Global Code of Conduct

Transkript

1 Global Code of Conduct Global Compliance Office 工 作 遵 守 法 规. 从 您 做 起. Juli 2015

2 Ett meddelande från John Greisch & Ilana Shulman Bästa medarbetare på Hill-Rom: Vi är glada över att återigen presentera Hill-Roms globala uppförandekod för dig, ett av de viktigaste verktyg vi har för att klara vårt uppdrag att förbättra resultaten för patienter och deras vårdgivare. Integritet är en av våra mest djupt rotade företagsvärderingar, och den är centralt placerad i Hill-Roms åtagande. Vårt företags fortsatta tillväxt och förmåga att uppfylla våra åtaganden gentemot våra patienter beror på integriteten hos våra medarbetare. Att varje dag, runt om i världen, se till att vi verkar på ett ansvarsfullt och regelrätt sätt är viktigt både för vår framgång i nuet, men även för vår förmåga att växa i framtiden. Efterlevnaden ska inte bara vara vad vi gör, det måste vara vilka vi är som företag och som individer. Det är därför vi säger att integriteten börjar hos var och en av er. Det måste handla om hur vi utför vår verksamhet, och det är något som alla medarbetare bör tänka på dagligen, oavsett situation och omständighet. Vart och ett av alla dina beslut som du tar i ditt dagliga arbete kan antingen förbättra eller skada förtroendet för våra produkter och vårt företag. Det tar många år att bygga upp ett gott rykte och att bli ett företag som människor litar på. Det anseendet och förtroendet måste säkras. Med tanke på den stora betydelsen av regelefterlevnad, och i linje med vårt engagemang för ständiga förbättringar, arbetar vårt globala efterlevnadskontor alltid med att stärka vårt globala efterlevnadsprogram. Den globala uppförandekoden är avsedd att ge var och en av oss praktiska principer, policyer och rutiner för att navigera i den komplexa och starkt reglerade sektorn för hälso- och sjukvård. Att förstå och följa koden ger oss en färdplan för att säkerställa att vi verkar i enlighet med alla lagar och förordningar, och att vi håller oss till de högsta normerna för affärsetik. Varje år måste alla medarbetare läsa den globala uppförandekoden och godkänna att följa dess riktlinjer. Vi ber att du ägnar detta din fulla uppmärksamhet, och att du sedan söker ytterligare vägledning om ämnen som du inte förstår. Vi uppmuntrar dig att informera om problem som kan uppstå eller att ställa frågor. Uppförandekoden och det globala efterlevnadskontoret representerar tillsammans en ovärderlig insiktskälla med rekommendationer och support som erbjuds till oss alla. Tack för ditt åtagande om regelefterlevnad och för ditt hårda arbete när det gäller de patienter och vårdgivare som vi betjänar. Våra kärnvärderingar Respekt Lyhördhet Resultat Integritet Nöje Med vänlig hälsning, John Greisch Chief Executive Officer Ilana Shulman Chief Compliance Officer Global Compliance Office 2 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 3

3 Syfte Det är mycket viktigt att efterleva denna Global Code of Conduct och våra policyer och procedurer för fortsatta framgångar inom den komplexa och globala sjukvårdsbranschen. Vår regelefterlevnad, och därför också vårt rykte, beror på våra handlingar och de beslut som var och en av oss fattar varje dag. Genom att följa denna Global Code of Conduct ser vi till att följa tillämpliga lagar och bestämmelser inom vår hårt reglerade bransch, samtidigt som vi inger förtroende och tillit hos våra viktigaste intressenter. EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. Hill-Roms Global Code of Conduct tillämpar våra värderingar på de dagliga situationer vi ställs inför i arbetslivet. Den visar hur våra standarder för god affärssed tillämpas genom våra handlingar med Hill-Roms viktigaste intressenter: våra kunder och patienter, våra arbetskamrater, vårt företag och våra investerare, tillsynsmyndigheter, våra samhällen samt allmänheten. Tillämplighet Denna Global Code of Conduct och alla relevanta företagspolicyer och procedurer gäller för alla som bedriver verksamhet för Hill-Roms räkning. Detta innefattar anställda, tjänstemän och chefer, ombud, leverantörer och konsulter. Var och en är ansvarig för att känna till och följa de standarder som anges i denna Global Code of Conduct och alla relevanta policyer och procedurer. Dessutom är var och en av oss skyldig att ställa frågor och meddela frågor som gäller hur vi efterlever vår Global Code of Conduct genom lämpliga kanaler för att säkerställa att Hill-Roms standarder upprätthålls. Jag bekräftar att det är omöjligt för Hill-Rom att räkna upp alla potentiella handlingar som kan bryta mot denna globala uppförandekod, och att Hill-Rom förbehåller sig rätten att vidta disciplinåtgärder, i värsta fall uppsägning, för att bemöta överträdelser. as per the Tables_SV document. Förväntningar på chefer Chefer har ett ansvar att föregå med gott exempel. De måste uppvisa den allra högsta nivån av god affärssed och visa att de efterlever denna Global Code of Conduct varje dag. Dessutom förväntas chefer att uppmuntra till att följa reglerna och till personligt ansvar hos andra. Om du är chef måste du: se till att dina anställda förstår sina skyldigheter enligt denna Global Code of Conduct, företagets policy och procedurer samt tillämpliga lagar och bestämmelser skapa en miljö i vilken alla dörrar hålls öppna där dina underställda och andra anställda känner sig trygga att ställa frågor, prata om problem eller anmäla iakttagna tjänstefel innefatta regelefterlevnad som en faktor i utvärderingen av anställda ställa frågor eller meddela problem via lämpliga kanaler, såsom din chef och Compliance Office. Som chef måste du också se till att anställda, leverantörer eller andra som gör anmälan i god tro skyddas från all form av repressalier och med detta. Du ska tydligt meddela Hill-Roms policy mot repressalier till dina underställda. Vidta lämpliga åtgärder om du ser eller misstänker några repressalier och anmäl detta till det globala efterlevnadskontoret. För mer information om Hill-Roms policy mot repressalier kan du se sidan åtta i denna Global Code of Conduct. Global Compliance Office 4 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 5

4 Våra främsta intressenter: Patienter och kunder Medarbetare Företag och investerare Tillsynsmyndigheter Samhällen och allmänheten Patienter och kunder Patienterna som använder våra produkter, deras vårdgivare och våra kunder ligger i centrum för vår verksamhet. De är beroende av att vi levererar högkvalitativa och kostnadseffektiva produkter och tjänster som uppfyller deras behov. Vi försöker uppfylla deras behov genom att fokusera på att uppfylla våra standarder för kvalitativ produktdesign och tillverkning, noggrann och sanningsenlig kommunikation med våra kunder, lämplig samverkan med vårdgivare och säker förvaring av andras personuppgifter. Medarbetare Hill-Rom är en gemenskap av personer som alla arbetar tillsammans för att förverkliga företagets vision och uppdrag. Vi som global organisation sätter värde på mångfalden hos våra anställda och ser den unika förmågan hos var och en, vilket bidrar till verksamhetens framgång. För att helt förverkliga vår potential som individer och företag måste vi ha en arbetsmiljö med förtroende och respekt för enskilda personer. Vårt mål måste vara att nära en miljö som är fri från olaglig diskriminering och trakasserier och som främjar öppen kommunikation. Företag och investerare Vi har alla ett ansvar gentemot vårt företag och våra aktieägare. Som anställda är vi ansvariga för att se till att vi handlar för företagets räkning, baserat på dess intressen snarare än våra egna intressen. Vi har ett ansvar att se till att företagets bokföring och register är riktiga, att information vi får reda på genom arbetet inte används på ett olämpligt sätt och att vi behandlar företagets tillgångar och uppgifter med stor försiktighet. Vi har dessutom ett ansvar att se till att de som vi gör affärer med delar vårt engagemang i att följa företagets standarder för god affärssed. Tillsynsmyndigheter Sjukvårdsbranschen är föränderlig, strikt reglerad och alltmer beroende av världens statsmakter som kunder och betalare. Genom att följa denna Global Code of Conduct och alla tillämpliga lagar och bestämmelser upprätthåller vi vår position som ett betrott och pålitligt företag med alla tillsynsmyndigheter och verk som påverkar eller är en del av marknaderna för våra produkter och tjänster. Samhällen och allmänheten Som ett globalt sjukvårdsföretag med tusentals anställda har vi också ett ansvar inom samhällena där vi bor och verkar och inför allmänheten. Det är viktigt att vi handlar ansvarsfullt i alla aspekter av våra lokala och nationella samhällen, även i de politiska, miljömässiga och ideella aktiviteter vi deltar i. Integritet@jobbet EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. Global Compliance Office 6 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 7

5 Vår Global Code of Conduct kan inte förutsäga alla situationer som kan uppstå. Den är framtagen för att identifiera de viktigaste frågorna vi ställs inför och för att ge klar vägledning i de frågorna. Den ger också tydlig ledning så att vi kan handla snabbt och med förtroende för att handlingarna är lämpliga och överensstämmer med vår Global Code of Conduct och våra värderingar. Om du har frågor om rätt handlingssätt efter att ha läst denna Global Code of Conduct och tillämpliga policyer och procedurer ska du prata med din chef. I de flesta fallen är din chef bäst lämpad att ta itu med frågor och problem. Om du inte känner dig trygg med att prata med din chef kan du prata med en annan chef på Hill-Rom. Du kan dessutom ställa frågor via ett antal andra kanaler, till exempel: Var och en av oss är ansvariga för att känna till och följa policyerna och procedurerna som gäller våra enskilda affärsaktiviteter. Integritet@jobbet EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. Resurser för regelefterlevnad I situationer som inte omfattas direkt av denna Global Code of Conduct har vi tillgång till ett antal andra resurser. När du behöver vägledning ska du först ta hjälp av denna Global Code of Conduct och andra tillämpliga policyer eller procedurer. Vårt företag har flera policyer och procedurer som ger specifik ledning för många funktioner inom verksamheten. Var och en av oss är ansvariga för att känna till och följa policyerna och procedurerna som gäller våra enskilda affärsaktiviteter. Många av policyerna hänvisas också till i denna Global Code of Conduct och finns tillgängliga på företagets intranät. Om du fortfarande har frågor om rätt handlingssätt efter att ha läst denna Global Code of Conduct och tillämpliga policyer eller procedurer ska du prata med din chef. Dessutom kan du rådfråga ämnesexperter inom företaget. Policy mot repressalier Hill-Rom har en strikt policy mot repressalier. Alla anställda, leverantörer eller andra personer som tar upp ett problem eller en fråga i god tro angående affärsmetoder eller fall då denna Global Code of Conduct eller företagets policyer och procedurer inte följs kommer att skyddas mot repressalier. En anmälan i god tro betyder att en person ärligt har tagit upp en fråga som han eller hon tror kan bryta mot denna Global Code of Conduct, företagets policyer och procedurer eller lagen. Exempel på repressalier kan vara nekande av förmåner, uppsägning, degradering, avstängning från tjänst, hot, trakasserier eller diskriminering. Personalavdelningen För frågor som gäller anställning eller anställda, såsom frågor eller angelägenheter angående potentiell diskriminering eller trakasserier eller frågor angående ledningen, kan du kontakta personalavdelningen. Legal Department För frågor som gäller lagar och bestämmelser som är tillämpliga för vår verksamhet kan du kontakta Legal Department. Där finns advokater som arbetar med att stödja varje verksamhetsenhet inom företaget och det finns också ämnesexperter som kan hjälpa dig. Ekonomiavdelningen För frågor gällande ekonomi- eller redovisningsfrågor kan du kontakta representanten för ekonomiavdelningen för ditt team. Compliance Office Compliance Office kan hjälpa dig med frågor eller angelägenheter som gäller vår Global Code of Conduct eller företagets policyer och procedurer. I situationer där du skulle känna dig tryggare med att ställa frågor eller uppmärksamma problem hos någon annan än din chef eller en ämnesexpert, kan du även diskutera frågorna eller problemen med det globala efterlevnadskontoret. Om så önskas kan din identitet hållas helt hemlig så långt lagen tillåter det. Kom dock ihåg att genom att din identitet hålls hemlig begränsas Hill-Roms möjligheter att kunna hjälpa dig med dina problem. Compliance Helpline Du kan också göra en anmälan genom vår Compliance Helpline, vilken drivs av en oberoende tredje part. Compliance Helpline är tillgänglig dygnet runt, hela veckan med översättare till hands om det behövs. Där det är tillåtet enligt lokal lagstiftning kan du välja att göra en anonym anmälan genom Compliance Helpline. Global Compliance Office 8 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 9

6 Globala efterlevnadskontoret - Kontakter Ställ en fråga E-post: GlobalComplianceOffice@Hill-Rom.com Telefon: Rapportera ett ärende Compliance Helpline Compliance Helpline är ett verktyg med vilket man kan anmäla faktiska eller möjliga tjänstefel. Den är öppen dygnet runt, hela veckan, med översättare till hands om det behövs. Där det är tillåtet enligt lokal lagstiftning kan du välja att göra en anonym anmälan. All information som mottas genom Compliance Helpline är säker och hålls hemlig så långt det är möjligt. Du kan använda dig av följande två metoder för att skicka in en anmälan till Compliance Helpline. Skicka in en anmälan på nätet genom att logga in till eller Ring Compliance Helpline på följande nummer: U.S Australia Austria Belgium Canada (English) or (French) China (Northern) China (Southern) Czech Republic France Germany Hong Kong India Italy Ireland Japan (Japanese) or (English) Lebanon Mexico (Spanish) or (English) Netherlands Norway Poland Portugal Russia United Arab Emirates Singapore Spain Sweden Switzerland Turkey United Kingdom Dessa nummer kan komma att ändras. Om ett lokalt nummer inte fungerar kan du logga in till för att skicka in en anmälan. Global Compliance Office 10 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 11

7 Innehåll I. KUNDER OCH PATIENTER 14 Skapa högkvalitativa och innovativa produkter 15 Noggrann och sanningsenlig kommunikation 15 Lämplig samverkan med vårdgivare 16 Statliga avtal och erbjudanden 17 Datasekretess 18 V. SAMHÄLLEN OCH ALLMÄNHETEN 42 Skydd av miljön 43 Politiska aktiviteter och bidrag 44 Samhällsengagemang 44 VI. OFFENTLIGGÖRANDE AV AVSTÅENDEFÖRKLARINGAR 46 II. MEDARBETARE 20 Anställningspraxis 21 Säkerhet och hälsa på arbetsplatsen 22 Anställdas sekretess 23 VII. CERTIFIERING 47 III. FÖRETAG OCH INVESTERARE 24 Undvika intressekonflikter 25 Utbyte av affärsgåvor 26 Leverantörer 27 Noggrann bok- och registerföring 28 Insiderhandel 29 Skyddande av företagets uppgifter och egendom 30 Affärsupplysningar 31 Kommunikation med investerare, press, intressegrupper och via sociala medier 32 IV. TILLSYNSMYNDIGHETER 34 Lagar och bestämmelser för sjukvård 35 Lagar om bestickning och korruption 36 Styrning och bojkott av världshandel 38 Följande av internationella konkurrenslagar 39 Statliga revisioner, utredningar och undersökningar 40 Global Compliance Office 12 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 13

8 I. Kunder och patienter All samverkan med vårdgivare, patienter, betalare och andra kunder är en möjlighet att visa vårt engagemang för att förbättra resultatet för patienter och vårdgivare. Vi har under mer än 80 år närt våra långvariga förhållanden med en bred skara kunder. Tusentals sjukhus och andra vårdgivare förlitar sig på Hill-Rom för att få hjälp med att ge säker och effektiv sjukvård. Vi måste arbeta för att bygga upp och upprätthålla förtroendet och det positiva förhållandet vi har etablerat med våra kunder. Skapa högkvalitativa och innovativa produkter Vi måste alla arbeta för att kunna erbjuda produkter som är säkra och effektiva för det avsedda användningssyftet. Vi måste: utforma, bekräfta, prova och utvärdera våra produkter för att uppfylla gällande branschstandarder och ge bästa möjliga säkerhet och resultat för patienter tillverka och underhålla våra produkter i överensstämmelse med våra standardmässiga driftsförfaranden och aldrig ta några genvägar uppfylla alla bestämmelser vad gäller produktsäkerhet och märkning se till att våra leverantörer uppfyller våra krav omedelbart uppmärksamma problem med kvalitet och säkerhet. Anmälan av potentiella produktproblem Vi måste också vara uppmärksamma på problem med våra produkter när de befinner sig ute hos kunder. Vi kan ta reda på problem med kvalitet eller säkerhet gällande våra produkter på många olika sätt genom att prata med kunder eller leverantörer, telefonsamtal, e-post, bloggar, chattrum, brev, fax eller till och med genom samtal med grannar. Vilken källan än är måste vi rapportera de här uppgifterna genast. När du får uppgifter från en källa om att våra produkter kanske inte fungerar som de ska eller att de kan vara osäkra att använda måste du rapportera de uppgifterna inom 24 timmar till jourlinjen för teknisk service i ditt land. Noggrann och sanningsenlig kommunikation Vi marknadsför och säljer våra produkter enbart baserat på deras effektivitet, kvalitet, säkerhet och pris. All information som ges till våra kunder och patienter om våra produkter och tjänster, innefattande tillgänglighet och leverans av produkterna, måste vara sanningsenlig, saklig och ha stöd i data och erfarenheter. Allt material som skapas för att användas i marknadsföring och försäljning av produkterna måste granskas och godkännas av Regulatory Affairs och Legal Department. FRose förbereder en försändelse av bårar för leverans när hon märker att flera sidoräcken inte låser ordentligt. Låsmekanismen verkar vara gjord av ett annat material än hon har sett tidigare. Hon vet att patientsäkerhet är en viktig fråga, men hon vet samtidigt att den här ordern är sen och att kunden är missnöjd med att den inte har levererats än. Borde hon säga något? SJa. Rose bör anmäla situationen omedelbart till sin chef, någon annan i ledningen och/eller avdelningen för kvalitetskontroll och regulatoriska frågor. Att möta ett leveransschema är aldrig en ursäkt för att låta en produkt som kanske inte fungerar rätt skickas till en kund. Det skulle kunna försätta patienter i fara och skada vårt och våra kunders rykte. Global Compliance Office 14 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 15

9 FAngela har arbetat med en stor sjukhuskund under flera månader för att sälja en Hill-Rommadrass till dem. Hon har föreslagit att sjukhuset provar några madrasser under några veckor för att se om kunden tycker om dem. Angela följer Hill-Roms utvärderingsprocedur och ordnar en 30-dagars utvärderingsperiod för fyra madrasser åt kunden. Efter 30 dagar är sjukhuset fortfarande inte klara att fatta ett beslut. Angela bestämmer sig för att fortsätta med utvärderingen. Den här perioden upprepas under mer än sex månader och kunden undviker att fatta ett beslut om att köpa produkten samtidigt som Angela fortsätter att förlänga utvärderingsperioden. Har Angela handlat rätt? SNej. Att ge sjukhus en kort utvärderingsperiod av en produkt är en lämplig handling. Men utvärderingsperioden borde ha avslutats efter de första 30 dagarna. Hill-Roms policyer måste följas vid förlängning och det är i allmänhet inte lämpligt att förlänga en utvärderingsperiod bortom 90 dagar. Att inte avsluta en utvärderingsperiod av en produkt bryter mot företagets policy. Dessutom kan gratis användning av en Hill-Rom-produkt utöver utvärderingsperioden ses som en otillbörlig ersättning till inrättningen, vilket kan leda till att företaget åläggs böter enligt straffeller civilrätt. Lämplig samverkan med vårdgivare Vi är förbjudna att erbjuda något av värde till en befintlig eller potentiell kund i syfte att påverka valet av våra produkter. Otillbörliga ersättningar kan exempelvis innefatta måltider, underhållning, resor, gåvor, gratis produkter eller tjänster, honorar, bidrag eller stipendium. Vi kan vid särskilda tillfällen erbjuda godkända utbildningsmaterial, måltider eller andra artiklar av värde i enlighet med företagets policyer och procedurer. Hill-Rom har upprättat en policy om samverkan med vårdgivare. Våra försäljnings- och marknadsföringsteam måste förstå och följa den här policyn och eventuella procedurer när de samverkar med vårdgivare i USA. Att de här reglerna följs är mycket viktigt för våra intressenter och för vårt slutmål att förbättra resultatet för våra patienter och deras vårdgivare. Följderna av att bryta mot Hill-Roms policyer och mot lagen kan leda till dryga böter enligt civil- och straffrätt och kanske även personligt straffansvar. Dessutom kan överträdelse av de här reglerna ha en direkt påverkan på vårt rykte på marknaden, vårt varumärke och vår framgång. Om du är osäker på om en måltid eller någon annan aktivitet är lämplig eller inte kan du kontakta Global Complience Department. Statliga avtal och erbjudanden När vi svarar på statliga anbud och gör avtal direkt med statliga myndigheter måste vi följa en komplex uppsättning regler och arbeta tätt samman med Legal Department. Överträdelse av r eglerna kan leda till förlust av avtal och betydande eller till och med straffrättsligt ansvar. Vi måste minst säkerställa att: alla framställningar till staten vid projektansökningar, anbud och rapporter är fullständiga, riktiga och inte missledande alla fordringar motsvarar utfört arbete och inte överstiger beloppet till vilket Hill-Rom är berättigat vi samarbetar i god tro med alla statliga begäranden om revisioner och undersökningar vi omedelbart anmäler misstänkta överträdelser av lagar eller regler, företagets policyer eller avtalsenliga förpliktelser till Legal Department. Anställda i USA ska se policy om bedrägeri, svinn och tjänstefel och policy om försäljning till staten för ytterligare vägledning om att svara på statliga anbud eller ingående av avtal med staten. Anställda utanför USA ska kontakta Legal Department för ytterligare information om ingående av statliga avtal. Integritet@jobbet EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. Global Compliance Office 16 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 17

10 FBianca arbetar på Hill-Roms avdelning för kundreskontra. Biancas arbete kräver ibland att hon skickar fakturor och annan dokumentation som innehåller patientuppgifter. Bianca skickade av misstag en faktura som innehöll patientuppgifter till fel patient. Vad bör hon göra i det här fallet? SBianca bör omedelbart meddela sin chef och Hill- Roms sekretessansvarige. Hill-Rom kan ha rättsliga skyldigheter att meddela patienten om att hans eller hennes uppgifter gavs till en annan patient av misstag. Bianca bör se till att hon tillhandahåller all relevant information, såsom datumet då felet uppstod och när hon insåg att uppgifterna avslöjades, till sekretessansvarige. Datasekretess Vi måste skydda alla personuppgifter som tillhör patienter, kunder, leverantörer, entreprenörer, säljare och andras uppgifter som vi mottar i arbetet. Patientuppgifter Vi måste skydda patientjournaler och andra patientuppgifter vi mottar eller har åtkomst till under arbetet. Som ett företag inriktat på medicinsk utrustning och teknik lyder vi under flera lagar om vårdsekretess och vi måste förstå och följa dem fullt ut. Vad räknas som patientuppgifter? Patientuppgifter är all information om hälsotillstånd, tillhandahållande av vård eller betalning för vård som kan kopplas till en viss person. Det innefattar alla uppgifter som hör till en patients hälsotillstånd, mottagna tjänster, fakturor, patientjournaler och försäkringsuppgifter. Brott mot lagar om vårdsekretess kan leda till ansvar eller böter enligt straff- eller civilrätt. Om du behöver ytterligare information om vårdsekretesslagar ska du kontakta Hill-Roms sekretessansvarige eller Legal Department. Kund- och leverantörsinformation Vi måste också skydda hemliga uppgifter som hör till våra kunder, leverantörer, entreprenörer och säljare. Hemliga uppgifter kan vara affärsakter eller affärsdata, person- och finansuppgifter, personnummer, bankakter, affärshemligheter och skyddade uppgifter. Hill-Roms sekretessansvarige kan nås via telefon på eller via e-post på Hill-RomPrivacyOfficer@hill-rom.com. Om du har tillgång till eller kommer i kontakt med den här typen av uppgifter måste du se till att de hanteras i enlighet med vår policy om hemliga uppgifter och sekretessbelagda avtal, såväl som alla sekretesskrav vi har avtalat med tredje parter. För mer information kan du kontakta sekretessansvarige eller Legal Department. Global Compliance Office 18 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 19

11 II. Medarbetare Då vi är ett globalt företag, bor och arbetar vi i många olika länder. Oavsett var vi gör affärer arbetar vi alla tillsammans för att utveckla och leverera förstklassiga produkter till kunder och patienter i hela världen. Vi är tusentals som arbetar tillsammans för att uppnå detta. Vi kommer kanske från ett stort antal olika kulturer och vi har kanske olika synsätt, men vår mångfald är en fundamental styrka. Anställningspraxis Mot diskriminering Vi anställer och befordrar våra anställda enbart grundat på arbetsrelaterade meriter. Vi fattar inga beslut om att anställa någon grundat på etnisk bakgrund, hudfärg, kön, ålder, nationalitet, religion, sexuell läggning, könsidentitet, civilstånd, medborgarskap, funktionsnedsättning, eller någon annan rättsligt skyddad faktor, i enlighet med lokala lagar. Mot trakasserier Arbetsplatsen måste vara en miljö som är säker och ger inspiration, där var och en kan arbeta utan att drabbas av trakasserier. Trakasserier kan vara fysiska, verbala eller visuella. Exempel på trakasserier kan vara ovälkomna sexuella närmanden eller anmärkningar, stötande skämt och nedsättande kommentarer. Det är olämpligt i vilken form det än handlar om. Vad räknas som trakasserier? Trakasserier är uppträdande som skapar en stötande, skrämmande, nedlåtande eller hotfull arbetsmiljö som stör en persons arbete på ett oacceptabelt sätt. Följande av lokala arbets- och lönelagar Vi strävar efter att vara en positiv verksamhet i samhällena vi verkar i. Vi stödjer grundläggande mänskliga rättigheter genom att följa tillämpliga arbetslagar och vi tillåter inte barnarbete eller tvångsarbete hos vårt företag, våra säljare eller våra leverantörer. Vi följer också alla tillämpliga löne- och arbetstidslagar, innefattande bestämmelser för lägstalön, övertid och högst antal arbetstimmar. Om du har några frågor eller angelägenheter angående vår anställningspraxis kan du kontakta din chef, din representant från personalavdelningen eller Legal Department. FPå senare tid har Ruths chef gjort att hon känner sig besvärad. Han pratar ofta med henne om sitt privatliv, till exempel några problem han nyligen haft i äktenskapet. Deras samtal får Ruth att känna sig besvärad och hon skulle föredra att de höll sig till att prata om arbetet. Hon har sagt detta till sin chef men han fortsätter att hejda henne vid skrivbordet och i korridorerna för att prata om sina problem. Vad borde hon göra för att lösa den här situationen? SÄven om denna Global Code of Conduct inte är tänkt att förbjuda anställda om att prata om personliga erfarenheter med varandra, är ett av huvudsyftena att se till att alla anställda behandlas med värdighet och respekt. Eftersom Ruth har gjort klart för sin chef att hon inte vill ha de här samtalen och att de besvärar henne, kan hennes chefs uppträdande bryta mot Hill-Roms Global Code of Conduct och policyer mot trakasserier. Hon bör anmäla det här beteendet omedelbart till sin representant för personalavdelningen och kom ihåg att företaget förbjuder repressalier mot dem som anmäler misstänkta trakasserier i god tro. Global Compliance Office 20 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 21

12 Säkerhet och hälsa på arbetsplatsen Anställdas sekretess Vi är engagerade i att tillhandahålla en säker och sund arbetsmiljö. Vi har alla ett ansvar att känna till och följa företagets policyer och procedurer för säkerhet samt tillämpliga lagar och bestämmelser. Det finns inget som rättfärdigar att undvika eller ignorera säkerhetsregler oavsett om det gäller företagspolicy, bestämmelser eller lagar. Om du blir medveten om eller misstänker några säkerhetsproblem eller osäkra arbetsförhållanden ska du omedelbart anmäla situationen till din chef, din arbetsplats säkerhetschef eller Legal Department. Vi måste se till att personuppgifter om nuvarande, tidigare eller möjliga framtida anställda alltid hålls skyddade. Vi får i allmänhet bara samla in, använda och dela personuppgifter med de som har ett verkligt behov av att använda dem och som kommer att skydda dem i enlighet med Hill-Roms policyer. Där det är lämpligt bör vi informera om hur Hill-Rom kommer att använda en anställds personuppgifter och respektera individuella val vad gäller insamling, bruk och avslöjande av personuppgifter. Vi ska behålla eller förstöra personuppgifter enligt företagets policy. Integritet@jobbet EFTERLEVNAD. Det börjar med dig. Våld och vapen på arbetsplatsen Fysisk skrämsel, hot om våld och misshandel hör inte hemma på Hill-Rom. Det gör inte heller vapen av något slag. Vi är alla skyldiga att skapa en säker och respektfull arbetsplats. Om du känner till eller misstänker incidenter eller hot om våld på arbetsplatsen ska du anmäla detta genast. Om du tror att det föreligger en nödsituation eller att någon befinner sig i direkt fara ska du kontakta säkerhetsansvarige på din arbetsplats och/eller lokala myndigheter. Missbruk av droger Vi får inte befinna oss på företagets egendom, i företagets fordon eller utföra företagsarbete om vi är påverkade av droger eller alkohol. Vid vissa få tillfällen kan vi ha tillåtelse att förtära alkohol vid företagsrelaterade tillställningar. Det kan till exempel handla om festtillfällen eller firanden för hela avdelningen. Under sådana tillfällen ska man uppvisa måttlighet. Du bör prata med din representant från personalavdelningen för att få reda på mer om drog- och alkoholpolicyerna som gäller för din plats. Vad räknas som personuppgifter? Personuppgifter är all information som kan användas, antingen för sig eller i kombination med andra uppgifter, för att identifiera en enskild person. Det innefattar sådan information som personens namn, adress, e-postadress, födelsedatum, körkortsnummer, bankkontonummer, personnummer eller annat statligt identifikationsnummer eller identifierande uppgift. Om du tror att några personuppgifter som tillhör Hill-Rom-anställda har avslöjats eller använts otillbörligen ska du kontakta den sekretessansvarige eller Legal Department. Underlåtenhet att göra det kan leda till att företaget får böter och/eller utsätts för reglerande åtgärder. Hill-Roms sekretessansvarige kan nås via telefon på eller via e-post på Hill-RomPrivacyOfficer@hill-rom.com. Global Compliance Office 22 Juli 2015 Hill-Rom Global Code of Conduct 23