67 Verksamhetsplan och budget 2016 (GFN/2015:12)

Transkript

1 PROTOKOLLSUTDRAG Gemensamma familjerättsnämnden 67 Verksamhetsplan och budget 2016 (GFN/2015:12) Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade i juni 2015 att uppdra till den gemensamma familjerättsnämnden att utarbeta verksamhetsplan och budget anpassad till föreslagna ekonomiska ramar. Verksamhetsplan och budget ska utarbetas enligt stadsledningsförvaltningens anvisningar. Kommunstyrelsen bereder i november ärende om eventuella förändringar mot föreslagna ramar med anledning av bland annat regeringens budgetproposition och ny befolkningsprognos. Kommunfullmäktige fastställer därefter i november de ekonomiska ramarna och skattesatsen för 2016 inklusive nämndernas verksamhetsplaner och budgetar. Kommunstyrelsen beslutade i juni att nämnderna får en årlig generell uppräkning av ramarna på 1,0 procent åren som kompensation för löne- och prisutveckling. Förvaltningen har upprättat förslag till budget för gemensamma familjerättsnämndens verksamhet och för 2016 föreslås budgeten uppgå till en total bruttokostnad om tkr. Solna stads nya styrsystem innebär att kommunfullmäktige fastställer dels en vision och fyra övergripande mål för staden i sin helhet, dels ett antal nämndmål för respektive nämnd. Gemensamma familjerättsnämnden för Solna, Sundbyberg och Ekerö har följande nämndmål för 2016: Familjerättsnämnden ska säkerställa att föräldrar kan komma överens om bra lösningar för sina barn utifrån barnens rätt. Familjerättsnämnden ska säkerställa att ärenden som rör faderskap, adoption, skilsmässa etc. hanteras på ett professionellt sätt. MBL-förhandlingarna avslutades Beslut Gemensamma familjerättsnämnden godkänner verksamhetsplan och budget för 2016 samt flerårsbudget för Signatur

2 r' I', SOLNA STAD Socialförvaltningen JJr.IJf FÖRHANDLINGSPROTOKOLL MBL 11 Ärende: Verksamhetsplan för Socialnärunden och Gemensa11lllla familjerättsnärunden år 2016 Plats: Sa11llllanträdes11.lm Englundavägen 9, F28 Tid: kl. 10:00-10:45 Närvarande: För arbetsgivaren: Ann-Charlotte Fager, socialchef Björn Löfholm, verksamhetscontroller F ör arbetstagarparten: Kim Smedberg, Akademikerförbundet SSR Malin Sandbäck, Akademikerförbundet SSR Marika Lindhagen, Vision K011llllunal kallade ej närvarande. 1 Arbetsgivaren har kallat till förhandling med anledning av förslag till budget och verksamhetsplan för 2016 för Socialnärunden och Gemensa11lllla familjerättsnärunden. Ann-Charlotte Fager redogör för budgetförslagen. Socialnämnden K011llllunstyrelsen beslutade i juni 2015 att uppdra till socialnärunden att utarbeta verksamhetsplan och budget anpassad till föreslagna ekonomiska ramar. Verksamhetsplan och budget ska utarbetas enligt stadsledningsförvaltningens anvisningar. K011llllunstyrelsen bereder i november ärende om eventuella förändringar mot föreslagna ramar med anledning av bland annat regeringens budgetproposition och ny befolkningsprognos. K011llllunfullmäktige fastställer därefter i november de ekonomiska ramarna och skattesatsen för 2016 inklusive närundernas verksamhetsplaner och budgetar. K011llllunstyrelsen beslutade i juni att närunderna får en årlig generell uppräkning av ramarna på 1,0 procent åren som kompensation för löne- och prisutveckling. FÖ1'Valtningen har upprättat förslag till budget för socialnärundens verksamhet och för 2016 föreslås budgeten uppgå till en total nettokostnad om tkr. Enheternas ramar rälmas upp med 1,0 procent som kompensation för löne- och prisutveckling, till detta åtgår tkr. Sedan ett flertal år har antalet nyinkoruna ärenden som rör barn ökat avsevärt och föl'valtningen förslår därför att resterande upprälming av ramen för 2016, tkr, tillförs barnenheten. Gemensamma familjerättsnämnden K011llllunstyrelsen beslutade i juni 2015 att uppdra till den gemensa11lllla familjerättsnärunden att utarbeta verksamhetsplan och budget -anpassad till föreslagna ekonomiska ramar. Verksamhetsplan och budget ska utarbetas enligt stadsledningsföl'valtningens anvisningar. K011llllunstyrelsen bereder i november ärende om eventuella förändringar mot föreslagna ramar med anledning av bland annat regeringens budgetproposition och ny befolkningsprognos. K011llllunfullmäktige fastställer därefter i november de ekonomiska ramarna och skattesatsen för 2016 inklusive närundernas ~etksam.hetsplaner och budgetar.

3 Förvaltningen har upprättat förslag till budget för gemensatnma fatniljerättsnämndens verksamhet och för 2016 föreslås budgeten uppgå till en total bmttokostnad om tkt. Solna, Sundbyberg och Ekerö har i avtal överenskommit om att hälften av kostnaderna fördelas efter antalet invånare i respektive kotnmun per den 1 november två år före aktuellt verksamhetsår. Den andra hälften fördelas utifrån antalet ärenden (enligt SCB-statistik) under de senaste tre åren rälmat tom två år före aktuellt verksamhetsår. Detta innebär för 2016 en preliminär fördelning av bmttokostnaderna med för Solna 49 %, för Sundbyberg 30,5 % och för Ekerö 20,5 %. 2 Vision och SSR yrkar enligt att den allmänna kostnadsramen utökas från 1 % till minst 2 % med hänvisning till redan nu kända löneökningar. 3 Arbetsgivaren avvisar yrkandet med motiveringen att beslutet om socialnämndens och gemensatnma fatniljerättsnämndens budgetram fattas centralt i staden. 4 Parterna konstaterar att arbetsgivaren fullgjort sin förhandlingsskyldighet jämlikt 11 MBL samt att förhandlingarna avslutas den 13 oktober kl 10:45. Justeras: arbetsgivaren F ör Arbetstagarorganisation Kim Smedberg, SSR

4 Socialförvaltningen, Solna stad Björn Löfholm SID 1 (10) GFN/2015:12 TJÄNSTESKRIVELSE Verksamhetsplan och budget för gemensamma familjerättsnämnden Solna, Sundbyberg och Ekerö 2016 Förslag till beslut i gemensamma familjerättsnämnden Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade i juni 2015 att uppdra till den gemensamma familjerättsnämnden att utarbeta verksamhetsplan och budget anpassad till föreslagna ekonomiska ramar. Verksamhetsplan och budget ska utarbetas enligt stadsledningsförvaltningens anvisningar. Kommunstyrelsen bereder i november ärende om eventuella förändringar mot föreslagna ramar med anledning av bland annat regeringens budgetproposition och ny befolkningsprognos. Kommunfullmäktige fastställer därefter i november de ekonomiska ramarna och skattesatsen för 2016 inklusive nämndernas verksamhetsplaner och budgetar. Kommunstyrelsen beslutade i juni att nämnderna får en årlig generell uppräkning av ramarna på 1,0 procent åren som kompensation för löne- och prisutveckling. Förvaltningen har upprättat förslag till budget för gemensamma familjerättsnämndens verksamhet och för 2016 föreslås budgeten uppgå till en total bruttokostnad om tkr. Solna stads nya styrsystem innebär att kommunfullmäktige fastställer dels en vision och fyra övergripande mål för staden i sin helhet, dels ett antal nämndmål för respektive nämnd. Gemensamma familjerättsnämnden för Solna, Sundbyberg och Ekerö har följande nämndmål för 2016: Familjerättsnämnden ska säkerställa att föräldrar kan komma överens om bra lösningar för sina barn utifrån barnens rätt. MBL-förhandlingarna avslutades Beslut Gemensamma familjerättsnämnden godkänner verksamhetsplan och budget för 2016 samt flerårsbudget för Ann-Charlotte Fager socialchef

5 2 (10) Innehållsförteckning - verksamhetsplan och budget för gemensamma familjerättsnämnden 2016 Gemensamma familjerättsnämndens uppdrag...3 Solna stads styrsystem...3 Vision och stadsövergripande mål...3 Gemensamma familjerättsnämndens mål...4 Socialförvaltningens verksamhetsplanering...4 Ekonomi och budget...4 Familjerättsverksamheten...5 Förutsättningar inför Utvecklings- och kvalitetsarbete...6 Tvärsektoriella frågor...8 Kommunikation...9 Medarbetare...9 Upphandling och konkurrensutsättning...9 Internkontroll...9 Framtid...10 Bilaga: Internkontrollplan för gemensamma familjerättsnämnden 2016

6 3 (10) Gemensamma familjerättsnämndens uppdrag Familjerätt inom socialtjänsten är en verksamhet som regleras av föräldrabalken och socialtjänstlagen. Den största delen av den verksamhet som bedrivs inom familjerätten är myndighetsutövning. Nämndens målgrupper är i första hand barn och ungdomar samt deras familjer. Nämnden har ansvar för myndighetsutövning och styrs i huvudsak av socialtjänstlagen och föräldrabalken. Sedan 1 oktober 2009 har Solna stad och Sundbyberg stad inrättat en gemensam nämnd för familjerättsverksamhet och from 1 januari 2014 ingår även Ekerö kommun i den gemensamma nämnden. Solna är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i stadens organisation. Familjerättsverksamheten ingår i Socialförvaltningen och är en del av förvaltningens barnenhet. Solna stads styrsystem Styrningen i Solna stad utgår från ett system för samlad ekonomi- och verksamhetsstyrning samt gällande lagstiftning, föreskrifter och nationella mål. Utgångspunkten är en sammanhållen målstyrning, där kommunfullmäktige (KF) anger inriktning och ekonomiska ramar för styrelse och nämnder. Det sker i Solna stads verksamhetsplan och budget, som är stadens främsta styrdokument. Den årliga verksamhetsplanen och budgeten kompletteras inom vissa områden med andra styrande dokument som policys, strategier, riktlinjer, planer, program med flera. Styrelse och nämnder ska, med utgångspunkt från KF:s inriktning, precisera och fastställa en verksamhetsplan och budget utifrån föreslagna ekonomiska ramar och mål. Hänsyn tas till viktiga förändringar i omvärlden såsom ändringar i lagstiftningen och förändringar i befolkningsstrukturen. Styrelse och nämnder ska till sin verksamhetsplan och budget besluta om internkontrollplan och konkurrensutsättningsplan för verksamheten. Utifrån styrelsens och nämndernas mål och ekonomiska ramar ska förvaltningsledningen utarbeta verksamhetsplan och budget i dialog med sina enheter. Enheterna ska arbeta fram sina mål, vilka i sin tur ska brytas ned till individuella mål för varje medarbetare. I Solna stads styr- och uppföljningssystem ingår uppföljning och utvärdering. Styrelse och nämnder ansvarar för att verksamheten följs upp och utvärderas i den omfattning som krävs för att ha en god kontroll. Inom ramen för arbetet med planeringsunderlaget inför verksamhetsplan och budget för 2016 har gruppledarna för de politiska partierna i kommunstyrelsen (KS) med stöd av stadsdirektören gjort en översyn av Solna stads styrsystem. Arbetet har resulterat i ett nytt styrsystem, där KF fastställer dels en vision och fyra övergripande mål för staden i sin helhet, dels ett antal nämndmål för respektive nämnd. Syftet är att öka den politiska styrningen i staden och att förtydliga styrkedjan från KF till medarbetare. Utifrån det nya styrsystemet har gruppledarna formulerat vision, övergripande mål och nämndmål. Det nya styrsystemet kompletteras med ett system för uppföljning till KF:s behandling i november av Solna stads verksamhetsplan och budget för Vision och stadsövergripande mål I Solna stads verksamhetsplan och budget för 2015 fick KS i uppdrag att se över och vidareutveckla vision, mål och nyckeltal för Solna stads verksamheter inför arbetet med verksamhetsplan och budget för Den politiska viljeinriktningen för Solna stads framtida utveckling kommer till uttryck i en vision och fyra övergripande mål.

7 4 (10) Solna stads nya vision lyder enligt följande: Solna ska vara en sammanhållen och levande stad, som växer och utvecklas hållbart för alla Solnabor. Staden kännetecknas av trygghet och öppenhet, där allas potential tas tillvara. Vi erbjuder kunskap, kreativitet och upplevelser som ökar regionens attraktionskraft. Visionen bryts ner i fyra övergripande mål: Solna stads verksamheter ska hålla god kvalitet och hushålla med stadens resurser. Solna stad ska vara en stad som kännetecknas av mångfald, kreativitet och upplevelser. Solna ska vara en attraktiv och trygg stad att leva och verka i. Solna ska växa ihop och utvecklas på ett ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbart sätt. Gemensamma familjerättsnämndens mål Solna stads nya styrsystem innebär att KF förutom att fastställa vision och övergripande mål för staden i sin helhet också fasställer ett antal nämndmål för respektive nämnd. Gemensamma familjerättsnämnden har följande nämndmål för 2016: Familjerättsnämnden ska säkerställa att föräldrar kan komma överens om bra lösningar för sina barn utifrån barnens rätt. Socialförvaltningens verksamhetsplanering Utgångspunkterna för verksamhetsplaneringen är förutom lagstiftning också den lokala politiska inriktningen som den kommer till uttryck i KF:s och gemensamma familjerättsnämndens mål, prioriteringar och uppdrag. Planeringen utgår dessutom ifrån kontinuerlig omvärldsanalys samt resultatet av verksamhetsuppföljning, utvärderingar, granskningar och tillsyn. Måluppfyllelse, genomförande av uppdrag, resultat, nyckeltal, kvalitetsutveckling och budgetutfall redovisas löpande i verksamheten, i delårsrapporter och bokslut samt i särskilda ärenden till den gemensamma familjerättsnämnden. Verksamhetsplaneringen utgår också ifrån förvaltningens vision; Vi är med och formar morgondagens socialtjänst så att våra klienter och brukare får förutsättningar att leva ett självständigt liv. Visionen, som är ett av flera instrument i verksamhetsstyrningen, anger en gemensam färdriktning och ambitionsnivå. Dess syfte är att skapa sammanhållning och se till att alla drar åt samma håll. Förvaltningen antog 2009 efter bred samverkan en gemensam värdegrund som ska bidra till att förtydliga för medborgare, uppdragsgivare och samarbetspartners vad de kan förvänta sig av socialförvaltningen. Värdegrunden ska stödja förvaltningen i att ha brukarna i fokus, arbeta för stadens mål och förvaltningens vision. Värdegrunden utgår från de fyra ledorden; helhetssyn, människors lika värde, tro på individens egen förmåga och professionalism. Efter att nämnden beslutat om verksamhetsplan och budget utarbetar enheterna handlingsplaner för genomförandet av nämndens beslut om inriktningen för I handlingsplanerna redovisas hur de nämndmål som berör verksamheten ska uppnås samt eventuella kompletterande mål. Dessutom redovisas indikatorer för uppföljning av nämndmål samt verksamhetens utvecklings- och kvalitetsarbete det kommande året. Ekonomi och budget Kommunstyrelsen beslutade i juni att nämnderna får en årlig generell uppräkning av ramarna på 1,0 procent åren som kompensation för löne- och prisutveckling. Nedan redovisas de ekonomiska ramarna för gemensamma familjerättsnämnden.

8 5 (10) Belopp tkr År År 2016 Generell kompensation 36 Avgår sänkt internränta -1 Ny ram År 2017 Generell kompensation 36 Ny ram År 2018 Generell kompensation 36 Ny ram Förvaltningen har upprättat förslag till budget för gemensamma familjerättsnämndens verksamhet och för 2016 föreslås budgeten uppgå till en total bruttokostnad om tkr. Solna, Sundbyberg och Ekerö har i avtal överenskommit om att hälften av kostnaderna fördelas efter antalet invånare i respektive kommun per den 1 november två år före aktuellt verksamhetsår. Den andra hälften fördelas utifrån antalet ärenden (enligt SCB-statistik) under de senaste tre åren räknat tom två år före aktuellt verksamhetsår. Detta innebär för 2016 en preliminär fördelning av bruttokostnaderna med för Solna 49 %, för Sundbyberg 30,5 % och för Ekerö 20,5 %. Familjerättsverksamheten Familjerättsverksamheten ingår i socialförvaltningen och är en del av förvaltningens barnenhet. Verksamheten har följande uppgifter: Utredningar, upplysningar och yttranden till tingsrätten i mål om vårdnad, boende och umgänge Råd och stöd till separerade föräldrar, samarbetssamtal rörande vårdnad, boende och umgänge samt avtal om vårdnad, boende och umgänge Yttranden till tingsrätten i mål om namnärenden Fastställande av faderskap för barn där föräldrarna inte är gifta Medgivandeutredningar för framtida adoption, prövning av samtycke till fortsatt adoptionsförfarande, yttranden till tingsrätten med anledning av adoption och uppföljningsrapporter till andra länder efter adoptivbarnets ankomst till Sverige Tillsättande av kontaktperson vid umgänge på tingsrättens begäran Förutsättningar inför 2016 Enligt befolkningsprognosen kommer Solna att ha över invånare år 2030 och samma år beräknas Sundbybergs invånarantal uppgå till drygt personer. Även Ekerö är en tillväxtkommun och fram till 2030 beräknas folkmängden i kommunen öka till ca personer. Sammantaget för alla tre kommuner väntas antalet barnfamiljer öka mest. För samtliga tre kommuner gäller att utbyggnaden av den kommunala servicen måste ske på ett ekonomiskt ansvarsfullt sätt där långsiktiga investeringsbehov balanseras mot behov i den löpande verksamheten. Detta ställer ökade krav på prioritering, effektivisering och förnyelse.

9 6 (10) En särskild utredare ska utvärdera 2006 års vårdnadsreform. Utredaren ska följa upp och undersöka hur reglerna har fungerat i praktiken och om syftet med reformen att stärka barnrättsperspektivet har uppnåtts. En annan huvuduppgift för utredaren är att kartlägga och analysera orsakerna till ökningen av antalet vårdnadsmål. I uppdraget ingår att ta ställning till bl.a. om reglerna om gemensam vårdnad behöver ändras, hur föräldrars möjligheter att nå en samförståndslösning i mål om vårdnad, boende och umgänge kan utvecklas och förbättras, hur barnets rätt att komma till tals kan stärkas, vilka åtgärder som kan behöva vidtas för att säkerställa att riskbedömningar görs i tillräcklig utsträckning och att dessa bedömningar är av hög kvalitet, vilka åtgärder som kan behöva vidtas för att förbättra och effektivisera hanteringen av frågor om överflyttning av vårdnad när det förekommit allvarligt våld i familjen, om det behöver införas särskilda forumregler för situationer när barn och föräldrar har skyddade personuppgifter och om det finns behov av åtgärder för att stärka kompetensen vid handläggning av frågor om vårdnad, boende och umgänge. Uppdraget ska redovisas senast den i oktober Från och med den 1 september 2015 har Myndigheten för internationella adoptionsfrågor (MIA) fått till uppgift att bedriva ett kunskapsbaserat arbete i frågor som avser socialnämndernas familjerättsliga ärenden om barns vårdnad, boende och umgänge, fastställande av faderskap och föräldraskap, samt samarbetssamtal. MIA ska även bedriva ett kunskapsbaserat arbete avseende förebyggande insatser inom områdena samarbetssamtal, familjerådgivning och föräldrastöd. MIA, ansvarar för att ge metodstöd, utveckla och att förmedla kunskap på områdena. Socialstyrelsen ansvarar för nationella adoptionsfrågor samt föreskrifter och allmänna råd för familjerättsliga frågor som adoptioner, faderskap och föräldraskap och vårdnad, boende och umgänge. För den familjerättsliga verksamheten konstaterades i samband med delårsrapport 2 att antalet pågående vårdnads-, umgänges- och boendeutredningar låg på i stort sett oförändrad nivå jämfört med motsvarande period När det gäller antalet barn där utredningar av detta slag påbörjats hade det skett en tydlig minskning. Däremot hade antalet barn där samarbetsamtal startat i familjen ökat med närmare 30 procent. Antalet medgivandeutredningar för adoption låg i stort sett på samma nivå som föregående år och sedan mer än ett år har det inte förekommit några adoptionsärenden alls. Sammanfattningsvis kunde i samband med delårsrapporten konstateras att ärendeutvecklingen inom den familjerättsliga verksamheten i stort var stabil och att den låg på ungefär samma nivåer som för motsvarande period I verksamheten är uppfattningen att problembilden blir mer komplex och ofta pågår parallella utredningar på familjerätten och inom kommunernas sociala barn- och ungdomsvård. Den nya skyldigheten att behandla ekonomiska frågor inom ramen för samarbetsamtal har ännu inte fått några större konsekvenser inom verksamheten. Utvecklings- och kvalitetsarbete Förvaltningsövergripande Förvaltningens kvalitetsarbete utgår från stadens Policy för kvalitetsutveckling som bl.a. ställer krav på att verksamheterna ska utarbeta åtaganden gentemot nämnd och kommunledning med åtföljande kvalitetsdeklarationer. Kvalitetsdeklarationerna ska tydligt beskriva vilka tjänster och vilken service som kan erbjudas medborgare och brukare. Utifrån kvalitetspolicyn har staden också infört en gemensam synpunktshantering.

10 7 (10) Kvalitetsarbetet bedrivs också utifrån vad som i socialtjänstlagen sägs om att insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet, att det ska finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet samt att kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Från 2012 gäller Föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom socialtjänst, hälso- och sjukvård, tandvård och verksamhet enligt LSS (SOSFS 2011:9). I enlighet med vad som här sägs har gemensamma familjerättsnämnden beslutat om ett ledningssystem vilket utgör grunden för verksamheten kvalitetsarbete. Regering och SKL har fattat överenskommelser om evidensbaserad praktik (EBP) inom socialtjänstens område. Målet med en evidensbaserad praktik är att socialtjänstens insatser ska bygga på den för tillfället bästa tillgängliga kunskapen om insatsers effekt. EBP handlar om ett förhållningssätt för ett systematiskt lärande där brukare och professionella tillsammans fattar beslut om lämpliga insatser utifrån bästa tillgängliga kunskap samt att de metoder som socialtjänsten använder ska vara till nytta och aldrig till skada för brukarna. I detta arbete utgör FoU-Nordväst, nordvästkommunernas gemensamma forsknings- och utvecklingsenhet, ett betydelsefullt stöd. I enlighet med stadens policy för kvalitetsutveckling är förvaltningens kvalitetsarbete en integrerad del av verksamhetsplanering och uppföljning. Kvalitetsarbetet ska kännetecknas av enkelhet och inriktas på konkreta förbättringar som kommer brukarna till godo. Förutom vad som framkommer i verksamhetsuppföljning, tillsyn, särskilda genomlysningar och utvärderingar är synpunkter från brukare och andra en betydelsefull drivkraft i kvalitetsarbetet. Ett stadsövergripande utvecklingsområde för alla stadens verksamheter är tillgänglighet, bemötande och service. Det ska vara enkelt att komma i kontakt med staden, bemötandet ska vara gott, handläggningen ska vara rättssäker och effektiv. Ett viktigt steg i arbetet med att förbättra servicen var inrättandet av ett gemensamt kontaktcenter för hela staden i januari Information och statistik från stadens kontaktcenter ger en överblick över inkomna ärenden och olika verksamheters tillgänglighet. Stadens kontaktcenter utgör därför en viktig del i förutsättningarna att bedriva ett effektivt kvalitetsarbete. Medborgarna förväntar sig i allt högre grad att snabbt, enkelt och säkert kunna sköta sina ärenden, få tillgång till information och ha möjlighet till inflytande genom digitala kontaktvägar. Det är viktigt att fortsätta detta utvecklingsarbete för att säkerställa att staden kan möta medborgarnas, företagarnas och medarbetarnas behov och förväntningar inom digitaliseringsområdet. I detta sammanhang kan nämnas att nämnden tagit initiativ till att gemensamt med andra kommuner i länet öka tillgängligheten genom att ansluta sig till Stockholms stads socialrådgivning på nätet där invånare kan kontakta socialtjänsten via chatt eller e-post samt ta del av frågor och svar på frågor som inkommit. Arbetet med att följa upp och åtgärda eventuella rapporter och anmälningar enligt lex Sarah, inkomna synpunkter och klagomål liksom avvikelser kommer även framöver att utgöra viktiga delar av förvaltningens förbättringsarbete. Härutöver fortgår arbetet med att utveckla uppföljningen av de tjänster som nämnden tillhandahåller.

11 8 (10) Under 2015 har deltagare från samtliga enheter deltagit i en FoU-cirkel om barnperspektivet i socialt arbete. Utifrån denna FoU-cirkel ska förslag på konkreta arbetssätt för samverkan kring barn och unga tas fram Familjerätten Under slutet av 2015 kommer en brukarundersökning att genomföras inom den familjerättsliga verksamheten. Resultatet av denna undersökning blir en betydelsefull utgångspunkt i verksamhetens kvalitetsarbete det kommande året. Arbetet med att se över, revidera och ta fram nya rutiner fortgår och här kan särskilt nämnas att en rutin behöver tas fram för samverkan mellan familjerätten och de tre ingående kommunernas sociala barn- och ungdomsverksamhet. Familjerätten kommer under 2016 att delta i en utbildning tillsammans med övriga barnenheten om Intervju om anknytningsstil IAS, Slutligen kan konstateras att det gäller att arbeta vidare med att hitta enkla former för en kontinuerlig och systematisk uppföljning av de insatser som ges, ett arbete som i flera fall kan göras med stöd av FoU-Nordväst. Här kan nämnas särskilt nämnas att uppföljningen av resultat vad gäller samarbetssamtal ska ses över och förbättras. Tvärsektoriella frågor Stadens övergripande tvärsektoriella frågor ska genomsyra all verksamhet såväl internt som externt. I Solna stads verksamhetsplan och budget har de tvärsektoriella frågorna; likabehandling och internationellt arbete tillsammans med den verksamhetsövergripande miljöfrågan integrerats i stadens styrsystem. Ökad kunskap i likabehandling och goda exempel från andra kommuner och länder bidrar till att skapa förutsättningar för att utveckla en socialtjänst av god kvalitet med förmåga att ge ett gott bemötande, se individens olika behov och ge rätt insats. De tvärsektoriella frågorna blir härigenom ett stöd i förvaltningens arbete med att uppnå stadens och nämndens mål. Likabehandling Likabehandling är en del av förvaltningens värdegrund och ska bidra till att förändra normer som exkluderar genom att synliggöra och ifrågasätta normer och privilegier. Detta perspektiv ska genomsyra det dagliga arbetet och även finnas med när nämndens verksamhet i ärendedragningar och handledning diskuterar hur enskilda ärenden ska hanteras. Genom kompetensutveckling i diskrimineringsgrunderna ges ökad kunskap tillsammans med en möjlighet att granska och processa den egna positionen. Miljöarbete Socialförvaltningens miljöarbete inriktas på fyra områden; kretsloppsanpassad avfallshantering, trygg och effektiv energianvändning, effektiva transporter och resande samt sunda inomhusmiljöer. Alla medarbetare kommer även fortsättningsvis att erbjudas en grundläggande miljöutbildning i två steg. Genom fortsatt källsortering fås en effektiv kretsloppsanpassad avfallshantering i alla verksamheter. om in och vid inköp av livsmedel bör ekologiska alternativ väljas. Medarbetarna uppmuntras även i fortsättningen att välja ett hållbart resande genom att använda cykel, kollektivtrafik och miljöklassade tjänstebilar. Förvaltningens kontinuerliga arbetsmiljöarbete är ett led i att skapa sunda inomhusmiljöer.

12 9 (10) Internationellt arbete Förvaltningen lyfter in det internationella perspektivet i kvalitets- och verksamhetsarbetet genom Nyfiken på Europa, ett projekt som sedan ett antal år ger förvaltningens medarbetare möjlighet att hämta inspiration och idéer från andra länder för att utveckla verksamheten. Genom FoU-caféer och skriftliga rapporter om genomförda studieresor ges återkoppling till övrig personal på förvaltningen. Förvaltningen fortsätter också att ta emot studiebesök från bl.a. andra länder. Kommunikation Socialförvaltningen kommer under 2016 att fortsätta kommunikationsarbetet genom en stadsgemensam arbetsprocess som medför ett strategiskt perspektiv på kommunikation. Utgångspunkten för detta är stadens gemensamma anvisning för planerad kommunikation samt kommunikationspolicy. Kommunikationsarbetet för socialförvaltningen ska bygga på viktiga händelser inom förvaltningens verksamhetsområde och fokusera på de mest angelägna frågorna för förvaltningen enligt nämndens verksamhetsplan för Det måste även finnas beredskap för att kommunicera kring frågor som uppkommer under året. Arbetet med att målgruppsanpassa och formsäkra trycksaker och webbinformation till förvaltningens målgrupper fortsätter. Medarbetare Medarbetarna inom förvaltningen träffar människor i olika skeden i livet och många möten hålls med människor i svåra situationer. Verksamhetens viktigaste uppgift är att hjälpa människor att åstadkomma förändringar i sitt liv. Medarbetarnas arbetsvillkor styr kvaliteten på vilket stöd utsatta människor får. Förvaltningen arbetar ständigt med att förbättra arbetsvillkoren genom rimlig arbetsbelastning, tillgång till närvarande arbetsledare, kompetensutveckling och förbättrad introduktion. Personalförsörjningen är fortfarande en utmaning för socialtjänsten i hela landet, Solna har hittills stått sig väl i konkurrensen och har haft tillräckligt med sökande till lediga tjänster. Upphandling och konkurrensutsättning Den familjerättsliga verksamheten utgörs till övervägande del av myndighetsutövning och har inte någon verksamhet som upphandlats. Inte heller planeras någon konkurrensutsättning eller att framöver genomföra några upphandlingar av verksamhet. Internkontroll Nämnderna ska i samband med verksamhetsplan och budget anta en internkontrollplan. Kommunfullmäktige har antagit ett reglemente för internkontroll som säger att respektive nämnd ska upprätta en internkontrollplan och har det yttersta ansvaret för internkontrollen inom sitt verksamhetsområde. Internkontroll definieras som en process, där nämnd, ledning och övrig personal samverkar. Den utformas för att med rimlig grad av säkerhet fastställa att det sker en god verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering samt att tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer och rutiner följs. Med utgångspunkt från genomförd risk- och väsentlighetsanalys framgår av Internkontrollplan för gemensamma familjerättsnämnden 2016 (bilaga B) hur den interna kontrollen ska bedrivas under kommande verksamhetsår. Vissa kontrollmoment som ska genomföras är gemensamma för samtliga nämnder i staden. Förvaltningen

13 10 (10) fortsätter sitt arbete med att utveckla risk- och väsentlighetsanalyser i enlighet med stadens anvisningar. Framtid I den familjerättsliga verksamheten gäller det att fortsätta arbetet med att korta väntetiderna när det gäller ärenden som rör utredningar om vårdnad, boende och umgänge. Verksamheten behöver också utveckla sitt uppföljningsansvar i adoptionsärenden för att i högre utsträckning kunna erbjuda stödinsatser när så behövs. Antal ärenden avseende umgängesstöd har ökat under senare tid och för verksamheten är det en framtida utmaning att på bästa sätt möta detta ökade behov. För att nämnden även framöver ska kunna erbjuda en effektiv verksamhet med god kvalitet kommer förmågan att kunna säkra den framtida kompetensförsörjningen att vara en fråga av stor strategisk betydelse. I detta arbete behöver verksamheten på olika sätt fortsätta utveckla arbetet med att vara en attraktiv arbetsgivare. För att kunna bedriva en effektiv verksamhet med god kvalitet gäller det för nämndens verksamhet att arbeta vidare med att utveckla samverkan såväl internt som externt liksom att fortsätta stärka helhetssynen med syftet att kunna erbjuda brukarna bästa möjliga bemötande och stöd.

14 SOLNA STAD Socialförvaltningen BILAGA Björn Löfholm Internkontrollplan för gemensamma familjerättsnämnden 2016 Nämnderna ska i samband med verksamhetsplan och budget 2016 upprätta en internkontrollplan. Kommunfullmäktige har antagit ett reglemente för internkontroll. Enligt reglementet ska en internkontrollplan upprättas och respektive nämnd har det yttersta ansvaret för internkontrollen inom sitt verksamhetsområde. Regler och anvisningar för internkontroll inom socialnämnden Ansvar, information och introduktion till nyanställda Internkontroll definieras som en process, där nämnd, ledning och övrig personal samverkar. Den utformas för att med rimlig grad av säkerhet fastställa att följande mål uppnås: God verksamhetsstyrning Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter och övriga bestämmelser Verksamhetsansvariga chefer är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. De ska verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Information om internkontroll ska ingå i introduktionen av nyanställda. Alla medarbetare förväntas känna till de lagar, förordningar och bestämmelser som berör respektive verksamhetsområde. Allvarliga brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Internkontrollplan Gemensamma familjerättsnämnden ska årligen i samband med att beslut om verksamhetsplan och budget för kommande verksamhetsår anta internkontrollplan för närmast följande år. Internkontrollplanen ska innehålla: Redovisning av väsentliga processer inkl riskbedömningar samt genomförd risk- och väsentlighetsanalys En plan för hur den interna kontrollen ska bedrivas kommande verksamhetsår inkl. uppgifter om vad som ska kontrolleras, ansvarig för kontrollen, hur ofta denna ska ske samt och hur resultat av kontrollen ska redovisas och rapporteras. Internkontrollplanerna ska innehålla vissa för alla nämnder gemensamma kontrollmoment. 1

15 Uppföljning Kontroller sker genom samtal med ansvariga tjänstemän och chefer, löpande uppföljning av ekonomi och verksamhet, stickprovskontroller, analys, etc. Kontrollerna dokumenteras, sammanställs och redovisas till nämnden inom ramen för ordinarie verksamhetsuppföljning och i enlighet med stadens anvisningar. Redovisningen ska utöver resultat av genomförda kontroller även innefatta vidtagna åtgärder. Vid behov ska rapporten innehålla förslag till åtgärder för att förbättra kommunens gemensamma rutiner. Påtagliga och allvarliga brister rapporteras omgående till förvaltningschef och om så krävs även till nämnden. Risk- och väsentlighetsanalys Som ett första steg i upprättande av en förslaget till den årliga planen för interkontroll har förvaltningen att genomföra en risk- och väsentlighetsanalys. I arbetet med att ta fram en risk- och väsentlighetsanalys måste kontrollnytta hela tiden vägas mot kontrollkostnad. Värdet av att identifiera en risk ska i normalfallet överstiga kostnaden för att identifiera risken. Internkontrollplanen ska utformas med en risk och väsentlighetsanalys som grund. Denna riskbedömning ska ingå i internkontrollplanen. Riskanalysen syftar till att utifrån de processer/områden som tas upp i nämndens internkontrollplan identifiera och bedöma de risker eller hot som organisationen ställs inför i sin strävan att uppnå sina mål. En oförutsedd framtida händelse som negativt påverkar verksamhetens måluppfyllelse. Vad får inte hända? Vad vill vi inte läsa om i tidningarna? Andra sätt att identifiera risker kan vara revisionens och tillsynsmyndigheternas granskningar, övriga genomlysningar och utvärderingar, jämförelser med andra kommuner, budget- och verksamhetsuppföljning, avtalsuppföljning, synpunktshantering, brukarundersökningar samt genomgång av reglementen, policydokument, regler, och befintliga rutiner etc. Väsentlighetsanalys, dvs. hur stor är sannolikheten för att identifierade risker inträffar och vad får det i så fall för konsekvens? Konsekvenser vid fel som påverkar verksamhetens kvalitet och ekonomi. Med andra ord samt det stöd och den hjälp som ska ges till enskilda, förtroendet för verksamheten hos brukare, klienter, medborgare samt förtroendevalda och förutsättningarna för att kunna bedriva önskad verksamhet. Risk- och väsentlighetsanalysen har genomförts utifrån nedanstående modell där bedömt värde för sannolikheten (S) multiplicerats med konsekvenser (K). Sannolikheten (S) för fel: Osannolik 1: Risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå Mindre sannolik 2: Risken är mycket liten att fel ska uppstå Möjlig: 3: Det finns risk för att fel ska uppstå Sannolik 4: Det är mycket troligt att fel ska uppstå Konsekvens (K) vid fel: Försumbar 1: Är obetydlig för de olika intressenterna och verksamheten/staden Lindrig 2: Uppfattas som liten av såväl intressenter som verksamheten/staden Kännbar 3: Uppfattas som besvärande för intressenter och verksamheten/staden Allvarlig 4: Är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa 2

16 Risk- och väsentlighetsanalys Process/rutin Riskbeskrivning Sannolikhet Konsekvens Riskindex Utredningar i enlighet med gällande riktlinjer, rutiner etc. Lagstiftning och riktlinjer/rutiner följs inte. Kan innebära brister i bedömningar, beslut och i yttranden till myndigheter vilket kan innebär att enskilda personer kan drabbas. Utöver negativa konsekvenser för den enskilde kan det även innebära negativa konsekvenser för verksamheten, t.ex. i form av merkostnader och bristande förtroende hos brukare och medborgare Löpnade dokumentation i enlighet med gällande riktlinjer, rutiner etc. Brister i löpande dokumentation påverkar möjligheten att genomföra utredningar och bedömningar effektivt och korrekt. F.ö. se föregående riskbeskrivning Utredningstider. Kan innebära att enskilda och andra myndigheter inte får beslut/besked i tid. F.ö. se föregående riskbeskrivning Kontinuitet/avbrott avseende verksamhetssystem enligt förvaltningens särskilda plan. Kan innebära att det blir svårigheter för verksamheten att delvis eller i hög utsträckning kunna fullgöra vitala delar av sina uppdrag fullt ut eller inom normala handläggningstider Förvaltningens olika larmsystem och säkerhetsrutiner. Kan leda till att brukare och anställda samt inventarier och lokaler kommer till skada Åtkomst av personuppgifter i verksamhetssystemet enligt gällande lagstiftning och riktlinjer. Otillbörlig åtkomst av sekretessbelagda uppgifter kan medföra skada för enskilda och förvaltningen Representation och gåvor enligt gällande riktlinjer. Kan leda till felaktiga beslut och att förtroendet för verksamheten kan skadas

17 Internkontroll som ska genomföras 2016 Process/rutin Utredningar i enlighet med gällande riktlinjer, rutiner etc. Löpnade dokumentation i enlighet med gällande riktlinjer, rutiner etc. Utredningstider. Kontrollmoment, metod och redovisning Kontroll enligt särskild checklista efter samtliga avslutade utredningar som avser vårdnad, boende och umgänge. Kontroll av löpande dokumentation i alla typer av ärenden via stickprov för samtliga handläggare. Kontroll via verksamhetssystemet att önskvärda utredningstider hålls. Kontrollansvarig Tidpunkter Resultat/förslag på åtgärd Gruppledare. Löpande. Avvikelser tas upp löpande i dialog med berörda medarbetare såväl enskilt som i grupp och ingår som en del av verksamhetens utvecklings- och kvalitetsarbete. Ev. allvarligare avvikelser tas upp med enhetschef för ev. vidare åtgärder. Gruppledare. 1 ev. 2 ggr/år. Se föregående process/rutin. Gruppledare. 2 ggr./år. Se föregående process/rutin. Kontinuitet/avbrott avseende verksamhetssystem enligt förvaltningens särskilda plan. Uppföljning av plan och test av denna bl.a. i samband med planerade driftstopp. Systemansv. för planen, f.ö. utifrån aktuell händelse olika befattningshavare enl. plan. Planen 2 ggr./år f.ö. test vid planerade driftstopp. Ev. uppdatering av plan samt information via intranät inkl. tillgång till mallar för dokumentation utanför verksamhetssystemet enl. särskild rutin. F.ö. framgår åtgärder för olika händelser av aktuell plan. Förvaltningens olika larmsystem och säkerhetsrutiner. Upphandlat larmbolag testar inbrottslarm, bråk-, polis- och utrymnings-/brandlarm skriftlig återrapportering till förvaltningen. Utrymnings-/brandlarm- och bråklarmsövningar samt tester av personlarm samt uppföljning av handhavande. Säkerhetsansvarig controller i samråd förvaltningens säkerhetsgrupp. Inbrotts-, bråkoch polislarm testas 1 gång/år. Utifrån avtal testas utrymningslarm var tredje månad alternativt var sjätte månad. Avvikelser av teknisk karaktär åtgärdas snarast möjligt av upphandlad utförare. Bristande tillämpning av gällande rutiner åtgärdas främst via regelbunden säkerhetsutbildning samt information via intranät och förvaltningens säkerhetsgrupp. F.ö. sker uppföljning och åtgärder utifrån samtliga rapporterade incidenter. Utrymnings- och bråklarmsövning 2 ggr./år. Personlarm testas 1 gång/månad, Uppföljning vartannat år. 4

18 Åtkomst av personuppgifter i verksamhetssystemet enligt gällande lagstiftning och riktlinjer. Loggningskontroller enl. rutin för upptäckt av obehörig åtkomst av personuppgifter i förvaltningens verksamhetssystem. Systemansvarig. 2 ggr./år och vid behov. Ev. misstanke om obehörig åtkomst rapporteras omgående till enhetschef och ev. socialchef för vidare åtgärder. F.ö. rapportering enl. rutin. Representation och gåvor enligt gällande riktlinjer. Kontroll via stickprov enligt stadens anvisningar. Socialchef. Per augusti och december. Rapportering av resultat till socialchef, omedelbar rapportering om ev. avvikelser till enhetschef samt socialchef. 5