Patientsäkerhetsrapport för elevhälsans medicinska insatser (EMI) i utbildningsverksamheten år 2018 UN/2019/64

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Utbildningsnämnden Lena Carlsson Tf Verksamhetschef EMI Telefon Patientsäkerhetsrapport för elevhälsans medicinska insatser (EMI) i utbildningsverksamheten år 2018 UN/2019/64 Förvaltningens förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att godkänna patientsäkerhetsberättelsen för EMI i utbildningsverksamheten år Sammanfattning av ärendet I Utbildningsnämndens patientsäkerhetsberättelse görs en kartläggning av elevhälsans medicinska insatser för år 2018 med kvalitetsmått för verksamhetsansvar, personalresurser, verksamhetens arbete, lokaler och utrustning samt elevernas inlärningsmiljö/emi s arbete i elevhälsan. Inkomna avvikelserapporter har sammanställts, analyserats och kommer att återges till verksamheten för att undvika att avvikelser upprepas. Ingen inkommen avvikelse har lett till allvarlig vårdskada. Mål för år 2019 är att vårdgivaren genom delegationsordning utser verksamhetschef för att påbörja och följa det systematiska kvalitetsarbetet som krävs för verksamehten. TJÄNSTESKRIVELSE Ekonomiska konsekvenser Ärendet i sig har inga ekonomiska konsekvenser. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Patientsäkerhetsberättelse 2018 Utbildningsnämnden Barnkonventionskonsekvenser Utifrån ett barnperspektiv är det viktigt att patientsäkerheten för kommunens elever systematiskt följs upp för att säkerställa att barns och elevers hälsa, lärande och utveckling följer uppsatta mål utifrån lagar och förordningar. Rapporten definierar verksamhetens förbättringsområden och åtgärder som behövs för att målen ska uppnås. Detta bidrar till att utbildningsverksamheten under nästkommande år kan Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: Nykvarn Telefon Fax (2)

2 arbeta med förbättringar i verksamheten vilket ska gynna barns och elevers lärande och utveckling i skolmiljön. Verksamheten ska utveckla ett systematiskt kvalitetsarbete i ett ledningssystem som grund för elevhälsans medicinska insatser. Genom ett strukturerat arbetssätt kommer verksamheten kunna utvecklas och i framtiden följas upp på ett patientsäkert sätt för skolbarnen. Susanne Englund Utbildningschef Beslutet expedieras till Kommunstyrelsen Utbildningskontoret inklusive rektorer och förskolechefer Akten Lena Carlsson Tf verksamhetschef EMI TJÄNSTESKRIVELSE Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: Nykvarn Telefon Fax (2)

3 Patientsäkerhetsberättelse år 2018 Elevhälsans Medicinska Insatser (EMI) i Nykvarn kommuns grundskolor UN/2019/64 Ansvarig för innehållet: Lena Carlsson, tf verksamhetschef EMI, Utbildningskontoret 1

4 Innehåll Sammanfattning...3 Inledning...4 STRUKTUR...5 Övergripande mål och strategier...5 Organisation och ansvar...5 Samverkan för att förebygga vårdskador...7 Patienters och närståendes delaktighet...7 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet...8 Klagomål och synpunkter...8 Egenkontroll...9 PROCESS - Åtgärder för att öka patientsäkerheten...9 Riskanalys...10 Utredning av händelser - vårdskador...10 Informationssäkerhet...10 RESULTAT OCH ANALYS...10 Egenkontroll...10 Avvikelser...11 Händelser och vårdskador...12 Mål och strategier för kommande år Bilagor Kvalitetsmått för elevhälsans medicinska insatser; Verksamhetsansvar.. Bilaga 1 Personalresurser... Bilaga 2 Verksamhetens arbete.. Bilaga 3 Lokaler och utrustning. Bilaga 4 Elevernas inlärningsmiljö/emi:s arbete i elevhälsan.. Bilaga 5 Basprogram.. Bilaga 6 Avvikelsematrix.... Bilaga 7 2

5 Sammanfattning Utbildningsnämnden i Nykvarn har främst arbetat med den pedagogiska verksamheten på skolorna medan den medicinska insatsen inte har uppmärksammats. Utan formell medicinsk ledning har skolsköterskor och skolläkare ändå arbetat professionellt utifrån egen kompetens, drivkraft och erfarenhet. De har erbjudit eleverna stöd utifrån skollagen, hälso- och sjukvårdslagen och socialstyrelsen. Däremot hade ingen skrivit avvikelserapporter då de saknade mottagare av dessa. När ny skolchef för utbildningskontoret tillträdde under hösten 2018 gjordes en kartläggning över ansvarsområdet. Det som avvek prioriterades och ledde till påbörjade åtgärder för kommande verksamhetsår. Ett område blev elevhälsans medicinska insatser i grundskolan och en verksamhetschef för EMI kontaktades. Ett annat område var särskoleplaceringar, då kommunen saknar särskola i egen regi, och en utredare tillsattes för detta. De viktigaste åtgärderna för patientsäkerheten som vidtagits under 2018 var att uppmärksamma och påbörja arbetet med att åtgärda bristerna i ledning och rutiner. Genom uppdatering av delegationsordning kan vårdgivaren utse en verksamhetschef och medicinskt ansvarig för verksamheten. Utifrån retroaktivt inkomna avvikelserapporter har ingen lett till allvarlig vårdskada. Däremot är det allvarligt att vårdgivaren inte förstått sitt ansvar och handlat tidigare, men nu finns strukturer för ett påbörjat arbete vilket är positivt. Mål inför 2019 är att stärka patientsäkerheten genom att utarbeta rutiner, för att säkerställa att alla elever i kommunen får rätt till samma elevhälsa, utifrån de lagar och författningar som styr verksamheten. Fokusområden är psykisk hälsa och tillväxt för att förebygga ohälsa. Det systematiska kvalitetsarbetet påbörjas genom att: Göra en kartläggning över verksamheten under 2018 och sammanfatta delar till denna patientsäkerhetsberättelse. Utarbeta ett ledningssystem för elevhälsans medicinska insatser. Tillsammans med skolsköterskorna skriva en verksamhetsrapport för läsåret 2018/19. Uppdatera och utveckla rutiner för EMI i gemensamma dokument. Boka regelbundna EMI möten för kompetensutveckling och verksamhetsutveckling. Det blir även ett forum där avvikelserapporter regelbundet analyseras för att undvika att de inte ska upprepas. 3

6 Inledning Nykvarn tillhörde Södertälje kommun till år 1999 då kommunen delades och Nykvarns kommun bildades. Skolan fick en ny huvudman och skolhälsovårdens vårdgivare blev utbildningsnämnden och utförare utbildningskontoret. Detta blev aldrig uppdaterat till vårdgivarregistret som tidigare ansvarades av Socialstyrelsen, numera Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Vid kontroll i vårdgivarregistret fanns ingen aktuell verksamhetschef, medicinskt ledningsansvarig och/eller anmälningspliktig för Lex Maria dokumenterad. En ny skola har påbörjat sin verksamhet vilket inte heller var registrerat. Enligt Socialstyrelsen (SOSFS 2011:9) är vårdgivaren ansvarig för att det finns ett ledningssystem för all hälso- och sjukvård och ett systematiskt kvalitetsarbete. Enligt patientsäkerhetslagen (SFS 2010:659) ska vårdgivaren skriva en årlig patientsäkerhetsberättelse. Den ska redovisa strategier, mål och resultat av arbetet med att förbättra patientsäkerheten. Den ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska arbetet har bedrivits i verksamheten och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. Hösten 2018 hade Nykvarns kommun invånare och är till invånarantal Stockholms läns minsta kommun. I grundskolan går ca elever från förskoleklass till årskurs nio i fyra skolor. Från augusti 2018 är förskoleklass obligatoriskt vilket innebär att barn som är bosatta i Sverige har skolplikt från höstterminen det år då de fyller sex år. De ca 456 gymnasieeleverna hänvisas till andra kommuner och/eller friskolor. Elever inskrivna i särskolan externplaceras eller integreras. Enligt Nykvarns hemsida ska kommunen erbjuda bästa möjliga utbildning och omsorg till barn och unga och visionen är att ha Sveriges bästa skola. Enligt Skolverket och Socialstyrelsen är elevhälsans uppdrag att arbeta hälsofrämjande och förebyggande. Genom att främja elevernas lärande, utveckling och hälsa och att skapa bra miljöer kan inlärningssvårigheter förebyggas. Det finns studier som visar starkt samband mellan god hälsa och goda skolresultat. Skolsköterskan är den enda på skolan som på ett strukturerat sätt träffar samtliga elever individuellt. Under återkommande hälsosamtal och hälsoenkäter lyfts många viktiga frågor som kan, när de fångas på ett professionellt sätt, leda till framgång i elevens skolgång och framtid. Det är angeläget att regelbundet analysera nyckeltal för att ge n rätt resurser att utforma dessa möten på ett optimalt sätt. 4

7 STRUKTUR Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. I Nykvarns årsredovisning för 2018 står följande under analys av ekonomiskt utfall/prognos; Utbildningsverksamheten är en lagstyrd verksamhet. Behov både ur pedagogiskt, socialt och medicinskt perspektiv kan förändras och uppstå med kort varsel vilket verksamheten behöver förhålla sig till och skapa bästa möjliga förutsättningar för. De medicinska insatserna har ett annat lagstöd än övrig elevhälsa och kommer att utvecklas i Nykvarn. Några övergripande mål och strategier för patientsäkerhetsarbetet i syftet att säkra verksamhetens kvalitet finns inte sedan tidigare utan kommer att formuleras under 2019 utifrån lagstöd och inkomna avvikelserapporter. Målet är att rätt personer gör rätt saker på rätt sätt i rätt tid med bland annat ett uppdaterat basprogram och årshjul för EMI. I bilaga 1-5 finns kvalitetsmått för elevhälsans medicinska insatser som underlag för kartläggning och spegling av året De utgör en grund för det påbörjade kvalitetsarbetet och kommer att utvärderas och uppdateras årligen. Kvalitetsmåttet är utarbetat av riksföreningen för skolsköterskor och svenska skolläkarföreningen, Allmänna barnhuset, Barnombudsmannen och a barnnätverket. Där finns en tydlig struktur och översikt kring gällande lagar och författningar som reglerar verksamheten. Kommande år ska vi påbörja arbetet med att hitta hållbara sätt att arbeta med psykisk hälsa genom hälsofrämjande och förebyggande åtgärder vilket är elevhälsans främsta mål. Det är en grundfaktor för att stötta eleverna att klara sina mål. Vi vet att elever med god skattad hälsa i högre grad når målen i skolan och att de som lyckas i skolan får en högre skattad hälsa. Det är en framgångsspiral vi önskar att alla elever ska vara i. Vi ska även hitta arbetsmetoder för att möta elever kring tillväxt. Organisation och ansvar SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 I Nykvarns kommun drivs grundskola från förskoleklass till årskurs nio. Gymnasieskola och särskola hänvisas till grannkommuner, främst Södertälje, Strängnäs och en fristående gymnasieskola - Nykvarn Praktiska Sverige AB. Vissa särskoleelever är integrerade i grundskolan. Vårdgivare Utbildningsnämnden är vårdgivare för elevernas hälso- och sjukvård i kommunens skolor. Via delegationsordning ska utbildningsnämnden utse en verksamhetschef för elevhälsans medicinska uppgifter (EMI) och en anmälningsskyldig till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) enligt lex Maria. Om denne inte har medicinsk kompetens måste detta delegeras till legitimerad sjuksköterska eller läkare. I Nykvarns kommuns delegationsordning finns inga sådana beslut. Detta är påtalat och kommer att uppdateras under VT Uppgifterna om vårdgivarens ansvariga personer och vilka enheter som drivs ska redovisas till vårdgivarregistret enligt Hälso- och sjukvårdslagen. (Bilaga 1) Skolchef Inom utbildningskontoret har skolchef det övergripande ansvaret för all utbildningsverksamhet i hela kommunen - från förskola till vuxenutbildning. Under hösten 2018 rekryterades Susanne Englund som ny skolchef. Hon påbörjade arbetet med att hitta lösningar för att stärka vårdgivaren att följa de lagar som de har att förhålla sig till. Bland annat behövdes en verksamhetschef för EMI och/eller medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS). 5

8 En skolpsykolog anlitas på deltid i kommunen. Psykologer är legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal som lyder under eget lagstöd och behöver samordning inklusive ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet. Verksamhetschef EMI En av skolsköterskorna hade ansvar som samordnande på ca 20 % under några år, men slutade till sommaren Det finns vissa rutiner för EMI arbetet, men de har inte uppdaterats regelbundet. Det var oklart vem som var verksamhetschef och skriftlig delegering för medicinskt ledningsansvar (MLA) för EMI saknades. Ingen höll i det löpande patientsäkerhetsarbetet, ingen skrev avvikelserapporter eller kvalitetsrapporter de sista åren. Under höstterminen 2018 tog en befintlig delvis på sig uppdraget som samordnare utan delegering och arbetsbeskrivning. Hon fick ingen extratid från sin skolskötersketjänst. I början av 2019 tillträdde Lena Carlsson som verksamhetschef för att upprätta kvalitetsdokument enligt de krav som ställs på en vårdgivare. Hon är legitimerad sjuksköterska och har även anmälningsskyldig enligt Lex Maria. Ändringen är inrapporterad till vårdgivarregistret. Rektor Den samlade elevhälsan i skolan leds av rektor och varje skola ska ha tillgång till, skolläkare, skolkurator, skolpsykolog samt specialpedagogisk kompetens. Även SYV och logoped kan ingå. Skolsköterska och skolläkare ingår i EMI och lyder under annat lagstöd än övrig elevhälsa. Skolläkare Skolläkaren är legitimerad läkare och specialist inom allmänmedicin och hyrs in centralt efter behov av upphandlat bemanningsföretag. Under 2018 har kommunen köpt 30 dagar vilket var i underkant och kommer att ökas till Skolsköterskor Under 2018 har det funnits 260 % på tre personer varav två slutade till sommaren. Efter rekrytering började en i augusti och den som har ansvaret för två skolor började i oktober. Alla skolsköterskorna är legitimerade sjuksköterskor med specialistutbildning. Nyckeltal enligt skolsköterskeföreningen är 400 elever / och enligt skolläkarföreningen 4000 elever / skolläkare på heltid. Hänsyn bör tas utifrån belastning och mer resurskrävande faktorer som olika diagnoser, särskoleelever, socioekonomi som kan kräva färre elever. I Nykvarn fördelas personalresurserna enligt tabell och bilaga 2: Skola Elevantal Procent Nyckeltal Elevantal/heltid Björkestaskolan F Furuborgsskolan F Turingsskolan F Lillhagaskolan Totalt Skolläkare dagar >

9 Det finns ingen gymnasieskola, särskola eller förberedelseklass inom kommunen. Nyanlända och vissa elever som går enligt särskolans läroplan är integrerade i klasserna. I framtidsplaneringen måste hänsyn tas till Nykvarns befolkningsökning vilket leder till ökat elevantal. Hänsyn i nyckeltal måste även tas om kommunen framöver överväger att driva särskola. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 2 p 3 Vårdskada definieras, enligt Patientsäkerhetslagen 2010:659, som lidande, skada eller sjukdom som hade kunnat undvikas om adekvata åtgärder hade vidtagits. Definitionen av patientsäkerhet är skydd mot vårdskada. Under hösten 2018 var två skolor utan under ca två månader. När ny tillträdde fanns inget introduktionsschema och många uppgifter låg efter. Det är svårt och tar tid att komma in i arbetet med de förutsättningarna och det kan leda till att viktiga åtgärder för eleverna missas. En framgångsfaktor för att förebygga vårdskador är att tillse att det alltid finns tillgång till på skolan. Genom samverkan mellan rektor och verksamhetschef EMI kan rutiner för bemanning göras. Med dialog när en skola är utan mer än två veckor och med målet att snarast hitta ersättare eller påbörja rekrytering kan framtida konsekvenser undvikas. En verksamhetsavstämning kommer att skickas till skolsköterskorna tre gånger per läsår för att säkerställa att skolsköterskorna är i fas enligt basprogram och årshjul. Denna ska fyllas i och skickas både till rektor och verksamhetschef för EMI. Administration tar mycket tid för skolsköterskorna, speciellt när elever börjar och slutar då journal måste rekvireras från tidigare skola eller skickas till mottagande skola. Skoladministratören har en viktig roll i att säkerställa att n får meddelande om detta. I vissa kommuner görs detta på EHT. Vid oro för en elevs hälsa och lärande bör ärendet lyftas på EHT (elevhälsoteamsmöte). När det misstänks bero på medicinska orsaker kan eller skolläkare remittera elever för utredning och behandling till olika sjukvårdande insatser. Det kan gälla fysiska åkommor, neuropsykiatri och allvarliga psykiska besvär som inte skolan ska hantera. Under år 2018 har remisser främst skickats till bla BUMM, BUP, Prima, logoped och vårdcentral. Vid allvarlig allergi remitteras eleven till allergimottagning för ställningstagande till vaccination. De kan även vaccinera på deras mottagning. För att förbättra samverkan och utveckla verksamheten är nätverksträffar viktiga. Under året har EMI blivit inbjudna till samverkansmöte på Birka BUMM. De har inte deltagit i några samverkansmöten med BHV. Medicinteknisk utrustning som används inom EMI måste fungera rätt och kalibreras regelbundet. Audiometrar ska kalibreras varje år och det gjordes senast Tid för kalibrering av audiometrar och blodtrycksmanchetter planeras till början av år Patienters och närståendes delaktighet SFS 2010:659 3 kap. 4 7

10 Enligt Vägledning för elevhälsan (Skolverket och Socialstyrelsen, 2016) ska alla elever erbjudas hälsobesök vid tre tillfällen, jämt fördelat, i grundskolan samt hälsokotroller och vaccinationer. I Nykvarn görs detta enligt basprogram (Bilaga 6). All kontakt med elevhälsans insatser är frivillig. Inför varje planerat elevbesök informeras vårdnadshavarna. Alla nya elever får hem en hälsoblankett. Motsvarande skickas hem före hälsobesöket i åk 4 och 7. Där får vårdnadshavarna möjlighet att beskriva sitt barns hälsa och eventuella särskilda behov i skolan. Till första hälsobesöket i förskoleklass bjuds vårdnadshavarna in att vara med för att etablera en personlig kontakt inför kommande skolgång. För att få vaccinera eleverna behöver båda vårdnadshavare informeras och samtycka till att de godkänner planerat vaccin. Om en vårdnadshavare motsätter sig vaccination blir eleven utan skydd mot sjukdom. När de börjar gymnasiet kan de flesta elever ta ett eget beslut kring vaccination. Vid eventuell medicinsk avvikelse (tex. kring hälsa, kontroller, misstänkt sjukdom, hänvisning, psykosocialt, pedagogiskt) kontaktas vårdnadshavare och en fortsatt handlingsplan görs tillsammans. Varje elevkontakt dokumenteras i digital journal, men det finns även många pappersjournalhandlingar kvar på skolorna. Om eleven byter skolan krävs ett skriftligt samtycke från båda vårdnadshavare om journalen får skickas till nästa skola. När ett ärende ska skapas i EHT ska båda vårdnadshavare informeras och ge samtycke att information får delas inom teamet. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 All hälso- och sjukvårdspersonal är skyldig att rapportera avvikelser till medicinskt ansvarig som gör en händelseanalys och återkopplar till organisationen. Syftet med avvikelser är att lära sig av det som inträffat eller av det som kunde ha inträffat för att förhindra att det ska upprepas. Om det uppkommit vårdskada eller där händelsen hade kunnat medföra en vårdskada ska detta anmälas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) enligt Lex Maria. I Nykvarns EMI finns en mall för att skriva avvikelser. Under 2018 har ingen inom EMI gruppen har skrivit någon avvikelserapport då de inte haft någon att lämna dem till. Jag har bett dem att skriva de avvikelser de upptäckt under året i efterhand. Dessa har sammanställts, analyserats och redovisas i bilaga 7 och under rubriken resultat och analys. Skolläkaren har inte skrivit någon avvikelse utan hänvisar till att skolsköterskorna kan skriva avvikelser. Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3 och 6, 7 kap 2 p 6, I januari 2018 kom en ny författning från Socialstyrelsen som skärper kraven att skyndsamt hantera klagomål från olika instanser. Klagomål och synpunkter som rör hälso- och sjukvården i skolan ska hänvisas vidare till verksamhetschef för EMI. En rutin för detta ska finnas på kommunnivå så de kommer rätt, hanteras och återkopplas skyndsamt. Negativa ärenden ska diarieföras, analyseras och åtgärdas för att hitta rutiner så det inte ska upprepas. I vissa fall görs en medicinsk avvikelse och när bedömningen är att någon har kommit till skada eller kunnat leda till skada ska verksamhetschefen anmäla ärendet till IVO enligt lex Maria. På kommunens hemsida finns ett digitalt formulär där allmänheten kan lämna synpunkter på kommunens service och tjänster. Meddelande registreras som en allmän handling, förutsatt att den inte innehåller sekretesskyddade uppgifter, och skickas vidare till den verksamhet som berörs. De som lämnar kontaktuppgifter får en bekräftelse inom två arbetsdagar och besked om vad som 8

11 händer i ärendet inom tio arbetsdagar. Inkomna synpunkter och svar används i kommunens kontinuerliga uppföljnings- och utvecklingsarbete. Det är oklart om även medicinska synpunkter och avvikelser ska ske via samma system. Inga klagomål eller synpunkter angående EMI har inkommit till utbildningskontoret under Det är oklart om kommunens synpunktsanmälning känner till att eventuella medicinska synpunkter och klagomål ska till vårdgivaren. Egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p 2 Egenkontroll inom EMI gäller skolsköterskemottagningen, ns arbete och rutiner. Detta ska göras varje år, men det är oklart när och om någon egenkontroll genomförts de senaste åren. I början av Q1 görs en kontroll på de fyra skolorna som speglar Dessa redovisas under rubriken resultat och analys och i bilaga 4. Skolsköterskemottagningen ska vara tillräckligt stort så all utrustning ryms, det går att utföra synkontroller och skolläkaren ska kunna göra neurologiskt status. Det ska finnas plats för samtal och möten, brits, brandsäkert journalskåp, medicinskåp, kylskåp med termometer med minne och skåp för förbandsmateriel. Rummet ska vara isolerat så ingen utanför ska kunna höra det som sägs i rummet (pga sekretess och etiska skäl) och att ljud utifrån inte stör vid hörselkontroller. I nära anslutning till rummet ska det finnas väntrum, toalett och vilrum. Endast, städpersonal, vaktmästare och rektor får ha nycklar och tillgång till rummet. Extranyckel till arkivskåp, vaccinationskyl och medicinskåp ska förvaras hos kollega som är hälso- och sjukvårdspersonal. Journalgranskning och loggkontroller ska vara utförd av tidigare samordnare, men det är oklart vilket år det senast gjordes och vad resultatet blev. Basal hygien Hygienkrav enligt SOSFS 2015:10 Basal hygien i vård och omsorg Skolsköterskemottagningen ska hålla en hög hygienisk standard. På rummet ska det finnas rinnande vatten för en god handhygien. Mottagningen ska rengöras dagligen och soporna ska tömmas. Öppna ytor ska regelbundet rengöras och desinficeras. Det är ns uppgift att hålla ytorna rena på saker och att beställa rätt medel för rengöring av ytor och instrument. Skolsköterskan får inte bära ringar, armband och klocka. Kläderna ska ha korta ärmar och tvättas dagligen. Det ska finnas handskar, plastförkläde och desinfektionsmedel. Rektor är ansvarig för mottagningens arbetsmiljö och ska se till att mottagningen städas dagligen. Använda sprutor och kanyler slängs i speciellt anvisade burkar. Skolsköterskorna samordnar borttransport av dessa burkar till sopsorteringen. PROCESS - Åtgärder för att öka patientsäkerheten SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 2 Det finns inga skrivna mål, strategier eller resultat för strategiska åtgärder genomförda för EMI under Däremot har skolsköterskorna och skolläkarna arbetat professionellt med elevarbete, de har dokumenterat i digitalt journalsystem CGM J4 och använt sig av kontakttyper som går att ta statistik på. 9

12 Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1, 7 kap 2 p 4 Inga brister i verksamheten har uppmärksammats och/eller rapporterats under året. Det som framkommit i avvikelserapporterna som lämnades in retroaktivt redovisas under rubriken resultat och analys och i bilaga 7. Utredning av händelser - vårdskador HSLF-FS 2017:40, 3 kap. 1 och SOSFS 2011:9 7 kap sista stycket Utifrån de avvikelserapporter som inkommit har inga händelser medfört allvarlig vårdskada. Informationssäkerhet HSLF-FS 2016:40, 7 kap. 1 Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal är skyldig att dokumentera, hantera, förvara och arkivera journal för varje enskild elev. Journalen används förutom vid omhändertagandet av enskild elev, som underlag för verksamhetsutveckling, kvalitetssäkring, statistik och forskning. Journalen är sekretessbelagd och får bara läsas av behörig personal. Eleven själv, vårdnadshavare till omyndig elev och annan vårdinstans kan rekvirera journalkopia efter signerat samtycke (Patientdatalag 2008:355, Offentlighets- och sekretesslag 2009:400). Ett säkert digitalt journalsystem säkerställer patientsäkerheten. Teknisk utrustning som dator med stor skärm kopplad till en kopiator med säker utskrift samt skanner med dubbelsidig avläsning behövs för att patientsäkra och effektivisera det administrativa arbetet. I Nykvarn används journalsystemet CGM J4. Skolsköterskor och skolläkare dokumenterar, enligt gällande lagstiftning, alla elevkontakter där de haft samtal, gjort bedömning, åtgärder eller hänvisning. För att logga in i journalen krävs en tvåfaktorsinloggning med tex användarnamn med kod och SITHS kort eller Bank id. Loggkontroller (eventuell otillåten journalintrång) och journalgranskning ska göras regelbundet. Under 2018 har inga kontroller gjorts, men planeras till våren RESULTAT OCH ANALYS SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Egenkontroll Egenkontroll på de fyra skolsköterskemottagningarna genomförs i början av 2019 med respektive och verksamhetschef EMI. Utifrån en mall går vi bla igenom lokalen, basal hygien, medicinskt material, journalhantering och rutiner. Det framkommer att det många rutiner för gemensamma arbetssätt. Dessa rutiner kommer successivt att skapas under Skolsköterskemottagningen Brister som framkom vid egenkontrollsbesök: Ingen av skolorna uppfyllde de basala hygienkraven som en hälso- och sjukvårdsmottagning ska ha när det gäller daglig städning. På en skola hade nästan all personal nyckel till skolsköterskemottagningen. Låskolven till dörren bör bytas så endast behörig personal har tillgång till rummet. Någon skola förvarade extranycklar till medicinskåp och arkivskåp på skolan expedition vilket inte är tillåtet. Detta åtgärdas och de kommer dela nycklar mellan skolsköterskornas mottagningar. Någon skola var mycket lyhört vilket försvårar hörseltester. Några skolor saknade vilrum. En mottagning var, när n började, rörig med mycket gammalt material som rensades och slängdes. Hundratals gamla pappersjournaler som förvaras i fyra höga 10

13 arkivskåp med elevjournaler från elever födda från ca Oklart om de är brandklassade. Skolläkare Skolläkaren är sedan ca 2 år inhyrd via upphandlat bemanningsföretag, Bonliva. Under året har kommunen köpt ca 240 timmar vilket motsvarar 30 dagar jämt fördelat mellan skolorna. Tidboken har varit välfylld med elever med ca fyra remisser och 2-3 övriga ärenden/dag. I princip alla eleverna och vårdnadshavarna har kommit på sina bokade tider. Hon har skickat ca 120 remisser till Birka BUMM, BUP och till logoped. Många neuropsykiatriska frågeställningar, men även några särskolebedömningar. Hon har ordinerat vaccin till elever som inte följer barnvaccinationsprogrammet. Hon har inte medverkat i möten med skolsköterskorna, kring medicinska dokument i metodboken eller i det hälsofrämjande och förebyggande arbetet. Hon har inte varit delaktig i EHT möte på någon skola. Skolläkaren har inte skrivit några avvikelserapporter. Hon har inte haft någon kompetensutveckling. Hon säger att hon inte har uppdraget att vara ansvarig för vård och behandling, men kan hjälpa till att granska medicinska rutindokument på den tid hon är inbokad. Läkemedelshantering Ingen av skolsköterskorna hade en aktuell generell ordination för läkemedelshantering vilket krävs för att kunna ge läkemedel till eleverna. Efter förfrågan uppdaterar skolläkaren generella ordinationer för år En mottagning saknar både läkemedel och medicinskåp. Vaccin kan ordineras och administreras enligt det nationella barnvaccinationsprogrammet av legitimerad sjuksköterska, med adekvat specialistutbildning, vilket kommunens skolsköterskor har. För elever som av olika anledningar avviker från vaccinationsprogrammet behövs en läkarkonsultation och ordination vilket skolläkaren har gjort under året. Det gäller tex elever från andra länder, de som har vissa sjukdomar eller när vårdnadshavare tidigare nekat vaccination. Sedan 2013 ska givet vaccin som ingår i det allmänna vaccinationsprogrammet för barn rapporteras till ett nationellt vaccinationsregister vid Folkhälsomyndigheten enligt lag (2012:453) om register över nationella vaccinationsprogram. I journalsystem CGM J4 skickas givna vaccinationer automatiskt via Svevac till vaccinationsregistret. Detta fungerar inte för elever med ofullständigt personnummer utan dessa måste manuellt registreras i vaccinationsregistret. Dokumentation Skolsköterskor uppger att de journalför alla elevkontakter enligt patientjournallagen. De är oroliga över patientsäkerheten då de måste gå till nätverksskrivare med USB stickor för att skanna in pappersdokument till elevjournalen. Detta är inte patientsäkert, tar onödig tid och kan bli fel. Enligt basplan (bilaga 6) ska eleverna erbjudas hälsosamtal vid tre tillfällen under grundskolan. De ska även erbjudas hälsokontroller, vaccinationer och vid avvikelser erbjuds återbesök vilket läggs in som bevakning så det inte ska missas. Bevakningslistan ska regelbundet gås igenom för att kalla eleverna till uppföljning. Remisshantering Totalt har 150 remisser skrivits under Remisser skrivs i journalsystemet CGM J4 och en bevakning skapas. Skolsköterskan ska regelbundet bevaka att remissvar har inkommit. Avvikelser De skolsköterskor som är i tjänst nu har retroaktivt sammanställt över 80 avvikelserapporter vilket inte täcker hela året då vårterminen för tre skolor. Vissa är inte av medicinsk karaktär, men har påverkar deras arbete negativt. Ytterligare avvikelser uppkom vid egenkontrollbesök på varje skolsköterskemottagning. På en skola har flera missade kontroller och hälsosamtal missats av 11

14 tidigare. Det är viktigt att n tar eget ansvar och vågar påtala till rektor och verksamhetschef om hen inte hinner göra vissa arbetsuppgifter. (Bilaga 7) Vaccinationer Vid genomgång av givna vaccinationer under 2018 fanns en stor diskrepans mellan uppgifter i journalsystemet CGM J4 mot uppgifter i vaccinationsregistret Svevac som ska göra en direktöverföring till nationella vaccinationsregistret. Under 2018 har 130 givna vaccinationer inte rapporterats vidare. Vaccin Rapporterade doser Icke rapporterade doser MMRVaxPro 10 2 Priorix Gardasil Tetraxim 14 0 Tetravac 3 2 diteki Booster 41 2 Totalt givna doser = För att uppgifter ska skickas vidare automatiskt krävs att HSA id för varje vaccinatör läggs in både i CGM J4 och i Svevac. När de nya skolsköterskorna började under HT 2018 var det ingen som hade administratörsutbildning i journalsystemet vilket ledde till att de inte blev korrekt inlagda och den lagstadgade överföringen via Svevac till vaccinationsregistret inte skedde. För att det inte ska upprepas behöver det finnas en utbildad journaladministratör samt att systemet ska göra detta automatiskt. När avvikelsen upptäcktes åtgärdades överföringen retroaktivt för samtliga givna vaccin under året Händelser och vårdskador Sammanställning av avvikelser redovisas i bilaga 7. Ingen avvikelse har lett till allvarlig vårdskada. Viktiga lärdomar lyfts på återkommande EMI möten samt med rektorer, skolchef och vårdgivaren. 12

15 Mål och strategier för kommande år 2019 Elevhälsans medicinska insatser i Nykvarns kommun har saknat lagstadgad ledning, kvalitetsdokument och rutiner. Nu vänder kommunen blad och blickar framåt genom att påbörja ett systematiskt kvalitetsarbete för att säkerställa patientsäkerheten för alla grundskoleelever. Mål och strategier för EMI för 2019: Vårdgivaren ska genom delegationsordning utse verksamhetschef och medicinskt ansvarig för elevhälsans medicinska insatser. Verksamhetschef ska leda elevhälsans medicinska insatser efter de lagar, förordningar och riktlinjer verksamheten har att förhålla sig till. Utarbeta ett Ledningssystem för EMI i Nykvarns kommun. Tillsammans med skolsköterskorna skriva en verksamhetsberättelse för läsåret 2018/19. EMI ska fokusera på psykisk hälsa genom hälsofrämjande och förebyggande åtgärder. Jämförande mått är elevernas skattade hälsa i årskurs 4 och 7/8 efter varje läsår. I ett tidigt skede ska EMI genom tillväxtkontroller stötta elever med risk för ohälsa. Jämförande mått är elevernas BMI som ska följas i verksamhetsberättelsen. Boka in regelbundna EMI möten för kompetensutveckling och för att utarbeta gemensamma rutiner. Verksamhetschef EMI representerar Nykvarns EMI i externa nätverksmöten samt på ledningskongress. Uppmuntra till att skriva avvikelserapporter som ska analyseras och återkopplas till gruppen minst tre gånger per år. Samarbeta med rektorerna kring arbetsmiljö, befattningsbeskrivning, bemanning, rekrytering och introduktion vilket bör generera i ett rutindokument. För att stärka patientsäkerheten ska pappersjournaler på alla nya elever skannas in i digital journal för att minimera risken att handlingar kommer bort. För att detta behöver vi; o Samverka med kommunarkivarien för att utarbeta rutin kring journalhantering, gallring och e-arkiv. o Beställa patientsäkra lokala skanners till varje skola. Boka samverkansmöte med BHV och andra externa samarbetsinstanser. Påbörja och utveckla en metodbok för EMI i Nykvarn med följande rutiner; o Läkemedelshantering och vaccinationer o Synpunkter, klagomål och avvikelserapportering o Journalhantering med gallringsplan och arkiveringsrutiner o Dokumentation samt loggkontroller och journalgranskning o Remisshantering o Mall för egenkontroll, verksamhetsavstämning och verksamhetsberättelse o Checklista för skolsköterskemottagningen och utrustning Upphandla journalsystem där vi bla ska kravställa: o Säkerhetsklassat system med säker inloggningslösning o Inläsning av journal ska ske regelbundet och automatiskt, o Givet vaccin ska automatiskt skickas till vaccinationsregistret. o Elever utan fullständigt personnummer ska läsas in automatiskt. 13

16 Verksamhetsansvar - Kvalitetsmått för struktur (S), process (P) och resultat (R) 1(1) Struktur Process Resultat Informationskälla/ lokalt Finns verksamhetschef utsedd enligt hälso- och sjukvårdslagen? Är verksamhetschefen läkare/sjuksköterska? Datakälla/ nationellt Verksamhetschef Inspektionen för vård och omsorg (IVO) S P R Kommentar Verksamhetschef IVO * *Ange läkare/sjuksköterska Har verksamhetschefen uppdragit åt annan att fullgöra enskilda ledningsuppgifter? Verksamhetschef Är verksamheten, EMI, anmäld till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) enligt gällande lagstiftning? Verksamhetschef IVO Ingår det i kvalitetsarbetet att upprätta verksamhetsplan? Ingår det i kvalitetsarbetet att upprätta verksamhetsberättelse? Finns Lex. Maria ansvarig utsedd för verksamheten? Skrivs verksamhetsplan? Skrivs verksamhetsberättelse? Utvärderas och återförs resultatet till verksamheten, ledning och vårdgivare? Utvärderas och återförs resultatet till verksamheten, ledning och vårdgivare? Antal anmälningar enligt Lex. Maria? Verksamhetschef Verksamhetschef Verksamhetschef IVO * *Antal Finns rutin för avvikelsehantering? Utförs risk- och händelseanalys vid inträffade avvikelser? Antal avvikelserapporter? Verksamhetschef * *Antal Finns ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för verksamheten? Finns rutin för anmälan enligt socialtjänstlagen? Skrivs patientsäkerhetsberättelse årligen? Återförs patientsäkerhetsberättelsen till ledning och vårdgivare? Antal anmälningar enligt socialtjänstlagen? Verksamhetschef Skolläkare/ * *Antal

17 Personalresurser Kvalitetsmått för struktur (S), process (P) och resultat (R) 1(1) Struktur Process Resultat Informationskälla/ lokalt Antal elever/heltidsanställd skolläkare? Verksamhetschef/ Datakälla/ S P R Kommentar nationellt EMQ * *Antal Antal elever/heltidsanställd? Verksamhetschef/ EMQ * *Antal Andel (%) skolläkare med yrkesspecifik kompetens? Verksamhetschef/ EMQ * *Andel (%) Andel (%) skolsköterskor med yrkesspecifik kompetens? Verksamhetschef/ EMQ * *Andel (%) Ges skolläkare kontinuerlig fortbildning/ kompetensutveckling? Antal dagar fortbildning/ kompetensutveckling för skolläkare? Verksamhetschef/ * *Antal Ges skolsköterskor kontinuerlig fortbildning/ kompetensutveckling? Antal dagar fortbildning/ kompetensutveckling för? Verksamhetschef/ * *Antal Används evidensbaserad samtalsmetodik vid hälsosamtalet? Andel (%) skolsköterskor/skolläkare som genomgått utbildning? Verksamhetschef/ EMQ * *Andel (%)

18 Verksamhetens arbete Kvalitetsmått för struktur (S), process (P) och resultat (R) 1(2) Struktur Process Resultat Informationskälla/ lokalt Finns metodbok för verksamheten? Finns rutin för hur journaldokumentationen utförs? Uppdateras metodboken regelbundet? Utvärderas rutinen regelbundet? Tillämpas metodboken i verksamheten? Följs rutinen? Verksamhetschef/ Verksamhetschef/ Datakälla/ nationellt S P R Kommentar Finns rutin för signering? Utvärderas rutinen regelbundet? Följs rutinen? Verksamhetschef/ Finns rutin för remisshantering? Utvärderas rutinen regelbundet? Följs rutinen? Verksamhetschef/ Finns rutin för kontrollelever? Utvärderas rutinen regelbundet? Följs rutinen? Verksamhetschef/ Erbjuds alla elever hälsobesök i enlighet med skollagen (SFS 2010:800)? Andel (%) genomförda hälsobesök i förskoleklass hos skolläkare? patientjournal EMQ * *Andel (%) Andel (%) genomförda hälsobesök i förskoleklass hos? Andel (%) genomförda hälsobesök i skolår 4? Andel (%) genomförda hälsobesök i skolår 7/8? Andel (%) genomförda hälsobesök i Gy 1? Andel (%) genomförda hälsobesök för nyanlända elever? Patientjournal Patientjournal Patientjournal Patientjournal patientjournal EMQ * *Andel (%) EMQ * *Andel (%) EMQ * *Andel (%) EMQ * *Andel (%) * *Andel (%)

19 2(2) Struktur Process Resultat Informationskälla/ lokalt Finns rutin för sammanställning av hälsodata från hälsobesök på gruppnivå? Finns rutin för sammanställning av hälsodata från hälsobesök på organisationsnivå? Erbjuds vaccinationer i enlighet med nationella allmänna vaccinationsprogrammet? Sammanställs hälsodata på gruppnivå? Sammanställs hälsodata på organisationsnivå? Analyseras och återförs resultatet till skolans verksamhet tillsammans med rektor och EHT? Analyseras och återförs resultatet till ledning och vårdgivare? Antal genomförda vaccinationer på individuell ordination? Andel (%) genomförda MPR vaccinationer enligt nationella allmänna vaccinationsprogrammet? Andel (%) genomförda HPV vaccinationer enligt nationella allmänna vaccinationsprogrammet? Andel (%) genomförda dtp vaccinationer enligt nationella allmänna vaccinationsprogrammet? Verksamhetschef/ Verksamhetschef/ Patientjournal Patientjournal Patientjournal Patientjournal Datakälla/ nationellt EMQ EMQ Vaccinations- Registret Vaccinations- Registret Vaccinations- Registret Vaccinationsregistret S P R Kommentar * *Antal * *Andel (%) * *Andel (%) * *Andel (%) Andel (%) fullvaccinerade i skolår 9? patientjournal EMQ * *Andel (%) Har verksamheten planerad mottagning utöver ordinarie hälsobesök i FK, skolår 4, 7/8, Gy 1? Har n öppen mottagning? Antal planerade mottagningsbesök hos n? Antal planerade mottagningsbesök hos skolläkaren? Antal spontana besök vid öppen mottagning hos n? patientjournal patientjournal patientjournal * *Antal * *Antal * *Antal

20 Lokaler och utrustning Kvalitetsmått för struktur (S), process (P) och resultat (R) 1(1) Struktur Process Resultat Informationskälla/ lokalt Har verksamheten lokaler som uppfyller kraven för sekretess? Verksamhetschef/ Datakälla/ nationellt S P R Kommentar Har verksamheten lokaler som uppfyller krav på golvyta, tillgänglighet för alla elever och tillgång till vilrum? Verksamhetschef/ Har verksamheten lokaler som uppfyller kraven på hygien? Verksamhetschef/ Finns rutin/avtal för hantering av riskavfall? Lämnas riskavfall för destruktion? Följs rutinen? Verksamhetschef/ Har verksamheten den utrustning* som behövs för dess omfattning? Verksamhetschef/ Finns rutin för kontroll/tillsyn av medicintekniska produkter? Genomförs kontroll/tillsyn av medicintekniska produkter? Följs rutinen? Verksamhetschef/

21 Elevernas inlärningsmiljö/emi:s arbete i elevhälsan Kvalitetsmått för strukturmått (S) 1(1) Struktur/Process S/P Hur? Utveckla/förbättra? Styrdokument Vägledning för elevhälsan - Deltar n i EHT? Deltar skolläkaren i EHT? Arbetar EMI aktivt med hälsofrämjande arbete utifrån livsstilsfaktorer? Arbetar EMI aktivt med att främja psykisk hälsa och förebygga psykisk ohälsa? Medverkar EMI i arbetet för en säker och god arbetsmiljö? Är EMI delaktig i arbetet med kränkande behandling? Medverkar EMI i arbetet för en god lärandemiljö? Är EMI delaktig i arbetet kring elever i behov av särskilt stöd? Är EMI delaktig i arbetet kring elever med skolfrånvaro? Samverkar EMI med hälso- och sjukvård, socialtjänst, ungdomsmottagningar och tandvård. Det ingår i elevhälsans generellt riktade arbete att: främja elevers lärande, utveckling och hälsa förebygga ohälsa och inlärningssvårigheter bidra till att skapa miljöer som främjar lärande, utveckling och hälsa Det ingår i elevhälsans individuellt riktade arbete att: bidra till att varje enskild elev ges förutsättningar att utvecklas så långt som möjligt enligt utbildningens mål undanröja hinder för lärande, utveckling och hälsa uppmärksamma och på rektorns uppdrag utreda orsaker till inlärningsproblem uppmärksamma och utreda orsaker till ohälsa bidra med åtgärder och anpassning för varje enskild elev i behov av särskilt stöd (Källa: Skolverket & Socialstyrelsen, 2016, s. 30)

22 BILAGA 6 Basplan för skolsköterskor och skolläkare Elevhälsans medicinska insatser SSK = Skolsköterska SL = Skolläkare Förskoleklass Hälsobesök SSK Hälsouppgift från vårdnadshavaren Information från elevens förskollärare eller lärare Genomgång av BVC-journal och upprättande av SHV-journal Samtal med elev och vårdnadshavare om bl a inlärning, trivsel, kamratrelationer, eventuella hälsoproblem eller svårigheter, kost, fysik aktivitet Undersökning av längd, vikt, syn och hörsel Sammanfattande bedömning av elevens hälsotillstånd och utveckling Komplettering av vaccination vb Förskoleklass alt åk 1 Hälsoundersökning hos SL År 2 Hälsobesök SSK Undersökning av längd, vikt Samtal om inlärning, trivsel, kamratrelationer Vaccination: Mässling / Röda hund / Påssjuka dos 2 År 2 Hälsoundersökning SL om läs- och skrivsvårigheter År 3 Hälsoundersökning SL om elevs skolsvårigheter inte tidigare kartlagts År 4 Hälsobesök SSK Hälsouppgift från vårdnadshavarna Samtal med eleven om trivsel, kamratrelationer, hälsoproblem, inlärningssvårigheter, kost, fysik aktivitet Information från lärare Undersökning av längd, vikt, rygg Sammanfattande bedömning av elevens hälsotillstånd och utveckling Hälsoundersökning SL vb År 5 Flickor vaccination: HPV, 2 doser År 8 Vaccination: Difteri, stelkramp, kikhosta dos 5 År 7/8 Hälsobesök SSK Hälsouppgift från eleven och vårdnadshavaren Samtal med eleven om bl a skolsituation, inlärning, hälsoproblem, kamratrelationer, pubertet, kost, fysisk aktivitet, tobak, alkohol, narkotika, sexualitet, preventivmedel, förebyggande av sexuellt överförbara infektioner Information från lärare Undersökning av längd, vikt, rygg Sammanfattande bedömning av hälsotillstånd och utveckling Hälsoundersökning SL vb Under hela grundskoleperioden finns elever som behöver följas upp. Så kallade Kontrollelever. Gymnasiet år 1 Hälsobesök SSK Hälsoenkät från eleven Samtal om skolsituation, kamratrelationer, hälsoproblem, kost och fysisk aktivitet, tobak, alkohol, narkotika, sexualitet, preventivmedel, förebyggande av sexuellt överförbara infektioner Undersökning av längd, vikt Sammanfattande bedömning av hälsotillstånd och utveckling Riktade undersökningar utifrån speciella frågeställningar eller gymnasieprogram, tex hud, färgsinne, syn eller hörsel. 1

23 Avvikelserapporter 2018 Bilaga 6 Antal Kategori Händelse Åtgärd Analys och Förbättringsförslag Åtgärd / ansvarig Centralt, UK Samordnande slutar, en i gruppen får uppdraget HT -18, men saknar introduktion och resurser. Ansvarig för planering av skolläkarschema och kontakt med bemanningsföretag. 2 Centralt, UK Nyanställda kollegor fick ingen central introduktion inom EMI. 130 Journaladministration Givna och dokumenterade vaccin har inte skickats vidare till Svevac och vaccinationsregistret. Flera hundra Journaladministration Journaladministration Skanning Journaladministration Gamla journaler på skolan i fyra höga arkivskåp! Födda från ca1991. Oklart vilka dokument som ska gallras. Saknar gallringsplan för inskannade dokument Saknar lokal skanner med dubbelsidig inläsning Elevjournaler med endast födelsenummer trots att de har Påtalat till rektorn. Höll i samordningen och kontakt med skolläkaren. Skolsköterskekollegorna stöttade. Görs i efterhand i Q Har kontaktat arkivarie för att skicka över hundratals pappersjournaler. VC EMI kontaktar kommunarkivarie. Påtalat till rektor och IT Tar mycket tid från skolsköterskeuppdraget. Bör finnas verksamhetschef med medicinsk kompetens som ansvarar för samordning och skolläkarresurser. Belastar skolsköterskekollegorna. Skapa rutin för ny personal - bemanning, rekrytering, introduktion - checklista? Bör ansvaras mellan rektor och VC EMI. Utse mentor från skolsköterskegruppen till nyanställd kollega. Utse och utbilda en systemadministratör i gruppen. Tidigare skolsköterskor har inte rensat ut gamla journaler till arkivet. Risk att beställda journaler inte hittats. Skapa rutin för journalhantering, arkivering och gallringsplan. Se ovan. Upprätta gallringsplan så vi kan skanna in och gallra dokument. Inte patientsäkert att skanna via USB sticka i nätverksskanner Går att komplettera manuellt eller göra ny inläsning. HT 2018 kontaktade skolchef en tf VC EMI som tillträdde i början av Rekrytering kommer att ske under Verksamhetschef EMI utarbetar rutin för bla introduktion inom EMI. Tillsammans med EMI gruppen uppdatera rutindokument som stöd för ny personal, tex årshjul och basprogram Journaladmin / VC EMI Upphandla journalsystem som gör detta automatiskt. HSAid inlagt och givna vaccin är nu skickade. VC EMI och kommunarkivarie skriver rutin för arkivering av gamla pappersjournaler. När det finns kommunarkiv ska allt gammalt paketeras lämnas dit. VC EMI och kommunarkivarie skriver gallringsplan. IT beställer och installerar ny skanner under Q Komplicerad manuell hantering som vi kravställer i 1

24 Avvikelserapporter 2018 Bilaga 6 fullständigt personnummer. 1 Journaladministratör Ingen tillgång till journalsystemet vid nyanställning. Kunde inte börja sitt uppdrag då hon inte kom åt några journaler. Flera stycken Journaladministration Elevinläsning sker för sällan. Saknar flera elevjournaler. 1 Journaldokumentation Tidigare har dokumenterat givet vaccin vilket vårdnadshavare förnekar. 24 EMI basprogram missat hel klass 2 EMI basprogram missade kontroller 7 EMI basprogram missade kontroller EMI basprogram missade kontroller 2 EMI basprogram Missat vaccin 1 EMI basprogram Missad rygg Hälsosamtal i åk 7/8 ej genomförda. Ringde själv till supporten. Lagt in journaler manuellt. Reder ut det med vårdnadshavare. Kontaktar skolläkare vid behov. Jobbar ikapp Skapa ett introduktionsdokument med checklista över det som ska göras vid nyanställning. Utse och utbilda en systemadministratör i gruppen. Risk att missa viktig information. Skapa rutin för regelbunden inläsning tills nytt journalsystem upphandlas och inläsning kan ske regelbundet automatiskt. Mänsklig faktor? Stress? Skolsköterskan arbetar inte kvar i kommunen. Tidigare inte haft hälsosamtal. Säkerställa att skolsköterskorna hinner sitt uppdrag genom regelbunden verksamhetsavstämning. Ryggar som inte följts upp. Bokar eleverna Säkerställa att bevakningar registreras rätt. Kontroller tillväxt och ryggar som inte fanns i bevakningslistan Mycket elevarbete som inte är utfört enligt basprogrammet, men de är vaccinerade! journalupphandlingen. VC EMI skriver dokument för bemanning, rekrytering och ansvarsområde för respektive kompetens. Upphandla nytt journalsystem/vc EMI där automatisk inläsning ställs som krav. Skolsköterskorna ska dokumentera enligt lagar och riktlinjer. Vara noggranna och göra en sak i taget vilket är kan vara svårt på skolan. Skolsköterska, rektor och VC EMI Skolsköterska Bokar eleverna Se ovan Skolsköterska Sätts för bevakning och jobbar ikapp successivt. Tidigare har inte följt basprogrammet. Inte fått vaccin i åk 8 Kallar eleverna Säkerställa att missade vaccinationer läggs som bevakning så de görs inom kort. Avvikande rygg- 10 grader inte remitterad eller bokad till Bokar eleven Risk för scolios. Tidigare inte handlat adekvat. Skapa rutin för ryggkontroll och Skolsköterska, rektor och VC EMI Skolsköterska VC EMI och sköterska Vaccinationsrutin VC EMI och skolläkare skriver rutin för ryggkontroll 2

25 Avvikelserapporter 2018 Bilaga 6 18 EMI basprogram missade kontroller Personalresurs Nyckeltal Skolan - prioritering skolläkare Hälsosamtal och kontroller ej genomfört i åk 4. Går nu i högstadiet För många elever för att hinna med uppdraget och att arbeta patientsäkert. Skolan kräver att ska delta i möten utanför EMI uppdraget under skoltid vilket försvårar att hinna med basprogrammet flera Skolan - admin Saknar information angående elever som börjar och slutar. Nyanlända som börjat utan information till n. Skolan - mottagningen Skolan - mottagningen Skolan - mottagningen Skolan - mottagningen Extern Annan personal har tillgång till skolsköterskemottagningen. Gammalt material och utrustning. Gamla journalarkivskåp som är svåra att låsa och låsa upp. Oklart om de är brandsäkra. Lyhört på en av mottagningarna. Svårt att göra hörselkontroller. Oro att någon utanför ska höra sekretessinformation. Saknar vaccinationsuppgifter från BHV och tidigare EMI. Träffar dem i åk 7 bevakning. Tidigare skolsköterskor för 3 år sedan. Återkommande kontroller att de framöver följer basprogrammet. Skolsköterska Har påtalat detta till rektor Se över nyckeltalen för alla skolor Rektor, Skolchef UK Sagt det till rektor Rektor bör informera skoladministratör. Sagt det till rektor Har slängt mycket, köpt ny syntavla Meddela rektor. Kommunarkivarie ska göra besök på skolan och bedöma skåpen Meddela rektor. Ringt och påmint x flera Göra en befattningsbeskrivning. Hjälp med prioritering både till och rektor. Viktigt att uppmärksamma alla nya elever. Nyanlända behöver hälsoundersökas och vaccineras skyndsamt för att undvika evt smitta. Sekretessmaterial kan finnas framme på rummet. Viktigt att rensa regelbundet och efter varje läsår. Rensa alla gamla journaler och slänga de arkivskåp som inte är godkända. Rummet ska vara isolerat så ingen sekretessbelagd information hörs ut. Viktigt att få in vaccinationshistorik för att bedöma vad vi ska komplettera. Rektor och VC EMI Rektor, skoladministartör. Rektor-vaktmästare? Byta låskolv till skolsköterskemottagningen. Skolsköterskan Skolsköterskan rensar. Vid behov av att köpa nytt rektor. Byta till isolerad dörr? Alternativt rum för hörselkontroller? Rektor. VC EMI bokar samverkansmöte med BHV under våren. 3