Protokoll Styrelsemöte 16/2014. Plats Ålands gymnasium, Neptunigatan 21. Tid Kl

Transkript

1 Protokoll Styrelsemöte 16/2014 Plats Ålands gymnasium, Neptunigatan 21 Tid Kl Närvarande Christina von Hertzen, ordförande Anita Husell-Karlström, viceordförande Kari Granberg Annika Karlsson Cia Numelin Stig Grönlund Martin Nilsson Föredragande Anders Göransson Studeranderepresentant Leo Pahlman Conny Viento Ivan Akkutarov Lärarrepresentant Jana Ekebom Dan Nordman Kallade Katarina Sundberg, närvarande , Marcus Koskinen-Hagman Ralf Lundberg Ronny Eriksson, Meddelat förhinder Personalrepr. Anne Adolfsson

2 181 Inledning Ordförande Christina von Hertzen hälsade alla välkomna till styrelsens sextonde möte Kallelse och beslutförhet Kallelse till möte skedde genom e-post Föredragningslistan bifogades kallelsen. Förslag: Då minst hälften av styrelsens medlemmar och ordförande är närvarande konstateras att mötet är beslutfört. Kallelsen godkänns med följande tillägg: 197 bibliotek och 198 Läsårets arbetstider Övriga justeras nedåt. 183 Val av protokolljusterare för dagens möte Protokoll från föregående möte har tillsänts styrelsens medlemmar, representanter och ersättare i styrelsen. Förslag: Protokoll nr 15/2014 antecknas för kännedom. Till protokolljusterare för dagens möte utses Annika Karlsson och Cia Numelin. 184 Ålands sjöfartsakademi - ekonomiuppföljning Ronny Eriksson från högskolan på Åland informerar om den ekonomiska situationen inom Ålands sjöfartsakademi. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar anteckna informationen för kännedom. 185 Ålands sjöfartsakademi - PraktikKvarnen Ronny Eriksson från högskolan på Åland informerar om PraktikKvarnen. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar anteckna informationen för kännedom.

3 186 Ekonomiuppföljning Ekonomichef Ralf Lundberg informerar om den ekonomiska situationen, se bilaga 186. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar anteckna informationen för kännedom. 187 Ålands gymnasium en tobaksfri arbetsplats Styrelsebeslut 94, Under läsåret har Studerandehälsan, Folkhälsans projekt Vision Nolltolerans, Ålands ungdomspolis och samordningsgruppen för SVG-ordförande diskuterat vad skolan skulle kunna göra för att minska rökningen bland de studerande. Ålands landskapsregering har under året budgeterat medel för att låta Ålands hälso- och sjukvård utbilda två tobaksavvänjare inom det s.k. projekt Tobakskampen. Studerandehälsan och samordningsgruppen för SVG-ordförande har bildat en informell arbetsgrupp för att ta fram en övergripande plan med förslag på hur skolan skulle kunde minska rökningen. Arbetsgruppens arbete har utmynnat i ett initiativ som överlämnas till styrelsen med mål att göra Ålands gymnasium till en tobaksfri arbetsplats och läroanstalt. Kurator Linda Adolfsson och Alexandra Walk-Liljeroos från Folkhälsans projekt Nolltolerans deltar i mötet och ger information. Förslag: Styrelsen beslutar att Ålands gymnasium fr.o.m är en rökfri arbetsplats. Styrelsen reserverar för att under läsåret förbereda en tobaksfri arbetsplats. Medlen ska användas för marknadsföring, utbildning och rökavvänjning. Personalen har rätt att få nikotinpreparat (tuggummi och sugtabletter) för tre månader om anställningen varat minst fyra månader. Styrelsen befullmäktigar förvaltningschefen att utse en arbetsgrupp för uppgiften. Arbetsgruppen består av två lärare (en från Ålands lyceum och en från Ålands yrkesgymnasium) två personalrepresentanter, skolkuratorerna Pernilla Henriksson och Linda Adolfsson samt Alexandra Walk-Liljeroos från Folkhälsans projekt Nolltolerans. Förvaltningschefen fungerar som ordförande och som ledningens representant. Lärarrepresentanterna tilldelas 50 h i

4 läsårets arbetsplan. Personalrepresentanterna kan notera arbetet i sin krysslista (50 h) att tas ut antingen som ersättning i pengar eller som kompensationsledighet. Förvaltningschefen kallar vid behov personer ur chefsforum (rektorer, biträdande rektor, ekonomichef eller IT-chef) till möten för att förankra och vidarebefordra information. Studeranderepresentanter bör också inkluderas i arbetet. Styrelsebeslut 171, Arbetet med att utse arbetsgruppen har varit svårt p.g.a. bristande intresse, främst ifrån övrig personals sida. Arbetsgruppen har haft ett möte den 23 oktober. Vid mötet framkom att det fanns två saker som behövde klargöras. 1. Huruvida det är tobaksfritt eller rökfritt som avses i beslutet? 2. Enligt studerandehälsans och folkhälsans representanter är deras medverkan i projektet avhängig av att arbetet riktar sig till såväl personal som studerande. Enligt tidigare beslut är det initialt endast personal som berörs av detta. Chefsforum för Ålands gymnasium har diskuterat frågan den Mötet ansåg att arbetet inledningsvis endast ska rikta sig mot personal. Vidare ansåg mötet att gymnasiets personal ska vara tobaksfri i kontakt med de studerande, t.ex. i en undervisningssituation, men att det inte behöver regleras vad personal gör i övrigt. Mötet ansåg dock att all reglerad arbetstid ska vara rökfri. Mötet gjorde bedömningen att om beslutet endast berör personal att det inte ska vara representanter från studerandehälsan utan snarast från företagshälsovården. Förvaltningschef och rektorer har kallats till möte med utbildningsoch kulturminister Johan Ehn och social- och miljöminister Carina Aaltonen den 14 november Vidare har det framkommit att beslutet att personalrepresentanterna kan notera arbetet i sin krysslista (50 h) att tas ut antingen som ersättning i pengar eller som kompensationsledighet är väl generöst då de på så sätt kompenseras dubbelt (arbetet görs idag på redan betald arbetstid). Representanter för studerandehälsan och folkhälsan informerar. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar korrigera tidigare beslut så att beslutet istället lyder: Styrelsen beslutar att Ålands gymnasium fr.o.m är en rökfri arbetsplats samt att användning av tobak i kontakt med studerande inte är tillåtet. Styrelsen reserverar för att under läsåret

5 förbereda detta. Medlen ska användas för marknadsföring, utbildning och rök- och snusavvänjning. Personalen har rätt att få nikotinpreparat (tuggummi och sugtabletter) för tre månader om anställningen varat minst fyra månader. Styrelsen befullmäktigar förvaltningschefen att utse en arbetsgrupp för uppgiften. Arbetsgruppen består av två lärare (en från Ålands lyceum och en från Ålands yrkesgymnasium) en personalrepresentant, en representant för folkhälsan samt en representant för företagshälsovården. Förvaltningschefen fungerar som ordförande och som ledningens representant. Lärarrepresentanterna tilldelas 50 h i läsårets arbetsplan. Förvaltningschefen kallar vid behov personer ur chefsforum (rektorer, biträdande rektor, ekonomichef eller IT-chef) till möten för att förankra och vidarebefordra information. Beslut: Ålands gymnasiums styrelse beslutar återremittera ärendet. Den tidigare utsedda arbetsgruppen har haft två möten efter senaste styrelsemötet där bl.a. förslag till tidsplan för våren 2015 uppgjorts. Förvaltningschefen har utrett huruvida det går att förbjuda användning av snus på skolans område. Enligt biträdande JO Maija Sakslins beslut dnr 912/4/2012 är det inte tillåtet att förbjuda användning av snusanvändning i arbetsgemenskapens arbetslokaler i större utsträckning än vad tobakslagen föreskriver. Sakslin poängterar vidare att det är av vikt att företrädare för det allmänna är noga med att följa lagen i sin offentliga verksamhet. Förvaltningschefen har även varit i kontakt med landskapsregeringens chefsjurist Sören Silverström gällande detta och även han är av åsikten att Ålands gymnasium inte har rätt att ha ett totalförbud för snusanvändning på skolornas område. Silverström menar dock att det borde vara möjligt att genom ordningsregler ha ett förbud mot tobaksanvändning under lektionstid. Vidare har det även i samtal med ÅMHM som är tillsynsmyndiget av tobakslagen framkommit att det område där samordnings- och resursenheten idag sitter (Neptunigatan 21) inte omfattas av förbudet gällande tobaksrökning på skolverksamhets område, jmf. 2 kap. 4 1a punkten tobakslag (1978:52) för landskapet Åland. Ålands gymnasium kan således inte ha ett generellt förbud mot tobaksrökning. Däremot kan Ålands gymnasium fatta beslut om att det inte är tillåtet att röka på arbetstid.

6 Förslag: Styrelsen beslutar att Ålands gymnasium fr.o.m är en rökfri arbetsplats samt att all användning av tobak i samband med undervisning inte är tillåtet. Styrelsen reserverar för att under läsåret förbereda detta. Medlen ska användas för marknadsföring, utbildning och rök- och snusavvänjning. Personalen har rätt att få nikotinpreparat (tuggummi och sugtabletter) för tre månader om anställningen varat minst fyra månader. Styrelsen befullmäktigar förvaltningschefen att utse en arbetsgrupp för uppgiften. Arbetsgruppen består av två lärare (en från Ålands lyceum och en från Ålands yrkesgymnasium) en personalrepresentant, en representant för folkhälsan samt två representanter för studerandehälsovården. Förvaltningschefen fungerar som ordförande och som ledningens representant. Lärarrepresentanterna tilldelas 50 h i läsårets arbetsplan. Förvaltningschefen kallar vid behov personer ur chefsforum (rektorer, biträdande rektor, ekonomichef eller IT-chef) till möten för att förankra och vidarebefordra information. Beslut: Ärendet bordlades. 188 Arkivplan En arbetsgrupp vid Ålands gymnasium har utarbetat ett förslag till arkivplan, se bilaga 188a-c. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar godkänna arkivplanen och tillsända den Ålands landskapsregering för fastställande. 189 Yrkesråd Se bilaga 189. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar utse yrkesråd för Ålands yrkesgymnasium i enlighet med bilagan.

7 190 Upphandling - mooringvinsch Ålands gymnasium har begärt in anbud gällande mooringvinsch, se bilaga 190a. Marine Diesel Finland Oy har som enda firma lämnat in anbud, se bilaga 190b. Anbudet bedöms uppfylla de i anbudsbegäran ställda kraven. I budget för 2014 finns budgeterade medel om för inköp av mooringvinsch. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar bemyndiga förvaltningschefen att teckna avtal med Marine Diesel Finland Oy i enlighet med villkoren i anbudet. 191 Upphandling - fräsmaskin Ålands gymnasium har begärt in anbud gällande fräsmaskin, se bilaga 191a. Abene Machine Ab har som enda firma lämnat in anbud, se bilaga 191b. Anbudet bedöms uppfylla de i anbudsbegäran ställda kraven. I budget för 2014 finns budgeterade medel för inköp av en fräsmaskin. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar bemyndiga förvaltningschefen att teckna avtal med Abene Machine Ab i enlighet med villkoren i anbudet. 192 Upphandling - gradsax Ålands gymnasium har begärt in anbud gällande gradsax, se bilaga 192a. Amanda Sweden AB har som enda firma lämnat in anbud, se 192b. Anbudet bedöms uppfylla de i anbudsbegäran ställda kraven. I budget för 2014 finns budgeterade medel för inköp av en gradsax. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar bemyndiga förvaltningschefen att teckna avtal med Amanda Sweden AB i enlighet med villkoren i anbudet.

8 193 Ansökan om medel; digital läsutrustning för studerande Se bilaga 193. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar hos utbildnings- och kulturavdelning på Ålands landskapsregering äska medel om för att underlätta genomförandet av att alla studerande vid Ålands lyceum ska ha tillgång till egen digital läsutrustning från och med höstterminen Ålands digitala agenda Ålands digitala agenda har tillsänt Ålands gymnasium ett förslag till överenskommelse mellan ÅDA, Ålands gymnasium och Ålands landskapsregering, se bilaga 194. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar ge styrelsens ordförande, förvaltningschefen och IT-chefen i uppdrag att till nästa styrelsemöte förbereda ett förslag till svar till ÅDA och Ålands landskapsregering och att förslaget till överenskommelse antecknas för kännedom. 195 Samtycke till överförande av personal Ålands landskapsregering har tillfrågat Ålands gymnasium om Ålands gymnasium samtycker till att de av Ålands gymnasium idag anställda fastighetskötarna överflyttas till finansavdelningen vid Ålands landskapsregering fr.o.m Alla berörda har samtyckt till förflyttningen. Enligt 65 3 mom. landskapslag (2011:13) om gymnasieutbildning krävs samtycke av Ålands gymnasium vid förflyttning av personal till en annan landskapsmyndighet eller landskapsinrättning. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar samtycka till att fastighetsskötarna vid Ålands gymnasium förflyttas till finansavdelningen vid Ålands landskapsregering. Styrelsen vill dock betona vikten av att organisationsförändringar i landskapet som berör överföring av personal från Ålands gymnasium på ett tidigt stadium informeras om och diskuteras med gymnasiets förvaltning och berörd personal.

9 196 Begäran om budgetmedel till studeranderådet vid Ålands yrkesgymnasium 197 Bibliotek Studeranderepresentant Conny Viento har framfört önskemål om att studeranderådet vid Ålands yrkesgymnasium tilldelas vissa medel. Beslut: Styrelsen beslutar ge förvaltningschefen i uppdrag att fatta beslut i ärendet. Förvaltningschefen ska i sin hantering av ärendet beakta att studeranderåden från båda skolor ska behandlas jämlikt. Idag har Ålands gymnasium en bibliotekarie om 55,20% med placering i biblioteket på Ålands lyceum. Rektorerna för Ålands lyceum och Ålands yrkesgymnasium har gjort en utredning gällande bibliotekssystem på Ålands gymnasium, se bilaga 197. För att hela Ålands gymnasium ska kunna få del av bibliotekstjänster behöver nuvarande tjänst utökas till 100%. Bibliotekstjänsten är upptagen i budget för 2015 med Kostnaden för nuvarande tjänsteinnehavare är Skulle tjänsten utökas till 100% skulle det innebära en ökad kostnad om för Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar utöka bibliotekarietjänsten till 100% under 2015 för att tillförsäkra att alla studerande på Ålands gymnasium erbjuds bibliotekstjänster på ett tillfredsställande sätt. 198 Läsårets arbetstider Styrelsebeslut 173, Styrelsen ska fastställa arbetstider för skolorna. Innan styrelsen fastställer arbetstiderna ska ärendet till kollegier och samordningsgruppen för utlåtande. Ålands yrkesgymnasiums programansvariga har haft upp ärendet Lyceets lärarkollegium tar upp arbetstiderna Frågan behandlas vid chefsforum Det förslag till arbetstider för läsåret och som presenterats i kollegier och chefsforum presenterades i styrelsen. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar fastställa läsårets arbetstider för och i enlighet med förslaget. Beslut: Förslaget omfattas under förutsättning att läsårets arbetstider för och godkänns av lyceets lärarkollegium den och av yrkesgymnasiets lärarkollegium den

10 Lärarna på Ålands lyceum har framfört önskemål om att varje period ska sluta på en fredag. Förvaltningschefens förslag: Ålands gymnasiums styrelse fastställer läsårets tider i enlighet med tidigare förslag, se 173, Nästa möte Nästa styrelsemöte hålls Avslutning Ordförande avslutade mötet kl Christina von Hertzen Ordförande Anders Göransson Vik. förvaltningschef Protokollet justerat Cia Numelin Annika Karlsson