Analys inför införandet av e- arkiv i Skåne (SkånEarkiv)
|
|
- Marianne Danielsson
- för 4 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 Kommunkontoret (13) Analys inför införandet av e- arkiv i Skåne
2 Kommunkontoret (13) Innehållsförteckning 1. Om dokumentet Versionshistorik Bakgrund och Syfte Syfte Metod Erfarenheter från andra organisationer Helsingborg Sydarkivera Dalarna Kronoberg Lagar Nulägesanalys Lunds Kommuns IT Förvaltningsmodell IT Landskap Lund Landskrona Simrishamn Klippan, Bjuv, Perstop, Åstorp Tomelilla Örkelljunga Ängelholm Sjöbo Informationsklassificering IT Behörigheter Arkivering av data Lund Landskrona Simrishamn Klippan, Bjuv, Perstorp, Åstorp Tomelilla Örkelljunga Ängelholm Sjöbo Att beakta Inför projekt SkånEarkiv Upphandling av ett e-arkiv Lagar och regler att beakta vid upphandling Vilka system bör anslutas till e-arkivet? Vilken data behöver arkiveras? E-arkiv som produkt eller tjänst? Produkt Tjänst Slutsats Framtida organisation Vilka roller kommer krävas? Informationsägandeskap Förvaltning av e-arkiv... 13
3 Kommunkontoret (13) 1. OM DOKUMENTET 1.1. Versionshistorik Version Datum Utfärdare Beskrivning Alexander Fröström Alexander Fröström Version 1.0 färdigställd 2. BAKGRUND OCH SYFTE Lunds kommun har tillsammans med 12 andra kommuner ingått ett samverkansavtal med syfte att samverka kring ett gemensamt e-arkiv. För att kunna skapa en projektplan för upphandling och implementering av ett e-arkiv krävs en övergripande analys av både nuläge och det önskade läget Syfte Syftet med denna rapport är att undersöka vilka förutsättningar som finns inför en upphandling och implementation av ett e-arkiv. Detta kommer göras genom att undersöka nuläget utifrån nedan områden: Informationsklassificering IT förvaltningsmodeller IT Landskap IT behörigheter Arkivering av data Lagar och regler Informationsägandeskap Därefter kommer nyckelintressenterna och de övergripande behoven för ett e-arkiv att beskrivas. Med hjälp av ovan information kommer sedan en utförlig projektplan för upphandling och organisation kunna skapas. 3. METOD Till att börja med kommer information sökas från andra kommuner och organisationer som redan implementerat ett e-arkiv. Genom att ta del av deras erfarenheter kommer SkånEarkiv kunna minimera risken att göra samma (eventuella) misstag som dessa organisationer gjort. För att skapa en bild av förutsättningarna och de övergripande behoven av arkivering hos de olika kommunerna kommer intervjuer genomföras med kunnig personal samt analyser av befintliga dokument såsom systemkaror och styrdokument.
4 Kommunkontoret (13) 4. ERFARENHETER FRÅN ANDRA ORGANISATIONER 4.1. Helsingborg Helsingborg gjorde en förstudie tillsammans med kommuner i nordvästra Skåne för att undersöka möjligheten att införskaffa ett gemensamt e-arkiv. Man kom snabbt fram till att endast Helsingborg var digitalt mogen nog för att klara av detta initierade därför Helsingborg ett eget projekt för att implementera ett e-arkiv. Projektet skapade mycket interna konflikter på grund av avsaknad av en gemensam målbild och interna motsättningar i organisationen. Efter en omorganisation inom projektet genomfördes en upphandling med hjälp av SKLs ramavtal och ett e-arkiv är nu i drift i staden. Helsingborg valde att köpa e-arkivet som en produkt (inklusive införandeprojekt) från Ida Infront. Lessons learned Säkerställ god kommunikation inom organisationen Kommunicera en tydlig målbild Få en e-arkiv lösning presenterad för projektgruppen i ett tidigt stadie Undersök möjlighet till nätverk med andra kommuner som befinner sig i samma situation Börja smått genom att arkivera mogna system, för att skala upp i ett senare skede Kravställ utifrån best in class, undvik att suboptimera e-arkivet baserat på rådande IT förutsättningar Använd endast SKA krav vid en upphandling för att förenkla processen Var noga med hur kraven preciseras (Täby preciserade för hårt och skapade på så sätt nya krav varpå deras upphandling inte gick igenom) Viktigt med ett bra supportavtal Viktigt att man enkelt kan byta till en annan e-arkivslösning vid behov Viktigt att kommunen i förlängningen kan klara av inleveranser till arkivet själv utan konsulthjälp Säkerställ tydliga processer för inleveranser till e-arkivet för att undvika en digital sophög (ingen gallringsbar bör finnas information i e-arkivet) 4.2. Sydarkivera Sydarkivera har valt att bygga en organisation kring sitt e-arkiv som skiljer sig ganska mycket från Helsingborg, men även från den organisation och Samverkansråd som Lunds Kommun tänkt att använda. Under 2015 bildade man ett kommunalförbund där 27 kommuner i dagsläget är anslutna. Kommunalförbundet möjliggör ett självstyre för e-arkivet samtidigt som medlemskommunerna får stor påverkan på hur e-arkivet utvecklas. Man har fokuserat på att bygga upp en stabil slutdestination för e-arkivering. Sydarkivera har alltså fokuserat på att skapa ett slutarkiv för dokument som är hårt gallrade och har mycket lite till inget behov av återsökning. e-arkivet, eller valvet som det också kallas, är helt avskilt från internetanslutningar vilket skapar stor säkerhet kring det som arkiveras. Dock gör detta att leveranser och återsökning av information kräver mycket handpåläggning, därav har man valt att ha en strikt kravställning på vilken information som faktiskt arkiveras. Det pågår planering av ett arbete att automatisera arkivleveranserna, men som det ser ut just nu ligger utvecklingen av detta ganska långt fram i tidsplanen. Lessons learned
5 Kommunkontoret (13) Lägg mycket fokus på att definiera vad kommunerna i samverkansrådet vill ha Underskatta inte arbetet som kommer med att tillåta internet access Undersök samarbeten som använt sig av likande organisationer som samverkansrådet Börja med system och data där hård gallring görs och återsökningsbehovet är lågt Ta små steg i början och expandera i stadig takt. Det är viktigt att få en bra start där samtliga kommuner känner sig delaktiga Dalarna I Dalarna är de 15 stycken kommuner som samverkar kring deras e-arkiv. Säter är värdkommun och ansvarar för driften av arkivet. Varje kommuns arkivmyndighet har dock kvar sitt eget arkivansvar och är informationsägare till sitt data i e-arkivet. Dessutom ska de säkerställa att leveranser till deras del av arkivet hanteras korrekt. Dalarna upphandlade en lösning gemensamt genom att varje kommun genom fullmakt gav upphandlingsenheten möjlighet att sköta upphandling åt dem. Dalarna upphandlade en produkt och valde till slut Ida Infront. Det specificerade ett support avtal där Ida Infront skall åtgärda kritiska fel inom åtta timmar. Totalkostnaden landade på 3,5 MSEK. Varje kommuns arkivarie hanterar återsökningsförfrågningar från den egna kommunen. Idag är de två stycken som arbetar med att förvalta e-arkivet, en systemförvaltare och en IT arkivarie. Det finns planer på att anställa ytterligare två personer som kommer arbeta mer med de tekniska delarna av inleveranser. Implementeringen (inklusive pilotsystem) av e-arkivet tog ca 4 månader. Samverkansrådet tar gemensamt beslut om i vilken ordning system skall anslutas till e-arkivet. De bedömer att det krävs en halvtidstjänst för att drifta systemet. Lessons learned Var tydliga med att ett mellanlager bör hanteras som ett separat projekt Det är utmanande att hitta lämpliga leveransprojekt då systemen i de olika kommunerna lätt missförstår vad som krävs för att kunna leverera data till e-arkivet Viktigt att kommunerna är väl förberedda och har koll på sina styrdokument och dokumenthanteringsplaner Använd endast SKA krav vid upphandlingen Ha med demo av e-arkivet som en del av upphandlingen Ta hjälp av både IT och arkivarier vid kravställningsarbetet 4.4. Kronoberg Inom Kronobergs län gjorde man ett gediget förstudierbete för att säkerställa att den e-arkivlösning man slutligen valde var den bästa för länet. Efter att de studerat projekt såsom R7 och Sydarkivera bestämde man sig för att skapa en egen lösning för e-arkiv. Mycket på grund av de höga kostnader som det innebar att ansluta sig till något av dessa projekt, men också för att man på egen hand skulle kunna implementera något som passade Kronobergs behov mycket bättre. Man valde att använda sig av en leverantör som länet redan hade avtal med, vilket gjorde upphandlingsprocessen mycket lättare för Kronoberg. Systemet köptes in som produkt men man använder sig av många stödtjänster för att tillexempel utföra extrahering och överföring av data. Detta betyder i praktiken att e-arkivet är en blandning av både produkt och tjänst. I Kronoberg lagras data lokalt på servrar. Detta var ett beslut som togs utifrån länets policy som gärna tar avstånd från molntjänster. Implementationen av deras e-
6 Kommunkontoret (13) arkiv tog ungefär fyra månader från det att avtalet var signerat med leverantören. Införandet kostade mellan ksek. I dagsläget använder man sig av manuella inleveranser till e-arkivet, men Kronoberg planerar att automatisera denna process med ett pilotsystem i år. De använder FGS för paketstruktur, och man märkte tidigt hur viktigt det va med att ha struktur kring den data som skulle arkiveras. Som många andra har Kronoberg tryckt på hur viktigt det är att ha både IT och övriga berörda delar av verksamheten med sig i e-arkivarbetet. Det är viktigt att de inser nyttan och är beredda att göra det som krävs för att anpassa dokumentation och system efter ett hållbart e-arkiv. Lessons learned Gå inte för snabbt fram, implementera ett system i taget Det som tar tid med implementationen av pilotsystemen är att anpassa data efter e-arkivet Viktigt att ha med sig IT och resten av organisationen tidigt Sätt organisationen kring e-arkivet tidigt, skapa kontinuerligt processer kring e-arkivet så att systemägarna kan anpassa sina system till e-arkivet Ha frekvent kontakt med leverantören under införandet och säkerställ rätt leverans 5. LAGAR Arkivlagen, offentlighetsprincipen, GDPR, informationsägarskap och informationssäkerhet är alla viktiga aspekter att beakta vid ett framtida införande och förvaltning av ett stadsgemensamt e-arkiv. Tryckfrihetsförordningen ställer krav på att allmänna handlingar skall på begäran lämnas ut genast eller så snart som möjligt. Detta betyder att det är viktigt att beakta supportavtal under kommande upphandling av en e-arkivlösning. Det ska finnas möjlighet till återsökning inom rimlig tid och att säkerställa att driftstopp inte påverkar denna möjlighet. 6. NULÄGESANALYS 6.1. Lunds Kommuns IT Förvaltningsmodell För att säkerställa att systemen effektivt bidrar till att uppfylla verksamheternas behov under hela sin livstid finns en kommungemensam systemförvaltningsmodell som ger stöd i de aktiviteter som ska genomföras för att upprätthålla kvalitet, hantera verksamhetskrav och vidareutveckla systemet. Lunds kommuns IT organisation ansvarar för servrar, licensering, patchning, kontakt med leverantörer etc. Funktionssupport ges enbart till förvaltningarna om de aktivt ber om det. Mer detaljerad information hittas i Lunds Kommuns Systemförvaltningsmodell IT Landskap Lund Lunds kommun har inga riktlinjer kring produkt eller tjänst. En systeminventering gjordes 2013 för att identifiera vilka system som är i behov av arkivering. Dock är denna studie förmodligen utdaterad varpå en ny inventering bör göras inför beslut av systemprioritering Landskrona Det fanns tidigare ett beslut om att alla system var tvungna att vara on-premise, detta är inte längre gällande. AD (Active Directory) ska vara kopplat till alla eller merpaten av alla system. Dock finns inga
7 Kommunkontoret (13) gemensamma informationsklassificeringsmodeller men man har som mål att införa detta genom Office 365 med en pilot till sommaren. IT mognadsgraden anses vara blandad. Viljan att utvecklas finns men man anses ligga lite efter den generella utvecklingen Simrishamn Simrishamns kommun äger både system och data. Det finns ett gemensamt AD som används av samtliga system. Ingen gemensam informationsklassificeringsmodell används. Det finns inga riktlinjer kring produkt eller tjänst. Det finns ett pågående projekt att implementera de av riksarkivet framtagna FGS Klippan, Bjuv, Perstop, Åstorp Dessa kommuner har nyligen ingått ett samverkansavtal där Klippan ansvarar för samtliga kommuners IT drift. Förvaltningarna i de olika kommunerna äger fortfarande sina system och ansvarar för att kontakta IT avdelningen när de behöver hjälp med patcher, uppgraderingar etc. Det finns planer på att konsolidera kommunernas IT landskap och införskaffa gemensamma verksamhetssystem Tomelilla IT ansvarar för driften av systemen men förvaltningarna äger både system och data. Det finns ett gemensamt AD som används av samtliga system. Ingen gemensam informationsklassificeringsmodell används. Det finns inga riktlinjer kring produkt eller tjänst Örkelljunga Örkelljunga skall under 2020 gå med i den IT samverkan som finns tillsammans med Klippan, Bjuv, Perstorp och Åstorp. IT ansvarar för driften av systemen men förvaltningarna äger både system och data. Det finns gemensamt AD som används av samtliga system. Ingen gemensam informationsklassificeringsmodell används. Det finns inga riktlinjer kring produkt eller tjänst Ängelholm Ängelholm har outsourcat all IT verksamhet, förutom skolverksamheten, till Evry.. Förvaltningarna äger fortfarande sina system och ansvarar för att kontakta IT avdelningen när de behöver hjälp med patcher, uppgraderingar etc. Det finns ett gemensamt AD som används av samtliga system. Ingen gemensam informationsklassificeringsmodell används. Det finns inga riktlinjer kring produkt eller tjänst Sjöbo All IT drift är outsourcad. Sjöbo har två resurser som ansvarar för att agera brygga mellan verksamhet och IT organisation. Förvaltningarna äger fortfarande sina system och ansvarar för att kontakta IT avdelningen när de behöver hjälp med patcher, uppgraderingar etc. Det finns ett gemensamt AD som används av samtliga system. Ingen gemensam informationsklassificeringsmodell används. Det finns inga riktlinjer kring produkt eller tjänst Informationsklassificering Nedan följer en övergripande kartläggning av hur data ur ett informationssäkerhetsperspektiv samt om FGS används hos de olika kommunerna. Kommun Informationssäkerhet Informationsklassificering
8 Kommunkontoret (13) Lund KLASSA, alla system bestämmer Landskrona KLASSA, men inte använt av samtliga system Simrishamn Klippan KLASSA, men inte använt av samtliga system Bjuv Perstorp Åstorp KLASSA, men inte använt av samtliga system KLASSA, men inte använt av samtliga system KLASSA, men inte använt av samtliga system, projekt för att klassificera data enligt Microsofts krav pågår., alla system bestämmer, alla system bestämmer, alla system bestämmer, alla system bestämmer Tomelilla Ingen gemensam, alla system bestämmer Örkelljunga Ingen gemensam, alla system bestämmer Ängelholm Ingen gemensam, alla system bestämmer Sjöbo KLASSA, men inte använt av samtliga system, alla system bestämmer 6.4. IT Behörigheter Nedan följer en övergripande kartläggning kring behörighetshantering hos de olika kommunerna. Kommun Gemensam Används av alla system? behörighetskatalog? Lund Ja (AD), men ambitionen är att alla ska göra det Landskrona Ja (AD), men ambitionen är att alla ska göra det Simrishamn Ja (AD) Ja Klippan Ja (AD) Bjuv Ja (AD) Perstorp Ja (AD) Åstorp Ja (AD) Tomelilla Ja (AD) Ja
9 Kommunkontoret (13) Örkelljunga Ja (AD), men ambitionen är att alla ska göra det Ängelholm Ja (AD) Sjöbo Ja (AD) 6.5. Arkivering av data Nedan följer en sammanställning av arkiveringsbehovet samt hur arkiveringsprocessen ser ut för de olika kommunerna: Kommun Lund Landskrona Simrishamn Klippan Bjuv Perstorp Åstorp Tomelilla Örkelljunga Ängelholm Sjöbo Tydlig bild av vilka system som är i behov av arkivering? Ja Lund Varje system ansvarar för sina egna lagringsprocesser. Mognadsgraden hos de olika systemen skiljer sig åt där vissa har koll och bra gallringsrutiner men andra inte har några strukturer alls. Nätverksplatser som ett exempel har ingen struktur alls. Bygglovsprocessen ses som en föregångare och har digitaliserats och informationen lagras digitalt idag Landskrona Varje system ansvarar för sina egna lagringsprocesser. Mognadsgraden hos de olika systemen skiljer sig åt där vissa har koll och bra gallringsrutiner men andra inte har några strukturer alls. Det gjordes ett projekt i samband med GDPR för gallringsrutiner, men oklart om det fullföljdes av alla Simrishamn Förmodligen sker arkivering bara med hjälp av backuper som sparas undan. Det finns system som är avställda men som fortfarande är igång enbart för att lagra data. Det finns gallringsbeslut och rutiner, men det är oklart om det efterlevs av samtliga system Klippan, Bjuv, Perstorp, Åstorp Varje system ansvarar för sina egna lagringsprocesser. Mognadsgraden hos de olika systemen skiljer sig åt där vissa har koll och bra gallringsrutiner men andra inte har några strukturer alls. Det som skall bevaras finns lagrat i verksamhetssystemen Tomelilla Varje system ansvarar för sina egna lagringsprocesser. Mognadsgraden hos de olika systemen skiljer sig åt där vissa har koll och bra gallringsrutiner men andra inte har några strukturer alls. Det som skall
10 Kommunkontoret (13) bevaras finns lagrat i verksamhetssystemen alternativt utskrivet i pappersformat och överlämnas till arkivmyndigheten Örkelljunga Varje system ansvarar för sina egna lagringsprocesser. Mognadsgraden hos de olika systemen skiljer sig åt där vissa har koll och bra gallringsrutiner men andra inte har några strukturer alls. Det som skall bevaras finns lagrat i verksamhetssystemen alternativt utskrivet i pappersformat och överlämnas till arkivmyndigheten Ängelholm Det finns en övergripande backup lösning som lagrar allt i upp till 10 år Sjöbo Varje system ansvarar för sina egna lagringsprocesser. Mognadsgraden hos de olika systemen skiljer sig åt där vissa har koll och bra gallringsrutiner men andra inte har några strukturer alls. 7. ATT BEAKTA INFÖR PROJEKT SKÅNEARKIV 7.1. Upphandling av ett e-arkiv Samverkansavtalet medför att Lunds kommun kan genomföra en gemensam upphandling så länge de andra kommunerna överlämnar en fullmakt till Lunds kommun. Det kan uppstå problematik om fler kommuner vill ansluta sig till samverkan. Lunds kommuns upphandlingsenhet håller på att undersöka om samverkansformen gör att avrop från SKLs ramavtal kan göras. Efter kontakt med upphandlingsenheten från Lunds kommun framkom det att de har mycket att göra och kan inte garantera att en upphandling kan påbörjas förrän efter sommaren. De uppskattar också att ett avtal kan slutas först tre månader efter det att upphandlingen annonserats. Detta är under förutsättning att ingen part överklagar upphandlingsbeslutet, om detta sker kommer ytterligare en fördröjning om nio månader att inträffa Lagar och regler att beakta vid upphandling SKLs ramavtal ger ett mervärde till leverantörer som erbjuder en anpassningsbar uppsättning av standardregler som kan ligga till grund för upprättande av ny instans av arkivet, t.ex. kring loggning, behörigheter, metadatauppsättning, gallring i materialet, mm. Detta betyder att leverantören kommer att göra det möjligt att anpassa systemet till de lagar och regler som dokumentationen kräver. Dock står ägaren av informationen fortfarande som ansvarig för att dessa lagar och regler följs. Därför måste informationsägaren kunna göra en egen bedömning av vad som får arkiveras samt vem som ska få behörighet till det arkiverade materialet på ett sådant sätt att det följer lagar och regelverk kring dokumentationen. Säkerhet Om anbudsgivaren tillhandahåller driftsmiljön ska denna utformas så att intrång i servermiljön förhindras. Det samma gäller intrång i klientmiljön. Detta betyder att anbudsgivaren ansvarar för att bygga ett så säkert system som möjligt. Krav på säkerhet kan behöva specificeras beroende på om tjänst eller produkt efterfrågas från leverantören. Det är viktigt att projektet ser över de rutiner och principer som leverantören efterföljer
11 Kommunkontoret (13) när det kommer till säkerhet. Det krävs även att det finns interna krav på hur lagar och regler efterföljs vid arkivering Vilka system bör anslutas till e-arkivet? Efter en övergripande kartläggning av kommunernas digitala förutsättningar ses att mognadsgraden hos de olika verksamhetssystemen skiljer sig åt. Vissa system använder sig av kommunens AD för att styra rättigheter och behörigheter, andra gör det inte. Vissa system använder KLASSA för att klassificera information ur ett säkerhetsperspektiv, andra inte. Vissa system märker sitt data med metadata, andra inte. Detta tyder på att en kravställning inte bör ta hänsyn till systemspecifika krav, istället bör kravställningen utgå från de nationella riktlinjer och standarder (till exempel de av Riksarkivet framtagna FGS) som finns för e-arkiv. Genom att göra detta ökar sannolikheten att systemet som upphandlas kommer kunna leva vidare länge samtidigt som kostnaderna för inköp bör gå ner då det inte ställs allt för specifika krav på systemet. Två typ-exempel på system som kommer vara i behov av arkivering har identifierats: 1. System som är taget ur drift eller som kommer tas ur drift inom en snar framtid. Här kommer en engångsleverans till e-arkivet behövas. Manuell överföring kommer vara acceptabelt vid leverans till e-arkivet. 2. System som fortfarande är i drift ute i kommunernas verksamheter. Informationen i systemen kommer kontinuerligt behöva överföras till e-arkivet. Hur ofta detta bör ske beror på dokumenthanteringsplanerna hos kommunerna. Man bör undersöka möjligheten att integrera systemet till e-arkivet för att reducera manuell handpåläggning. Dock måste värdet av en integration överstiga kostnaden för den manuella handpåläggningen. Innan upphandlingen genomförs bör två pilotsystem vara utsedda för att kunna inkludera att dessa system ansluts under implementeringsfasen av e-arkivet. Dessa system bör väljas utifrån parametrar såsom digital mognadsgrad (används informationsklassificeringsmodeller, kostnad för integration etc.) Vilken data behöver arkiveras? Efter att ha tagit del av erfarenheter från Helsingborgs stad, Sydarkivera och andra organisationer som framgångsrikt implementerat ett e-arkiv blev det tydligt att endast data som skall bevaras bör levereras till e-arkivet. Det vill säga, behovet av bevarande måste vara fastställt, processerna för leverans tydliga och data skall gallras innan den levereras till e-arkivet. Genom att göra detta undviks att e-arkivet blir en digital sophög. Utöver detta bör man, enligt erfarenheter från andra kommuner, initialt fokusera på data med litet behov av återsökning för att sedan fylla på med data som kräver mer avancerade återsökningsprocesser. Eftersom det idag är oklart både vilken data, vilka typer, samt hur stora volymer som är i behov av arkivering, ställer det krav på att lagringskapaciteten hos e-arkivet enkelt kan skalas upp över tid allt eftersom behovet växer. Dessutom bör e-arkivet stödja de standardformat som finns enligt SKLs riktlinjer. Det råder också en osäkerhet kring om alla system kan exportera data i ett format som stödjs av ett framtida e-arkiv. Det är därför viktigt att det framtida e-arkivet har en funktion för konvertering av data och normalisering av till exempel datumformat och personnummer.
12 Kommunkontoret (13) Under pilotinförandet av projektet och de tidiga stadierna som efterföljer har andra kommuner erfarit att det är betydligt bättre att fokusera på data som har ett litet behov av återsökning, för att sedan bygga på med data som kräver mer avancerade återsökningsprocesser E-arkiv som produkt eller tjänst? Produkt Det finns en stark vilja inom Lunds Kommun att drifta e-arkivsystemet vilket är grundläggande för att det ska kunna upphandlas som produkt. Man ser stora fördelar med att drifta det själv. Inte minst när det kommer till säkerhet, men även potentiella besparingar och den ökade kontrollen över uppdateringar spelar in. Kommuner som redan implementerat ett e-arkiv har valt att drifta e-arkivet själva, främst på grund av säkerhetsskäl. För kommunerna i samverkansrådet, kommer det innebära besparingar från uteblivna konsultkostnader om man kan samla samtliga eller stora delar av driftaktiviteterna under Lunds Kommun. Det har också uppskattats att Lunds Kommun har möjlighet att avvara skalbara IT resurser till driften så länge de får god framförhållning. Med en produkt får man även större flexibilitet när det kommer till val av leverantör. Man låser sig i minde utsträckning till den initiala leverantören av e- arkivet, samtidigt som man fortfarande har möjlighet att köpa in konsultation inom de områden intern kompetens saknas. Exakta driftaktiviteter kommer i ett första skede uppskattas baserat på tidigare implementerade e- arkivs behov, för att sedan konkretiseras i kravställningen tillsammans med IT samt i samråd med leverantör. Potentiella driftaktiviteter Administration av AD-konton Installation Serverdrift Systemförvaltning Tjänst Att upphandla e-arkivet som en tjänst motverkar Samverkansrådet syfte att sänka kostnaderna. Man kommer då riskera att gå miste om många av de kostnadsfördelar ett storskaligt e-arkivprojekt innebär. Fördelen med en tjänst är att man potentiellt sänker initiala implementationskostnader och på ett tidigt stadie kan säkerställa resurser med rätt kompetens. Dock så ser projektet att på lång sikt kommer de ekonomiska fördelarna med en produkt överskrida fördelarna med en tjänst samt att med god planering kan interna resurser matcha den kompetens och effektivitet som tjänstebaserad kompetens kan leverera Slutsats Eftersom att Lunds Kommun är beredda att bemanna e-arkivet och IT-driften med rätt kompetenser finns det inte mycket som är fördelaktigt med att upphandla en tjänst i stället för produkt. Lägre kostnader, bättre kontroll över säkerhet, större kontroll över systemet, och mer flexibilitet är alla parametrar som värderas högt i valet av produkt kontra tjänst och därför bör produkt föredras framför tjänst. Generellt sett bör en tjänst enbart inhandlas om kompetens eller resurser saknas.
13 Kommunkontoret (13) 7.5. Framtida organisation Vilka roller kommer krävas? Vilka roller som kommer behövas i en framtida e-arkivorganisation kommer bero på valet av produkt eller tjänst. Det som kan sägas med säkerhet är att roller såsom IT arkivarier samt tillsynsarkivarier kommer behövas. Det rekommenderas att organisationen säkerställer god intern IT kompetens för att i så lång utsträckning som möjligt undvika onödiga konsultkostnader Informationsägandeskap Idag ägs information i respektive förvaltning av förvaltningen. När informationen blivit slutarkiverad går ägandeskapet över till arkivmyndigheten. Detta bör även vara fallet för den digitala informationen efter implementationen av ett e-arkiv. I och med den samverkansform som finns kommer respektive kommuns arkivmyndighet att vara informationsägare när information överförts till e-arkivet. Därför är det viktigt att kunna avskilja vilken kommun informationen ursprungligen levererats från och styra tillgång till data med hjälp av olika behörighetsnivåer Förvaltning av e-arkiv Efter en diskussion med Lunds kommuns IT-strateg ( ) framkom det att möjlighet finns att ett framtida e-arkiv kan bli ett förvaltningsobjekt och därmed driftas av Lunds IT organisation. Enligt Dalarna beräknas det krävas ungefär en halvtidstjänst för att drifta en e-arkivet som produkt.
Projekt ScanArkiv Förstudie kring kommungemensam arkivorganisation med tillhörande e-arkiv
Förstudie kring kommungemensam arkivorganisation med tillhörande e-arkiv Bjuvs kommun Höganäs kommun Hörby kommun Klippans kommun Landskrona stad Lunds kommun Perstorps kommun Simrishamns kommun Sjöbo
Läs merFörslag till samverkansavtal kring kommungemensamt e-arkiv
Kommunkontoret Tjänsteskrivelse 1 (5) Administrativa avdelningen Jesper Jacobsson 046-35 59 26 Jesper.jacobsson@lund.se Kommunstyrelsen Förslag till samverkansavtal kring kommungemensamt e-arkiv Sammanfning
Läs merE-arkiv samverkan. Beredning
1 (7) Datum Diarienummer 2019-04-30 KS 2019/310 Tova Halldén Kommunarkivarie Telefon 0410-733153 Tova.Hallden@Trelleborg.se Kommunstyrelsen E-arkiv samverkan Trelleborgs kommun deltog sedan 2016 i projekt
Läs merE-utvecklingsråd i Jönköpings län
E-utvecklingsråd i Jönköpings län RAPPORT Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp 1 Rapport 1.0 2 av 8 Innehåll 1 Projektläge och syftet med rapporten 3 1.1 Delprojekt Juridiska förutsättningar
Läs merRegler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet
2017-06-28 Regler för bevarande av elektroniska Publicerad: 2017-06-28 Beslutsfattare: Håkan Stenström Handläggare: Anna Connell Beslutsdatum: 2017-06-28 Giltighetstid: Tillsvidare Sammanfattning: Med
Läs merRiktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag.
Riktlinje 2015-06-24 Riktlinjer för digital arkivering KS-2015/0813 003 Antagen av Kommunstyrelsen den 2 september 2015. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Syftet
Läs merRFI ARKIVREDOVISNING. Kort beskrivning av Sydarkivera
RFI ARKIVREDOVISNING Kommunalförbundet Sydarkivera (Sydarkivera) inbjuder härmed till inlämnande av svar på denna RFI (Request for Information) avseende itstöd för arkivförteckning/arkivredovisning som
Läs merVägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN
Vägen mot e-arkiv Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN JANUARI 2014 Detta är en kortversion av förstudierapporten e-arkiv. Varför
Läs merFörenklad förstudie och samarbetsförslag
Tjänsteskrivelse -02-21 KFN 2013.0096 Handläggare: Annelie Henriksson Förenklad förstudie och samarbetsförslag Sammanfattning Arbetet med införande av e-arkiv i Karlskoga kommun har påbörjats under hösten
Läs merRiktlinje för Systemförvaltning
Tjänsteskrivelse 2018-05-17 Riktlinje för Systemförvaltning Bakgrund Från och med den 25 maj 2018 gäller EUs dataskyddsförordning (2016/679) för hantering av personuppgifter. Förordningen ersätter personuppgiftslagen,
Läs merStrategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Karolinska Institutet
Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Karolinska Institutet INNEHÅLL Bakgrund... 1 Syfte... 1 Definitioner... 1 Ansvar och roller... 2 Bevarande och gallring av allmänna handlingar... 3
Läs merAnslutningsprocess e-arkiv
Anslutningsprocess e-arkiv ontus Värmhed Christer Schultzén 2014-10-20 1 Finns ett intresse för e-arkiv. Förvaltningsgemensamma specifikationer. Statens servicecenter - E-arkiv ny förvaltningsgemensam
Läs merDokument ID Utgåva Status Sida. PA1 Preliminär 1 (18) PROJEKTPLAN. Dokument ID Utgåva Status Dokumenttyp PA1 Officiell (ej godkänd) Projektplan
PA1 Preliminär 1 (18) PROJEKTPLAN Dokument ID Utgåva Status Dokumenttyp PA1 Officiell (ej godkänd) Projektplan Utfärdad av Utfärdat datum Godkänt av Godkänt datum Alexander Fröström 2019-02-26 Projektspecifikation
Läs merRevisionsrapport Elektroniska arkiv Björn Johrén November 2014 Sollentuna kommun
www.pwc.se Revisionsrapport Elektroniska arkiv Björn Johrén Sollentuna kommun Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 1.1. Bakgrund... 2 1.2. Uppdrag, revisionsfråga och revisionskriterier...
Läs merVÄGLEDNING ATT UPPHANDLA PÅ ETT SÄKERT SÄTT
VÄGLEDNING ATT UPPHANDLA PÅ ETT SÄKERT SÄTT Sid 2 (7) Innehåll 1. Att upphandla på ett säkert... 3 2. Identifiera krav... 4 3. Samråd vid säkerhetsskyddad upphandling... 6 Sid 3 (7) 1. Att upphandla på
Läs merBevarande av digitala allmänna handlingar
www.hassleholm.se S Bevarande av digitala allmänna handlingar Riktlinjer Innehåll Inledning 3 Ansvarsfördelning 3 Bevarande av digitala allmänna handlingar 4 Åtgärder för bevarande av digital information
Läs merRiktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun
1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...
Läs merBilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv. Upphandling earkiv 2013
Bilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv Innehåll 1 Bakgrund och beroenden... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Kopplingar till andra e-arkivinitiativ... 5 2 Hämtat från projektdirektivet för earkiv... 7 2.1 Syfte...
Läs merearkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum
earkiv Kalmar län 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum Anki Heimonen Projektledare 1 Bakgrund I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar län
Läs merPOLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM
Dnr 9.0 7389/08 Vers. 4.0 Sida 1 (9) 2018-05-24 POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM Sida 2 (9) Innehåll POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM... 1 1. e-arkiv Stockholm en central resurs i stadens informationshantering...
Läs merByta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader
Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader Registratorskonferens 19 maj 2015 Elisabeth Jarborn Arkivchef och verksamhetsutvecklare, Danderyds kommun På två månader kan ni ha ny teknisk lösning
Läs merÖsteråkers kommuns styrdokument
Österåkers kommuns styrdokument Riktlinjer arkivkrav IT-system Antagen av Kommunstyrelsen 2019-05-20, 7:15 Dnr: KS 2019/0145-004 Kommentar: Gäller från och med 2019-05-20 Riktlinjer arkivkrav för IT-system
Läs merRiktlinjer för IT-utveckling
Riktlinjer för IT-utveckling Fastställd 2017-02-07 av Bo Renman Tyresö kommun / 2017-02-07 2 (7) Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 1.1 Syfte... 3 1.2 IT-system... 3 1.3 Strategi... 3 1.4 Styrande dokument...
Läs merLathund för att storstäda i mappar/filer
DATUM 2018-06-26 DNR SARK.2018.145 Lathund för att storstäda i mappar/filer 1. Om dokumentet Det här dokumentet är till för dig som är anställd inom kommunen eller ett kommunalt bolag och som har tillgång
Läs merREGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR
REGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR Typ av dokument: Regel Datum: Beslutad av: Giltighetstid: Tillsvidare Område: Arkiv och diarium Ansvarig förvaltningsenhet: Universitetsledningens kansli
Läs merRiktlinje Hantera e-arkiv
Riktlinje Process: Arkivera/gallra Område: E-arkiv Giltig fr.o.m: 2017-06-28 Faktaägare: Emma Widén, Projektledare e-arkiv Fastställd av: Ulrika Gustafsson, Kanslidirektör Revisions nr: 3 Gäller för: Region
Läs merPOLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM
Stadsarkivet Dnr 9.0 7389/08 Sida 1 (8) 2016-03-17 POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM Sida 2 (8) Innehåll POLICY... 1 FÖR E-ARKIV STOCKHOLM... 1 1. e-arkiv Stockholm en central resurs i stadens informationshantering...
Läs merRiktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun
Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-xx-xx xx Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde...3 2. Syfte...3 3. Vad är arkiv?...3 4. Arkivansvar...3 5. Redovisning
Läs merStrategi för långsiktig informationsförvaltning och införande av e-arkiv
1 (7) Strategi för långsiktig informationsförvaltning och införande av e-arkiv Strategi Fastställt av Kommunfullmäktige Datum för fastställande 2017-02-27 31 Giltighetstid Tills vidare. Första översyn
Läs merFlera landsting. ETT gemensamt e-arkiv
Flera landsting ETT gemensamt e-arkiv Göteborg 3 juni 2014 Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 1 Varför arkivera? Patientsäker hantering kräver tillgång till historisk information Spårbarhet
Läs merE-arkiv 22 januari. Välkomna
E-arkiv 22 januari Välkomna Agenda Laget runt Mål Utbildning Arbetssätt 2015 Lunch Erik Ander Bengtsfors berättar om deras arbete i Bengtsfors Peter Olofsson berättar om e-arkivet på Stadsbyggnadsförvaltningen
Läs merDigital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik
Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett
Läs merKompletterande frågor - Regler för informationshantering. och arkivering i IT-system/applikationer, LA 2017
1(5) Landstingsarkivet 2018-05-24 LA 2018 0100 Kompletterande frågor - Regler för informationshantering och arkivering i IT-system/applikationer 1 Inledning och bakgrund Vid upphandling, avrop, utveckling
Läs merElektroniskt bevarande, etapp 2. Caspar Gielissen, projektledare
Elektroniskt bevarande, etapp 2 Caspar Gielissen, projektledare 47 Agenda Våra utmaningar Projektet Elektroniskt bevarande - Mål - Vårt arbete hittills - Hinder och problem - Erfarenheter - Fortsättning
Läs merInformation från Mölndal (Mathias Krusell)
E-arkiv Så gjorde Mölndal Mathias Krusell Mölndal Torleif Öckerö Partille Ale Lerum Kungälv Uddevalla Härryda Alingsås SKL kommentus Information från Mölndal (Mathias Krusell) Bakgrund Mathias inleder
Läs merArkivreglemente för Motala kommun
Kommunal författningssamling Arkivreglemente för Motala kommun Motala kommun Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Diarienummer: 13/KS 0244 Datum: 2013-12-16 Paragraf: Reviderande instans: Kommunfullmäktige
Läs merVägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet
VÄGLEDNING 1 2016-05-26 Dnr V 2016/920 Avdelningen Dokumenthantering Åsa Berglund, avdelningschef Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet Version 1.0 Postadress Box 117,
Läs merStrategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet
Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet Dnr V 2015/375, utkast version 2015-04-24 Bakgrund Allt mer av universitetets information hanteras digitalt. Olika verksamhetssystem,
Läs merSKNV Vårt arbete med e-arkiv så 2015-02- 25
SKNV Vårt arbete med e-arkiv så långt 1 Förstudie mars november 2012 Fördjupad förstudie mars 2014 mars 2015 2 Lite bakgrund. Varför samarbete kring e- arkiv? - - - - Stort komplext område Kostnadskrävande
Läs merLärplattformar och arkivering
Lärplattformar och arkivering Vad innebär arkivering, bevarande och gallring? -Tomas Holmström, arkivarie Malmö universitet Modellförslag för arkivering och gallring av data i Canvas - Tomas Holmström
Läs merArkivfunktionen. - beskrivning av roller och ansvar för arkivansvariga och arkivredogörare Styrdokument Version 1.
Kommunkontoret Stadsarkivet Dnr KS 2015/0013 Styrdokument Version 1.0 1(7) Arkivfunktionen - beskrivning av roller och ansvar för arkivansvariga och arkivredogörare Postadress Besöksadress Telefon växel
Läs merDigital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer
Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.
Läs merE-arkiv, eardoch Pre-pre-ingest
E-arkiv, eardoch Pre-pre-ingest Agenda Intro: vilkaärvi och vadvillvi prataom? Teori, praktik, exempel Ställ frågor! Övningar Börja från början OAIS -En snabb repetition arbete, långsiktig bevarandeplanering
Läs merScanArkiv enligt Betalningsmodell B
ScanArkiv enligt Betalningsmodell B År 2017 Kommunernas utgångsläge Läget är oförändrat. De 15 kommunerna inom förstudien har tillsammans 12,3 tjänster dedicerad personal anställd under arkivmyndigheterna
Läs merProjektförslag e-arkiv
Projektförslag e-arkiv 2016-11-01 Innehåll Bakgrund Presentation av projektidé Varför kommunalförbund? Funktion för mellan- och slutarkiv Synergieffekter Syfte, mål och metoder Vem gör vad - projektorganisation
Läs merArkivreglemente. för Borgholms kommun. Antaget av kommunfullmäktige (Ersätter tidigare arkivreglemente antaget )
KOM M UNLEDNING Marie-Louise Johansson, 0485-880 18 marie-louise.johansson@borgholm.se 1(10) för Borgholms kommun Antaget av kommunfullmäktige 2017-12-18 195 (Ersätter tidigare arkivreglemente antaget
Läs merInspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping
INSPEKTIONSRAPPORT 1 (6) Tillsynsenheten Sofia Särdquist Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping Närvarande Från Förvaltningsrätten i Jönköping: chefsadministratör arkivassistent/expeditionsvakt
Läs merFÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5,
Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, 2016-02-15 Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas.
Läs merLathund för att storstäda i närarkiv och arbetsrum
Lathund för att storstäda i närarkiv och arbetsrum 1. Om dokumentet Det här dokumentet är till för dig som är arkivombud eller hanterar handlingar på papper i ditt arbete. Det handlar om att städa upp
Läs mer20140603 GR-Västkom Göteborg
Arkiv Jag Född i Holland Bakgrund inom IT! Arkiv och e-arkiv - Eskilstuna stadsarkiv - projekt Elektroniskt bevarande - eard projekt Agenda e-arkivering Vad händer Helhetsbild Information Effektiv Långtidsarkivering
Läs merArkivfrågor när en myndighet startar
Avdelningen för offentlig informationshantering Tillsynsenheten GENERELL RÅDGIVNING 1 (6) Arkivfrågor när en myndighet startar Planera för arkivfrågor när en myndighet bildas Reglerna som styr arkivområdet
Läs merRegeringens mål för IT-politiken är att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter.
Sida 1/5 Digital strategi Bakgrund Digitalisering är en ständigt pågående utveckling som hela tiden ställer nya krav på infrastruktur, tekniska lösningar i form av verktyg och system och arbetssätt. Digitala
Läs merSystemförvaltningshandbok
Systemförvaltningshandbok Anvisning Diarie-/dokumentnummer: KS2018-0101-1 Beslut: 2018-03-12 Kommundirektör Giltighetstid: 2019-12-31 Dokumentansvarig: Chef Digital Utveckling Senast uppdaterad av: Ingela
Läs merStyrande dokument. Arkivreglemente för Oskarshamns kommun. Fastställd av kommunfullmäktige , 173
Styrande dokument Arkivreglemente för Oskarshamns kommun Fastställd av kommunfullmäktige 2016-12-12, 173 Gäller från och med 2016-12-16 Ersätter "Arkivreglemente för Oskarshamns kommun" som fastställdes
Läs merScanArkiv enligt Betalningsmodell A
ScanArkiv enligt Betalningsmodell A År 2017 Kommunernas utgångsläge Läget är oförändrat. De 15 kommunerna inom förstudien har tillsammans 12,3 tjänster dedicerad personal anställd under arkivmyndigheterna
Läs merFALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.
FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.se 0733-615685 Samordnare för verksamhetsutveckling med stöd av IT Siv Torstensson
Läs merSystemförvaltnings Modell Ystads Kommun(v.0.8)
IT avdelningen Piparegränd 3 271 42 Ystad Systemförvaltnings Modell Ystads Kommun(v.0.8) S.M.Y.K Beskrivningar och hänvisningar till rutiner och riktlinjer som ligger till grund för ett tryggt förvaltande
Läs merStadsledningskontoret Juridiska enheten
Stadsledningskontoret Juridiska enheten Bilaga 1 1(7) Datum Handläggare 2016-10-12 Paul Bergström Projektplan Projektnamn e-arkivsprojektet med för ändamålet tillhörande organisation Projektledare Matthias
Läs merRiktlinjer för digital arkivering
Riktlinjer för digital arkivering I Linköpings kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Antaget av: Kommunstyrelsen Status: Antaget 2014-06-17 243 Giltighetstid: Gäller tills vidare Linköpings kommun linkoping.se
Läs merFGS:erna i dag och hur får vi dem att bli fler (FGS = Förvaltningsgemensamma specifikationer)
FGS:erna i dag och hur får vi dem att bli fler (FGS = Förvaltningsgemensamma specifikationer) 2016-10-13 Karin Bredenberg, Teknisk rådgivare, metadata, Riksarkivet Elin Jonsson, Bevarandestrateg, Sydarkivera
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN
1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)
Läs merArkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/
Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.
Läs merUtredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering
Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering Innehåll Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering...
Läs merBilaga 3a Ickefunktionella
Bilaga 3a Ickefunktionella krav stockholm.se Stadsledningskontoret Avdelningen för digital utveckling Ragnar Östbergs Plan 1 105 35 Stockholm Växel 08-508 29 000 www.stockholm.se Innehåll 1 Inledning 3
Läs merVad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?
Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven? och består av.. Arkivet är Myndighetens allmänna handlingar och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 TF, om myndigheten beslutar att de
Läs merS Arkivreglemente för Hässleholms kommun
www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten
Läs merInförande av digital mellanarkivering, e-arkiv, i Knivsta kommun KS-2014/29
Sida 1 av 2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lisbeth Rye-Danjelsen Datum KS-2014/29 huvudregistrator 2014-01-27 Kommunstyrelsen Införande av digital mellanarkivering, e-arkiv, i Knivsta kommun
Läs merArkivreglemente för Kristianstads kommun
-1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska
Läs merHur Sydarkivera långtidsbevarar digital information på ett säkert sätt
Hur Sydarkivera långtidsbevarar digital information på ett säkert sätt Tillit och system av säkerhetsåtgärder E-arkivorganisationen Sydarkivera Skyddsnivåer och skyddsåtgärder Workshopar, informationskartläggningar
Läs merRiktlinjer. Informationssäkerhetsklassning
Riktlinjer Informationssäkerhetsklassning Innehållsförteckning Dokumentinformation... 3 Versionshantering... 3 Bilagor till riktlinjer... 3 Riktlinjer för informationssäkerhetsklassning... 4 Målgrupp...
Läs merArkivreglemente för Uddevalla kommun
Blad 1 Arkivreglemente för Uddevalla kommun Antaget av kommunfullmäktige den 11 februari 1992, 30 med revidering antaget av kommunfullmäktige 2008-05-10, 286. Med kommentarer Ersätter tidigare reglemente
Läs merReglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun
Styrdokument Stöd & Process 2016-07-13 Karin Pettersson 08-590 979 65 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2016:48/ karin.pettersson@upplandsvasby.se Reglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun Nivå:
Läs merLinköping Norrköping -samarbete kring e-arkivering
Linköping Norrköping -samarbete kring e-arkivering Linköping 155 000 inv 7 anst 6 000hm under Klk Norrköping 140 000 inv 7 anst 9 000hm under Klk VERKSAMHETSSYSTEM System Innehåll Leverantör Lkpg Nkpg
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige den 2018-05-24, 72 Södergatan 20, 195 85 Märsta Tel (vxl) 08-591 260 00 Fax 08-591 260 36 sigtuna.kommun@sigtuna.se www.sigtuna.se Dokumentnamn
Läs merArkivreglemente för Östra Göinge kommun
Ansvarig Mikael Torberntsson, Stabschef Dokumentnamn KFS 67 - Arkivreglemente för Östra Göinge kommun Upprättad av Maria Södergård, Arkivarie Reviderad Berörda verksamheter Samtliga verksamheter Fastställd
Läs merUppdragstider prio 1 per kommun Q1 2015
Uppdragstider prio 1 per kommun Q1 2015 Distrikt 1 Kommun antal uppdrag *1 *2 *3 *4 *5 *6 *7 *8 *9 Malmö 4201 02:40 00:42 03:22 06:31 09:53 20:15 08:48 25:06 01:01:22 Trelleborg 627 02:33 01:13 03:46 08:27
Läs merUppdragstider prio 1 per kommun Q1-Q3 1/1-30/9 2015
Uppdragstider prio 1 per kommun Q1-Q3 1/1-30/9 2015 Distrikt 1 Kommun antal uppdrag *1 *2 *3 *4 *5 *6 *7 *8 *9 Malmö 13023 02:38 00:41 03:19 06:44 10:03 18:56 09:12 22:45 00:58:26 Trelleborg 1854 02:28
Läs merFGS, ÖPPNA DATA OCH E-ARKIV
FGS, ÖPPNA DATA OCH E-ARKIV 30 MAJ 2017 Riksarkivet, Sveriges kommuner och landsting (SKL) och Kommunalförbundet Sydarkivera bjuder in till en spännande nätverksdag i anslutning till Offentliga rummet
Läs merRiktlinjer för digital slutarkivering
Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av (datum och ) Kommunstyrelsen (2013-06-05 107 ) Giltig fr.o.m. 2013-06-05 Dokumentansvarig Arkivföreståndare, Kommunledningsförvaltningen Gäller för Alla kommunens verksamheter
Läs merARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun
2016-09-28 Magnus Nilsson 1 (8) ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring.
Läs merStrategi för Stockholm som smart och uppkopplad stad Remiss från kommunstyrelsen
Överförmyndarförvaltningen Sida 1 (5) 2016-07-29 ÖFN 2016-08-23 9.8 Handläggare Håkan Andersson Telefon: 508 29 712 Till Överförmyndarnämnden Strategi för Stockholm som smart och uppkopplad stad Remiss
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1693/2015 Sida 1 (7) 2015-04-22 SSA 2015:03 Hantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen Närvarande från Kulturförvaltningen:
Läs merArkivreglemente för Götene kommun
1(6) Arkivreglemente för Götene kommun Upprättad: 2016-11-01 Antagen av kommunfullmäktige 2017-02-27, 18 Att gälla från och med 2017-04-01. Bilaga: Tillämpningsanvisningar till arkivreglemente för Götene
Läs merArkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019
April 2019 Dnr: 5.3-05746/2019 Utgivare: Stockholms stadsarkiv Kontaktperson: Christina Moberg 3 (11) Inledning... 4 Ansvar och organisation... 5 Framställning och arkivering... 6 Gallring... 7 Redovisa...
Läs merBevarande av skolhälsovårdsjournaler från fristående skolor belägna inom Borås Stad
Kulturförvaltningen Stadsarkivet Handläggare: Viktor Lundberg, tel. 033-353301. PM Datum 2015-04-23 Dnr 2015:80, 366 Sida 1(5) Bevarande av skolhälsovårdsjournaler från fristående skolor belägna inom Borås
Läs merFörbundsstyrelsen Datum för anslags nedtagande. Sydarkiveras kontor. Utdragsbestyrkande
SIDAN 1 (16) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum Växjö fredagen den 2 juni 2017 kl.10.00 12.00 Beslutande och närvarande ersättare Per Ribacke (S), ordf., Alvesta Magnus Gunnarsson (M), Ljungby 14-24
Läs merSSC:s e-arkiv-tjänst gällande mellanarkiv för statliga myndigheter
NorDig 2017 SSC:s e-arkiv-tjänst gällande mellanarkiv för statliga myndigheter Magnus Geber magnus.geber@riksarkivet.se Riksarkivet deltar som resurs gällande olika aktuella kompetenser Arkivregler E-arkiv
Läs merUppdragstider prio 1 per kommun Q1-Q2 2016
Uppdragstider prio 1 per kommun Q1-Q2 2016 Distrikt 1 Kommun antal uppdrag *1 *2 *3 *4 *5 *6 *7 *8 *9 Malmö 9476 02:50 00:22 03:12 07:16 10:28 20:04 09:28 23:58 01:00:09 Trelleborg 1288 02:43 01:04 03:47
Läs merInspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping
1 (8) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-07-06 Dnr RA 231-2015/2444 Kammarrätten i Jönköping Box 2203 550 02 Jönköping Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping Inledning Riksarkivet
Läs merStrategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler. Styrdokument ARKIVREGLEMENTE
Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Styrdokument ARKIVREGLEMENTE ANTAGET AV: Kommunfullmäktige DATUM: 2017-12-14, 223 GÄLLER FRÅN OCH MED: 2017 12-14 ANSVAR UPPFÖLJNING/UPPDATERING: Kanslichef
Läs merRedovisning av enkätsvaren 2017 Har du nya utmaningar i din verksamhet?
Redovisning av enkätsvaren 217 Har du nya utmaningar i din verksamhet? 1. Jobbar du inom kommunal sektor? Ja 9 Nej 1 1 Jobbar du inom kommunal sektor? Ja Nej 2. Känner du till samrådsgruppen för kommunala
Läs merBevara/Gallra EU-projekt
1 Bevara/Gallra EU-projekt 2 Dokumenthanteringsplan avseende handlingar tillhörande EU-projekt Sölvesborgs kommun Inledning En dokumenthanteringsplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används
Läs merATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad
ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler
Läs merArkivkrav för IT system med elektroniska handlingar vid Lunds universitet
Arkivkrav för IT system med elektroniska handlingar vid Lunds universitet Version Författare Datum V 1.0 Anne Lamér 2014 09 09 V 2.0 Anne Lamér 2016 05 24 V 2.1 Anne Lamér 2016 09 26 1 Arkivkrav för IT
Läs merVarje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.
Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom
Läs merE arkiv är en organisationsfråga
E arkiv är en organisationsfråga Om kort- och långsiktig informationshantering ITSAM Arkiv, 14 april 2016 Det digitala samhället Det nya informationssamhället Uppkoppling Nätverk: storgarden Lösenord:
Läs merATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION
ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...
Läs merResultaten från eard projektet Om förvaltningsgemensamma specifikationer
Resultaten från eard projektet Om förvaltningsgemensamma specifikationer Caspar Almalander Projektledning e-arkiv och e-diarium (eard) ediamond award till Riksarkivet/eARD Juryns motivering lyder: Vinnaren
Läs mer