Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok

Transkript

1 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund, Sverok Datum: Föregående möte: Vid protokollet, Justeras, Christer Pettersson Mötessekreterare Erik Hedberg Justerare

2 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) Bilaga: Dagordning 1. Formalia... 3 Verksamhetsplansärenden Diskussion: Central alkoholpolicy Diskussion: Flexibelt Sverok Beslut: Olas projekt Beslut: Styrdokument Utbildningsgruppen Beslut: Intygspolicy Beslut: Projektdirektiv Internetbaserad organisering Måldokumentsärenden Beslut: Ett enhetligt system för styrning och dokumentation Beslut: Förarbete till policysamling Beslut: Betala för arbete Diskussion: Spel för alla Beslut: Avlastningsutskott Beslut: Resepolicy Beslut: Ersättningspolicy Hållbar ekonomi-ärenden Förvaltningsärenden Beslut: Ändringar i styrdokument för förbundssekreterare Beslut: Ratificering av särskilda bidrag beslutade per capsulam Beslut: Motion om ombudsvalssekretess Diskussion: Riksmötet Beslut: Anta nya föreningar Beslut: Antagande av utredning av ekonomihanteringsstöd till distrikten Beslut: Riksmöte på hösten Beslut: Personaldirektiv Mediebevakning Beslut: Styrdokument Forumgruppen Rapporter Rapport: Ekonomi Rapport: Ekonomiteamets uppdrag Rapport: Förbundskansliet Rapport: Förbundssekreterare Rapport: Föreningsstatistik Rapport: Hyperions Landsting Rapport: Juridiskt stöd Rapport: Rapport: LSU:s utskottsgrupper Rapport: Midasprojektet Rapport: Ordförande Rapport: Politik och påverkan Rapport: Samarbete med kommersiella aktörer Rapport: Specialbidragen Rapport: Spelfest Rapport: Vykortsförsöket Rapport: Äventyr på bibliotek Övriga ärenden Diskussion: Sverok Drift och Förbundsstyrelsen Diskussion: Marknadsföring Diskussion: Målgruppsplan Diskussion: Långsiktighet

3 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) 1. Formalia Mötet beslutade att 1...fastställa röstlängden. 2...förklara mötet beslutsmässigt. 3...välja mötesfunktionärer. 4...fastställa adjungeringar. 5...fastställa dagordningen. 6...lägga bilagda rapporter till handlingarna. Handlingar i ärendet Bilaga: Röstlängd Bilaga: Mötesfunktionärer. Bilaga: Adjungeringar. Bilaga: Dagordning (sidan 2).

4 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) Bilaga: Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet Aimée Kreuger, förbundsordförande. Christoffer Fogelström, ledamot Daniel Andersson, ledamot David Karlsson, ledamot Erik Hedberg, ledamot (förbundssekreterare) Jesper Berglund, ledamot Maria Rodén, ledamot Frånvarande Tobias Lehto, ledamot Dan Sivnert, ledamot (vice ordförande)

5 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) Bilaga: Mötesfunktionärer Mötesordförande Jesper Berglund Mötessekreterare Christer Pettersson Justerare Erik Hedberg

6 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) Bilaga: Adjungeringar Christer Chrisp Pettersson, funktionär. Lars Molle Johansson gäst: Diskussion: Flexibelt Sverok, sakkunnig: Beslut: Förarbete till policysamling, sakkunnig: Beslut: Ett enhetligt system, gäst: Diskussion: Spel för alla, föredragande: Beslut: Personaldirektiv Mediebevakning, sakkunnig: Diskussion: Långsiktighet, sakkunnig: Beslut: Styrdokument: Utbildningsgruppen, sakkunnig: Beslut: Projektdirektiv: Internetbaserad organisering, gäst: Diskussion: Olas projekt. gäst: Beslut: Betala för arbete gäst: Beslut: Avlastningsutskottet gäst: Beslut: Resepolicy sakkunnig: Diskussion: Riksmötet gäst: Beslut: Ändringar i styrdokument för förbundssekreterare Niklas Flax Kärrstrand, gäst. Jon Nilsson, gäst. Ola Ekegren, gäst sakkunnig: Diskussion: Riksmöte, sakkunnig: Diskussion: Sverok Drift och Förbundsstyrelsen Jenny Petersson, gäst lördag Personer kan adjungeras som Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

7 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) Verksamhetsplansärenden

8 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) 2. Diskussion: Central alkoholpolicy Av Jesper Berglund Frågan om alkohol är något som tas upp då och då, såväl på riksmöten som vid andra tillställningar. Sverok har idag en policy för alkohol vid slag men i övrigt bara kring det ekonomiska runt alkohol. Även om vi inom Sverok diskuterar huruvida vi är ett ungdomsförbund eller något annat så ses vi, i mångt och mycket, på som ett ungdomsförbund. Ett förbund för ungdomar. För att vi ska slippa få upp frågan på bordet hela tiden kan det vara vettigt att vi antar en central alkoholpolicy, formulerad på ett sätt att den kan hålla i flera år utan att behöva ändras. Detta som ett led i arbetet att skapa ett Sverok där alla kan känna sig trygga som det står om i verksamhetsplanen. Detta diskussionsunderlag är till för att vi ska diskutera om vi vill anta en central alkoholpolicy och vad som i så fall ska stå i den. Om vi vill ha en så kommer själva antagandet att ske på ett senare möte eller på riksmöte i form av motion om vi beslutar det. Den behöver dock oavsett behandlas av FS. Tre linjer Som jag ser det finns det i huvudsak tre linjer vi kan välja om vi vill ha en alkoholpolicy. Givetvis finns det gråskalor mellan dem. 1. Nolltolerans. Den här punkten utgår från att alkohol alltid är dåligt och aldrig ska nyttjas på något sätt i sammanhang knutet till Sverok. Väljs detta alternativ bör policyn innehålla skrivningar som rättfärdigar den rigida hållningen som statistisk kring barn till missbrukare, trygghet och rätten att inte behöva utsättas för alkoholpåverkade människor. 2. Fritt fram. Den här punkten utgår från att alkohol i stort sett aldrig är ett problem och att alla medlemmar klarar av att hantera alkohol. Punkt 2 säger uttryckligen att inga regler, varken nedskrivna eller sociala, ska finnas för alkohol i Sverok-sammanhang annat än vad som gäller enligt lag. Om den här hållningen är den FS vill gå på bör policyn innehålla massor av alkoholromantiserande skrivningar om uppsläpphet, social samvaro och om vikten av att unga får ett vettigt förhållningssätt till alkohol. 3. Skydd av underårig. Trean kan sammanfattas med att Sverok tar en policy som innebär att inte på tillställning där det finns folk under 18 (eller 20 om vi väljer det) får drickas alkohol. Detta utifrån att unga inte ska socialiseras in i ett sammanhang där alkohol ses som nödvändigt för att vara social. Även många punkter från linje 1 kan användas för att argumentera för denna hållning. Nackdel med linje 2 är främst att den framstår som väldigt oansvarsfull gentemot myndigheter och mot föräldrar som redan idag tvekar att skicka sina barn till hemska rollspelare. Det kan också göra att de som har problem med alkohol, antingen för egen del eller för andras, väljer att inte vara delaktiga i några aktiviteter. Nackdel med både ettan och trean är främst att de som idag inte kan tänka sig att vara utan alkohol under en helg väljer att inte deltaga i aktiviteter. Det såväl på riksmöten som slag och andra aktiviteter. Det finns också en möjlighet att arbetsgruppsledare försvårar för folk under 18 att deltaga i arbetsgrupperna om det finns en tradition inom arbetsgruppen att konsumera alkohol vid samvaro inom gruppen. Exemplet är hypotetiskt och ingen nuvarande arbetsgrupp fanns i tankarna vid tillfället för skrivandet. Jag vill att styrelsen kort diskuterar: Vill vi ha en central alkoholpolicy? Vilken linje vill vi i så fall driva i policyn? Hur ska policyn antas?

9 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) 3. Diskussion: Flexibelt Sverok Av: Aimée Kreuger På förra mötet antog vi ett dokument som sa att styrelsen inte ska vara den som utför det praktiska arbetet. Vi har en tanke på hur det ska utföras, t.ex. med arbetsgrupper och kansli, men vi kan fundera mer över hur vi i större utsträckning blir en organisation som är lätt att engagera sig i. De aktiva ideella - ninjorna Tittar man på det ideella engagemanget idag så fungerar det på många olika sätt, men bland våra aktivt engagerade är den vanligaste typen av engagemang ett som snabbt blossar upp och lika snabbt dör. Det är inget fel i den typen av engagemang, utan helt naturligt att en ideell anpassar sig efter vad den tycker är kul för stunden. Sen är det upp till organisationen att anpassa sig så att det finns utrymme för ninjande. Ett undantag är såklart om man tagit på sig ett längre uppdrag, oavsett om det är att sitta i en styrelse eller utföra en specifik långsiktig uppgift. Då har man tagit på sig ett ansvar gentemot organisationen som går utöver vad man brinner för för stunden, och att göra det engagemanget attraktivt är en annan diskussion. Spelarna - experterna En annan typ av engagemang är det som vi i nuläget har svårt att stödja och använda oss av, och då tänker jag på det som finns hos de aktiva spelarna. För att en så stor organisation som Sverok ska fungera behövs det aktiva som är intresserade av själva organisationen, och vara en del av kulturen där. Det man då missar är den aktiva kopplingen till spelandet och spelarkulturen. Även om man fortfarande spelar så har de flesta inte kapacitet att vara insatta i två sammanhang samtidigt, och det är i sig inte ett problem. Här är det snarare, precis som med ninjaengagemanget, viktigt att det finns utrymme för de aktiva spelarna att använda Sverok som verktyg för att realisera sina visioner kring sin spelkultur. Utrymme för ninjor och experter Vår uppgift är varken att vara ninjor eller experter, utan att vara strateger, och en del av det är att skapa utrymme för de två typerna av engagemang jag beskriver ovan. Hur tycker vi att utrymmet ser ut idag? Hur skulle vi vilja att det såg ut? Vad är lättast att fixa så att vi tar ett snabbt steg i riktning mot målet?

10 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) 4. Beslut: Olas projekt Mötet beslutade att 1...anta projektdirektivet med kravet att det inkommer en kompletterande plan som utvecklar efterarbetet och övriga frågetecken som framkommit under styrelsens diskussioner. 2...kansliet får i uppdrag att erbjuda projektet hjälp med att ansöka om bidrag. 3...Sverok finansierar en projektanställning på 25 % från 15 november till 15 januari, med Sverok som arbetsgivare, i väntan på den kompletterande planen. 4...projektplanen inte antas om inte annan part än Sverok blir projektets huvudman. 5...Sveroks stöd till projektet ska regleras i ett avtal med projektets huvudman. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Olas Projekt Expedieras Klara Johansson, Internationella arbetsgruppen. Förbundskansliet.

11 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) Diskussionsunderlag: Olas Projekt Klara Johansson, klara.johansson@internationellt.sverok.se, Projektplan Vad? En arbetsgrupp på tio personer, inklusive spelledare från Sverok, utomstående tolkar, och projektansvariga kommer under hösten 2008 tillsammans med flyktingbarn boende i flyktinglägren utanför Tindouf, Algeriet att utföra ett rollspelsprojekt. En grupp på sex stycken spelledare från Sverok, kommer tillsammans med barn i åldrarna åtta till tretton, att i flyktinglägren planera, bearbeta och genomföra rollspel. Som förberedelser för detta projekt kommer den tillsatta arbetsgruppen att besöka svenska skolor, och planera, skriva och genomföra rollspel med barn i samma åldrar. Hur? Projektansvariga kommer att tillsätta en arbetsgrupp på sammanlagt tio personer som kommer att arbeta med detta projekt. Gruppen kommer att bestå av sex stycken spelledare från Sverok samt tre stycken tolkar och en projektledare. Så snart arbetsgruppen är tillsatt kommer dess medlemmar att börja samarbeta och förbereda sig för projektet och resan till Algeriet i form av att spela rollspel och att öva sig på att skriva manus för rollspel tillsammans. Arbetsgruppen kommer sedan att besöka svenska skolor och arbeta på samma sätt med barn i åldrarna åtta till tretton. Projektansvariga kommer också att förbereda resan till flyktinglägren i form av seminarium och en kortare utbildning av arbetsgruppen i flyktinglägrens nuvarande situation, den historiska bakgrunden, levnadsförhållanden i lägren och kulturella skillnader. Under vistelsen i flyktinglägren kommer deltagare från Sverok samt medföljande tolkar att delas in i mindre grupper som kommer att jobba med barngrupper på ca fem barn i varje. Fem barn i varje grupp, gör arbetet behändigt och lättvindigt för spelledarna, och det ger barnen plats att få den uppmärksamhet och utrymme som krävs. Varje grupp kommer också att bestå av två spelledare och en tolk. Totalt kommer tio personer att åka till flyktinglägren. Det innebär alltså sex spelledare, tre tolkar och en projektansvarig. Vi kommer att stanna i lägren i två veckor. Man kommer alltså att jobba med tre barngrupper i taget, med ett rullande schema. Spelledare från Sverok kommer att genom diskussion och interaktion med barnen i flyktinglägren komma fram till deras intressen och erfarenheter som kan användas i rollspelssammanhang. Därefter kommer barnen tillsammans med spelledarna att skriva manus för rollspelen. Språket som talas i lägren är Hassania som är en lokal dialekt av Arabiska, samt Spanska. Detta innebär att tolkar kommer att behövas under resan. I budgetplaneringen såväl som i planeringen av arbetet på plats har tolkarnas roll räknats in. Redan i planeringsstadiet har vi fått erbjudandet om att använda oss av vuxna boende i flyktinglägren som tolkar, vilket är ett mycket bra erbjudande. Det är inte alls omöjligt att vi kommer att behöva ta hjälp av vuxna i lägret, men i nuläget kommer vi att utgå från att vi börjar jobba med spansktalande tolkar i Sverige, som sedan kommer att följa med oss till lägren. Detta på grund av att vi vill ha med tolkarna i ett så tidigt stadium som möjligt i planeringsarbetet. Vi vill att de ska kunna träffa arbetsgruppen och jobba tillsammans med denna ett antal gånger innan vi åker ned. Det är också viktigt att introducera tolkarna i hur rollspel fungerar och hur vi kommer att jobba med rollspel på plats, eftersom de i allra högsta grad kommer att vara en aktiv del av arbetsgruppen i utförandet av rollspelen. Ansökan om finansiering för projektet kommer att skickas till ett flertal olika organisationer och bidragsgivare. Projektet kommer att finansiera en projektanställning på 50 %. Sverok kommer under anställningen vara ansvariga för att betala ut en lön till projektanställd. Denna utgift kommer sedan att täckas i projektets totala budget. Sverok kommer alltså att få tillbaka utbetalda pengar. Den totala budgeten kommer att ansökas om externt, men Sverok kommer att bli ansvariga för projektanställningen under det förberedande arbetet samt under projekttiden. Vilka? En grupp på tio personer kommer att åka till Tindouf. Denna grupp består av spelledare från Sverok, tolkar, samt projektansvariga. En lista på kontakter kommer i slutet av denna projektbeskrivning. Målgrupp Målgruppen kommer att vara flyktingbarn i åldrarna åtta till tretton. Ingen övre åldersgräns är satt då alla som vill engagera sig och lära sig rollspel naturligtvis är mycket välkomna in i någon grupp. Vi ser en risk med att barn som är under åtta år, kan uppleva det svårt att lära sig alla steg i att spela rollspel och väljer därför att sätta en lägre gräns vid åtta års ålder.

12 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) Att målgruppen kommer att vara barn mellan åtta och tretton beror på att vi bedömer att denna åldersgrupp är den som kommer att kunna tillgodogöra sig mest av projektet, och att vi genom att jobba med denna åldersgrupp har störst chans att uppfylla projektets syfte. Syfte Projektets syfte är att barnen ska kunna lära sig, förstå, och sedan själva kunna använda sig av rollspel som ett sätt att underhålla sig själva och sin omgivning. Att spela rollspel ska kunna fungera som ett sätt att få utlopp för sitt lek och spelbehov som barn, samt ett sätt att få använda och utveckla sin fantasi. Syftet med att jobba med barn i flyktingläger är att Sveroks medlemmar ska kunna visa och dela med sig av glädjen i att spela rollspel till barn som lever i flyktingläger med mycket knappa resurser. Eftersom syftet med detta projekt är att det ska fungera som en glädjespridare för barnen i flyktinglägret är det mycket viktigt att det sker på deras villkor. Det är viktigt att spelledare från Sverok som kommer att vara med och genomföra detta projekt samarbetar med barnen. En stor vikt ligger på att barnen är med från början, och skriver manuset tillsammans med spelledarna. På detta sätt kommer vi att kunna tillgodose barnens behov, och att kunna använda oss av deras intressen. Barnen kommer då också att känna att de är med på projektet från början, och att de inte känner att vi lägger ett ansvar på dem som de måste leva upp till. Meningen är naturligtvis att barnen ska ha roligt när vi genomför projektet. Tillvägagångssättet är därför ett mål i sig. När? Den totala projekttiden kommer att vara mellan 1: e november 2007 och 15:e december Nedan följer en tidsberäkning för den totala tid som projektet kommer att ta: Projektet startar efter att Sveroks styrelse har fattat ett beslut om att genomföra projektet. Beslut om projektets genomförande kommer att tas upp på Sveroks styrelsemöte den 10:e - 11:e November. Projektanställd (a) kommer därefter att börja sammanställa ansökningar om finansiella bidrag och börjar skicka ut dessa så snart som möjligt. Ansökningar om pengar kommer att pågå under hela projekttiden tills den totala budgeten är uppnådd. Kontinuerliga rapporter kommer att lämnas från projektansvariga till Sveroks styrelse angående arbetet med att söka bidrag. Projektanställd (a) kommer att jobba med att sammanställa den arbetsgrupp som kommer att åka till flyktinglägret from 1: e januari. Detta kommer att innebära resor till olika konvent och mötesplatser för Sveroks medlemmar, samt annonsering och information om projektet på Sveroks forum, hemsida samt tidning, och bland Sveroks föreningar. Sammansättningen av en arbetsgrupp bör vara färdig den 30: e mars, då förberedelsearbetet för denna grupp kommer att börja. Därefter kommer denna arbetsgrupp att träffas tillsammans med projektansvariga och ansvariga för rollspelen och noggrant gå igenom projektbeskrivningen. Under samma tid kommer projektanställd (a) att arbeta med att hitta och rekrytera tolkar, som är villiga att ställa upp i projektarbetet. De kommer att kontaktas genom olika intresseföreningar, förbund och självklart kommer också tolkar letas inom Sverok. Projektanställd(a) kommer i Januari att översätta projektbeskrivningen till engelska och skicka denna till vår västsahariska kontakt i Sverige, Lamine Yahoui, som sedan kommer att skicka denna vidare till skolor i lägren. Projektanställd (a) kommer därefter att vänta på respons från skolans ansvariga, och anpassa projektbeskrivningen efter denna. Under våren kommer projektansvariga att ha en kontinuerlig kontakt med skolans ansvariga, där man tydligt beskriver projektets syften och mål. Det är viktigt att dessa framgår tydligt och att skolans ansvariga är positiva till projektets genomförande. Arbetsgruppen kommer under Maj, juni, juli, augusti och september att träffas kontinuerligt och spela rollspel tillsammans. Tid kommer också att läggas på förberedande arbete i form av att denna arbetsgrupp träffar mindre grupper med barn i åldrarna 8-13 och praktiserar att skriva manus och spela rollspel med dem, samt att medföljande tolkar är med och spelar rollspel med spelledarna. Projektanställd(a) kommer att ta kontakter med skolor i Sverige, och anordna besök i skolor under augusti månad. Ett tvådagars seminarium med utbildning i de aktuella flyktinglägrens situation för arbetsgruppen kommer att hållas innan resan sker, förslagsvis under augusti månad. Där kommer en kunnig föreläsare att kortfattat gå igenom Västsaharas och flyktingarnas historia och nuvarande situation, praktiska kunskaper om lägren, samt kulturella och religiösa skillnader. Efter att projektet är avslutat och arbetsgruppen är tillbaka i Sverige, är det viktigt att projektet utvärderas. Detta kommer att ske i tre steg under oktober till december 2008, men börja redan innan vi har lämnat lägren. Då vi avslutar projektet på plats kommer vi att ha en utvärdering tillsammans med barnen där vi diskuterar och samtalar med dem om vad de har tyckt om att spela rollspel. Eftersom vi inte vill lägga detta som någon press på barnen kommer den att bestå av enkla och konkreta frågor som är lätta för dem att svara på. När vi sedan är hemma är det viktigt att vi gör en intern utvärdering inom arbetsgruppen. Vi kommer då att använda oss av

13 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) barnens kommentarer och åsikter, och sedan kommer vi att gå igenom denna projektplanering och det tänkta syftet för att bilda oss en uppfattning om vi har lyckats genomföra projektets syfte. I samband med detta kommer vi också att göra en utvärdering av arbetsgruppens egna upplevelser av vistelsen i lägret. I utvärderingen kommer vi att gå igenom målen och syftet punkt för punkt och analysera vårt arbete med detta. Resultat kommer sedan att redovisas för Sveroks styrelse såväl som för våra bidragsgivare. Budget Den totala budgeten, inklusive anställningskostnader är på SEK. Av dessa pengar kommer Sveroks självfinansiering att uppgå till Resekostnader; SEK i resekostnader. Detta inkluderar kostnader för ned och hemresa för samtliga involverade i projektet; d.v.s. spelledare, tolkar och projektansvariga. Vi beräknar att denna summa kommer att täcka flygbiljetter och transportkostnader för tio personer. I denna summa är också kostnaden för visum medräknade. Visumen kommer att kosta 1500 SEK, alltså 150 SEK per person. Försäkringskostnader; SEK i försäkringskostnader Kostnader för reseförsäkringar för resande medlemmar. Tolkar och ansvarig för rollspelen; SEK i ersättning till tolkar En ersättning som vi kommer att erbjuda de tolkar som medföljer. Vi beräknar att vi kommer att behöva totalt 3 tolkar, som kommer att få en ersättning på SEK per tolk. Denna ersättning kommer att utbetalas som en engångssumma till tolkarna då projektet är avslutat. Vad gäller ansvarig för rollspelen, och pedagogisk ledare för arbetsgruppen, så bör en engångssumma avsättas till denne som kommer att utbetalas då projektet är avslutat. Projektet kräver att rollspelsansvarig utför förberedande arbete motsvarande 20 % fram tills dess att projektet startar på plats i oktober 2008, samt är med på plats under hela vistelsen i lägren. Vi vet i nuläget inte om denna 20 % tjänst kommer att delas mellan flera personer, eller om en person ensam kommer att bli ansvarig. Summan kan alltså komma att delas mellan ett flertal personer. Ersättningen för 20 % arbete under denna tid, blir SEK. Mat och boende; SEK för mat och boende för arbetsgruppen under vistelsen i lägren. Vi kommer att vara i behov av att ta med oss mat, då resurserna på plats är mycket knappa. Vi kommer at ta med oss grundläggande förnödenheter, som ska räcka till oss själva under hela vår vistelse i lägren och som också bör räcka till de vi samarbetar med på plats; d.v.s. barnen i skolorna, skolans ansvariga, och boende i lägren som eventuellt kommer att hjälpa till som tolkar. Vad gäller boende är det troligt att medlemmarna i projektgruppen kommer att behöva ta med sig egna tält och övrig utrustning för att sova i. Materialkostnader; 5000 SEK för symbolisk rekvisita för projektet. Material som kommer att behövas för planeringen och genomförandet av rollspelen. Gåva; för en gåva till skolan vi kommer att arbeta med, förslagsvis förbrukningsmaterial som man kan använda sig av när man spelar rollspel eller förbrukningsmaterial till skolan i form av pennor, böcker o.dyl. Projektanställning; i kostnader för en projektanställning inklusive sociala avgifter.

14 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) Projektet kräver en halvtids projektanställning under perioden från det att beslutet har fattats från styrelsen att genomdriva projektet tills dess att projektet är avslutat i december Det finns också en möjlighet att inom ramen för denna budget dela på ersättningen mellan fler projektanställda, som tillsammans utgör en tjänst på 50 %. Övrigt; i kostnader för kommunikationskostnader, resekostnader innan projektet genomförs på plats, dvs. kostnader för arbetsgruppens resor inom Sverige i förberedande syfte, samt oförutsedda utgifter. Praktiska detaljer Vi kommer att besöka ett flyktingläger i Sahara, med mycket knappa resurser och utan några som helst ekonomiska tillgångar. Människorna i lägren är helt beroende av bidrag utifrån, och lägren är uppbyggda enbart genom bistånd. Detta innebär att vi under vår vistelse där måste vara beredda på att sköta oss själva, i fråga om mat och boende. Vi kommer att behöva ta med oss mat och vatten som räcker för hela perioden vi är där, och vi bör också kunna dela med oss av denna till barnen vi arbetar med. I oktober kommer klimatet i lägren inte vara outhärdligt varmt, men klimatet kommer ändå att vara påfrestande för dem som reser ned. Temperaturen skiftar kraftigt mellan natt och dag, och det gör att nedresande måste förbereda sig på att det kan vara jobbigt, och det är viktigt att man förutser sådana här saker i förväg. Lägren är belägna i en del av Sahara som då och då drabbas av sandstormar och vi bör vara förberedda på att det kan komma väderförhållanden som kan påverka projektet. För att undvika detta så mycket som möjligt har vi valt att åka ned i oktober månad, då förutsättningarna är som bäst. Risker och riskhantering? Sveroks resurser består av en mångfald av duktiga och kunniga rollspelare i varierande åldrar, samt en tydlig organisationsstruktur. Detta innebär att Sverok som organisation har goda möjligheter att lyckas genomföra projektet, men ett projekt av dessa mått innebär alltid risker, och detta gör att planeringen också bör innefatta en bedömning av dessa, samt en hantering av eventuella risker. De främsta risker som detta projekt står inför är: Att vårt besök inte uppskattas av de boende i lägren, utan snarare skapar missförstånd och besvikelse. Orsaker till detta kan vara att syftet med vårat projekt och vårat besök i lägret inte tydligt har framgått. Detta är en risk då det finns svårigheter att ha kontakt med lägren, samt att det finns språkbarriärer mellan oss och barn och vuxna i flyktinglägren. Internet finns inte i lägren och telefonerna fungerar dåligt. Därför är det mycket viktigt att vi tar tillvara på våran västsahariska kontakt i Sverige, som kommer att vara den som hjälper oss med all kommunikation med lägren. Det är viktigt att vara tydliga med vårt syfte och mål, vad vi tänker göra i lägren och hur länge vi kommer att stanna. För att förhindra att missuppfattningar uppstår, bör vi kontinuerligt skicka information om hur processen med projektplaneringen ser ut till Lamine, som är vår västsahariska kontakt. Det är också av stor vikt att vi är tydliga med att presentera vårt syfte och mål, och vad vi kommer att göra inför barnen och ansvariga i skolorna när vi väl är på plats. Vi vill absolut inte orsaka att någon i lägren, varken barn eller vuxna, känner sig besvikna, eller trampade på tårna av vårt besök. Väderförhållanden i lägren. Eftersom vi kommer att besöka Saharas öken, är väderförhållanden en utmaning som också kan bli till ett problem. Under sommar halvåret är det väldigt varmt i lägren, och det är också stora temperaturskillnader mellan natt och dag, och då och då drabbas lägren av sandstormar. För att hantera detta på bästa sätt, är resan förlagd till oktober då det finns bäst förutsättningar för vädret, och då det är minst chans att väderförhållanden skulle hindra att projektet kan genomföras. Om stora svårigheter med vädret skulle uppstå bör vi vara beredda på att få stanna i lägren längre än väntat. Vi bör också vara beredda på att vi kan komma att behöva skjuta på nedresan ytterligare om något oförutsett händer med vädret. Det är också viktigt att de medlemmar som reser ner är förberedda på att klimatet kommer att vara annorlunda än hemma och tar med sig utrustning för detta. Att vi inte lyckas få ihop den totala budgeten genom de ansökningar som kommer att göras. En risk som innebär att planeringen av projektet kan påverkas, och i värsta fall att vi inte kommer att klara alla utgifter som projektet innebär. Projektanställd (a) kommer att ansöka om den totala budgeten från SIDA, Forum Syd, LSU, samt från olika EU fonder som inriktar sig på att skänka bidrag till barn och ungdomsprojekt. Pengar kommer alltså att sökas från ett flertal olika fonder och bidragsgivare. Denna projektplanering kommer att användas när ansökningarna görs. Bidragsgivare kan ha åsikter om att finansiera projektet tillsammans med andra finansiärer. Av denna anledning är det viktigt att vi söker bidrag från ett flertal olika bidragsgivare, men också att vi är tydliga och öppna med hur vi kommer att använda pengarna och om finansiärerna ber om en kontinuerlig redovisning av hur pengarna används så är vi naturligtvis redo att ställa upp med det. Man bör också vara beredd på att finansiärer ställer krav på hur projektet ska genomföras och för att klara ekonomin kan det hända att vi måste ändra några saker i projektplaneringen och eventuellt i genomförandet av projektet, utan att detta går ut över själva syftet med projektet. Viktigast av allt är att projektet uppfyller sitt syfte.

15 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) Kontakter. Lamine Yahiaoui Västsaharas representant i Sverige, som kommer att hjälpa till med inresetillstånd till Algeriet samt med kontakter i lägren. Vår viktigaste länk till lägren polisasw@yahoo.org Patrik Balint Rollspelsansvarig och pedagogisk ledare för arbetsgruppen. Kratsbodavägen 51 3 tr Bromma patrik_balint@hotmail.com Klara Johansson Projektledare Sofiagatan 52E Göteborg klara.johansson@internationellt.sverok.se

16 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) 5. Beslut: Styrdokument Utbildningsgruppen Mötet beslutade att 1...anta Styrdokument: Utbildningsgruppen Handlingar i ärendet Styrdokument: Utbildningsgruppen Expedieras Karoline Jonasson

17 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) Styrdokument: Utbildningsgruppen Av: Karolin Jonasson Detta styrdokument gäller tills förbundsstyrelsen fattar ett nytt beslut. Syfte och uppgift Mål Anordna två konferenser per år för engagerade i Sverok Aktivt söka existerande utbildningar som passar i de flesta led; Förbundsstyrelse, Distrikt, Arbetsgrupp och Förenig. Vara ett stöd för att starta olika former av nätverk inom förbundet Konferenser Konferensernas huvuduppgift är att vara ett forum för att utveckla förbundet och distrikten genom olika former av diskussioner, workshops och liknade. Det är även viktigt att ge tid för deltagarna att kunna knyta kontakter på ett mer personligt plan. Utbildningar Utbildningarna ska inte anordnas av gruppen, gruppen ska fungera som en sambandscentral när behov finns. Vid utbildningar riktade mot föreningar är det gruppens uppgift att gå ut med den information som behövs, föreningarna själva står för kostnader för t.ex. resor. Det är därför viktigt att försöka hitta likvärdiga utbildningar i hela landet. Gruppen bör i största mån samarbeta med Studiefrämjandet. Gruppen skall aktivt söka riktade utbildningar för t.ex. sekreterare. Vid dessa utbildningar förs diskussioner angående olika kostnader från fall till fall, Förbundsstyrelsen beslutar i dessa frågor. Nätverk Gruppen skall vara en hjälpande instans för att starta nätverk om behov finns. Gruppen skall inte på något sätt styra träffarna, endast hjälpa till att anordna där behov finns. Arbetsgrupp Gruppen bör bestå av mellan 3-5 personer. Det är viktigt att gruppen har en geografisk spridning. Budget Kostnaderna inom arbetet går under resultatenhet 82: Distriktsstöd, 83: Distriktskonferenser.

18 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) 6. Beslut: Intygspolicy Mötet beslutade att 1...avslå föreslagen intygspolicy. 2...föreslagen intygsmall antas efter grafisk behandling av Jesper. 3...kansliet ges i uppdrag att förvalta intyget samt publicera det på lämpligt sätt via sverok.se 4...förbundsordföranden ges i uppdrag att fördela ansvaret på ansvariga inom Sverok att sprida informationen om intyget till sina medhjälpare. Handlingar i ärendet Rapport: Intygspolicy Policy: Intyg Expedieras Förbundskansliet.

19 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) Rapport: Intygspolicy Av Tobias Lehto Jag har arbetat fram ett förslag på en arbetsordning för intygen, samt färdigställt en intygsmall. Här nedan finns både förslaget på intyg samt policyn.

20 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sverok (123) Policy: Intyg Denna intygspolicy omfattar Sverok som centralorganisation, dess arbetsgrupper, förbundsstyrelse, distrikt och kansli. Policyn gäller från och med 2007-XX-XX, och tills en förändring av policyn genomförs. Förändringar kan endast genomföras genom beslut av förbundsstyrelsen. Vem är berättigad till ett intyg. Detta avgörs av den person som är berättigad att ansöka om intyg för personen. Vem har rätt att ansöka om intyg. För arbetsgruppsmedlemmar ansöker endast arbetsgruppledaren. För distriktsaktiva ansöker endast distriktsordföranden. För förbundsstyrelseledamöter ansöker endast förbundssekreteraren. För arbetsgruppledare samt förbunds och distriktsordförande ansöker endast förbundsordföranden. För kanslianställda och kansliet underställda personer ansöker endast kanslichefen. Hur ansöker man om intyg. Personen som skall få intyget skickar sin ansökan till den person som är berättigad att ansöka om intyg för den kategori till vilken personen hör. Begärs intyg från fler än en kategori skall en separat ansökan skickas till varje ansvarig. Den ansvariga personen beviljar eller avslår därefter ansökan om intyget och vid en beviljan skickar denna person in en komplett ansökan till Sveroks kansli som handhar det praktiska kring intyget. Avslås ansökan bör den ansvarige motivera detta. Övrigt. Ansökan om intyg skall innehålla samtliga uppgifter som anges nedan, saknas någon av uppgifterna räknas ansökan som automatiskt avslagen. Intyg skall utfärdas på därför avsedd blankett, övriga intyg är icke giltiga som officiella intyg och deras trovärdighet är därmed icke garanterad av Sverok som organisation. Ansökan skall innehålla. Fullständigt namn på personen som skall få intyget Fullständigt personnummer på personen som skall få intyget Grupptillhörighet för personen som skall få intyget Adress dit intyget skall skickas