Gemensamma familjerättsnämnden för Solna, Sundbyberg och Ekerö 2014

Transkript

1 Gemensamma familjerättsnämnden för Solna, Sundbyberg och Ekerö 2014

2 PROTOKOLLSUTDRAG SID 1 (2) Gemensamma familjerättsnämnden Verksamhetsplan och budget för gemensamma familjerättsnämnden för Solna, Sundbyberg och Ekerö (GFN/2013:12) Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade i juni 2013 att uppdra till den gemensamma familjerättsnämnden att utarbeta verksamhetsplan och budget utifrån kommunstyrelsens ramar. Kommunstyrelsen bereder i november ärende om eventuella förändringar mot föreslagna ramar med anledning av bland annat regeringens budgetproposition och ny befolkningsprognos. Kommunfullmäktige fastställer i november de ekonomiska ramarna, verksamhetsmål och skattesatsen för KS beslutade i juni om en generell ramhöjning till nämnderna med 1,0 procent som kompensation för löne- och prisutveckling. Nedan redovisas de ekonomiska ramarna för den gemensamma familjerättsnämndens verksamhet. Förvaltningen har upprättat förslag till budget för den gemensamma familjerättsverksamheten och för 2014 föreslås budgeten uppgå till en total bruttokostnad om tkr. Efter besluta av kommunfullmäktige i Solna, Sundbyberg och Ekerö utökas den gemensamma familjerättsnämnden from 1 januari med Ekerö kommun. Ingående kommuner har i avtal överenskommit om att hälften av kostnaderna fördelas efter antalet invånare i respektive kommun per den 1 november två år före aktuellt verksamhetsår. Den andra hälften fördelas utifrån antalet ärenden under de senaste tre åren räknat tom två år före aktuellt verksamhetsår. I enlighet med stadens anvisningar kan nämnderna utarbeta kompletterande nämndmål utifrån stadens övergripande mål. Med utgångspunkt från stadens fyra målområden samt stadsövergripande inriktningsmål, effektmål och uppdrag föreslås följande nämndmål för den gemensamma familjerättsnämndens verksamhet 2014: Andelen ärenden som efter samarbetssamtal återaktualiseras för utredning ska minska Andelen samarbetsamtal ska öka i relation till antalet vårdnadsutredningar Andelen brukare som är nöjda med den familjerättsliga verksamheten ska ligga på en hög nivå Medarbetarnas engagemang ska öka till minst HME (Hållbart Medarbetar Engagemang) 74 i 2014 års medarbetarundersökning Sjukfrånvaron i procent av tillgänglig tid ska för medarbetarna 2014 ligga under 6,0 % MBL-förhandlingarna avslutades Signatur

3 SOLNA STAD Gemensamma familjerättsnämnden PROTOKOLLSUTDRAG SID 2 (2) Beslut I enlighet med beslut av kommunfullmäktige i ingående kommuner om att from 1 januari 2014 inrätta en gemensam familjerättsnämnd för Solna, Sundbyberg och Ekerö godkänner gemensamma familjerättsnämnden verksamhetsplan och budget för 2014 samt flerårsbudget för Susanne Nordling anmäler att (MP) inte deltar i beslutet. Signatur

4 SOLNA STAD Socialförvaltningen Björn Löfholm SID 1 (11) GFN/2013:12 TJÄNSTESKRIVELSE Verksamhetsplan och budget för gemensamma familjerättsnämnden för Solna, Sundbyberg och Ekerö 2014 Förslag till beslut i gemensamma familjerättsnämnden Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade i juni 2013 att uppdra till den gemensamma familjerättsnämnden att utarbeta verksamhetsplan och budget utifrån kommunstyrelsens ramar. Kommunstyrelsen bereder i november ärende om eventuella förändringar mot föreslagna ramar med anledning av bland annat regeringens budgetproposition och ny befolkningsprognos. Kommunfullmäktige fastställer i november de ekonomiska ramarna, verksamhetsmål och skattesatsen för KS beslutade i juni om en generell ramhöjning till nämnderna med 1,0 procent som kompensation för löne- och prisutveckling. Nedan redovisas de ekonomiska ramarna för den gemensamma familjerättsnämndens verksamhet. Förvaltningen har upprättat förslag till budget för den gemensamma familjerättsverksamheten och för 2014 föreslås budgeten uppgå till en total bruttokostnad om tkr. Efter beslut av kommunfullmäktige i Solna, Sundbyberg och Ekerö utökas den gemensamma familjerättsnämnden from 1 januari med Ekerö kommun. Ingående kommuner har i avtal överenskommit om att hälften av kostnaderna fördelas efter antalet invånare i respektive kommun per den 1 november två år före aktuellt verksamhetsår. Den andra hälften fördelas utifrån antalet ärenden under de senaste tre åren räknat tom två år före aktuellt verksamhetsår. I enlighet med stadens anvisningar kan nämnderna utarbeta kompletterande nämndmål utifrån stadens övergripande mål. Med utgångspunkt från stadens fyra målområden samt stadsövergripande inriktningsmål, effektmål och uppdrag föreslås följande nämndmål för den gemensamma familjerättsnämndens verksamhet 2014: Andelen ärenden som efter samarbetssamtal återaktualiseras för utredning ska minska Andelen samarbetsamtal ska öka i relation till antalet vårdnadsutredningar Andelen brukare som är nöjda med den familjerättsliga verksamheten ska ligga på en hög nivå Medarbetarnas engagemang ska öka till minst HME (Hållbart Medarbetar Engagemang) 74 i 2014 års medarbetarundersökning Sjukfrånvaron i procent av tillgänglig tid ska för medarbetarna 2014 ligga under 6,0 % MBL-förhandlingarna avslutades

5 2 (11) Beslut I enlighet med beslut av kommunfullmäktige i ingående kommuner om att from 1 januari 2014 inrätta en gemensam familjerättsnämnd för Solna, Sundbyberg och Ekerö godkänner gemensamma familjerättsnämnden verksamhetsplan och budget för 2014 samt flerårsbudget för Ann-Charlotte Fager socialchef

6 3 (11) Innehållsförteckning - verksamhetsplan och budget för gemensamma familjerättsnämnden 2014 Gemensamma familjerättsnämndens uppdrag... 4 Solna stads styrsystem... 4 Stadsövergripande mål... 5 Gemensamma familjerättsnämndens mål... 5 Socialförvaltningens verksamhetsplanering... 6 Ekonomi och budget... 6 Familjerättsverksamheten... 7 Förutsättningar och utmaningar inför Utvecklings- och kvalitetsarbete... 8 Likabehandling och internationellt arbete Medarbetare Upphandling och konkurrensutsättning Internkontroll Framtid Bilagor: Internkontrollplan för Gemensamma familjerättsnämnden 2014 A

7 4 (11) Gemensamma familjerättsnämndens uppdrag Familjerätt inom socialtjänsten är en verksamhet som regleras av föräldrabalken och socialtjänstlagen. Den största delen av den verksamhet som bedrivs inom familjerätten är myndighetsutövning. Nämndens målgrupper är i första hand barn och ungdomar samt deras familjer. Nämnden har ansvar för myndighetsutövning och styrs i huvudsak av socialtjänstlagen och föräldrabalken. Sedan 1 oktober 2009 har Solna stad och Sundbyberg stad inrättat en gemensam nämnd för familjerättsverksamhet och from 1 januari 2014 ingår även Ekerö kommun i den gemensamma nämnden. Solna är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i stadens organisation. Familjerättsverksamheten ingår i Socialförvaltningen och är en del av förvaltningens Barnenhet. Solna stads styrsystem Utgångspunkten för stadens styrsystem är en sammanhållen målstyrning, där kommunfullmäktige anger prioriterade målområden, inriktningsmål, effektmål, verksamhetsanknutna uppdrag och ekonomiska ramar för styrelse och nämnder. Solna stads verksamhetsplan och budget kompletteras av ett antal stadsövergripande styrande dokument som planer, program, policys och riktlinjer vilka anger principerna för stadens agerande i olika frågor. De prioriterade målområdena och inriktningsmålen är uttryck för övergripande prioriteringar och strategiska ställningstaganden. Inriktningsmålen mäts utifrån ett antal effektmål som i sin tur följs upp med hjälp av olika nyckeltal/indikatorer. Effektmålen är treåriga och så långt som möjligt av nationell karaktär för att kunna få jämförbarhet med andra kommuner. Dessutom ska de vara specifika, mätbara, tidssatta och realistiska. Nämnderna ska, med utgångspunkt från kommunfullmäktiges inriktningsmål och effektmål, precisera och fastställa en verksamhetsplan och budget utifrån föreslagna ekonomiska ramar. I detta arbete ska även hänsyn tas till viktiga förändringar i omvärlden såsom ändringar i lagstiftningen och förändringar i befolkningsstrukturen. Styrelse och nämnder ska också till sin budget och verksamhetsplan besluta om åtagande med efterföljande kvalitetsdeklarationer, internkontrollplan och konkurrensutsättningsplan för verksamheten. Särskilda verksamhetsanknutna uppdrag kopplade till målområdena och inriktningsmålen har formulerats. Uppdragen som åläggs styrelse och nämnder ska styra mot att uppfylla de stadsövergripande inriktningsmålen. Härutöver ska de tvärsektoriella frågorna likabehandling och internationellt arbete genomsyra alla stadens verksamheter. Utifrån styrelsens och nämndernas mål och ekonomiska ramar ska förvaltningsledningen utarbeta verksamhetsplan och budget i dialog med sina enheter. Nämndmål ska arbetas fram och därefter ska enheterna beskriva sina mål dvs. hur enheterna har för avsikt att arbeta för att uppnå nämndens och stadens mål. Enheternas mål ska i sin tur brytas ned till individuella mål för varje medarbetare. De individuella målen tydliggör medarbetarens ansvar och befogenhet i det gemensamma arbetet med att uppnå enhetens, nämndens och stadens mål. Kommunfullmäktige följer upp styrelse och nämnder utifrån övergripande mål, uppdrag och ekonomiska ramar. De övergripande inriktningsmålen följs upp och utvärderas utifrån effektmål som i sin tur mäts och följs upp med hjälp av flera nyckeltal/ indikatorer, vilka redovisas i delårsrapporter och i årsredovisningen.

8 5 (11) Stadsövergripande mål I Kommunstyrelsens (KS) förslag till verksamhetsplan och budget för 2014 läggs ett antal prioriterade målområden, inriktningsmål, effektmål och uppdrag fast. De prioriterade målområdena och inriktningsmålen utgår från visionen om det levande och trygga Solna, som förenar hållbar utveckling med god ekonomisk hushållning för att trygga framtidens välfärd. Stadens vision har preciserats i fyra målområden; Solna i utveckling, Levande stad, Trygghet och lärande för Solnabornas bästa och God ekonomisk hushållning, samt i fem stadsövergripande inriktningsmål. Trygghet och lärande för Solnabornas bästa Gemensamma familjerättsnämndens verksamhet bedrivs främst utifrån målområde Trygghet och lärande för Solnabornas bästa och ska under 2014 inom detta område bidra till att uppfylla följande stadsgemensamma inriktningsmål: Inriktningsmål Solna stads omsorg ska finnas som ett naturligt stöd för Solnabor som behöver den under olika skeden i livet God ekonomisk hushållning Nämndens verksamhet bedrivs också utifrån målområde God ekonomisk hushållning och ska 2014 inom detta område bidra till att uppfylla följande stadsgemensamma inriktningsmål och effektmål: Inriktningsmål Alla verksamheter som Solna stad finansierar ska vara av god kvalitet och kostnadseffektiva Effektmål Solna stad ska vara en av Sveriges tre mest kostnadseffektiva kommuner (2011 4:e plats) Medborgarnas nöjdhet med Solna stads verksamheter ska minst bibehållas i medborgarundersökning år 2014 jämfört med år 2013 (År 2012 NMI 58) Solna stads medarbetares engagemang ska öka till minst HME (Hållbart Medarbetar Engagemang) 74 i 2014 års medarbetarundersökning Gemensamma familjerättsnämndens mål I enlighet med stadens anvisningar kan nämnderna utarbeta kompletterande nämndmål utifrån stadens övergripande mål. Med utgångspunkt från stadens fyra målområden samt stadsövergripande inriktningsmål, effektmål och uppdrag föreslås följande mål för gemensamma familjerättsnämndens verksamhet 2014: Nämndmål Andelen ärenden som efter samarbetssamtal återaktualiseras för utredning ska minska. Andelen samarbetsamtal ska öka i relation till antalet vårdnadsutredningar Andelen brukare som är nöjda med den familjerättsliga verksamheten ska ligga på en hög nivå Medarbetarnas engagemang ska öka till minst HME (Hållbart Medarbetar Engagemang) 74 i 2014 års medarbetarundersökning Sjukfrånvaron i procent av tillgänglig tid ska för medarbetarna 2014 ligga under 6,0 %

9 6 (11) Socialförvaltningens verksamhetsplanering Utgångspunkterna för verksamhetsplaneringen är förutom lagstiftning också den lokala politiska inriktningen som den kommer till uttryck i kommunfullmäktiges och gemensamma familjerättsnämndens mål, prioriteringar och uppdrag. Planeringen utgår dessutom ifrån kontinuerlig omvärldsanalys samt resultatet av verksamhetsuppföljning, utvärderingar, granskningar och tillsyn. Måluppfyllelse, genomförande av uppdrag, resultat, nyckeltal, kvalitetsutveckling och budgetutfall redovisas löpande i verksamheten, i delårsrapporter och bokslut samt i särskilda ärenden till nämnden. Verksamhetsplaneringen utgår också ifrån förvaltningens vision; Vi är med och formar morgondagens socialtjänst så att våra klienter och brukare får förutsättningar att leva ett självständigt liv. Visionen, som är ett av flera instrument i verksamhetsstyrningen, anger en gemensam färdriktning och ambitionsnivå. Dess syfte är att skapa sammanhållning och se till att alla drar åt samma håll. Förvaltningen antog 2009 efter bred samverkan en gemensam värdegrund som ska bidra till att medarbetarna blir tydliga så att medborgarna, uppdragsgivarna och samarbetspartners vet vad de kan förvänta sig av socialförvaltningen. Värdegrunden ska stödja förvaltningen i att ha klientfokus, arbeta för stadens mål och förvaltningens vision. Värdegrunden utgår från de fyra ledorden; helhetssyn, människors lika värde, tro på individens egen förmåga och professionalism. Efter att nämnden beslutat om verksamhetsplan och budget utarbetar enheterna handlingsplaner för genomförandet av nämndens beslut inför I handlingsplanerna redovisas hur de nämndmål som berör enheten ska uppnås samt kompletterande enhetsmål. Dessutom redovisas här hur förvaltningens gemensamma utmaningar ska uppnås på enhetsnivå samt enhetens utvecklings- och kvalitetsarbete det kommande året. Ekonomi och budget Kommunstyrelsen beslutade i juni om en generell ramhöjning till nämnder med 1,0 procent som kompensation för löne- och prisutveckling. Nedan redovisas de ekonomiska ramarna för gemensamma familjerättsnämnden. År 2013 Belopp tkr Generell kompensation 35 Avgår sänkt internränta -4 Ny ram År 2014 Generell kompensation 35 Avgår sänkt internränta -1 Ny ram År 2015 Generell kompensation 35 Ny ram År 2016 Generell kompensation 36 Ny ram

10 7 (11) Den gemensamma familjerätten utökas från och med 1 januari 2014 med Ekerö kommun. Förvaltningen har upprättat förslag till budget för den gemensamma familjerättsverksamheten och för 2014 föreslås budgeten uppgå till en total bruttokostnad om tkr. Solna, Sundbyberg och Ekerö har i avtal överenskommit om att hälften av kostnaderna fördelas efter antalet invånare i respektive kommun per den 1 november två år före aktuellt verksamhetsår. Den andra hälften fördelas utifrån antalet ärenden (enligt SCBstatistik) under de senaste tre åren räknat tom två år före aktuellt verksamhetsår. Detta innebär för närvarande en fördelning av bruttokostnaderna med för Solna 48,5 %, för Sundbyberg 29,5 % och för Ekerö 22 %. Familjerättsverksamheten Familjerättsverksamheten ingår i Socialförvaltningen och är en del av förvaltningens Barnenhet. Verksamheten har följande uppgifter: Utredningar, upplysningar och yttranden till tingsrätten i mål om vårdnad, boende och umgänge Råd och stöd till separerade föräldrar, samarbetssamtal rörande vårdnad, boende och ungänge samt avtal om vårdnad, boende och ungänge Yttranden till tingsrätten i mål om namnärenden Fastställande av faderskap för barn där föräldrarna inte är gifta Medgivandeutredningar för framtida adoption, prövning av samtycke till fortsatt adoptionsförfarande, yttranden till tingsrätten med anledning av adoption och uppföljningsrapporter till andra länder efter adoptivbarnets ankomst till Sverige Tillsättande av kontaktperson vid umgänge på tingsrättens begäran Förutsättningar och utmaningar inför 2014 Förutsättningar Efter att Ekerö kommun utryckt önskemål om att ingå i den gemensamma familjrättsnämnden beslutade samtliga tre ingående kommuner under 2013 att nämnden utökas med Ekerö from 1 januari I samband med beredningen av ärendet om utökningen konstaterades att i allt väsentligt kvarstår de skäl som låg till grund för ett tidigare samgående. Enligt nämnden kommer en utökning med Ekerö att bidra till att ytterligare öka förutsättningarna för en fortsatt positiv utveckling och ge än bättre förutsättningar för verksamheten att möta framtida utmaningar. Den gemensamma familjerättsnämndens verksamhet kommer med stor sannolikhet att beröras av de ingående kommunernas kraftiga befolkningsökning. De närmaste åren blir ökningen särskilt stor av barn i förskoleåldern och upp till tonåren samt av yngre vuxna. Ärendeutveckling för olika typer av familjerättsärenden har under de senaste tre åren legat på en stabil nivå för samtliga tre ingående kommuner. En tendens är att ärenden där det förekommer våld i nära relationer i högre grad omfattas av umgängesstöd jämfört med när lagändringen kom.

11 8 (11) Inom socialtjänsten förväntas f.ö. inga större förändringar på nationell nivå under det kommande verksamhetsåret. Dock föreslås lagändringar som rör behörighet för personal i bl.a. den sociala barn- och ungdomsvården. Förslaget innebär krav på behörighet för att få utföra vissa uppgifter och att socialnämnden ska ansvara för att handläggare som självständigt utför arbetsuppgifter har tillräcklig erfarenhet för dessa uppgifter. Lagändringarna föreslås träda i kraft redan den 1 januari I en proposition om Förstärkta samarbetssamtal föreslås att kommunerna ska bli skyldiga att bereda föräldrar möjlighet att i samarbetssamtal ta upp frågor som gäller barnets försörjning. Lagändringen som föreslås träda i kraft den 1 juli 2014 kommer att medföra en viss förändring och utökning av arbetsuppgifterna inom den kommunala familjerättens område. Det är ännu oklart vilka krav som ska ställas på handläggarna inom familjerätten och flera remissinstanser har framfört att det bör handla om grundläggande information. Regeringen avser att erbjuda kommunerna stöd i att utbilda och kompetensutveckla berörd personal i frågor som gäller barnets försörjning genom att Socialstyrelsen får i uppdrag att i samråd med Försäkringskassan och Konsumentverket ta fram ett utbildningsmaterial. I sin strävan att förebygga våld i nära relationer lämnade regeringen i juni 2013 en remiss till Lagrådet med förslag till ändringar i lagen om kontaktförbud. Lagändringen föreslås träda i kraft den 1 januari Utmaningar 2014 Under kommande verksamhetsår står nämndens verksamhet inför vissa utmaningar i arbetet med att utifrån politiska mål och givna resurser kunna erbjuda Solnaborna en socialtjänst med god kvalitet: Utökad gemensam familjrätt. En utökning av den befintliga familjerättsverksamheten med Ekerö kommun innebär att förutsättningarna ökar ytterligare för en fortsatt positiv utveckling av de tjänster som erbjuds och ger verksamheten än bättre förutsättningar att möta framtida utmaningar. Utvecklad samverkan. För att kunna bedriva en effektiv verksamhet gäller det att arbeta vidare med att utveckla samverkan såväl internt som externt och att hela organisationen fortsätter stärka helhetssynen med syftet att kunna erbjuda brukarna bästa möjliga bemötande och stöd. Inte minst gäller det för socialtjänsten att ha en bra samverkan när det gäller förbyggande insatser och att komma in i tid. I och med utökningen gäller det särskilt för den familjerättsliga verksamheten att också utveckla samverkan med utredningssidan inom den sociala barna- och ungdomsvården i Ekerö kommun. Utvecklings- och kvalitetsarbete Förvaltningens kvalitetsarbete utgår från stadens Policy för kvalitetsutveckling som bl.a. ställer krav på att samtliga verksamheter ska utarbeta åtaganden gentemot nämnd och kommunledning med åtföljande kvalitetsdeklarationer. Kvalitetsdeklarationerna ska tydligt beskriva vilka tjänster och vilken service som olika verksamheter kan erbjuda medborgare och brukare. Utifrån kvalitetspolicyn har staden from 2011 infört en gemensam synpunktshantering.

12 9 (11) Kvalitetsarbetet bedrivs också utifrån vad som i Socialtjänstlagen sägs om att insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet, att det ska finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet samt att kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Från 1 januari 2012 gäller nya föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom socialtjänst, hälso- och sjukvård, tandvård och verksamhet enligt LSS (SOSFS 2011:9). Utifrån Utredningen om kunskapsutveckling inom socialtjänsten (SOU 2008:18) har regering och Sveriges kommuner och landsting, SKL fattat överenskommelser om evidensbaserad praktik (EBP) inom socialtjänstens område. Målet med en evidensbaserad praktik är att de människor som får stöd från socialtjänsten ska få del av insatser som bygger på bästa tillgängliga kunskap. Sammanfattningsvis handlar EBP om ett förhållningssätt för ett ständigt och systematiskt lärande där brukare och professionella tillsammans fattar beslut om lämpliga insatser utifrån bästa tillgängliga kunskap. Målet är att de metoder som socialtjänsten använder ska vara till nytta och aldrig till skada för brukarna. I detta arbete utgör nordvästkommunernas gemensamma forsknings- och utvecklingsenhet, FoU-Nordväst, ett viktigt stöd. I enlighet med stadens policy för kvalitetsutveckling är förvaltningens kvalitetsarbete en integrerad del av verksamhetsplanering och uppföljning. Förvaltningens kvalitetsarbete ska kännetecknas av enkelhet och inriktas på konkreta förbättringar som kommer klienter, brukare och medborgare till godo. I detta arbete har framtagande, uppföljning och utveckling av kvalitetsdeklarationer för de olika tjänster som kan erbjudas en central plats. Förutom vad som framkommer i verksamhetsuppföljning, tillsyn, särskilda genomlysningar och utvärderingar är de synpunkter som kommer från klienter, brukare och andra via bl.a. synpunktshantering och brukarundersökningar en betydelsefull drivkraft i kvalitetsarbetet. Prioriterade uppgifter 2014 Särskilt prioriterade områden i förvaltningens gemensamma utvecklings- och kvalitetsarbete: Utifrån genomförd översyn av förvaltningens samtliga riktlinjer och rutiner påbörjas arbetet med justeringar av befintliga och där behov finns ta fram nya riktlinjer och rutiner. Detta är ett led i att förvaltningens under 2014 ska systematiseras och anpassas utifrån nya föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom bl.a. socialtjänsten. Kommande verksamhetsår planeras den översyn vara genomförd som förvaltningen under 2013 påbörjat vad gäller alla de utfästelser som görs i nämndens kvalitetsdeklaration. Den förvaltningsövergripande satsningen på nätverksarbete ska befästas och vidareutvecklas, en metodik som går ut på att mobilisera brukarnas och professionella nätverk för att åstadkomma förändringar. Utvecklandet av nyckeltal fortgår kommande år liksom arbetet med öppna jämförelser och att ta fram enkla modeller för att mäta såväl måluppfyllelse som effekter av olika biståndsinsatser.

13 10 (11) Utifrån kraven på en evidensbaserad praktik fortlöper arbetet med att utveckla de insatser som erbjuds, bl.a. utifrån en fortsatt inventering av vilka bedömningsinstrument och sociala metoder som tillämpas inom förvaltningens olika verksamheter. Likabehandling och internationellt arbete I förvaltningens arbete med likabehandling ligger fokus på vilket sätt medarbetarna tillgodoser att alla brukare får ett likvärdigt bemötande och en likartad service. I fokusgrupper diskuteras ett antal frågeställningar framtagna på temat likabehandling. Uppföljning och analys av detta arbete ger underlag för det fortsatta arbetet med likabehandlingsperspektivet. Värdegrundsarbetet följs upp med en särskild dag för nyanställda och förvaltningen fortsätter också arbetet med att ta fram och utveckla könsuppdelade nyckeltal och statistik. Förvaltningen arbetar kontinuerligt med att lyfta in det internationella arbetet i kvalitetsoch verksamhetsutvecklingen genom den satsning som går under namnet Nyfiken på Europa. Intresse till att hämta inspiration och idéer för att utveckla den egna verksamheten finns bl.a. inom familjehemsvården, arbetet med relationsvåld, mottagandet av ensamkommande flyktingbarn och vad gäller vuxenenhetens öppenvårdsinsatser. Förvaltningens arbete med arbetsmarknadsinsatser, jobbteam, likabehandlingsarbete, relationsvåld och utestängning från bostadsmarknaden bidrar till att uppfylla mål i EU:s tillväxtstrategi Europa Både det internationella arbetet och likabehandlingsarbetet utgör ett viktigt stöd när det gäller att utveckla verksamheterna med att möta individers olika behov och matcha dem mot rätt insats. Ökad kunskap i likabehandling och goda exempel från andra kommuner och länder i fråga om metoder och arbetssätt hjälper förvaltningen att utveckla det sociala arbetet och skapa förutsättningar för en socialtjänst med god kvalitet. Prioriterad uppgift 2014 Likvärdigt bemötande och likartad service i arbetet med brukarna Medarbetare Under 2013 har staden tagit fram en HR-strategi (Human Resources - personalfrågor) för att tydliggöra vad som ska uppnås inom HR-området för stadens egna verksamheter. För att lyckas i vårt uppdrag är det viktigt med överensstämmelse mellan politiska mål och verksamheternas åtagande och resultat. Målen behöver brytas ner på individnivå för att medarbetare ska känna till och kunna påverka helheten. Det gångna året har medarbetare och chefer tillsammans tagit fram vilka kompetenser som ska känneteckna medarbetarskap och ledarskap i staden. De fastslagna kompetenserna ligger till grund för att ta fram gemensamma lönekriterier, medarbetarenkät samt medarbetar- och ledarutveckling framöver. Målet för socialförvaltningen är att vara en attraktiv arbetsgivare med en verksamhet som kännetecknas av trivsel, utveckling och effektivitet. Prioriterade uppgifter 2014 Revidera förvaltningens kompetensutvecklingplan, FoU-caféer för att delge nyheter, projekt och erfarenheter till kollegor på ett resurseffektiv sätt. Förvaltningsdag med inspiration och bra föreläsningar.

14 11 (11) Se över och förändra förvaltningens lönekriterier med utgångspunkt från de stadsgemensamma lönekriterierna. Påbörja arbetet med att systematiskt bryta ner enheternas mål på medarbetarnivå. Upphandling och konkurrensutsättning Den familjerättsliga verksamheten utgörs till övervägande del av myndighetsutövning och har inte någon verksamhet som upphandlats. Verksamheten planerar inte heller någon konkurrensutsättning eller att framöver genomföra några upphandlingar. Internkontroll Nämnderna ska i samband med verksamhetsplan och budget anta en internkontrollplan. Kommunfullmäktige har antagit ett reglemente för internkontroll. Enligt reglementet ska en internkontrollplan upprättas och respektive nämnd har det yttersta ansvaret för internkontrollen inom sitt verksamhetsområde. Internkontroll definieras som en process, där nämnd, ledning och övrig personal samverkar. Den utformas för att med rimlig grad av säkerhet fastställa att det sker en god verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering samt att tillämpliga lagar, föreskrifter och övriga bestämmelser följs. Internkontrollplanen ska innehålla: Redovisning av väsentliga processer inkl riskbedömningar samt genomförd riskoch väsentlighetsanalys. En plan för hur den interna kontrollen ska bedrivas kommande verksamhetsår inkl. uppgifter om vad som ska kontrolleras, ansvarig för kontrollen, hur ofta denna ska ske samt hur resultat av kontrollen ska redovisas och rapporteras. Internkontrollplanerna ska innehålla vissa för alla nämnder gemensamma kontrollmoment inom ekonomi och redovisning. Med utgångspunkt från genomförd risk- och väsentlighetsanalys framgår av Socialnämndens internkontrollplan (bilaga B) hur den interna kontrollen ska bedrivas under kommande verksamhetsår. Vissa kontrollmoment som ska genomföras är gemensamma för samtliga nämnder i staden. Prioriterade uppgifter 2014 De kontroller som prioriteras kommande verksamhetsår framgår av nämndens internkontrollplan. Framtid Samtliga tre ingående kommuner fortsätter att växa och särskilt stor blir befolkningsökningen de närmaste åren. Framför allt är det antalet barnfamiljer med yngre barn upp till tonåren och yngre vuxna som ökar. Denna utveckling kommer även att påverka den gemensamma familjerättsnämnden liksom att verksamheten i allt högre utsträckning möter nya grupper och nya samlevnadsformer. För nämndens verksamheter gäller det att fortsätta sitt målmedvetna utvecklings- och kvalitetsarbete för att kunna tillhandahålla verkningsfulla och effektiva insatser. Att fortsätta utveckla samverkan och helhetssyn, såväl internt som externt, blir även framöver frågor med stor betydelse i nämndens strävan att kunna erbjuda Solnaborna en socialtjänst med god kvalitet.

15 SOLNA STAD Socialförvaltningen Björn Löfholm Internkontrollplan för gemensamma familjerättsnämnden 2014 Bilaga A Nämnderna ska i samband med verksamhetsplan och budget 2012 lämna en internkontrollplan. Kommunfullmäktige har antagit ett reglemente för internkontroll. Enligt reglementet ska en internkontrollplan upprättas och respektive nämnd har det yttersta ansvaret för internkontrollen inom sitt verksamhetsområde. Regler och anvisningar för internkontroll inom gemensamma familjerättsnämnden Ansvar, information och introduktion till nyanställda Internkontroll definieras som en process, där nämnd, ledning och övrig personal samverkar. Den utformas för att med rimlig grad av säkerhet fastställa att följande mål uppnås: God verksamhetsstyrning Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter och övriga bestämmelser Verksamhetsansvariga chefer är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. De ska verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Information om internkontroll ska ingå i introduktionen av nyanställda. Alla medarbetare förväntas känna till de lagar, förordningar och bestämmelser som berör respektive verksamhetsområde. Allvarliga brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Internkontrollplan Gemensamma familjerättsnämnden ska årligen i samband med att beslut om verksamhetsplan och budget för kommande verksamhetsår anta internkontrollplan för närmast följande år. Internkontrollplanen ska innehålla: Redovisning av väsentliga processer inkl riskbedömningar samt genomförd risk- och väsentlighetsanalys En plan för hur den interna kontrollen ska bedrivas kommande verksamhetsår inkl. uppgifter om vad som ska kontrolleras, ansvarig för kontrollen, hur ofta denna ska ske samt och hur resultat av kontrollen ska redovisas och rapporteras. Internkontrollplanerna ska innehålla vissa för alla nämnder gemensamma kontrollmoment inom ekonomi och redovisning. 1

16 Uppföljning Kontroller sker genom samtal med ansvariga tjänstemän och chefer, löpande uppföljning av ekonomi och verksamhet, stickprovskontroller, analys, etc. Kontrollerna dokumenteras, sammanställs och redovisas till nämnden inom ramen för ordinarie verksamhetsuppföljning. Redovisningen ska utöver resultat av genomförda kontroller även innefatta vidtagna åtgärder. Vid behov ska rapporten innehålla förslag till åtgärder för att förbättra kommunens gemensamma rutiner. Påtagliga och allvarliga brister rapporteras omgående till förvaltningschef och om så krävs även till nämnden. Risk- och väsentlighetsanalys Som ett första steg i upprättande av en förslaget till den årliga planen för interkontroll har förvaltningen att genomföra en risk- och väsentlighetsanalys. I arbetet med att ta fram en risk- och väsentlighetsanalys måste kontrollnytta hela tiden vägas mot kontrollkostnad. Värdet av att identifiera en risk ska i normalfallet överstiga kostnaden för att identifiera risken. Internkontrollplanen ska utformas med en risk och väsentlighetsanalys som grund. Denna riskbedömning ska ingå i internkontrollplanen. Riskanalysen syftar till att utifrån de processer/områden som tas upp i nämndens internkontrollplan identifiera och bedöma de risker eller hot som organisationen ställs inför i sin strävan att uppnå sina mål. En oförutsedd framtida händelse som negativt påverkar verksamhetens måluppfyllelse. Vad får inte hända? Vad vill vi inte läsa om i tidningarna? Andra sätt att identifiera risker kan vara revisionens och tillsynsmyndigheternas granskningar, övriga genomlysningar och utvärderingar, jämförelser med andra kommuner, budget- och verksamhetsuppföljning, avtalsuppföljning, synpunktshantering, brukarundersökningar samt genomgång av reglementen, policydokument, regler, och befintliga rutiner etc. Väsentlighetsanalys, dvs. hur stor är sannolikheten för att identifierade risker inträffar och vad får det i så fall för konsekvens? Konsekvenser vid fel som påverkar verksamhetens kvalitet och ekonomi. Med andra ord samt det stöd och den hjälp som ska ges till enskilda, förtroendet för verksamheten hos brukare, klienter, medborgare samt förtroendevalda och förutsättningarna för att kunna bedriva önskad verksamhet. Risk- och väsentlighetsanalysen har genomförts utifrån nedanstående modell där bedömt värde för sannolikheten (S) multiplicerats med konsekvenser (K). I planen för det kommande årets internkontrollarbete tas sådant med som bedömts ha 6 poäng eller mer. Sannolikheten (S) för fel: Osannolik 1: Risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå Mindre sannolik 2: Risken är mycket liten att fel ska uppstå Möjlig: 3: Det finns risk för att fel ska uppstå Sannolik 4: Det är mycket troligt att fel ska uppstå Konsekvens (K) vid fel: Försumbar 1: Är obetydlig för de olika intressenterna och verksamheten/staden Lindrig 2: Uppfattas som liten av såväl intressenter som verksamheten/staden Kännbar 3: Uppfattas som besvärande för intressenter och verksamheten/staden Allvarlig 4: Är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa Exempel: 3 (S) x 2 (K) = 6, uppfyller kriteriet för att prioriteras, dvs. tas med i internkontrollplanen. 2

17 Process Riskbeskrivning Sannolikhet Konsekvens Riskindex Myndighetsutövning, handläggning och dokumentation i individärenden. Ett särskilt kritiskt riskområde som bör följas upp 2014 är: Huruvida barnperspektivet beaktas i tillräcklig omfattning i genomförandet av utredningar som rör vårdnad, boende eller umgänge. Kvalitetsdeklarationer och synpunktshantering Lagstiftning och riktlinjer följs inte. Kan innebära att de bedömningar som görs i enskilda görs utifrån ett bristfälligt underlag vilket i dessa ärenden kan få negativa konsekvenser för i första hand berörda barn. Förvaltningen lever inte upp till nämndens åtaganden gentemot brukare/medborgare, brister i hanteringen av inkomna synpunkter. Utöver negativa konsekvenser för enskilda och bristande förtroende för verksamheten hos brukare, medborgare m.fl. kan det även innebära negativa konsekvenser för förvaltningens kvalitetsarbete Delegation Beslut fattas på fel nivå. Kan t.ex. innebära att kostnadsaspekter inte beaktas tillräckligt Ekonomi - redovisning Felaktiga utbetalningar och faktureringar IT och verksamhetssystem Driftstopp, otillbörlig åtkomst av sekretessbelagda uppgifter Säkerhetsfrågor Befintliga säkerhetssystem fungerar inte, befintliga rutiner följs inte. Kan leda till att brukare och anställda kommer till skada

18 Internkontrollplan Process Kontrollmoment Riskbedömning Kontrollansvarig Frekvens 2014 Redovisning Rapporteras till Myndighetsutövning, handläggning och dokumentation i individärenden. Ett kritiskt riskområde är huruvida barnperspektivet i tillräcklig omfattning beaktas i de utredningar som rör vårdnad, boende eller umgänge. Kontroller av: Genomförda utredningar som rör vårdnad, boende eller umgänge. 8 Enhetschef i samverkan verksamhetscontroller 1 tillfälle Vid behov särskilda rapporter till socialchef eller GFN (gäller för samtliga processer nedan) GFN, vid påtagliga brister direkt till socialchef (gäller för samtliga processer nedan) Ekonomi - redovisning Kontroller i enlighet med stadsgemensamma rutiner av: Internt registrerade utbetalningar Representation och gåvor Manuell kreditering av faktura Jäv-utbetalningar som rör den anställde 6 Ekonom/Stabschef Enligt stadens gemensamma rutin Årsredovisning GFN IT och verksamhetssystem Kontroller/uppföljning av: Loggningskontroller av ev. felaktig/obehörig åtkomst av personuppgifter i verksamhetssystemet 6 Systemansvarig/Stabschef Loggningskontroller enligt rutin Årsredovisning GFN Säkerhetsfrågor Kontroller/uppföljning av: Olika larmsystem i samverkan inkl. övningar 9 Säkerhetsansvarig/ Stabschef Utrymnings- och bråklarm 2 tillfällen Övriga larm 1 tillfälle Årsredovisning GFN 4

19

20