ATT VARA ETT ANSVARSFULLT FÖRETAG UPPFÖRANDEKOD

Transkript

1 ATT VARA ETT ANSVARSFULLT FÖRETAG UPPFÖRANDEKOD

2 KONTAKTINFORMATION ANVÄND DENNA INFORMATION OM DU VILL KONTAKTA DEN KONFIDENTIELLA HJÄLPLINJEN FÖR ETISKA FRÅGOR Om du är anställd på huvudkontoret, Delade tjänster, ett internationellt företag eller på Program och support kan du använda följande nummer: Australien Österrike Belgien Brasilien Kanada Chile Tjeckien Tyskland Grekland Ungern Indien Indonesien Italien Japan Saudiarabien Malaysia Polen Rumänien Singapore Slovakien Sydafrika Thailand Turkiet Storbritannien USA Om du är anställd på Inc. kan du använda följande nummer: Afghanistan Djibouti Tyskland Irak Israel Mexiko Sydafrika Sverige* Storbritannien USA Eller besök: Eller skicka e-post till: ethics.inchelpline@baesystems.com Eller besök: Eller skicka e-post till: ethics.helpline@baesystems.com * Tjänsten i Sverige tillhandahålls för de fall där du inte känner dig bekväm med att ta upp problem med din chef eller med andra personer på företaget och ditt ärende gäller en medlem av ledningsgruppen eller dem de rapporterar till och det gäller korruption, tveksam bokföring eller redovisningsärenden eller på något annat sätt allvarligt påverkar företagets intressen på ett negativt sätt eller personlig hälsa/säkerhet eller allvarliga former av diskriminering eller trakasserier.

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Meddelande från vår koncernchef Vårt ansvar enligt denna uppförandekod 1.1 Företagets värderingar Företagets åtaganden Vad är en uppförandekod? För vem gäller uppförandekoden? Efterlevnad av reglerna i uppförandekoden Vad händer om det finns olika lagar i olika länder? Vem kan jag tala med om det uppstår ett problem eller jag har frågor? Vart vänder jag mig för att ta upp problem eller tveksamheter? Och om jag är rädd för repressalier eller hämndaktioner? Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2.1 Ett uppförande på arbetsplatsen som passar alla Hälsa och säkerhet Arbeta med andra Miljö Mutor, gåvor och underhållning Registrering av tid, kostnader och material Användning av företagets informationsteknik Användning av företagets fysiska tillgångar Personuppgifter Affärsinformation Kunders hemligstämplade information Intressekonflikter Våra ansvarsområden när vi gör affärer 3.1 Produktsäkerhet Budgivning och avtalsförhandling Arbeta med rådgivare Underlättande betalningar Investeringar i samhället Aktieaffärer och insiderinformation Lobbyverksamhet och stöd till politiska partier Individuella politiska aktiviteter och donationer Handelsrestriktioner och exportkontroller 49 Index 53 Uppförandekod 01

4 ATT VARA ETT ANSVARSFULLT FÖRETAG VAD DET INNEBÄR FÖR MIG är ett företag som vi alla är stolta över att jobba för. Vi strävar efter att bli ledande inom affärsuppförande. Uppförandekoden stöttar våra företagsvärderingar: BETRODDA, INNOVATIVA och DJÄRVA. Koden är en väsentlig del av allt vårt beslutsfattande. Det är oerhört viktigt att vi alltid är vaksamma på problem som skulle kunna äventyra vår verksamhet. Vår uppförandekod ger oss stöd och hjälper oss att förstå de normer för affärsuppförande som samtliga av oss förväntas följa. Koden ger även praktiska råd för att ta uti med etiska problemställningar och tillhandahåller information om var man kan få råd och hjälp. Vi kan inte beskriva alla situationer som skulle kunna tänkas uppstå och vilka åtgärder som bör vidtas då, men koden hjälper oss att ta ställning till hur vi ska agera när vi ställs inför svåra beslut eller konflikter. Om vi stöter på något som vi inte är säkra på, eftersom det känns fel eller vi behöver råd, ska vi säga till. Jag är personligt engagerad i att se till att skapa en miljö där personer kan ta upp problem utan att behöva vara rädda för hämndaktioner. För att kunna uppfylla detta åtagande krävs det att alla drar sitt strå till stacken. Vårt affärsuppförande är verkligen viktigt för mig. Vi har alla jobbat hårt för att skapa oss ett rykte som ett ansvarsfullt och etiskt bolag. Uppförandekoden hjälper oss att bibehålla den positionen. Ian King, koncernchef 02 Uppförandekod

5 Uppförandekod 03

6 1 Vi strävar efter att uppföra oss på ett etiskt sätt i alla aspekter av vår verksamhet, både i företaget som helhet och som enskilda medarbetare. Våra framgångar är beroende av att vi kan bibehålla vårt goda rykte som bolag och varje medarbetare spelar en viktig roll i detta. 04 Uppförandekod

7 1,0 VÅRT ANSVAR ENLIGT DENNA UPPFÖRANDEKOD I detta avsnitt av uppförandekoden beskrivs huvuddragen av företagets åtaganden gentemot medarbetarna enligt koden. Här beskrivs också vilket ansvar chefer eller personer med personalansvar har samt vart vi kan vända oss för att få hjälp om vi har frågor om etiska ärenden eller behöver rådgivning Företagets värderingar Företagets åtaganden Vad är en uppförandekod? För vem gäller uppförandekoden? Efterlevnad av reglerna i uppförandekoden Vad händer om det finns olika lagar i olika länder? Vem kan jag tala med om det uppstår ett problem eller jag har frågor? Vart vänder jag mig för att ta upp problem eller tveksamheter? Och om jag är rädd för repressalier eller hämndaktioner? Uppförandekod 05

8 Vår ansvar enligt denna uppförandekod 1,1 FÖRETAGETS VÄRDERINGAR Ett ansvarsfullt uppförande är en grundläggande förutsättning för vår affärsverksamhet. Det handlar inte enbart om vad vi gör: det är hur vi gör det som är så oerhört viktigt, både för företagets rykte och för dess fortsatta framgångar. Våra företagsvärderingar är BETRODDA, INNOVATIVA och DJÄRVA och det är dessa värderingar som styr alla våra handlingar och beslut. Vårt uppförande är vad människor ser och upplever när de interagerar med oss. Det är därför som det är så viktigt att vi tillämpar dessa värderingar på allt vi gör. Vår företagskultur är beroende av att alla lever upp till våra gemensamma värderingar genom att uppfylla våra åtaganden, ta fram toppmoderna lösningar och vara ledande. Som enskilda personer, tillsammans som en grupp och som ett företag kommer vi alltid att fostra en kultur av etiskt uppförande ta personligt ansvar för att normerna i denna kod tillämpas samt för att företagets alla riktlinjer och processer följs som absolut minimum följa gällande lagar och regler samt avtalsbestämmelser. I det stora antalet fall där vi har egna, strängare normer kommer vi naturligtvis att tillämpa dessa istället respektera de mänskliga rättigheterna för kollegorna på arbetsplatsen samt för människorna som bor i de samhällen där vi är verksamma söka hjälp när vi är osäkra på vad vi ska göra. 1,2 FÖRETAGETS ÅTAGANDEN Företaget garanterar att dess styrelsemedlemmar, chefer och gruppledare kommer att handla med integritet och fungera som förebilder för den höga nivå av uppförandestandard som förväntas av samtliga på företaget främja ett etiskt beteende, både inom företaget och på de marknader där vi är verksamma tillhandahålla utbildningar och andra resurser så att medarbetarna har de förutsättningar som krävs för att hantera etiska problemställningar se till att denna kod lämnas ut till, förklaras för och förstås av företagets medarbetare skapa en öppen arbetsmiljö där medarbetare uppmuntras att ta upp frågor eller tveksamheter utan rädsla för repressalier eller hämndaktioner vidta åtgärder för att ta itu med frågor som rör etiska olämpligheter. 06 Uppförandekod

9 Vår ansvar enligt denna uppförandekod 1,3 VAD ÄR EN UPP- FÖRANDEKOD? 1,4 FÖR VEM GÄLLER UPPFÖ- RANDEKODEN? uppförandekod är en sammanfattning, i ett enda dokument, av de principer och normer för affärsuppförande som alla medarbetare förväntas följa, oavsett var i världen de arbetar. Koden ger oss en praktisk guide över hur vi ska hantera viktiga etiska frågor. Uppförandekoden lägger därför ribban för de krav som alla anställda förväntas uppfylla. Den ska även ge allmänna riktlinjer om situationer som kan uppstå i vår dagliga verksamhet på företaget. I detta dokument anges även var du kan hitta mer detaljerad information om de ämnen som tas upp, och vem du kan fråga om hjälp för att lösa problem. Koden är endast avsedd att fungera som en guide eftersom det inte går att ta upp precis alla lagar, riktlinjer eller processer som kan gälla för oss i vårt arbete. Inte heller kan den täcka alla situationer som skulle kunna tänkas uppstå inom ramen för vår befattning. Den allmänna regeln är att vi är skyldiga att känna till och följa de lagar, bestämmelser och riktlinjer som styr vår affärsverksamhet. Det kan dock uppstå situationer där vi ställs inför ett dilemma som vi inte är säkra på hur vi ska lösa. Fråga alltid om du är tveksam! Se avsnitt 1.7. Denna kod omfattar samtliga anställda och alla är skyldiga att följa den. Alla anställda, oavsett var vi arbetar, måste uppträda i enlighet med dessa normer när de har att göra med kollegor, kunder, leverantörer, underleverantörer, andra intressenter och konkurrenter. I de fall där det är lämpligt bör vi lämna över en kopia av denna kod till personer som inte är anställda på och be dem följa våra normer och principer. 1 1,5 EFTERLEVNAD AV REGLERNA I UPPFÖRANDEKO- DEN Alla medarbetare på måste följa de normer som återges i koden. Dessa normer framställs klart och tydligt i början av varje kapitel i denna kod. Dessa normer återfinns även i tillämpliga riktlinjer från (ingår i dokumentationen för det operativa ramverket). Underlåtenhet att följa kodens regler innebär också ett brott mot kraven i riktlinjer och processer och kommer därför att behandlas i enlighet med det. 2 1,6 VAD HÄNDER OM DET FINNS OLIKA LAGAR I OLIKA LÄNDER? bedriver verksamhet över hela världen och eftersträvar att följa lagar och bestämmelser i alla de länder där vi är verksamma. Det är allas skyldighet att känna till och följa lokala lagar på de platser vi arbetar eller gör affärer. I vissa fall kan dessa lagar vara mindre restriktiva än våra egna normer. I de fallen följer vi alltid våra egna normer. Fråga om du är tveksam! 3 Uppförandekod 07

10 Vår ansvar enligt denna uppförandekod 1,7 VEM KAN JAG TALA MED OM DET UPPSTÅR ETT PROBLEM ELLER JAG HAR FRÅGOR? Det går inte att ta upp alla situationer som vi skulle kunna tänkas ställas inför i koden. Vi kan ställas inför ett dilemma som vi inte är säkra på hur vi ska lösa. Om du är tveksam bör du ställa dig själv följande frågor: Ligger det i linje med värderingar? Följer det reglerna i uppförandekod? Följer det riktlinjer, bestämmelser och lagar? Skulle jag vara ett föredöme för andra? Skulle jag vara bekväm med att förklara vad jag har gjort för mina kollegor, familj och vänner utan att skämmas? Skulle jag eller vara bekväma med att de skrev om detta i en dagstidning? Har jag talat med andra personer med kunskaper om ämnet och sökt råd för att ta ett välgrundat beslut? Om svaret är nej på någon av dessa frågor, eller om du är osäker, bör du stoppa processen och be om mer hjälp. Det finns ett antal sätt som du kan få hjälp och stöd via, inklusive någon av följande: din chef någon annan i din ledningsgrupp din representant på personalavdelningen en person på den juridiska avdelningen en etikansvarig hjälplinjen för etiska frågor (se avsnitt 1.8). Det kan vara så enkelt som att tala med personen i fråga, eller att diskutera alternativen med en arbetskamrat som du litar på. Lämna inte tveksamma ärenden olösta. Om du rapporterar in något som verkar vara olämpligt uppträdande, och du gör det i god tro, kommer företaget att stödja dig. Medarbetare måste rapportera in möjliga brott mot koden så snabbt som möjligt. 08 Uppförandekod

11 Vår ansvar enligt denna uppförandekod 1,8 VART VÄNDER JAG MIG FÖR ATT TA UPP PROBLEM ELLER TVEKSAMHE- TER? Det finns en hjälplinje för etiska frågor som du kan använda. Du kan använda denna om du är osäker på hur du ska hantera en situation, har en fråga eller behöver råd vill berätta för oss om situationer där du tror att våra normer eller lagen kanske inte har följts till fullo tycker att ett ärende eller ett problem som redan har rapporterats in inte hanteras på rätt sätt. Samtal till hjälplinjen för etiska frågor är kostnadsfria och linjen är öppen dygnet runt, sju dagar i veckan. Telefonnumren till hjälplinjen för etiska frågor står tryckta på insidan av omslaget till denna uppförandekod. Vad händer när jag kontakter hjälplinjen för etiska frågor? När du ringer hjälplinjen för etiska frågor kommer du att få stöd. En anställd ur personalen kommer att skriva ner det du säger för att sedan skicka in en konfidentiell rapport till. Men de kommer inte att spela in ditt samtal. Vi använder ett externt företag som är specialister på system med konfidentiell telefonrapportering för att på så sätt tillhandahålla en oberoende tjänst. Måste jag uppge mitt namn? Vi ser helst att du identifierar dig eftersom det hjälper oss att ge dig de bästa råden, utvärdera de frågeställningar som du tar upp och vidta snabba åtgärder för att ta itu med dem, samt hålla dig uppdaterade med vad som händer i frågan. Om du ändå vill lämna en anonym rapport, rekommenderar vi dig att använda hjälplinjen för etiska frågor. De använder ett verktyg för att underlätta tvåvägskommunikation mellan företaget och en person som ringer och vill vara anonym. Om du väljer detta tillvägagångssätt ber vi dig återkomma till oss regelbundet för att vi ska kunna ge dig råd eller ta uti med dina frågor i rätt tid. Det är svårt att undersöka din frågeställning eller ditt ärende utan denna tvåvägskommunikation. Kan jag tala med någon på ett annat språk än engelska? Ja. Även om alla samtal inleds på engelska finns det kvalificerade tolkar tillgängliga för att fortsätta samtalet på ett annat språk (det kan dock ta ett tag för tolken att ansluta sig till samtalet eller så kan de behöva ringa tillbaka för att ta uti med ditt problem eller din tveksamhet) Uppförandekod 09

12 Vår ansvar enligt denna uppförandekod 1,8 VART VÄNDER JAG MIG FÖR ATT TA UPP PROBLEM ELLER TVEKSAMHETER? FORTSÄTTNING Kan jag få reda på hur utredningen om min frågeställning eller mitt ärende fortskrider? Ja. Vi kommer att ge dig ett referensnummer för samtalet för att du ska kunna kontakta hjälplinjen igen och få reda på vad som gjorts. Vi kommer att hålla dig uppdaterad efter behov. Vi kommer att försöka underrätta dig när frågeställningen har lösts även om vi kanske inte kan ge dig alla detaljer på grund av sekretess. Vem på företaget kommer att få reda på att jag rapporterat in ett problem eller en tveksamhet? Endast de personer som är direkt involverade i undersökningen och arbetar med ditt problem eller din tveksamhet kommer att känna till detaljerna. Måste jag vara helt säker på att det finns ett problem? Om du tror att det håller på att begås brott mot lagen eller våra normer, eller om det har gjorts tidigare, är det viktigt att du rapporterar in det. Om ditt problem eller din tveksamhet rapporteras in i god tro kommer du inte att bestraffas på något sätt. Bör anställda tala med sin gruppchef eller överordnade chef innan de kontaktar hjälplinjen för etiska frågor? Cheferna bör försöka skapa en arbetsmiljö där medarbetare känner sig bekväma med att komma till dem med frågor och bekymmer. Det kan dock finnas tillfällen då en enskild person föredrar att tala med någon annan, se avsnitt 1.7. Som företag stödjer vi båda tillvägagångssätten. Vem kan jag tala med om jag inte är anställd på men ändå vill ta upp ett potentiellt problem eller en potentiell tveksamhet? Vår hjälplinje är öppen för alla så vi bör uppmuntra alla som har ett problem eller en tveksamhet som rör att ta upp det/ den så snabbt som möjligt. 10 Uppförandekod

13 Vår ansvar enligt denna uppförandekod 1,9 OCH OM JAG ÄR RÄDD FÖR REPRESSALIER ELLER HÄMND- AKTIONER? strävar efter att göra affärer på ett etiskt sätt och uppmuntrar därför alla anställda att be om råd eller ta upp sina problem med ärenden som gäller affärsuppträdande. Vi kommer inte att tolerera fientliga åtgärder mot någon för att de har tagit upp ett problem eller en tveksamhet i god tro. Med fientliga åtgärder syftar vi bland annat på situationer där en medarbetare avskedas, degraderas, stängs av, hotas, trakasseras, stängs ute eller avsiktligen marginaliseras. Alla chefer eller andra medarbetare som ertappas med att utföra vedergällningar mot någon person för att den har tagit upp en frågeställning eller ett ärende i god tro kommer att bli föremål för disciplinära åtgärder Uppförandekod 11

14 2 12 Uppförandekod

15 2,0 DITT ANSVAR PÅ ARBETSPLATSEN I detta avsnitt tillhandahåller vi riktlinjer om situationer som vi kan ställas inför i vår dagliga verksamhet, oavsett var vi jobbar eller har för befattning. Här hittar vi även information om vem vi kan kontakta för att få råd om varje enskild norm och vart vi kan gå för att få mer information Ett uppförande på arbetsplatsen som passar alla Hälsa och säkerhet Arbeta med andra Miljö Mutor, gåvor och underhållning Registrering av tid, kostnader och material ANVÄNDNING AV företagets informationsteknik ANVÄNDNING AV företagets fysiska tillgångar Personuppgifter Affärsinformation Kunders hemligstämplade information Intressekonflikter Uppförandekod 13

16 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2,1 ETT UPPFÖRANDE PÅ ARBETSPLATSEN SOM PASSAR ALLA Vår norm Vi måste alla bidra till att skapa en arbetsplats som passar alla, där alla enskilda personer respekteras och där vi erkänner värdet av att ha en rik och varierad arbetsstyrka. Vad det innebär för mig Vi är ett stort, globalt företag som för samman människor från ett mycket stort antal bakgrunder, ursprung och kulturer. De har alla olika erfarenheter. Vi är skyldiga att respektera och värdesätta andra på samma sätt som vi förväntas oss att andra ska respektera och värdesätta oss själva. Det är viktigt att vi bibehåller höga etiska standarder och återspeglar de kunder vi levererar till samt de samhällen vi är verksamma i. Vårt mål är att skapa högpresterande arbetsgrupper som drar nytta av sin mångfald. För att uppnå detta skapar vi en arbetsmiljö som passar alla och där rekrytering, anställning och vidareutbildningen av personal är baserad på meriter, färdigheter och kompetens att utföra arbetet. Våra beslut och handlingar får inte baseras på personliga åsikter, förutfattade meningar eller fördomar. För att skapa en konstruktiv och produktiv arbetsplats måste vi lyssna på andra och värdesätta deras bidrag, även om deras åsikter skiljer sig från våra egna. Att proaktivt söka efter alternativa åsikter är viktigt för att skapa en arbetsmiljö där andra känner att de kan säga vad de tycker. Vi tolererar inte några former av trakasserier, inklusive sexuella, verbala, icke-verbala och fysiska sådana. Nedsättande, förödmjukande eller hotfulla beteenden är aldrig acceptabla. Vi har alla ett personligt ansvar att se till att vi varken uppträder på ett sådant sätt själva, eller tillåter andra att uppträda så. När vi lägger märke till olämpligt eller oacceptabelt beteende är vi skyldiga att göra någonting åt det. Detta kan innebära att vi talar med personen eller personerna som är involverade, diskuterar ärendet med vår överordnade, söker specifika råd via någon av de många resurser som vi har till förfogande (se avsnitt 1.7) eller rapporterar in ärendet konfidentiellt via hjälplinjen för etiska frågor. Underlåtenhet att vidta åtgärder gör oss till en del av problemet. Praktiska exempel Jag är ny i arbetsgruppen och arbetskulturen är väldigt aggressiv. En av mina kollegor blir ständigt hackad på av några av gruppmedlemmarna. Jag har diskuterat problemet med en kollega som gav mig rådet att ignorera situationen eftersom jag skulle kunna bli nästa offer om jag tog upp det. Vart kan jag vända mig för att få råd? Du har rätt att, och bör, ifrågasätta olämpligt eller oacceptabelt uppträdande. Du skulle kunna tala direkt med de personer som är involverade, eller med din chef, om situationen för att försöka lösa ärendet på en lokal nivå. Om du inte känner dig bekväm med detta kan du även be om råd från någon på personalavdelningen eller den juridiska avdelningen för att få reda på vilka åtgärder som är bäst att vidta. Eller så kan du kontakta den person som har ansvar för etiska frågor på din ort eller ringa hjälplinjen för etiska frågor. 14 Uppförandekod

17 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2.1 ETT UPPFÖRANDE PÅ ARBETSPLATSEN SOM PASSAR ALLA FORTSÄTTNING Min kollega håller på att rekrytera en ny medlem till gruppen. Jag är dock oroad över att hon utesluter sökande på grund av skäl som inte är relevanta för de krav som ställs för befattningen. Bör jag ifrågasätta de urvalskriterier hon använder? Du har skäl att vara orolig eftersom man inte får diskriminera på ett felaktigt sätt, oavsett anledning, i beslut som rör resurser. Kriterier som inte är direkt relevanta för jobbet kan omedvetet utesluta vissa grupper av människor. Uppmana din kollega att diskutera de urvalskriterier hon använder med någon på personalavdelningen. En av mina arbetskamrater lade ut ett par kommentarer online från sin hemdator om en kollegas utseende. Han sa att det gjordes på fritiden och på hans egen sida vilket, enligt honom, gör det till en personlig angelägenhet. Utgör detta ett problem för företaget? Vi bör vara medvetna om att uttryck av personliga åsikter på ett offentligt forum, inklusive sociala medier online, skulle kunna ha negativ inverkan inte bara på oss själva, vår arbetsmiljö eller våra kollegor utan även på vårt rykte, våra kunder och leverantörer. I dessa situationer kan bristen på gott omdöme få negativa följder. I vilka riktlinjer kan jag hitta mer information? Personpolicyn Riktlinjerna om acceptabel användning av IT Vem kan jag tala med? Din chef Någon på personalavdelningen En person på den juridiska avdelningen En etikansvarig Uppförandekod 15

18 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2,2 HÄLSA OCH SÄKERHET Vår norm Vi har ett personligt och kollektivt ansvar att upprätthålla en hälsosam och säker arbetsplats samt att främja säkra arbetsmetoder. Vad det innebär för mig Vår arbetsmiljö och verksamhet kan påverka hälsan och säkerheten för våra anställda, leverantörer och andra som vi arbetar med. Vi har ansvar att se till att vi begränsar risken för olyckor. Att följa säkerhetsregler och procedurer är ett absolut minimikrav. Vi bör även eftersträva att förbygga olyckor genom att känna till vilka risker som finns på vår arbetsplats och i den dagliga verksamheten. Vi bör även känna till hur olyckor skulle kunna inträffa. Vi bör alla eftersträva att identifiera de områden som kan förbättras för att öka säkerheten för alla som befinner sig på arbetsplatsen. Alla är ansvariga för arbetsplatsen ska vara säker. Vi måste känna till och följa företagets riktlinjer gällande hälsa och säkerhet samt alla lokala bestämmelser tänka igenom vilka risker och faror som finns på vår arbetsplats och i den dagliga verksamheten ingripa omedelbart om någon utsätter sig själv eller andra för risker rapportera in alla säkerhetsrisker omgående till en chef eller ett skyddsombud. Det är av yttersta vikt att tillträdesreglerna på våra anläggningar följs till punkt och pricka av anställda, underleverantörer och besökare. Detta bidrar till att vår arbetsplats förblir trygg och säker. Praktiska exempel Mitt hälsotillstånd gör att jag har begränsad förmåga att lyfta tunga föremål. Eftersom det saknas personal har min chef bett mig utföra en särskilt tung arbetsuppgift. Vad ska jag göra? Du får inte sätta din hälsa på spel, särskilt inte om det finns formella restriktioner för vilka arbetsuppgifter du kan utföra. Du är skyldig att se till att din chef känner till dessa restriktioner och andra, som personer på personalavdelningen och företagshälsovården, finns där för att stödja dig. 16 Uppförandekod

19 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2.2 HÄLSA OCH SÄKERHET FORTSÄTTNING Jag är ansvarig för att anlita en underleverantör som ska utföra säkerhetsrelaterat underhåll. Jag vet att jag borde kontrollera att de har gjort sitt jobb på rätt sätt, men de har gjort samma sak i flera år och det har aldrig varit några problem. Är det verkligen nödvändigt att jag kollar det? Du får aldrig skjuta över säkerhetsansvaret till någon annan och det är din skyldighet att se till att kontrollerna är effektiva, särskilt när det föreligger risk för anställdas eller produkters säkerhet. Om du inte har tid att fullfölja detta viktiga ansvar, måste du ta upp frågan för att garantera att ingen kommer till skada. Min chef bär inte den skyddsutrustning som krävs när hon besöker mitt arbetsområde eftersom hon bara är där en kort stund. Jag har gjort små antydningar om att hon borde ta på sig utrustningen men jag tror att jag skulle kunna hamna i trubbel om jag tog upp det mer formellt. Vad ska jag göra? Var och en av oss är skyldiga att se efter vår egen och andras säkerhet. Samma regler gäller din chef och för dig. Du bör antingen ta upp frågan direkt med henne eller tala med någon högre chef eller skyddsombud, som kan prata med chefen. I vilka riktlinjer kan jag hitta mer information? Riktlinjerna om hälsa och säkerhet Vem kan jag tala med? Din chef En person på avdelningen för hälsa, säkerhet och miljö Någon på personalavdelningen En etikansvarig Uppförandekod 17

20 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2,3 ARBETA MED ANDRA Vår norm Vi kommer att uppmana leverantörer och andra affärspartner att införa samma eller liknande höga etiknivå. Vad det innebär för mig Vi arbetar med många olika affärspartners och deras uppträdande och sätt att bedriva verksamheten på kan påverka vårt eget rykte. Vi är medvetna om att konstruktiva affärsrelationer med andra kan vara till fördel för vår verksamhet och vår yrkesmässiga integritet. Vi måste se till att vi bibehåller våra etiska standarder och uppträder med respekt när vi arbetar med andra. Vi kommer att uppmana våra affärsförbindelser, leverantörer och samarbetsbolag att införa samma eller liknande höga etiknivå som vi sätter upp i vår kod. Vi kommer omgående att anmäla, på samma sätt som vi skulle göra för ett internt ärende på företaget, leverantörer och andra affärspartner som inte uppfyller våra etiska krav. Vi erkänner och arbetar hårt för att respektera de mänskliga rättigheterna för kollegorna på arbetsplatsen samt för människorna som bor i de samhällen där vi är verksamma. Praktiska exempel Jag är anställd på och jag har blivit utskickad för att arbeta på en kunds anläggningar. Vems uppförandekod förväntas jag följa? Som anställd på bör din första referenspunkt alltid vara vår egen uppförandekod. En leverantör som jag arbetar med använder ofta grova och stötande termer när han talar om andra. Jag gillar inte detta men han är ju inte anställd på vårt företag. Kan jag göra något åt det? Vi vill inte att våra anställda ska behöva stå ut med en sådan här arbetsmiljö. Som leverantör till har hans företag fått information om vilken nivå av uppförande vi förväntar oss av oss själva och andra. Du bör tala direkt med personen i fråga och be honom att använda ett lämpligare språk. Om problemen fortsätter bör du ta upp ärendet med din chef eller med den person som är ansvarig för just detta projekt. I vilka riktlinjer kan jag hitta mer information? Personpolicyn Vem kan jag tala med? Din chef Någon på personalavdelningen En person på upphandlingsavdelningen En etikansvarig 18 Uppförandekod

21 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2,4 MILJÖ Vår norm Vi eftersträvar en miljöförvaltning av högsta standard. Vad det innebär för mig Vi har ett personligt och kollektivt ansvar att använda resurser på ett effektivt sätt och att se till att våra produkter och vår verksamhet ger minimal påverkan på miljön, på kort, medellång och lång sikt. För att uppnå detta måste vi följa lagen och tillämpliga miljöbestämmelser på de platser där vi är verksamma. Vi bör alla känna till företagets miljöpolicy och se till att följa den, på ett lämpligt sätt, i alla aspekter av vårt arbete. Praktiska exempel är ett stort företag. Hur kan jag påverka den inverkan som företaget har på miljön? Vi har alla hört många nyheter om globala miljöproblem. Vi kan endast göra någonting åt dessa problem om vi alla, som enskilda personer, gör vårt bästa för att dra vårt strå till stacken och vårdar miljön i våra dagliga liv. Enkla saker som att återvinna papper, släcka lampor och annan elektrisk utrustning samt använda alternativa kommunikationsformer för att undvika eller minska behovet av affärsresor har alla en positiv inverkan på miljön. En kollega är bekymrad över att vi inte längre kommer att använda material som vi tidigare använt. Vad vi tillåts använda idag kan mycket väl komma att ändras i framtiden och vi måste ständigt utvecklas för att anpassa oss till dessa förändringar. Allt oftare måste vi ta hänsyn till bristen på ett visst material som vi använder, eller var det kommer ifrån eller vilken påverkan det har på miljön. Vi bör be om råd för att få veta vad som är tillåtet eller inte och för att få reda på vad som finns tillgängligt för användning nu och i framtiden. I vilka riktlinjer kan jag hitta mer information? Miljöpolicyn Vem kan jag tala med? Din chef En person på avdelningen för hälsa, säkerhet och miljö Någon på ingenjörsavdelningen En person på upphandlingsavdelningen En etikansvarig Uppförandekod 19

22 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2,5 MUTOR, GÅVOR OCH UNDERHÅLLNING Vår norm Vi får inte erbjuda, ge eller ta emot mutor eller incitament, oavsett anledning och oavsett om det sker via tredje part eller direkt. Vad det innebär för mig Endast en antydan om korruption kan skada företagets rykte och påverka dess förmåga att göra affärer. Det kan också skapa frågetecken för individers personliga integritet. Anställda, rådgivare, konsulter, distributörer, samarbetsbolag och alla andra som kan agera å företagets vägnar, får inte erbjuda, ge eller ta emot mutor eller korrupta betalningar. Mutor inkluderar alla typer av betalningar, förmåner eller gåvor som erbjuds, ges bort eller tas emot i syfte att påverka ett beslut eller en utgång på ett olämpligt sätt. Betalningen behöver inte nödvändigtvis vara av stort värde. Mutan kan vara något så enkelt som en lunch eller en inbjudan till ett sportevenemang. Vi får inte erbjuda, ge eller ta emot några typer av betalningar, förmåner eller gåvor som har som syfte att muta eller som skulle kunna uppfattas som en sådan. Vi är alla skyldiga att känna till vad våra affärsriktlinjer och lagen tillåter i det land där vi är verksamma gällande gåvor och förmåner som ges bort till eller tas emot av statstjänstemän, kunder, leverantörer eller andra tredjeparter. Om vi är osäkra bör vi alltid söka hjälp innan vi fortsätter. Rådfråga alltid någon innan du accepterar eller ger bort någon typ av gåva eller representation. Registrera gåvor och representation i avsedd databas, när så krävs. Praktiska exempel Jag anordnar regelbundet konferenser för företagets räkning. Jag erbjöds nyligen en gratisnatt på ett hotell som är intresserat av att samarbeta med oss. Får jag acceptera erbjudandet? Det är inte acceptabelt att dra personlig vinning av en affärstransaktion. Du bör be om råd. Jag fick en dyr gåva under ett affärsmöte och jag vet att jag skulle ha kränkt givaren om jag inte hade tagit emot den, på grund av kulturella traditioner. Vad ska jag göra med gåvan så att jag inte förolämpar givaren? Du bör omedelbart rapportera in gåvan och be om råd. När det inte är lämpligt att acceptera eller behålla en gåva kan företaget be dig lämna tillbaka den eller be om givarens lov att donera den till välgörenhet. 20 Uppförandekod

23 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2.5 MUTOR, GÅVOR OCH UNDERHÅLLNING FORTSÄTTNING Förra året fick vi tillstånd att ge bort en gåva till vår kund. Vi behöver inte gå igenom processen för att få tillstånd i år igen, om vi bara gör något liknande som vi fick tillstånd för förra året. Eller behöver vi det? Även om en gåva godkändes förra året måste ni söka om tillstånd igen för att ge bort något liknande i år. Reglerna för att ge bort och ta emot gåvor är komplicerade och ändras ständigt. Den gåva som ni har tänkt köpa kan vara olik nog för att bryta mot reglerna, eller så kan reglerna ha ändrats. Enligt våra riktlinjer krävs även att vissa gåvor registreras i en databas över gåvor och representation. I vilka riktlinjer kan jag hitta mer information? Policyn gällande gåvor och representation Policyn gällande underlättande betalningar Vem kan jag tala med? Din chef En person på den juridiska avdelningen En etikansvarig Uppförandekod 21

24 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2,6 REGISTRERING AV TID, KOSTNADER OCH MATERIAL Vår norm Vi kommer att registrera alla transaktioner, utgifter, arbetskraftskostnader och alla andra aspekter av företagets verksamhet på ett korrekt sätt och i enlighet med våra riktlinjer för bokföring, omkostnader och redovisning. Vad det innebär för mig En ärlig, korrekt och objektiv registrering och inrapportering av information, oavsett om det handlar om finansiell eller ickefinansiell sådan, är absolut nödvändig för företagets styrning, trovärdighet och rykte. En korrekt debitering av arbetskrafts- och materialkostnader samt andra kostnader är även nödvändig för att företagets fakturering, kostnadskalkyler och processer för finansiell rapportering ska fungera som de ska. Underlåtenhet att registrera finansiell information och arbetskraftskostnader på ett korrekt sätt kommer att skada företagets trovärdighet och rykte. Det kan även få allvarliga konsekvenser för enskilda personer. Vi måste registrera alla transaktioner, utgifter, arbetade timmar och alla andra aspekter av företagets verksamhet på ett korrekt sätt, i rätt tid och i enlighet med lokala företagsprocedurer. Praktiska exempel Min chef har bett mig fördröja betalningen av en faktura för att det årliga budgetmålet ska nås. Bör jag göra detta? Fakturan ska betalas i enlighet med de betalningsvillkor som gjorts upp med kunden. Du bör inte medvetet försena en betalning för att artificiellt påverka företagets finansiella resultat. Jag jobbar på en budinlämning och för att vinna kontraktet funderar jag på att undervärdera kostnaderna eftersom jag vet att jag kan debitera kunden för tidsöverdrag när jag väl vunnit kontraktet. Är detta lämpligt? Det är inte acceptabelt att avsiktligen lämna oriktiga uppgifter om kostnader som vi planerar att debitera och fakturera kunden för. En kollega kommer ständigt tillbaka sent från lunchen men han skriver ändå upp tiden som jobbad tid på sitt arbetstidsschema. Han säger att det är okej eftersom han ofta jobbar lite övertid som han inte skriver upp. Arbetstidsscheman utgör grunden för de kostnader som vi debiterar våra kunder så det är mycket viktigt att arbetstidsscheman för projekt återspeglar den faktiska tiden som har lagts ned på ett visst projekt. I detta fall bör problemet tas upp. 22 Uppförandekod

25 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2.6 REGISTRERING AV TID, KOSTNADER OCH MATERIAL FORTSÄTTNING I vilka riktlinjer kan jag hitta mer information? Finanspolicyn Policyn för förebyggande av bedrägerier Policyn för skapande, arkivering och förstörelse av dokument Policyn för lokala omkostnader Vem kan jag tala med? Din chef Någon på ekonomiavdelningen En person på kontraktsavdelningen/den kommersiella avdelningen En etikansvarig Uppförandekod 23

26 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2,7 ANVÄNDNING AV FÖRETAGETS INFORMATIONS- TEKNIK Vår norm Vi använder företagets informationsteknik (IT-system) på ett lämpligt och ansvarsfullt sätt. Vi tänker också noggrant på hur vi talar om arbetet/verksamheten på sociala medier. Vad det innebär för mig Företagets IT-system inkluderar, men är inte begränsat till, följande: bärbara och stationära datorer, samt enheter som kan användas för att koppla upp sig mot nätverk IT-tjänster som e-post, datalagring och internetanslutningar mobila dataenheter, som mobiltelefoner och pekplattor företagsinformation som lagras på auktoriserade personliga enheter. Användningen av IT-system som tillhandahålls av företaget styrs av policyn för acceptabel användning av företagets IT samt lokala riktlinjer och regler för specifika enheter och nätverk. Be om råd om du är tveksam! IT-system som tillhandahålls av företaget är framförallt avsedda att användas för affärsverksamhet. De kan användas för personligt bruk, i begränsad utsträckning, i enlighet med lokala riktlinjer och under förutsättning att det inte stör den normala affärsverksamheten. Företagets enheter eller nätverk får inte användas för icke auktoriserad programvara eller program utan licenser, för att besöka olämpliga webbplatser eller för att gå till eller skicka olämpligt innehåll. Företaget och dess tjänsteleverantörer kan övervaka användningen av IT-systemen för att se till att företagets riktlinjer efterlevs. Användningen av sociala medier bör hanteras med stor försiktighet, oavsett om det sker via företagets eller privata datorenheter, eller om det sker på arbetstid eller på fritiden. Vi bör vara återhållsamma och betänka vilka risker det finns för företaget, våra kunder, våra kollegor och oss själva, eftersom all information som läggs ut på internet kan bli tillgänglig direkt över hela världen, kan ligga kvar för evigt och kan publiceras vidare på andra medier. Praktiska exempel Jag bor på ett hotell under en affärsresa. Kan jag ansluta min bärbara dator eller någon annan av företagets enheter till hotellets WiFi-nät för att surfa på nätet? Ja. Det första du behöver göra efter att ha kopplat upp dig mot hotellets WiFi-nät är att logga in på företagets fjärruppkopplingstjänst innan du börjar besöka andra webbplatser. Genom att ansluta till företagets fjärruppkopplingstjänst innan du börja surfa på nätet kommer du att få maximalt skydd på din bärbara dator eller någon annan enhet som tillhör företaget och för de data som finns lagrad på den. 24 Uppförandekod

27 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2.7 ANVÄNDNING AV FÖRETAGETS INFORMATIONSTEKNIK FORTSÄTTNING Jag har lagt märke till att någon har lagt ut felaktiga anklagelser om företaget på sociala medier. Om jag vet att de har fel, kan jag då försöka rätta dem? Om du ger dig in direkt i en sådan diskussion kan du förvärra situationen och potentiellt orsaka ännu större skada. Därför är det enbart personer som fått tillstånd av kommunikationsavdelning som representerar företaget externt. Kommunikationsavdelningen övervakar regelbundet sociala medier för att kontrollera kommentarer om företaget. Det kan dock vara en bra idé att underrätta dem om det du sett. I vilka riktlinjer kan jag hitta mer information? Policyn för acceptabel användning av IT Säkerhetspolicyn Kommunikationspolicyn Vem kan jag tala med? Din chef En person på IT-avdelningen Någon på säkerhetsavdelningen En person på kommunikationsavdelningen En etikansvarig Uppförandekod 25

28 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2,8 ANVÄNDNING AV FÖRETAGETS FYSISKA TILLGÅNGAR Vår norm Vi skyddar företagets utrustning och tillgångar som vi är ansvariga för så att de inte tappas bort, hamnar i fel händer eller missbrukas. Vi har samma ansvar för tillgångar som tillhör kunder och andra tredjeparter. Vad det innebär för mig Vi är alla skyldiga att skydda all utrustning och alla tillgångar som vi har tillgång till oavsett om de tillhör företaget eller har anförtrotts oss av våra kunder eller annan tredje part. Vi måste se till att dessa tillgångar inte äventyras, tappas bort, skadas, missbrukas eller förstörs. Du får inte låna ut, föra över, sälja eller donera dessa tillgångar utan tillstånd. Vi kan uppfylla dessa skyldigheter på ett antal sätt, inklusive: enbart använda utrustningen i de syften som den är avsedd för se till att den underhålls regelbundet säkra den fysiska utrustningen när den inte används föra en bra dokumentationsförteckning, inklusive rapporter som är obligatoriska för kunder och tredje part Praktiskt exempel Jag använder företagets verktyg för att utföra renovering hemma under helgen. Är detta missbruk av företagets tillgångar? Företagets verktyg ska användas i företagets affärsverksamhet och är inte för avsedda för personligt bruk. Du får inte föra ut dem från företagets anläggning utan föregående tillstånd och en lämplig säkerhetsutvärdering. I vilka riktlinjer kan jag hitta mer information? Säkerhetspolicyn Vem kan jag tala med? Din chef Någon på säkerhetsavdelningen En etikansvarig 26 Uppförandekod

29 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2,9 PERSONUPPGIF- TER Vår norm Vi kommer att se till att alla personuppgifter hanteras på ett lämpligt sätt. Vi skyddar personers integritet och följer alla relevanta företagsprocesser samt tillämpliga lagar och bestämmelser gällande dataskydd. Vad det innebär för mig När du anförtror dina personuppgifter åt företaget kommer alla rimliga åtgärder och säkerhetsåtgärder att vidtas för att se till att dessa uppgifter hålls skyddade och säkra. Vi låter endast personer som har ett giltigt affärsskäl få tillgång till personuppgifter, vilket minskar risken för att dina personuppgifter komprometteras. Praktiskt exempel Du har precis tagit emot ett samtal från någon som vill ha hjälp att kontakta en anställd som har lämnat företaget. Personen säger att han är en gammal vän och att han skulle vilja få personens hemtelefonnummer och adress så att han kan kontakta personen igen. Vad ska jag göra? Du får aldrig lämna ut information utan personens samtycke. Om du är tveksam kan du hänvisa förfrågan till personalavdelningen. I vilka riktlinjer kan jag hitta mer information? Policyn för skydd av personuppgifter Säkerhetspolicyn Policyn för skapande, arkivering och förstörelse av dokument Personpolicyn 1 Vem kan jag tala med? Din chef Någon på personalavdelningen En etikansvarig 2 3 Uppförandekod 27

30 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2,10 AFFÄRSINFOR- MATION Vår norm Vi kommer att skydda information som tillhör företaget och information som vi har i vår ägo men som tillhör andra parter. Vad det innebär för mig Upphovsrättsskyddad information inkluderar intern teknisk och icke-teknisk information som används av företaget i dess verksamhet och som vi behöver skydda så att den inte röjs. Icke auktoriserad användning av sådan upphovsrättsskyddad information, inklusive sådan som tillhör konkurrenter, kunder eller leverantörer, är inte tillåten. För att skydda sådan information måste vi vidta ett antal åtgärder, bland annat: endast förmedla den utanför företaget om det verkligen behövs samt som en del av en etablerad och konfidentiell affärsrelation eller efter att ha ingått ett formellt avtal som styr användningen och skyddet av denna information aldrig röja upphovsrättsskyddad information som tillhör en tidigare arbetsgivare upphovsrättsskyddad information får endast lagras på godkända företagsanläggningar/it-system och måste markeras på ett lämpligt sätt Praktiskt exempel Jag håller på att utvärdera tekniska specifikationer och ritningar för en ny produkt från en leverantör. Vi funderar på att använda den för ett av våra program. Kan jag skicka ritningarna till en annan leverantör för att se om de har en liknande produkt eller kan utveckla en? Det är ju tänkt att vi ska uppmuntra konkurrensen mellan leverantörer. Du kan inte dela data med den andra leverantören. Den har lämnats över till oss i förtroende och syftet har angivits klart och tydligt. I vilka riktlinjer kan jag hitta mer information? Policyn om immateriell egendom Policyn för skapande, arkivering och förstörelse av dokument Policyn om insiderinformation Säkerhetspolicyn Vem kan jag tala med? Din chef En person på den juridiska avdelningen Någon på säkerhetsavdelningen En etikansvarig 28 Uppförandekod

31 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2,11 KUNDERS HEM- LIGSTÄMPLADE INFORMATION Vår norm Vi kommer att hantera kunders hemligstämplade uppgifter och/ eller skyddsklassad information i enlighet med tillämpliga bestämmelser, riktlinjer och processer. Vad det innebär för mig Olämplig eller icke-auktoriserad hantering av hemligstämplad och konfidentiell information kan utgöra en risk för den nationella säkerheten i de länder där vi är verksamma. Det skadar också vårt rykte och kan påverka företagets verksamhet och finansiella resultat negativt. Därför är vi skyldiga att: hantera kunders hemligstämplade och/eller skyddsklassad information i enlighet med alla tillämpliga lagar och lokala procedurer inte diskutera hemligstämplad information med någon, om vi inte har bekräftat att de har behörighet, verkligen behöver få reda på informationen och att vi är på en säker plats. Praktiskt exempel Jag ska träffa en ingenjör från ett annat företag för att ta en kopp kaffe på en restaurang nära hans kontor. Han jobbar på samma myndighetsprojekt som jag och vi behöver diskutera specifikationen för gränssnittet. Specifikationen är hemligstämplad så jag har lämnat den på kontoret. Är det okej att diskutera specifikationen med honom på restaurangen eftersom vi inte har det faktiska, hemligstämplade materialet med oss? Det är aldrig acceptabelt att diskutera hemligstämplad information på en offentlig plats, oavsett om man har med sig de hemligstämplade dokumenten eller inte. Det finns risk för att informationen röjs om någon tjuvlyssnar när ni talar. I vilka riktlinjer kan jag hitta mer information? Säkerhetspolicyn Policyn om immateriell egendom Vem kan jag tala med? Din chef En person på den juridiska avdelningen Någon på säkerhetsavdelningen En etikansvarig Uppförandekod 29

32 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2,12 INTRESSEKON- FLIKTER Vår norm Vi meddelar och ber om rådgivning vid alla frågor som potentiellt kan strida mot våra ansvarsområden på företaget. Vad det innebär för mig När en intressekonflikt uppstår kan vår integritet betvivlas. Det kan även skada företagets rykte. Intressekonflikter är situationer där konkurrerande intressen kan påverka vår förmåga att fatta objektiva och opartiska affärsbeslut åt företaget. Dessa situationer kan se ut på många sätt, bland annat ansvar för eller rekrytering av en nära vän eller familjemedlem, ett andra jobb, ekonomiskt intresse i leverantörer eller konkurrenter eller styrelseuppdrag i ett annat vinstdrivande företag utan godkännande från. Vi får dock sitta i styrelser för samfund, statliga myndigheter, skolor, medborgarorganisationer eller andra ideella organisationer, förutsatt att sådant engagemang inte stör våra uppgifter som anställd. Potentiella intressekonflikter bör undvikas eller hanteras noggrant. I alla sådana fall måste vi informera om potentiella eller faktiska konflikter så fort vi blir medvetna om dem. Ärendet diskuteras på ett rättframt sätt och dokumenteras och löses så fort det går. Praktiska exempel En kollega jag har ett förhållande med har nyligen flyttat till min avdelning. Innan har vi inte träffats på jobbet. Kan denna flytt skapa en konflikt? Det är möjligt. Du bör diskutera detta med både din personalavdelning och chef. Min granne vill att jag hör efter om det finns ett ledigt jobb till hans dotter och om jag kan fixa in henne. Du bör råda dem att ansöka via personalavdelningen på företaget. Du bör se till att du inte är inblandad i rekryteringen av den här personen, eller kan påverka den på något sätt, eftersom det skulle vara en intressekonflikt. 30 Uppförandekod

33 Våra ansvarsområden på arbetsplatsen 2.12 INTRESSEKONFLIKTER FORTSÄTTNING I vilka riktlinjer kan jag hitta mer information? Policyn gällande intressekonflikter Personpolicyn Vem kan jag tala med? Din chef Någon på personalavdelningen En person på den juridiska avdelningen En etikansvarig Uppförandekod 31

34 3 Det är klart att inte alla av oss påverkas av alla situationer i den här koden. En del områden inom affärsuppförande är särskilt relevanta för vissa anställda medan andra endast är relevanta för några få. Men det är viktigt att vår ståndpunkt som ett företag inom alla dessa frågor framgår tydligt eftersom vi måste upprätthålla vårt rykte som ett etiskt bolag. 32 Uppförandekod

35 3,0 VÅRA ANSVARSOMRÅDEN NÄR VI GÖR AFFÄRER I detta avsnitt diskuteras frågor med ett något bredare tillämpningsområde, från budgivning och förhandling om nya affärer till exportkontroll och produktsäkerhet. Det är det avsnitt som är närmast relaterat till våra principer för ansvarsfull handel som används tillsammans med den här koden för att stötta vår affärsverksamhet. I detta avsnitt diskuteras även områden som bara påverkar en liten del av våra anställda och fastställer företagets ståndpunkt i stora drag. Dessa frågor omfattar till exempel arbete med rådgivare, underlättande betalningar, investeringar i samhället och lobbyverksamhet. Om vi blir inblandade i någon av dessa situationer är det alltid en god idé att vi ber en av våra specialister inom det specifika ämnet om råd och att vi bekantar oss med detaljerna i företagets riktlinjer Produktsäkerhet Budgivning och avtalsförhandling Arbeta med rådgivare Underlättande betalningar Investeringar i samhället Aktieaffärer och insiderinformation Lobbyverksamhet och stöd till politiska partier Individuella politiska aktiviteter och donationer Handelsrestriktioner och exportkontroller Uppförandekod 33

36 Våra ansvarsområden när vi gör affärer 3,1 PRODUKTSÄKER- HET Vår norm När vi kan arbetar vi alltid med alla kunder för att komma överens om varje produkts säkerhetsnivå under dess livslängd och för att undvika risken att våra produkter orsakar ouppsåtlig skada. Vad det innebär för mig Ingen produkt är helt riskfri. Vi enas med kunderna om vilken säkerhetsnivå som krävs det vill säga vilka risker som är acceptabla och arbetar för att se till att vi levererar produkter som når upp till den nivån. Vi går dock inte med på en säkerhetsnivå som är olaglig eller oetisk. Våra riktlinjer och förfaranden bygger på en uppsättning produktsäkerhetsprinciper som gäller under hela produktens livslängd, och som kan sträcka sig bortom projektets formella slut. Våra produkters säkerhet är beroende av hur vi tillämpar våra säkerhetsriktlinjer och processer och av allas beteenden och attityder. Vi har en kedja av ansvarsskyldighet för produktsäkerhet och tar ansvar för att produkterna som vi levererar matchar både designen och säkerhetsnivån som vi har enats om. Vi delar information om produktsäkerhet med våra kunder och försöker lära oss allt vi kan om produkternas prestanda och användning av dem, så att vi kan använda detta för att förbättra säkerheten. Vi bör se till att vi är medvetna om vilka aspekter inom produktsäkerhet som är relaterade till vår roll och se till att vi följer både lagen och vår egen affärsenhets säkerhetsriktlinjer och processer fullt ut. Oro över en produkts säkerhet, eller tillämpningen av riktlinjer och processer, ska genast tas upp med vår chef eller teknikmyndighet. Praktiska exempel Vad menar vi med produkt? En produkt är allt vi tillverkar eller handlar med. Det kan vara något fysiskt, som en plattform eller ett delsystem, eller något immateriellt, som programvara eller en designlicens. Det kan även vara en tjänst, som underhåll eller support. Jag har upptäckt något som kan leda till att en produkt är mindre säker än vad man avser och tror. Vad ska jag göra? Rapportera in alla välgrundade misstankar. Informera genast din chef och följ lokala riktlinjer för bland annat produktsäkerhet och kvalitet. Om någon ifrågasätter din anmälan ser du till att du har förklarat vad du anser vara en risk utförligt. 34 Uppförandekod