Olofström kommun. Granskning av biståndshandläggning. KPMG AB 15 maj 2013 Antal sidor: 11

Transkript

1 Granskning av biståndshandläggning KPMG AB 15 maj 2013 Antal sidor: KPMG AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG

2 1T1.1T 1TSammanfattning1T 1T2.1T 1TBakgrund1T 1T3.1T 1TSyfte1T 1T4.1T 1TUtredningskriterier1T 1T5.1T 1TAnsvarig 1T6.1T 1TMetod1T 1T7.1T 1TOrganisation1T 1T8.1T 1TAktgranskning1T 1T9.1T 1TKvalitetsarbete1T Innehåll nämnd1t T7.11T 1TRutiner1T 4 1T7.1.11T 1TUtredningstider1T 4 1T7.1.21T 1TUppföljningar av biståndsbeslut1t 4 1T7.1.31T 1TBiståndsbeslut kopplade till budget och ekonomi.1t 5 1T7.1.41T 1TRiktlinjer1T 5 1T7.1.51T 1TTidsbegränsade beslut1t 5 1T7.1.61T 1TSchablontider1T 6 1T7.1.71T 1TIntern Kontrollplan1T 6 1T7.1.81T 1TGenomförandeplaner1T 6 1T7.1.91T 1TPreventiva/Förebyggande insatser1t 7 1T7.21T 1TKommentar1T 7 9 1T8.11T 1TKommentar1T T9.11T 1TVardagligt utvecklingsarbete1t 10 1T9.21T 1TRutiner för rollfördelning mellan biståndshandläggare och utförare1t 11 1T9.31T 1TSamverkan1T 11 1T9.41T 1TKommentar1T KPMG AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG

3 1. 0BSammanfattning Chefen för biståndshandläggarna är också chef för enhetscheferna. Detta betyder att denna chef ansvarar för både myndighetsutövning och verkställighet. Vi anser att det finns risker med en organisation där chefen ansvarar för både myndighetsutövning och verkställighet. Vi anser att riktlinjerna är för allmänt hållna och för vaga rent generellt. Särskilt boende är ett område där riktlinjerna tydligt behöver utvecklas. Denna uppfattning delas inte helt av ansvarig chef då de tycker att riktlinjerna är adekvata. Dessutom inväntas nationella riktlinjer innan man utvecklar dessa. De icke tidsbegränsade beslut som finns i s biståndsbedömning innebär att riskerna ökar för att besluten inte följs upp om inte uppföljningar påkallas av annan orsak t.ex. den enskilde, eller personal. Nämnden har en bristande internkontroll av den egna biståndsbedömningen. Detta innebär att ingen kontinuerlig kontroll funnits om huruvida de beslut som fattas är rättvisa och likvärdiga. Nämnden bör utveckla det interna arbetet vad gäller att jämföra biståndsbeslut mellan handläggare för att på detta sätt få en tydligare och rättvisare bedömning mellan handläggare. Förvaltningen är medveten om detta och har väntat in nationella riktlinjer för att då kunna utveckla den interna kontrollen. Ett annat stort utvecklingsområde för nämnden är att koppla ekonomisk medeltilldelning med biståndsbedömning. Det är av vikt inom äldreomsorg att använda vårdtyngd som variabel i samband med medelstilldelning. Då båda verksamheternas insatsmängd är starkt kopplad till vårdtyngd har vi svårt att se att en rättvis tilldelning av medel kan göras i nuvarande form. Vi gör bedömningen att det krävs samverkan mellan hemsjukvården och biståndshandläggningen i högre grad. Vår bedömning är att flertalet ärenden är i god ordning och adekvata utifrån praxis. De ger ett neutralt och bra tjänstemannamässigt intryck. Vad gäller samverkan mellan handläggare och enhetschefer påtalar flera intervjuade att detta fungerar på ett bra sätt. Det anser både intervjuade chefer och biståndshandläggare. Preventiva insatser finns i begränsad omfattning i kommunen men dessa sätts i hög grad bara in då det är påkallat och medicinskt nödvändigt. Långsiktigt förebyggande arbete finns ingen utpräglad satsning inom kommunen. Från årsskiftet 2013 ligger ansvaret inom hemrehabilitering på kommunen varför detta måste vara ett av de viktigaste områden i hela verksamheten det kommande året att arbeta med. Socialnämnden bör noggrant bevaka detta. 1

4 2. 1BBakgrund 3. 2BSyfte Kommunrevisionen i Olofström gav KPMG i uppdrag att granska hur Socialnämnden arbetar för att bedriva en god och ändamålsenlig biståndshandläggning av äldreomsorgen och omsorgen i. Rättssäkerheten för äldre personer inom socialtjänstens område har under senare år fått en ökad uppmärksamhet bland annat på grund av att beviljade insatser inte alltid verkställs inom rimlig tid. Socialtjänstlagen ger också utrymme för att en kommun som underlåter att utan skäligt dröjsmål verkställa en insats beslutad, av domstol kan erläggas en avgift. Vidare är det viktigt att kommunen har en uppföljning av biståndsbeslut både i innehåll och i omfattning. Verkställighet av beslut som inte stämmer överens med biståndsbeslutet kan bli rättsosäkert för den enskilde samt kostsamt för kommunen. Kommunrevisionen har mot bakgrund av ovanstående, givit KPMG i uppdrag att granska hur processen på äldreomsorgens område gällande utredning, bedömning och beslut samt överförande av beslut till verkställighet inom socialnämndens ansvarsområde genomförs avseende biståndsinsatser för äldre enligt Socialtjänstlagen (SoL). Kommunrevisionen har gjort bedömningen att uppföljning av utredning, beslut och verkställighet av biståndsinsatser för äldre är en avgörande process för såväl kvalitet som kostnader i verksamheten. Det övergripande syftet med granskningen är att bedöma om biståndsbedömningen för äldre genomförs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Vi har därför granskat om: Det finns riktlinjer av ansvarig nämnd som stöd för biståndsbedömning? Hur sker tolkningen av regler och riktlinjer kring biståndsbedömningen? Det finns rutinbeskrivningar för handläggning och uppföljning av biståndsprövningar? Det finns gemensamt förhållningssätt och bedömningsgrunder mellan biståndshandläggare? Det finns riktlinjer för när omprövning och uppföljning av biståndsbeslut skall göras? 2

5 4. 3BUtredningskriterier Vi har bedömt om verksamheten, i tillämpliga delar, uppfyller: Socialtjänstlagen 2001:453 (SoL) Förvaltningslagen 1986:223 (FL) Politiska beslut, interna riktlinjer och rutinbeskrivningar 5. 4BAnsvarig nämnd 6. 5BMetod Granskningen avser Socialnämndens verksamhetsområde. Granskningen genomfördes genom: Dokumentstudie av relevanta dokument: - Riktlinjer/praxis - Arbetsrutiner för handläggning - Delegationsförteckning - Delegationsordning - Organisationsschema - Intern Kontrollplan Intervjuer med berörda tjänstemän - Chefer - Biståndshandläggare - Politiker - Vård och omsorgspersonal (Hemtjänst särskilt boende) 3

6 7. 6BOrganisation Det huvudsakliga arbetet för biståndshandläggarna innebär att man hanterar ansökningar från individer som ansöker om biståndshjälp inom äldreomsorgen(solärenden). Detta arbete innebär att man träffar individer och eventuellt deras anhöriga. Tjänstemännen har också kontakt med andra myndigheter då detta är behövligt. Deras behov och förutsättningar prövas mot de aktuella lagar SoL (socialtjänstlagen), och FL(förvaltningslagen) som styr verksamheten. 3.0 Årsarbetare ansvarar för biståndshandläggning inom äldreomsorgen. Chefen för biståndshandläggarna är också chef för enhetscheferna. Detta betyder att denna chef ansvarar för både myndighetsutövning och verkställighet BRutiner Gruppen är indelad efter ansvarsområden som i baseras på geografiskt område. Alla utredarna är vidare placerade centralt. I samband med nyansökningar görs ett hembesök där diskussioner förs med den enskilde och eventuellt anhöriga om den enskildes behov och vardagliga situation. Samtal förs även med landstinget och andra externa aktörer. Samtliga intervjuade handläggare påtalar att flertalet beslut meddelas muntligt i samband med fysiskt besök på plats hos brukare i samband med besök. Team-möten där biståndshandläggare träffar enhetschefer och personal finns regelbundet BUtredningstider De intervjuade har i samtliga fall sagt att de klarar av att hålla de lagstadgade utredningstider som finns. Aktgranskningen bekräftar att utredningar görs inom lagstadgad tid. Samtliga intervjuade handläggare påtalar att flertalet beslut meddelas muntligt i samband med fysiskt besök på plats hos brukare i samband med besök BUppföljningar av biståndsbeslut Socialstyrelsens allmänna råd (SOSFS:2006:5) påvisar att uppföljningar och omprövningar av ärenden kan och skall göras då förhållanden ändras vilka påverkar hjälpbehovet. Då inga förändringar förväntas skall en uppföljning göras minst en gång per år. Vår granskning visar vidare att Socialnämnden inte har tillräcklig uppföljning av beslut och av kommunens handläggning. Rutiner finns men uppföljningar saknas. Nämnden får således heller ingen kontinuerlig information av detta. Det finns bra rutiner för sedvanlig uppföljning av beslut. Dock finns inga tidsbegränsade beslut vilket innebär att man inte får en automatisk påminnelse om uppföljning via datasystemet. Intervjuerna har givit att det finns synpunkter på att de vill träffas mer regelbundet. Detta skulle enligt de intervjuade bidra till att få en mer enhetlig handläggning. Tiden 4

7 finns dock inte idag. Sakgranskningen påtalar att det finns regelbundna träffar varför förvaltningen kanske behöver diskutera innehållet i träffarna för att de skall bli tydligt vad syftet är och att alla förstår detta BRutiner för ärendehandläggning Samtliga intervjuade handläggare påtalar att flertalet beslut meddelas muntligt i samband med fysiskt besök på plats hos brukare i samband med besök. Detta ser inte de intervjuade som ett problem då de anser att de inte beslutar om något de känner sig osäkra på. Detta tar de då med sig tillbaka till kontoret för diskussion. Känner de sig säkra i ärendet meddelas dock muntligt besked om beslut varefter beslutet skrivs i efterhand BBiståndsbeslut kopplade till budget och ekonomi. Biståndsbesluten i Olofström är inte kopplade till fördelning av resurser i vare sig funktionshinder eller äldreomsorg. Detta innebär att vårdtyngd inte är en variabel då man fördelar pengar utifrån biståndsbesluten. I stället använder man sig av vårdtyngd som mätning vid andra tillfällen under året. Det är då ansvarig chef som ansvarar för denna mätning enligt en modifierad Junkkamodell: I intervjuerna påtalas att detta är ett utvecklingsområde för nämnden BRiktlinjer Socialnämnden har riktlinjer för biståndsbedömning (SoL)antagna De har inte reviderats de senaste två åren. Dessa riktlinjer påtalar vikten av att personalen gör sitt uppdrag tydligt och med utgångspunkt från den enskildes resurser. Riktlinjerna påtalar vikten av att varje beslut skall ha en bedömning som utgår från individen. Det saknas flera väsentliga områden där nytillkomna regler som t.ex. kommunalt ansvar för semesterboende helt saknas. Inom tre områden i riktlinjerna gör vi bedömningen att Socialnämnden behöver utveckla och förtydliga. Främst gäller det korttidsplatser och växelvårdplatser. Ledsagarservice är ett annat område som brister i riktlinjerna och måste tydliggöras. Alla handläggarna påtalar att det som gäller vid biståndsbeslutet social aktivering är max 1 h i veckan. Detta framgår inte i riktlinjer och ej heller i något officiellt beslut som socialnämnden fattat. Här har intervjuerna visat att man från tjänstemannahåll är medvetna om de bristande riktlinjerna och att det är ett viktigt utvecklingsområde för nämnden BTidsbegränsade beslut Rutiner kring tidsbegränsade beslut är att merparten av besluten inte tidsbegränsas. I samband med att beslutet är på väg mot avslut skall en uppföljning göras och ett nytt beslut fattas. Då tidsbegränsning inte finns på besluten är riskerna betydligt större att uppföljningar inte görs alls eller att man inte håller de tider på 12 månader som Socialstyrelsen anser vara rimligt. Intervjuer visar på att handläggarna upplever att det är tidsmässigt långa beslut och att de inte följer upp beslut tillräckligt som en följd av denna tidssättning. 5

8 BMålformuleringar kopplade till beslut Intervjuer och aktgranskningar visar på att mål kopplade till besluten helt eller delvis saknas. Intervjuerna visar på att målsättningar med insatserna i stort inte skrivs. Målsättningar med insatser är viktiga för att korrekta uppföljningar skall kunna göras med insatserna. De mål som idag skrivs är så generella att det är omöjligt i en uppföljning att mäta dem samt att därmed följa upp dem. Detta arbete bör nämnden prioritera att utveckla BSchablontider Socialnämnden har infört schablontider i biståndsbedömningen av hemtjänsten sedan tidigare. Detta innebär att många ärenden får en schablontid i samband med att ett beslut fattas genom IT-verktyget Pro Capita. Schablontiderna påverkar dock inte utförandet då enheterna själva använder den tid som de anser sig behöva. Således har schablontiderna i Olofström ingen reell funktion då de inte påverkar sig vare sig budget eller schemaläggning. Eftersom schablontiderna inte är kopplade till budget ser alla chefer heller ingen anledning till att använda dessa mer än man gör Det är dock olika då vissa chefer använder schablontider i sin planering och sin schemaläggning BIntern Kontrollplan Olofströms interna kontrollplan är upprättad 2012 och revideras Den innehåller sex områden där man kan se en koppling till biståndshandläggning. Det handlar bl.a. om ett stickprov av utförd tid. Slumpmässigt urval vid två provtillfällen per år skall göras. Det berör också genomförandeplaner. Här påtalas att alla brukare skall ha en genomförandeplan och att den skall följas upp. Vi har gått igenom samtliga protokoll för Vi har i dessa inte kunnat se att någon genomgång av dessa mål har gjorts som redogjorts för de politiska företrädarna. I samband med sakgranskning påtalar företrädare att den numera är genomförd. Denna interna kontrollplan innehåller flertalet områden som berör allmän uppföljning av biståndsbeslut. Speciellt viktigt anser vi stickprov av utförda biståndsbeslut vara men även jämförelse mellan handläggning är prioriterade områden. Vi ser denna grund som positiv för socialnämnden BGenomförandeplaner Enligt Socialstyrelsens allmänna råd skall alla verkställighetsbeslut, dvs. de biståndsbeslut som enheterna skall verkställa, innehålla en genomförandeplan. Denna plan skall innehålla en redovisning av hur verksamheten tänker utföra det bestämda biståndsbeslutet. Planen skall fattas i samråd med den enskilde eller om den enskilde inte är kapabel att fatta beslut, deras anhöriga eller utsedd god man. Denna genomförandeplan skall sedan följas upp av nämnden. Intervjuer visar att främst inom området särskilt boende (äldreboenden med fast personal på plats), finns genomförandeplaner, medan hemtjänstbeslut (ordinärt boende) till viss del saknar genomförandeplaner. Vår granskning visar på att Socialnämnden inte följer upp vare sig biståndsbeslut eller genomförandeplaner i tillräcklig omfattning bortsett från mindre stickprov gjorda 2012 av funktionshinderomsorgen på äldreomsorgen och tvärtom. Tanken är att detta skall utökas

9 Samtliga intervjuade påtalar detta som ett mycket stort utvecklingsområde för nämnden. Intervjuerna visar på att målsättningar med insatserna i stort inte skrivs. Målsättningar med insatser är viktiga för att genomförandeplanerna skall kunna följas upp på ett korrekt sätt. Målen skall finnas med som en del i genomförandeplanerna. Detta framgår i de riktlinjer som finns inom förvaltning men behöver utvecklas i det vardagliga arbetet. Det är viktigt att det tydligt framgår i genomförandeplaner att den enskilde varit delaktig i utformningen av insatsen då detta är tydligt lagstadgat (SoL 5kap5 3st. Dock skall påtalas att utformningen av målen i genomförandeplanerna är avhängig av att målen i biståndsbesluten är tydliga vilket de inte är idag BPreventiva/Förebyggande insatser Intervjuerna visar att Socialnämnden idag saknar en långsiktig struktur vad gäller preventiva/förebyggande insatser. Förutsättningarna inom kommunen finns då man numera har helhetsansvar för hemsjukvården. Detta innebär att kommunen har ansvar för rehabiliterande insatser såsom arbetsterapi och sjukgymnastik. Det saknas enligt intervjuer skriftlig dokumentation i kommunen som avser rehabiliterande insatser samt vardagliga preventiva insatser. Dock skall påtalas att detta arbete är inne i sin linda eftersom man nyligen tagit över ansvaret för hemrehabilitering men är ett mycket viktigt område och skall det bli ett kontinuerligt och omfattande arbete med hemrehabilitering krävs genomgripande planering och politiska beslut. Ett kontinuerligt arbete finns i kommunen och det är arbetet Senior Alert. Senior alert är ett kvalitetsregister som finns tillgängligt via webben där varje person, 65 år eller äldre, registreras med riskbedömning, vidtagna åtgärder och resultat inom områdena fall, undernäring, trycksår och munhälsa. Detta arbetet är påbörjat om än inte utvecklat BKommentar Särskilt boende är ett område där riktlinjerna tydligt behöver utvecklas. Överhuvudtaget kan sägas att riktlinjerna är tunna och tar upp varje område oerhört lite och saknar egentlig vägledning på många områden. Vår granskning visar på att enheten är i behov av revidering av rutiner. Speciellt gäller detta nämnda riktlinjer men också handläggningsrutiner. Det saknas också målformuleringar kopplade till biståndsbeslut. Detta får till konsekvens att det blir svårt att följa upp biståndsbeslut men även att det blir svårt att hantera genomförandeplaner. Socialnämnden brister inom detta område får till konsekvens att det finns risker för att människor har längre insatser än vad de skulle behöva. För den enskilde innebär detta att det som framgår i SoL 4 kap 1 3st Biståndet skall utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv blir svårare för nämnden att uppfylla. Det är rimligt att kommentera det faktum att handläggarna fattar snabba beslut. I normalfallet fattas ett beslut inom 7 dagar. I flertalet fall fattas dessutom beslut vid sittande bord. Detta får till konsekvens att Olofström har en oerhört hög servicenivå. Det är självklart positivt att man har höga serviceambitioner men risken när man fattar beslut så snabbt är att besluten inte blir tillräckligt genomarbetade och att det läggs en press på handläggaren att fatta beslut 7

10 alldeles för fort. Vi har största respekt för kunnandet hos den enskilde handläggaren men det kan aldrig vara rimligt att fatta beslut vid sittande bord. Dialogen med samarbetspartners kan också med så snabba handläggningstider bli lidande och vi vill påtala att det är fullt rimligt att fatta beslut inom tre veckor från det att en ansökan kommer in. Vid akuta behov får man hitta tillfälliga lösningar men ett formellt beslut skall få en rimlig utredningstid.. Nämnden bör för att få en tydlig bild av hur genomförandeplaner fungerar införa stickprov direkt i verksamheten för att på detta sätt få en tydlig bild om genomförandeplaner görs i enlighet med de riktlinjer som förvaltningen satt upp. De icke tidsbegränsade beslut som finns i s biståndsbedömning innebär att riskerna ökar för att besluten inte följs upp om inte uppföljningar påkallas av annan orsak t.ex. den enskilde, eller personal. Socialstyrelsen har i sina rekommendationer för biståndsbedömning påtalat att kommunen minst en gång per år skall följa upp ärenden oaktat om det är påkallat eller inte. Vi delar dock nämndens bedömningar att t.ex. trygghetslarm är ärenden av karaktären att de inte behöver följas upp då det blir helt onödig administration. Genomförandeplaner skall finnas i alla insatsärenden. Enligt intervjuade chefer och handläggare har arbetet påbörjats inom särskilt boende och hemtjänsten. Enligt intervjuer med flera andra tjänstemän skiljer dock mycket i arbetet mellan olika enheter. Riktlinjerna antagna av nämnden påtalar inte vikten av att alla beslut har en genomförandeplan. I SoL 4 kap 5, framgår att Den äldre personen ska, så långt det är möjligt, kunna välja när och hur stöd och hjälp i boendet och annan lättåtkomlig service ska ges, Utifrån de intervjuer vi gjort kan vi konstatera att det är svårt att säga att detta område fungerar tillfredsställande då olika svar kommer huruvida det finns eller inte. Socialnämnden bör införa uppföljningsrutiner direkt i verksamheten för detta område. Vi anser att olika bilder som kommer fram rörande genomförandeplaner innebär att det blir extra viktigt med uppföljningar varje år av detta område. Detta bör sedan redovisas skriftligt till nämnden. Nämnden har en bristande internkontroll av den egna biståndsbedömningen. Detta innebär att ingen kontinuerlig kontroll funnits om huruvida de beslut som fattas är rättvisa och likvärdiga. Nämnden bör utveckla det interna arbetet vad gäller att jämföra biståndsbeslut mellan handläggare för att på detta sätt få en tydligare och rättvisare bedömning mellan handläggare. Detta bör också redovisas till Socialnämnden en gång per år. Den interna kontrollplan som nämnden satt upp har inte i tillräcklig grad följts upp. Vår granskning visar att det inte under 2012 går att utläsa att någon skriftlig genomgång gjorts och ej heller vilka åtgärder som är vidtagna. Sakgranskningen visar att detta har granskats och gåtts igenom efter denna granskning. Preventiva insatser finns i viss omfattning i kommunen men dessa sätts i hög grad bara in då det är påkallat och medicinskt nödvändigt. Intervjuerna visar att det inte finns ett kontinuerligt förebyggande arbete för de som får insatser via biståndshandläggarna. Dock ligger inte hemrehab inom samma enhet som biståndsbedömningen vilket enligt intervjuerna förklarar ett bristande samarbete delvis. Ansvaret för hemrehabilitering har tidigare inte legat på kommunen. Från årsskiftet 2013 ligger dock ansvaret inom detta 8

11 område på kommunen varför detta måste vara ett av de viktigaste områden i hela verksamheten det kommande året. Socialnämnden bör noggrant bevaka detta. Ett annat stort utvecklingsområde för nämnden är att koppla ekonomisk medeltilldelning med biståndsbedömning. Det är av vikt inom äldreomsorg att använda vårdtyngd som variabel i samband med medelstilldelning. Då verksamhetens insatsmängd är starkt kopplad till vårdtyngd har vi svårt att se att en rättvis tilldelning av medel kan göras i nuvarande form. Det finns uppenbara risker och att medeltilldelningen saknar rättvisa och relevans. Flera intervjuer påtalar dock att det inte finns riktiga resursfördelningssystem i stort i kommunen vilket också gäller socialnämnden. Här påtalar dock ansvariga att den vårdtyngdsmätning (Junkka) som görs två gånger per år ger en vårdtyngdsvariabel som är bra. Flera intervjuade påtalar dock att denna mätning inte görs i anslutning till att medeltilldelning skall göras och därför ofta är helt inaktuell. Nämnden bör utveckla detta och diskutera tidpunkterna för mätningen. Detta är av central betydelse för kommunen möjlighet att få en bra och rättvis medeltilldelning och vad gäller socialnämnden bör detta utvecklas snarast eller bör man uppdatera den nuvarande så den blir gjord i anslutning till budgettilldelningen. 8. 7BAktgranskning Aktgranskning har gjorts av 25 ärenden inom äldreomsorgen. Detta innebär att resultatet endast går att betrakta som ett stickprov samt att det ej kan tas som helhetsbild för hur biståndsbedömningen dokumenteras. Flertalet granskade utredningar visar på korrekta och välskrivna utredningar. Tonen är myndighetsmässig och korrekt. Detta gäller både hemtjänst och korttidsboende. Här finns, med tanke på god kompetens inom biståndshandläggarorganisationen, goda möjligheter för nämnden att kräva interna redovisningar av dessa områden till Socialnämnden minst en gång per år. Detta är ett sätt för nämnden att få en internkontroll som bidrar till likvärdiga bedömningar. Flera ärenden hade beslut om omsorgsinsatser där vi anser att beslutet skulle kunna prövas mot behov av sociala insatser. Då vår insyn varit begränsad uppmanar vi nämnden att internt granska detta. Det är av vikt att människors behov av social kontakt inte kräver att man får insatser som man skulle kunna klara själv bara för att man har kontaktbehov. I flera ärenden går det inte att följa att en ny utredning har gjorts i samband med utökning av timmar i hemtjänstärende. Detta bekräftas också delvis i intervjuer då några handläggare påtalar att dessa utredningar ibland inte görs så utförligt som det är önskvärt. Utifrån det underlag som vi granskat går det inte att påtala att biståndsbedömningen är mer generös än i genomsnittskommunen. Här påtalar dock hemtjänstpersonal att de anser att många ärenden har för mycket tid. Dock skall påtalas att denna bedömning görs baserat på subjektiv upplevelse. Nämnden kan genom regelbundna och mer kontinuerliga uppföljningar granska detta. Då vi bedömer detta gör vi det utifrån vår erfarenhet från många kommuner och ett stort antal aktgranskningar. Vår granskning av akter är dock väldigt begränsad i omfattning. Det som är speciellt för Olofström är att besluten inte är tidsbegränsade och därför medför risker för att uppföljningar blir lidande. Detta i sin tur ger risker för att beslut har mer tid än de skulle behöva ha. 9

12 Dessutom vill vi påtala möjligheten att använda underlag från arbetsterapeuter och sjukgymnaster i samband med hantering av biståndsbeslut. Detta är ett viktigt underlag för att biståndshandläggarna skall kunna hitta rätt biståndsbeslut och minimera insatser i ordinärt boende. Granskningen visar inte tydligt att kommunicering av alla beslut görs. Vid samtal med handläggare och enhetschef påtalas dock att detta är rutin och att detta görs i samtliga ärenden. Då vi granskat i IT-systemet och inte till vardags arbetar i detta system vill vi bara uppmana nämnden att internt granska denna del vid stickprovsgenomgång. Dock påtalas i sakgranskning att detta är gjort i varje ärende BKommentar Vår bedömning är att flertalet ärenden är i god ordning och adekvata utifrån praxis. De ger ett neutralt och bra tjänstemannamässigt intryck. Vår bedömning visar på att besluten till viss del är av olika bedömningsnivå. Vi menar således att flera ärenden har en subjektiv bedömning. Vi anser dock att det är svårt att få en enhetlig bedömningsnivå i äldreomsorgens biståndsenhet eftersom vissa riktlinjer för ärendehantering delvis saknas. Speciellt viktigt är det att det införs rutiner på enheten där handläggarna får granska fiktiva fall för att på detta sätt kunna jämföra bedömningsnivå. Detta gäller speciellt ärenden där korttidsboende och särskilt boende beviljats. Även stora ärenden i hemtjänst är viktiga i denna jämförelse. Då inga tydliga rutiner finns för bedömningsnivåer, anser vi, att det finns risker för en godtycklig biståndsbedömning i dessa ärenden. Det finns områden som speciellt bör uppmärksammas. Speciellt vill vi uppmärksamma korttid och särskilt boende då kriterier och riktlinjer för dessa beslut måste förtydligas för att få en enhetlig och rättvis bedömning inom kommunen. Som tidigare nämnts anser vi att en utgångspunkt i att man skall bevilja, kan vara bra ur ett trygghetsperspektiv för den enskilde. Detta kräver dock att det finns tydliga riktlinjer för att minimera en godtycklig handläggning. Trots våra påtalade utvecklingsområden anser vi att handläggare i intervjuer och i det skriftliga material vi tagit del av agerar professionellt och sakligt. Vi ser inte heller att besluten är ovanligt generösa eller felaktiga. 9. 8BKvalitetsarbete BVardagligt utvecklingsarbete De anser att de har gedigen fortbildning och de anser sig vara priviligerade vad gäller utbildningsmöjligheter. Detta gäller speciellt fortbildning och handledning. De intervjuade uppger att de har regelbundna arbetsplatsträffar. 10

13 9.2 13BRutiner för rollfördelning mellan biståndshandläggare och utförare Vår granskning visar på att skriftliga rutiner kring detta saknas i riktlinjerna. Vi anser att detta kan utvecklas. Rutiner för detta är viktigt för att det skall vara tydligt inom organisationen vilka områden som vilken tjänsteman ansvarar för. Tydlighet mellan tjänstemän är viktigt för att handläggares beslut skall följas och att ansvar för utförare kan utkrävas BSamverkan Biståndshandläggarna inom äldreomsorgen sitter tillsammans och intervjuerna visar på att det finns aktiv samverkan. Den samverkan som finns på ett naturligt sätt eftersom de sitter tillsammans skulle dock kunna utvecklas då de anser att de inte träffas tillräckligt frekvent. Detta är enligt samtliga intervjuade ett utvecklingsområde för nämnden. Flertalet intervjuade biståndshandläggare upplever att det finns både positiva och negativa effekter av att sitta centralt. Att sitta och ha daglig kontakt med chefer medför att man får större möjligheter till samsyn. Det finns dock större risker för att man blir påverkad i sin myndighetsutövning. Samtliga intervjuade påtalar dock att det finns respekt mellan chefer och de som hanterar myndighetsutövning. Samverkan med primärvård fungerar enligt flera intervjuade på ett bra sätt även om det i intervjuerna framkommer att de ibland upplever att ärenden från sjukhus läggs på kommunen trots att de inte alltid är färdigbehandlade. Vad gäller samverkan mellan handläggare och enhetschefer påtalar flera intervjuade att detta fungerar på ett bra sätt. Det gäller från både chefers sida och från biståndshandläggare BKommentar Vår bedömning är att samverkan mellan handläggarna måste förbättras och att enheten för myndighetsutövning inom äldreomsorg behöver skapa en kontinuitet i samverkansarbetet. Framförallt bör tid avsättas för samverkansmöjligheter. I samband med sakgranskning påtalar ansvarig chef att hennes bedömning är att det finns möjlighet i vardagen till diskussioner och utvecklingsarbete. De kommer att diskutera detta i arbetsgruppen. Samverkan mellan enhetschefer och handläggare är enligt de intervjuade positivt och fungerar bra. KPMG, dag som ovan Tommy Nyberg Seniorkonsult 11