Tunasalen, Vimmerby Tisdagen den 15 april2014 Kl

Transkript

1 Vimmerby kommun www. vimmerby.se SAMMANTRÄDESPROTOKOLL l (13) Sammanträdesdatum Plats och sammanträdestid Beslutande ledamöter Tjänstgörande ersättare Övriga deltagare Tunasalen, Vimmerby Tisdagen den 15 april2014 Kl Ingela Nilsson Nachtweij (C) Claes W etterström (M) Annika Högberg (S) Ola Gustafsson (KD) Börje Forss (FP) Lars J o harrsson (V) Leif Carlson (M) Annika Fundin (MP) Bengt Barkstam (SD) Kanslijurist Therese Jigsved Registrator Marize Viderström Bibliotekschef Margret Halvardson Folkhälsosamordnare Anders Degerman Claes W etterström (M) Justeringens plats och tid Vimmerby Paragrafer Underskrifter sekreterare Therese Jigsved Ordfårande Nachtweij c Ve~ Claes Wetterström C7 Anslag/bevis Organ Satmnanträdesdatum Datwn då anslaget sätts upp Protokollets förvaringsplats Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Valnämnd Dattun då anslaget tas ned Administrativa avdelningen Underskrift Therese Jigsved Utdragsbestyrkuing

2 VIMMERBY KOMMUN Sammanträdesdatum Valnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidm 2 (13) VN 31 Dnr 51/2013 Kod 111 Genomgång av förra mötets protokoll Valnämnden beslutar att godkänna protokollet och lägga det till handlingarna. Vid dagens sammanträde föreligger protokollet från valnämndens sammanträde får genomgång.

3 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL Sidm Satmnanträdesdatum 3 (13) Valnämnden VN 32 Dnr 51/2013 Kod 111 Inkomna handlingar Valnämnden beslutar att lägga infonnationen till handlingarna. Vid dagens sammanträde föreligger följande inkomna handlingar: Valmyndighetens nyhetsbrev 2014:7 och 2014:8. A v nyhetsbreven framkommer bland annat hur distribution av kommunextema poströster kommer att gå till vid valet till Europaparlamentet Vidare finns också information om nya manualer som finns tillgängliga i valdatasystemet och hantering av brevröster. Fullmäktiges beslut om årshjul, KF , KF 7

4 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL Sidnr Satmnanträdesdahtm 4 (13) " Valnämnden VN 33 Dnr 209/2013 Kod 111 Valnämndens budget för detaljbudget Valnämnden beslutar att anta föreliggande detaljbudget för valnämnden för år Kommunfullmäktige har beslutat att valnämnden för år 2014 har kr i budget. Nämndsplan för valnämnden antogs , VAL 18. Valnämnden kommer att erhålla statsbidrag för att genomföra valen under 2014, men det är oklart hur stort bidraget kommer att bli. Vid valnämndens sammanträde redogjorde kanslijurist Therese Jigsved för ett utkast till detaljbudget för valnämnden år För att kunna fastställa detaljbudget behöver statsbidraget vara känt. Valnämnden beslutade att uppdra åt kanslijurist Therese Jigsved att ta fram förslag till detaljbudget för valnämnden år 2014 när statsbidragets storlek är känt och återkommer med förslag till beslut. Vid dagens sammanträde föreligger förslag till beslut om detaljbudget för valnämnden. Vimmerby kommun får kr i statsbidrag per val, totalt kr under Valnämnden har således en bruttobudget om l kr Beslutsunderlag Kommunfullmäktiges beslut , KF , VAL 25 F örslag till detaljbudget för valnämnden för år 2014 upprättad av kanslijurist Therese Jigsved. Sändlista Ekonomiavdelningen Bilaga: Detaljbudget för valnämnd Protoko11justerare

5 ev Bilaga Val n turmc~ JJJif/ -fj!ft;. 33 l(:;.) Budget 2014 för valnämnden Verksamhet Bidrag från staten SUMMAINTÄKTER AB grupp l (tjänstemän och röstmottagare) 5226 Fyllnadstid Övertid grupp l Fasta arvoden Sammanträdesarvode Förrättningsarvode Övriga beskattade löneförmåner 5521 Bilersättningar, skatteplikt Bilersättningar, skattefria Traktamente, skattefria Övr kostnadsersättningar Arbetsgivaravgifter Kostnad lön/arvoden

6 5811 Utbildning l kursavgift 6111 Hyra/leasing maskiner och inventarier 6121 Hyra datorprogram Datortillbehör 6415 Dataprogram 6416 Övriga inventarier 6451 Livsmedel/ förtäring 6471 Förbrukningsmaterial Kontorsmaterial 6721 Kopieringskostnader 6723 Kontorsarbeten 6799 Övriga främmande tjänster (bl a förtidsröstning) 7021 Korttidsleasing bil 7051 Biljetter, resor 7052 Hotell och logi 7171 Representation 7211 Annonsering Summa omkostnader Total bruttokostnad Intäkt statsbidrag Nettokostnad

7 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL Sidm Sammanträdesdatum 5 (13) Valnämnden VN 34 Dnr 51/2013 Kod 111 Arvoden för röstmottagare - revidering Valnämnden beslutar att fastställa arvode till röstmottagare enligt följande: timarvode för röstmottagare på valdagen 150 kr/timme plus PO arvode till ordförande i valdistrikt utgår med 500 kr arvode till vice ordförande i valdistrikt utgår med 250 kr. Sammanträdesarvode för röstmottagare fastställdes , 69 till 120 kr/timme. Valdistriktsordförande har därutöver 500 kr som ett engångsbelopp. Reseersättning utgår också. Valnämnden diskuterade frågan om höjning av arvodena Valnämnden beslutade att ge valadministrationen i uppdrag att ta fram redogörelse för vad det skulle kosta att höja timarvodet til1150 kr per timme och att ge 250 kr i arvode till den som är vice ordförande i ett valdistrikt. Valadministrationen lämnade redogörelse om beräknade kostnader för höjning och införande av arvode till vice ordförande vid valnämndens sammanträde Vid dagens sammanträde tas ärendet upp på nytt då detaljbudgeten är klar och fastställd. En höjning enligt till 150 kr per timme och införande av 250 kr som arvode till vice ordförande beräknas inrymmas i budgeten. Beslutsunderlag , , , , 27 Redogörelse för höjning av arvoden för röstmottagare, Id Sändlista Registrator Marize Viderström Administratör Liselott Frejd

8 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL Sidnr Sammanträdesdatum 6 (13), Valnämnden VN 35 Dnr 51/2013 Kod 111 Avrapportering angående tillgänglighet och aktiviteter i förtidsröstningslokalen Röda Tvättstugan Valnämnden beslutar att godkänna avrapporteringen och ger folkhälsosamordnare Anders Degerman fortsatt uppdrag att planera och genomföra aktiviteter i Röda Tvättstugan i enlighet med redovisade förslag. Valnämnden beslutade att Röda Tvättstugan, Bullerbyn, ska vara förtidsröstningslokal under båda valen Det har också förts diskussioner om olika aktiviteter i Röda Tvättstugan för att väcka intresse för valen och öka valdeltagandet. Vid sammanträde fick folkhälsosamordnare Anders Degerman i uppdrag att ta fram förslag på aktiviteter och avstämning i ärendet gjordes också Vid dagens sammanträde deltar folkhälsosamordnare Anders Degennan som redogör för avstämning med tillgänglighetsrådets representant Mattias Kronstrand angående tillgängligheten i Röda Tvättstugan. Vimarhem AB håller på och målar om invändigt och kommer också att sätta upp en ramp för att kunna ta emot funktionshindrade. Dator och skrivare ska finnas för utskrivning av dubblettröstkort. Vidare redovisar folkhälsosamordnare Anders Degerman förslag till aktiviteter vid Röda Tvättstugan inför valen. I området har valdeltagandet varit lågt varför mer information och kunskap anses nödvändig. Förslag till aktiviteter: Visa goda förebilder Förebilder är viktiga- en eller flera politiker med invandrarbakgrund kan bjudas in för att berätta om sin historia och inge hopp och inspiration till fler med invandrarbakgrund att satsa på att bli en aktiv samhällsmedborgare. Det får inte diskuteras partipolitik vid detta tillfålle utan personen ska vara en god förebild för en aktiv samhällsmedborgare med invandrarbakgrund. Bokbord Folkhälsan kan arrangera bokbord den 19 maj 2014 och den 8 september 2014 då samtliga partier bjuds in för att hålla information.

9 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL Sidnr Sammanträdesdatum 7 (13) Valnämnden Satsning på servicekontor i Bullerbyn Genom samarbete mellan kultur- och fritidsförvaltningen och arbetsmarknadsenheten kan en särskild satsning göras i samband med valet i september i bostadsområdet Bullerbyn. Informationsspridning Kultur- och fritidsförvaltningen undersöker möjligheten till att elever på gymnasiet som läser om EU-valet kan sprida information i Bullerbyn om valet. Kultur- och fritidsförvaltningen kommer att uppmana politiker att besöka Bullerbyn i samband med andra besök i kommunen. Bullerbydagen 5 juni Kultur- och fritidsförvaltningen kommer att försöka använda befintliga arrangemang som Bullerbydagen för att ha information om demokrati och val. Beslutsunderlag , VAL , VAL , VAL 29 Sändlista Folkhälsosamordnare Anders Degerman

10 - VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidm Sammanträdesdattun 8 (13) Valnämnden VN 36 Dnr 51/2013 Kod 111 Förtäring till röstmottagarna på valdagarna - uppdrag Valnämnden beslutar att röstmottagama ska få en kall måltid och kall dryck under valdagen samt ger kanslijurist Therese Jigsved i uppdrag att slutföra beställning av förtäring. Under valdagen har röstmottagama långa arbetspass och vid sammanträdet diskuterades behovet av förtäring. Valnämnden har under tidigare val åkt ut med förtidsröster tidigt under valdagen och då samtidigt distribuerat ut något att förtära till röstmottagama. Tidigare år har det varit kall mat. Valnämnden anser att röstmottagama behöver få en måltid med dryck och valkansliet fick i uppdrag att ta in offerter på förtäring till röstmottagama och återkomma med förslag. Vid dagens sammanträde lämnar registrator Marize Viderström avrapportering i ärendet. Valnämnden är positiv till att ombesörja en kall måltid och kall dryck. I övrigt får varje valdistrikt själva ordna fika. Beslutsunderlag , 18 Sändlista Registrator Marize Viderström Kanslijurist Therese Jigsved

11 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidm Sammanträdesdatttm 9 (13), Valnämnden VN 37 Dnr 51/2013 Kod 111 Genomgång av valställ, valurnor och skärmar till vallokalerna - avrapportering Valnämnden beslutar att valkansliet får fortsatt uppdrag gå igenom valställ, valurnor och skärmar till vallokalerna. Valnämnden beslutade att uppdra åt valkansliet att göra en genomgång av valställ, valurnor och skärmar till vallokalerna och att göra en avrapportering vid kommande sammanträde. Vid dagens sammanträde lämnas avrapportering i ärendet. Viss genomgång har gjorts, men valkansliet kommer att ha avstämning om valställ, valurnor och skärmar till vallokalerna snarast och gå igenom vad som eventuellt behöver köpas in. Beslutsunderlag , 20 Sändlista Registrator Marize Viderström Administratör Liselott Frej d

12 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidnr Sammanträdesdatum 10 (13) Valnämnden VN 38 Dnr 51/2013 Kod 111 Genomförande av skolval och partiinformation information Valnämnden beslutar att ta informationen till handlingarna. Frågan om genomfårande av skolval i Vimmerby har varit uppe ett antal gånger på valnämndens sammanträde. Valnämnden beslutade att uppdra åt ordfåranden Ingela Nilsson N achtweij (C) att bjuda in till möte med berörda personer under mars 2014 får planering av partiinfonnation och genomfårande av skolval Möte har ägt rum där Ingela Nilsson Nachtweij (C), registrator Marize Viderströrn administratör Liselott Frejd, verksamhetschef Lena Nirnhed Högback och ett flertallärare från gymnasiet, Astrid Lindgren skolan och Virnarskolan deltog. Vid valnämndens sammanträde deltog gymnasieläraren Peter Gustafsson och elevrådets sekreterare Lisa Blom för att informera om partiinformationen och skolvalet på gymnasiet. Vid dagens sammanträde lämnar Ingela Nilsson Nachtweij (C) information om planeringen av partiinfonnation och skolval Inbjudan som har gått ut till gruppledare och valansvarig får partierna ska skickas ut till valnämndens ledarnöter får kännedom. Beslutsunderlag , , , 26 Inbjudan till gruppledare att delta i valinformation får BU-valet, Id Sändlista Registrator Marize Viderströrn Administratör Liselott Frejd

13 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL Sidnr Smmnanträdesdatum 11 (13) Valnämnden VN 39 Dnr 51/2013 Kod 111 Utläggning och placering av valsedlar i röstningslokal och vallokal Valnämnden beslutar för Europaparlamentsvalet 2014 att att att att att valsedlama ska placeras i bokstavsordning utifrån partinamn i enlighet med Valmyndighetens rekommendation, det i varje röstningslokal och vallokal i möjligaste mån ska finnas två valsedelsställ, ett valsedelsställ för de valsedlar som kommunen är skyldig att lägga ut och ett valsedelsställ för de valsedlar som partier kan komma och lägga ut sina valsedlar i, det överst i varje valsedelsställ ska finnas blanka valsedlar och att valsedlar därefter ställs i bokstavsordning utifrån partinamn, valsedlar från partier som kommunen inte är skyldig att lägga ut ska placeras i valsedelsställ av partiet själv, men under överinseende av röstmottagare så att god ordning och likvärdig placering kan upprätthållas, för det fall två valsedelsställ ej finns att tillgå eller ej får plats så ska valsedlama placeras i följande ordning, blanka valsedlar överst, sedan valsedlar som kommunen är skyldig att lägga ut i bokstavsordning utifrån partinamn och sist valsedlar som partierna själv lägger ut i bokstavsordning utifrån partinamn. Valsedlar ska finnas i alla vallokaler och röstningslokaler. Blanka valsedlar och vissa namnvalsedlar ska enligt lag finnas tillgängliga. När det gäller val till Europaparlamentet får de partier som fått minst en procent vid något av de två senaste Europaparlamentsvalen sina namnvalsedlar utlaga i alla lokaler där man kan rösta under förutsättning att partiet endast beställt en namnvalsedel samt att partiet begär utläggning. Detta ska ha gjorts till Valmyndigheten senast den 15 december Övriga partier måste själv lägga ut sina namnvalsedlar i val- och röstningslokaler oavsett om de har en eller flera namnvalsedlar.

14 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL Sidnr Sammanträdesdatum 12 (13) Valnämnden Det kommer att finnas en lista över vilka partier som har begärt att få sina valsedlar utlagda både i valdatasystemet och på valmyndighetens hemsida. De partier som inte har rätt att få sina valsedlar utlagda kan själva komma och lämna sina valsedlar i vallokalen eller röstningslokalen. Kommunens ansvar över dessa är att hålla ordning bland valsedlarna och se till att alla valsedlar får likvärdig placering. Röstmottagarna har ansvar för ordningen vad gäller samtliga valsedlar. Valmyndigheten har tagit fram en affisch med förslag på placering av valsedlar i valsedelsställen. Det är viktigt att alla valsedlar presenteras på likvärdigt sätt. Det anses inte som likvärdig placering att ha vissa valsedlar i ställ och vissa på bord i samma vallokal. För att få likvärdig placering tog Valmyndigheten därför fram valsedelsställ till förra valet och dessa kan användas även vid båda valen Eventuellt kommer nya valsedelsställ inför valet den 14 september Valnämnden ska fatta beslut om hur valsedlarna ska placeras för kommunen. Valmyndigheten rekommenderar att valsedlarna placeras i bokstavsordning och i mån av tillgång till valsedelsställ Det är en fördel att ha två valsedelsställ för att få plats med alla valsedlar och att undvika sammanblandning av de valsedlar som kommunen är skyldig att lägga ut med de valsedlar som partierna eventuellt kommer ut med. Blanka valsedlar kan dock finnas i båda ställen. På det här sättet undviks omflyttning av valsedlar som kommunen är skyldig att lägga ut. Omflyttning av valsedlar kan dock bli aktuellt i det valsedelsställ som är avsett för partierna att lägga ut i. Eftersom röstmottagarna ansvarar för ordningen bland valsedlarna görs eventuell omflyttning av röstmottagare. Beslutsunderlag , 27 Sändlista Registrator Marize Viderström Administratör Liselott Frejd Bibliotekschef Marget Halvardson Valdistriktsordförande Bilagor: Valmyndighetens ordning på valsedlar och information om valsedlar

15 o ORDNING PA VALSEDLAR Val 25 maj 2014 EUROPAPARLAMENTET e Valsedlarna är placerade i bokstavsordning utifrån partinamnet på valsedeln. Bokstavsordningen gäller 11 san1.tliga partier. BLANKA BLANKA BLANKA Parti A Parti A Parti A Parti B Parti B Parti B Parti C PartiC PartiC Parti D Parti D PartiD ' PartiE PartiE PartiE Parti F Parti F Parti F Parti G PartiG Parti G Parti H Parti H Parti H Parti l Parti l Parti l Parti J Parti J Parti J Parti K Parti K Parti K ", ~ - :. - ; ---".-..,.,.. '!' " < - ' ~ J ' '

16 INFORMATION OM VALSEDLAR -Såhär använder du valsedeln Rösta på parti: Du röstar först och främst på ett parti. Partiets namn står på valsedeln. Hittar du inte ditt partis valsedel? Ta en blank valsedel och skriv partiets namn på den. Skriv partinamnet så tydligt som möjligt! - Person rösta: Om du vill att någon särskild av partiets kandidater ska bli vald, kan du ge den personen en personröst genom att sätta ett kryss i rutan framför kandidatens namn på valsedeln. Du kan bara kryssa för en kandidat. För vissa partier kan väljarna själva nominera kandidater. Det står på partiets valsedel om du kan skriva till namn. Då skriver du personens namn under partiets kandidatlista.,.. -- ~... l,'~' ' l \ l l ' ' ' l... ~ --...,. l l Vilka valsedlar finns? Röstmottagarna ansvarar för att lägga ut valsedlar med kandidater för de partier som fått minst en procent vid något av de två senaste valen till Europaparlamentet. "' " ~ ], Röstmottagarna ansvarar också för att - c U lägga ut blanka valsedlar. ~ C -~'l Pi- Valsedlar med kandidater för övriga partier ansvarar respektive parti själva för att sprida. Röstmottagarna ansvarar för att hålla ordning bland samtliga valsedlar. "'Valmyndigheten -

17 VIMMERBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sidm Sammanträdesdatum 13 (13) Valnätnnden VN 40 Dnr 51/2013 Kod 111 Övriga frågor- valnämndens roll och tjänstgöring före, under och efter valdagen samt behov av extern hjälp Valnämnden beslutar att att att uppdra åt valkansliet att göra en genomgång av valnämndens roll före, under och efter valdagen i samband med valnätnndens sammanträde den 15 maj 2014, uppdra åt valkansliet att ta fram fårslag till tjänstgöringsschema får valnämnden, samt godkänna att ta in extern hjälp för att klara med förberedelserna med valen. Vid dagens sammanträde lyfts frågan om hela valnämnden behöver tjänstgöra under valdagen. Ett fårslag till schema behöver tas fram. Det behöver också göras en genomgång av valnämndens roll fåre, under och efter valdagen. För att hinna med fårberedelserna infår valen behöver valkansliet att ta extern hjälp av fårre valsamordnaren Bengt Westrin. Sändlista Registrator Marize Viderström Administratör Liselott Frejd Administrativ chef Anna Erlandsson Karlsson