2. Ramavtal Säkerhetssystem Bilaga 2 AVROPSRUTINER

Transkript

1 2. Ramavtal Säkerhetssystem Bilaga 2 AVROPSRUTINER 2.1. AVROPSRUTINER TILLÄMPNING Följande rutin tillämpas i samband med att avrop görs från ramavtal avseende "Säkerhetssystem" (rikstäckande köp och installation av säkerhetssystem och tillhörande tjänster) - dnr Texten är i huvudsak riktad till avropsberättigade myndigheter, nedan kallad Beställare/n. Rutinen är även viktig för leverantörerna, nedan kallad Leverantören, då rutinen beskriver vilka regler som gäller för avrop. Vägledning och avropsblankett kommer att finnas tillgängliga på AVROPSORDNING För dessa ramavtal tillämpas för avrop en förnyad konkurrensutsättning enligt 5 kap. 7 lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Leverantörerna har, efter genomförd upphandling, blivit tilldelade ramavtal inom anbudsområdet. Statens inköpscentral tar fram avropsstöd (i form av anvisningar och avropsmallar) kring avropsförfarandet. Dessa dokument finns tillgängliga från och med att ramavtalet träder i kraft. Avropsförfarande, förnyad konkurrensutsättning, se även punkt Vid köp av produkter och tjänster inom anbudsområdet tillämpas en förnyad konkurrensutsättning vid avrop. Beställaren genomför avrop genom att ställa förfrågan till samtliga ramavtalsleverantörer i enlighet med angivna förutsättningar och beskrivningar av avropsrutiner enligt detta kapitel. De kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av kontrakt vid en förnyad konkurrensutsättning är det ekonomiskt mest fördelaktiga FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING Enligt förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning ska en myndighet använda ramavtalen om myndigheten inte finner annan form av avtal sammantaget bättre. Avrop från detta ramavtal sker genom en förnyad konkurrensutsättning enligt 5 kap. 7 LOU och ska föregås av en skriftlig avropsförfrågan som Beställaren gör för att värdera vilken Leverantör som kan erbjuda den ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. För avropsförfrågan gäller följande: 1. Avropsförfrågan ska ställas till samtliga Leverantörer som är i stånd att genomföra leveransavtalet. 2. Beställaren ska ange de kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av kontrakt. Dessa kriterier ska vara de kriterier som anges under punkt Beställaren avgör vilka av dessa kriterier som är relevanta för det specifika avropstillfället. 3. Beställaren ska ange en skälig tidsfrist för att lämna avropssvar. Denna tidsfrist ska fastställas med hänsyn till avropsföremålets komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. 4. Avropssvaren ska vara skriftliga och Beställaren får ta del av innehållet i dem först när den angivna svarstiden har löpt ut. 5. Leveransavtal ska tilldelas den Leverantör som lämnat det för Beställaren bästa avropssvaret på grundval av de kriterier som angetts i avropsförfrågan. Utskrivet: :39 Sida 1 av 7

2 UPPRÄTTA AVROPSFÖRFRÅGAN SPECIFICERING AV EFTERFRÅGADE VAROR OCH TJÄNSTER OCH KRAV PÅ DESSA De varor och tjänster som är möjliga att avropa framgår av ramavtalet. Varor och tjänster som inte ingår i ramavtalens definition är ej möjliga att avropa med stöd av ramavtalet. Innan avropsförfrågan skickas, ska Beställaren ha klargjort sina behov och ha specificerat önskade varor och tjänster samt formulerat krav på dessa på en tillräckligt specifik nivå för att möjliggöra för Leverantörerna att lämna avropssvar. Beställaren anger i avropsförfrågan nödvändiga förutsättningar för att Leverantörerna ska kunna lämna pris. Avropsförfrågan kan gälla för ett enskilt avrop och/eller avse ett leveransavtal. Avropssvaren jämförs och utvärderas av Beställaren på ett sätt som tillgodoser LOU. Observera att avrop innebär rättigheter men även skyldigheter för Beställaren. De varor och tjänster som anges i avropsförfrågan ska vara de som köps under den period avropet gäller. Samma sak gäller omfattningen av avropsförfrågan, d.v.s. den omfattning som anges i avropet ska minst uppfyllas, såvida inte omständigheter som inte var kända vid avropet har tillkommit. Beställaren kan vid behov genomföra avropet som en entreprenad TILLKOMMANDE KRAV I enlighet med 5 kap. 7 LOU har Beställaren rätt att vid behov komplettera villkoren i ramavtalet med andra villkor än som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet, s.k. tillkommande avtalskrav. Beställaren har vid avrop från dessa ramavtal möjlighet att specificera sitt behov genom att i avropet ställa tillkommande krav. Kraven utformas som ska-krav i avropsförfrågan. Ska-krav innebär att kraven är ovillkorliga och en förutsättning för att en Leverantörs avropssvar ska kunna utvärderas. De tillkommande ska-kraven kan således innebära att en Leverantör inte kan besvara ett specifikt avrop, på grund av att denne inte uppfyller de tillkommande ska-kraven. Tillkommande ska-krav i detta anbudsområde som beställaren har möjlighet att ställa, förutom krav på avropade varor och tjänster (se ), är att Leverantören och dennes organisation kan bli prövade för att bli SUA-godkända, d.v.s. krav på säkerhetsskyddsavtal. Om Beställaren avser att ställa tillkommande krav i sitt avrop är det viktigt att beställaren i avropsförfrågan anger hur Leverantören ska verifiera att denne uppfyller ställda krav SERVICE Beställaren har möjlighet att i avropsförfrågan komplettera en installation av ordinarie säkerhetssystem med service på olika nivåer. Beställaren har möjlighet att välja ett av nedanstående servicealternativ och eventuell jour: Utskrivet: :39 Sida 2 av 7

3 Nivå 1 - Grundservice Revisionsbesiktning, kontroll av anläggning med förebyggande underhåll, en (1) gång per år. Utskrivet protokoll med förslag om åtgärder. Utbildning vid förändringar av system. Support ( Helpdesk ) via telefon och e-post ska vara tillgänglig under kontorsarbetstid, kl Tekniker ska vara tillgänglig under kontorsarbetstid, kl Inställelsetid under kontorstid ska vara max fem (5) timmar, inom regionerna övre och nedre Norrland gäller inställelsetid om max sju (7) timmar. Nivå 2 - Medelnivåservice Samma som nivå 1 och med nedanstående ändring. Inställelsetid under kontorstid ska vara max tre (3) timmar, inom regionerna övre och nedre Norrland gäller inställelsetid om max fem (5) timmar. Nivå 3 - Fullservice Samma som nivå 1 och med nedanstående ändringar/tillägg. Revisionsbesiktning, kontroll av anläggning med förebyggande underhåll minst en (1) gång per år. Utskrivet protokoll, fel blir åtgärdade. Alla typer av reservdelar och utbytesenheter ingår. Mjukvara uppdateras en gång per år. Inställelsetid under kontorstid ska vara max tre (3) timmar, inom regionerna övre och nedre Norrland gäller inställelsetid om max fem (5) timmar JOUR utöver vald servicenivå Dygnet-runt-service, alla dagar på året Inställelsetid ska vara max tre (3) timmar i regionerna Öst, Väst och Syd. I regionerna övre och nedre Norrland gäller inställelsetid om max fem (5) timmar. Timprisersättning, helgfri vardagar kl Timprisersättning, helger/storhelger kl ANSVAR OCH GARANTI Garantin är en funktionsgaranti (Total åtagande inklusive ingående komponenter och tjänster), vilket innebär att alla direkta kostnader i samband med garantiåtgärder är inkluderade. Även ersättning för resor, logi, jour och traktamente ska ingå. Förlängd garanti efter ordinarie grantis utgång ska kunna erbjudas om så önskas. Garantitiden ska vara två (2) år. Reservdelar ska kunna erhållas i fem (5) år räknat från och med effektiv leveransdag BERÄTTIGADE AVROPARE Berättigade att avropa enligt detta ramavtal under ramavtalsperioden är statliga myndigheter, stiftelser och verk med stående fullmakt. 1 Myndigheter under regeringen Deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. Utskrivet: :39 Sida 3 av 7

4 2 Till staten närstående myndigheter, deltar efter särskild anmälan (fullmakt) Riksdagens Ombudsmän, Riksdagsförvaltningen, Riksrevisionen, Sveriges Riksbank, Förvaltning skild från staten, deltar efter särskild anmälan (fullmakt) Chalmers Tekniska Högskola AB, Hjälpmedelsinstitutet, Nordiska Museet, Norrlandsfonden, Riksteatern, Stiftelsen Dansens Hus, Stiftelsen för Föremålsvård i Kiruna, Stiftelsen för internationalisering av högre utbildning och forskning, Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling, Stiftelsen för Miljöstrategisk Forskning, Stiftelsen Högskolan i Jönköping, Stiftelsen Skansen, Stiftelsen Svenska barnboksinstitutet, Stiftelsen Tekniska Museet, Svenska Filminstitutet, Sveriges Civilförsvarsförbund, Statliga aktiebolag, deltar efter särskild anmälan (fullmakt) Radiotjänst i Kiruna AB, Specialfastigheter Sverige AB, ÅTERTAGANDE AV AVROP Beställaren äger rätt att inom två (2) arbetsdagar från avsändandet återta en avropsförfrågan som ej har besvarats av någon Leverantör. För det fall ett återtagande sker efter det att någon Leverantör svarat på förfrågan måste omständigheter som inte var kända vid tidpunkten för förfrågan och som Beställaren inte har kunnat kontrollera, ha tillkommit AVROPSSTÖD Statens inköpscentral har ambitionen att kontinuerligt arbeta med att förenkla avropsrutinerna för detta ramavtal. Mot denna bakgrund kan exempelvis ett elektroniskt stöd för avrop ( e-avrop ) komma att införas under ramavtalsperioden. Den mer specifika utformningen av ett sådant stöd har vid tidpunkten för ramavtalsupphandlingen inte fastställts. Leverantören ska stödja Statens inköpscentrals ambition att, ur ett avroparperspektiv, löpande under ramavtalsperioden förbättra avropsrutinerna, vilket innebär att Leverantören ska använda sig av de rutiner som Statens inköpscentral anvisar vid kontraktets tecknande samt anpassa sig till de förändringar som kan uppkomma i avropsrutinen under ramavtalsperioden UTVÄRDERINGSPRINCIP Utvärderingsprincipen som kommer att ligga till grund för tilldelningen av kontrakt efter en förnyad konkurrensutsättning är den Ekonomiskt mest fördelaktiga med viktade kriterier i punkt Det är valfritt för den Beställaren att välja utvärderingsparametrar enligt nedanstående lista. Utskrivet: :39 Sida 4 av 7

5 UTVÄRDERINGSKRITERIER Andra utvärderingskriterier än de nedan angivna är inte möjliga att använda. I avropsförfrågan ska Beställaren specificera den inbördes vikten mellan utvärderingskriterierna. Vikten uttrycks i procent (%) och fastställs utifrån Beställarens behov vid varje avrop, vilket innebär att vikten kan variera från avrop till avrop. Det innebär även att något eller några utvärderingskriterier kan komma att viktas till 0 % vid vissa avrop. Den totala viktprocenten ska alltid vara 100%. Observera att minst ett (1) utvärderingskriterium ska anges. Om två (2) utvärderingskriterier anges ska Beställaren ange en inbördes vikt mellan utvärderingskriterierna (en procentuell vikt). KRITERIER VIKTPROCENT* Pris Funktion/lösningsförslag Total summa av kriterier 100 % *Beställaren fastställer de exakta viktningstalen i avropsförfrågan vid den förnyade konkurrensutsättningen. Funktion/lösningsförslag Kriteriet består av tre (3) bedömningsgrunder (a,b,c) som var och en för sig kan ge olika poäng och totalsummor utifrån angivna poängskalor, specifika vid varje avropstillfälle. Bedömningsgrunderna ska ses ur ett helhetsperspektiv, och tillämpas på lösningsförslaget oavsett storlek, omfattning och komplexitet, specifika vid varje avropstillfälle. En eller flera bedömningsgrunder kan tillämpas utifrån behov. a) Ändamålsenlighet Lösningsförslagets omfattning, konstruktion, och upplägg utifrån behov. b) Flexibilitet Lösningsförslagets utvecklings- och anpassningspotential. c) Användarvänlighet Lösningsförslagets hantering, enkelhet och tydlighet AVROPSFÖRFRÅGAN TILL LEVERANTÖR Huvudregel Beställaren genomför avrop genom att skicka en skriftlig avropsförfrågan till samtliga Leverantörer. Samma avropsförfrågan skickas samtidigt till samtliga Leverantörer. Avropsförfrågan ska vara skriftlig. Av avropsförfrågan framgår när avropssvaret senast ska ha inkommit till Beställaren. Beställaren får inte ta del av innehållet i avropssvaret innan den angivna svarstiden löpt ut. Tiden för att lämna avropssvar ska vara skälig. Tiden fastställs med hänsyn till avropets komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. Vid stora komplexa avrop som kan vara tidskrävande att besvara kan en längre tidsperiod krävas jämfört med avrop av enklare karaktär. Undantag 1 Tillkommande krav, se punkt Undantag 2 Det enda tillåtna undantaget från ovanstående huvudregel är då Beställaren tidigare har Utskrivet: :39 Sida 5 av 7

6 tecknat kontrakt med en Leverantör från detta ramavtal (alltså inte från tidigare ramavtal, egen upphandling eller dylikt) och Leverantören har gjort sig skyldig till kontraktsbrott som är av sådan art att det har lett till hävning av kontraktet. I förekommande fall får således Beställaren utesluta den aktuella Leverantören vid den förnyade konkurrensutsättning som ersätter det hävda kontraktet. Vid nästa förnyade konkurrensutsättning ska dock samtliga Leverantörer återigen tillfrågas. Om en Beställaren har för avsikt att avropa fler/olika installationer/tjänster utförda vid samma tidpunkt ska Beställaren i avropet ha möjlighet att göra ett samlat avrop av dessa installationer SVAR PÅ AVROPSFÖRFRÅGAN Leverantör lämnar avropssvar senast det datum som Beställaren uppgett i sin avropsförfrågan. Enbart ett avropssvar per Leverantör är tillåtet för respektive avropsförfrågan. Avropssvaren ska vara skriftliga. Avropssvaren omfattas av sekretess fram tills dess att Beställaren fattat beslut om tilldelning av kontrakt FRÅGOR OCH SVAR Om Leverantören upplever att det finns otydligheter i avropsförfrågan rekommenderas att en skriftlig fråga ställs till Beställaren. Beställaren ska skriftligt tillhandahålla svar på frågor som kan antas vara av intresse för avlämnandet av avropssvar till samtliga Leverantörer som omfattas av avropet. Svar på frågor ska tillhandahållas inom skälig tid och senast så lång tid innan sista dag för avropssvar att Leverantörerna har rimlig tid att beakta svaret i sitt avropssvar UTVÄRDERING AV AVROPSSVAR När den i avropsförfrågan angivna svarstiden för avropssvar löpt ut prövar och utvärderar Beställaren avropssvaren och tilldelar kontraktet till den Leverantör som bäst uppfyller i avropsförfrågan uppställda kriterier TILLDELNINGSBESLUT Beställaren fattar tilldelningsbeslut utifrån utvärderingen av avropssvaren med innebörd att den Leverantör vars avropssvar har rankats som nummer ett efter genomförd prövning/utvärdering tilldelas kontrakt KOMMUNICERA TILLDELNINGSBESLUT Tilldelningsbeslutet innehållande skälen för beslutet kommuniceras skriftligt till samtliga Leverantörer som har svarat på avropsförfrågan FRIVILLIG AVTALSSPÄRR Med anledning av risken för ogiltighetstalan och den oönskade effekten av detta har Beställaren vid förnyad konkurrensutsättning möjlighet att frivilligt beakta avtalsspärren. Avtalsspärren är tio (10) kalenderdagar räknat från dagen efter det att underrättelsen om tilldelningsbeslut skickades ut (e-post) till samtliga anbudsgivare. Skickar den upphandlande myndigheten underrättelsen på annat sätt än på elektronisk väg får kontrakt inte ingås förrän femton (15) dagar har gått från avsändandet. Notera att lag (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid ska gälla vid beräkning av tidsfristerna. Detta innebär att om den tionde (10) alternativt femtonde dagen infaller på helg eller röd dag räknas nästföljande vardag (den s.k. söndagsregeln). Utskrivet: :39 Sida 6 av 7

7 TECKNA LEVERANSAVTAL Efter att en eventuell avtalsspärr löpt ut har Beställaren möjlighet att teckna ett kontrakt med den Leverantör som tilldelats kontraktet. Kontraktet består av allmänna villkor och den ifyllda och undertecknade avropsblanketten. Kontraktet gäller under den tid och med de optioner på förlängning som Beställaren angav i sin avropsförfrågan. Vid avrop från detta ramavtal kan avropsberättigad myndighet välja avtalsvillkor för utförandet av uppdraget enligt nedanstående alternativ. A) Ramavtalsbilaga 5 Leveransavtal avseende säkerhetssystem används i sin helhet. B) Ramavtalsbilaga 5 Leveransavtal avseende säkerhetssystem används i delar och kompletteras med något av nedan angivna standardavtal. ALOS 05 AB 92 alternativt AB 04 ABT 94 alternativt ABT 06 ABK 96 alternativt ABK 09 Vid val av avtalsvillkor B enligt ovan utgår punkterna 2.9 t.o.m. 3 i Ramavtalsbilaga 5 Leveransavtal avseende säkerhetssystem med undantag av punkterna 2.28 och 2.30 som kvarstår tillsammans med punkterna 2.1 t.o.m Val av leveransavtalsvillkor anges vid avrop i avropsblanketten. Avropsberättigad myndighet kan vid avrop precisera eller komplettera avtalsvillkoren, i enlighet med lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Utskrivet: :39 Sida 7 av 7