Protokoll inför förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok

Transkript

1 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Protokoll inför förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok Datum: Föregående möte: Vid protokollet, Justeras, Christer Pettersson Mötessekreterare Aimée Kreuger Justerare

2 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Bilaga: Dagordning Formalia... 3 Intern Organisation Beslut: Tolkning av Riksmötets beslut rörande alkoholpolicy Diskussion: Ideella som resurs Beslut: Fata Morgana Beslut: Sverokakademin Beslut: Distriksmedlemskapsutredningsgruppen Administration Diskussion: Verksamhetsplan Diskussion: Förbundskansliet Profil Spel Diskussion: Internationella organisationen Föreningarna Beslut: Intromöten Beslut: Nätkrafts framtid Övriga ärenden Rapporter Rapport: Förbundskansliet Rapport: Administrativa teamet Rapport: Föreningsstatistik Rapport: Ekonomiteamet... 51

3 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Mötet beslutade att 1...fastställa röstlängden. 2...förklara mötet beslutsmässigt. 3...välja mötesfunktionärer. 4...fastställa adjungeringar. 5...fastställa dagordningen. 6...lägga bilagda rapporter till handlingarna. Handlingar i ärendet Bilaga: Röstlängd Bilaga: Mötesfunktionärer. Bilaga: Adjungeringar. Bilaga: Dagordning (sidan 2). Formalia

4 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Bilaga: Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet Aimée Kreuger, förbundsordförande Andreas Ekeroot, ledamot Andreas Granander, ledamot (vice ordförande) Erik Hedberg, ledamot Karolina Staël, ledamot (förbundssekreterare) Karoline Jonasson, ledamot Åsa Roos, ledamot Frånvarande Christoffer Fogelström, ledamot Jesper Berglund, ledamot

5 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Bilaga: Mötesfunktionärer Mötesordförande Erik Hedberg Mötessekreterare Christer Pettersson Justerare Aimée Kreuger

6 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Bilaga: Adjungeringar Christer Chrisp Pettersson, funktionär Kriss Andsten, gäst Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

7 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Intern Organisation

8 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) 1. Beslut: Tolkning av Riksmötets beslut rörande alkoholpolicy Mötet beslutade att 1...förbundsstyrelsen tolkar Riksmötets beslut så att Policy: Alkohol inom Sverok har företräde framför Sveroks kontrakt rörande alkohol inom Sverok. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Tolkning av riksmötets beslut rörande alkoholpolicy Policy: Alkohol inom Sverok Sveroks kontrakt Expedieras Ingen.

9 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Beslutsunderlag: Tolkning av Riksmötets beslut rörande alkoholpolicy Av: Karolina Staël Rikmötet våren 2008 antog dels en alkoholpolicy och dels ett kontrakt som även det berör alkoholanvändning på Sveroks arrangemang. Problemet är att de olika dokumenten säger olika saker om alkoholanvändningen. Kontraktet säger: Normen för arrangemang är alkohol- och drogfritt(*)[ ]* Dryck med max 2.25 vol. % alkohol räknas som alkoholfri. Nikotin är förvisso en drog, men särbehandlas här. Alkoholpolicyn säger däremot: Ingen under 18 ska någonsin dricka alkohol i Sveroksammanhang Ingen under 20 ska någonsin dricka alkohol, annat än sådan med max 3,5 volymprocent alkohol, utanför servering, i Sveroksammanhang. Ingen ska överlämna alkohol till någon under 20 eller uppmuntra någon att dricka. Den accepterar därför alkoholkonsumtion hos de över 20 år, med vissa restriktioner om att inte störa andra. Vi behöver tolka detta beslut för att få en klar hållning i alkoholfrågan. Så som det ser ut nu är förvirrande och svårtolkat, det går att välja det dokument som passar för stunden. Jag anser att alkoholpolicyn går före i tolkning framför kontraktet där en mängd olika punkter tas upp, såsom tillgänglighet och matalternativ. Detta helt enkelt eftersom alkoholpolicyn är specifikt skriven för alkohol inom Sverok medan kontraktet är på en vidare nivå. Jag yrkar 1...att förbundsstyrelsen tolkar Riksmötets beslut såsom att policy: Alkohol inom Sverok är det styrande dokumentet framför Sveroks kontrakt rörande alkohol inom Sverok. Bifogade dokument Policy: Alkohol inom Sverok Sveroks kontrakt

10 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Alkohol inom Sverok Denna policy gäller Sverok centralt. Det innebär verksamheter anordnade av förbundsstyrelse, förbundskansli, arbetsgrupper och andra centrala organ. Exempel på dylika verksamheter är arbetsgruppsmöten, riksmöten och centrala utbildningar. Den gäller inte medlemsföreningar, distrikt och andra ickecentrala delar av Sverok. Den kan dock antas som egen av distrikt och medlemsföreningar om de så önskar. Alla ska kunna känna sig hemma inom Sverok. Samtidigt ska Sveriges lag alltid följas. Det leder till följande slutsatser: Ingen under 18 ska någonsin dricka alkohol i Sveroksammanhang Ingen under 20 ska någonsin dricka alkohol, annat än sådan med max 3,5 volymprocent alkohol, utanför servering, i Sveroksammanhang. Ingen ska överlämna alkohol till någon under 20 eller uppmuntra någon att dricka. Brott mot ovanstående leder ofrånkomligt att man så snart praktiskt möjlighet föreligger sänds hem på egen bekostnad. Dessutom kommer det läggas en polisanmälan för langning, ett brott som måste föreligga för att något ovanstående ska kunna inträffa. Vidare kan även den som uppträder berusat så att det stör andra sändas hem på egen bekostnad även om denne har de legala åldern inne för alkoholkonsumtion. Sverok bekostar aldrig, under inga omständigheter, alkohol. Om alkohol ingår i materbjudande måste annan dryck än alkohol väljas för att Sverok ska ersätta måltiden.

11 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Sveroks kontrakt Sverok strävar efter att vara ett tröskelfritt förbund. Allergi, matpreferens, funktionshinder, religion, önskemål om en alkohol/drogfri miljö och dylikt ska inte vara ett hinder för att delta på riksmötet, utbildningshelger, styrelsemöten och andra träffar. Normen för arrangemang är alkohol- och drogfritt(*) med matalternativ för vegetarianer och köttätare. Plats för rökare ska finnas men icke-rökare ska lätt kunna undvika den. Individer som gravt missköter sig eller uppträder berusat skickas på egen bekostnad hem. Andra behov och önskemål är något som löses i samarbete med den enskilde individen: Denne meddelar dem i god tid och förmedlar det som Sverok behöver veta för att kunna lösa dem. Sverok försöker efter bästa förmåga lösa dem i den mån det är praktiskt möjligt. I och med att lokaler varierar oerhört i tillgänglighet kan förbundet inte garantera någon norm - ta gärna kontakt i så god tid som möjligt om du har ett funktionshinder som ställer krav på lokal eller transport. * Dryck med max 2.25 vol. % alkohol räknas som alkoholfri. Nikotin är förvisso en drog, men särbehandlas här.

12 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) 2. Diskussion: Ideella som resurs Av Aimée Kreuger och Karoline Jonasson En av Övrigt-punkterna i verksamhetsplanen är Ideellt Engagemang. Så här står det där: De ideella är den viktigaste resursen i förbundets arbete, och också den största bristvaran. I formandet av ett starkare och bättre Sverok är det av största betydelse att fler engagerar sig i arbetsgrupper och projekt. Vi som styrelse har redan påbörjat en hel del av det som krävs för att uppnå det, men vissa saker kan fortfarande bli bättre. När vi skrev det här funderade vi över vad som gör att folk engagerar sig, och valde att begränsa oss till tre faktorer: Motivation (eller anledning), möjlighet samt avsaknad av hinder. När något av dessa brister försvåras engagemanget. Finns inga hinder, men väl motivation och möjlighet, då kommer folk att engagera sig. Nedan har vi spaltat upp de förutsättningar som gäller för Sverok inom de tre områdena, och i de fall där vi jobbar på en lösning har vi skrivit upp den i andra spalten. På mötet kommer vi plocka ut ett fåtal faktorer som vi anser vara de allra viktigaste, samt diskutera de som saknar lösning. Målet är att hjälpa oss prioritera sådant som gynnar de aktiva. Vi kommer inte ta på oss nya uppgifter i samband med att vi tittar på det som saknas, det blir snarare sådant vi tar upp som exempel i verksamhetsplanen för Hinder Behov Stämningen Brist på anledning att engagera sig Brist på möjlighet Känner sig inte som del av Sverok Administration Upplever inte att man duger Lösning Spel för alla Insidan Delvis insidan, mer behövs Översynen av arbetsgrupperna Motivation Behov Vill göra något för spel Vill ha en gemenskap Vill att det ska hända något lokalt Vill skaffa sig erfarenheter Lösning Spelveckan Spelveckan Intygen Möjlighet Behov Möjlighet att förstå förbundet Möjlighet att se möjligheterna Tillgång till kontaktvägar Lösning Insidan Insidan

13 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) 3. Beslut: Fata Morgana Mötet beslutade att 1...förbundsstyrelsen ger Karoline Jonasson och Åsa Roos uppdraget att arrangera den första Fata Morganakonferensen med ett budgettak på kr. 2...målet är att det ska komma minst 50 deltagare, varav minst 20% främst är föreningsaktiva. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Fata Morgana Expedieras Ingen.

14 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Diskussionsunderlag: Fata Morgana Av: Åsa Roos och Karoline Jonasson I och med förbundets vidareutveckling har vi blivit ålagda att ta fram lösningar och en plan för hur vi skall åtgärda de punkter och problemområden som kommit upp i motionen. Konferensens omfattning Det finns ett antal problemområden att titta på. Vi måste göra ett urval av de olika punkter som förekommer i motionen, och avväga vilka som är viktigast att ta upp med våra medlemmar. Hur lång tid skall konferensen pågå? Vad sätter vi för tidsgränser för varje problem? Budget Hur mycket pengar får vi lov att ta till konferensen? Kan vi ordna en bra lokal för de pengarna, och hur begränsar det isf antal besökare? Vilka får lov att komma? Hur väljer vi ut de besökare som får komma på konferensen? Risken finns att vi har fler anmälda än platser, så vi måste i sådana fall ha möjlighet att göra ett urval, och kommunicera kriterierna för urvalet till de som kan tänkas vilja besöka konferensen.

15 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) 4. Beslut: Sverokakademin Mötet beslutade att 1...fastställa "Projektdirektiv: Sverokakademin". Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Sverokakademin Projektdirektiv: Sverokakademin Expedieras Ingen.

16 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Beslutsunderlag: Sverokakademin Av Andreas Ekeroot, Nina Högberg och Daniel Andersson I samband med förra förbundsstyrelsemötet delegerades det till Andreas Ekeroot att fatta beslut om projektdirektiv för akademin utifrån styrelsens diskussioner. Vi i projektgruppen har diskuterat styrelsens synpunkter och gjort vissa ändringar i direktivet, och lämnar nu fram projektdirektivet för slutgiltigt godkännande. Tankar kring FS funderingar Införandet av en referensgrupp Vi har funderat över möjligheten till såväl referensgrupp som styrgrupp, men invändningarna är samma i båda fallen. Det rör sig om fåtal personers spetskompetens man är ute efter. Samma personer som man skulle vilja ha i en referens- eller styrgrupp vill vi också ha som både föreläsare och mentorer, eller åtminstone det ena. Vad prioriteras, när säger de nej? Deltagande i referensgrupp menar vi är mindre viktigt än deltagande som föreläsare och/eller mentorer. Denna övertygelse blir ännu starkare när flera av de potentiella referensgruppsdeltagarna redan finns med som stödpersoner. Flertalet diskussioner har skett med både Jon Nilsson och Anders Hultman kring huvuddragen och vi avser diskutera igenom detaljerna i varje kurstillfälle med de tilltänkta föreläsarna, då vi är övertygade om att de är mer insatta än vad vi är i vad som är viktigast inom det specifika området. Sen har vi delen med projektadministration. Om vi ska samla ihop och formellt administrera ytterligare en grupp så blir det mer arbete för projektledningen. Den tiden vi lägger vi hellre på att diskutera med föreläsare, arbeta med kursmaterial och liknande. Senareläggning av projektet Två argument finns för att vi ska senarelägga projektet, det första är att vi då får möjlighet att plocka upp medlemmar som brinner för sin sak på Riksmötet. Det andra argumentet är att vi efter Riksmötet skulle ha mer tid på oss att genomföra Sverokakademin. Våra erfarenheter av medlemmars engagemang på Riksmötet har visat att engagemanget i fråga har en tendens att dö ut när mötet avslutats och alla åker hem. Sverokakademin är ett mycket långsiktigare projekt och vi har därför hellre deltagare bland personer med ett engagemang som löper över längre tid. Vi tror att alla i projektgruppen samt i förbundsstyrelsen har minst lika mycket att göra efter Riksmötet som före Riksmötet. Vad deltagarna gäller så vill vi ge dem en chans att delta på två träffar före distriktsårsmötena och få en chans att fundera över sin roll inom Sverok istället för att lägga första träffa träffen mitt bland distriktsårsmötena och riskera att kandidater försvinner för att de är för upptagna med att förbereda inför och delta på distriktsårsmöte. Därför väljer vi att dra igång Sverokakademin enligt tidsplanen i projektdirektivet. Ändringar i projektdirektivet Fem ändringar har gjorts i projektdirektivet. Den första och andra gäller organisationen. I och med att Daniel Andersson numera är anställd av Sverok föreslår vi att han ej har rösträtt i projektet, men fortfarande finns kvar för att främst arbeta med projektadministration ideellt. Förbundsstyrelsen har lagts till som beställare av projektet. Den tredje ändringen gäller budgeten. Som vår planering ser ut i dagsläget kommer första tillfället att bli billigare än beräknat, främst på föreläsarsidan, och istället kommer föreläsningskostnaderna att bli högre under en av de senare träffarna. Kostnaderna stiger eller sjunker inte, utan faller ut vid andra tidpunkter. Den fjärde ändringen är att vi har plockat bort delen om att man kan nomineras till akademin. Det är möjligt att vi vill ge medlemmar den möjligheten, men Åsa framförde en bra poäng i forumet mot nomineringar, och vi vill inte vara bundna till det upplägget. Den femte ändringen är en korrigering i tidsplanen som endast rör planeringsfasen, då vissa planeringsdelar flyttats från slutet av juli till början av augusti för att få förbundsstyrelsens slutgiltiga godkännande för projektet innan överenskommelser med externa träffas. Vi föreslår förbundsstyrelsen besluta att: 1...fastställa "Projektdirektiv: Sverokakademin".

17 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Projektdirektiv: Sverokakademin Syfte Öka tillgången på lednings- och organisationskompetens inom Sverok och spelhobbyn. (Att minska snacket och öka verkstaden inom Sverok!) Mål Åtta personer ska under året delta i nätverket. Femhundra studietimmar ska äga rum. Kursmaterial ska kunna användas även i andra Sveroksammanhang. Organisation Projektet kommer att ledas av en projektgrupp bestående av Nina Högberg och Andreas Ekeroot, med Andreas Ekeroot som projektledare. Beslut i projektgruppen fattas med majoritetsbeslut. Vid lika röstetal avgör slumpen. Daniel Andersson, anställd på förbundskansliet, deltar ideellt i projektet för praktiska göromål. Förbundsstyrelsen är beställare av projektet. Genomförande Kursträffar Akademins kärna är kursträffar. Under fyra tillfällen ska deltagarna träffas. De områden som huvudsakligen ska tas upp är ledarskap, projektledning och kommunikation. Till varje kurstillfälle ska en eller flera personer med kompetens inom området bjudas in för att hålla i kurspassen, såväl gamla Sverokare som externa personer. Fokus ska ligga på konkret kunskap. Mellan träffarna Mellan träffarna ska deltagarna ges caseuppgifter kopplade till verksamheten. Uppgifterna ska inte vara så omfattande att det har nämnvärd inverkan på deltagarnas Sverokengagemang i övrigt. Mentorer Varje deltagare ska tilldelas en mentor. Förhoppningen är att alla ska träffa sin mentor åtminstone en gång, men coachningen kan ske över till exempel MSN eller telefon om det är vad som passar bäst. Personer som har eller har haft ledande uppdrag inom Sverok ska rekryteras till mentorer. Kursmaterial Alla deltagare ska få med sig material som de kan använda i sitt Sverokarbete. Detta ska vara enkelt och lättillgängligt men ett värdefullt stöd. Materialet ska vara indelat i tre kategorier: 1. Sammanfattningar av föreläsningarna i kom ihåg-syfte. 2. Dokumentmallar, checklistor och andra redskap för praktiskt arbete. 3. Referenslitteratur, t.ex. Ordförandehandboken och Westanders PR-handbok. Urval Personer till nätverket väljs ut enligt följande: Personer kan själva anmäla sig genom förbundets hemsida. Ansökande person skriver om sin Sverokbakgrund och motivering till varför man ska få delta i akademin. Baserat på personens bakgrund och motivering väljs de åtta personerna ut. Kriterier ska vara tydliga och en motivering till urvalet ska dokumenteras. För att få delta bör man uppfylla följande krav: Ha en riktning, man ska vilja något med sitt engagemang i Sverok. Ha en hastighet, man ska kunna genomföra sin vilja, eller åtminstone försöka genomföra sin vilja. Genom sitt Sverokengagemang ha visat prov på ovanstående.

18 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Tidsplan Augusti 08 September 08 Oktober 08 Juni 09 Augusti 09 September 09 Kursdeltagare, mentorer och föreläsare rekryteras Beslut i projektgruppen om utbildningsprogrammet ska startas eller ej Första kurstillfället Sista kurstillfället Utvärdering Slutrapport presenteras för förbundsstyrelsen Budget Summa Resor Kost & logi Föreläsare Summa

19 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) 5. Beslut: Distriksmedlemskapsutredningsgruppen Mötet beslutade att 1...arbetsgruppen Distriktsmedlemskapsutredningsgruppen bildas. 2...gruppen får en budget på kr för Niklas Dahl utses till arbetsgruppsledare för distriktsmedlemskapsutredningsgruppen. 4...delegera beslut om styrdokument för arbetsgruppen till Karoline Jonasson. 5...styrdokumentet ska ratificeras på nästkommande styrelsemöte. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Distriksmedlemskapsutredningsgruppen Projektplan: Utredning om distriktsmedlemmar

20 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Beslutsunderlag: Distriktsmedlemskapsutredningsgruppen Av Nina Högberg och Niklas Dahl. Riksmötet antog följande 1...att förbundsstyrelsen ska se till så att distriktens medlemssituation utreds innan nästa riksmöte och att förslag på ändringar läggs till berörda årsmöten. *Bakgrund: Distriktens medlemskapsbegrepp är ett akut problem för bland annat Sverok Stockholm, som idag inte är bidragsberättigade från sitt landsting. Detta riskerar att göra Sverok Stockholm till en stor ekonomisk börda för förbundet. Anledningen är att nationella föreningar ger distriktet många föreningsmedlemmar som inte är bosatta inom distriktets regionala gränser. Nina Högberg och Niklas Dahl satte sig och började fundera över hur man kan lösa detta och kom fram till: "Oh shit. Det här är jobbigt." För att göra en bra och gemensam reform av distriktens medlemsbegrepp behöver man ta hänsyn till väldigt många saker, till exempel: Distriktens och förbundets nuvarande stadgar och varierande medlemsbegrepp. Landstingens olika regler och eventuella ändringars effekt på distriktens förutsättningar. Administrativa problem för förbundet. För att detta ska bli gjort ordentligt är det bra om det finns tydliga direktiv för vad som ska göras och av vilka, samt ett visst budgetutrymme för möten och resor. Vi yrkar därför att 1...arbetsgruppen distriktsmedlemskapsutredningsgruppen bildas, 2...distriktsmedlemskapsutredningsgruppen styrs av Projektplan: Utredning om distriktsmedlemmar (se bilaga) 3...Åsa Roos utses till arbetsgruppsledare för distriktsmedlemskapsutredningsgruppen. (Om Åsa Roos känner att hon inte har tid att vara arbetsgruppsledare är Niklas Dahl villig att ta den rollen.)

21 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Projektplan: Utredning om distriktsmedlemmar Syfte och Mål Att utreda distriktens medlemssituation och ge förslag på lösningar på en del av den problematik som finns idag. Arbetsgruppen ska även lägga fram dessa förslag som en motion på kommande Riksmöte samt underlätta det eventuella genomförandet genom att förbereda och föredra förslag även för distriktsårsmöten. Projektets tidsmässiga omfattning Projektets tidsplan omfattar augusti 2008 till maj Under den första tiden ska distriktens situation undersökas och efter det ska konkreta förslag formuleras och skickas in till Riksmötet. Om Riksmötet klubbar igenom förslagen fortsätter arbetet med att formulera förändringarna även för distrikten och föredra dem på årsmöten. Under hela projektets gång ska det kontinuerligt rapporteras till Förbundsstyrelsen. Utförande Den första analysen genomförs av arbetsgruppen i form av arbetsmöten och med hjälp av remisser till distriktsstyrelser samt andra intresserade i förbundet. Resultatet sammanställs av arbetsgruppen och rapporteras till Förbundsstyrelsen senast den 10 oktober. Därefter formuleras motioner rörande det hela och skickas in till Riksmötet före motionsstopp. Om motionerna bifalles på Riksmötet så påbörjas arbetet med att formulera kompletterande förslag till distriktens årsmöten. Gruppen närvarar också på distriktsårsmötena för att föredra förändringarna. Projektets ledning Projektet leds och genomförs av Distriktsmedlemskapsutredningsgruppen i samarbete med de olika distriktsstyrelserna. Projektets Budget Budgetförslaget för projektet är en uppskattning av vad det hela kan komma att kosta med besök på distriktsårsmöten och arbetsgruppsmöten. Möten kr Distriktsbesök kr

22 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Administration

23 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) 6. Diskussion: Verksamhetsplan 2009 Av: Aimée Kreuger Dags att börja diskutera verksamhetsplanen för 2009! Det här mötet ska vi framförallt stämma av så att vi är inne på samma linje, septembermötet drar vi upp en skiss och på oktobermötet klubbar vi igenom den. Vi kommer diskutera såväl generell utformning som innehåll. Hur vi hanterar den blir dock en annan diskussion, den hör ihop med diskussionen om riksmötet 2008:2.

24 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) 7. Diskussion: Förbundskansliet Av: Andreas Granander, Vision Som bekant är vi ett stort förbund och vi har många medlemmar både i form av personer och i form av föreningar. Detta har givit som följd att kansliet har förändrats, utvecklats och helt enkelt blivit större. Vi har den senaste tiden haft så många som sju personer som har suttit och arbetat på kansliet i någon form av heltid. Kansliet är inte längre en liten arbetsplats. Kansliet har lite levt sitt eget liv och med detta diskussionsunderlag så vill jag börja en process för att se över kansliet som arbetsplats och som förbundsresurs. Det är inte så mycket en tanke att förändra allt utan snarare att vi måste börja med att ta reda på exakt vad vi har men även vad vi har för behov, vad vi vill att förbundskansliet skall vara. Nedan är texten indelad i tre grovhuggna rubriker och detta är mer tankar än färdiga idéer som jag vill att ni tar till er funderar på och kommer med synpunkter kring. Kansliet är en väldigt viktig del av Sverok och det är viktigt att vi känner att vi kan prata fritt om hur vi ser på denna resurs. Kommunikation Även om förbundsstyrelsen tekniskt sett representerar förbundet utåt så är det snarare förbundskansliet som många kommer i kontakt med i samband med ansökningar och förfrågningar. Därför är det viktigt att vi har en klar bild över gällande kommunikationsvägar. Vad skall kommuniceras vart och vem har ansvar för de olika kontakterna internt såväl som externt? Det finns, så vitt jag vet, lite olika beslut och andra skrivelser som reglerar delar av kommunikationsfrågan. Min tanke är att vi skall titta på vad vi vill ha ut både av intern och intern kommunikation och samla detta i någon form av kommunikationspolicy. En del av den interna kommunikationen som är viktig att kansliet är uppdaterade med de förändringar som förbundsstyrelsen genomför i form av policys och andra beslut. Detta är viktigt för att fastställa vem det är som faktiskt bär ansvaret kring förbundets verksamhet. Skall kansliet vara väl insatta i verksamhetsplanen? Eller vill man hellre att förbundsstyrelsen tolkar och därefter omsätter denna i handlingsplaner som involverar kansliet? En annan aspekt är den förbundsinterna kommunikationen. Är det okej att skicka ut brev från kansliet utan styrelsens eller kanslichefens medgivande? I vilka situationer skulle det kunna vara okej? Det kan vara mycket bra att skriva ner vad som gäller. Inte bara för den dagliga driften utan även för att medlemmarna skall kunna se vad som gäller och hur vi hanterar de e-postadresser de sänder in till oss via Midas eller blanketter. På vilket sätt skall anställda få representera förbundet? Hur ser vi på närvaro på mässor, konferenser och likande? En tanke som jag själv har haft är att anställda skulle kunna finnas med som en resurs och en stärkning av kontinuiteten. Dock så är jag inne på att anställda aldrig skall representera utan att en förtroendevald är med och leder delegationen då det är förbundsstyrelsen som bär det yttersta ansvaret i att representera förbundet. Det finns säkerligen ett flertal aspekter som jag inte har berört ännu som jag vill att ni själva skall tillföra inom området kommunikation. Ni kan prata antingen med mig eller med Aimée om ni har tankar på annat som måste beröras. Effektivitet Sedan jag började som förbundsaktiv 2004 så har kansliet växt från 3½ tjänst till 6 personer plus ringare. Situationen har förvisso förändrats men speglar kansliets nuvarande resurser de ökade behov som har uppkommit? Har arbetsbelastningen verkligen förändrats så mycket? Den mer rättframma versionen av detta trevande frågeställande är: är kansliet effektivt? Jag pratar givetvis inte om huruvida kanslisterna är lata eller något likande utan snarare på om dom arbetar på ett effektivt sätt. Har som rätt verktyg för att bedöma sin egen effektivitet? Hur skulle man kunna göra en sådan bedömning? Kan man kvantifiera effektivitet i den typen av arbete som kansliet sysslar med eller måste vi hitta helt andra bedömningsmetoder? En tanke skulle kunna vara att göra någon form av resurs och uppgiftsfördelningsplan där man tydliggör kansliets interna funktioner. Detta skulle möjligen kunna vara ett ledningsverktyg för kanslichefen för att underlätta dennes arbete och i sin tur optimera effektiviteten på kansliet. Detta skulle även kunna bli ett ovärderligt underlag till kommande anställningar, att ha en tydlig bild av våra resursbehov och den roll som den nya personen kommer att träda in i. Som tidigare nämnts så är kansliet en viktig kontaktyta mot våra medlemmar och då är det viktigt att de upplever kansliet som effektivt. En tanke är att sätta en garanterad svarstid på e-post som skickas till info@sverok.se. Även om ärendet inte kan besvaras inom tiden bör någon form av respons komma som svar så att denne vet hur ärendet ligger till. Kanske finns det andra metoder som man skulle kunna kommunicera med kansliet. MSN? JavaChat?

25 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) En sak man måste tänka på är att upplevd effektivitet och reell effektivitet är skilda saker. Vi vill givetvis ha båda. Men hur skall vi uppnå detta? Resurs Som jag berörde i början av underlaget så är det inte bara en fråga om vad vi har och hur vi styr detta utan även en fråga om vad vi vill ha. Vad vi förväntar oss av kansliet. Hur vill vi att kansliet skall arbeta? Vilka tjänster skall vi erbjuda våra medlemmar? Hur skall kansliet finnas tillgängligt för förbundsstyrelsen? Vill vi ha ett beredande kansli eller vill vi bara att de är en rent verkställande kapacitet? Ett sätt som man kan börja bena ut en vision för vad kansliet borde vara är att titta på hur ni själva ser på kansliet som resurs. Är det något ni saknar eller något som är särskilt bra? Om ni skulle få fria händer att förändra kansliet under en 3 års period, vad skulle ni då göra för förändringar och i vilket syfte? Slutord Detta diskussionsunderlag kommer bli en grund till ett fortsatt utvecklingsarbete som kommer att göras i samråd med vår personal. Men det är viktigt att tänka på att det är deras arbetsplats men vårt förbundskansli och det är viktigt att kansliet fyller förbundets behov i första hand. Sedan är alltid målsättningen att detta görs med personalens trivsel och tycke. Var inte rädda för att tänka stort och galet!

26 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Profil

27 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) Spel

28 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (56) 8. Diskussion: Internationella organisationen Av: Karolina Staël Sverok har beslutat sig för att tillsammans med liknande organisationer i Norge och Danmark bilda en internationell organisation. Organisationen kommer att ha ett uppstartningsmöte (General assembly) i september där styrelse väljs, stadgar klubbas och namn fastställs. Allt är i rullning och till hösten kommer troligen organisationen att finnas och arbeta på med ja, vaddå? Vad vill vi uppnå med organisationen? Jag vill att vi funderar på vad vi har för tankar om den internationella organisationen. Vad ska den arbeta med? Vad är dess kortsiktiga och långsiktiga mål? Vad vill vi egentligen uppnå med den? Det som konkret har skrivits hittills om organisationens syfte är det som står i de bifogade dokumenten. Om vi vill ändra, lägga till eller ta bort något är det dags att komma fram till det nu så att vi har en rimlig chans att få igenom förändringar på uppstartsmötet i september. Fundera även på om du skulle vilja delta på uppstartsmötet. Bifogade dokument Charter of Incorporation (v 1.2) Byelaws for the Nordic Organisation for Fantastic Activities (v. 1.2)