Projektplan: Informations- och kommunikationssamordning för kriskommunikation i Jönköpings län. F-samverkan

Transkript

1 : Informations- och kommunikationssamordning för kriskommunikation i Jönköpings län F-samverkan

2 Tina Petersson (17) Innehållsförteckning 1 Godkännande av projektplan och bilagor Godkännande av projektplanen Projektet, sammanfattning Idé och mål Bakgrund Projektidé Projektmål Avgränsningar Förutsättningar Leverans och överlämning Organisation Projektorganisation, inklusive bemanning Projektledning Styrgrupp Referensgrupp Delprojekt Lokalisering, utrustning samt lokaler Tidsplan och resursbehov Projekttidsplan Milstolpar Resursbehov Arbetsformer Produktionsmodell Dokumentstyrning Kvalitetssäkring, Projektanalys Sekretess, säkerhet Kommunikation och förankring Möten Administrativa rutiner Avveckling Projektbudget och riskanalys Projektbudget Styrning Referenser Bilagor Definitioner... Fel! Bokmärket är inte definierat.

3 Tina Petersson (17) Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar Utkast till projektplan. Alla delprojektplaner får också version 1.0.

4 Tina Petersson (17) 1 Godkännande av projektplan 1.1 Godkännande av projektplanen ens giltighet bekräftas genom underskrifter av projektägare och projektledare. Den ska godkännas formellt i styrgruppen vilket dokumenteras i ett styrgruppsprotokoll. en godkänd av: : Projektledare: Tina Petersson

5 Tina Petersson (17) 2 Projektet, sammanfattning Projektets omfattning och informationsklass Projektet omfattar samordning av kriskommunikation i Jönköpings län. F-samverkans AU stod bakom ansökan till MSB. Därmed är alla kommuner i länet, polis, landsting och länsstyrelsen involverade. Enligt projektansökan ska projektet pågå till Kompletterande ansökan skickad till MSB med önskemål om förlängning av projekttiden till Framgångsfaktorer Ledningens engagemang och lyhördhet för frågan hos alla inblandade aktörer Att professionella informatörer ges tid och möjlighet att bidra med sina erfarenheter, idéer och synpunkter Att inblandade aktörer på ett prestigelöst sätt delar med sig av åsikter, tankar och erfarenheter, både positiva och negativa Det finns en väl fungerande samverkan mellan länets aktörer i frågor avseende krisberedskap och krisledning Samverkan med andra organisationer Projektet bedrivs på uppdrag av F-samverkan med finansiering från MSB. Vi ser framförallt möjlighet till samverkan med följande organisationer: Jordbruksverket Skogsstyrelsen LRF Länsstyrelsens sydlänssamverkan Frivilligorganisationer Högskolan för lärande och kommunikation (HLK) 3 Idé och mål Målsättningen är att ha en gemensam grundsyn när det gäller kriskommunikation inom länets krissamverkan, F-samverkan. Att ha en väl fungerande kriskommunikation som både är strategiskt och praktiskt testad. Att samtliga aktörer i kris har ett gemensamt arbetssätt och enad syn på hur information ska förmedlas till allmänhet och media. All information ska ha ett tillgänglighetsperspektiv. Att tillänglighetsanpassa vår information gentemot allmänhet och media så att alla oavsett funktionsnedsättning, språksvårigheter med mera ska kunna ta del av och förstå vår

6 Tina Petersson (17) information. Informationen ska vara fri från diskriminering, bilder och text ska återspegla alla i samhället. 3.1 Bakgrund Jönköpings län omfattar 13 kommuner med totalt invånare på en yta av cirka km 2. Kommunernas folkmängd skiljer från i den minsta till i den största. Unikt för länet är den samarbetsförmåga som inte bara kännetecknar näringslivet utan även i mycket av den offentliga verksamheten. Det grundas på övertygelsen att det är viktigt att hushålla med resurser, att sann samverkan ska medföra vinster till alla, samt att alla kan bidra i någon form i samverkansprojekt. Det som behöver utvecklas i F-samverkan är kommunikationen mellan samverkande myndigheter och organisationer samt kommunikationen med allmänheten. Vid ett flertal händelser och insatser har behovet av att mindre drabbade delar stödjer drabbade delar av länet blivit alltmer uppenbart. Det har bland annat resulterat i en gemensam syn på samverkansledning inom F-samverkan och en gemensam ledningscentral JILL (Jönköpings läns integrerade larm och ledning). Av en rad skäl krävs ökad samverkan och kommunikation för att klara framtida extraordinära händelser och andra kriser bra. Det ställs allt högre krav på samhällets olika aktörer vid en kris eller händelse. Med ny teknik kan var och en rapportera och sprida information blixtsnabbt. Därför är det extra viktigt att alla inblandade aktörer har en förmåga att sprida korrekt och enat budskap mot invånare och media. Här handlar det också om att ta emot och bearbeta information från invånarna. Omvärlden förändras ständigt och kravet från allmänhet och media ökar i takt med att ny teknik möjliggör snabbare och mer spridbar information. Ett inlägg på ett socialt media kan redan inom ett par minuter ha fått en enorm spridning. Här finns det stora möjligheter och också utmaningar att ta tag i, hur kan vi i en krissituation dra nytta av och sprida information på effektivaste sätt? Allmänhetens bristande kunskaper om sin egen och myndigheternas och kommunernas roll vid en kris behöver tydliggöras och åtgärdas. 3.2 Projektidé Projektet ska medföra en avsevärt förbättrad samverkansförmåga avseende krisledning. En fungerande struktur för kriskommunikation säkerställer att insatserna samordnas och att rätt budskap når rätt målgrupp i rätt tid. 3.3 Projektmål Följande mål har definierats för projektet: Delmål 2012 Göra en lägesanalys, var står vi idag?

7 Tina Petersson (17) Delmål 2013 Studiebesök, ta del av och studera goda exempel Ta fram och förankra enade arbetssätt, riktlinjer och strategier för gemensam kriskommunikation Representanter från F-samverkan ska genomgå utbildning i kriskommunikation Krisövning med syfte att stärka samverkan och utveckla kriskommunikationen inom F- samverkan Skapa ett nätverk för kriskommunikation i F-samverkans regi 3.4 Avgränsningar Projektet omfattar kommunikation vid händelser eller då det etableras samverkan mellan aktörerna i F-samverkan. Projektet omfattar bara kommunikationen med länsinvånarna före, under och efter en händelse.

8 Tina Petersson (17) 3.5 Förutsättningar Att MSB finansierar projektet med SEK i enlighet med beslut. Att länsstyrelsen utifrån sitt samordningsansvar enligt regleringsbrev stödjer projektet Att aktörerna i Jönköpings län ställer upp med de resurser som krävs inom angivna tidplaner Att ett nära samarbete med F-samverkans Ag Utbildning sker Att Länsstyrelsen och Jönköpings kommun ställer personal till förfogande i en projektledning. 4 Leverans och överlämning Projektets leveranser definieras i delprojektplaner och ska omfatta: Vad som ska levereras När leverans ska ske Hur leveransen granskas och godkänns Eventuella specifika åtgärder för överlämning till förvaltning

9 Tina Petersson (17) 5 Organisation 5.1 Projektorganisation, inklusive bemanning Beslut Styrgrupp Ledning Projektledning Förankring Referensgrupp Produktion Delprojekt 1 Delprojekt 2 Delprojekt N Roll Ingående aktörer/personer (PÄ) Kurt Lindberg Beredskapsdirektör Lsty Jönköpings län Styrgrupp (AU F- samverkan) Kurt Lindberg Jonas Petri Göran Melin Daniel Lilja Mikael Sjöbrink Länsstyrelsen Jönköpings län Höglandets räddningstjänstförbund Räddningstjänsten Jönköpings kommun Landstinget Jönköpings län? Försvarsmakten? SOS Alarm Projektledning Tina Petersson Projektledare Henrik Severed Polismyndigheten Jönköpings län Projektmedarbetare Referensgrupp Camilla Danielsson Polismyndigheten Jönköpings län Christina Jörhall Malin Lingefelt Daniela Hammer Lena Allthin Landstinget Jönköpings län Länsstyrelsen Jönköpings län Jönköpings kommun Vaggeryds kommun Ytterligare personer kan tillföras projektet efterhand. Britt- Marie Leivik Knowles, Högskolan för lärande och kommunikation, kommer att knytas till projektet som separat bollplank och för att kunna koppla teori mot praktik.

10 Tina Petersson (17) 5.2 Projektledning Projektledningen består av projektledare och projektmedarbetare. Projektledaren ansvarar ytterst för projektet gentemot styrgrupp och projektägare Ansvar Projektledningen ansvarar för att: Projektet bedrivs i enlighet med projektplanen och kalkylen. För att samtliga åtaganden som projektet gjort uppfylls Följa upp delprojekt vad avser delprojektplan och budget Föreslå förändringar i projektplan och presentera dessa för styrgruppen Redovisa ekonomiskt läge för styrgrupp Identifiera och införa förbättringar i arbetssättet Rapportera och informera om projektläget till projektets intressenter Befogenheter Projektledningen har befogenheter att: Bedriva projektet inom ramen för projektkalkylen Starta och avveckla delprojekt Styra tilldelade resurser Delegering av befogenheter och ansvar Ansvaret och befogenheter enligt ovan avser projektledningen Möten Projektledningen håller möten en gång per vecka. Möten kan genomföras som distansmöte. Projektmöte ska dokumenteras vad avser beslut samt innehålla en statuslista för pågående ärende och delprojekt Ersättning Projektledare och projektmedarbetare ersätts för nedlagd tid som ska redovisas i månadsrapport.

11 Tina Petersson (17) 5.3 Styrgrupp Ansvar Styrgruppen ansvarar för att: Tillföra de resurser som krävs Stödja projektledningen, säkerställa att den har full kontroll och att projektet kommer att nå målet Kontinuerligt hålla sig informerad om projektets status (genom styrgruppsmöten, statusrapporter, riskanalys) Ta beslut om förändring av projektet Befogenheter Styrgruppen har befogenheter att: Tillsätta projektledning Godkänna och ändra projektplanen Godkänna leverans och överlämning Avsluta projektet Möten Möten hålls ungefär en gång per kvartal Ersättning Styrgruppen ersätts inte för nedlagd tid, utan förutsätts sköta detta inom ramen för ordinarie AU F-samverkan.

12 Tina Petersson (17) 5.4 Referensgrupp Som ett stöd till projektledningen har ett antal referenspersoner identifierats. Dessa personer har erfarenhet eller kunskap som bedöms som viktiga för projektledningens arbete. Referensgruppen ska ses som en grupp av individer snarare än en homogen grupp. Referenspersonerna ska: Vara rådgivande avseende projektets funktionella innehåll och kommande användning Ge råd och förslag till projektledningen vad avser projektets genomförande Genom sin erfarenhet kunna bistå projektledningen i arbetet med projektet Möten Projektledningen kallar referenspersoner till möten vid behov. Möten kan beröra enstaka, flera eller alla personer i referensgruppen Ersättning Referenspersonerna ersätts inte för nedlagd tid och omkostnader i samband med möten. 5.5 Delprojekt Det huvudsakliga arbetet i projektet kommer att bedrivas i definierade delprojekt, utifrån projektets övergripande mål, projektplan och budget. Under projektets gång kommer delprojekt att upprättas och avvecklas. Delprojekt kan initieras av projektledningen. Projektledningen ansvarar för att delprojektplan tas fram. Delprojektplan ska upprättas enligt mall i bilaga 3 och omfatta beskrivning av delprojektets uppgift, syfte, tidplan, resurser, kostnader och leverans. Projektledningen bedriver delprojekten med samma ansvar och befogenheter som huvudprojektet. 5.6 Lokalisering, utrustning samt lokaler Inga speciella lokaler eller utrustningar krävs. Projektledningen verkar i huvudsak från egna arbetsplatser. För arbetsmöten samt kommunvisa workshops förutsätts att de deltagande parterna kan tillhandahålla lokaler utan kostnad. För större samlingar kan möjligen externa lokaler behöva hyras.

13 Tina Petersson (17) 6 Tidsplan och resursbehov 6.1 Projekttidsplan Utifrån övergripande målsättning i projektansökan indelas projektet i följande tre faser: Analys Genomförande Införande Delprojekt sep okt nov dec jan feb mar apr maj juni juli aug sep okt nov dec jan feb mar apr maj juni Projektuppstart Nulägesanalys Genomförande Införande 6.2 Milstolpar Inom definierade delprojekt kan beslutspunkter och milstolpar kopplade till delprojektet definieras. I övrigt utgörs såväl styrgrupps- som projektledningsmöten milstolpar som ska dokumenteras. Följande beslutspunkter och milstolpar är definierade: Datum Beskrivning Första styrgruppsmöte. Fastställande av projektplan Styrgruppsmöte 2 Styrgruppsmöte 3 Styrgruppsmöte 4 Analysfasen avslutad Genomförandefasen avslutad Införandefasen avslutad Projektet avslutas 6.3 Resursbehov Projektet avlönar en projektledare och projektmedarbetare, omfattningen av tjänsterna kommer variera under projekttiden, beroende på hur delprojekt bedrivs. En överenskommelse mellan projektägaren och Jönköpings kommun finns för projektet. Jönköpings kommun tillsätter en projektledare på varierande tidsomfattning, % av en heltidstjänst från en utpekad individ.

14 Tina Petersson (17) Länsstyrelsen tillsätter en projektmedarbetare för projektet på varierande tidsomfattning, % av en heltidstjänst från en utpekad individ. 7 Arbetsformer 7.1 Produktionsmodell Projektet bedrivs i definierade delprojekt med tydligt ansvar för leverans, leveranstid och budget. 7.2 Dokumentstyrning Dokumentstyrning syftar till att skapa förutsättningar för att alla ska ha tillgång till rätt och relevant information över tiden. För detta projekt gäller följande: Dokument ska distribueras och lagras elektroniskt så långt som möjligt. För projektet används KonLed för intern dokumenthantering. Dokument som projektet producerar ska förses med: o o o o o o dokumentnamn dokumentägare upprättelsedatum version revideringsdatum godkänd av Extern publicering sker via projektblogg, fsamverkan.wordpress.com 7.3 Kvalitetssäkring, Projektanalys Kvalitetssäkring Kvalitetssäkring av projektets arbete sker i första hand genom avstämningar inom projektledningen och mellan: projektledning och projektägare projektledning och styrgrupp projektledning och referensgrupp Dessutom, för att få svar på specifika frågor, kan kontakt tas med MSB, samverkansparter inom länet samt med motsvarande projekt eller organisationer i andra län Projektanalys Projektanalysen syftar till att hitta förbättringar och för att identifiera avvikelser både vad avser själva projektet och lösningen. Projektanalys kan initieras av projektledning eller styrgrupp men ansvaret för genomförandet ligger alltid på styrgruppen. Projektanalyser kan vara planerade eller oplanerade.

15 Tina Petersson (17) 7.4 Sekretess, säkerhet Projektet kommer inte att behandla sekretessklassad information. 7.5 Kommunikation och förankring Som en del i förankringen ska alla kunna få full inblick i arbetet för projektet. Projektet ska återkommande publicera information om uppnådda resultat och pågående arbete i form av en projektblogg. I projektet görs en övergripande kommunikationsplanering. Vid behov görs även kommunikationsplanering för delprojekten eller andra delar i projektet om så krävs. Adressen till projektbloggen är Information till projektets deltagare Det är projektledningens uppgift att förse och förmedla information till projektets olika deltagare/intressenter. Även här kommer projektbloggen fylla en viktig funktion. 7.6 Möten Möte Syfte/resultat Former/plats Ansvarig/deltagare Frekvens/tid Projektledning Avstämning Telefon eller Projektledare och 1-4 timmar Löpande arbete lst/rtj projektmedarbetare Styrgruppsmöten Beslutsmöten: rev av projektplan, budget Normalt Jönköping Styrgrupp och projektledning 1 ggr/kvartal, 2 tim Möten med personer i referensgrp Avstämningar, faktainhämtning Inom länet Projektledning + referenspersoner Fyra gånger/år + vid behov 7.7 Administrativa rutiner Projektet ersätter Jönköpings kommun, räddningstjänsten, med projektledarens lönekostnad jämte semesterersättning och personalomkostnader med den procentsats kommunen tillämpar för personal med pensionsrätt enligt gällande avtal. Faktureringen baseras på den arbetade tiden rapporterad av arbetstagaren. Omfattningen är dock reglerad i punkt 6.3 Resursbehov. Fakturering sker från Jönköpings kommun till länsstyrelsen kvartalsvis i efterhand. 7.8 Avveckling Projektet bemannas huvudsakligen av resurser inom F-samverkan. På så sätt förbereds länet på den förvaltningsfas som inträder efter projektslut. Under införandefasen ska projektets erfarenheter, kunskaper och kontaktnät överföras direkt till målgrupperna för projektet. 8 Projektbudget och riskanalys Riskanalys ska ske löpande i projektet och dokumenteras i bilaga till projektplanen.

16 Tina Petersson (17) 8.1 Projektbudget Projektets totala budget är kronor och är finansierat av medel från MSB. Kalkylpost Personalkostnad (projektledning) Utbildning, seminarier och konsulter Framtagning av informationsmaterial Nätverkande och studiebesök Resor och logi Summa: Styrning Inför varje styrgruppsmöte ska projektledningen lämna redovisning som visar på det ekonomiska utfallet. Projektledningen ska vid varje sådan redovisning lämna prognos och föreslå omdisponering av resurser där så bedöms lämpligt. 9 Referenser Dokument som är referenser till projektplanen: Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum Isstorm Rapportnr: 2011:29 Risk- och sårbarhetsanalys för Jönköpings län Ansökan MSB MSB beslut

17 Tina Petersson (17) 10 Bilagor Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum 1 Definitioner/ordlista 2 Kommunikationsplan 3 Delprojektplan analysfas Delprojektplan genomförande Delprojektplan införande 4 Riskanalys