Kultur- och fritidskontoret FAQ. Lokalbokningar

Transkript

1 Kultur- och fritidskontoret FAQ Lokalbokningar

2 FAQ för lokalbokningar Bokningshandläggare: Mirja E Sigfalk Andreas Godenius Ester Minasson Bokningstelefon: tel , vardagar kl och Mailadress: boka@sodertalje.se Webb allmän info om bokningar: Webb för lokalbokningar: Södertälje kommun Förening och anläggning 2

3 Jag vill boka en lokal, hur gör jag då? FAQ Vi tar emot bokningsförfrågningar via vårt bokningssystem ( eller via mail (till Du skickar en förfrågan via bokningssystemet eller mail så kommer handläggarna att behandla din förfrågan och du får ett svar via mail. Handläggningstiden för en bokningsförfrågan är 4 arbetsdagar men ofta går det fortare än så. Jag ska ha fest, vilka lokaler kan jag hyra då? I dagsläget har kommunen bara 2 lokaler som hyrs ut för fester. Saltskogs allaktivitetshus och Gillberga friluftsgård. Får man dricka alkohol i lokalerna? Vi tillåter endast alkohol i lokalerna ovan, i alla andra lokaler är det alkoholförbud. För bedömningen om man behöver ha tillstånd för att få dricka alkohol i dessa lokaler måste hyresgästen själv kontakta kommunens tillståndsenhet och kolla med dem vad som gäller. Jag vill hyra en matsal för att ha fest, får jag det? NEJ, skollokaler, idrottsanläggningar, fritidsgårdar mm hyrs ej ut för fester och alkoholförbud råder i dessa lokaler. Södertälje kommun Förening och anläggning 3

4 FAQ Jag vill boka Järna Futurum, hur gör jag då? Futurum i Järna bokas av fritidsgården i Järna så kontakta Kerstin Ahlbeck på tel eller via mail kerstin.ahlbeck@sodertalje.se Hur får jag nyckeln till lokalen som jag har bokat? Det är olika beroende på vilket objekt man har hyrt var man hämtar nyckel, passerkort mm. På bokningsbekräftelsen står det info om vart du ska vända dig för att få mer information om detta. Vart/hur lämnar jag tillbaka min nyckel/passerkort? Har du kvitterat ut en nyckel/passerkort på en skola (eller något annat ställe än i stadshuset) måste du lämna tillbaka din nyckel/passerkort där du har hämtat den. Har du kvitterat ut nyckel/passerkort i stadshuset av bokningen lämnar du tillbaka den i stadshusets reception under deras öppettider (se kommunens hemsida för öppettider). Du anger namn, personnummer och till vilken anläggning nyckeln går när du lämnar tillbaka nyckeln. Du kan också lägga nyckeln i ett slutet kuvert tillsammans med en lapp med ditt namn, personnummer och telefonnummer i det brevinkast som finns vid entrén i stadshuset. Passerkort som är utkvitterade av bokningen i stadshuset behövs ej lämnas tillbaka (man betalar ett engångsbelopp på 50:- för dem). Södertälje kommun Förening och anläggning 4

5 Vad kostar det att hyra en lokal? FAQ Lokalerna som vi hyr ut har olika taxor, vissa har också olika taxor beroende på vilken tid på året det är. Du hittar aktuella taxor på hemsidan Finns det några lediga tider i hallen, lokalen xxx? Du hittar alla lediga tider i vårt bokningssystem som ligger på webben. Där kan du söka på den/de aktuella objekten som du är intresserad av och även få mer information om lokalen. Du hittar bokningssystemet på Jag vill boka en matsal, hur gör jag då? Du går in i vårt bokningssystem på webben och letar lediga tider och skickar en förfrågan eller skickar ett mail till boka@sodertalje.se så kommer handläggarna att behandla din förfrågan och du får ett svar. Hur lång tid tar det innan jag får ett svar på min bokningsförfrågan? Bokarna har en handläggningstid på 4 arbetsdagar men ofta går det fortare än så. Södertälje kommun Förening och anläggning 5

6 Hur gammal måste man vara för att få boka? Åldersgränsen för att få boka är 18 år. FAQ Kan man preliminärboka? Nej vi tar inte emot preliminärbokningar, istället har vi en generös avbokningstid på 4 arbetsdagar innan bokningstillfället. Kan man ställa sig i kö för en tid i en gymnastiksal? Nej, vi har inget kösystem till våra hallar och anläggningar utan man får själv hålla koll på om den tid man är intresserad av blir ledig genom att titta i vårt bokningssystem på webben Om den tid man har önskat inte är ledig försöker bokningshandläggarna alltid att hjälpa till att hitta en annan tid som kanske skulle fungera istället. När kommer fakturan? Kommunen fakturerar månadsvis i efterskott, dvs har du tex haft en eller flera tider i februari månad kommer du att få en faktura på det i början på mars med förfallodag sista mars. Vad gäller vid avbokning? Avbokning av alla bokade tider är 4 arbetsdagar innan bokningstillfället. Avbokningen ska göras via mail. Södertälje kommun Förening och anläggning 6

7 FAQ När är det allmänhetens åkning? Alla aktuella tider för allmänheten att åka skridskor på i kommunens konstfrusna isanläggningar (Månskensrinken, Ljungbackens ishall, Axa sportscenter) hittar man på Vart kan jag åka skridskor? Alla isytor där man kan åka skridskor och som kommunen spolar upp på vintern vid kallt väder hittar du på Vi behöver en permanent lokal, vad har ni för något att erbjuda? Bokningen på Kultur- och fritid hanterar inga bokningar för lokaler av mer permanent natur. Mer info och hjälp med denna typ av lokaler hittar du på Var hittar jag mer information om de lokaler och anläggningar som finns att hyra? På kommunens hemsida finns det mer information om de lokaler och anläggningar som finns att hyra. Information om idrottslokaler finns på Info om friluftsgårdar, campingplatser, friluftsliv mm finns på Mer information om varje objekt som bokningen hyr ut finns också att läsa i bokningssystemet på Södertälje kommun Förening och anläggning 7

8 FAQ Kan jag boka för övernattning i ett klassrum? Ja och Nej. Vissa klassrum i en del skolor kan man boka för övernattning men inte i alla. Man kan även boka övernattning på Gillbergs friluftsgård och i vissa gymnastiksalar. För mer information om vilka lokaler som finns tillgängliga för övernattning kontaktar man bokningen, tel eller mail boka@sodertalje.se Södertälje kommun Förening och anläggning 8