KAIA personalavdelningens aktiva arbetsflöden. Gemensam lönefunktion Timanställning Informationsflödet vid internationellt mottagande

Transkript

1 KAIA personalavdelningens aktiva arbetsflöden Gemensam lönefunktion Timanställning Informationsflödet vid internationellt mottagande

2 Universitetsgemensam lönefunktion 2

3 Arbetsgång projekt gemensam lönefunktion Arbetsgrupp för utveckling av nya löneadministrativa arbetsflöden bildades i juni med uppgift att utgå från universitets situation som helhet Totalt har 61 processer kartlagts, anpassats och dokumenterats utifrån en ny gemensam lönefunktion, processerna kommer fortsättningsvis att kontinuerligt justeras och uppdateras Under arbetets gång har principiella överväganden arbetats fram samt behov av effektivisering, harmonisering och förbättringar av systemstöd har identifierats Nu återstår anslutning av institutioner/motsvarande till den nya gemensamma lönefunktionen samt kommunikations- och förändringsarbete 3

4 Utformning av löneadministrativa flöden utifrån följande principer Målet är att processerna skall vara effektiva och standardiserade samt generera korrekt resultat (lön) Miniminivå = att följa lag, avtal och interna riktlinjer Utgångspunkten vid design av löneadministrativa flöden är att lösningarna ska underlätta för institutioner/enheter Fyraögonsprincipen gäller. Transaktionen ska alltid kontrolleras av någon annan som inte deltagit i transaktionen tidigare All rapportering som är lönepåverkande måste attesteras (förutom sjukvårdsersättningar, VAB och sjukanmälan) 4

5 Tidplan för implementering av gemensam lönefunktion Löpande justeringar och anpassningar 15 september oktober 2014 Februari 2015 December 2015 Uppstartsmöte kontaktpersonerna från först ut institutioner. Arbetet med att flytta över lönerelaterat arbetet från dessa till den gemensamma funktionen inleddes Lönehanteringen för först ut institutionerna sköts av den gemensamma lönefunktionen. Första lönekörning i november Ett tiotal institutioner ansluts till gemensamma lönefunktionen, institutioner kommer att kontaktas i god tid före anslutningen Samtliga institutioner är anslutna till den gemensamma lönefunktionen 5

6 Just nu...pågår arbetet med att ansluta de tre institutioner som är först ut. Institutionen för Kemi BMC Sociologiska institutionen Institutionen för folkhälso- och vårdvetenskap Anslutningen sker i nära samarbete med institutionerna. Arbetsflöden och rutiner testas och justeras vid behov. 6

7 Informationsflödet vid internationellt mottagande

8 Nuläge november 2013 Informationen till den ankommande ej enhetlig Varje institution fick sammanställa information på egen hand Stora skillnader mellan institutioner Den ankommande fick söka information på egen hand och från flera olika källor Risk att den ankommande fick information i fel tid

9 Nyläge maj 2014 De som hanterar anställningen ska ha en tydlig arbetsgång för Vad, När, Hur, Vem Den ankommande ska förses med rätt information i rätt tid

10 Slutprodukt Långt före ankomst Före ankomst Vid ankomst/första arbetsdagen Första månaden välkomstmail 1 Välkomstbrev med bilagor välkomstmail 2 (elektronisk version) Introduktionsmöte Välkomstmapp Arrivalmöte Introduktionsseminarium Informationsträffar Infoträffar Introduktionsseminarium Hemsidan Inbjudningsbrev skickas enligt kalendariet Rektorsmottagning 2 ggr/år Introduktionsseminarium 4 ggr per år Informationsträffar 1 ggr/termin Guidade turer 5-6/år Svenskkurs 3/år

11 Effektmål Snabb etablering i Sverige/bra introduktion på arbetsplatsen Uppsala universitet blir en attraktiv arbetsgivare Förenkla för mottagande institution

12 Timanställning (intermittent) 12

13 Mål vad vill vi uppnå? Säkerställa och ge stöd för LAS-bevakning och arbetsrättsligt tillfredställande beredning Minska antalet timanställningar som ersätts via arvoden. Skapa spårbarhet och struktur i beredningen Ändamålsenlig användning av timanställning (intermittent anställning)

14 Status i arbetsflödet En pilot har genomförts och nu pågår ett arbete med att utveckla användarvänligheten i systemet, och att vidareutveckla blanketten för att göra den så ändamålsenlig som möjligt. Arbetsgruppen arbetar med de förändringar som identifierats och samordnar timanställningsflödet med det arbete som pågår inom den gemensamma lönefunktionen. Nya rutiner kommer inte att införas vid hela universitetet samtidigt, utan kommer i ett första steg att omfatta piloter i timanställningsflödet och först ut institutioner. 14

15 Välkomna till personalavdelningens dialogbord för mer information om våra arbetsflöden 15