Välkommen till vårens användarträff

Transkript

1 N YHETSTID N ING F R ÅN EVO LVER A, NR Välkommen till vårens användarträff Med TimeEdit i Tyskland Stockholms stadsteater sätter schemat Nya tips för TimeEdit

2 TimeEdit Titan ett fönster för framtiden TimeEdit Titan. Årets Användarträff, den sjätte i ordningen, är endast en dryg månad bort. Precis som förra året kommer den att vara hos Chalmers vid Lindholmen. Precis som förra året kommer den att löpa över två dagar första dagen presenteras nyheter och matnyttigt och andra dagen ägnas åt workshops. Det är inte vågat att gissa att temat för användarträffen kommer att vara TimeEdit Titan. Efter flera års utveckling och efter att vi har visat delar av användargränssnitt och funktionalitet vid de tre senaste årens träffar är det äntligen dags Titan är klar att lanseras och vid användarträffen kommer vi att presentera programmet. Vi kan inte hålla tillbaka att vi är mycket stolta och förväntansfullla. Innehåll: 2 Ledare 3 Utlandssatsning: Tyskland 4 Stockholms stadsteater 6 Nya kunder 7 Tips & Trix 8 Uppföljning Artisten På gång hos Evolvera TimeEdit Titan är i många avseenden revolutionerande och det finns definitivt inget resursplaneringsprogram som kan jämföra sig med det. I själva verket är programmet många längder och flera år före konkurrenterna. TimeEdit spränger gränser. För skolan är det inte enbart ett schemaläggningsprogram. Det är ett styrverktyg för förvaltningen, det är ett system för underhåll och översyn av fastigheter, maskiner och inventarier, det är ett program för många av planeringsbehoven. TimeEdit Titan hanterar i ett och samma program multipla och mångfasetterade verksamheter för en och samma organisation. Snabbt och enkelt skapar man de nödvändiga regelverken. Anmälningarna till Användarträffen strömmar in. Vi har i skrivande stund fått flera anmälningar än något tidigare år. Men det finns plats för flera. Har du inte anmält dig så ta chansen. Det blir en unik möjlighet att på plats få en djup och bred kunskap om det program som kommer att förändra planeringen för hela utbildningssektorn och som du är en viktig del av. Jag hoppas vi ses på Lindholmen. Med vänlig hälsning Bengt Olvenmark VD Vill du vara med? När vi utvecklar nya produkter och växer på nya marknader ställer det krav på organisationen. Är du intresserad av att arbeta på Evolvera med dagens och morgondagens resurs- och schemaläggningssystem? Maila in en intresseanmälan till mikael.gotesson@evolvera.se så hör vi av oss om tidsplaner och våra kompetensbehov. Följ med vad som händer! Kom ihåg att besöka vår hemsida för senaste nyheter kring schemaläggning och resursbokning. eller TimeEdition ges ut av Evolvera och TimeEdit i ex. Tryck: Mediatryck, Trollhättan. Producerad av Askims Industriväg 1A, ASKIM tel , e-post info@media-konsult.com Redaktör: Christina Sandgren Layout: Robert Karlsson Foto framsidan: Malin Lyxell 2

3 TimeEdit expanderar på den tyska marknaden, efter några år av noggrant förberedande arbete verkar nu allt hända på en gång. Det känns som om Tyskland plötsligt har vaknat, säger Alex Rose som är försäljningsansvarig på Evolveras team i Hamburg. Spännande marknad i utveckling. På Evolveras kontor i Hamburg arbetar man just nu för högtryck med installationer på universitet och högskolor över hela Tyskland. Ljus framtid i Tyskland TimeEdit marknadsförs i Tyskland enbart till högskola och universitet och har mött ett stort intresse. Tekniska universitetet i Dresden och Högskolan i Bremen har redan lagt över hela sin schemaläggning i TimeEdit, Högskolan i Wismar är i full igång med sin installation och till hösten väntar bland flera Alex Rose. andra universitetet på att få schemalägga genom TimeEdit, bland dem Potsdam med sina studenter. Potsdam är ett mycket komplext projekt med extremt individualiserade lärarutbildningar som är svåra att schemalägga. Hittills har man haft svårt att hitta ett program som motsvarar behoven men TimeEdit klarar att hantera den stora mängden information, säger Alex Rose. Underlag för statistik Alex Rose ser flera stora fördelar med TimeEdit jämfört med de program som redan finns på tyska marknaden. Den stora användarvänligheten är en, programmet tas i bruk omedelbart, och säkerheten är en annan. I TimeEdit kan man dubbelboka en lokal, men aldrig av misstag eftersom programmet tydligt talar om vad man gör. Den stora mängden lagrad information som skapas av och finns tillgänglig i programmet är en annan viktig framgångsfaktor. Vi tyskar gillar ju ordning och reda och vi älskar statistik. I TimeEdit finns tillgång till mängder av data som enkelt kan tas fram och skrivas ut eller sparas vilket är perfekt för den som vill skapa prognoser för utveckling eller se samband mellan olika variabler. Kompatibel programvara En annan stor styrka hos TimeEdit är den öppna arkitekturen och förmågan att samarbeta med andra program. I Tyskland finns en dominerande programvara för administrativa rutiner. HIS, som de flesta använder sig av har en ganska säregen och svårgenomtränglig struktur men är ändå kompatibelt med TimeEdit. Göran Hällgren och hans stab på Evolvera arbetar hela tiden på att hitta nya lösningar som får samarbetet mellan de två programmen att flyta ännu smidigare, något ingen annan lyckats med förut och jag ser detta som en viktig del i de stora framgångarna. Nu är bollen i rullning, vi går en fantastiskt spännande framtid till mötes här i Tyskland, menar Alex Rose. Christina Sandgren Vi tyskar gillar ju ordning och reda, och vi älskar statistik. 3

4 rina Ewerlöf i en av Stockholms Tomas Bolme, Dan Turdén och Kata r: De fattigas piano - på lek med Stadsteaters många produktione Foto: Sarah Bolmsten. Lars Forssell på Klara soppteater. Med TimeEdit p Även konstnärlig verksamhet behöver noga schemaläggas, kreativitet behöver både replokaler och rekvisita och att be 770 teatersugna personer vända i dörren är ingen lek. Mardrömsscenariot är givetvis att boka en skådespelare till två olika scener samtidigt vilket är väldigt ovanligt, men visst har det hänt, säger planeringschef Anders Lindblom på Stockholms Stadsteater. Att ha ett vattentätt schema är ingen enkel sak vare sig det gäller små eller större organisationer men i takt med att antalet variabler ökar så ökar även svårighetsgraden. På Stockholms Stadsteater är det inte bara femhundra anställda i tjugotalet olika yrkeskategorier som skall befinna sig på rätt plats, teatern har nära trettio uppsättningar per år fördelade över hela nio scener varav en ligger hela vägen ute i Skärholmen. Det är en helt extrem repertoarsituation med så många produktioner som skall spelas och inte minst repeteras och dessutom är det en mycket 4 flexibel verksamhet med gästspel och skådespelare som hoppar in så det gäller att ha järnkoll på hela kedjan så att inget går fel. Visst har det hänt att man vaknat mitt i natten med en olustig känsla av att något inte stämmer, det är en situation som skapat en hel del press, erkänner Anders Lindblom. Säkert planeringsverktyg Nu släcker även Stockholms Stadsteater ned sitt gamla system av Excelfiler och lösa papper som krävt mer än sin man av den som skött planeringen, Fakta Stockholms Stadsteater lokaler i anslutning till Kulturhuset vid Sergels torg med sju Stockholms Stadsteater AB bildades 1956 och olika scener med olika inriktning. Stadsteatern var 2008 teaterverksamheten startade 1960 i Folkets Hus vid Norra Skandinaviens största teater Bantorget flyttade Stadsteatern till sina nuvarande Här finns allt under samma tak; scener, repetitionslokaler,

5 Bara känslan av att det inte går att dubbelboka, den går knappt att beskriva. Nu kan jag enkelt se hur mina bokningar påverkar varandra. Fares Fares som Athos i De tre musketörerna. Foto: Petra Hellberg Stadsteaterns fasad mot Sergels torg. Foto: Daniel Holking på repertoaren sedan den första mars har man tagit steget in i cyberåldern och planerar numera allt ifrån veckoscheman till repertoar i schemaläggningsverktyget TimeEdit. Dubbelbokningarnas tid är ett ont minne blott. Bara känslan av att det inte går att dubbelboka, den går knappt att beskriva. Nu kan jag enkelt se hur mina bokningar påverkar varandra och behöver vi byta ut någon skådespelare mot någon annan så går det att ordna utan att jag måste ändra varenda bokning manuellt. Nu är min enda oro att jag och ensembleavdelningen skall missa att kommunicera eventuella förändringar i ensemblerna - det är enda sättet att skapa oreda i systemet men å andra sidan går det ganska lätt att reda ut även sådana problem i TimeEdit, menar Anders Lindblom. Stora utvecklingsmöjligheter Produktionen av veckoscheman och repetitionsscheman är en viktig del av verksamheten men har tagit mycket tid i anspråk och gör så till viss del fortfarande, men i förlängningen kommer de enskilda produktionsledarna att själva lägga in sina produktioners repetitionsscheman i Time Edit. Fleranvändarstödet i Time Edit medger att bokningar utförs av flera personer utan att de stör varandra eller dubbelbokar, dessutom kommer allas veckoscheman så småningom att finnas enkelt tillgängliga via webben istället för i pappersform som nu. Mina förväntningar på Time Edit var ganska måttligt ställda, mest såg jag fram emot att slippa dubbelarbetet med att manuellt föra över årsplaneringen till vår formgivares layoutprogram inför tryckningen av programtidningen men i förlängningen får det en mycket större betydelse än så. TimeEdit har gett oss helt nya möjligheter att arbeta, säger Anders Lindblom. Christina Sandgren administration och verkstäder där dekor, kostym och mask både barn, ungdom och vuxna. Sedan 1996 spelar Parkteatern produceras till nya pjäser per år. under sommaren i Stockholms parker. Stockholms Stadsteater Skärholmen startade En ny Under 2007 hade Stockholms Stadsteater nästan teater vid gymnasiet i Skärholmen med teaterverksamhet för besökare! Källa: Stockholms Stadsteater 5

6 Fredrika Bremergymnasiet är en av många skolor som använder TimeEdit. Kundskaran växer Sedan många år har Evolvera, som leverantör av schemasystem och lokalbokningsprogram, varit ett välkänt begrepp inom universitet och högskolevärlden. Sedan 2007 har vi också arbetat med landets kommuner för att ge nya och moderna lösningar till grundskolan, gymnasieskolan och vuxenutbildningen. Vi satsar nu för att ytterligare stärka kundnyttan av att använda TimeEdit. I framtiden kommer våra kunder att kunna schemalägga skolans behov men också använda TimeEdit som ett generellt resursbokningsstöd, 6 allt hanterat i samma databas och med ett fleranvändarstöd som är unikt. En decentraliserad schemaläggning och ett flexibelt schema blir allt viktigare, inte minst som stöd i den pedagogiska processen. Det är glädjande att få presentera nya kunder inom resursplanering och schemaläggning. Mikael Götesson, försäljningschef Foto: Fredrika Bremergymnasiet GIH Gymnastik och Idrottshögskolan i Stockholm har skolverksamhet är i färd med att införa TimeEdit för sin använt TimeEdit i flera år. Nu har de kompletterat med TimeEdit schemaläggning och bokningsverksamhet. Resurs för sin resursplanering inför schemaläggningen ett Stadsteatern i Stockholm har sedan förra sommaren använt webbverktyg för strategisk planering av kurser och vilken lärare TimeEdit för sin planeringsverksamhet. Nu går Stadsteatern vidare som ska genomföra dem. med det webbaserade bokningsstödet Webreservations för att Norges Musikhögskola i Oslo använder även de TimeEdit boka konferensrum och andra lokaler. Läs mera om Stadsteatern sedan tidigare för schemaläggning och väljer nu att komplettera och TimeEdit på annan plats i detta nummer av TimeEdition. sitt administrativa arbete med två av våra tilläggsapplikationer Grundskolan i Svalövs kommun väljer tillsammans - Resurs för planering och resursbokning och Webreservations med Procapita TimeEdit som schemasystem. En decentraliserad för att personal skall kunna boka på lediga lokaler. Dessa båda schemaläggning med flexibla schemaperioder har varit moduler är webbaserade. tongivande i valet av schemasystem. Vellinge kommun väljer att införa TimeEdit som I en upphandling valde Emmaboda kommun TimeEdit och schemaläggningsverktyg i samverkan med Tietos lösning Procapita frånvaro i samverkan som moderna arbetsredskap för Procapita. TimeEdit kommer att användas för all kommunal schemaläggning och frånvarorapportering i samtliga skolformer. utbildningsverksamhet. StockholmsMusikInstitut har infört TimeEdit för Røyken kommune utanför Oslo lägger sina schema för schemaläggning och resursbokning för att få ett modernt verktyg i ungdomsskolen i TimeEdit. Här samverkar TimeEdit med Oppad, planering av sin verksamhet i utbildning av musiklärare. en samarbetspartner till oss som marknadsför administrativa Reaktorskolen i Oslo som genomför arbetsmarknads- lösningar för utbildningsektorn i Norge. utbildningar för NAVs räkning i Norge inför TimeEdit för planering Kunskapsstaden i Helsingborg det vill säga all kommunal och schemaläggning.

7 Tips och trix från supporten Kundsupporten på TimeEdit fortsätter här att ge några av sina aktuella tips saker som underlättar din vardagliga användning av programmen. 1. Skapa en lösenordsskyddad sökprofil på webben i TimeEdit Global Det kan vara praktiskt att lösenordsskydda en sökprofil på webben så att enbart lärare kan se nästa läsperiods schema på webben innan detta blir definitivt. Gör så här för att skapa en lösenordsskyddad sökprofil: Välj menyn Admin > Systeminställningar, fliken Webbsökning. Skapa en ny sökprofil genom att klicka på +, döp profilen. Fyll i fält för veckointervall, dagar, tider etc. precis som vnligt när duskapar en sökprofil. Ange det användarnamn och lösenord som man måste ange för att få tillgång till sökprofilen på webben i fälten Användarnamn och Lösenord. Lägg till Lärare (eller motsvarande) i Sökbara typer. Du kan givetvis lägga till andra typer också. Spara. Om man nu försöker använda sökprofilen på webben visas en inloggningsruta där man måste ange det användarnamn och lösenord som du angav i punkt 4 ovan. 2. Direktlänk till ett specifikt schema i TimeEdit Global Visste du att du kan länka direkt till i princip vilken sida som helst i TimeEdit Globals schemagenerator? Man kan t ex länka direkt till schemat för en viss kurs. Gör så här för att länka till ett visst schema: Sök fram önskat schema på webben precis som vanligt. Nu kan du spara länken till aktuell sida som en favorit eller ett bokmärke i din webbläsare. Du kan också kopiera adressen till sidan från webbläsarens adressfält (eller genom att använda länken [Länk till sidan] längst ner till höger på schemasidan) och lägga in på exempelvis kursens hemsida. Observera att länkarna ovan även kommer att visa eventuella schemaändringar som sker senare. Man kan säga att länkarna inte länkar direkt till själva bokningarna som visas utan till den sökning som du gjorde för att få fram schemat. 3. Ladda ner eller prenumerera på bokningar i icalformat från TimeEdit Global Ofta vill man kunna se ett schema som är lagt i TimeEdit inne i något annat program, t ex Outlook. Man kan då exportera eller prenumerera på bokningarna i ett format som kallas ical eller vcal. Detta är standardformat för bokningar som kan läsas av olika program, t ex Outlook, ical, Google Calendar och Mozilla Sunbird. För att aktivera stöd för ical i TimeEdit gör man så här: Logga in i TimeEditklienten som administratör Välj menyn Admin > Systeminställningar Gå till fliken Webb Se till att kryssryran ical/vcal är ikryssad Spara systeminställningarna För att ladda ner eller prenumerera på bokningar i icalformat gör man så här: Sök fram de bokningar du är intresserad av på TimeEdits webbschema precis som vanligt när du vill titta på dem. Längst ner på den sida som visar schemat finns följande länkar: Du kan nu ladda ner bokningarna i antingen ical- eller vcalformat genom att högerklicka på önskad länk precis som när du laddar ner vilken fil som helst. Filen kommer att innehålla just de bokningar som visas på webbsidan. Om man skall använda ical- eller vcalformatet beror på vilket program man vill använda filen i. icalformatet tenderar att fungera bättre så det kan vara en god idé att testa det formatet först. Du kan även prenumerera på bokningarna och därmed få med eventuella schemaändringar som inträffar i framtiden. Olika program hanterar detta på olika sätt. T ex fungerar det att prenumerera i Outlook 2007 medan Outlook 2003 saknar funktionen. Gemensamt för dem alla är dock att istället för att ladda ner filen så högerklickar man på länken och kopierar adressen (URL:en) och klistrar in i det program som skall prenumerera. Prenumerationen kommer att baseras på sökvillkoren för den sida som du visar på webben, inte på just de bokningar som råkar visas på sidan just nu. Detta innebär att om det sker ändringar i schemat så kommer dessa med i prenumerationen vilket ju oftast är precis det man vill. Observera att vilka bokningar man får med i sin prenumeration därför kan påverkas av vilken webbprofil man använder samt om man använder enkel eller avancerad sökning. Klipp ut och spara! " 7

8 Titan på väg mot målet B Hallå där, Daniel Hultberg, ansvarig för betatesterna av TimeEdit Titan på Högskolan för scen och musik i Göteborg. Hur går det med fullskaletesterna? Det går riktigt bra. Systemet är stabilt och fungerar som det ska. David Holm och Erik Jonasson på HSM verkar mycket nöjda med vad programmet klarar av så det är ett mycket positivt samarbete. Det är givetvis också väldigt roligt för oss på utvecklingsavdelningen att se att programmet håller när det efter fyra års utvecklingsarbete till slut möter verkligheten. Vad arbetar ni med just nu? David provschemalägger en av deras mest komplicerade kurser i Titan för att vi skall upptäcka eventuella svagheter. Vi stämmer kontinuerligt av funktionerna och lägger omkring en gång i månaden in en helt uppgraderad version som han får arbeta vidare med. Just nu arbetar jag med att fixa några buggar som skall bort inför nästa avstämningsmöte. Har ni stött på något oväntat under arbetets gång? Nej, programmet fungerar faktiskt över förväntan men det är givetvis arbetsflödet på institutionen som styr vilka funktioner vi prioriterar att arbeta med. Till exempel har vi efter Davids önskemål arbetat med att ta fram en kopiera-funktion där man kopierar hela studiegrupper och sedan byter ut enstaka medlemmar för att slippa mata in alla elever gång efter gång. Det sparar mycket onödigt dubbelarbete. När räknar ni med att testerna är avslutade? Testerna kommer att avslutas vid slutet av terminen och i höst beräknas Titan vara i full gång på HSM men det återstår mycket arbete för oss som med utvärdering och slutjustering. Ett program går dessutom alltid att förbättra och vi räknar med att det kommer att vidareutvecklas, inte minst när nya kunders behov ger nya idéer. Ett program behöver få nya utmaningar, även om TimeEdit Titan har kapacitet att klara det mesta så långt. Christina Sandgren Dags för användarträff! Glömt att anmäla dig? Det är inte för sent än att anmäla dig till användarträffen maj. Kontakta Stefan Lövgren på , eller stefan@evolvera.se senast 14 april. Vi ses i Göteborg maj! Bilder från trivselkvällen vid förra årets användarträff. Nästa nummer av 4 kommer i juni! Nyhetstidning från Evolvera Evolvera AB Drakegatan Göteborg