Möbler och Inredning

Transkript

1 Möbler och Inredning

2 Välkommen! Mattias Ek, Upphandlare Petra Edenfeldt, Jurist Stefan Persson, Ramavtalsansvarig

3 Ramavtalsområden inom möbler och inredning Möbler Helhet (Förnyad konkurrens) Upphör 14 dec Möbler och inredning Avtal från 16 sep Arkiv- och förvaringslösningar (Delvis rangordning) Belysningsarmaturer (Rangordning) Möbler Direkt (Rangordning) - Upphörde15 sep Möbler Design och Funktion (Förnyad konkurrens) - Upphörde 15 sep Ramavtalsområden med koppling till Möbler och inredning Säkra förvaringslösningar (Förnyad konkurrens) Ljuskällor (Rangordning)

4 Allmänt om Möbelavtalen Det finns flera ramavtalsområden/delområden som täcker olika typer av behov. Upphandlingarna har bl.a. gjorts på detta sätt så att anbud av de flesta leverantörerna kunde lämnas inom varje område. Möblerna som finns med inom ramavtalen finns publicerade i prislistor och/eller produktlistor på avropa.se och dessa är provade enligt möbelstandarder. Endast dessa produkter kan/ska avropas.

5 Arkiv- och förvaringslösningar Delvis rangordnat ramavtalsområde, delvis förnyad konkurrensutsättning. Ramavtalsområdet gäller från resp Vissa vanligt förekommande produkter finns att avropa via rangordning. Övrigt sortiment och kundanpassning avropas via förnyad konkurrensutsättning. Sex delområden: o Post- och kopieringsrum och källsorteringsenheter o Klädförvaring och småfacksskåp o Skåp för hängmappar och ritningar o Vaktmästerier, laboratorier och verkstadsmiljö o Förvaringslösningar för arkiv- och museiförråd (endast förnyad) o Biblioteksinredning (endast förnyad).

6 Belysningsarmaturer Rangordnat ramavtalsområde. Ramavtalsområdet gäller från Totalt 4 ramavtalsleverantörer. Typ av produkter att avropa: Arbetsplatsarmaturer för kontorsarbete, inredningsarmaturer samt vissa specialarmaturer. Armaturer för fast installation ingår inte. All armatur ska ha någon form av stickpropp. Armaturer ska levereras med monterad ljuskälla.

7 Säkra förvaringslösningar Ramavtalsområde med förnyad konkurrensutsättning. Typ av produkter att avropa: Brandskydds- och stöldskyddsklassad förvaring samt nyckelsystem. Ramavtalsområdet gäller från Sex delområden: o Brandskyddsklassad förvaring o Elektroniska nyckel- och förvaringssystem o Förvaring av brandfarliga och explosiva varor o Skydd- och säkerhetsmontrar för utställning o Stöldskyddsklassad förvaring o Valvrum och valvdörrar

8 Möbler Helhet, allmänt Avtalsperiod leverantörer med ett brett sortiment och som kan ta ett helhetsansvar för kringtjänster och leveranser av möbler. Kontrakt med en leverantör för alla produkter och tjänster man avropat.

9 Möbler Helhet Förnyad konkurrensutsättning Förnyad konkurrensutsättning gäller. Om ramavtalsområdet ska utnyttjas så är det bråttom att göra avrop. Kontrakt med leverantör måste tecknas innan ramavtalen löper ut.

10 Nya ramavtalsområdet Möbler och inredning Avtalstid: till Förlängning kan uppgå till högst 24 månader.

11 Förstudie - omvärldsbevakning Underlag har inhämtats från: o enkäter till myndigheter/leverantörer o möten med leverantörer/referensgrupp o ramavtalsförvaltarens samlade erfarenheter o branschorganisationen TMF o möbelmässan i Stockholm

12 Upphandling Delområden indelning. Avropsform varför särskild fördelningsnyckel. Kvalitetskrav på varor europeiska standarder, extern expert. Kvalitetskrav på leverantörer. Hållbarhetskrav på varor och leverantörer Konkurrensverkets baskrav. Vid avrop kan högre krav ställas. Sociala och etiska krav. Konkurrensverkets baskrav.

13 Omfattning Möbler och Inredning Sju delområden o Möbler för arbete och förvaring o Möbler för möten och paus o Arbetsstolar o Akustik- och skärmsystem o Hörsalsmöbler o Skrivtavlor och AVinredning o Textila mattor

14 Omfattning Möbler för arbete och förvaring Kontorsarbetsbord. Receptionsdiskar. Garderober i fanér eller laminat. Förvaringsmöbler av alla typer. Tillbehör som t.ex. kabel-, skärm-, och datorhantering, inredning till förvaringsmöbler och kontorsarbetsbord, luckor, dörrar och hyllplan, elektroniska lås- och bokningssystem för kontorsarbetsbord och förvaringsmöbler.

15 Omfattning Möbler för möten och paus Soffor Fåtöljer Stolar Sängar och dagbäddar Konferensbord Soffbord Matbord Gardiner Tillbehör som t.ex. småbord, småförvaringar, sängbord, speglar, hatthyllor, skohyllor, sittpuffar, kuddar och plädar

16 Omfattning Arbetsstolar Arbetsstolar Bevakningsstolar Tillbehör som t.ex. ståstödsstolar, balans-, och rörelsestolar

17 Omfattning Akustik- och skärmsystem Skärmsystem Golvskärmar Bordsskärmar Ljudabsorbenter Tillbehör som t.ex. toolbars och andra tillbehör till bordsskärmar, rumsavdelare för dekoration

18 Omfattning Hörsalsmöbler Hörsalsstolar Teleskopläktare Tillbehör som t.ex. talarstolar, podier, skrivskivor, el-, och nätuttag

19 Omfattning Skrivtavlor och AVinredning Skrivtavlor Hissbara tavlor Mörkläggningsgardiner AV-möbler Tillbehör som t.ex. konferensskåp, anslagstavlor, AV-lister, projektionsdukar

20 Omfattning Textila mattor Heltäckande mattor Avpassade mattor Mattplattor Tillbehör som t.ex. handvävda och handtuftade mattor, underlagsmattor

21 Tillägg av varor Ramavtalsleverantörerna har möjlighet att lägga till fler varor under avtalets löptid. 10 ggr per 12 månader. Varorna ska ha en koppling till upphandlade delområden och uppfylla ställda krav i upphandlingen. Ramavtalsleverantören har också möjlighet att lägga till tillbehör om dessa har en naturlig koppling till de varor som erbjuds inom det delområde där leverantörerna har avtal. Dock kan inte tillägg av nya varor göras förrän tidigast 4 månader efter att första produktlistan finns publicerad på avropa.se.

22 Avropsberättigade myndigheter Myndigheter under regeringen. Se vidare här: Myndigheter under riksdagen och andra statliga offentligt styrda organ.

23 Avropsberättigade organisationer Apotekens Service AB - ehälsomyndigheten Nordiska Museet Radiotjänst i Kiruna AB Riksdagsförvaltningen Riksteatern Stiftelsen Dansens Hus Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling Stiftelsen Högskolan i Jönköping Stiftelsen Skansen Stiftelsen Tekniska Museet Sveriges Civilförsvarsförbund Stiftelsen för Strategisk Forskning Svenska spel AB Hjälpmedelsinstitutet Myndigheten för delaktighet Norrlandsfonden Riksdagens Ombudsmän Riksrevisionen Specialfastigheter Sverige AB Stiftelsen för Föremålsvård i Kiruna Stiftelsen för Miljöstrategisk forskning Stiftelsen Röda korshemmet Röda Korsets Högskola Stiftelsen Svenska barnboksinstitutet Svenska Filminstitutet Sveriges Riksbank Casino Cosmopol

24 Ramavtalsleverantörer Ramavtalsleverantörerna finns angivna på avropa.se per delområde.

25 Support - Kundkontakt Ramavtalsleverantörens kundtjänst ska kunna nås via telefon och e- post mellan och varje helgfri arbetsdag året runt. Svar på enklare frågor ska ges inom två timmar. Vid mer komplicerade frågor ska svar erhållas vid den tidpunkt som överenskommits. Ramavtalsleverantören har en icke personbunden funktionsbrevlåda till vilken myndighet ska kunna skicka frågor men även avrop.

26 Avropsform upp t.o.m kr För ett uppskattat värde av upp t.o.m kr, per avrop, så ska tillämpning ske med särskild fördelningsnyckel. Den leverantör som bäst kan tillhandahålla det behov som avropsberättigad angivit i behovsbeskrivningen utifrån angivna krav. Avrop sker per delområde. Ingen rangordning finns.

27 Avropsform upp t.o.m kr Kravkatalog Varans egenskaper att varan ska ha en viss egenskap, exempelvis mått, material, ytbeläggning, utformning, brandskydd, miljö m.m. Varans funktionalitet att varor ska uppfylla vissa efterfrågade funktioner, exempelvis hantering, alternativ utformning, användarvänlighet m.m. Varans estetiska utformning att varor ska en viss efterfrågad estetisk utformning, exempelvis form, kulör, design m.m. Varans anpassning till befintliga möbler och inredning att varor ska passa in med befintliga varor för att få ett jämförbart visuellt enhetligt helhetsintryck.

28 Avropsform upp t.o.m kr Kravkatalog fortsättning Varans anpassning till lokalens utformning och funktionalitet att varor ska passa in i lokalernas utformning och funktionalitet för att få ett jämförbart visuellt och/eller funktionellt enhetligt helhetsintryck. Varans ergonomiska kvalitet att varor uppfyller efterfrågade ergonomiska kvaliteter. Leveranstid att varor ska levereras vid en speciell angiven leveranstid. Varans pris enligt produktlista och priser för varurelaterade tjänster.

29 Avropsform - över kr För ett uppskattat värde över kr, per avrop, så ska tillämpning ske med förnyad konkurrensutsättning. Avrop ska ske genom att avropande myndighet upprättar en avropsförfrågan och inbjuder samtliga ramavtalsleverantörer att lämna avropssvar i enlighet med de villkor och krav som avropande myndighet anger. Avrop sker per delområde.

30 Avropsform över kr Kravkatalog Egenskaper att varor ska ha en viss egenskap. Ska- krav eller bör-krav kan exempelvis ställas på mått, material, ytbeläggning, utformning, brandskydd, miljö m.m. Funktionalitet att varor ska uppfylla vissa efterfrågade funktioner. Ska-krav eller bör-krav kan ställas på exempelvis hantering, alternativ utformning, användarvänlighet m.m. Estetisk utformning att varor ska en viss efterfrågad estetisk utformning. Ska-krav eller bör-krav kan ställas på exempelvis form, kulör, design m.m. Anpassning till andra produkter att varor ska passa in med befintliga varor. Ska-krav eller bör-krav kan exempelvis ställas på varor för att få ett jämförbart visuellt enhetligt helhetsintryck.

31 Avropsform Över kr Kravkatalog fortsättning Anpassning till lokal att varor ska passa in i lokalernas utformning och funktionalitet. Ska-krav och bör-krav kan exempelvis ställas på varor för att få ett jämförbart visuellt och/eller funktionellt enhetligt helhetsintryck. Ergonomi att varor uppfyller efterfrågade ergonomiska kvaliteter. Skakrav eller bör-krav kan exempelvis ställas på varors ergonomiska egenskaper/funktioner. Leveranstid att varor ska levereras vid en speciell angiven leveranstid. Ska-krav eller bör-krav kan exempelvis ställas på önskad leveranstid. Totalpris dvs. pris för varor, fraktkostnad och priser för eventuella varurelaterade tjänster.

32 Tjänster som ingår i priset eller är kostnadsfria Inbärning till godsmottagning/ varumottagning/entré ingår i ramavtalspriset Montering i funktionsdugligt skick ingår i ramavtalspriset Lån av provstol (arbetsstol) innan avrop kostnadsfritt Ritningsförslag med bilder på offererade möbler och övrig offererad inredning kostnadsfritt

33 Tjänster möjliga att avropa mot ersättning Utplacering på angiven plats Montering av bordsskärm på bord Efterdragning Fast montering i byggnadsdel (vägg, tak eller golv) Mätning av rumsytor eller fönster Gardinsömnad och montering/upphängning Mattläggning eller langettering av avpassade mattor Beräkning av antalet gradänger i en aula/hörsal Tapetsering med egen möbelklädsel

34 Tjänster möjliga att avropa för befintliga möbler Omlackering och omtapetsering av ramavtalsleverantörens tidigare sålda varor. Återtagande av möbler om tjänsten erbjuds till övriga kunder så ska även myndighet kunna avropa tjänsten. Det kan dock skilja sig åt mellan leverantörerna och om leverantörer åtar sig detta och i vilken utsträckning.

35 Kundanpassning Varor kan kundanpassas avseende t.ex. djup, bredd, höjd, utformning, kulör på lack/färg, bets eller laminat. Kundanpassning kan ske så länge varan/möbelserien i sig finns beskriven i produktlistan samt under förutsättning att inte ny provning krävs enligt de ska-krav som finns i SIC:s förfrågningsunderlag. Om kundanpassad vara behöver genomgå ny provning så har leverantören möjlighet att göra en sortimentändring efter att godkänd provning är utförd.

36 Samhällskritisk verksamhet Det finns möjlighet i avropsförfrågan att ställa krav på att ett säkerhetsskyddsavtal erfordras för leveransen. Möjligheten till säkerhetsprövning och eventuell registerkontroll.

37 Avrop Särskild fördelningsnyckel upp t.o.m kr Avropande myndighet väljer den leverantör som bäst kan tillhandahålla det behov som angivits i behovsbeskrivningen, utifrån den kravkatalog/de parametrar som finns i ramavtalet. Kontakt med en eller flera leverantörer är möjlig. Kontakt tas med alla som erbjuder varan. Skriftliga eller muntliga avropssvar. Kontrakt.

38 Avrop - Förnyad konkurrensutsättning över kr Ska-krav och bör-krav ska anges och endast de krav som angivits i upphandlingens kravkatalog kan användas. Viktning av tilldelningskriterier. Skälig tid för avropssvar. Skriftliga avropssvar. Utvärdering, tilldelningsbeslut, frivillig avtalsspärr. Kontrakt.

39 Produktlistor Ramavtalsleverantörens produktlistor finns publicerade på avropa.se (publiceras vartefter de blir godkända). Det är endast varor som finns med i leverantörernas produktlistor som får avropas.

40 Genomförande av avrop Avropförfrågningar kan göras via: o e-post o fax o elektroniskt i ett upphandlingsverktyg, t.ex. Tendsign. För särskild fördelningsnyckel accepteras även telefon.

41 Genomförande av avrop, forts Avrop ska utföras direkt mot ramavtalsleverantörerna. Avropssvar ska lämnas av ramavtalsleverantörerna även om möjlighet att leverera inte finns.

42 Genomförande av avrop, forts Delegeringsrätt till återförsäljare Leverantörerna får delegera rätten till återförsäljare att lämna avropssvar, leverera varor och tjänster till avropande myndighet. Återförsäljare får inte teckna kontrakt eller fakturera avropande myndighet. I avropssvar ska i dessa fall en undertecknad fullmakt medsändas. Det ska alltid finnas en hänvisning till ramavtalsleverantörens namn och organisationsnummer i avropssvar.

43 Genomförande av avrop, forts Avropsblankett Om avsedd avropsblankett används vid avropet så ska ramavtalsleverantören ge ett avropssvar i samma blankett. Om ni accepterar avropssvar på annat sätt än blanketten så bör ni ange detta i avropsförfrågan. Fyll i blanketten som finns på avropa.se under Gemensamma dokument och skicka till ramavtalsleverantörens e- postfunktionsbrevlåda.

44 Genomförande av avrop, forts E-beställningar: Ramavtalsleverantören ska åta sig, mot ersättning, att medverka vid införande av stöd för elektroniska beställningar.

45 Genomförande av avrop, forts Efter varje avrop ska ramavtalsleverantören skicka en skriftlig leveransbekräftelse/orderbekräftelse till avropande myndighet avseende avropade varor.

46 Kontrakt Parterna ska upprätta ett kontrakt. Kontraktet reglerar det rättsliga förhållandet mellan parterna för den avropade varan. I avropsblanketten finns kontraktsförslag att använda. Orderbekräftelse kan anses som ett avtal/kontrakt vid t.ex. beställning via särskild fördelningsnyckel, beroende på myndighetens interna rutiner.

47 Leverans Leverans ska ske levererat förtullat, DDP, Incoterms 2010 till angiven slutdestination. Lossning samt inbärning ska ske till godsmottagning/ varumottagning/entré eller liknande och inbärning ingår i ramavtalspriset. Vid förnyad konkurrensutsättning får ramavtalsleverantören offerera leveranskostnad.

48 Leverans, forts Vid särskild fördelningsnyckel ska leveranskostnaden ingå i priset för varuvärde SEK eller mer. När varuvärdet understiger detta belopp får den faktiskta leveranskostnaden tas ut av leverantören. Leveranstiden är satt till max 35 arbetsdagar om inte annat överenskommits.

49 Leverans, forts Varorna ska monteras i funktionsdugligt skick och montering ingår i ramavtalspriset. (För bordsskärmar så kan en kostnad tas ut och begäran om montering avropas separat.) Leveransavisering ska ske senast fem (5) arbetsdagar före leverans om inget annat överenskommits. Mot ersättning ska leverantören kunna erbjuda leverans på specifik önskad dag.

50 Leverans, forts Varorna ska vara förpackade i ändamålsenliga förpackningar och emballage ska ingå i priset. Eventuella skador på emballage ska noteras på kvittensen vid leveransmottagandet. Returhantering av pall och emballage ingår om inte annat överenskommits.

51 Leverans, forts Tidpunkt för montering och eventuellt avropade tjänster som t.ex. utplacering på anvisade platser sker efter överenskommelse.

52 Lite tips och råd vid avrop Hur bedömer man likvärdighet vid angivande av varunamn när du gör en förnyad konkurrensutsättning? o Ange vem som bedömer och helst på vilka grunder. Ange i avropsförfrågan att leverantören ska hänvisa offererad vara till sidnummer i deras lista. Tänk på att kontrollera offererade varor i avropssvaren från ramavtalsleverantörerna. Det är produktlistorna på avropa.se som gäller!

53 Lite tips och råd Tänk på att postsortering och källsorteringsmöbler finns under Post- och kopieringsrum och källsorteringsenheter. Tänk på att avropssvar ska komma från våra ramavtalsleverantörer rätt org.nr och rätt organisationsnamn ska finnas på avropssvar. Fullmakt ska medsändas om leverantör använt återförsäljare.

54 Stöddokument på avropa.se Vägledning och snabbguide. Ramavtal. Stödjande avropsblankett med förslag till kontraktsmall (ska tas fram). Enklare avropsblankett med kontraktsmall finns publicerad på avropa.se. Stödjande dokument för avrop av t.ex. bordsskärmar

55 Tack!

56 Välkommen att kontakta oss Kontakta ramavtalsansvarig vid frågor. Kontakta helpdesk vid juridiska frågor om ramavtalen: (måndag, onsdag och fredag klockan 9-11). För övriga frågor: eller Våra webbplatser: avropa.se och kammarkollegiet.se. Prenumerera på vårt nyhetsbrev. Vid övriga upphandlingsfrågor: Kontakta upphandlingsmyndigheten.se.