3. Registrering/diarieföring och ärendehantering

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "3. Registrering/diarieföring och ärendehantering"

Transkript

1 ARKIVHANDBOK Landstingsarkivet 3. Registrering/diarieföring och ärendehantering Innehållsförteckning Registrering/diarieföring och ärendehantering... 2 Diarium... 2 Dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem... 2 Registrator... 3 Vad är post?... 3 Personadresserad post... 3 Fax och e-post med mera... 4 Tjänsteanteckningar... 4 Registreringsmetoder och klassificering... 4 Registreringsmetoder... 4 Klassificering... 5 Registrering/diarieföring... 5 Diarienummer... 5 Registrering i ett ärende... 6 Registreras eller inte?... 7 Handläggning... 8 Arkivläggning... 9 Arkivbildningsplaner/Dokumenthanteringsplaner Öppettider... 10

2 ARKIVHANDBOK 2 (10) 3. Registrering/diarieföring och ärendehantering Varje myndighet har enligt offentlighets- och sekretesslagens kapitel 5 en skyldighet att registrera de allmänna handlingar som antingen har inkommit till eller har upprättats hos myndigheten. Detta kan göras på olika sätt. Det vanligaste sättet har hittills varit att man har fört ett diarium över sina in- och utgående handlingar men många verksamheter har nu övergått till att registrera i ett ärendehanteringssystem med inbyggt diarium. På marknaden finns även så kallade dokumenthanteringssystem (se nedan). Diarium Ett diarium innehåller dagliga registreringar av en verksamhets åtgärder i dess ärenden, det vill säga oftast in- och utgående handlingar. Nyttan med diarieföring är att man både i dag och om tio år ska kunna hitta ärendena och handlingarna/informationen för till exempel uppföljning och forskning. Diarierna omfattar ofta endast en mindre del av alla allmänna handlingar som finns hos en verksamhet. Protokoll, patientjournaler, personalakter, räkenskaper med mera brukar inte diarieföras eftersom de hålls ordnade eller registreras på annat sätt, vilket ger goda sökmöjligheter. De är ändå allmänna handlingar (se kapitel 2 Offentlighet och sekretess). Dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem Ett dokumenthanteringssystem kan vara fristående från eller integrerat med diariet och är ett system för att administrera dokument och andra elektroniska media inom en organisation. Detta innefattar hantering av arbetsflöden, versionshantering, granskning, elektronisk publicering, arkivering, indexering, automatiserad sök och byt ut text i flera dokument, och mallhantering. Dessa system är vanligare hos privata verksamheter än inom den offentliga sektorn. Ett ärendehanteringssystems viktigaste komponenter är: Diarium Stöd för arbetsflödet Möjligheten att koppla och upprätta dokument. Det är ett system som används för att stödja administrationen av ärenden i en organisation. Ärendena beskrivs ofta i processmodeller vilka specificerar de olika arbetsuppgifter som skall genomföras från det att ärendet skapas till dess att det betraktas som färdigbehandlat och kan avslutas. Systemet används bl.a. för att bevaka att varje ärende åtgärdas och klarrapporteras i tid. En verksamhet som har ett ärendehanteringssystem och som i detta system diarieför alla de handlingar/den information som skall bevaras kan även

3 ARKIVHANDBOK 3 (10) koppla dessa handlingar/denna information till de registrerade uppgifterna och förvara dem/den i systemet. Ett sådant system, i vilket allt som skall bevaras finns lagrat, kan ge den struktur och sökbarhet som håller för en framtida arkivering hos Landstingsarkivet. Samråd med Landstingsarkivet innan inköp av nytt system. Registrator Den tjänsteman som har till uppgift att registrera verksamhetens allmänna handlingar kallas registrator. Han/hon har ansvaret för ärendeflödet och därmed en nyckelroll inom verksamheten Det är därför viktigt att registrator får möjlighet att fortbilda sig själv 1 och medarbetarna. Det gäller alltså för registratorn att se till att han/hon hålls informerad i dokumenthanteringsfrågor och att rutinerna hos verksamheten inte försvårar insyn. När en chef eller en avdelning väljer att själv/själva registrera sin post utan att gå via verksamhetens diarium/system, måste registratorn få veta vilka typer av ärenden som sköts vid sidan av det centrala registreringsverktyget och av vem. Registratorn strävar efter att hålla sig informerad och då krävs det givetvis att övriga tjänstemän gör detta möjligt. Diariet/systemet är en informationsresurs som det är nödvändigt för verksamheten att hålla uppdaterad. Hos de verksamheter som enbart har ett diarium så är registratorn den som registrerar ärendet och alla handlingar/all information i ett ärende samt avslutar ärendet. Hos de verksamheter som har ett dokument- eller ärendehanteringssystem så är registratorn oftast den som registrerar och avslutar ärendena medan handläggarna registrerar handlingarna/informationen i ärendet. Vad är post? All post ska ankomststämplas. En del av handlingarna/informationen ska sedan diarieföras, antingen därför att de/den tillhör ett gammalt ärende eller därför att ett nytt ärende ska läggas upp. En av registratorns uppgifter är att hantera postöppningen och besluta vilka av de inkomna handlingarna/den inkomna information som ska diarieföras. Som inkomna handlingar räknas även telefax, meddelanden i en röstbrevlåda, elektronisk post och post som överlämnas personligen eller på annat sätt. Observera att tjänstepost som levereras till exempelvis till en anställds hem också ska räknas som inkommen till verksamheten. Personadresserad post Ingen bör ha sin privata post ställd till arbetsplatsen. Personlig adressering (tjänstemannens namn är placerat före arbetsplatsens) får inte medföra att stora delar av posten aldrig når registrator eller hindrar registrator från att 1 Inom SLL finns ett registratorsnätverk med två träffar årligen där aktuella frågor tas upp. Dessutom finns det många externa konferenser, utbildningar och seminarier att välja på varje år.

4 ARKIVHANDBOK 4 (10) öppna post. Detta gäller även e-post. Registratorn ska därför ha en fullmakt från alla tjänstemän som ger henne/honom rätt att öppna även personligt adresserade brev, meddelanden i röstbrevlådor och e-postlådor. Fackliga och politiska förtroendemän får ofta post som endast berör deras arbete i just den rollen. Dessa handlingar skall inte betraktas som allmänna handlingar och skall därför inte heller diarieföras. Fax och e-post med mera Post behöver inte komma eller sändas med posten för att anses som inkommen eller utgående. Även handlingar som inkommer eller avsänds med annan teknik (till exempel telefax, elektronisk post eller video) ska genomgå samma prövning om diarieföring hos registrator eller handläggare. För att postöppningen ska bli så heltäckande som möjligt ska verksamheten ha en myndighetsbrevlåda för e-post. Denna brevlåda ska öppnas av registrator varje arbetsdag. Handläggarens ansvar är att se till att hans/hennes ärenden blir diarieförda oavsett vilket medium som används vid korrespondens med omvärlden (uppgift om avsändare/mottagare ska finnas med även på fax och elektronisk post). Uppgifter och meddelanden i text/bildkommunikationssystem (till exempel fax och elektronisk post), vilka tillfört ett ärende sakuppgift, tas ut på papper och tillförs ärendet eller arkiveras digitalt i ärendet. Detta gäller även intern e-post. Tjänsteanteckningar Uppgifter av betydelse som tillförts ett ärende muntligt, till exempel vid telefonsamtal, ska antecknas. Dessa tjänsteanteckningar ska tillföras ärendet (skrivs på originalhandling, på separat papper eller direkt i systemet) och arkiveras med det. Registreringsmetoder och klassificering Registreringsmetoder Offentlighets- och sekretesslagen använder begreppet registrering, inte diarieföring. Man kan mycket schematiskt skilja mellan tre olika typer av registrering: Postlista. På en postlista registreras alla inkommande och ibland utgående handlingar kronologiskt. Det är en registrering av dagens post. Skrivelseregistrering. Varje enskild handling får ett eget diarienummer. Vanligtvis har man en löpnummerserie för inkommande handlingar och en för utgående handlingar. Korshänvisning mellan den inkommande handlingen och svaret på den, i diariet för utgående handlingar, förekommer men är sällsynt. Ärenderegistrering. Vid ärenderegistrering hålls alla handlingar/all information i ärendet samman genom en gemensam beteckning, diarienumret. Alla handlingar, all information och

5 ARKIVHANDBOK 5 (10) samtliga åtgärder registreras i diariet/systemet som då blir en dagbok över vad som hänt under ärendets gång. Diarienumret ska anges på samtliga handlingar. Klassificering Många organisationer har ett behov av att ämnesklassificera sina handlingar. För detta har man fastställt en klassifikationsplan. En sådan plan kan ha många namn, till exempel målbeteckning, sakordslista, kodplan eller aktplan. Det vanligaste är att man kallar den dossierplan. Planen kan användas för både diarieförda och ej diarieförda handlingar. I det förra fallet kallas den för diarie-/dossierplan, förkortat d/d-plan. Planen kan vara alfanumerisk eller numerisk. I det senare fallet brukar den vara uppbyggd enligt decimalklassifikation. Dossierbeteckningen brukar vara en del av diarienumret och ska skrivas in i diariet och på samtliga handlingar. En d/d-plan styr såväl registrering som arkivläggning. Skillnaden mellan akt och dossier är följande: Akt: handlingar i ett och samma avgränsade ärende. Dossier: handlingar som rör ett speciellt ämne under en längre tidsrymd. En dossier kan innehålla flera akter. Ett exempel på hur ett dossiersystem kan fungera är fastighetsbunden dokumentation. Fastighetsförvaltning innebär en rad åtgärder årligen. I stället för att kalla varje åtgärd för ett ärende kan fastigheten kallas ett objekt. Detta objekt får ett förutbestämt saknummer till vilket en dossier/samlingsakt läggs upp. Alla handlingar/akter/information som rör fastigheten registreras under samma saknummer och samlas i dossiern i löpnummerordning. Dossiern bör avställas med jämna mellanrum efter en fastställd tidsperiod (till exempel 3, 5 eller 10 år). Registrering/diarieföring Diarieföring/registrering är bland annat till för att man ska kunna följa ärendenas handläggning. Diarieföring/registrering ska ske så snart som möjligt, i princip inom 24 timmar efter det att en handling kommit in eller upprättats/expedierats. Diarienummer Ett diarienummer kan bestå av: beteckning som talar om i vilken verksamhets diarium ärendet är diariefört, till exempel LS (Landstingsstyrelsens förvaltning). årtalsbeteckning; kan vara två- eller fyrsiffrig. månadsbeteckning; avser månaden då ärendet inkom/initierades. löpnummer. Det finns inte någon standard för hur ett diarienummer ska se ut, men minimum är årtalsbeteckning samt löpnummer. Så här kan ett diarienummer inom landstinget se ut:

6 ARKIVHANDBOK 6 (10) LS Ärendet är diariefört år 2009 på Landstingsstyrelsens förvaltning, initierat under januari månad (01) och har löpnummer 39, det vill säga är det 39:e ärendet år LA , vilket uttytt betyder att det är det 121:a ärendet som är diariefört på Landstingsarkivet år Registrering i ett ärende Ett ärende kan bestå av mängder av handlingar/information. Det kan inledas med en fråga eller en anhållan och avslutas med ett svar eller ett beslut. Det finns även ärenden som består bara av en enda handling, kanske en handling som inte fordrar något svar eller en intern promemoria som man vill hålla reda på genom att diarieföra den. Ett ärendes livstid kan vara kort, men det kan också pågå under flera år. Ett ärende uppstår vanligtvis på följande sätt: en handling, som kan komma att innebära åtgärder från verksamhetens sida, anländer. verksamheten initierar själv ett ärende eller får i uppdrag av nämnd/styrelse att utföra en viss uppgift. Diarieföringen i ett ärendediarium/system innebär att alla handlingar av betydelse i ett ärende diarieförs och knyts samman. Grundnoteringen i diariet/systemet rör ärendet i sin helhet och till denna förs noteringar om handlingar/information som hör till ärendet. Om en handling tillhör ett gammalt ärende skrivs diarienumret i fråga in i ankomststämpeln. Endast arkivbeständigt bläck får användas när man skriver i stämpeln. Blir det fel så stryker man över med ett streck och skriver ovanför. Registratorn skriver in i diariets/systemets åtgärdsfält att handlingen har inkommit och överlämnar den till handläggaren för vidare handläggning. Om handlingen tillhör ett redan avslutat ärende ges den ett nytt diarienummer, men i diariet görs en hänvisning till det tidigare ärendet, det vill säga diarienumret från det gamla ärendet antecknas i det nya ärendet. Motsvarande hänvisning, till det nya diarienumret, görs i det gamla ärendet. Detta kallas att göra en korshänvisning. Är det frågan om ett nytt ärende fyller registratorn i alla nödvändiga uppgifter i diariet/systemet (obligatoriska uppgifter är a, b, c och d): a) ankomstdatum/upprättandedatum b) diarienummer c) korrespondent (kan även kallas avsändare/mottagare eller motpart ) d) vad handlingen rör, det vill säga dess innehåll e) handläggarens namn

7 ARKIVHANDBOK 7 (10) f) bevakningsdatum kan också behöva anges i de fall verksamheten förväntas inkomma med ett svar före ett visst datum. Om diariet/systemet inte har en funktion med vilken man kan dölja sekretessbelagda uppgifter så skall uppgifterna i diariet formuleras på ett sådant sätt att eventuell sekretess inte röjs. Detta innebär att man kan behöva utelämna vissa uppgifter. Ärendets diarienummer skrivs in antingen i ankomststämpeln på handlingen eller vid digital registrering. Om det är ett nytt ärende och verksamheten har pappersakter så lämnar man handlingen och en kopia av diarieregistreringsblanketten eller en utskrift ur diarieföringssystemet (så kallad följesedel) till utsedd handläggare. Om diariet är kopplat till ett dokumenthanterings- eller ärendehanteringssystem så kan detta ske inom systemet. Diariet/systemet ska så långt det är möjligt vara fritt från förkortningar och annat som försvårar för den enskilde att ta del av informationen. Endast sådana förkortningar som är allmänt vedertagna bör användas (se Svenska Akademins ordlista). Ändring av uppgift i diariet/systemet ska göras så att det framgår att uppgiften har ändrats. De flesta på marknaden förekommande digitala system alstrar automatiskt en logg över samtliga ändringar. Registreras eller inte? Grundregeln är att alla handlingar som har kommit in till eller upprättats hos en myndighet ska registreras. Offentlighets- och sekretesslagen medger dock några undantag från registreringsskyldigheten. Följande handlingar behöver inte registreras: Handlingar som uppenbart saknar betydelse för verksamheten, till exempel Reklam och broschyrer. Felsända handlingar. Handlingar med meningslöst eller obegripligt innehåll. Handlingar som kan hanteras på ett mycket enkelt sätt, till exempel begäran om kopior, informationsmaterial och blanketter. Förfrågningar av rutinkaraktär (till exempel öppettider och prisuppgifter). Uppgifter till statskalendern och telefonkataloger med mera. Inbjudningar till kurser och konferenser (av reklamtyp). Författningstryck samt offentliga utredningar som lämnas för kännedom. Periodiskt inkommande uppgifter och rapporter som inte föranleder någon åtgärd.

8 ARKIVHANDBOK 8 (10) Handlingar/information som kan hållas ordnade/ordnad på annat sätt så att det med lätthet kan fastställas att de/den kommit in eller upprättats. Egna protokoll. Egna beslut (hemliga beslut ska registreras). Fakturor/verifikationer/rekvisitioner. Cirkulär. Vissa handlingar för kännedom. Pressmeddelanden. Handlingar som förekommer i stor omfattning hos en myndighet och som regeringen i särskilda föreskrifter har undantagit från registreringsskyldigheten, till exempel patientjournaler. Biblioteksmaterial. Detta innebär att handlingar som medför eller är en följd av någon form av handläggning ska registreras. Om det råder tveksamhet om en viss handling faller inom ovanstående undantag och därför inte borde registreras så ska den registreras. Undantaget från registrering ska tolkas snävt och det är bara handlingar som uppenbart saknar betydelse för verksamheten som inte registreras. Registrering ska ske av handlingar/information som är eller kan bli av sådan betydelse att bevis om deras/dess ankomst eller avgång är eller kan bli önskvärt. Det innebär att följande handlingar/information ska registreras: Internt upprättade handlingar (till exempel promemorior), Inkommande eller utgående handlingar som medför åtgärd, Hemliga handlingar (även för kännedom), Till förvaltningen riktade beslut, Klagomål mot verksamheten eller mot befattningshavare vid verksamheten, Framställningar från fackliga förtroendemän, skyddskommitté eller liknande, Övriga handlingar/information som är eller kan bli av betydelse. Observera att för handlingar i upphandlingsärenden gäller speciella regler vid registrering och förvaring. Dessa återfinns i offentlighets- och sekretesslagen 19 kap. 3. Handläggning När ärendet fördelas på handläggare är det registratorns uppgift att slussa alla handlingar och frågor kring ärendet till rätt person. Registratorn ska

9 ARKIVHANDBOK 9 (10) också förse närmast ansvarig chef med uppgifter om handläggningstiderna. Detta sker, när så är lämpligt, med hjälp av balans- och bevakningslistor: Bevakningslistan talar om när svar eller utredningsresultat förväntas vara avlämnade. Balanslistan räknar upp oavslutade ärenden per avdelning eller handläggare. Om originalen av handlingarna i ärendet förvaras hos handläggaren under handläggningens gång så har handläggaren ansvaret för dem. Handläggaren ska i enlighet med verksamhetens rutiner, vartefter nya handlingar/ny information kommer in eller expedieras, antingen själv registrera handlingarna/informationen eller meddela registratorn så att hon/han kan föra in uppgifterna i diariet/systemet. Detta gäller även handlingar/information som kommit in eller skickats via e-post eller fax. Det är även lämpligt att handläggaren för in motsvarande uppgifter på följesedeln om verksamheten använder sådana. I diariet/systemet ska det framgå vilka handlingar som kommit in respektive expedierats, datum för detta samt vem som är korrespondent och en beskrivning av åtgärden. En åtgärd behöver inte alltid vara en handling! En åtgärd kan till exempel bestå av en åtgärdsanteckning gjord på en redan registrerad handling. Ärendets diarienummer ska anges på samtliga handlingar som tillhör ärendet, oavsett media. När akten är klar ur handläggarens perspektiv, rensas allt ut som inte ska arkivläggas (läs om rensning i kapitel 6 Gallring). Om verksamheten bevarar sina ärenden på papper så skall handläggaren ta ut de handlingar/den information som endast finns i digital form, på papper och lägga detta tillsammans med övriga handlingar i akten. Om verksamheten bevarar sina ärenden digitalt skall han/hon kontrollera att alla digitala handlingar finns i systemet innan ärendet lämnas för avslut. Aktrensning gäller även digitalt lagrad information. Därefter ska anteckningarna på den eventuella följesedeln och i diariet överensstämma med de handlingar som faktiskt finns i akten. Arkivläggning I en del verksamheter skall ärendet när det är avslutat formellt läggas ad acta, det vill säga till handlingarna. Det gör närmast ansvarig chef, eller den person som chefen utsett, med sin signatur på följesedeln. Efter det lämnas akten till registratorn för avslutande i diariet/systemet och för arkivläggning. I de fall akten förvaras i icke godkända omslag, till exempel plastmapp, överförs den till ett godkänt aktomslag i papper. Diarienumret skrivs på aktomslaget. Registrator kontrollerar att uppgifterna på följesedeln och uppgifterna i diariet/systemet överensstämmer med varandra och med innehållet i akten. Ärendet avslutas i diariet/systemet. Ett antal år förvaras pappersakterna i närarkivet. Därefter överförs de till verksamhetens arkivlokal, sedan de först lagts i boxar och förtecknats (se kapitel 7. Arkiv- och informationsredovisning).

10 ARKIVHANDBOK 10 (10) Arkivbildningsplaner/Dokumenthanteringsplaner Arkivbildningsplaner, eller dokumenthanteringsplaner som de även kallas, är till för att på ett övergripande sätt styra handlingarnas/informationens livscykel i verksamheten. I en dokumenthanteringsplan kan man bestämma var handlingarna/informationen ska förvaras, hur länge de sparas och på vilken informationsbärare handlingen ska förvaras. Man kan också ange hur de senare ska förtecknas. Öppettider Enligt förvaltningslagens 5 paragraf så skall En myndighet ha öppet minst två timmar varje helgfri måndag fredag för att kunna ta emot och registrera allmänna handlingar och för att kunna ta emot framställningar om att få ta del av allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten. Detta gäller dock inte om en sådan dag samtidigt är midsommarafton, julafton eller nyårsafton.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8)

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8) Författningssamling 1(8) Riktlinjer för posthantering och diarieföring antagna av kommunstyrelsen 2011-12-19, 404 Gäller från 2012-01-01 För kommunens myndigheter, (kommunfullmäktige, nämnder och styrelser)

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga

Läs mer

Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m.

Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m. Utgivare: Kommunledningsenheten Gäller från: 1 januari 2007 Antagen: KF 246/2006 STYRDOKUMENT Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m. 1 Ansvar Riktlinjerna för posthantering och diarieföring

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting

Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting Landstingsarkivet Föreskrift nr. 5 2010-06-01 LA 2010-3058 Version 2.0 Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting Ordförklaringar 2 Bakgrund 3 Projekthandlingar

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Innehållsförteckning Inledning... 2 Postöppning... 2 Personadresserad post... 2 E-post... 3 Registrering...

Läs mer

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Riktlinjer Dokumenthantering Mariestad Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Datum: 2012-01-24 Dnr: Sida: 2 (15) Riktlinjer för dokumenthantering Kommunfullmäktiges beslut 143/12. 1. Offentlighetsprincipen

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Författningssamling Antaget av kommunfullmäktige, 2004-09-30 159 Senaste ändring: 2008-09-25 134 Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Syftet med denna policy är att skapa gemensamma rutiner

Läs mer

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06 Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer 2010 2010-04-06 1 Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Offentlighetsprincipen...3 Handlingar...4 Vad är en allmän handling?...4 Förvaras...4 Inkommen

Läs mer

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande

Läs mer

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,

Läs mer

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer Innehåll Ärenderegistrering Sammanfattning 3 Offentlighetsprincipen 3 Handlingar Vad är en allmän handling? 4 Förvaras 4 Inkommen och upprättad 5 Arbetsmaterial

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, 0531-526014 sara.alberg@bengtsfors.se POLICY Antagen av KF 1(12) Riktlinjer för dokumenthantering i c:\users\annsan\appdata\local\microsoft\windows\temporary

Läs mer

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Styrdokument Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Antagen av kommunfullmäktige, 280 Giltighetstid 2008-04-03 2011-12-31 2 (5) Beslutshistorik Gäller från Antagen av kommunfullmäktige,

Läs mer

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, stab Åsa Dryselius, jurist 2014-07-01 Dnr 516-07-10 Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post

Läs mer

STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN

STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN FLENS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2005:1-100 STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN ANTAGET AV KS 2005-05-09 61 1 1 Inledning Detta styrdokument är en instruktion för hur ärendeflödet

Läs mer

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2011:14 beslutade den 22 augusti 2011 Rekryteringsmyndigheten

Läs mer

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Östersunds kommun Revisionsrapport November 2010 Tove Färje Innehållsförteckning

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA) Riksarkivet (RA) inspekterade den 3 september 2008 arkivvården

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres) Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation

Läs mer

MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET.

MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET. Handläggare Er beteckning Datum Telefon Vår beteckning 2012-07-05 MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET. Bakgrund Riksarkivets (RA) fattade 2009 beslut om en övergång

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen

Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen www.pwc.se Revisionsrapport Viktor Prytz Lisa Åberg Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen Hallands hamnar, Halmstad, Halmstad Energi och Miljö AB, Destination Halmstad och Halmstad Näringslivs

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06

Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06 KUNGÄLVS KOMMUN Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06 2 Innehåll Inledning...3 Inriktning...4 Rutiner...6 1. Övergripande inriktning...6 2. Postöppning...7

Läs mer

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering Svedala kommun Granskning av ärendehantering Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor... 4 2.2 Metod och avgränsning... 4 3. Bakgrund... 5 3.1 Risker och brister...

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Handbok för dokument- och ärendehantering inom

Handbok för dokument- och ärendehantering inom Handbok för dokument- och ärendehantering inom Antagen av kommunstyrelsen 2014-04-09, 48. Inledning I den här handboken finns anvisningar om hur Mellerud kommun och dess bolag ska hantera och registrera

Läs mer

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar 1 INLEDNING En kommungemensam handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handboken innehåller anvisningar om hur Härnösands

Läs mer

Dokumenthantering i Trosa kommun

Dokumenthantering i Trosa kommun Dokumenthantering i Trosa kommun Allmänna handlingar, sekretess, posthantering, registrering, arkiv och gallring 2014-08-19 Dokumentkategori: Förvaltningsdokument Dokumenttyp: Handbok Innehållsförteckning

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad: registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna

Läs mer

Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014

Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014 2014-01-20 BUN 2013.0501 Handläggare: Lars Jonsson, Barn -och utbildningsförvaltningen Barn och utbildningsnämnden Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014 Sammanfattning I enlighet

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse + Bilaga Stöd&Process/Kanslienheten 2013-10-07- Mikael.Bonnevier 08-590 970 33 Dnr Fax 08-590 733 40 Mikael.Bonnevier@upplandsvasby.se Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller

Läs mer

Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen

Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen Uppdrag att utreda dokumenthaneringen inom BUF slutredovisning av uppdrag om diarieföring och förslag till åtgärder beträffande arkivfrågorna 2010-05-17

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Brister i hanteringen av ett ärende om tillgodoräknande av utbildning vid Göteborgs universitet

Brister i hanteringen av ett ärende om tillgodoräknande av utbildning vid Göteborgs universitet BESLUT 1(6) Avdelning Juridiska avdelningen Handläggare Lina Smed 08-563 085 36 lina.smed@uka.se Göteborgs universitet Rektor Box 100 405 30 Göteborg Brister i hanteringen av ett ärende om tillgodoräknande

Läs mer

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom kultur- och fritidsnämnden och kultur- och fritidsförvaltningen

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom kultur- och fritidsnämnden och kultur- och fritidsförvaltningen KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Karlstad 2008-05-14 Beslutat i kultur- och fritidsnämnden den 15 oktober 2008 7 Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom kultur- och fritidsnämnden

Läs mer

Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting

Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Landstingsarkivet Föreskrift nr. 1 2011-02-17 LA 2010-6029 Version 1 Tillämpningsföreskrifter till Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting Inledning Sedan den 1 juni 2010 gäller ett

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Dnr 2010/SOC074 Senast reviderad 2013-08-15 ANTAGEN AV SOCIALNÄMNDEN 2010-05-19 DOKUMENTHANTERINGSPLAN SOCIALNÄMNDEN VÅRD OCH OMSORG 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNIG 1. BEGREPPSFÖRKLARINGAR 3 2. PERSONAKT ENLIGT

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun 1 (14) Dnr: 2006/378 Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun Våren 2007 Oskarshamns 2 (14) Inledning Det är mycket viktigt att alla vi som finns i den kommunala organisationen har kunskap

Läs mer

Malmö stads. Ärendehandbok

Malmö stads. Ärendehandbok Malmö stads Ärendehandbok Innehåll 1. Inledning... 5 2. Offentlighet och sekretess... 5 2.1. Vad innebär offentlighetsprincipen?... 5 2.2. Vad är en handling?... 5 2.3. Vad är en allmän/offentlig handling?...

Läs mer

Riktlinjer för e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan

Riktlinjer för e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan STYRDOKUMENT Diarienummer: Ö 2013/126 Beslutat av: Rektor Beslutsdatum: 2013-06-05 Giltighetstid: 2 år Riktlinjer för e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan Gymnastik- och idrottshögskolan Lidingövägen

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Datum: 2008-05-20 Närvarande: från Vetenskapsrådet administrativ

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Protokoll / Centrala samverkansgruppen - protokoll - kallelser Personalutskottet - protokoll - kallelser i pärm hos registrator i pärm hos registrator 5 år Papper: svenskt arkiv. Sparas elektroniskt i

Läs mer

Registrering och dokumenthantering

Registrering och dokumenthantering Revisionsrapport* Registrering och dokumenthantering Kommunstyrelsen och nämnderna Marks kommun Oktober 2008 Marianne Wolmebrandt, certifierad kommunal yrkesrevisor *connectedthinking Innehållsförteckning

Läs mer

Förslag. Lagar och förordningar

Förslag. Lagar och förordningar Förslag Introduktion till Dokumenthanteringsplan 2015 En väl planerad dokumenthantering är förutsättningen för att förmedla information inom organisationen effektivt, underlätta allmänhetens insyn och

Läs mer

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

INNEHÅLLSFÖRTECKNING ÄRENDEHANTERING MELLERUDS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Flik Ä Titel Ersätter Utbytt den Sign 1:1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sida Blad INLEDNING 1:2 3 BESTÄMMELSER KRING ÄRENDEHANTERING 2:1 4 TRYCKFRIHETSFÖRORD-

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Anvisningar för dokument- och ärendehantering Beslutad av ledningsrådet: 15 november 2010

Anvisningar för dokument- och ärendehantering Beslutad av ledningsrådet: 15 november 2010 Anvisningar för dokument- och ärendehantering Beslutad av ledningsrådet: 15 november 2010 KOMMUNLEDNINGSSEKTOR ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-190 35 E-POST kommun@ kungalv.se

Läs mer

Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar

Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar Revisionsrapport Juni 2011 Hans Gåsste Innehåll Sammanfattning...3

Läs mer

ett program för diarieföring och för svenska kyrkans verksamhet Aveny Diarium

ett program för diarieföring och för svenska kyrkans verksamhet Aveny Diarium ett program för diarieföring och ä r e n d e h a n t e r i n g s p e c i e l lt a n p a s s at för svenska kyrkans verksamhet Aveny Diarium Aveny Diarium Aveny Diarium ingår ingår som en integrerad del

Läs mer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Version 1.0 Upprättad av Stadsledningskontoret/Adm. Maj 2003 2 Allmänna handlingar och rätten att ta del av dem Offentlighetsprincipen

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Tjänstebeskrivning Slutarkivering

Tjänstebeskrivning Slutarkivering Landstingsarkivet 2013-06-11 Tjänstebeskrivning Version 1.1 LA 2012-7351 Tjänstebeskrivning Slutarkivering Innehåll 1 Inledning... 3 1.1 Landstingsarkivets organisation... 3 2 Slutarkivering... 3 2.1.1

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Vidare är en avsikt att styrdokumentet ska underlätta införandet av nytt teknikstöd inom kommunens dokument- och ärendehantering.

Vidare är en avsikt att styrdokumentet ska underlätta införandet av nytt teknikstöd inom kommunens dokument- och ärendehantering. 1 INLEDNING Styrdokumentets syfte är att fungera som en instruktion för hur ärendeflödet i kommunens nämnder och förvaltningar i normalfallet ska se ut. Viktiga mål är att medborgarnas insyn i den kommunala

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

Råd för systembeskrivning

Råd för systembeskrivning Landstingsarkivet Råd nr. 3 Sidan 1 av 6 LA 2011-4072 Version 3 Råd för systembeskrivning Varför ska systembeskrivningar upprättas? Följande text återfinns i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 4 kap.

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen Fastställd av socialnämnden 2009-01-21 Reviderad 2009-09-16 RENSNING När ett ärende avslutas ska Akten/Patientjournalen rensas. Rensningen görs av respektive

Läs mer

BESLUT. Datum 2013-09- 25. Kritik mot Bildningsnämnden i Linköpings kommun för dröjsmål med registrering av allmänna handlingar

BESLUT. Datum 2013-09- 25. Kritik mot Bildningsnämnden i Linköpings kommun för dröjsmål med registrering av allmänna handlingar JO wu.: RIKSDAGENS W OMBUDSMAN BESLUT Justitieombudsmannen Lilian Wiklund Datum 2013-09- 25 Dnr 2214-2013 Sid l (3) Kritik mot Bildningsnämnden i Linköpings kommun för dröjsmål med registrering av allmänna

Läs mer

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom teknik- och fastighetsnämnden

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom teknik- och fastighetsnämnden TEKNIK- OCH FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN Karlstad 2013-09-25 Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom teknik- och fastighetsnämnden TFN-2013-1574 Dpl 01 Postadress: Teknik- och fastighetsförvaltningen,

Läs mer

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen Nämndsekreterare 1 (5) Information till nyanställda inom barn- och Myndighet Myndigheter är de organ som ingår i den statliga och kommunala förvaltningen. Barn- och utbildningsnämnden är en myndighet som

Läs mer

Riktlinjer för sociala medier (KSKF 2014:58)

Riktlinjer för sociala medier (KSKF 2014:58) Kommunstyrelsen Datum 1 (5) Kommunledningskontoret Martina Manneh, 016-710 55 05 Riktlinjer för sociala medier (KSKF 2014:58) Sociala medier är interaktiva kommunikationskanaler mötesplatser som skapar

Läs mer

Övriga områden. (Dnr 5807-2007) Initiativet

Övriga områden. (Dnr 5807-2007) Initiativet Övriga områden Initiativärende mot en kommun i anledning av att det på kommunens hemsida har angetts privata e-postadresser till vissa nämndledamöter. Fråga om rutiner för hantering av e- postmeddelanden

Läs mer

Botkyrka kommuns. arkivhandbok

Botkyrka kommuns. arkivhandbok Botkyrka kommuns arkivhandbok Vi ska arbeta med dokument på ett enhetligt, korrekt och professionellt sätt. Vi ska följa lagar och regler och bidra till en god kvalitet i arbetet med vår dokumentation.

Läs mer

Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen. Linn Kempe, Bolagsverket Sandra Åström Bodin, CSN Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV

Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen. Linn Kempe, Bolagsverket Sandra Åström Bodin, CSN Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen Linn Kempe, Bolagsverket Sandra Åström Bodin, CSN Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Presentation Programmet Statstjänstemannarollen Att handlägga

Läs mer

EU-projekt Karlshamns kommun

EU-projekt Karlshamns kommun 1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Datum 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524

Datum 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524 1 (8) 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524 Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverket, distriktet i Umeå den 30 maj 2013 Närvarande: Från Arbetsmiljöverket: tillsynsdirektör administratör administratör

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Gemensamma principer för dokument- och ärendehantering samt e-arkiv i Sollentuna kommun Fakta om Sollentuna 2 mil norr om Stockholm C:a 67 000

Läs mer

Tillfälliga diarieföringsinstruktioner för Platina

Tillfälliga diarieföringsinstruktioner för Platina Tillfälliga diarieföringsinstruktioner för Platina Version 1.0 Innehållsförteckning 1. Platina... 1 2. Att logga in i Platina... 2 3. Startsidan... 3 4. Hjälpfunktion i Platina... 5 5. Bidrags- och Uppdragsärenden...

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt

Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt Handläggare Diarienummer Datum Sidan 1(6) Torbjörn Kvist och Helena Zellner KS2008/178 Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt Ekonomikontoret Tillväxtkontoret/EU enheten

Läs mer

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring Anmälningar enl 14 kap 2 SoL (Lex Sarah) Anmälningar enl Lex Maria Arbetsmiljöbesiktningar, exv skyddsronder Enkätsammanställningar Papper (original, kopia) Papper (original, kopia) Diarienummer (Ädit)

Läs mer

Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun

Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun Diarienummer 11-124-000 Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun Beslutad i skolnämnden den 24 augusti 2011, 101 Hantering av skolhälsovårdsjournaler för skolhälsovården i Skövde

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Kalmar Högskolan i Kalmar inspekterades av Riksarkivet den 26 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten

Läs mer