Kostnader under osäkerhet

Transkript

1 ISRN: Magisteruppsats Linköpings Universitet Vårterminen 2008 HFÖD71, 30 Hp Kostnader under osäkerhet Kalkylering av reparations- och underhållskontrakt Uncertainty in costs Cost accounting for repair and maintenance contracts Björn Oscarsson Henrik Johansson Handledare: Magnus Holmström

2 Sammanfattning Titel: Kostnader under osäkerhet kalkylering av reparations- och underhållskontrakt Författare: Björn Oscarsson och Henrik Johansson Handledare: Magnus Holmström Bakgrund: Många företag står dagligen inför situationer som innebär att fatta beslut om en osäker framtid där kostnader inte är kända. Ett tydligt exempel är kalkylering av reparationsoch underhållskontrakt. Kontraktsaffären medför osäkerhet som skapar problematik i flera delar av företagets ekonomistyrning. Då kostnadsutvecklingen inte kan säkerställas i förväg kan ett kontrakts prestation och lönsamhet därför inte fastställas förrän vid kontraktets slut. Kalkyleringen kan av den anledningen aldrig bli fullständigt tillförlitlig. Att inte kunna säkerställa ett kontrakts lönsamhet förrän vid kontraktets slut innebär även problem för uppföljningen. Syfte: Syftet med studien är att beskriva och vidareutveckla en kalkylmetod för reparationsoch underhållskontrakt med känd intäkt och okänd kostnad. Metod: Med hjälp av kvalitativa intervjuer och sekundärdata har en studie gjorts av fallföretagets kalkylering, uppföljning och kontroll av reparations- och underhållskontrakt. Resultat: Resultatet tyder på ett användande av historisk kostnadsdata som grund för kalkylen. Den historiska datan måste justeras för att motsvara den individuella risk respektive kund medför. Genom att låta kalkyleringen göras av ett fåtal specialister kan erfarenhet utnyttjas för att subjektivt kvantifiera variabler som saknar historisk data. Det argumenteras även att ett pålägg för fasta särkostnader bör inkluderas i varje kalkyl. Studiens resultat tyder även på att uppföljningen av kontrakten bör genomföras med en enklare uppföljningsmetod. Genom tvärsnittlig analys kan historiska standardkostnader användas som jämförelsevärde med faktiska kostnader. Då risken i reparations- och underhållskontrakt är hög är en god intern kontroll en förutsättning för effektiv kontraktshantering. Att identifiera risker och kommunicera riskreducerande policys är därför av stor vikt. Studien tyder även på vikten av att använda ett enhetligt informationssystem för kalkylering och uppföljning. Slutligen kan vidareutvecklingen av kalkylmetoden anses i sig fungera som en form av kontrollmekanism och ett enhetligt användande bidrar till ökat lärande. Nyckelord: kalkylering, uppföljning, osäkerhet, reparations- och underhållskontrakt, Scania

3 Abstract Title: Uncertainty in costs cost accounting for repair and maintenance contracts Authors: Björn Oscarsson och Henrik Johansson Supervisor: Magnus Holmström Background: Many companies face situations that involve decision making where future costs are unknown. For example, predicting future costs of a repair and maintenance contract is complicated. The uncertainty of future costs in repair- and maintenance contracts creates implications for overall management accounting and decision making. That is, the contracts profitability can not be fully measured until the contact is due. Thus, a contract s cost accounting is difficult. Not being able to predict the profitability of a contract also creates problems for activities concerning cost monitoring. Objective: The objective of this thesis is to describe and develop a cost accounting method for repair and maintenance contracts where revenues are known and costs are unknown. Methodology: Based on qualitative interviews and secondary data a study has been conducted regarding the company s cost accounting, monitoring, and control of repair and maintenance contracts. Findings: The results show that the use of historical data for cost accounting of repair and maintenance contracts is preferable. Historical data needs to be adjusted in order to account for the individual risk each customer adds. It is preferable to use specialists when forecasting costs since individual experience is an important input when historical data is missing. The findings also shows that fixed costs should be included in each calculation. The monitoring of the costs should be executed by using statistical analysis to create historical standard costs as comparisons with actual costs. Internal control is essential in effective contract management as repair- and maintenance contracts are associated with uncertain future costs. To identify risks and impose policies to reduce the risks are therefore of high importance. The findings show the importance of using a homogeneous information system in contract management. Finally, the development of a calculation method is by itself a review of the cost control employed as well as it can stimulate new knowledge within the organization. Keywords: cost accounting, monitoring, uncertainty, repair and maintenance contract, Scania

4 Förord Vi vill inleda studien med att tacka samtliga personer som möjliggjort genomförandet av vår magisteruppsats. Vi vill rikta ett särskilt tack till vår handledare Ola Davås på Scania som hjälpt och stöttat oss under studiens olika arbetsmoment. Vi vill även tacka alla de respondenter från Scania, Scania Sverige samt olika försäkringsbolag som ställt upp på intervjuer. Slutligen vill vi rikta ett tack till vår handledare Magnus Holmström vid Linköpings Universitet som givit oss värdefulla råd och tips för tillvägagångssätt samt de opponenter som under arbetets gång givit sina synpunkter på studiens innehåll. Linköping, maj 2008 Björn Oscarsson Henrik Johansson

5 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Problemdiskussion Syfte Avgränsning Disposition Metod Forskningsansats Forskningsmetod Praktiskt tillvägagångssätt Litteraturstudie Samarbetet med fallföretaget Datainsamling Val av respondenter Utformning av intervjuguide Tillförlitlighet och Metodkritik Validitet och reliabilitet Generaliserbarhet Källkritik Kalkylering och styrning under osäkerhet Risk och osäkerhet Kalkylering och uppföljning Kalkylering och dess huvuddrag Produktkalkylering Life cycle costing Kostnadsuppföljning och avvikelseanalys Kalkyler och osäkerhet Kostnadsproblematiken ur ett försäkringsperspektiv Intern kontroll och information Kontroll komponenter och syfte Styrning efter resultat Styrning efter handlingar... 34

6 3.3.4 Management control och dess påverkan av osäkerhet Information och beslutsfattande Information och beslutsfattande under osäkerhet Fallföretaget Scania Scania En överblick Företagspresentation Ökande efterfrågan på tjänster Contracted Services och R&M kontrakt Aktörer i R&M-kontrakt Contract Management Försäljning av R&M kontrakt Kalkylering och prissättning Uppföljning av R&M kontrakt Riskhantering av kontrakt Utvärdering av affären Analys Kalkyleringsprinciper Kalkylering av rörliga särkostnader Beslutsunderlag vid kalkylering Uppföljning Budget spend curve Scania Sveriges uppföljningsmetod Kontroll Styrning efter resultat Styrning efter handlingar och riskhantering Sammanfattning av analys Beskrivning och vidareutveckling av kalkylmetod Förkalkyl Uppföljning av kalkyl Förutsättningar Förslag till vidare forskning Referenser Bilagor... 91

7 1 Inledning 1.1 Bakgrund Inledning Företag måste kunna förutse och prognostisera risker för att behålla och utveckla sina konkurrensfördelar på marknaden och utveckla ett rättvisande beslutsunderlag för framtiden (Hamilton, 1988). Med andra ord krävs att företagen är medvetna om sina risker för att inte utsätta företagets existens för fara (Sandin, 1980). Riskhantering är emellertid en svår och komplex aktivitet (Harrington och Niehaus, 2003). Risker i företagsvärlden kan utmärka sig på många olika sätt. I ett tillverkande företag kan till exempel de flesta kostnaderna vara kända men intäkterna från försäljningen kan vara svåra att prognostisera. Det finns även situationer där den omvända situationen råder, där intäkterna för en viss period är kända, men där kostnaderna är okända. Beräkning av kostnader är ett viktigt styrmedel för att uppnå företagets mål och strategier. Kostnadsberäkningar används som beslutsunderlag för många områden såsom prissättning, lönsamhetsberäkning, investeringsbedömningar samt ekonomiska måltal. (Alnestig och Segerstedt, 1997) En annan väsentlig del för kostnadsberäkning är budgetprocessen som syftar till att underlätta planering, samordning och kontroll (Merchant och Van der Stede, 2007). Kostnadsberäkning och kalkyler är även viktiga för att kunna följa upp verksamheten och jämföra verkligt utfall för kostnadsutvecklingen med tidigare prognoser. (Lindholm och Suomala, 2007) Något som kan vara problematiskt att beräkna är kostnaden för reparation och underhåll av maskiner och kapitalvaror. Många företag försöker därför jämna ut sina reparations- och underhållskostnader genom att förhandla om ett kontrakt där företaget under en förbestämd tidsperiod betalar en fast avgift. Den fasta avgiften representerar således ett genomsnitt av beräknade framtida kostnader för reparation och underhåll. Företaget har därmed minimerat risken för oförutsedda kostnader. I stället läggs risken helt över till det säljande företaget inte kan säkerställa kostnaden för tjänsten i förväg. Anledningen är att det säljande företaget har begränsade möjligheter att vidta åtgärder för kostnadsutvecklingen under kontraktets livstid. Osäkerheten kring utfallet i kontraktet skapar problematik i flera delar av företagets ekonomistyrning. Det uppstår ett kalkylproblem vid försäljning av reparations- och underhållskontrakt mot fast avgift med anledning av att det inte i förväg kan säkerställas antalet eller typen av reparationer 1

8 Inledning som kommer att utföras under den givna perioden. Företaget kan därför inte bedöma exakt vilka komponenter och i vilken kvantitet komponenterna kommer att inkluderas i kalkylen. Kalkylen måste därför göras på längre sikt och vara mindre enhetsspecifik. För att genomföra så precisa kalkyler som möjligt är en omsorgsfull riskanalys av största vikt. Risken måste även kunna kvantifieras monetärt för att ge bästa underlag för att sätta ett pris som täcker framtida kostnader. Något som ytterligare försvårar kalkyleringen av reparations- och underhållskontrakt är den förbindelse företagen gör vid kontraktsförsäljning. Då kostnadsutvecklingen inte kan säkerställas kan ett kontrakts prestation och lönsamhet därför inte fastställas förrän vid kontraktets slut. Uppföljningen av kontrakten blir därför svår att utföra under kontraktens livslängd då osäkerheten om framtida kostnader existerar ända fram tills kontraktets upphörande. Att inte kunna utföra rättvisande uppföljanden i god tid skapar en tidsfördröjning mellan för- och efterkalkyler som gör att beslutsunderlagen för prissättning av nya kontrakt kan vara inaktuella. Resonemanget ovan belyser problematiken kring styrningen av reparations- och underhållskontrakt där intäkterna är kända och kostnaderna okända. Hur ska styrningen av kontrakten utformas? 1.2 Problemdiskussion Många företag står dagligen inför situationer som innebär att fatta beslut om en osäker framtid där kostnader inte är kända (Harrington och Niehaus, 2003). Att kunna förutse risker och fatta för företaget hälsosamma beslut är av betydelse för att kunna säkra sin överlevnad på marknaden, varför risk- och osäkerhetsbegreppet har kommit att bli allt mer centralt. Det finns olika sätt för företag att reducera sin riskexponering och på det sättet få en lägre och jämnare kostnadsstruktur. Risker kan även vara motiverande för företag med anledning av att där det finns risk kan det finnas vinster (Giddens, 1999). Det är dock även argumenterat för att risk kan vara kostsamt om inte utfallet blir som förväntat (Harrington och Niehaus, 2003). På grund av fokuseringen på riskreducering är studier om där företag medvetet skapar en ökad risk i sin affärsmodell är svårare att tillgå. Ett exempel är fallet vid erbjudande av fri reparations- och underhållsservice till en fast månadsavgift. Problematiken kring kalkylering av industritjänster där intäktsutveckling är känd men kostnadsutvecklingen okänd är relativt outforskad och några empiriska studier har ej påträffats. Avsaknaden av tidigare studier kan te 2

9 Inledning sig underligt då likartade tjänster tillhandahålls av en mängd företag där problematiken kan tänkas vara liknande. Problemet med kända intäkter och okända kostnader under en viss tidsperiod anses vara nära besläktat med försäkringsproblematiken. Ett företag som säljer försäkringar sätter ett pris på en premie som ska motsvara risken för de förväntade kostnaderna (Doherty och Kleindorfer, 2003). Problemet för det säljande företaget är att prognostisera kostnaderna och att kunna förutsäga när i tiden de kommer att uppstå. Skillnaden mellan en försäkring och ett reparations- och underhållskontrakt är att en försäkring antagligen utnyttjas mer sällan, eller kanske till och med aldrig. Vid ett reparations- och underhållskontrakt kommer tjänsterna med stor sannolikhet att användas mer frekvent. I vårt specifika fall syftar den fasta avgiften till att täcka samtliga kostnader för reparation och underhåll för den underliggande produkten under en viss tidsperiod. Avgiften kan således ses som en förskottsbetalning för tjänsterna. Det innebär att säljarna av reparations- och underhållskontrakt måste vara medvetna om kostnadsutvecklingen under perioden. Det finns därför ett behov av att beräkna och följa upp den totala livscykelskostnaden (Lindholm och Suomala, 2007). Ett särskilt kalkylproblem är beräkningar och uppföljning av livscykelkostnader där ett säljande företag åtar sig att stå för reparation och underhåll men där den specifika produkten ej ägs eller används av företaget. Det gör det relevant att vidare utforska problemet ur det säljande företagets perspektiv. Ovan förda diskussion tyder på att det finns både ett teoretiskt och empiriskt behov att utforska problematiken kring kalkylering av reparations- och underhållskontrakt där intäkterna för en viss avtalad tidsperiod är känd men där kostnaderna är okända. Vi presenterar nedan de undersökningsfrågor som vår studie utgår ifrån: Hur kalkyleras kostnaden för ett reparations- och underhållskontrakt med bästa precision med hänsyn till osäkerheten? Hur ska kontrakten följas upp och utvärderas? Hur ska kontroll av hanteringen av kontrakten bedrivas? 1.3 Syfte Syftet med studien är att beskriva och vidareutveckla en kalkylmetod för reparations- och underhållskontrakt med känd intäkt och okänd kostnad. 3

10 Inledning 1.4 Avgränsning Studiens övergripande avgränsning är att endast ett fallföretag angående styrning av reparations- och underhållskontrakt har studerats, nämligen Scania. Då Scania är ett multinationellt företag och bedriver sin verksamhet på många platser i världen har vi även valt att avgränsa vår undersökning till ett land och således en distributör, Scania Sverige. Vi vill därmed reservera oss för att kalkylering och styrning av Scanias reparations- och underhållskontrakt kan skilja sig åt beroende på vissa lokala förhållanden men att grunden ändock är densamma. Vi har även i fallstudien avgränsat urvalet av respondenter. Respondenterna är, utöver de personer som representerade försäkringsbolag, anställda på Scania och arbetar aktiv med reparations- och underhållskontrakt. Vi har med andra ord inte inkluderat kundens, verkstäders eller återförsäljares perspektiv på kontrakthanteringen då det inte tett sig relevant för att beskriva och vidareutveckla en kalkylmetod för reparations- och underhållskontrakt med känd intäkt och okänd kostnad. 1.5 Disposition För att skapa en översikt för läsaren över studiens grundläggande struktur presenteras nedan studiens olika kapitel och dess innehåll. I det inledande kapitlet presenterades bakgrunden till studiens problem följt av en problemdiskussion som mynnade ut i studiens övergripande forskningsfrågor. En presentation gjordes även rörande studiens syfte samt avgränsning för att visa studiens inriktning. Kapitlet som närmast följer, Metod, beskriver samt motiverar de metodologiska val som gjorts vid studiens genomförande. Kapitlet beskriver vilken forskningsansats och forskningsmetod som använts samt en presentation om hur vi praktiskt gick tillväga vid insamling av det empiriska materialet. I kapitlet återfinns även en diskussion kring studiens tillförlitlighet, generaliserbarhet samt metodkritik. Nästa kapitel, Kalkylering och styrning under osäkerhet, utgör den teoretiska referensramen som studien är byggd kring. Kapitlet består av tre huvuddelar nämligen Risk och osäkerhet, Kalkylering och uppföljning samt Intern kontroll och information. Läsaren får således med sig kunskaper inom ovanstående områden till nästa kapitel, Fallföretaget Scania, där en 4

11 Inledning presentation av det insamlade empiriska materialet görs som behandlar fallföretagets styrning av och arbetsprocess för Scanias reparations- och underhållskontrakt. I nästkommande kapitel sammanlänkas referensramen och det empiriska materialet och utgör således studiens Analys. I kapitlet förs en diskussion med utgångspunkt utifrån de presenterade forskningsfrågorna. Diskussionen mynnar ut i studiens avslutande kapitel, Precisering av Kalkylmetod, som ämnar besvara studiens övergripande syfte om att beskriva och vidareutveckla en kalkylmetod för reparations- och underhållskontrakt med känd intäkt och okänd kostnad. 5

12 Metod 2 Metod I metodkapitlet beskrivs och motiveras de metodologiska val som gjorts vid genomförandet av studiens olika faser. Kapitlet belyser även vilken utgångspunkt som använts för att besvara studiens syfte samt redogör för det praktiska tillvägagångssätt som använts vid insamlande av data. Kapitlet avslutas med att kritiskt resonera kring de metodologiska val som gjorts. 2.1 Forskningsansats Jacobsen (2002) belyser två olika typer av kunskap, den ena typen är helt ny kunskap och den andra typen är utveckling eller uppdatering av befintlig kunskap. Syftet med vår studie är att beskriva och vidareutveckla en kalkylmetod för reparations- och underhållskontrakt med känd intäkt och okänd kostnad. Syftet medför således en vidareutveckling av befintlig kunskap inom området ekonomisk styrning. Vidareutveckling av kunskap sker enligt Eriksson och Wiedersheim-Paul (2006) genom ett samspel mellan empiri och teori. Kunskapsbildningen kan ske med utgångspunkt i såväl den teori som redan är känd som i vår omgivande verklighet. (Eriksson och Wiedersheim-Paul, 2006) Vid en utgångspunkt utifrån ett teoretiskt resonemang kallas ansatsen för deduktion. Ansatsen kallas för induktion när utgångspunkten istället sker utifrån empiriska uppgifter. Deduktion och induktion lämpar sig olika bra för olika metoder av datainsamling. Vid kvantitativa metoder lämpar sig oftast en deduktiv ansats bäst då forskaren har skaffat sig teoretisk kunskap och formulerat en hypotes som sedan testas mot den data som insamlats. Vid kvalitativa metoder lämpar sig istället en induktiv ansats oftast bäst genom att den är mer öppen för ny information. Undersökningen sker på så sätt utan påverkning från egna tolkningar. (Jacobsen, 2002) För att studera styrning av reparations- och underhållskontrakt med känd intäkt och okänd kostnad har vi använt en kvalitativ metod med fallstudieansats i syfte att koppla erfarenheter från verkligheten till redan existerande teori. Med andra ord har vi utgått från empiri och vi anser följaktligen att vårt angreppssätt liknar något utav en induktiv ansats. Det ska dock understrykas att viss förkunskap fanns vid studiens start. Förkunskapen innebär att angreppssättet inte är fullständigt induktivt utan förhållandet kan illustreras enligt figur

13 Metod Figur 2.1 Illustration av kunskapsutveckling En blandning av induktivt och deduktivt angreppssätt kan enligt Hartman (2001) även ske genom att olika processer och aktiviteter sker interaktivt. Blandningen av angreppssätt innebär att urval, datainsamlande och analys upprepas, något vi anser stämma in på vår arbetsprocess. Vi började med att först samla in data från fallföretaget för att analysera den induktivt. Datan användes sedan som utgångspunkt i ett nytt urval deduktivt baserat på analysen. Datainsamlande och analys påverkar därmed varandra ömsesidigt vilket pågår fram tills ny teori är genererad (Hartman, 2001). Enligt Gustavsson (2002) är kännetecknet av vetenskaplig kunskap att forskaren ska nå fram till säker och objektiv kunskap. Eriksson och Wiedersheim-Paul (2006) menar dock att någon förutsättningslös och värderingsfri forskning inte finns. Författarna argumenterar vidare för att personers värderingar och verklighetsuppfattningar som är baserade på dennes tidigare erfarenheter påverkar forskningens tolkning av empirisk data, slutsats och resultat. Även Myrdal (1970) diskuterar problematiken och menar att vi befinner oss under påverkan av olika faktorer vilka kan skapa skevaktigheter i forskningen om de inte kan kontrolleras. I likhet med ovanstående resonemang kan det hävdas att vi som författare och forskare har egna värderingar, förutfattade meningar och intressen. Det är just på grund av det sistnämnda vi valt att undersöka det vi valt, på grund av ett intresse. Ett intresse och även förutfattade meningar kan innebära problem då de kan styra datainsamlingen och leda till en snedvridning 7

14 Metod av verkligheten. (Myrdal, 1970). Även de frågor vi ställt, de metoder och teorier som används i studien, det sätt vi väljer ut, analyserar och tolkar data på samt hur vi presenterar våra slutsatser är påverkade av hur vi uppfattar och anser att studiens syfte blir uppfyllt på lämpligast sätt. Med andra ord tror vi att fullständig objektivitet är svår att nå. Eriksson och Wiedersheim-Paul (2006) menar dock att forskaren ska sträva efter en hög grad av objektivitet för att uppnå trolighet och neutralitet i slutsatser. För att nå en hög grad av objektivitet har vi genomgående under arbetets gång varit medvetna om risken att påverkas även av andras värderingar som representanter från fallföretag och övriga respondenter. Strävan efter objektivitet kan även motiveras med att vi försökt redogöra, tydliggöra och motivera de val vi gjort i studien. En annan faktor till att objektiviteten i studien har stärkts är den kontinuerliga respons vi fått från opponenter under arbetets gång. 2.2 Forskningsmetod För att generera kunskap och uppfylla studies syfte behövdes en lämplig metod väljas. Enligt Bell (2006) finns det två olika typer av metoder för datainsamling, kvantitativ- och kvalitativ metod. Vilket metodologiskt angreppssätt som tillämpas för datainsamling styrs av vilken typ av data som behövs och vilken typ av undersökning som ska genomföras för att uppfylla studiens syfte. (Bell, 2006) Forskare som använder en kvalitativ metod har som mål att undersöka något på djupet och genom det tillvägagångssättet finna insikt om hur människor upplever sin omvärld. De vanligaste metoderna för datainsamling vid kvalitativa studier är intervjuer och observationer. (Bell, 2006) Hartman (2001) menar att kvalitativa studier lämpar sig bäst för studier som inkluderar människors föreställningar om verkligheten och där insamlad data inte kan uttryckas i siffror. Bell (2006) och Patton (1990) menar att kvalitativa studier ämnar sig bra vid forskning där en mer detaljerad och mer djupgående förståelse för ett specifikt fall erfordras. Det är framförallt på denna grund vi valt att använda en kvalitativ metod för datainsamling då vi ämnar studera styrning av reparations- och underhållskontrakt och söka nå en djupare förståelse angående problemet. Valet av den kvalitativa metoden kan även motiveras med att vi sätter oss in i hur aktörerna ser på verkligheten eller hur de ser och tolkar en viss situation. Den kvalitativa metoden lämpar sig även bra då den är mer öppen och flexibel och på så sätt är mer anpassningsbar vid överraskningar och eventuella förändringar (Jacobsen, 2002). 8

15 Metod Studier där forskare söker en djupgående förståelse och i detalj undersöka ett fenomen kallas för fallstudier. En fallstudie ämnar undersöka ett eller ett fåtal fall. Ett fall kan exempelvis vara en individ, en grupp, en avdelning eller en organisation. (Patton, 1990) Vad som än avses studeras är det vanligt att forskaren samlar in data av olika karaktär för att på det sättet få en bred och helhetstäckande bild av det aktuella fallet (Patel och Davidsson, 2003). En fallstudieansats används ofta vid kvalitativa studier. (Patton, 1990) Fallstudier lämpar sig, menar Jacobsen (2002), även vid studier där teoriområdet är relativt outvecklat och följaktligen där studiens syfte är att vidareutveckla existerande teori. Anledningen till att vi valde att genomföra vår kvalitativa studie med en fallstudieansats grundar sig i att vi söker djupare förståelse för studiens specifika problem. Vi ansåg att de kriterier som ligger till grund för en fallstudieansats överensstämde med vår ambition att genomföra studien. Att vi använde oss av en fallstudieansats tillät oss att gå på djupet för att beskriva och vidareutveckla en kalkylmetod reparations- och underhållskontrakt med känd intäkt och okänd kostnad. Studiens område är också teoretiskt sätt relativt outvecklat varför en fallstudieansats tedde sig lämplig. 2.3 Praktiskt tillvägagångssätt Nästa steg i metoddiskussionen är att beskriva det praktiska tillvägagångssättet som använts genom studiens gång. Nedanstående del inkluderar en beskrivning av bakgrunden till fallsamarbetet, val av respondenter och intervjuernas genomförande samt val av sekundära datakällor Litteraturstudie Då studien bedrevs i samarbete med Scanias controlleravdelning inleddes arbetet i nära kontakt med tilldelad handledare för att få en tydligare bild av problemområdet. Efter att ha tagit del av den grundläggande problematiken via mail anordnades ett första möte på Scanias huvudkontor i Södertälje. Vid mötet lades, tillsammans med Scanias controlleravdelning, grunden för studien då det första utkastet på studiens syfte och problemformulering utvecklades. Diskussionen kring utvecklandet av syftet och problemformuleringen skedde ömsesidigt då problemet på bästa sätt avsåg att anpassas till våra bakgrundskunskaper och resurser i form av framförallt tid. Efter att vi fått en mer djupgående förståelse för Scanias problem och att syftet samt problemformuleringen grovt hade konkretiserats gjordes sedan studier i sekundärdata. Syftet var att sätta oss in i problematiken från ett teoretiskt perspektiv 9

16 Metod och läsa in oss på områdena kalkylering, ekonomistyrning och intern kontroll. Teoriområdena låg sedan till grund för vår referensram. Vi tog även del av viss försäkringslitteratur. Sekundärkällorna bestod främst i utgivna böcker men kompletterades även med artiklar ur välrenommerade journaler. Det främsta argumentet för användandet av artiklar är på grund av dess koncentrering till ett specifikt ämne. Generellt sett kan hävdas att vi stundtals haft svårt att hitta relevanta teorier specifikt för styrning av reparations- och underhållskontrakt med känd intäkt och okänd kostnad. Det fanns dock en hel del litteratur att tillgå som behandlade studiens delområden, som exempelvis kalkylering och intern kontroll. Med anledning av den begränsade tid som fanns att tillgå vid genomförandet av studien var det inte möjligt för oss att gå igenom all den litteratur på de olika delområdena som fanns att tillgå. Vårt första urval av sekundära teoretiska källor grundade sig därför i rekommendationer från personer som hade erfarenhet och kunskap inom de olika delområdena. För att komplettera med ytterligare litteratur läste vi oss sedan in på de studier som frekvent var citerade av de rekommendationer vi tidigare fått. Under arbetets gång blev det uppenbart att vissa områden saknades i den inledande referensramen och behövde då kompletteras. Kompletteringen innefattade framförallt områdena intern kontroll och information. Avsaknaden upptäcktes framförallt vid genomförandet av intervjuer och efter ytterligare konsultation och diskussion med vår handledare på Scania Samarbetet med fallföretaget För att färdigställa studien krävdes ett nära samarbete med Scanias controlleravdelning. Controlleravdelningen var som nämnt ovan den avdelning som presenterade problemet för oss och de bistod med handledning genom hela processen. Efter att vi läst in oss på relevanta teoretiska områden anordnades ett heldagsbesök på Scania i Södertälje. Syftet med heldagen var bland annat att återigen diskutera syfte och problemformulering för att säkerställa att arbetet fortskred på rätt spår och att inga missförstånd förelåg. Vi presenterade hur vi hade tänkt lägga upp arbetet och Scania gav förslag på vilka personer vi kunde träffa för att samla in den primärdata som behövdes. En annan anledning till besöket var för Scania att lära känna oss bättre på ett mer informellt sätt. Besöket gynnade utvecklandet av den ömsesidiga relationen, något vi anser bidrog till det fortsatta goda bemötandet genom hela processen. 10

17 Metod Under heldagsbesöket anordnades möten med olika personer som alla var inblandade på ett eller annat sätt i kedjan som hanterade kontrakten. Bland annat träffade vi för första gången uppföljningsansvarig på Scania Sverige. Vi träffade även en person som var ansvarig för den interna kontrollen, HR personal samt avdelningsansvarig på controlleravdelningen. Samtliga möten under heldagsbesöket var av informell karaktär, vilka kan liknas med något Patton (1987) benämner informella konversationsintervjuer. De informella mötena bidrog till att vi fick ytterligare kunskap om hur kontrakten fungerade och hur aktiviteterna från produktutveckling till försäljning såg ut. Genom de informella mötena skapades kontakter som i senare skeden underlättade anskaffandet av kompletterande uppgifter. Även när arbetet började lida mot sitt slut hade vi möten med vår handledare och andra representanter för Scanias controlleravdelning för att diskutera idéer och förslag på eventuella förbättringar Datainsamling Utöver de sekundärkällorna som använts för datainsamling till referensramen har även sekundära källor i form av årsredovisning samt interna dokument från Scania använts. Något som varit en central källa är Contracted Services Handbook (2008) vilket är en manual som producerats centralt av Scania för att ge riktlinjer och policys för all affärsverksamhet inom kontraktsförsäljning. Manualen har framför allt varit en utgångspunkt i undersökningen av de delar som behandlar intern kontroll och styrning som även kompletterats med intervjuer med berörda personer. De sekundära källorna från Scania resulterade i ett övergripande informationsbidrag angående dels Scania som organisation men framförallt deras styrning och riskhantering av verksamheten för kontraktsförsäljning. Utöver de sekundära källorna har även primära källor nyttjats för att mer gå på djupet angående problemområdet. För att erhålla det empiriska materialet har vi således under arbetets gång genomfört personliga intervjuer. Intervjuer kan skilja sig i utförande och anpassas till vilken situation som råder. Enligt Trost (2005) finns det tre olika typer av intervjuer, nämligen telefonintervjuer, personliga intervjuer samt enkäter. Vi har valt att inte använda oss av alla tre typer av intervjuer utan har utelämnat den sistnämnda. Anledningen till det är att vi anser att personliga intervjuer och telefonintervjuer passade vår problemformulering bättre då vi söker en djupare förståelse om ett enskilt fall. Vi anser vidare att personliga intervjuer är en metod som kan uppfylla en djupgående förståelse då den möjliggör en öppen diskussion, följdfrågor kan ställas, frågetecken rätas ut direkt på plats samt att det skapar en högre grad av förtroende mellan oss 11

18 Metod och respondenterna. Personlig intervju är en metod som, enligt oss, skapar en mer avslappnad stämning jämfört med en telefonintervju som kan kännas mer stressig. Telefonintervju lämpar sig även enligt Trost (2005) sämre för mera djupgående svar. Vi har dock utfört en telefonintervju med anledning av att resurserna för att genomföra intervjun genom ett personligt möte var begränsade. Då vi avsåg att intervjua personer med olika typer av befattning inom Scania kan våra intervjuer anses vara av icke-standardiserad karaktär. Med tanke på att olika personer med olika befattningar arbetade med olika saker behövdes intervjuunderlaget till viss mån anpassas till varje respondent (Trost, 2005). Intervjuerna som ägde rum utanför Scanias organisation hade dock en högre grad av standardisering då behovet av det empiriska materialet var relativt likt. (Se Bilaga 2). En annan sak som är viktig att tänka på vid utformningen av en intervju är vilken struktureringsgrad som är mest lämplig (Bell, 2006). Den ostrukturerade intervjun, som vi ansåg passa vår studie bäst, användes med anledning av att kunna föra en öppen dialog och på det sättet få respondenterna att berätta om det som angick dem. Genom att använda sig av en ostrukturerad intervju bestämmer enligt Trost (2005) respondenten själv vilken struktur svaret ska få. Genom de svar som erhölls upptäckte vi nya perspektiv på problemet. Genom hjälp från vår handledare på Scania kom vi i kontakt med respondenterna. Innan varje intervju blev respondenterna informerade om de avsikter vi hade med intervjun för att ge dem möjlighet att förbereda sig. Att kontakta respondenterna före intervjun ägde rum anser vi var extra viktigt då det empiriska material vi efterfrågade var av beskrivande karaktär. Det medförde att respondenterna i många fall var väl förberedda med PowerPoint presentationer och liknande som visade hur just de arbetade med kontrakten. Vid intervjutillfällena deltog vi båda. Vi ansåg att bägges närvarande vid intervjutillfällena minskade risken för feltolkningar då två tolkningar av svaren gjordes och möjliggjorde att båda kunde ställa eventuella följdfrågor om osäkerhet förelåg. För att kunna återskapa respondenternas berättelser på ett trovärdigt och sannolikhetsenligt sätt användes bandspelare vid samtliga intervjutillfällen. Respondenterna tillfrågades före intervjun om inspelning var acceptabelt. Inspelningarna transkriberades sedan en efter en för att göra datan lättillgänglig för vår empiriska skildring av fallet. För att räta ut eventuella frågetecken eller komplettera med ny information kontaktades vid behov även respondenterna efter den formella intervjun. Beroende på respondenternas befattning och följaktligen deras kunskap om kontrakten i stort varierade intervjuerna i tid en hel del. Intervjuerna varierade mellan ungefär 30 minuter till 2 12

19 Metod timmar och 40 minuter. De intervjuerna som skedde utanför Scanias organisation var dock mer lika i tidsåtgång (ungefär minuter) med anledning av, som nämnts ovan, att de hade en högre grad av standardisering. En anledning till de skillnader i tiden kan även anses bero på att de intervjuer som genomfördes först var mer tidskrävande med anledning av att de tillförde något nytt. De intervjuer som genomfördes bland de sista var ofta upprepningar av vad tidigare respondenter berättat och därmed upplevde vi en tillfredsställande mättnad. Den empiriska skildring av respondenternas berättelser som presenteras i kapitlet Fallföretaget Scania skickades ut till samtliga respondenter innan studien färdigförklarades. Syftet med utskicket av den empiriska skildringen var att ge respondenterna möjlighet att läsa igenom materialet. Möjlighet gavs därmed till korrigering av eventuella misstolkningar och missuppfattningar samt även komplettering av viss information vid behov. Vad vi ville få ut av de genomförda intervjuerna var en helhetsuppfattning av kontraktshanteringen men samtidigt skapa en djupare förståelse för de olika aktiviteterna relaterade till kontrakten. Vi ville diskutera hur kostnaderna för kontrakten kalkylerades med hänsyn till osäkerheten, hur kontrakten följdes upp och utvärderas samt hur den interna kontrollen av kontraktsaffären bedrevs. För att täcka de områden vi avsåg vara mest relevanta för att besvara studiens syfte var urvalet av respondenter viktigt för kvaliteten av vår empiriska studie Val av respondenter Holme och Solvang (2005) menar att det kvalitativa urvalet är viktigt för att undersökningen inte ska förlora sin mening. Vidare menar författarna att syftet med intervjuer är att få ökat informationsvärde och på det sättet skapa en djupare förståelse för det fenomen som studeras. Enligt Trost (2005) ska urvalet för kvalitativa intervjuer innehålla stor variation på respondenterna. För att få en bra och heltäckande bild av styrningen av Scanias R&M kontrakt skedde urvalet tillsammans med vår handledare på Scania med hänsyn till respondenternas befattningar och arbetsuppgifter på Scania. Vi kom därefter i kontakt med specialister för varje enskilt delområde som var av intresse för oss. De intervjuade personerna inkluderade ansvarig affärsutvecklare från den centrala avdelningen Service Portfolio & Contracts som ansvarade för den övergripande produktutvecklingen inom Contracted services, vilket är den verksamhet där reparations- och underhållskontrakt ingår. I intervjun erhölls information om hur det är tänkt att styrningen av 13

20 Metod kontrakten ska ske, en överblick på hela processen från utvecklingsarbetet till försäljningen av kontrakten samt hur den interna kontrollen bör gå till. Sammanlagt genomfördes sedan tre intervjuer på Scania Sverige. En grupp på Scania Sverige är ansvariga för hanteringen av kontrakten på nationell nivå. De tre respondenterna valdes med anledning av deras ansvarsområde och var således ansvarig prissättare, uppföljare samt anspråksansvarig. Genom intervjuerna på Scania Sverige fick vi en djupare förståelse för hur det praktiska arbetet med att kalkylera och prognostisera kostnader för framtiden gick till samt hur uppföljningen av reparations- och underhållskontrakten genomfördes. Respondenterna på Scania Sverige är i studien benämnda som ansvarig prissättare på Scania Sverige, uppföljningsansvarig på Scania Sverige samt anspråksansvarig på Scania Sverige. Respondenterna utanför Scania valdes med hänsyn till deras arbetsuppgifter inom försäkringsbranschen. Två personer intervjuades från olika försäkringsbolag. Anledningen till att vi valde att intervjua mer än en person från försäkringsbranschen var för att försäkra oss om att det inte rådde några större skillnader i metoder för att prognostisera och kalkylera kostnader i osäkerhet. Det empiriska materialet från de två intervjuade personerna från försäkringsbranschen presenteras i Bilaga 2. Utöver intervjuerna som nämnts ovan har vi varit i ständig kontakt med vår handledare på Scanias controlleravdelning. Även om inte någon formell intervju ägt rum med vår handledare har ändå viss information tagits med i vår empiriska presentation som framkommit vid återkommande personliga möten samt kontakt via telefon. Vi har under studien även haft kontakt med andra representanter för Scanias controlleravdelning, varför de i studien är benämnda som Scanias controlleravdelning. De intervjupersoner som är beskrivna ovan tillsammans med de möten och diskussioner som ägt rum med vår handledare anses täcka de områden studien behandlar. Vidare tror vi att de svar som vi erhållit genom de olika intervjuerna har givit en heltäckande bild av respondenternas uppfattning av verkligheten angående det studerade fallet. 14