Administrera kurser i Scoutnet

Transkript

1 Lathund för att Administrera kurser i Scoutnet Scouternas Folkhögskola använder Scoutnet som kursadministrativt system för att administrera ansökningar, antagning, rapportering och fakturering av utbildningar. Det här är en manual för dig som är kursansvarig eller med i ett kursteam för en av folkhögskolans regionala och/eller nationella utbildningar. Scouterna Post: Box 42034, Stockholm Besök: Instrumentvägen 19, Hägersten Telefon växel: scouterna.se

2 Innehåll 1. Inledning Varför Scoutnet? Ledaskapsöns organisation Regionala utbildningsgrupperna Nationella utbildningsgruppen och/eller Ansvarig scoutledarutbildningar Checklista för kursadministration Så här gör ni Logga in E-postinställningar Lägg till eventuella frågor i ansökan Lägg till kursteamet som Administratörer Öppna ansökan Stäng ansökan Administrera ansökningar Hitta information om deltagare Sök deltagare Exportera/skriv ut deltagarlistor Checka in & ut på kurs Incheckning Utcheckning & rapportering Fakturering Intyg Få intyg i förväg Intyg efter kursen Digitala intyg Kontaktuppgifter (10)

3 1. Inledning Du som håller den här manualen i handen är antagligen kursansvarig eller ingår i ett kursteam som kursledare i Scouternas Folkhögskola. Grattis till ett givande uppdrag, och tack för att du gör scoutrörelsen bättre! Vår förhoppning är att utvecklingen av kursadministrationen i Scoutnet ka göra ditt uppdrag lättare och roligare och att denna lathund ska göra det enkelt för er i kursteamet att lyckas med er tuppdrag. Tack för att du är kursledare! Hanna Bata och Johan Manner 2. Varför Scoutnet? Genom att vi använder Scoutnet som kursadministrativt system ökar vi tillgängligheten för er i kursteamen att själva få den information ni behöver, till var tid. Ni får tillgång till informationen genom er egen inloggning, via datorn eller telefonen. Ni kan med andra ord lätt ha rätt information med er under själva kursen. Dessutom blir det enklare att säkerställa att vi följer lagstiftning om bl.a. dataskydd när Scouterna och Scouternas folkhögskola använder samma system. 3. Ledaskapsöns organisation Ledarskapsön är Scouternas folkhögskolas utbildningsplattform där det finns både regionala och nationella utbildningar. Scoutledarutbildningarna på Ledarskapsön genomförs i princip till 100% av idella krafter, i en i stort sett helt ideell organisation. Och där är ni, alla utbildare, navet i organisationen! 4.1 Regionala utbildningsgrupperna Vi har fem regionala utbildningsgrupper som precis som alla utbildare är helt ideella. Deras uppdragsgivare är Scouternas folkhögskola och Ansvarig för scoutledarutbildningar. De ansvarar för den långsiktiga planerieng av kurser, säkerställer budget och att efterfrågan i regionen möts. Det betyder att regionala gruppen beslutar om en kurs skall köras eller inte, utfrån detta. Du som utbildare som vill hålla en kurs, kontakta alltid regionala utbidlningsggruppen i god tid med din idé/önskan. De regionala utbildningarna är Leda scouting, Leda avdelning, Leda kår, Leda patrull, Redo för naturen och Ditt personliga ledarskap. 4.2 Nationella utbildningsgruppen och/eller Ansvarig scoutledarutbildningar Till de nationella utbildningarna hör Treklöver Gilwell, Utbildning för utbildare, Handleadrutbildningen, Friluftsledarutbildningar, Normkritiskt ledarskap samt Anpassat ledarskap. Nationella utbildninsggruppen 3 (10)

4 samt ansvarig för scoutledarutbildningar ansvarar helheten och plneringen av dessa kurser samt att tillsätta kursansvariga och kursteam för dessa kurser. 4. Checklista för kursadministration När ni fått Ok från er regionala utbildningsgruppen att köra en kurs, en kursansvarig är utsedd och ett kursteam, plats och tid är spikat så lägger ni upp kursen i Kurskatalogen i ett kursomgångsformulär, här: Därefter skapar er Regionala utbildningsgrupp kursen i Scoutnet och lägger in anmälningslänken i kursomgångsformuläret. När de gjort det behöver ni göra en del inställningar som är specifika för just er kursomgång Det ni behöver göra nu är att: Kolla e-postinställningar Eventuellt anpassa ansökningsformuläret Lägga till kursteamet som admnistratörer Öppna ansökan Anmäla alla i kursteamet Deltagare ansöker till kursen Stänga ansökan Administrera ansökningarna Kursen hålls Checka in & ut på kurs Exportera CV-information och markera kursen som avslutad 5. Så här gör ni 5.1 Logga in Gå via länken i kurskatalogen, klicka på anmälningslänken till kursen och logga in i Scoutnet. 4 (10)

5 5.2 E-postinställningar Gå till fliken E-postinställningarna och kolla av att mailet som skickas som en bekräftelse till dem som ansöker till kursen, stämmer utifrån era behov i kursteamet. Säkerställ att det är rätt namn på kursen och att samtliga ställen där det står xxx ersatts mer rätt information. Lägg gärna till information, men vi önskar att grundinformationen skall finass kvar. Hej! Vad roligt att du har ansökt till Leda xxxx, xxxx. Deltagaravgiften kommer faktureras efter att kursen är genomförd. Fram till sista ansökningsdatum kan du gå in och ändra och/eller avboka dig. Därefter gäller våra avbokningsregler som du kan läsa mer om här >> Har du frågor, kontakta kursansvarig xxx xxxx, e-post och telefon. För att e-postmeddelandet skall skicka behöver Status vara aktiv. I e-postmeddelandet skall alltid länk till våra avbokningsregler medfölja <a href=" läsa mer om här >></a> 5.3 Lägg till eventuella frågor i ansökan Under fliken Deltagande och registrering hittar du längst ned på sidan ansökningsformuläret. 1. Klicka på Redigera 2. Formuläret öppnar sig och du kan lägga till frågor. Välj mellan kryssrutor, en eller flera raders svar. Du kan även ändra ordning på frågor genom att dra och släppa dem. Vill du dölja vissa frågor utifrån användarens svar på andra frågor, klicka på ögat till höger i frågefältet. 5.4 Lägg till kursteamet som Administratörer Alla i kursteamet skall läggas till som administratörer. 1. Gå tillbaka till kursens första sida genom att klicka på kursrubriken. 2. Välj fliken Administratörer 3. Klicka på och en ny ruta öppnar sig 4. Skriv in namnet på respektive kursledare, låt systemet söka en kort stund och välj sen rätt namn i listan över söksvar. Obs! En kursledare som inte tillhör din egen kår, behöver du ha medlemsnumret på för att kunna lägga till. Denna person får då en förfrågan om att acceptera inbjudan för denna roll. 5 (10)

6 5. Välj roll i listan under (AP-access). - Välj Projektledare (för kursansvarig) - Välj Projektadministratör (för övriga kursledare). Dessa roller kommer så småningom byta namn till Kursansvarig respektive Kursledare. 6. Öppna ansökan Kanske har redan den regionala utbildningsgruppen öppnat ansökan åt er. Men för att kontrollera om den är öppen (eller öppna ansökan) så gör du följande: 1. Gå till fliken Deltagande & registrering i aktivitetsinställningar 2. Ändra de två översta rullistorna så att kursen öppnas. 3. Scrolla längst ned och klicka på Spara Anmälan är nu öppen för alla, även de som inte har ett konto i Scoutnet och/eller tillhör en samverkansorganisation. Dessa kan skapa sig ett gästkonto i Scoutnet. Obs! Alla i kursteamet skall också anmäla sig till kursen (av rapporteringsteknsika skäl). En kursteamsavgift på 0 kr ska väljas vid anmälan. 7. Stäng ansökan Systemet säger inte till när det blir fler anmälda än kursen har platser till. Ni i kursteamet behöver själva ha koll på ansökningarna och antingen stänga kursen när den blir full eller ta emot alla ansökningar och stänga kursen på utsatt datum. Därefter kan de kommunicera och ta bort de som inte kommer med på kursen. Gå till aktuell kurs Klicka på Aktivitetsinställningar samt fliken Deltagande och registrering. Längst upp väljer du Anmälan är stängd. Avsluta med Spara (scrolla ned till botten av sidan) Nu går det inte att anmäla sig. Länken som ligger i kurskatalogen kommer då leda till Scoutnet där det står att den aktuella kursen inte längre är öppen för anmälan. Obs! Däremot kan den som redan är anmäld, logga in igen och uppdatera sin anmälan. 6 (10)

7 8. Administrera ansökningar När anmälan är öppen kan vem som helst ansöka till kursen. Vi har valt att kalla det för att ansöka, inte anmäla. Detta förtydligar vi också i det bekräftels som ni lägger in, se 5.2. I dagsläget kan man inte begränsa antalet platser per respektive kurs. Det betyder att respektive kursteam behöver ha koll på anmälningarna så att ni kan: 1. stänga anmälan om ni har ett begränsat antal platser och inte jobbar med ansökningar (där ansökan är öppen till ett visst datum och ni sedan gör ett urval) eller 2. när sista ansökningsdag kommer, stänger ni anmälan för att därefter göra urvalet utifrån de kriterier ni har De personer som inte får en kursplats, raderar ni från listan under fliken Individuellt anmälda deltagare efter att ni förstås meddelat dem att de inte får en kursplats. Obs! Detta sker alltså inte i systemet utan måste utföras av er i kursteamet. De personer som däremot får en kursplats, ska förstås stå kvar på listan samt får besked av kursteamet att de fått en plats. 9. Hitta information om deltagare Ni i kursteamet behöver i många skeden i kursen ta del av information om ansökningar och deltagare. Det kan göras på flera sätt. 9.1 Sök deltagare I fliken Sök deltagare kan du söka efter enskilda deltagare och den information som finns rörande deltagaren. 9.2 Exportera/skriv ut deltagarlistor Som kursteam kan ni ladda ner en deltagarlista. Det gör ni genom att: Gå till aktuell kurs Välj fliken Rapporter och välj (dessa två är de est användbara): Personer som anmält sig genom frågeformulär Här har du alla svaren på alla frågor de gav i anmälan. Simple list (enkel lista). Bra att ladda ner om man vill ha en deltagarlista med sig till kursen och skriva ut. Dels så kan du hämta den i excelfomat, då får ni bara kontaktuppgifter till deltagran. Du kan också hämta den i ett pdf- eller html-format. Här finns då bl.a. medlemsnummer, namn, telefon samt ett fält där man skriva lite anteckningar. 7 (10)

8 OBS! Glöm inte att kasta listan efter kursen samt radera ev. sparad kopia på din dator. 10. Checka in & ut på kurs 10.1 Incheckning Syftet med incheckning är flera: Avprickning på vilka som faktiskt kommer på kursen Vid ev. brandutrymning eller liknande finns en aktuell lista på vilka som faktiskt befunnit sig på kursen. Gör så här: 1. När kursen är i gång går kursteamet till fliken "Incheckning/närvaro". 2. När deltagarna kommer till kursen checkar man in deltagarna. Man kan checka in en och en eller alla samtidigt Utcheckning & rapportering Alla kurser som går i Scouternas folkhögskolas regi måste rapporteras till Folkbildningsrådet. Detta gör ni i samband med Utcheckningen av deltagarna på kursen. Därefter rapporterar folkhögskolans administratör detta till Folkbildningsrådet. Viktigt här är att skilja på är att rapportering, intyg (godkänd eller inte) och fakturering är tre olika saker. För att bli rapporterad till Folkbildningsrådet behöver man delta mer än 50% av kursen men för att bli godkänd av Folkhögskolan och få intyg behöver man delta på hela kursen och faktura den som deltagit (oavsett hur mycket) eller som inte dök upp på kursen utan att ha avanmält sig i tid och/eller lämnat in sjukintyg. Så därför behöver du efter kursen avslutat, göra följande: 1. Gå till kursen och fliken Incheckning/närvaro) 2. Om deltagarna inte redan är incheckade, gör det! 3. Checka sedan ut alla deltagarna 4. Ni behöver nu göra två inställningar per deltagare. Välj om personen: deltog eller inte slutförde kursen eller inte 8 (10)

9 Om deltagaren har deltagit på: Deltog Kursen har slutförts hela kursen (100%) och därmed är godkänd Personen kommer då få faktura, kommer rapporteras och får kursintyg. Ja mer än 50% av kursen, men inte är godkänd eftersom han/hon inte deltog på hela kursen (vilket är ett krav för att få godkänt) Personen kommer rapporteras och faktureras men får inte kursintyg. Nej mindre än 50% och hade giltiga skäl (sjukintyg, avanmäld i tid) Personen kommer inte rapporteras, inte få faktura eller intyg Avanmäl personen från Individuellt anmälda deltagare mindre än 50% utan giltiga skäl, eller dök inte upp, inte avanmält sig. Personen kommer inte rapporteras eller få intyg. Däremot skickar vi faktura. Nej 5. När alla deltagare har rätt inställning, glöm inte att spara (grön knapp) 6. Avsluta med att "Uppdatera CV. 7. Klicka sedan på "Alternativ/Finalise kurs" Obs! Innan ni klickar på "Finalise kurs" måste ni också ha avanmält dem som inte ska ha en faktura! 8. Ett hänglås dyker upp vid sidan av kursens rubrik. Inget går att ändra, allt är stängt! Och hos Frida dyker den upp som fakturerings- och rapporteringsbar. Rapporteringen av kursen är nu klar! 11. Fakturering Därefter fakturerar Scouternas folkhögskola deltagarna. Fakturan skickas till deltagaren eller dennes kår/distrikt beroende på vad deltagaren fyllt i vid ansökan. Frågor om fakturor och betalning hanteras av Frida Furberg, folkhogskola@scouterna.se 12. Intyg 12.1 Få intyg i förväg Om kursteamen önskar få intygen i förväg för att kunna dela ut på kursen, gäller samma som tidigare. Kontakta kursadministrationen på folkhogskola@scouterna.se minst 2 veckor före kursen då intygen skall delas ut. 9 (10)

10 12.2 Intyg efter kursen Om inte intyg delas ut på kursen kommer kursadministrationen (Frida) automatiskt skicka ut intyg efter avslutad kurs, i samband med fakturering Digitala intyg Så snart vi är klara med att skapa mallen för våra digitala intyg samt för en del rutiner kring digitala intyg kommer deltagarna kunna hitta sina intyg under en ny flik som heter CV I Scoutnet. Denna syns inte idag. Här kommer man också se vem kursen är bekräftad av (kursansvarige). Alla kurser from årsskiftet 2019 kommer finnas i denna nya funktion. Detta betyder också att Kårutildningsansvariga ska kunna gå in och se vilka i kåren som gått en viss utbildning och de slipper själva manuellt lägga in kurserna framöver. De kurser som eventuellt redan har blivit manuellt registrerade före 2019 kommer att migreras till det nya gränssnittet. 13. Kontaktuppgifter Behörighet Ser du inte de flikar som beskrivs i lathunden, eller inte lyckas göra som beskrivet har du antagligen fått fel behörighet. Kontakta din regionala utbildningrgupp fsom lägger till rätt behörighet för dig. Har du frågor om själva rapporteringen av en specifik kurs Har jag gjort rätt? Stämmer det här? Har du fått den här kursen nu? Kontakta folkhögskolans administratör för scoutledarutbildningar, folkhogskola@scouterna.se Deltagare Frågor från deltagare som inte kan anmäla sig sig till en kurs och inte kan logga in, hänvisar ni dem: i första hand till den i deras scoutkår som är ansvarig för medlemsregistrering. i andra hand till Scoutnet-supporten, som är Scoutnet@scouterna.se 10 (10)