS, MMS Förtroendevaldas post Fördelning av post Vem skall registrera? Registrering i diaret Registrering av ärendemening Förvaring av handlingar Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Beredning Manuella parallella rutiner bör undvikas Tjänsteskrivelser i alla nämndärenden och rollfördelningen mellan tjänstemän och förtroendevalda Meddelandeärenden Utformning av tjänsteskrivelse Protokollföring av beslut om remissvar och liknande ärenden Utkast till utskottsförslag i sammanträdeshandlingarna Stopptider och elektronisk intern distribution av tjänsteskrivelser Kallelse/Föredragningslista De beredande organens förslag i kallelsen Mall för föredragningslistor Inkallelse av ersättare Sammanträdet Sammanträde och protokoll Nämndprotokollens redovisning av yrkanden samt au:s/förvaltningens förslag till beslut Redovisning av delegeringsbeslut Protokollföring av redovisning av delegeringsbeslut Meddelanden och rapporter Beslut om extra ärenden och fastställelse av föredragningslistan Justering Beslutsregistrering och expediering En kopia av beslutet i ett ärende skall regelmässigt tillföras akten. Obligatoriskt Gallring och Arkiv Protokollen, diarierna och föredragningslistor på Internet Ärendehanteringssystemet Rutiner för uppföljning och utvärdering Beslut och genomförande Sammanfattning Projektledare samt tidplan Ordlista

3 3 1. Inledning 1.1 Bakgrund och syfte Arbetet med nämndshantering har förändrats radikalt under senaste åren. Genom införande av nya styr- och ledningsprinciper har såväl ärendemängd som karaktären på ärenden förändrats. Synen på delegering och verkställighet har också förändrats. Genom förbättrade ärendehanteringssystem har sambandet med andra administrativa funktioner som t.ex. arkiv, diarier och hemsidor blivit alltmer påtagligt. För dagens assistenter/nämndssekreterare är ofta arbetet med att föra protokoll och sända ut sammanträdeshandlingar eller diarieföra bara en av många andra viktiga arbetsuppgifter. Synen på befattningen som assistenter/nämndssekreterare har mot denna bakgrund förändrats. Dagens assistenter/nämndssekreterare är ofta generalister som förväntas ha kunskaper inom en mängd olika kompetensområden som t.ex. juridik, IT, organisation m.fl. Gemensamt för dagens assistenter/nämndssekreterare är också att de i allt större utsträckning skall klara av en mängd arbetsuppgifter som tidigare var fördelade på många befattningshavare (nämndsekreterare, arkivarie, registrator, receptionsservice etc.) 1.2 Den kommunala nämndadministrationen Den kommunala nämndadministrationen består av följande huvudområden Posthantering Ärenderegistrering Beredning Upprättande av beslutsunderlag Kallelseförfarande Sammanträdeshandlingar Sammanträdet Utskrift av protokoll Justering Beslutregistrering Beslutsexpediering Arkivering Gallring Dessa rutiner är länkar i ett flöde. Varje enskild rutin måste fungera för att den kommunala nämndadministrationen som helhet skall bli effektiv. En förutsättning för en sammantaget effektiv nämndadministration är också att kommunen uppfyller de grundläggande rättsliga kraven samt på ett rationellt sätt organiserar arbetet och utnyttjar IT-stödet.

4 4 Sammanfattningsvis omfattar begreppet kommunal nämndadministration den administration som tar sikte på förberedelser och genomförande av de kommunala nämndsammanträdena samt den administration som följer efter sammanträdena som t.ex. upprättande av protokoll, beslutsexpediering och arkivering. Föreliggande styrdokument för den kommunala nämndadministrationen beskriver hur de rutiner som denna administration omfattar kan utvecklas och kvalitetssäkras. Målet är att medborgarnas och de förtroendevaldas insyn i den kommunala verksamheten ska stärkas samt att effektiviteten och produktiviteten i informations- och ärendehanteringen ska öka. Styrdokumentet är en generell instruktion för hur det gemensamma ärendeflödet i kommunens nämnder och förvaltningar i normalfallet ska se ut. Ärendeflödet som beskrivs ska ses som ett första steg att förändra de anställdas och förtroendevaldas arbetssätt så att det tekniska stödet kan utnyttjas på bästa sätt. Exempel på hur olika skrivelser och protokoll ska se ut redovisas i dokumentet. En målsättning är att mallar för brev, tjänsteskrivelse, kallelse och protokoll ska upprättas inom kommunens ärendehanteringssystem och därmed göras tillgängliga för samtlig personal och samtliga förtroendevalda som har tillgång till kommunens Intranät. Det är en praktisk förutsättning att alla använder dessa mallar för att kopiering av t.ex. ärenderubriker och sammanfattningar ska kunna ske på ett effektivt sätt och kommunens handlingar ska bli så enhetliga och lättöverskådliga som möjligt. I Åstorps kommun finns möjligheter att effektivisera dokument- och ärendehanteringen inom den kommunala nämndadministrationen. Detta styrdokument syftar till att ta till vara de goda möjligheter som finns till förändringar i kommunen och därmed nå en bättre ordning på de handlingar som ingår i den kommunala nämndadministrationen. Perspektivet bör på sikt vara 24-timmarsmyndigheten. Detta begrepp används för att tydliggöra att målet för utformningen av offentliga tjänster är att medborgarna själva skall ha möjlighet, när de så önskar, att ta del myndigheternas tjänster via Internet. 2 Styrdokumentet fastställs av fullmäktige Den kommunala nämndadministrationen omfattar ett stort antal olika rutiner som i sin tur omfattar en mängd olika dokument. En ambition har varit att i detta styrdokument endast ta med sådana rutiner och dokument som är nödvändiga att reglera ur ett helhetsperspektiv. Men även med detta perspektiv måste en hel del detaljerade rutinbeskrivningar fastställas på central nivå för att det skall var möjligt att uppnå en totalt sett effektiv nämndadministration. Styrdokumentet förutsätts således fastställas av fullmäktige i Åstorps kommun. 3. Posthantering den första länken i den kommunala nämndadministrationen 3.1 Postöppning och besvarande av post Den första rutinen inom den kommunala nämndadministrationen är posthanteringen. Huvudregeln är att all inkommande post, såväl papperspost, e-post som fax, på begäran utan dröjsmål skall kunna lämnas kopia på. Offentlighetsprincipen kräver således att all post som huvudregel öppnas varje arbetsdag.

5 Men det finns även andra skäl varför både öppningen av papperspost och e-post måste fungera. Endast för några år sedan initierades kommunala ärenden huvudsakligen genom tjänsteskrivelser från kommunala förvaltningar eller genom inkommande papperspost eller telefonsamtal från enskilda. Under senare är har det emellertid blivit allt vanligare att regelrätta ärenden initieras genom inkommande e-postmeddelanden. Det kan handla om anmälningar inom socialtjänstens eller skolans ansvarsområde, miljöbrott, trafikolyckor, eller ett meddelande om att någon kommunalteknisk anläggning inte fungerar. Många ärenden av detta slag måste handläggas omedelbart. En självklar förutsättning är då att all post, även e-posten, öppnas så fort som möjligt, d.v.s. som huvudregel samma dag som den kommer in till myndigheten. Detta innebär att personal vid sjukdom och semestrar måste se till att den egna e-posten vidarebefordras eller på annat sätt görs tillgänglig för kollegor så att de kan bedöma om den kan lämnas ut. Det räcker således inte med att den som eftersöker e-post hos en handläggare får ett automatiskt svarsmeddelande om att personen inte är i tjänst. Det krävs att någon på förvaltningen, t.ex. registrator eller någon kollega, utan dröjsmål kan plocka fram det efterfrågade e-postmeddelandet om det är en allmän och offentlig handling. Den praktiska lösningen kan variera mellan olika förvaltningar bl.a. därför att den inkommande postens karaktär volym varierar mellan förvaltningarna. 3.2 Personadresserad post Kravet på att utan dröjsmål öppna inkommande post gäller även personadresserad post som är ställd till enskilda tjänstemän och förtroendevalda. Avgörande för om posten ska anses som allmän handling är nämligen att den kommit in till myndigheten, d.v.s. till någon företrädare för myndigheten såsom anställd/förtroendevald och att innehållet rör myndighetens verksamhet. Observera att även post som sänts hem till en anställd eller förtroendevald således anses som inkommen till myndigheten om innehållet rör myndighetens verksamhet. Varje anställd/förtroendevald ansvarar för att även sådan post blir öppnad. Post som innehåller privata meddelanden får inte uppsåtligen öppnas av andra än den som meddelandet riktar sig till. Det finns inga givna kriterier för när en försändelse skall klassas som privat. Om posten är personadresserad så kan detta vara ett tecken på att den innehåller ett privat meddelande. För att vara på den säkra sidan skall öppnandet av personadresserad post bygga på ett medgivande från den som posten är ställd till. Varje anställd som normalt mottar post skall därför regelmässigt lämna ett dokumenterat medgivande så att andra kan öppna posten t.ex. vid sjukdom, semester eller då den anställde av annan anledning själv inte öppnar posten. Vid behov kan samma ordning tilllämpas för de förtroendevalda, t.ex. kommunalråd, ordföranden m.fl., så att inte heller deras post förblir oöppnad. 5 4 Registrering 4.1 Allmänna handlingar skall registreras huvudregeln En väl fungerande nämndadministration förutsätter ändamålsenliga diarier där handlingar registreras på ett lagligt och i övrigt ändamålsenligt sätt. Huvudregeln är att handlingar (t.ex. brev, faxmeddelande och e-post) som kommit in till eller upprättats hos kommunens olika nämnder, förvaltningar, förskolor, skolor, omsorgsenheter, tekniska enheter m.m. ska registreras eftersom de normalt är allmänna handlingar, dvs. inkomna eller upprättade.

6 6 Med inkomna handlingar menas pappershandlingar såväl som elektroniska handlingar som kommer in med posten. Som inkommen handling räknas en handling som kommer från någon utomstående, dvs. från någon som inte representerar den nämnd som tar emot den aktuella posten. Som utomstående räknas exempelvis enskilda, andra kommuner, statliga verk men det kan också vara någon myndighet i kommunen. Exempelvis blir en handling som sänds från nämndsekreteraren i kommunstyrelsen till nämndsekreteraren i medborgarnämnden inkommen till myndigheten medborgarnämnden. En handling klassas som upprättad och därmed allmän när den på motsvarande sätt sänds till någon utomstående. Det är således viktigt att konstatera att de formella kraven på hantering av utgående skrivelser inte är mindre än vad som gäller inkommande skrivelser. Till upprättade handlingar räknas också handlingar som tillhör ärenden. När beslut fattats i ärendet och det är avslutat klassas handlingarna i ärendet som allmänna. En handling som varken har kommit in eller sänds till någon utomstående eller tillhör något ärende kan ändå klassas som upprättad och därmed allmän, nämligen om handlingen bedöms ha erhållit sin slutgiltiga utformning. Exempel härpå kan vara mötesanteckningar från interna förvaltningsmöten som sekreteraren på mötet upprättar på uppdrag av mötesdeltagarna. 4.2 Offentliga handlingar måste inte alltid registreras Flertalet allmänna handlingar är offentliga och behöver därför inte registreras om de hålls så ordnade att det utan svårighet går att fastställa när de inkommit eller upprättats. Ofta bör dock dessa handlingar registreras om det finns behov av att på ett effektivt sätt kunna återsöka informationen i dem och om det finns ett bra ärendehanteringssystem för detta. W3D3 exempelvis. 4.3 Hemliga handlingar skall registreras - huvudregeln Allmänna handlingar som är hemliga ska registreras. Handlingar som tillhör personakter inom socialtjänsten, LSS samt handlingar i hälso- och sjukvårdens patientjournaler behöver dock inte registreras. 4.4 Offentliga handlingar av liten betydelse måste inte alltid registreras Om det är helt klart att handlingarna inte omfattar några uppgifter som skyddas av sekretess och att handlingarna även har liten betydelse för verksamheten, måste de inte registreras. Det kan gälla personalens egna minnesanteckningar från personalmöten, rutinbeskrivningar, interna utbildningsprogram, m.m. Denna typ av handlingar klassas normalt som allmänna handlingar men behöver således inte registreras under nämnda förutsättningar. Ofta finns inte heller något behov av att bevara denna typ av handlingar. I så fall skall de finnas redovisade i kommunens gallringsplaner. Men om det finns behov av att under en längre tid kunna återsöka informationen även i dessa gallringsbara handlingar kan det finnas anledning att trots allt registrera dem i ärendehanteringssystemets handlingsregister. 4.5 Registrering av nämndhandlingar i Åstorps kommun Tjänsteskrivelser och annat beslutunderlag till nämnderna som utarbetas internt klassas normalt som allmänna handlingar när det beslutande organets (normalt nämndens) protokoll justerats. I Åstorps kommun översänds dock ibland för kännedom sammanträdeshandlingarna till andra förvaltningar. De blir därmed expedierade och allmänna långt

7 7 innan sammanträdet har ägt rum och skall registreras enligt huvudregeln. Vidare omfattar sammanträdeshandlingarna ofta också andra handlingar än tjänsteskrivelser. Det kan t.ex. vara fråga om handlingar som inkommit eller som erhållit sin slutgiltiga utformning på annat sätt än genom justering. Även dessa handlingar skall naturligtvis registreras. 4.6 Uppgifter som skall registreras När handlingen registreras ska följande uppgifter skrivas in: 1. datum när handlingen kom in eller upprättades, 2. diarienummer, 3. från vem handlingen kommit eller till vem den expedierats, 4. ärenderubrik. Innehåller handlingen sekretesskyddade uppgifter ska punkterna 3 och 4 dock utelämnas eller särskiljas med differentierade behörigheter på sätt som medges i ärendehanteringssystemet W3D3 om dessa annars skulle röja sekretessen. Detta för att registret i övrigt ska kunna visas för allmänheten. Det är angeläget att observera att registreringsplikten gäller oavsett var i organisationen handlingarna kommer in eller upprättas. Detta innebär att kravet på registrering av handlingar är lika starkt för t.ex. en förskoleenhet som för ett kommunkansli. På sikt bör även externa enheter ges möjlighet att ha tillgång till ärendehanteringssystemets registreringsfunktioner. 4.7 E-post, SMS, MMS Den enskilde tjänstemannen har ansvar för att tillse att den egna posten registreras. Meddelanden som kommer till tjänstemännens e-postbrevlådor, och som ska registreras, vidarebefordras elektroniskt till förvaltningsbrevlådan, i det fall tjänstemännen inte själva registrerar i diariet. Det finns inga särregler som tar sikte på e-posten när man skall bedöma om ett e-postmeddelande skall klassas som allmän handling. Detta innebär i praktiken att alla anställda med e-postadresser måste tillse att den egna e-posten öppnas utan dröjsmål, dvs. normalt varje arbetsdag. Detta gäller t.ex. vid sjukdom, semestrar eller annan frånvaro. 4.8 Förtroendevaldas post De förtroendevalda, särskilt ordföranden, får ofta papperspost eller e-post från allmänheten som rör den kommunala verksamheten. Sådan post räknas som inkommen allmän handling och skall som huvudregel lämnas in till berört nämndkansli för registrering och vidare handläggning. Detta gäller även post som de förtroendevalda erhållit i förtroende från någon enskild. Det enda undantaget från denna regel är när den förtroendevalde får post som endast avser vederbörandens ställning som företrädare för vist parti. 4.9 Fördelning av post Fördelningen av post till berörd person ska ske snarast möjligt. Handläggare m.fl. ska helst kunna ta del av posten samma dag som den inkommit. Om en handling kommit in till fel myndighet/förvaltning/tjänsteman ska den snarast, efter att den ankomststämplats, översändas till den som ska hantera ärendet. Den myndighet som endast vidarebefordrar feladresserad post behöver inte registrera sådan post Vem skall registrera? Generellt bör handläggarna normalt vara bäst på att bedöma vilken information som behöver kunna återsökas. De bör därför på sikt ges möjlighet att själva registrera såväl

8 8 sina handlingar som sina ärenden. Detta gäller både nyuppläggning av ärenden och registrering av inkommande och upprättade handlingar. Mot en mer decentraliserad registrering brukar ibland anföras att det inte är lönsamt att dyrbar handläggartid åtgår till registreringsarbete. Invändningen kan vara relevant, men endast under förutsättning att man underlåter att genomföra andra parallella förändringar till stöd för det nya arbetssättet. Idag används endast ett fåtal av de funktioner som normalt ingår i ett ärendehanteringssystem. En mer decentraliserad registrering förutsätter att ärendehanteringssystemet kan användas fullt ut av handläggarna. I annat fall blir tröskeln för registreringsmomentet för stor. Handläggaren måste således ges behörighet att nyttja systemets möjligheter vad gäller återsökning av handlingar och ärenden, upprättande av tjänsteskrivelser inom systemet etc. Då blir registreringen ett naturligt arbetsmoment i vardagen som ger handläggarna ett effektivt stöd i upprättande, bevakning och återsökning av egna skrivelser och ärenden. Detta kräver i sin tur att övriga rutiner inom nämndadministrationen utvecklas på sätt som beskrivs närmare i detta styrdokument. Med en sådan ordning minimerar man också den sårbarhet som gäller idag där man pga. sjukdom eller semester riskerar att inte kunna plocka fram en allmän handling som någon kommuninvånare, journalist, förtroendevald eller tjänsteman efterfrågar. En övergång till en decentraliserad modell kräver självfallet en viss inskolning som kan ske med stöd av registratorer men även, och inte minst, med hjälp av leverantören av ärendehanteringssystemet. Registratorerna/nämndsekreterarna samt handläggarna måste beredas utbildning i hur ärendesystemet fungerar så att en mer integrerad nämndadministration kan förverkligas i praktiken. Det är här inte fråga om några längre utbildningar, utan relativt korta insatser i syfte att utveckla arbetssätt och ett internt supportsystem. Detta är i sin tur en förutsättning för att kunna lägga upp arbetet mer flexibelt och resurssnålt samt för att kunna tillmötesgå förväntningarna om att det skall vara möjligt att på kommunens hemsida ta del av kommunala handlingar, protokoll och diarier. Den exakta arbetsfördelningen mellan registratorer/nämndsekreterare/ handläggare/chefer får dock prövas utifrån vad som är rationellt i de enskilda fallen Registrering i diaret I 5 arkivlagen anges att registreringen av allmänna handlingar skall ske med hänsyn till registreringens betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. Denna regel hänger naturligtvis samman med att diariet skall kunna användas för återsökning av ärenden och handlingar för lång tid framåt kanske århundraden. I detta perspektiv är det bra om ärenden i arkivet kan återsökas utan IT-stöd. Ett oeftergivligt krav är därvid att den som registrerar handlingarna i ett ärende regelmässigt förutsätts välja ut ett eller flera sökord som är karaktäristiska för ärendet och som sorteras alfabetiskt i elektroniska förteckningar som av säkerhetsskäl med jämna mellanrum skrivs ut på papper. Sökorden kopplas till de diarienummer som represente-

9 9 rar de ärenden som omfattar de aktuella sökorden. Handlingarna i olika ärenden blir därmed sökbara trots att de sorteras kronologiskt i arkivet. Utvecklingen till förmån för en mer decentraliserad registrering, har således inneburit att det blir allt svårare att upprätthålla en god ordning vad gäller valet av diarieplanbeteckning. Åstorps kommun har därför slopat diarieplanbeteckning. Detta förutsätter i sin tur att stor omsorg läggs ned på val av ärendemening så att denna omfattar bra sökord som fångar in vad ärendet handlar om Registrering av ärendemening Ärendemeningen ska så väl som möjligt täcka ärendets huvudsakliga innehåll. Den ska innehålla bra sökord, men inte vara för lång. Den ska normalt kunna fungera som rubrik på tjänsteskrivelser, i kallelser, protokoll etc. Undvik att börja ärendemeningen med ord som beträffande, rörande angående, förslag m.m. Förkortningar, interna arbetsnamn m.m. bör inte heller användas i ärendemeningarna. Om ärendemeningen behöver kompletteras eller ändras under beredningens gång ska detta göras i samråd med handläggaren och ansvarig för diariet Förvaring av handlingar Allmänna handlingar ska förvaras i godkänd arkivlokal eller i brandsäkra skåp. Allmänna handlingar som är hemliga ska förvaras så att inte obehöriga kan ta del av dem. När det gäller diarieförda pappershandlingar ska dessa läggas i aktomslag. I ärendehanteringssystemet ska akternas förvaringsplats registreras. Pappersakterna ska normalt förvaras hos registrator. Utlåning av akter till handläggare m.fl. skall normalt registreras i ärendehanteringssystemet där det klart ska framgå vem som har lånat den Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska varje myndighet, läs nämnd, ska upprätta en beskrivning som ger information om 1. myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar, 2. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar, 3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar, 4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter, 5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar, 6. uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker, och 7. myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter. I beskrivningen ska uppgifter utelämnas om det behövs för att beskrivningen i övriga delar ska kunna hållas tillgänglig för allmänheten.

10 10 5 Beredning 5.1 Manuella parallella rutiner bör undvikas I alla kommunens brev och skrivelser ska ett enkelt, vårdat, tydligt och begripligt språk användas. Se nya språklagen 2009: Det ska klart framgå vem som är avsändare, d.v.s. namn, förvaltning eller motsvarande, befattningsbenämning, postadress, besöksadress, telefonnummer samt såväl individuell som myndighetens e- postadress. Om fakta tillförs ett ärende vid besök eller genom ett telefonsamtal, ska en tjänsteanteckning göras i ärendehanteringssystemet. Manuella parallella system för anteckningar om sakuppgifter i ärenden bör således inte förekomma. Exempel på rutiner som ska undvikas är tjänsteanteckningar på aktomslag eftersom dessa anteckningar normalt bör registreras direkt i ärenderegistreringssystemet. En lista på de handlingar som ingår i akten kan vid behov tas ut och läggas först i akten. 5.2 Tjänsteskrivelser i alla nämndärenden och rollfördelningen mellan tjänstemän och förtroendevalda I Åstorps kommuns saknas tjänsteutlåtanden med förslag till beslut i många ärenden som handläggs på nämnd- eller styrelsenivå. Ytterst hänger rutinen om beslutförslag i tjänsteskrivelserna samman med rollfördelningen mellan förtroendevalda och tjänstemän. Ett mer utvecklat system för uppföljning och utvärdering av verksamheterna innebär att de förtroendevalda i större utsträckning kan styra verksamheten genom att fokusera på vad den kommunala verksamheten går ut på. Man behöver inte i samma utsträckning ha kunskap om eller intressera sig för hur verksamheten genomförs utan i stället kan man fokusera på vad de olika verksamheterna levererar och i så fall till vilken kvalitet. De förtroendevalda ges således möjlighet att följa upp i vilken mån de kommunala förvaltningarna levererar tjänster som stämmer med vad de förtroendevalda har beställt i form av budget, internkontrollplaner m.fl. styrdokument. Konkret innebär detta att nämnderna undviker att på sammanträdet ta upp typiska verkställighetsärenden ( cykelställsärenden ) eller rutinärenden till förmån för mer utrymme för ärenden som avser uppföljning och utvärdering av den kommunala verksamheten. En sådan decentraliserad ansvars- och befogenhetsfördelning innebär att nämndärendena kommer att vara av den karaktären att de normalt skall dokumenteras i form av tjänsteskrivelser. Rutinen med tjänsteskrivelser motiveras självfallet också av de förtroendevalds möjlighet att i god tid före sammanträdena bereda ärendena i sina respektive partier. I Åstorps kommun är det naturligt att begära av tjänstemännen att de skall lämna sina professionella synpunkter i princip i alla nämndärenden detta upplevs inte av de förtroendevalda som ett hot i form av tjänstemannastyre utan som en självklar service åt de förtroendevalda. Avsaknaden av tjänsteskrivelser inför nämndsammanträdena innebär också sämre och dyrbarare administration som i sin tur kan leda till felaktiga eller dåliga beslut.

11 Slutligen, och helt klart den viktigaste fördelen med tydliga beslutsförslag i tjänsteskrivelser, är att denna ordning ger de förtroendevalda bättre möjlighet att utkräva ansvar av tjänstemännen. Ansvars- och befogenhetsfördelningen relativt fullmäktige tydliggörs också med de föreslagna nämndrutinerna. Fullmäktiges utkrävande av ansvar relativt nämnderna och enskilda nämnledamöter kan bl.a. baseras på den dokumentation som förvaltningarna utarbetat i form av tjänsteskrivelser och som ledamöterna de facto haft tillgång till på sammanträdena. 5.3 Meddelandeärenden Det är en typisk tjänstemannauppgift att utifrån de regler som gäller för ansvars- och befogenhetsfördelningen mellan förtroendevalda och tjänstemän välja ut vilken inkommande post som skall meddelas nämnden. Till saken hör också att den allra största delen av den inkommande och utgående posten aldrig blir föremål för någon diarieföring i kommunerna vilket oftast är helt i överensstämmelse med offentlighets och sekretesslagens bestämmelser registrering av allmänna offentliga handlingar. 5.4 Utformning av tjänsteskrivelse Huvudregeln skall vara att handläggaren skall upprätta en tjänsteskrivelse som kan ligga till grund för nämndens beslut och som kan tjäna som underlag för efterföljande rutiner som t.ex. kallelse, föredragningslista, protokoll, beslutsexpediering och arkivering. Principen skall således vara att i alla ärenden som skall bli föremål för behandling i utskott eller nämnd, stora som små, skall vara dokumenterade i form av tjänsteskrivelser. Tjänsteskrivelserna skall upprättas enligt mall och utarbetas på sikt inom ärendehanteringssystemet W3D3. Handläggaren ansvarar för att tjänsteskrivelsen innehåller vilken instans som ska fatta det slutliga beslutet, en bra rubrik, kort sammanfattning av ärendet, förslag till beslut och en sammanställning över till vilka besluten i ärendena ska expedieras. I tjänsteskrivelsen skall handläggaren obligatoriskt ange det beslutade organet, d.v.s. normalt den egna nämnden. I många fall har dock nämnden delegerat sin beslutanderätt till ett utskott. Det ankommer i så fall på handläggaren att bedöma vilket organ som förutsätts fatta beslut i fråga och vid behov stämma av detta med förvaltningschefen/enhetschefen. I tjänsteskrivelsen ska handläggaren klart ange vilka handlingar som nämnden ska ha som sitt beslutsunderlag. Rubrik, sammanfattning, beslutsunderlag, uppgift om expediering m.m. ska på sikt, inom ärendehanteringssystemet, automatiskt kunna generera andra dokument i ärendekedjan såsom, kallelser, protokoll, m.m. Av förslaget i tjänsteskrivelsen ska klart framgå beslutets innebörd i klartext. Formuleringar såsom att nämnden beslutar i enlighet med föreliggande förslag m.m. är därför i princip inte tillåtna. Alla beslut och förslag till beslut skall formuleras i huvudsatser, d.v.s. inte i så kallade att-satser. Undantagsvis kan dock ärendet vara så komplext att en hänvisning till nämndens eller förvaltningens förslag med angivande av dokumentnamn och datum är nödvändigt för 11

12 att man ska kunna förstå beslutets hela vidd. Även i dessa fall bör dock ambitionen vara att det direkt av beslutstexten framgår beslutets huvudsakliga innebörd. I ärenden som är klart politiska, exempelvis motioner, och där utrymmet för tekniska överväganden i själva beslutssatsen är begränsade bör handläggaren enbart lämna sina professionella synpunkter utan förslag till beslut. Exempel på obligatorisk mall för tjänsteskrivelse, se bilaga Protokollföring av beslut om remissvar och liknande ärenden I nämndärenden skall således alltid tjänsteskrivelser upprättas med förslag till beslut i huvudsatser i klartext. Detta är huvudregeln. Vissa ärenden är dock av den karaktären att förvaltningens förslag till beslut inte enbart kan anges i ett antal beslutsmeningar, som t.ex. i remissyttranden. Då är det möjligt för förvaltningen att i en kompletterande beslutsmening föreslå nämnden besluta i enlighet med en viss yttrande. I sådana ärenden inträffar det ibland att nämnden föreslår andra skrivningar i själva yttrandet. Om nämnden inte instämmer i formuleringarna i yttrandet får inte förvaltningens förslag till yttrande ändras av nämnden yttrandet från förvaltningen skall finnas kvar i oförändrat skick för att slå vakt om rågången mellan de förtroendevaldas ansvar och befogenheter och tjänstemännens ansvar och befogenheter. Nämndens förslag till förändringar av tjänstemännens förslag skall regelmässigt framgå av beslutmeningen i protokollet. Om ändringarna är omfattande bör man överväga om nämnden skall anta en egen skrivelse som biläggs protokollet och som benämns nämndens yttrande i ärende x. Med denna ordning markeras rågången mellan förvaltning och de förtroendevalda. När förvaltningen lämnat sin tjänsteskrivelse till nämndsekreteraren har man skilt sig ifrån ärendet och överlämnat denna för politisk behandling Utkast till utskottsförslag i sammanträdeshandlingarna Den föreslagna rutinen med tjänstemannaförslag i form av tjänsteskrivelser som huvudprincip i alla ärenden innebär att protokollshanteringen säkerställs. Fördelen härmed är för det första ett tydliggörande av rollfördelningen på sätt som beskrivits ovan. Tjänsteskrivelserna är de dokument som förvaltningen har att hålla sig till för att lämna sin syn på ärendena. På motsvarande sätt är protokollen de dokument som de förtroendevalda är hänvisade till för få sina synpunkter dokumenterade. En ytterligare fördel är att protokollens längd inte bestäms av hur mycket av utredande text som ett ärende fordrar. När tjänsteskrivelserna utarbetas inom ärendehanteringssystemet, så kan föredragningslistor, beslutsmeningar mm på sikt genereras automatiskt av ärendehanteringssystemet. 5.7 Stopptider och elektronisk intern distribution av tjänsteskrivelser Tjänsteskrivelser och andra sammanträdeshandlingar ska i regel skickas ut till ledamöter samt press senast 5 dagar före sammanträdet. Nämndsekreteraren ska registrera vid vil-

13 ket sammanträde som ärendet kommer att behandlas, så snart ärendet kan klassas som färdigberett av förvaltningen. Handläggande tjänsteman har ansvaret att hela ärendet, inklusive alla de handlingar som ska tillställas den beslutande församlingen, lämnas in till sekreteraren. Det är angeläget att minimera alla ledtider, särskilt dem som innebär att handlingarna endast är föremål för teknisk lagring, bearbetning eller distribution. Därför är det viktigt att slå fast att tjänsteskrivelser distribueras elektroniskt inte behöver föreligga undertecknade original för att sekreteraren skall ha rätt att sända ut skrivelserna som beslutsunderlag. Handläggaren och sekreteraren i nämnden ansvarar för att den elektroniskt distribuerade handlingen stämmer, eller kommer att stämma, med undertecknat original. Detta för att förhindra att tjänsteskrivelsen blir liggande enbart i avvaktan på undertecknande av t.ex. förvaltningschef. Ett oeftergivligt krav är dock att tjänsteskrivelserna skall vara undertecknade senast när sammanträdet äger rum. Den tid som nämnden bestämt för inlämnande av handlingar skall hållas. Tjänsteskrivelserna skall, i elektronisk form och enligt fastställd mall, göras tillgänglig inom ärendehanteringssystemet för nämndsekreteraren senast på tid som nämnden bestämt för inlämning av handlingar inför sammanträde med nämnd eller beredning. Det skall i princip råda förbud inlämning av handlingar efter denna tidpunkt. Detta för att undvika dålig politisk beredning, dålig beredning i sak samt ineffektiv och dyr administration. En rationell kommunal nämndadministration förutsätter att tidsplanerna respekteras av både förtroendevalda och anställda. Om inte en bestämd ordning tillämpas visar erfarenheten att nämndsekreteraren och annan personal som skall arbeta med handlingarna får ägna arbetstid åt att med olika befattningshavare klara ut vilka ärenden som är på gång och vilka handlingar de omfattar etc. Utan tidsplaner försvåras eller omöjliggörs samordningen mellan de olika rutinerna som t.ex. ärenderegistrering, beredning, kallelseförfarande, protokollföring m.fl. med överkostnader som följd i form av t.ex. extra utskick eller upptryckning av nämndhandlingar. Undantagsregel måste självfallet finnas för ett fåtal ärenden. Detta kan gälla något enstaka ärende avseende myndighetsutövning mot enskild samt ärende av stor ekonomisk vikt. Den som efter fastställd inlämningstid vill få med ett ärende till sammanträdet får därför vända sig till förvaltningschefen som i undantagsfall kan medge att handläggaren tar kontakt med ordförande som i sin tur har att besluta om handlingarna kan skickas ut i efterhand, vilket är normalfallet, eller delas ut vid sammanträdet. Ordföranden bör självfallet tillämpa denna möjlighet restriktivt. Förslag till nya rutiner för nämndadministrationen är i denna del helt beroende av att ordföranden eller förvaltningschefen inte tummar på gällande stopptider och i övrigt är ytterst restriktiv med att tillåta extra ärenden på sammanträdet. Ett viktigt symbolexempel på ett sådant förhållningssätt är att ordföranden alltid bör föreslå att en verkställighetsfråga, som någon ledamot önskar väcka som extra ärende, överlämnas till chefen för förvaltningen utan formell handläggning i form av beslut i protokoll etc. 13

14 14 6 Kallelse/Föredragningslista 6.1 De beredande organens förslag i kallelsen Ordföranden ansvarar för kallelsen. Kallelsen till sammanträde utgör även föredragningslista d.v.s. den innehåller inte enbart information om tid och plats för sammanträdet utan också information om de ärenden som kommer att behandlas på sammanträdet Föredragningslistan till utskottssammanträdet ska innehålla rubrik på de ärenden som ska behandlas. Rubrikerna hämtas från tjänsteskrivelserna. De bifogade tjänsteskrivelserna skall omfatta en redovisning av de handlingar och annat beslutsunderlag som skickats till utskottet. Förvaltningens förslag till beslut i arbetsutskottet framgår också av till kallelsen fogade tjänsteskrivelser. Motsvarande ordning skall i stort sett gälla för föredragningslistan inför nämndsammanträdena. Förvaltningens förslag till beslut framgår av till föredragningslistan fogade tjänsteskrivelser och utskottets förslag enligt protokoll. Arbetsutskottens kallelser skickas till nämnderna/ styrelsen inklusive tjänsteskrivelser och övriga handlingar. Utskottens kallelser färgkodas med olika 1:a sida och likaså nämndens/styrelsens kallelser. Detta innebär att nämndens / styrelsens kallelse är tunnare och innehåller inte samma handlingar två gånger (au och nämnd). Endast förändrade skrivelser eller nytillkomna skrivelser som inte var tillgängliga vid arbetsutskottets sammanträde biläggs till nämnden / styrelsen. Arbetsutkottens protokoll skickas med kallelse till nämnden. Likaså skickas kommunstyrelsens protokoll per automatik till kommunfullmäktige så att kommunfullmäktige är informerat om vad som har beslutats på styrelsesammanträdena. 6.2 Mall för föredragningslistor Ärendehanteringssystemet bör nyttjas fullt ut och föredragningslistorna till nämndsammanträdena bör ha en gemensam struktur och inleds med följande obligatoriska punkter: Upprop Val av justerare samt tid och plats för justering Fastställelse av föredragningslistan Redovisning av delegeringsärenden Av kallelsen ska framgå vem som är ordförande respektive sekreterare. Kallelsen behöver inte undertecknas med egenhändig namnteckning. Exempel på mall för föredragningslista inför kommunstyrelsen, se bilaga Inkallelse av ersättare Om en ledamot inte kan närvara under sammanträdet ska han/hon själv ta kontakt med sin ersättare eller med partiet för att se till att partiet blir representerat på sammanträdet. Ledamoten behöver i normalfallet inte anmäla i förväg till förvaltningen att han/hon inte kommer med undantag för fullmäktige där förhinder skall anmälas till kansliet.

15 15 7 Sammanträdet 7.1 Sammanträde och protokoll Protokollets 1:a sida ska utformas lika inom Åstorps kommun. Det ska redovisas partibeteckning på de förtroendevalda på alla protokoll. Se bilaga 3. Protokollet i ett sakärende, som till stora delar skall ha samma struktur som tjänsteskrivelsen, skall delas in på följande sätt: Ärenderubrik Sammanfattning Beslutsunderlag Uppgift om jäv Yrkanden Propositionsordning Omröstningsresultat Beslut Beslutsmotivering Reservationer Beslutsexpediering Ordföranden ansvarar för protokollets utformning. Protokollet ska skrivas i presens. För varje ärende i protokollet ska följande kunna kopieras från tjänsteskrivelsen: Ärenderubrik Kopieras normalt från kallelsen som i sin tur är kopierad från tjänsteskrivelsen. Sammanfattning Kopieras normalt från tjänsteskrivelsen och skall normalt omfatta en kvarts sida där den som kan ärendet, normalt handläggaren, har sammanfattat varför ärendet initierats, vad ärendet i stort sett handlar om och hur ärendet förutsätts handläggas. Beslutsunderlag Kopieras normalt från tjänsteskrivelsen och anges alltid av den som upprättar tjänsteskrivelsen. Beslut Kopieras normalt från tjänsteskrivelsen och skall alltid formulera i huvudsats och så långt möjligt i klartext. Beslutsmotivering Kopieras från tjänsteskrivelsen och skall alltid formulera i huvudsats och så långt möjligt i klartext. Beslutsexpediering Kopieras normalt från tjänsteskrivelsen och anges alltid av den som upprättar tjänsteskrivelsen. Övriga obligatoriska rubriker i protokollet framgår av bifogade mallar och som kommenteras närmare nedan.

16 7.2 Nämndprotokollens redovisning av yrkanden samt au:s/förvaltningens förslag till beslut Inga yrkanden förekommer Antag att nämnden fattar beslut i enlighet med förslag från au utan att några yrkanden framställts. I detta fall lämnas ingen redovisning över propositionsordningen i protokollet. Nämnden beslut redovisas i klartext under delrubriken X-nämndens beslut. AU:s förslag till beslut redovisas endast genom hänvisning till arbetsutskottet under delrubriken Beslutsunderlag Yrkanden förekommer Antag att en eller flera ledamöter i nämnden yrkar bifall till förslag från au. I detta fall redovisas under delrubriken Yrkanden de framställda yrkandena i klartext. Under delrubriken Propositionsordning redovisas att ordföranden ställer yrkandena under proposition samt vilket yrkande som enligt ordförande bifallits av nämnden. Nämnden beslut redovisas i klartext under delrubriken X-nämndens beslut. AU:s förslag till beslut redovisas även i detta fall endast genom hänvisning till arbetsutskottet under delrubriken Beslutsunderlag. Exempel på protokoll med yrkanden och omröstning, se bilaga 4. Den som vill ta del av de beredande organens förslag kan göra detta genom hänvisningen i protokollet till arbetsutskottets förslag finns redovisat eller till tjänsteskrivelsen om arbetsutskott saknas. Detta för att minska protokollets omfång och skapa översiktlighet. 7.3 Redovisning av delegeringsbeslut Beslut som fattats med stöd av delegering ska anmälas till nämnden. Tiden för överklagande av beslutet (genom laglighetsprövning enligt kommunallagen) räknas från den tidpunkt då tillkännagivande om justering gjorts på kommunens anslagstavla av protokollet från det sammanträde vid vilket delegeringsbeslutet anmäldes. För beslut som kan överklagas med förvaltningsbesvär, t.ex. beslut om bygglov, bistånd m.fl. räknas dock klagotiden från den tidpunkt som den sökande/klagande tagit del av beslutet. Även beslut som fattats med stöd av bestämmelserna om vidaredelegering skall ur uppföljningssynpunkt anmälas till nämnden. Nämnderna har ansvar för att delegeringsordningen fungerar. Kommunallagen kräver att delegeringsbesluten skall anmälas till nämnden. Nämnden kan, med eller utan motivering, när som helst återkalla delegerad beslutanderätt. Konstaterar nämnden t.ex. i samband med anmälan av delegeringsbeslut att ett beslut är olämpligt eller oriktigt får nämnden återkalla den delegerade beslutanderätten. Formen för anmälan bestämmer nämnden själv. I praktiken bygger delegeringen på att nämnden har förtroende för delegaten ifråga. Detta i sin tur förutsätter att delegaten anmäler besluten på sätt som ger nämnden tillräcklig insyn i delegeringsbesluten. 16

17 Ett i och för sig formellt korrekt sätt för anmälan är att de förtroendevalda i nämnden på eller inför sammanträdet får en lista med rubriker på de delegeringsbeslut som tjänstemännen eller andra fattat under en viss tidsperiod. En mer långtgående delegering förutsätter en aktiv återrapportering. Detta innebär dock inte att nämnderna i detalj bör gå igenom varje delegeringsbeslut. Då går man till viss del miste om den effektivitet i beslutsfattandet som delegeringen syftar till. Vidare finns risk för att nämnden fördjupar sig i detaljer till nackdel för helhetstänkande. Nämnderna bör däremot uppdra åt förvaltningen att, utöver att på sammanträdet presentera en lista på ärenderubriker på delegeringsbesluten, lämna en muntlig redogörelse över vilka typer av delegeringsbeslut som förekommit och vilka typer av överväganden som därvid gjorts. Särkskilt gäller detta ärenden som i och för sig inte är av principiell beskaffenhet, eller rör verksamhetens mål, inriktning eller kvalitet, men där t.ex. förvaltningen bedömer att beslutet i ärendet kommer att ifrågasättas. 7.4 Protokollföring av redovisning av delegeringsbeslut Protokollföring av anmälan om delegeringsbeslut skall bl.a. ske med hänsyn till nämnda regler för hur beslut överklagas. Det skall vara möjligt att i efterhand kunna fastslå vilka delegeringsbeslut som avrapporterats vid ett visst sammanträde. Den som vill överklaga skall också med ledning av nämndprotokoll kunna se i vilka ärenden beslut har fattats med stöd av delegering. Ett minimikrav är att redovisningen i protokollen omfattar sådana uppgifter att bl.a. de som har rätt att överklaga kan avgöra om de har intresse av att närmare ta del av delegeringsbesluten. Detta gäller beslut som överklagas med stöd av kommunallagen (laglighetsprövning). Redovisningen bör också vara så utformad att intresserade med hjälp av ärendemening, diarienummer, löpnummer eller annat kan ta reda på själva beslutet. Ofta räcker det med att nämndens protokoll redovisar ärendemeningar, löpnummer eller diarienummer för fattade delegeringsbeslut. Den paragraf som upptar redovisningen över fattade delegeringsbeslut får inte avslutas med en beslutsmening som innebär att nämnden godkänner delegeringsbesluten. Genom delegering har beslutanderätten överlåtits på delegaten. En helt annan sak är att nämnden när som helst kan återkalla lämnad delegering. Detta kan t.ex. ske i ett delegerat ärende som oförmodat har fått principiell betydelse. Anmälan innebär således inte att nämnden omprövar eller fastställer delegeringsbesluten. Däremot kan redovisning av delegeringsbesluten godkännas. Se bilaga Meddelanden och rapporter Mera omfattande rapporter av typen utvärderingar, rapporteringar i verksamhetsfrågor och uppföljningar av nämndens verksamhet redovisas i separata paragrafer i protokollet. Föredragande kan dock lämna information, muntligt eller skriftligt, utan att detta protokollförs, om informationen varken förutsätter eller resulterar i något beslut vid sammanträdet. Kursinbjudningar och cirkulär bör normalt inte protokollföras. Utredningar mm från andra nämnder som erhållits för kännedom ska dock protokollföras/anmälas om det från avsändaren finns önskemål om att få verifierat att nämnden har tagit del av handlingen. Anmälan av sådana handlingar samlas i en gemensam paragraf under rubriken Meddelanden. Ordföranden bör tillsammans med förvaltningen noga överväga vilka ärenden som ska anmälas till nämnden, eftersom för många anmälningar i onödan belastar sammanträdena. Som framhållits ovan bör inte meddelandeparagrafen användas 17

18 18 som ett sätt att hålla alla dem som finns förtecknade på utsändningslistan av justerade protokoll informerade om olika dokument, som t.ex. cirkulär eller inkommande post! 7.6 Beslut om extra ärenden och fastställelse av föredragningslistan Extra ärenden kan i förlängningen äventyra den lokala demokratin, eftersom de förtroendevalda då förhindras att bereda ärenden i sina politiska organisationer. Det är primärt ordförandens uppgift att i samarbete med förvaltningen försöka begränsa antalet extra ärenden. De förtroendevalda bör sträva efter att direkt med förvaltningschefen ta upp påpekanden som kommit dem till handa i vardagen. Det är således inte lämpligt att avvakta med frågor som kan klassas som ren verkställighet till nämndsammanträdet och där initiera dem som formella ärenden. Eventuella extra ärenden bör väckas vid sammanträdets början när punkten av föredragningslistan fastställts ( listan spikas ). Ledamot har dock även rätt att med stöd av kommunallagen väcka nya ärenden efter att föredragningslistan har fastställts. Behandlingen av extra ärenden kan innebära att nämnden genom majoritetsbeslut beslutar att ärendet inte skall tas upp till behandling eller att nämnden beslutar att ärendet skall tas upp till behandling och avgöras i sak. Ett annat alternativ är att ärendet, i de fall det skall beredas av utskott eller förvaltningen, överlämnas till något av dessa organ för beredning. Beslut om vilka ärenden som nämnden beslutar skall tillkomma respektive utgå skall protokollföras i särskild paragraf. 8 Justering Kommunallagen förutsätter att ordföranden meddelar, efter samråd med sekreteraren, tid och plats för justering av protokollet. Val av justerare och tid för justering behöver inte protokollföras i särskild paragraf utan antecknas istället på protokollets första sida. Ett protokoll ska så snart som möjligt justeras, senast en vecka efter sammanträdet. Med de rutiner som beskrivs i detta underlag till styrdokument finns det förutsättningar för att de kommunala nämndprotokollen kan justeras dagen efter sammanträdesdagen. Justerarna ska skriva under protokollets första sida samt även signera varje sida i protokollet inklusive ev. reservationer och andra bilagor som hör till protokollet. Vid omedelbar justering av en paragraf bör beslutstexten, innan sammanträdet avslutas, redovisas skriftligt eller om detta inte är möjligt, läsas upp av ordföranden. Om förslaget godkänns, tillfrågas nämnden om paragrafen kan förklaras omedelbart justerad. Beslut om omedelbar justering ska framgå av protokollsparagrafen. Paragrafen ska undertecknas av ordföranden och justeraren/justerarna under eller i omedelbar anslutning till sammanträdet. Kan inte paragrafen justeras samma dag ska den justeras senast påföljande dag. I annat fall kan inte uttrycket omedelbar justering anses uppfyllt. Senast andra dagen efter det att protokollet har justerats ska justeringen tillkännages på kommunens anslagstavla. Av tillkännagivandet ska framgå var protokollet finns tillgängligt samt vilken dag det har anslagits.

19 9 Beslutsregistrering och expediering Besluten ska registreras i ärendehanteringssystemet. Besluten ska expedieras till berörda så snart som möjligt efter det att protokollet justerats. Den som expedierar beslutet ska utgå från den lista som ärendets handläggare upprättat i tjänsteskrivelsen och som även återfinns i den aktuella protokollsparagrafen. Till vem eller vilka ärendet har expedierats till ska noteras i protokollet samt i ärendehanteringssystemet, liksom datum för expedieringen. Handläggaren ska notera i tjänsteskrivelsen notera till vem som originalskrivelsen ska expedieras till genom att alltid skriva den först i listan som handlingen ska expedieras till. Vid expediering av beslut ska beslutsparagrafen samt vid behov tjänsteskrivelsen expedieras. Beslutet behöver inte heller bestyrkas om inte mottagaren i undantagsfall särskilt krävt det. Expediering av beslut inom kommunen bör som huvudregel, endast ske genom att protokollen görs tillgängliga på nätet eller mail. En kopia av beslutet i ett ärende skall regelmässigt tillföras akten. Obligatoriskt. 10 Gallring och Arkiv En genomgång av de nämndadministrativa rutinerna visar att Åstorps kommun till stor del saknar fungerade rutiner för bevarande och gallring av allmänna handlingar. Detta förhållande innebär i klartext att allmänna handlingar i Åstorps kommun, dvs. handlingar som allmänheten med stöd av grundlagen tryckfrihetsförordningen har rätt att ta del av, kontinuerlig förstörs (gallras) utan godtagbar rättslig grund. Bristen på uppdaterade dokumenthanteringsplaner och fungerande bevaranderutiner är allvarlig ur såväl rättsäkerhetssynpunkt som ur ett demokratiskt perspektiv. Bristen på uppdaterat arkivreglemente försvårar arbetet med arkiveringsfrågor i organisationen Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen om inte kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige har utsett någon annan nämnd eller styrelse till arkivmyndighet. Den kommunala arkivmyndigheten ska se till att sådana juridiska personer som avses i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) fullgör sina skyldigheter enligt 3 6 denna lag. I de fall flera kommuner eller flera landsting bestämmer tillsammans i ett sådant företag fullgörs uppgiften av arkivmyndigheten i den kommun eller det landsting som kommunerna eller landstingen kommer överens om. Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv, om inte en arkivmyndighet med stöd av 9 arkivlagen har övertagit detta ansvar. Som grund för arkivvården skall myndigheterna 1. vid registreringen av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård, och 2. vid framställningen av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. I arkivvården ingår att myndigheten skall 1. organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas, 2. upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning, 3. skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst, 19

20 4. avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar, och 5. verkställa föreskriven gallring i arkivet. Se ovan stycke 4:14 om beskrivning av myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar. Arkivfrågor behöver ytterligare översyn som inte har hunnits med i detta underlag. Det gäller framförallt digitaliserad arkivering av kommunens alla databaser och dess informationsflöden. 11 Protokollen, diarierna och föredragningslistor på Internet I Åstorps kommun bör målsättningen vara att sträva efter en väl fungerande öppenhet med möjlighet för anställda och kommuninvånarna att nå kommunala handlingar och protokoll via Internet. Föreliggande förslag till styrdokument med krav på struktur och enhetlighet stöder en sådan ordning. 12 Ärendehanteringssystemet Detta styrdokument förutsätter att ärendehanteringssystemets grundläggande funktioner fungerar och används på adekvat sätt. 13 Rutiner för uppföljning och utvärdering Styrdokumentet för den kommunala nämndadministrationen får inte bli en hyllvärmare. En viktig förutsättning för att undvika detta är att det klart framgår vilket organ och vilken befattning som ansvarar för uppföljningen och utvärderingen av styrdokumentet i förhållande till fullmäktige, förslagsvis kommunstyrelsen genom kommunsekreteraren. En andra viktig förutsättning för att dokumentet skall bli styrande är givetvis att det framgår när i tiden det skall följas upp och utvärderas. 14 Beslut och genomförande En hel del av ovan föreslagna förändringarna av den kommunala nämndadministrationen i Åstorps kommun kan genomföras omgående. Vissa förändringar måste dock avvaktas därför att de föreslagna förändringarna av praktiska skäl tar tid att genomföra, som t.ex. uppdateringen av ärendehanteringssystemet eller upprättande av dokumenthanteringsplaner etc Sammanfattning Sammanfattningsvis kan således konstateras att många rutiner är opraktiska. Det är emellertid angeläget att understryka att många av de identifierade bristerna bör förändras utifrån både ett offentligrättsligt perspektiv och ett ekonomiskt perspektiv. Sammanfattning av brister som utgör förbättringsområden: Beträffande handlingar som inte hör till nämndsärenden är registreringen bristfällig. Förbättringsområde. Registreringen av sammanträdeshandlingar inför nämnds- och styrelsesammanträdena är ett förbättringsområde.