SNABBGUIDE TILL TIE INNEHÅLL

Transkript

1 FÖR FRISTÅENDE AKTÖRER

2 INNEHÅLL 1 VÄLKOMMEN TILL TECHNICAL INFORMATION EXCHANGE INLEDNING Varför har vi TIE? Hur får jag tillgång till TIE? Hur loggar jag in? INFORMATIONSKANALER Översikt Tekniska journaler Serviceproduktjournaler Rapporter Berörda områden Hur skriver jag en bra rapport? TIE OCH VIDA Rapporter från VIDA Söka tekniska journaler från VIDA Grundläggande sökning CSC sök Felkod sök KORT APPLIKATIONSÖVERSIKT Sök Hämta bilprofil Söka efter en informationskälla Bilinformation Rapporter Journaler Användarprofil SUPPORT Hjälpfiler för TIE Vart vänder jag mig ifall jag får problem? FÖRKORTNINGAR REVISIONSFÖRTECKNING SV05IR SV06IR SV07IR SV08IR ALFABETISKT INDEX Copyright 2019 Volvo Car Corporation 258SV08IR 2

3 1 VÄLKOMMEN TILL TECHNICAL INFORMATION EXCHANGE Välkommen som användare av Technical Information Exchange (TIE). Med TIE har Volvo Cars ett gemensamt sätt att hantera avvikelserapporter och kommunikation mellan återförsäljare/fristående aktörer, säljbolag/importörer och Volvo Car Customer Service. TIE är integrerat med VIDA för att fungera som en stabil grund för det dagliga arbetet i verkstäder och kontor runt hela världen. Det här dokumentet ska ge information för att hjälpa dig som är ny användare av TIE. Olika typer av rapporter förklaras och exempel på hur en bra rapport skrivs ges. I följande kapitel förklaras olika arbetsflöden och det föredragna sättet att arbeta. Som hjälp att förstå applikationen finns en kort applikationsöversikt som visar var olika funktioner finns. Här läggs särskild vikt vid sökfunktionen, då det är den viktigaste funktionen i TIE. Dokumentet avslutas med ett kapitel om support, vilken hjälp som finns tillgänglig och vart du ska vända dig om du har problem med användningen av TIE. Copyright 2019 Volvo Car Corporation 258SV08IR 3

4 2 INLEDNING 2.1 Varför har vi TIE? Det övergripande målet är att göra kommunikationen effektivare med kortare ledtider. Det betyder färre upprepade reparationer, vilket leder till lägre garantikostnader och, i slutänden, högre kundtillfredsställelse. I TIE rapporteras alla avvikelser som berör fordon, serviceprodukter, reservdelar och tillbehör. Obs Användare som inte har tillgång till TIE bör endast få dela information om det finns lagkrav på att de ska se den, till exempel myndigheter. Det finns känslig information i TIE. All information från systemet bör hanteras med försiktighet. Det är mycket viktigt för att TIE-användare ska uppfylla våra integritetspolicies och för att Volvo Cars ska överensstämma med Dataskyddsförordningen (GDPR) som fastställts av Europeiska Unionen. 2.2 Hur får jag tillgång till TIE? För fristående aktörer är TIE integrerat med VIDA, som köps av TIS. 2.3 Hur loggar jag in? Använd webbadressen och anslutningsinställningarna nedan för att logga in på TIE. Kontrollera att de aktuella adresserna inte är blockerade av en proxy eller extern eller intern brandvägg. Skriv webbadressen i en webbläsare och ange användar-id och lösenord när du uppmanas göra det. ADRESS IP Port Copyright 2019 Volvo Car Corporation 258SV08IR 4

5 3 INFORMATIONSKANALER TIE består av olika informationskanaler där varje kanal har sitt unika syfte. I det här kapitlet finns information om de olika informationskanalerna och när respektive kanal ska användas. Obs Användare som inte har tillgång till TIE bör endast få dela information om det finns lagkrav på att de ska se den, till exempel myndigheter. Det finns känslig information i TIE. All information från systemet bör hanteras med försiktighet. Det är mycket viktigt för att TIE-användare ska uppfylla våra integritetspolicies och för att Volvo Cars ska överensstämma med Dataskyddsförordningen (GDPR) som fastställts av Europeiska Unionen. 3.1 Översikt Bilden nedan är en förenklad översikt över informationsflödet i TIE. TIE består av två delar, centrala TIE och lokala TIE. Centrala TIE är på engelska lokala TIE är översatt till lokala språk (tillgängligt på samma språk som VIDA). Det innebär att journaler och rapporter måste kopieras och översättas mellan de två delarna. Journaler är envägskommunikation från Volvo Cars eller säljbolag, medan rapporter kan besvaras så att ett informationsutbyte kan äga rum. Fig. 1 Informationsflöde i TIE 3.2 Tekniska journaler En Teknisk journal (TJ) är en informationspost som innehåller information till helpdesk, säljbolag och återförsäljare angående produktkvalitetsförhållanden rörande reparation och service av bilar från Volvo. Det kan vara information rörande produktkvalitet, förväntad tid för lösningar under utveckling, villkor, tillfälliga åtgärder och den faktiska lösningen för ett visst problem. Den kan även användas till ett antal andra uppgifter: felsökningstips, meddelanden om löpande förändringar som mekanikerna behöver känna till, särskilda uppföljningar eller materialbegäran och annan information för allmänna syften. 3.3 Serviceproduktjournaler En serviceproduktjournal (SPJ) är en informationspost som innehåller information om service och applikationer som tillhandahålls av Volvo Car Customer Service, t.ex. VIDA,TIE och specialverktyg. Kort sagt, all information till säljbolag och återförsäljare som inte är kopplad till en bil (t.ex. bilmodeller, motorer o.s.v.) ska skickas som en SPJ. Copyright 2019 Volvo Car Corporation 258SV08IR 5

6 SPJ:er är indelade i kategorier. Varje kategori kan ha underkategorier för att ytterligare specificera vilken information SPJ:n innehåller. 3.4 Rapporter Alla avvikelser eller problem ska skickas som en rapport. Rapporter ska skapas för att rapportera avvikelser i VIDA och TIS. Rapporter ska också skapas för att kontakta din lokala helpdesk om du behöver assistans. De kan beröra problem med att logga in till olika system. Obs Vid arbete med rapporter ska inte information som inte är direkt kopplad till rapporten inkluderas i fältet Lägg till text. Fundera även på om någon eventuell kund-, personal- eller bilinformation som inte är absolut nödvändig för rapportens huvudsyfte verkligen behöver inkluderas. Följ dessa riktlinjer så noga som möjligt, eftersom dataskyddsförordningen (GDPR) kräver att organisationer minimerar mängden personuppgifter som behandlas för ett visst syfte. Syftet med dessa riktlinjer är att Volvo Cars ska följa GDPR och du ombeds därför att hålla dem i åtanke när du navigerar i TIE Berörda områden Rapporter är indelade i Berörda områden och Berörda underområden. När du skriver en rapport ska du välja Berört område och Berört underområde som bäst beskriver det aktuella problemet. Varje Berört underområde har en särskild mall som ska fyllas i. En del fält i mallarna är obligatoriska (markerade med en asterisk) och en del fält är valfria. Det finns hjälptexter för varje Berört underområde som beskriver fälten i mallen. Hjälptexterna öppnas genom att klicka på Hjälp i det övre högra hörnet av skärmen. Säljbolag har möjlighet att välja vilka Berörda områden och Berörda underområden som ska visas för återförsäljarna. Standardinställning är de Berörda områden och Berörda underområden som är standard i det centrala systemet, men inställningen kan anpassas efter varje marknads behov. Observera att om rapporten är skriven inom ett nytt lokalt Berört område och Berört underområde måste Berört underområde och/eller Berört område ändras till områden som ingår i standardinställningen innan rapporten kan kopieras till det centrala systemet. I tabellen nedan anges centrala Berörda områden och Berörda underområden. De kan skilja sig från de som du ser som användare. Berört område Berört underområde Ska användas Hjälpdokument Saknad/fel information Ska användas för att kommentera allt som gäller: Instruktioner/ handböcker och hjälpfiler för VIDA, TIE och TIS. Innehåll som finns på Workshop Support Guide. Copyright 2019 Volvo Car Corporation 258SV08IR 6

7 Berört område Berört underområde Ska användas TIE TIE-problem Ska användas för alla tekniska problem och fel i TIE. Användaradministration Ska användas för att begära nya användare och nya roller. Det används också för att begära byte av roller och ändringar i roller. Berört område Berört underområde Ska användas VIDA Systeminformation Ska användas för att rapportera fel i VIDA. Berört område Berört underområde Ska användas VIDA Admin Användaradministration Ska användas för att rapportera ändringar av VIDA-licenser och abonnemang, t.ex. ökning/ minskning av antalet licenser, "kan inte lagas"- problem eller abonnemang Hur skriver jag en bra rapport? I det här kapitlet finns information som är användbar när du skriver rapporter. Det är viktigt att skriva en bra rapport eftersom det hjälper helpdesk och annan supportpersonal att minimera tiden för att hitta en lösning och för Volvo Cars att hitta snabbare och mer korrekta lösningar på konceptrelaterade problem. Det är naturligtvis mycket viktigt när det gäller rapporter som rör problem där kunderna väntar på att deras bilar ska bli reparerade. För vissa rapporter finns en mall i fritextfältet, med rubriker som stöd för att strukturera innehållet. Tänk på följande när du skriver rapporter: När rapporter skrivs ska felrapporteringsfunktionen i VIDA användas. Funktionen nås genom att klicka på -ikonen och Skapa rapport i det övre högra hörnet av VIDA. Var mycket tydlig och exakt när du beskriver problemet. Lämna så mycket information om problemet som möjligt, men håll dig till fakta och spekulera inte. Om du ska skriva vad en kund har sagt börjar du meningen med "Kunden säger...". Beskriv ett problem/fel per rapport. Läs igenom rapporten innan du skickar den. Är den lätt att förstå för andra? Skriv om otydliga avsnitt. Om rapporten besvaras med ett förslag eller om ytterligare information erfordras, se till att snabbt lämna den efterfrågade informationen. Det snabbar upp processen med att skapa tekniska journaler och påverkar ledtiden för lösningar. Lämna inte kopior på rapporter, tekniska journaler eller kvalitetsmeddelanden till kunderna. Copyright 2019 Volvo Car Corporation 258SV08IR 7

8 4 TIE OCH VIDA I de följande avsnitten förklaras hur TIE och VIDA samverkar med varandra. 4.1 Rapporter från VIDA Så här skapar du en -rapport i VIDA: 1. Klicka på -ikonen och Rapportera fel i det övre högra hörnet av VIDA. à Rapportera fel-fönstret öppnas. 2. Välj en rapporttyp (Lokal (TIE) eller Central (TIE)) med hjälp av alternativknapparna i den övre delen av fönstret. 3. Ange Berört område och Berört underområde med hjälp av rullgardinsmenyerna. Se kapitel Berörda områden på sidan 6 för ytterligare information om de olika Berörda områden och Berörda underområden som är tillgängliga. 4. När ett berört underområde angetts visas en lista över bifogade loggfiler. För en del kombinationer av berörda områden och underområden definieras de erforderliga loggfilerna av TIE och dessa loggfiler är förvalda i listan som visas. Om ingen lista över förvalda loggfiler finns, behöver inga loggfiler bifogas. 5. Klicka på Skicka-knappen. à VIDA söker automatiskt upp den relevanta informationen och loggfilerna och skapar en komprimerad mapp som skickas till TIE. VIDA ansluter till TIE och TIE öppnas i ett nytt fönster. Rapportmallen öppnas i TIE. De loggfiler som krävs bifogas automatiskt och den information som VIDA skickat läggs till i rätt fält. 6. Slutför rapporten. Eftersom den här metoden gör det mycket enklare att skriva rapporter är detta det sätt att rapportera problem som föredras, eftersom: Du behöver inte infoga bilagor manuellt eller hålla reda på vilka bilagor som behövs för vilket Berörda underområden. Bilinformation behöver inte infogas i rapporten. Dessa fält fylls automatiskt i av VIDA. OBS Om du inte har någon anslutning mellan TIE och VIDA, eller saknar behörighet till TIE, är det enda tillgängliga alternativet Rapportera via e-post. Rapporten ska i så fall endast skickas till en redan etablerad supportkontakt. Loggfiler kan bifogas med hjälp av kryssrutorna. 4.2 Söka tekniska journaler från VIDA Det enklaste sättet att hitta relevanta tekniska journaler för en bil är att börja sökningen i VIDA. Beroende på hur sökningen startas kommer VIDA att skicka olika information till TIE, vilket påverkar sökresultatet. Steg för steg-instruktioner finns i följande avsnitt. Copyright 2019 Volvo Car Corporation 258SV08IR 8

9 4.2.1 Grundläggande sökning Så här görs en enkel sökning efter Teknisk journal i TIE från VIDA: 1. Ange uppgifter om bilen under fliken Startsida à Sök bil i VIDA. Ju mer information som fylls i desto snävare blir sökningen. Andra flikar under fliken Startsida kan också användas för att ange uppgifter om bilen. à När du klickar på knappen Välj eller Anslut tilldelas den specificerade bilen en egen flik. 2. Välj Arbetslista à Tekniska Journaler i den vänstra menypanelen för att starta sökningen. à Sökningen genomförs och VIDA visar en lista över alla tekniska journaler som är relevanta för den aktuella bilprofilen CSC sök Om CSC anges för bilen när en grundläggande sökning görs använder TIE den angivna CSC för att ytterligare begränsa sökningen. Tekniska journaler som är relaterade till den angivna CSC för den angivna bilprofilen visas Felkod sök Om felsökning har gjorts på bilen i VIDA och Felkod:er har angetts använder TIE de angivna Felkod:erna för att ytterligare snäva in sökningen. Tekniska journaler relaterade till specifika Felkod:er för den anslutna bilen visas. Copyright 2019 Volvo Car Corporation 258SV08IR 9

10 5 KORT APPLIKATIONSÖVERSIKT TIE innehåller en funktion för att spara text automatiskt. Det innebär att text du har skrivit i textavsnitten sparas automatiskt (i varje modul). Syftet är att du inte ska behöva förlora text på grund av att tiden har gått ut i systemet. Det finns ett undantag i serviceproduktjournal-modulen. Det går aldrig att spara en serviceproduktjournal innan du har valt en underkategori. Det innebär att funktionen för att spara text automatiskt inte är aktiv förrän du har valt en underkategori. Obs Användare som inte har tillgång till TIE bör endast få dela information om det finns lagkrav på att de ska se den, till exempel myndigheter. Det finns känslig information i TIE. All information från systemet bör hanteras med försiktighet. Det är mycket viktigt för att TIE-användare ska uppfylla våra integritetspolicies och för att Volvo Cars ska överensstämma med Dataskyddsförordningen (GDPR) som fastställts av Europeiska Unionen. 5.1 Sök Det finns två sätt att starta en sökning i TIE. Du kan antingen hämta en bilprofil eller söka efter en informationspost direkt Hämta bilprofil För att hämta en bilprofil, använd ett eller flera av följande fält: Typ och Chassi VIN Registreringsnummer Fig. 2 Hämta en bilprofil Klicka på Hämta bil-knappen för att hämta bilinformationen. Klicka på Fyll sökresultat med bildata för att överföra hämtade bildata till fälten som visas i tabellen nedan. Uppgifterna kan användas som ett filter vid sökning efter en informationskälla, se kapitel 5.2 Bilinformation på sidan 12. Nr Fältnamn Beskrivning 1 Serie Serienummer 2 Under Underordnad serie, nummer 3 Dörrar Antal dörrar 4 Motor Motornummer Copyright 2019 Volvo Car Corporation 258SV08IR 10

11 Nr Fältnamn Beskrivning 5 Försäljning Säljversion 6 Kaross Karossnummer 7 Växellåda Kod för växellåda 8 Styrning Styrning 9 Fabrik Fabrik 10 Strukturvecka (från/till) ÅÅÅÅVV 11 Intervall för chassienr. (från/till) Chassinummer 12 Årsmodell från (från/till) ÅÅÅÅ Söka efter en informationskälla För att söka efter en informationspost (Rapport, Teknisk journal och serviceproduktjournal) eller en kombination av poster, börja med att välja den aktuella modulen(erna): Rapport Teknisk journal Serviceproduktjournal Du måste välja mellan Central eller Lokal på rullgardinsmenyn och du har möjlighet att markera/avmarkera alla moduler med hjälp av knapparna Välj Alla eller Avmarkera alla. Om alla moduler är markerade visas resultatet med en lista per modul. Om du hämtat en bilprofil kan uppgifterna i de ifyllda fälten redigeras för att söka efter en informationspost. Om du inte hämtat en bilprofil kan uppgifter anges i något av följande fält för att söka efter en informationspost: Nr Fältnamn Beskrivning 1 Serie Serie, ett tecken 2 Under Underordnad serie, ett tecken 3 Dörrar Antal dörrar, en siffra 4 Motor Motornummer, två siffror 5 Försäljning Säljversion - två tecken 6 Kaross Kaross, ett tecken eller en siffra 7 Växellåda Växellådskod, två tecken 8 Styrning Styrning, ett tecken 9 Fabrik Fabrik, två tecken 10 Strukturvecka (från/till) ÅÅÅÅVV, sex siffror 11 Intervall för chassienr. (från/till) Chassinummer - sju siffror eller färre. Vid mindre än sju fyller systemet på med nollor. 12 Årsmodell (från/till) ÅÅÅÅ, fyra siffror Copyright 2019 Volvo Car Corporation 258SV08IR 11

12 Nr Fältnamn Beskrivning 13 CSC Kundsymtomkoder. Klicka på CSC-länken och välj CSC på sidan som visas eller lägg till manuellt genom att skriva CSC:n i fältet "CSC" (2 tecken). Överför CSC till fältet Bifoga i genom att klicka på högerpilarna. Det går att välja flera CSC. Du tar bort en tillagd CSC genom att välja den och klicka på vänsterpilarna. 14 Funktion från/funktion till Funktionsområde från. Klicka på länken Funktion från och/eller Funktion till och välj Funktionsområde på den sida som visas eller skriv Funktionsområde manuellt, högst fyra siffror. 15 Felkoder Ange en Felkod manuellt i fälten Felkod styrenhet och Kod (högst tecken) och överför den till fältet Ta med i sökning genom att klicka på högerpilarna. Det går att välja flera Felkoder. Om du vill använda mer än en Felkod upprepar du förfarandet. Du tar bort en tillagd Felkod genom att välja den och klicka på vänsterpilarna. 16 Statusdatum (från/till) Kan endast väljas i kalendern. 17 Fri text Skriv önskad fritext med minst två tecken. Om du skriver in flera ord, välj ett OCH- eller ELLER-villkor för de inskrivna orden med hjälp av rullgardinsmenyn. För att ställa in ett LIKEvillkor, skriv in en asterisk (*) före eller efter ordet. Vad kan du söka efter i de olika modulerna? För Rapporter och tekniska journaler är alla sökfälten giltiga. För serviceproduktjournaler är fälten Statusdatum (från/till) och fältet Fri text giltiga. 5.2 Bilinformation Om du vill hitta information om en bil går du till fliken Bilinformation. Här kan du skriva data i något av sökfälten: Typ och Chassi eller VIN eller registreringsnummer 5.3 Rapporter För att skapa eller visa en rapport, klicka på fliken Rapport och välj en av rubrikerna: Visa rapportlista ange uppgifter i ett eller flera fält och visa/skriv ut träfflistan. Ny rapport skapad välj lämplig Berört område på rullgardinsmenyn och fortsätt. Om du vill se en lista över centrala Berörda områden och Berörda underområden, se kapitel Berörda områden på sidan 6. Copyright 2019 Volvo Car Corporation 258SV08IR 12

13 Obs Vid arbete med rapporter ska inte information som inte är direkt kopplad till rapporten inkluderas i fältet Lägg till text. Fundera även på om någon eventuell kund-, personal- eller bilinformation som inte är absolut nödvändig för rapportens huvudsyfte verkligen behöver inkluderas. Följ dessa riktlinjer så noga som möjligt, eftersom dataskyddsförordningen (GDPR) kräver att organisationer minimerar mängden personuppgifter som behandlas för ett visst syfte. Syftet med dessa riktlinjer är att Volvo Cars ska följa GDPR och du ombeds därför att hålla dem i åtanke när du navigerar i TIE. 5.4 Journaler För att skapa eller visa journaler, klicka på fliken Journal och välj ett av följande från rullgardinsmenyn: Tekniska journaler Visa journallista ange data i ett eller flera av fälten. Serviceproduktjournaler Visa journallista ange data i ett eller flera av fälten. 5.5 Användarprofil Genom att klicka på användarnamnet i det övre högra hörnet av skärmen kan du kontrollera användarprofilen och anpassa en del användarinställningar. Du kan se om den personliga informationen (t.ex. namn, kontaktuppgifter o.s.v.) är korrekt. Bland annat går det också att ställa in önskad enhet för hastighetsmätare, språk, kalender-/tidsformat och om du vill få meddelanden via e-post från TIE. Copyright 2019 Volvo Car Corporation 258SV08IR 13

14 6 SUPPORT Eftersom TIE är en verksamhetskritisk applikation har hjälp och support införts som en säkerhetsåtgärd för användbarheten. I det här kapitlet finns information om hjälpfunktionen. 6.1 Hjälpfiler för TIE Det finns hjälpfiler tillgängliga för varje skärm i TIE. I filerna förklaras synliga delar som etiketter, rullgardinsmenyer, inmatningsfält o.s.v. Hjälpfilerna nås genom att klicka på knappen Hjälp i det övre högra hörnet. Ett nytt fönster med information om den aktuella skärmbilden visas. Fig. 3 Hjälpfil för TIE 6.2 Vart vänder jag mig ifall jag får problem? Om du inte får tillräckligt mycket information som hjälp vid eventuella problem, kontakta din lokala helpdesk. Copyright 2019 Volvo Car Corporation 258SV08IR 14

15 7 FÖRKORTNINGAR CSC Customer Symptom Codes (Kundsymtomkoder) DTC Diagnostic Trouble Code (Felkod) EWD Electronic Wiring Diagram (Kopplingsschema) GDPR General Data Protection Regulation (EU:s dataskyddsförordning) SPJ Service Product Journal (Serviceproduktjournal) TIE Technical Information Exchange TIS Technical Information Shop TJ Technical Journal (Teknisk journal) URL Uniform Resource Locator (Webbadress) VIDA Vehicle Information and Diagnostics for Aftersales (Bilinformation och diagnostik för eftermarknaden) VIN Vehicle Identification Number (VIN-nummer) Copyright 2019 Volvo Car Corporation 258SV08IR 15

16 8 REVISIONSFÖRTECKNING SV05IR Ändringar har gjorts i dokumentet på grund av lanseringen av den nya VIDA-applikationen under Framför allt underkapitlet Berörda områden har anpassats och uppdaterats med nya Berörda områden och Berörda underområden. All information om VIDA All-in-one och VIDA on Web har tagits bort SV06IR Copyrightåret har uppdaterats till Texterna har även uppdaterats med mindre ändringar SV07IR Riktlinjer för att följa dataskyddsförordningen (GDPR) vid arbete i TIE har lagts till i kapitel som handlar om rapporter. Sidorna där GDPR-information har lagts till kan hittas i indexet SV08IR Riktlinjer för att följa Dataskyddsförordningen och Volvos integritetspolicies när information från TIE delas har lagts till. Sidorna där information har lagts till kan hittas i indexet under GDPR. Berörda områden för rapporter har uppdaterats för att motsvara applikationen. Uppdateringarna har gjorts inom följande Berörda områden: Konnektivitet Digital Commerce (DCOM) VIDA Copyright 2019 Volvo Car Corporation 258SV08IR 16

17 9 ALFABETISKT INDEX B Berörda underområden... 6, 8 Bilprofil G General Data Protection Regulation (EU:s dataskyddsförordning)... 4, 5, 6, 10, 13 H Handbok I Inställningar L LEVC Logga in... 4 S Serviceproduktjournaler Språk Sök... 9 T Tekniska journaler K Kategorier... 6 Copyright 2019 Volvo Car Corporation 258SV08IR 17