3. Registrering/diarieföring och ärendehantering
|
|
- Elsa Lund
- för 8 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 ARKIVHANDBOK Landstingsarkivet 3. Registrering/diarieföring och ärendehantering Innehållsförteckning Registrering/diarieföring och ärendehantering... 2 Diarium... 2 Dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem... 2 Registrator... 3 Vad är post?... 3 Personadresserad post... 3 Fax och e-post med mera... 4 Tjänsteanteckningar... 4 Registreringsmetoder och klassificering... 4 Registreringsmetoder... 4 Klassificering... 5 Registrering/diarieföring... 5 Diarienummer... 5 Registrering i ett ärende... 6 Registreras eller inte?... 7 Handläggning... 8 Arkivläggning... 9 Arkivbildningsplaner/Dokumenthanteringsplaner Öppettider... 10
2 ARKIVHANDBOK 2 (10) 3. Registrering/diarieföring och ärendehantering Varje myndighet har enligt offentlighets- och sekretesslagens kapitel 5 en skyldighet att registrera de allmänna handlingar som antingen har inkommit till eller har upprättats hos myndigheten. Detta kan göras på olika sätt. Det vanligaste sättet har hittills varit att man har fört ett diarium över sina in- och utgående handlingar men många verksamheter har nu övergått till att registrera i ett ärendehanteringssystem med inbyggt diarium. På marknaden finns även så kallade dokumenthanteringssystem (se nedan). Diarium Ett diarium innehåller dagliga registreringar av en verksamhets åtgärder i dess ärenden, det vill säga oftast in- och utgående handlingar. Nyttan med diarieföring är att man både i dag och om tio år ska kunna hitta ärendena och handlingarna/informationen för till exempel uppföljning och forskning. Diarierna omfattar ofta endast en mindre del av alla allmänna handlingar som finns hos en verksamhet. Protokoll, patientjournaler, personalakter, räkenskaper med mera brukar inte diarieföras eftersom de hålls ordnade eller registreras på annat sätt, vilket ger goda sökmöjligheter. De är ändå allmänna handlingar (se kapitel 2 Offentlighet och sekretess). Dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem Ett dokumenthanteringssystem kan vara fristående från eller integrerat med diariet och är ett system för att administrera dokument och andra elektroniska media inom en organisation. Detta innefattar hantering av arbetsflöden, versionshantering, granskning, elektronisk publicering, arkivering, indexering, automatiserad sök och byt ut text i flera dokument, och mallhantering. Dessa system är vanligare hos privata verksamheter än inom den offentliga sektorn. Ett ärendehanteringssystems viktigaste komponenter är: Diarium Stöd för arbetsflödet Möjligheten att koppla och upprätta dokument. Det är ett system som används för att stödja administrationen av ärenden i en organisation. Ärendena beskrivs ofta i processmodeller vilka specificerar de olika arbetsuppgifter som skall genomföras från det att ärendet skapas till dess att det betraktas som färdigbehandlat och kan avslutas. Systemet används bl.a. för att bevaka att varje ärende åtgärdas och klarrapporteras i tid. En verksamhet som har ett ärendehanteringssystem och som i detta system diarieför alla de handlingar/den information som skall bevaras kan även
3 ARKIVHANDBOK 3 (10) koppla dessa handlingar/denna information till de registrerade uppgifterna och förvara dem/den i systemet. Ett sådant system, i vilket allt som skall bevaras finns lagrat, kan ge den struktur och sökbarhet som håller för en framtida arkivering hos Landstingsarkivet. Samråd med Landstingsarkivet innan inköp av nytt system. Registrator Den tjänsteman som har till uppgift att registrera verksamhetens allmänna handlingar kallas registrator. Han/hon har ansvaret för ärendeflödet och därmed en nyckelroll inom verksamheten Det är därför viktigt att registrator får möjlighet att fortbilda sig själv 1 och medarbetarna. Det gäller alltså för registratorn att se till att han/hon hålls informerad i dokumenthanteringsfrågor och att rutinerna hos verksamheten inte försvårar insyn. När en chef eller en avdelning väljer att själv/själva registrera sin post utan att gå via verksamhetens diarium/system, måste registratorn få veta vilka typer av ärenden som sköts vid sidan av det centrala registreringsverktyget och av vem. Registratorn strävar efter att hålla sig informerad och då krävs det givetvis att övriga tjänstemän gör detta möjligt. Diariet/systemet är en informationsresurs som det är nödvändigt för verksamheten att hålla uppdaterad. Hos de verksamheter som enbart har ett diarium så är registratorn den som registrerar ärendet och alla handlingar/all information i ett ärende samt avslutar ärendet. Hos de verksamheter som har ett dokument- eller ärendehanteringssystem så är registratorn oftast den som registrerar och avslutar ärendena medan handläggarna registrerar handlingarna/informationen i ärendet. Vad är post? All post ska ankomststämplas. En del av handlingarna/informationen ska sedan diarieföras, antingen därför att de/den tillhör ett gammalt ärende eller därför att ett nytt ärende ska läggas upp. En av registratorns uppgifter är att hantera postöppningen och besluta vilka av de inkomna handlingarna/den inkomna information som ska diarieföras. Som inkomna handlingar räknas även telefax, meddelanden i en röstbrevlåda, elektronisk post och post som överlämnas personligen eller på annat sätt. Observera att tjänstepost som levereras till exempelvis till en anställds hem också ska räknas som inkommen till verksamheten. Personadresserad post Ingen bör ha sin privata post ställd till arbetsplatsen. Personlig adressering (tjänstemannens namn är placerat före arbetsplatsens) får inte medföra att stora delar av posten aldrig når registrator eller hindrar registrator från att 1 Inom SLL finns ett registratorsnätverk med två träffar årligen där aktuella frågor tas upp. Dessutom finns det många externa konferenser, utbildningar och seminarier att välja på varje år.
4 ARKIVHANDBOK 4 (10) öppna post. Detta gäller även e-post. Registratorn ska därför ha en fullmakt från alla tjänstemän som ger henne/honom rätt att öppna även personligt adresserade brev, meddelanden i röstbrevlådor och e-postlådor. Fackliga och politiska förtroendemän får ofta post som endast berör deras arbete i just den rollen. Dessa handlingar skall inte betraktas som allmänna handlingar och skall därför inte heller diarieföras. Fax och e-post med mera Post behöver inte komma eller sändas med posten för att anses som inkommen eller utgående. Även handlingar som inkommer eller avsänds med annan teknik (till exempel telefax, elektronisk post eller video) ska genomgå samma prövning om diarieföring hos registrator eller handläggare. För att postöppningen ska bli så heltäckande som möjligt ska verksamheten ha en myndighetsbrevlåda för e-post. Denna brevlåda ska öppnas av registrator varje arbetsdag. Handläggarens ansvar är att se till att hans/hennes ärenden blir diarieförda oavsett vilket medium som används vid korrespondens med omvärlden (uppgift om avsändare/mottagare ska finnas med även på fax och elektronisk post). Uppgifter och meddelanden i text/bildkommunikationssystem (till exempel fax och elektronisk post), vilka tillfört ett ärende sakuppgift, tas ut på papper och tillförs ärendet eller arkiveras digitalt i ärendet. Detta gäller även intern e-post. Tjänsteanteckningar Uppgifter av betydelse som tillförts ett ärende muntligt, till exempel vid telefonsamtal, ska antecknas. Dessa tjänsteanteckningar ska tillföras ärendet (skrivs på originalhandling, på separat papper eller direkt i systemet) och arkiveras med det. Registreringsmetoder och klassificering Registreringsmetoder Offentlighets- och sekretesslagen använder begreppet registrering, inte diarieföring. Man kan mycket schematiskt skilja mellan tre olika typer av registrering: Postlista. På en postlista registreras alla inkommande och ibland utgående handlingar kronologiskt. Det är en registrering av dagens post. Skrivelseregistrering. Varje enskild handling får ett eget diarienummer. Vanligtvis har man en löpnummerserie för inkommande handlingar och en för utgående handlingar. Korshänvisning mellan den inkommande handlingen och svaret på den, i diariet för utgående handlingar, förekommer men är sällsynt. Ärenderegistrering. Vid ärenderegistrering hålls alla handlingar/all information i ärendet samman genom en gemensam beteckning, diarienumret. Alla handlingar, all information och
5 ARKIVHANDBOK 5 (10) samtliga åtgärder registreras i diariet/systemet som då blir en dagbok över vad som hänt under ärendets gång. Diarienumret ska anges på samtliga handlingar. Klassificering Många organisationer har ett behov av att ämnesklassificera sina handlingar. För detta har man fastställt en klassifikationsplan. En sådan plan kan ha många namn, till exempel målbeteckning, sakordslista, kodplan eller aktplan. Det vanligaste är att man kallar den dossierplan. Planen kan användas för både diarieförda och ej diarieförda handlingar. I det förra fallet kallas den för diarie-/dossierplan, förkortat d/d-plan. Planen kan vara alfanumerisk eller numerisk. I det senare fallet brukar den vara uppbyggd enligt decimalklassifikation. Dossierbeteckningen brukar vara en del av diarienumret och ska skrivas in i diariet och på samtliga handlingar. En d/d-plan styr såväl registrering som arkivläggning. Skillnaden mellan akt och dossier är följande: Akt: handlingar i ett och samma avgränsade ärende. Dossier: handlingar som rör ett speciellt ämne under en längre tidsrymd. En dossier kan innehålla flera akter. Ett exempel på hur ett dossiersystem kan fungera är fastighetsbunden dokumentation. Fastighetsförvaltning innebär en rad åtgärder årligen. I stället för att kalla varje åtgärd för ett ärende kan fastigheten kallas ett objekt. Detta objekt får ett förutbestämt saknummer till vilket en dossier/samlingsakt läggs upp. Alla handlingar/akter/information som rör fastigheten registreras under samma saknummer och samlas i dossiern i löpnummerordning. Dossiern bör avställas med jämna mellanrum efter en fastställd tidsperiod (till exempel 3, 5 eller 10 år). Registrering/diarieföring Diarieföring/registrering är bland annat till för att man ska kunna följa ärendenas handläggning. Diarieföring/registrering ska ske så snart som möjligt, i princip inom 24 timmar efter det att en handling kommit in eller upprättats/expedierats. Diarienummer Ett diarienummer kan bestå av: beteckning som talar om i vilken verksamhets diarium ärendet är diariefört, till exempel LS (Landstingsstyrelsens förvaltning). årtalsbeteckning; kan vara två- eller fyrsiffrig. månadsbeteckning; avser månaden då ärendet inkom/initierades. löpnummer. Det finns inte någon standard för hur ett diarienummer ska se ut, men minimum är årtalsbeteckning samt löpnummer. Så här kan ett diarienummer inom landstinget se ut:
6 ARKIVHANDBOK 6 (10) LS Ärendet är diariefört år 2009 på Landstingsstyrelsens förvaltning, initierat under januari månad (01) och har löpnummer 39, det vill säga är det 39:e ärendet år LA , vilket uttytt betyder att det är det 121:a ärendet som är diariefört på Landstingsarkivet år Registrering i ett ärende Ett ärende kan bestå av mängder av handlingar/information. Det kan inledas med en fråga eller en anhållan och avslutas med ett svar eller ett beslut. Det finns även ärenden som består bara av en enda handling, kanske en handling som inte fordrar något svar eller en intern promemoria som man vill hålla reda på genom att diarieföra den. Ett ärendes livstid kan vara kort, men det kan också pågå under flera år. Ett ärende uppstår vanligtvis på följande sätt: en handling, som kan komma att innebära åtgärder från verksamhetens sida, anländer. verksamheten initierar själv ett ärende eller får i uppdrag av nämnd/styrelse att utföra en viss uppgift. Diarieföringen i ett ärendediarium/system innebär att alla handlingar av betydelse i ett ärende diarieförs och knyts samman. Grundnoteringen i diariet/systemet rör ärendet i sin helhet och till denna förs noteringar om handlingar/information som hör till ärendet. Om en handling tillhör ett gammalt ärende skrivs diarienumret i fråga in i ankomststämpeln. Endast arkivbeständigt bläck får användas när man skriver i stämpeln. Blir det fel så stryker man över med ett streck och skriver ovanför. Registratorn skriver in i diariets/systemets åtgärdsfält att handlingen har inkommit och överlämnar den till handläggaren för vidare handläggning. Om handlingen tillhör ett redan avslutat ärende ges den ett nytt diarienummer, men i diariet görs en hänvisning till det tidigare ärendet, det vill säga diarienumret från det gamla ärendet antecknas i det nya ärendet. Motsvarande hänvisning, till det nya diarienumret, görs i det gamla ärendet. Detta kallas att göra en korshänvisning. Är det frågan om ett nytt ärende fyller registratorn i alla nödvändiga uppgifter i diariet/systemet (obligatoriska uppgifter är a, b, c och d): a) ankomstdatum/upprättandedatum b) diarienummer c) korrespondent (kan även kallas avsändare/mottagare eller motpart ) d) vad handlingen rör, det vill säga dess innehåll e) handläggarens namn
7 ARKIVHANDBOK 7 (10) f) bevakningsdatum kan också behöva anges i de fall verksamheten förväntas inkomma med ett svar före ett visst datum. Om diariet/systemet inte har en funktion med vilken man kan dölja sekretessbelagda uppgifter så skall uppgifterna i diariet formuleras på ett sådant sätt att eventuell sekretess inte röjs. Detta innebär att man kan behöva utelämna vissa uppgifter. Ärendets diarienummer skrivs in antingen i ankomststämpeln på handlingen eller vid digital registrering. Om det är ett nytt ärende och verksamheten har pappersakter så lämnar man handlingen och en kopia av diarieregistreringsblanketten eller en utskrift ur diarieföringssystemet (så kallad följesedel) till utsedd handläggare. Om diariet är kopplat till ett dokumenthanterings- eller ärendehanteringssystem så kan detta ske inom systemet. Diariet/systemet ska så långt det är möjligt vara fritt från förkortningar och annat som försvårar för den enskilde att ta del av informationen. Endast sådana förkortningar som är allmänt vedertagna bör användas (se Svenska Akademins ordlista). Ändring av uppgift i diariet/systemet ska göras så att det framgår att uppgiften har ändrats. De flesta på marknaden förekommande digitala system alstrar automatiskt en logg över samtliga ändringar. Registreras eller inte? Grundregeln är att alla handlingar som har kommit in till eller upprättats hos en myndighet ska registreras. Offentlighets- och sekretesslagen medger dock några undantag från registreringsskyldigheten. Följande handlingar behöver inte registreras: Handlingar som uppenbart saknar betydelse för verksamheten, till exempel Reklam och broschyrer. Felsända handlingar. Handlingar med meningslöst eller obegripligt innehåll. Handlingar som kan hanteras på ett mycket enkelt sätt, till exempel begäran om kopior, informationsmaterial och blanketter. Förfrågningar av rutinkaraktär (till exempel öppettider och prisuppgifter). Uppgifter till statskalendern och telefonkataloger med mera. Inbjudningar till kurser och konferenser (av reklamtyp). Författningstryck samt offentliga utredningar som lämnas för kännedom. Periodiskt inkommande uppgifter och rapporter som inte föranleder någon åtgärd.
8 ARKIVHANDBOK 8 (10) Handlingar/information som kan hållas ordnade/ordnad på annat sätt så att det med lätthet kan fastställas att de/den kommit in eller upprättats. Egna protokoll. Egna beslut (hemliga beslut ska registreras). Fakturor/verifikationer/rekvisitioner. Cirkulär. Vissa handlingar för kännedom. Pressmeddelanden. Handlingar som förekommer i stor omfattning hos en myndighet och som regeringen i särskilda föreskrifter har undantagit från registreringsskyldigheten, till exempel patientjournaler. Biblioteksmaterial. Detta innebär att handlingar som medför eller är en följd av någon form av handläggning ska registreras. Om det råder tveksamhet om en viss handling faller inom ovanstående undantag och därför inte borde registreras så ska den registreras. Undantaget från registrering ska tolkas snävt och det är bara handlingar som uppenbart saknar betydelse för verksamheten som inte registreras. Registrering ska ske av handlingar/information som är eller kan bli av sådan betydelse att bevis om deras/dess ankomst eller avgång är eller kan bli önskvärt. Det innebär att följande handlingar/information ska registreras: Internt upprättade handlingar (till exempel promemorior), Inkommande eller utgående handlingar som medför åtgärd, Hemliga handlingar (även för kännedom), Till förvaltningen riktade beslut, Klagomål mot verksamheten eller mot befattningshavare vid verksamheten, Framställningar från fackliga förtroendemän, skyddskommitté eller liknande, Övriga handlingar/information som är eller kan bli av betydelse. Observera att för handlingar i upphandlingsärenden gäller speciella regler vid registrering och förvaring. Dessa återfinns i offentlighets- och sekretesslagen 19 kap. 3. Handläggning När ärendet fördelas på handläggare är det registratorns uppgift att slussa alla handlingar och frågor kring ärendet till rätt person. Registratorn ska
9 ARKIVHANDBOK 9 (10) också förse närmast ansvarig chef med uppgifter om handläggningstiderna. Detta sker, när så är lämpligt, med hjälp av balans- och bevakningslistor: Bevakningslistan talar om när svar eller utredningsresultat förväntas vara avlämnade. Balanslistan räknar upp oavslutade ärenden per avdelning eller handläggare. Om originalen av handlingarna i ärendet förvaras hos handläggaren under handläggningens gång så har handläggaren ansvaret för dem. Handläggaren ska i enlighet med verksamhetens rutiner, vartefter nya handlingar/ny information kommer in eller expedieras, antingen själv registrera handlingarna/informationen eller meddela registratorn så att hon/han kan föra in uppgifterna i diariet/systemet. Detta gäller även handlingar/information som kommit in eller skickats via e-post eller fax. Det är även lämpligt att handläggaren för in motsvarande uppgifter på följesedeln om verksamheten använder sådana. I diariet/systemet ska det framgå vilka handlingar som kommit in respektive expedierats, datum för detta samt vem som är korrespondent och en beskrivning av åtgärden. En åtgärd behöver inte alltid vara en handling! En åtgärd kan till exempel bestå av en åtgärdsanteckning gjord på en redan registrerad handling. Ärendets diarienummer ska anges på samtliga handlingar som tillhör ärendet, oavsett media. När akten är klar ur handläggarens perspektiv, rensas allt ut som inte ska arkivläggas (läs om rensning i kapitel 6 Gallring). Om verksamheten bevarar sina ärenden på papper så skall handläggaren ta ut de handlingar/den information som endast finns i digital form, på papper och lägga detta tillsammans med övriga handlingar i akten. Om verksamheten bevarar sina ärenden digitalt skall han/hon kontrollera att alla digitala handlingar finns i systemet innan ärendet lämnas för avslut. Aktrensning gäller även digitalt lagrad information. Därefter ska anteckningarna på den eventuella följesedeln och i diariet överensstämma med de handlingar som faktiskt finns i akten. Arkivläggning I en del verksamheter skall ärendet när det är avslutat formellt läggas ad acta, det vill säga till handlingarna. Det gör närmast ansvarig chef, eller den person som chefen utsett, med sin signatur på följesedeln. Efter det lämnas akten till registratorn för avslutande i diariet/systemet och för arkivläggning. I de fall akten förvaras i icke godkända omslag, till exempel plastmapp, överförs den till ett godkänt aktomslag i papper. Diarienumret skrivs på aktomslaget. Registrator kontrollerar att uppgifterna på följesedeln och uppgifterna i diariet/systemet överensstämmer med varandra och med innehållet i akten. Ärendet avslutas i diariet/systemet. Ett antal år förvaras pappersakterna i närarkivet. Därefter överförs de till verksamhetens arkivlokal, sedan de först lagts i boxar och förtecknats (se kapitel 7. Arkiv- och informationsredovisning).
10 ARKIVHANDBOK 10 (10) Arkivbildningsplaner/Dokumenthanteringsplaner Arkivbildningsplaner, eller dokumenthanteringsplaner som de även kallas, är till för att på ett övergripande sätt styra handlingarnas/informationens livscykel i verksamheten. I en dokumenthanteringsplan kan man bestämma var handlingarna/informationen ska förvaras, hur länge de sparas och på vilken informationsbärare handlingen ska förvaras. Man kan också ange hur de senare ska förtecknas. Öppettider Enligt förvaltningslagens 5 paragraf så skall En myndighet ha öppet minst två timmar varje helgfri måndag fredag för att kunna ta emot och registrera allmänna handlingar och för att kunna ta emot framställningar om att få ta del av allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten. Detta gäller dock inte om en sådan dag samtidigt är midsommarafton, julafton eller nyårsafton.
Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH
BESLUT Högskoledirektör 18-10-03 Dnr. 18/554 Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH Innehållsförteckning Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH 2 1. Offentlighetsprincipen
Läs merDessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.
Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.
Läs merDiarieföring av allmänna handlingar
- Vad ska jag diarieföra och hur gör jag? Riktlinje Process: Administration/juridik Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: Faktaägare: Annika Petersson, Registrator Fastställd av: Katarina Jonasson,
Läs merRegler för hantering av allmänna handlingar
Beslutad av: Administrativ chef : Reviderad: Dokumentet gäller för: Hallsbergs kommun Dokumentansvarig: Administrativa avdelningen : Regler för hantering av allmänna handlingar Regel Sätter exakta gränser
Läs merSvedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8)
Författningssamling 1(8) Riktlinjer för posthantering och diarieföring antagna av kommunstyrelsen 2011-12-19, 404 Gäller från 2012-01-01 För kommunens myndigheter, (kommunfullmäktige, nämnder och styrelser)
Läs merOffentlighetsprincipen och allmänna handlingar
Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen
Läs merAntagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31
REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen
Läs merTyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post
1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,
Läs merRegler för dokument- och ärendehantering
Regler för dokument- och ärendehantering Beslutad av KS 2014-03-25 27/2014 2014-02-26 2 (5) Innehållsförteckning Inledning... 3 Bakgrund... 3 1. Vad är en allmän handling?... 3 1.1 En allmän handling kan
Läs merHur gör jag med dokumenten?
Hur gör jag med dokumenten? Registrering och hantering av allmänna handlingar HÄRNÖSANDS KOMMUN October 8, 2015 1. Därför ska allmänna handlingar registreras... 2 1.1 Härnösands kommuns IT-stöd för dokument-
Läs merHantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar
Revisionsrapport Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Orsa kommun Februari 2008 Christina Norrgård Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 1 Sammanfattande bedömning
Läs merRegler för hantering av e-post
2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.
Läs merHärnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.
Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser
Läs merRiktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun
2011-09-12 Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun Antagen av kommunstyrelsen 2011-10-10 INNEHÅLLFÖRTECKNING 1.1 INLEDNING... 3 1.2 SYFTE... 3 1.3 OMFATTNING... 3 2. ALLMÄN
Läs merAllmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19
1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20050301 Dokumenthanteringsplan för SBK, gemensam/ledning/verksamhetsservice, Norrköpings stadsarkivs beteckning 111 A Diarienummer SPN 75/2005 004 Fastställd av stadsplaneringsnämnden
Läs merRiktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun
Karlsborgs... ' '\ 1' kommun Bilaga 12 KF 2012-03-26 Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Diarienummer: 287.2011 Beslutande: Kommunfullmäktige Antagen: 2012-03-26
Läs merDokumenthantering på fastighetskontoret
Christina Moberg Administrativa avdelningen 08-508 270 24 Dokumenthantering på fastighetskontoret På fastighetskontoret inkommer och upprättas hundratals handlingar varje dag i form av brev, mejl, protokoll
Läs merHantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB
GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna
Läs merI '2'~~: ~D" '1Y~':''':
SÖDERTÄLJE KOMMUN ~ KOMMUNSTYRELSENS /5 Tjänsteskrivelse KONTOR 2008-01-10 I '2'~~: ~D" '1Y~':''': Monika Larsson _l.j. I 't Kommunikationsdirektör 08-550224 50 monika.larsson@sodertalje.se fsödertaue
Läs merAllmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving
Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,
Läs merHantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie
Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie (boel.burman@solna.se) 2017-04-06 Det viktigaste i hanteringen av allmänna handlingar Göra
Läs merRegler och rutiner för post och e-post
Regler och rutiner för post och e-post Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Rutiner Kanslienheten Kommunstyrelsen Upprättad av Fastställd/upprättad Reviderad av Senast reviderad Namn 2003-03-18
Läs merRiktlinjer för posthantering och diarieföring m.m.
Utgivare: Kommunledningsenheten Gäller från: 1 januari 2007 Antagen: KF 246/2006 STYRDOKUMENT Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m. 1 Ansvar Riktlinjerna för posthantering och diarieföring
Läs merDokumenthanteringsplan för ekologienheten
Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Fastställd 2014-10-21, dnr KS 2014/170 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekologienheten... 2 Gallring...
Läs merFörvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år
1 God revisionssed (tryckt handling) O KS-närarkiv 10 år --------- KS = Kommunstyrelsen Granskningsmaterial, fördjupad O KS-närarkiv 10 år --------- granskning Granskningsmaterial, årlig granskning Konsultrapporter
Läs merGallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse
Styrdokument Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Antagen av kommunfullmäktige, 280 Giltighetstid 2008-04-03 2011-12-31 2 (5) Beslutshistorik Gäller från Antagen av kommunfullmäktige,
Läs merLAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN
1(9) RIKTLINJER FÖR ÄRENDEREGISTRERING OCH ELEKTRONISK POST I VÄNERSBORGS KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige 1997-02-25, 14. LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN OFFENTLIGHETSPRINCIPEN En viktig grund
Läs merRekryteringsmyndighetens interna bestämmelser
Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2011:14 beslutade den 22 augusti 2011 Rekryteringsmyndigheten
Läs merGranskning om registrering av inkommande handlingar
www.pwc.se Revisionsrapport Fredrik Ottosson Cert. kommunal revisor, Sandra Marcusson Granskning om registrering av inkommande handlingar Sollefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell
Läs merRegler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet
1 (8) BESLUT 2014-11-06 Dnr SU FV 2.6.2-3133-14 Agneta Witte Åström Handläggare Tekniska avdelningen Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet
Läs merKommunledningskontoret KS 278/12 Carl Henrik Ronge
MÖLNDALS STAD Bilaga 1(4) Bilaga 1. Förslag till definition av begreppet Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig
Läs merRiktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun
Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga
Läs merDatum 2008-01-14 Kommunikationsavdelningen Södertälje kommuns riktlinjer för E-post Följande riktlinjer omfattar användningen av e-post i Södertälje kommun men omfattar inte elevers användning av e-post.
Läs merBorgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna
Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna Till Borgholm Energi Elnät AB Borgholm Energi AB För kännedom Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Granskning av hantering av allmänna
Läs merLathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360
Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter
Läs merFöreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting
Landstingsarkivet Föreskrift nr. 5 2010-06-01 LA 2010-3058 Version 2.0 Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting Ordförklaringar 2 Bakgrund 3 Projekthandlingar
Läs merSeminarium om allmänna handlingar
Seminarium om allmänna handlingar Upplägg 9.00 Juridiken kring allmänna handlingar 10.15 Vad är ett ärende? Vad, när, hur och varför ska jag diarieföra? 11.00 Hur ska handlingar förvaras och bevaras? 11.30
Läs merGranskning av handläggningsrutiner i kultur- och samhällsutvecklingsnämnden samt bygg- och miljönämnden
: Revisionsrapport Granskning av handläggningsrutiner i kultur- och samhällsutvecklingsnämnden samt bygg- och miljönämnden Söderhamns kommun September 2009 Hans Gåsste Innehållsförteckning 1 Bakgrund...3
Läs merVarför ska man veta om en handling är allmän? Demokrati, allmänhetens insynsrätt Effektivt arbetssätt Säkerhet vid utlämnande och annan hantering
Varför ska man veta om en handling är allmän? Demokrati, allmänhetens insynsrätt Effektivt arbetssätt Säkerhet vid utlämnande och annan hantering Reglerande lagar Tryckfrihetsförordningen (TF) 2 kap Offentlighets
Läs merPM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF
INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande
Läs merNämndernas serviceskyldighet enligt förvaltningslagen - svar till revisionskontoret
ENSKEDE-ÅRSTA-VANTÖRS STADSDELSFÖRVALTNING STABEN TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1 (5) 2011-01-25 Handläggare: Inga-Karin Mellberg Telefon: 08-508 14 089 Till Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd Nämndernas serviceskyldighet
Läs merRekryteringsmyndighetens interna bestämmelser
Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2015:3 beslutade den 8 juni 2015. Rekryteringsmyndigheten
Läs merDIARIEFÖRINGSHANDBOK. 2015-10-29 Version 0.2
DIARIEFÖRINGSHANDBOK 2015-10-29 Version 0.2 1.1 HUR GÖR JAG FÖR ATT DIARIEFÖRA? Malmö högskola använder sedan 1999 ärendehanteringssystemet W3D3 och diarieföringsmodulen. I dagsläget används inga andra
Läs merRiktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi
Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..
Läs merRIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175
Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Innehållsförteckning Inledning... 2 Postöppning... 2 Personadresserad post... 2 E-post... 3 Registrering...
Läs merDokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden
Myndighet Kultur- och fritidsnämnd Verksamhet Kultur- och fritidsförvaltning Antagen 2013-10-01 Kultur- och fritidsnämnd 75 1 (6) Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Vad är syftet med
Läs merBESLUT. Datum Hantering av post inom Region Skåne
Regiondirektören Jonas Rastad +46 44 309 39 25 +46 708 46 70 67 jonas.rastad@skane.se BESLUT Datum 2013-10-07 1 (5) Hantering av post inom 1 Postöppningsrutin 1.1 Inledning med underställda förvaltningar
Läs merRiktlinjer för informationshantering
Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt
Läs merInformation om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås
HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, stab Åsa Dryselius, jurist 2014-07-01 Dnr 516-07-10 Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post
Läs merÅstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304
Åstorps kommuns Nämndadministration Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-15 218 Dnr 2014/304 2(8) Nämndadministration berör det fortlöpande arbetet som sker i anslutning till en nämnd. Nämnden är ett
Läs mer1(7) Riktlinjer för administration, dokument- och ärendehantering. Styrdokument
1(7) Riktlinjer för administration, dokument- och ärendehantering Styrdokument 2(7) Styrdokument Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av Kommunfullmäktige 2017-03-22 36 Dokumentansvarig Kommunchefen Reviderad
Läs merArkivfrågor när en myndighet startar
Avdelningen för offentlig informationshantering Tillsynsenheten GENERELL RÅDGIVNING 1 (6) Arkivfrågor när en myndighet startar Planera för arkivfrågor när en myndighet bildas Reglerna som styr arkivområdet
Läs merÄrende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun
Författningssamling Antaget av kommunfullmäktige, 2004-09-30 159 Senaste ändring: 2008-09-25 134 Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Syftet med denna policy är att skapa gemensamma rutiner
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20120613 Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarenheten, Norrköpings stadsarkivs beteckning 93 Diarienummer ÖFM 2/2012 Fastställd av överförmyndaren den 13 juni 2012, 6. Enligt
Läs merÄrenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06
Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer 2010 2010-04-06 1 Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Offentlighetsprincipen...3 Handlingar...4 Vad är en allmän handling?...4 Förvaras...4 Inkommen
Läs mer6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet
ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 6. Gallring Innehållsförteckning Gallring.....2 Gallra, rensa och gallringsfrist... 2 Rensning... 2 Gallring av allmänna handlingar... 3 Gallring vid överföring
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN
1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)
Läs merRegler för hantering av allmänna handlingar i Hallsbergs kommun
Regler för hantering av allmänna handlingar i Hallsbergs kommun Beslutad av Kommundirektören: 2017-03-14 Dokumentet gäller för Hallsbergs kommun Dokumentsansvarig: Kvalitets- och administrativa avdelningen
Läs merRiktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24
Riktlinjer Dokumenthantering Mariestad Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Datum: 2012-01-24 Dnr: Sida: 2 (15) Riktlinjer för dokumenthantering Kommunfullmäktiges beslut 143/12. 1. Offentlighetsprincipen
Läs merRiktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019. Gäller fr.o.m
Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019 Gäller fr.o.m. 2019-04-05 Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019 INNEHÅLL 1 Inledning... 1 2 E-post som arbetsverktyg och kommunikationskanal... 1 3 Funktionsbrevlådor...
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20041209 Dokumenthanteringsplan för Destination Norrköping KB, Norrköpings stadsarkivs beteckning 02 Fastställd av styrelsen för Destination Norrköping KB den 9 december 2004, 12.
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.
Läs merHandbok för leveranser till Enköping kommunarkiv
Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv Enköping kommunarkiv Version 1, 20101230 Steg 1. Ska handlingarna bevaras? Kontrollera först att handlingarna verkligen ska bevaras hos kommunarkivet. Det
Läs merRUTIN FÖR. Synpunktshantering. Ciceron. Kansli- och kvalitetschef. Antaget
RUTIN FÖR Synpunktshantering i Ciceron Antaget av Kansli- och kvalitetschef Antaget 2018-06-11 Giltighetstid Dokumentansvarig Tillsvidare Kansli- och kvalitetschef Håbo kommuns styrdokumentshierarki Diarienummer
Läs merDokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen
1 [6] Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen Myndighet: kommunstyrelsen Arkivansvarig: kanslichefen vid kommunledningsförvaltningen Arkivredogörare: registrator vid kommunledningsförvaltningen
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för personaladministration Dnr KS 2018/0104 Norrköpings stadsarkiv (NSA), dokumenthanteringsplan nr 05. Fastställd av kommunstyrelsen den 5 mars 2018 97. Ersätter
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET Enligt arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige den 25 januari 2012, 6, med giltighet från och med 1 mars 2012 (Dnr KSF 2011/308), ska dokumenthanteringsplaner
Läs merRiktlinjer för hantering av e-post
Riktlinjer för hantering av e-post Fastställd av kommunledningsgruppen den 31 oktober 2018 Planens namn Sida 2(6) Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Lagar och regler som reglerar e-posthantering...
Läs merDnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:
registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna
Läs merArkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.
Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen
Läs merÄrenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer
Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer Innehåll Ärenderegistrering Sammanfattning 3 Offentlighetsprincipen 3 Handlingar Vad är en allmän handling? 4 Förvaras 4 Inkommen och upprättad 5 Arbetsmaterial
Läs merRegistrering och hantering av allmänna handlingar
Registrering och hantering av allmänna handlingar Antagen av kommunstyrelsen 2010-10-19 119 Reviderad 2011-02-21 under punkt 2.1 och 3.4 2 Inledning Lessebo Kommun INNEHÅLL 1. Inledning... 5 2. Därför
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20050207 Dokumenthanteringsplan för DiWA systemet, Norrköpings stadsarkivs beteckning 113 Diarienummer KS 787/2004 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 7 februari 2005, 31. Enligt
Läs merSTYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN
FLENS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2005:1-100 STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN ANTAGET AV KS 2005-05-09 61 1 1 Inledning Detta styrdokument är en instruktion för hur ärendeflödet
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och Dnr: 50/11 Handlingsslag. Plats för plats efter antal år
IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) IT-enheten förvaltning
Läs merAllmänt förekommande handlingar
Bilaga 1. Lokalt gallringsbeslut (RAFS 1991:6) Sida: 1(5) Denna gallringsplan redovisar de handlingstyper som Åklagarmyndigheten enligt RA-FS 1991:6 beslutat om gallring. Planen uppdateras kontinuerligt.
Läs merFörutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26
Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika
Läs merLandstingsstyrelsens förslag till beslut
FÖRSLAG 2010:43 1 (9) Landstingsstyrelsens förslag till beslut Nytt reglemente för Stockholms läns landstings dokumentoch arkivhantering Föredragande landstingsråd: Catharina Elmsäter-Svärd Ärendet Landstingsdirektören
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LÄNSRÄTTEN I STOCKHOLMS LÄN
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-11318/09 SID 1 (7) 2009-11-26 SSA 2009:23 Länsrätten i Stockholm Att. Rose-Marie Sundström HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR
Läs merArkivtillsyn kommunrevisionen
Tjänsteskrivelse 2013-11-22 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Henriksson Arkivtillsyn kommunrevisionen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller
Läs merLandstingsdirektörens stab Ärendenummer: 2017/01626 Kanslienheten Dokumentnummer: 2017/ Eva Norén Tegård
Landstingsdirektörens stab 2017-11-03 Ärendenummer: 2017/01626 Kanslienheten Dokumentnummer: 2017/01626-1 Eva Norén Tegård Till Landstingsstyrelsen Landstinget Blekinges tillämpningsbeslut av Riksarkivets
Läs merAnvisning för ärende- och dokumenthantering
Anvisning för ärende- och dokumenthantering Anvisning Diarienummer: KS2017/0286 Dokumentansvarig: Kanslichef Beslutad av: Förvaltningsledningen Ersätter tidigare beslut Ledningsrådet, 2010-11-15 (KS2013/475)
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB)
Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9442/14 Sida 1 (7) 2014-10-30 SSA 2014:13 Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) Närvarande från bolaget: Catarina
Läs merSvedala kommun. Granskning av ärendehantering
Svedala kommun Granskning av ärendehantering Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor... 4 2.2 Metod och avgränsning... 4 3. Bakgrund... 5 3.1 Risker och brister...
Läs merElevakter i grundskolan
Rutiner Datum 2015-06-30 Barn- och utbildningsförvaltningen Elevakter i grundskolan Elevakt upprättas så snart behovet finns, det vill säga när ett dokument som ska tillfogas elevakten upprättats eller
Läs merInspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013
1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius
Läs merInspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 Närvarande Från Statens geotekniska institut: administrativ chef, arkivansvarig registrator, arkivredogörare, HIT-ansvarig
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 145/11 Handlingsslag. Arkivläggs
ADB-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) Annonser, annonsmanus
Läs merHantering av allmänna handlingar hos AB Stokab
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa
Läs merKommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar
Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Östersunds kommun Revisionsrapport November 2010 Tove Färje Innehållsförteckning
Läs merHantering och diarieföring av allmänna handlingar - universitetsförvaltningen. Internrevisionsrapport 2018
1 UFV 2018/864 Hantering och diarieföring av allmänna handlingar - Internrevisionsrapport 2018 Fastställd av Konsistoriet 2018-12-14 Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING... 3 2 BAKGRUND... 4 2.1 RISK
Läs merAvdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd 2012-05-16 Dnr RA 233-2012/862
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Östersjöstiftelsen Riksarkivet (RA) inspekterade den 10 maj 2012 arkivvården vid Stiftelsen för forskning inom områden med anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa
Läs merArkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion
LJ2012/301 1(6) Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län I anslutning till bestämmelserna i Arkivlagen (SFS 1990:782) och Arkivförordningen (SFS 1991:446) ska följande föreskrifter gälla. 1 Tillämpningsområde
Läs merPosthantering inom Örebro kommun.
PROGRAM POLICY STRATEGI HANDLINGSPLAN RIKTLINJER Posthantering inom Örebro kommun. Örebro kommun 2014-09-24 Ks 730/2013 orebro.se 2 POSTHANTERING INOM ÖREBRO KOMMUN PROGRAM Uttrycker värdegrund och önskvärd
Läs merRiktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun
Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, 0531-526014 sara.alberg@bengtsfors.se POLICY Antagen av KF 1(12) Riktlinjer för dokumenthantering i c:\users\annsan\appdata\local\microsoft\windows\temporary
Läs merInspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag Närvarande: Från Kammarrätten i Sundsvall: Chef administrativa enheten Arkivarie Registrator Arkivassistent Från Riksarkivet:
Läs merMALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET.
Handläggare Er beteckning Datum Telefon Vår beteckning 2012-07-05 MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET. Bakgrund Riksarkivets (RA) fattade 2009 beslut om en övergång
Läs mer