sid 1/12 mervärt rekryteringsguide REKRYTERINGS- GUIDE Om likabehandling i rekryteringsprocessen

Transkript

1 sid 1/12 mervärt rekryteringsguide REKRYTERINGS- GUIDE Om likabehandling i rekryteringsprocessen

2 En strukturerad rekryteringsprocess som fokuserar på kompetens är en förutsättning för att få de sökande som organisationen behöver idag och i framtiden. Kravet på likabehandling är högst relevant i sammanhanget då risken för indirekt eller omedveten diskriminering leder till att betydelsefull kompetens sorteras bort på grund av ovidkommande faktorer. sid 2/12 mervärt rekryteringsguide Att behandla alla människor lika handlar inte om att eftersträva absolut rättvisa. Människor har olika behov, kunskaper och erfarenheter. Likabehandling handlar om att erbjuda likvärdiga förutsättningar, om att bredda sitt sökfält och om att hitta den högsta kompetensen. Denna kortfattade broschyr fokuserar på extern rekrytering och visar på möjligheten att utveckla rekryteringsprocessen med likabehandling som verktyg. Uppmärksammandet av att oreflekterade normer påverkar urvalsprocessen är första steget på vägen mot en strukturerad rekryterings strategi.

3 1 STRATEGI OCH BEHOVSANALYS sid 3/12 mervärt rekryteringsguide Rekryteringsstrategin är riktlinjerna för kompetensförsörjning inom din organisation. Den besvarar frågor om vad din organisation vill och behöver på kort och lång sikt. Rekryteringsstrategin sammanfattar organisationens önskemål och redogör för de utmaningar som organisationen står inför. Med hjälp av likabehandling som perspektiv kan organisationen titta närmare på hur personalsammansättningen ser ut och undersöka vilka processer och normer som leder till den befintliga sammansättningen. Att använda sig av en strukturerad rekrytering leder arbetet i önskad riktning. Behovsanalysen beskriver organisationens situation och utvecklingsbehov av kompetenser. Analysen går ut på att efterforska bland behov för att underlätta utformningen av senare steg i rekryteringsprocessen. Rekryteringsstrategin och behovsanalysen ger svar på frågor om vilka målsättningar verksamheten har, samt vilka krav samhället, olika regelverk, brukare och kunder ställer på verksamheten idag och i framtiden. Analysen tar hänsyn till specificerade krav från olika regelverk, styrdokument och policys och redogör för vilka arbetsuppgifter och ansvarsområden som krävs för att uppnå verksamhetens mål.

4 sid 4/12 mervärt rekryteringsguide 2 REKRYTERINGS- GRUPPEN Sammansättningen av rekryteringsgruppen bör vara så heterogen som möjligt. Deltagarna bidrar med skilda perspektiv, bakgrunder och erfarenheter i arbetet med att läsa ansökningar, gallra och påverka urvalet till intervju. Gruppens deltagare bör ha kunskap om likabehandlingsfrågor och vara medvetna om att invanda föreställningar och den egna bakgrunden kan påverka rekryteringen.

5 3 KRAVPROFIL sid 5/12 mervärt rekryteringsguide Kravspecifikationen syftar till att i detalj beskriva den kompetens som den aktuella befattningen kräver. Det är viktigt att tydligt skilja mellan de kompetenskrav som arbetsuppgiften ställer och sådan som är meriterande eller önskvärd. Kravprofilen kan utarbetas utifrån följande rubriker: utbildning Omotiverade utbildningskrav kan komma att bli begränsande och exkludera intressanta sökande. Att formulera krav som civilekonom eller motsvarande visar på öppenhet. erfarenhet Krav på erfarenheter bör inte formuleras alltför generellt. En befattning kan ge helt olika erfarenheter inom skilda organisationer. När du söker en chef med erfarenhet av att hantera utvecklingssamtal, specificera det som ett krav utöver chefs erfarenheten. kunskap Kunskap kan inhämtas på många olika sätt, exempelvis genom utbildning, erfarenhet eller fritidsintresse, eller inom organisationen. kompetens Innebär färdigheter, förmågor och förhållningssätt som används för att åstadkomma en arbetsprestation. intressen & utvecklingspotential Förmågan att utvecklas och lära sig nya saker förutsätter nyfikenhet och engagemang. Den som uppfattar arbetet som utvecklande och stimulerande har förutsättningar att hantera förändringar och följa målen under oförutsedda förhållanden. övriga krav Praktiska frågor som förekomst av resor eller specifika arbetstider kan ha relevans. Otillgängliga arbetsplatser eller hindrande förutsättningar kan leda till exkludering av personer med rätt kompetens. Istället för att efterfråga social kompetens, specificera önskemål om förmåga att se och förstå olika personers behov, att skapa gott samarbetsklimat, pedagogisk förmåga, etc. Vissa behov kan resultera i undantag från diskrimineringslagstiftning Om det i arbetet är ett avgörande krav att en person har en egenskap, till exempel ett visst kön eller en viss etnicitet, gäller undantag från diskrimineringsförbudet. Undantaget gäller alla diskrimineringsgrunder. Syftet måste vara berättigat och kravet för att uppnå syftet lämpligt och nödvändigt. do

6 4 ANNONSERING sid 6/12 mervärt rekryteringsguide Huvudsyftet med annonsering är att attrahera rätt sökande. Annonseringen förmedlar också en bild av organisationen. målgrupp Vem är medarbetaren vi söker? Det är viktigt att reflektera över de inre bilder som medföljer svaret på denna fråga. Föreställningar om vilka personer som passar för arbetet berättar en hel del om rekryterarens egna normer och utgångspunkter. Ett sätt att undvika oreflekterad exkludering är att se upp med stereotypa förväntningar på hur en passande sökande ska vara samt skapa en medvetenhet om egna föreställningar. När likhet premieras blir det svårare för orga nisationen att utvecklas och ta in män niskor med de kompetenser och erfarenheter som organisationer faktiskt saknar eller behöver på lång sikt. val av media Ett strategiskt val av media för annonsering kan vara ett viktigt verktyg för att nå en bred målgrupp. Förväntas målgruppen aktivt leta efter jobbet eller kan vi aktivt söka upp den? Vilken typ av annons och vilket tilltal attraherar målgruppen? Vilka medier använder sig målgruppen av? utformning av annons Kravprofilen utgör grunden för annonsens innehåll. Håll isär och förtydliga vad som är faktiska yrkeskrav och vad som är särskilt meriterande faktorer. Organisationens värderingar bör framträda tydligt i annonsen. illustration Tänk på att bilder förmedlar budskap. Intrycket av en bild varar mycket längre än intrycket av text och bildvalet bör därför vara genomtänkt. Här handlar det inte bara om att ta hänsyn till maktordningar som kön, etnicitet eller ålder utan även om att tänka på vilka positioner människorna har på bilderna. Om annonsbilden visar en överordnad person av ett visst kön kommer detta att påverka uppfattningen av könsfördelningen inom din organisation. ansökningsblankett Förtryckt formulär med strukturerad mall för cv förenklar urvalsprocessen då information sammanställd i samma ordning blir enklare att jämföra.

7 5 URVAL sid 7/12 mervärt rekryteringsguide Rekryteringsgruppen går igenom ansökningarna och bestämmer vilka som är intressanta nog att kallas till intervju. Ansökningarna gallras av samtliga deltagare i rekryteringsgruppen och bedömningsskillnader kan uppstå. Ledaren för rekryteringsgruppen bör ta vara på detta resultat och få igång en konstruktiv diskussion om bedömning. Urvalsarbetet handlar framför allt om att välja bort och då är det viktigt att göra det på bra grunder. Här fokuseras på hårda fakta som utbildning, erfarenhet och kunskap och det görs effektivt med hjälp av kravprofilen. Ifall ansökningsformulären innehåller öppna frågor ska svaren inte ses som kunskapsprov utan som en indikation eftersom risken att tolka in personliga egenskaper är stor i detta skede. hur sökanden uppfyller kraven på formell kompetens, relevant utbildning och/eller erfarenhet. dokumentera! Urvalet ska kunna förklaras för ledning, fackliga företrädare och för de sökande som inte blev valda. Undvik otydliga motiveringar till de sökande som inte fick arbetet. Otydlighet kan ge känsla av diskriminering. Ifall en sökande upplever sig vara utsatt för diskriminering är det arbetsgivaren som måste kunna visa att diskriminering inte förekommit. Ta fram ett sorteringssystem för rekryteringsgruppen med principer att förhålla sig till. Det kan handla om att ordna ansökningarna utifrån

8 6 INTERVJU sid 8/12 mervärt rekryteringsguide Många studier visar på att människor tenderar att föredra personer som påminner om dem själva, att vi generaliserar och utifrån mycket begränsad information förstärker våra stereotyper i positiv eller negativ riktning. I intervjusituationen påverkas vår tolkning av olika beteenden, vår egen bakgrund och våra föreställningar. Genom att vara medvetna om den här typen av begränsningar hos oss själva och observanta på våra reaktioner i mötet med andra människor kan vi minimera felkällorna i rekryteringsprocessen. Syfte med intervjun är att samla in information om de sökande där informationen ska vara objektiv, relevant och kompetensbaserad. Därför måste den grundas på kravprofilen. bemötande Syftet med intervjun är att få fram fördjupad och relevant information. Bemötande är centralt i intervjusituationen och den sökande bör hellre uppmuntras än förhindras. Intervjuaren ska koncentrera sig på att lyssna. Frågorna bör helst vara korta, enkla och öppna, inte vara ledande eller formuleras på sådant sätt att de kan besvaras med ett enkelt ja eller nej. Även antalet personer som närvarar vid en intervju kan påverka upplevelsen. Ju fler personer som närvarar desto mer formell upplevs intervjun. Fundera på rollfördelningen bland deltagarna. Om en anställd närvarar måste arbetsgivaren vara medveten om att den sökande talar inför någon som kan komma att bli kollega. Frågor om exempelvis hälso tillstånd kan vara integritetskränkande. Frågor som går in på områden som rör kön, sexuell läggning, etnisk bakgrund, funktionsnedsättning, religion eller föräldraledighet kan uppfattas som diskriminerande och bör helst undvikas. Att föra anteckningar antingen under eller direkt efter intervjun underlättar bedömningen.

9 intervjustruktur Att bestämma sig för en intervjustruktur är att lägga grunden för likabehandling. De första frågorna kan fokusera på de formella kraven medan de senare kan ge djupare information om den sökande. Strukturen kan se ut på följande sätt: presentation Presentation av de närvarande, kort information om organisationen, befattningen och upplägget för intervjun. utbildningsbakgrund Frågor kring utbildning handlar inte enbart om uppnått resultat eller examen utan även om omständigheterna kring studierna. Hur ser din utbildningsbakgrund ut? Vad fick dig att välja just denna inriktning? Vad har varit roligt eller stimulerande? Hur har du haft nytta av utbildningen i tidigare arbeten? Hur kan den komma till nytta i denna tjänst? arbetslivserfarenhet och nuvarande arbetssituation Vad styrde yrkesvalet? Intervjuaren bör tänka på hur den sökandes arbetsbyten sett ut. För en del är valet långsiktigt och genomtänkt medan andra har om - prövat sin inriktning. Detta moment kan ge information om personens utvecklingsprocess. Intervjuaren bör även fundera på vilken typ av organisation personen har sökt sig till. Infor mationen kan säga något om personens intressen, drivkrafter och vilken typ av situationer personen har hanterat. framtidsplaner Människors tidigare erfarenheter påverkar svaret när det blickas framåt. Att svar på frågor om framtiden är tveksamma eller trevande är mer regel än undantag. Vad har personen för förväntningar? Har personen förstått vad som kommer att krävas i frågan om ansvar, arbetsuppgifter, arbetstider, närvaro eventuella resor etc? Hur ser personen på sin yrkesmässiga framtid? kunskapsrelaterade frågor Vilka kunskapsrelaterade frågor som är relevanta styrs av kravspecifikationen. De formella utbildningskunskaperna beskriver inte de praktiska erfarenheterna. Kunskaper hos personer som genomgått likartade utbildningar kan variera stort. Det är viktigt att ställa samma frågor till alla sökande och inte förutsätta skilda förkunskaper. frågor kring övriga krav Under detta moment ställs frågor rörande arbetstider och andra ställda krav som eventuellt kan stämmas av med arbetsprov. Relevant för likabehandlingsarbete är att redovisa organisationens värdegrund. frågor från den sökande Den sökande har troligen en del frågor att ställa om organisationen. En överdrivet positiv bild av arbetsuppgifterna kan leda till orealistiska förväntningar. Samtalet bör dock ha en positiv grundton. sid 9/12 mervärt rekryteringsguide

10 7 REFERENSER Samla in information från tidigare arbetsgivare med utgångspunkt från kravprofilen. Referenstagning är en intervju som liksom anställningsintervjun måste utföras på ett strukturerat sätt. Referenstagningen ger information som kompletterar bilden av den sökande och kan även fungera som en kontrolluppgift. Samtidigt måste vi vara medvetna om att informationen som lämnas är subjektiv. Avsluta samtalet med att göra en sammanfattning av det som sagts och fråga ifall referenspersonen vill komplettera med ytterligare information. Av etiska skäl bör referenser tas endast från de källor som sökanden själv har föreslagit. sid 10/12 mervärt rekryteringsguide 8 BEDÖMNING Bedömningen går ut på att sammanställa det insamlade utifrån positiva och negativa indikationer med direkt koppling till de fastställda kriterierna i kravspecifikationen. Den samlade informationen måste ordnas i ett system. Olika organisationer använder sig av olika system, här ett exempel: 1 Lever inte upp till kompetens i samma utsträckning som de flesta andra. Här får vi flera negativa indikationer. 2 Lever upp till kompetens i ungefär samma utsträckning som de flesta andra. Här får vi övervägande positiva indikationer men även några negativa. 3 Lever upp till kompetensen i större utsträckning än de flesta andra. Här överväger positiva indikationer starkt. Oavsett vilket system som används är det viktigt att bedömningen görs systematiskt och utifrån en strukturerad jämförelse.

11 9 TACKA DE SÖKANDE sid 11/12 mervärt rekryteringsguide Efter anställningsbeslutet bör organisationen ge besked och tacka alla sökande samt informera om meriterna hos den som slutligen fick anställningen. Ett ytterligare sätt att positivt bemöta de sökande är att uppge information om på vilket sätt dessa skulle kunna förbättra sina möjligheter till nästa gång. glöm inte Rekryteringen utgör en begränsad del i en orga nisations arbete för mångfald och likabehandling. Frågor som arbetskultur, arbets klimat och arbetsmarknadssituation är samman flätade och påverkar varandra. Organisationer bör verka för lika rättigheter och möjligheter vad gäller samtliga diskrimi neringsgrunder i största möjliga utsträckning. litteraturtips Kompetensbaserad personalstrategi, Malin Lindelöw, Natur & Kultur Fair rekrytering en idébok, red Ulla Zetterberg, Rekrytera utan att diskriminera, tco Rekryteringsprocessen, tredje upplagan, Gävle Kommun 2010.

12 sid 12/12 mervärt rekryteringsguide MERVÄRT MERVÄRT är ett samarbetsprojekt mellan RFSL, Storstockholms Brandförsvar och Svensk Bevakningstjänst. Projektet finansieras av Europeiska socialfonden. zie 2012