Verksamhetsberättelse

Transkript

1 Verksamhetsberättelse Fastigheter Helår 2018

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Syfte Aktuella händelser Verksamhetens mål och uppdrag Kund Hållbar utveckling Digitalisering Attraktiv arbetsgivare Ekonomi Ekonomi och personal Resultatrapport Årets resultat Produktions- och nyckeltal Sjukfrånvaro Framtida utmaningar Intern styrning och kontroll Internkontrollplan Fastigheter Verksamhetsberättelse 2(31)

3 1 Inledning Område Fastigheters verksamhetsberättelse utgår från regionfullmäktiges verksamhetsplan och verksamhetens egna mål som är beskriven i Område Fastigheters verksamhetsplan för Dessa verksamhetsplaner ger oss förutsättningar, mål, inriktningar och ambitioner vilket skapar ramar och en tydlig riktning för verksamheten. Under 2018 har vi arbetat med nya rutiner för verksamhetsplanering och uppföljning. Det finns ett stort engagemang och en delaktighet bland samtliga medarbetare inom Område fastigheter. 2 Syfte Område fastigheter finns inom Regionservice, Region Örebro län. Uppdraget för Område fastigheter ökar, och Region Örebro län gör omfattande fastighetsinvesteringar vilket påverkar verksamheten. Inom Område Fastigheter finns ca 130 medarbetare. Område fastigheters uppdrag är att tillhandahålla en heltäckande fastighetsverksamhet med förvaltning, byggnation, drift och parkverksamhet, så att regionorganisationen kan bedriva sin verksamhet mot fastställda mål till nytta för länsinvånarna. Våra fastigheter ska förvaltas och utvecklas så att värdet bibehålls och förvaltningen ska baseras på långsiktig hållbarhet. Område fastigheter ansvarar också för strategiska fastighets- och lokalförsörjningsfrågor med koncernnyttan som högsta prioritet. Vår verksamhet ska präglas av hög kvalitet och omtanke om såväl våra kunder som miljön, regionens ekonomiska resurser och inte minst varandra. Vi arbetar utifrån övergripande mål, policys och våra egna ambitioner genom ständiga förbättringar inom våra målområden; Hållbar utveckling, Kund, Digitalisering, Arbetsmiljö och Ekonomi. Område fastigheter är certifierade i Kvalitet och Miljö sedan Under 2018 genomförde vi en uppgradering av ledningssystemet enligt den senaste standarden inom Kvalitet (ISO 9001:2015), Miljö (ISO 14001:2015). Inom arbetsmiljö är vi certifierade enligt Arbetsmiljö (OHSAS 18001:2007). 3 Aktuella händelser En märkbar aktivitet inom Område fastigheter har för många medarbetare varit det idoga arbetet med att säkerställa våra processer inför den uppgradering som genomfördes i maj Det är ett förbättringsarbete som naturligtvis behöver genomföras kontinuerligt, hela tiden behöver informera och utbilda medarbetarna i våra arbetssätt. Det kommer troligen även, under en tid, innebära att vi märker att vi vill förändra ngra av våra processer då vi kanske märker att allt inte riktigt bra som det var tänkt. Det är helt enkelt ett kontinuerligt lärande, och vi behöver vara lyhörda och flexibla inför hur det nya verksamhetssystemet fungerar. Personal Under 2018 har många i ledande ställning inom Fastighetsdriften slutat. En ny Länsdriftchef är på plats sedan i somras och vi har startat arbetet med en omfattande organisationsförändring. Bemanning av nya tjänster och sjösättande av den nya organisationen kommer att pågå under det första halvåret av Vi har under året tillsatt följande tjänster: Teknisk specialist lås, Teknisk specialist fastighetsautomation, Utvecklingsingenjör, Fastighetsförvaltare etc. Med tanke på den planerade investeringsvolymen de närmaste 10 åren kommer vi behöva se över arbetssätt och organisation ytterligare i syfte att säker- Fastigheter Verksamhetsberättelse 3(31)

4 ställa att vi klarar av våra uppdrag och åtaganden framöver. Miljö och hållbarhet Vi hade under sommaren ett extremt väderläge vad gäller både temperatur och luftfuktighet. Under alla år som SMHI har registrerat väder så har inte så hög temperatur i kombination med så hög luftfuktighet under så lång period någonsin uppmätts i Sverige. Detta medförde stor påfrestning på det allmänna inomhusklimatet på våra sjukhus men i synnerhet på våra operationssalar och intensivvårdsavdelningar. Den extrema värmen påverkade även energiförbrukningen negativt genom ökad drifttid på kylanläggningar och ventilation men även ökat eftervärmningsbehov i ventilationssystemet för att i möjligaste mån hantera fuktproblematiken i inomhusklimatet. Positivt är arbetet med tillförande av förnyelsebar energi. Sex solcellsprojekt pågår varav tre på USÖ och övriga är på Karlskoga lasarett, Lindesbergs lasarett samt Musikens hus i Kävesta. Totalt handlar det om tillförande av förnyelsebar energi om ca kwh/år. Ett 15-tal effektiviseringsprojekt såsom belysning, ventilation och injusteringar är uppstartade under De mesta av våra tilldelade medel för detta ändamål har satsats på ombyggnad av två fläktrum på Lindesbergs lasarett. Under 2018 har en utredning genomförts avseende minskad miljö- och klimatpåverkan från användning av fossila bränslen till reservkraft- och reservvärmeanläggningar vid sjukhusen. Resultatet av utredningen är att en övergång till en syntetisk framställd dieselolja från naturgas istället för standarddiesel kommer att ge en kraftig reduktion av både miljö- och klimatpåverkande utsläpp sett över hela livscykeln. Från och med 2019 kommer våra anläggningar att drivas med denna typ av bränsle. Tack vare ett lyckat projekt i syfte att förbättra Metangassystemet till våra ångpannor på USÖ hade vi under 2018 betydligt lägre oljeförbrukning på USÖ (ca 60 %) än förväntat. Byggprojekt På projektsidan har vi färdigställt bland annat följande arbeten under Ombyggd och utökad urologmottagning inom USÖ. Mobil inomhustäckning och WiFi inom Lindesbergs lasarett. Nybyggnation av renrum inom Labmedicin, USÖ. Utbyggnad av avbrottsfri kraft (UPS) inom USÖ och Lindesbergs lasarett. Personalutrymmen för Städ inom USÖ. Ombyggnad av Lekebergs vårdcentral och tandvårdscentral. Ombyggnation av Tybble vårdcentral. Ombyggnation av folktandvårdens lokaler i Lillån. Ombyggnation och utbyggnad av Blodtappen, USÖ. Ombyggnation akuten Lindesberg Ombyggnation sjukhustanden Lindesberg Ombyggnation Mikaeli BVC och VC Ombyggnation Barnakuten USÖ Pågående projekt på USÖ är: T-huset, där det genomförs grundläggning och pålning för reservattenprojektet. De tre stora projekten just nu är fortsatt: H-huset, P-huset, Campus och Hälsocentrum Lindesberg. Övrigt Fastigheter Verksamhetsberättelse 4(31)

5 Ett fastighetsstrategiskt råd har bildats och startade upp direkt efter sommaren. Fastighetsrådet består av Regiondirektör, Hälso- och sjukvårdsdirektör, Ekonomidirektör och Förvaltningschef Regionservice med Fastighetschef och Fastighetsstrateg som föredragande. Rådet tar ställning i olika fastighetsstrategiska frågor, olika perspektiv belyses och frågorna bereds inför regionens ledningsgrupp och/eller politiska forum. Rådet är ett stöd för Fastighetschefen i strategiska fastighetsfrågor. Vi har under 2018 drivit en utredning om byggrätt för lokaler för forskning och utveckling på CVområdet tillsammans med Örebro kommun, Jernhusen, Örebro Universitet samt Hälso- och sjukvårdsförvaltningens forskningschef. Olika scenarion för långsiktig, fysisk utveckling av Campus USÖ tagits fram och diskuterats. Vi har upphandlat nya ramavtal inom entreprenad, service och konsulttjänster. 4 Verksamhetens mål och uppdrag Symbolförklaringar Färgindikatorer, måluppfyllelse och genomförande av uppdrag, helår = uppnått eller överträffat målnivån = mindre, acceptabel avvikelse från målnivån = större negativ avvikelse från målnivån Förändringspilar, utveckling under året, resultat helår jämfört med föregående år alternativt årets början = resultatet har förbättrats = resultatet är oförändrat = resultatet har försämrats Indikatorer, status för helår = helt = delvis = inte alls = värde saknas för perioden = pågående = avslutad = avvikelse = avslutad med avvikelse = ej startad 4.1 Kund Övergripande mål: Med helhetsperspektiv skapar vi värde för våra kunder utifrån användarens förutsättningar. Det finns tydliga kundlöften och vi håller vad vi lovar. Fastigheter Verksamhetsberättelse 5(31)

6 Det pågår ett förbättringsarbete för att nå ett gemensamt arbetssätt inom Xpand. Det är en förutsättning för att kunna mäta våra kundlöften. Förbättringsarbetet omfattar processflödet från kundens beställning till genomförande och avslut. En del i detta är fortsatt dialog med servicecenter om prioriteringar av ärenden, samt hur omprioriteringar ska hanteras och kommuniceras med kund. Detta för att kundens förväntningar ska överensstämma med vår förmåga att leverera. I projekt ska förvaltarna ta fram en grov tidplan i planeraprocessen att presentera för kunderna. Detta är under bearbetning i samråd med strategisk samordning inom HS. Utredningsärenden i Platina som inte utreds inom 60 kalenderdagar måste fortsatt kontrolleras, vi behöver titta på var det fastnar och vad som går att åtgärda för att nå målet. Våra processmål (kundlöften) är: Arbetsorder utförs inom överenskommen tid (90%) Andel kunder som är nöjd med återkopplingen av ärendet (90%) Andel kunder som är nöjd med hanteringen av ärendet (90%) Processmål kopplade till byggprojekt är följande; Andel av uppdragen som resurssätts och överlämnas till Bygga inom 4 veckor (90%) Andel av uppdragen som resurssätts och överlämnas till Bygga inom 12 veckor (100%) Andel av alla produktionstidplaner ska hållas utifrån de ramar som fastställdes vid byggstartmötet. (95 %) Avvikelse mellan budget och utfall ska vara mindre än 10 % (90%) Andel kunder som är nöjda med projektets genomförande. (90%) Indikatorer Utfall Målvärde Nöjdkundindex, NKI, ska öka jämfört med tidigare mätningar En förutsättning för att kunna mäta våra kundlöften är att vi har ett standardiserat arbetssätt. Det har arbetats fram, men har inte hunnit implementerats i hela organisationen ännu. Förbättringsarbetet omfattar processflödet från kundens beställning till genomförande och avslut. En del i detta är fortsatt dialog med servicecenter om prioriteringar av ärenden, samt hur omprioriteringar ska hanteras och kommuniceras med kund. Detta för att kundens förväntningar ska överensstämma med vår förmåga att leverera. Det vi aktivt arbetar med sedan kundundersökningen 2017 är att få en ökad och bättra kommunikation med kunderna. Vi har bland annat tagit fram en kommunikationsstrategi med handlingsplan, för att möjliggöra detta. En del i arbetet är det standardiserade arbetssättet i Xpand, där vi hanterar samtliga felanmälningar och beställningar till verksamhetsservice. Utöver detta hat vi förbättrat dialogen med våre entreprenörer vi har på serviceavtal, så att även de meddelar oss så snart arbeten är utförda. Inom processen bygga genomförs enkäten kontinuerligt med kund för att säkerställa kundnöjdhet och identifierar eventuella förbättringsmöjligheter. Nyckeltal för leveransprecision finns och följs upp kontinuerligt Inom Fastigheter finns ett antal nyckeltal framtagna som är kopplade till våra processer och som utgör våra kundlöften. Fastigheters mål är långsiktiga och ambitiösa. Metod för att mäta målen är fortsatt under utveckling. Så snart ett gemensamt arbetssätt inom Xpand är implementerat en tid kan mål kopplat till förvaltning och Fastigheter Verksamhetsberättelse 6(31)

7 Indikatorer Utfall Målvärde drift mätas kontinuerligt. Även inom Byggprocessen pågår ett arbete för att kunna mäta våra processmål. Antal rapporterade avvikelser ska öka i jämförelse med föregående år 72 st >65 st Antalet avvikelser har under året ökat vilket vi bedömer är positivt. Inom fastigheter har vi aktivt uppmuntrat medarbetarna att skriva avvikelser, och vi har vid två tillfällen haft särskilda utbildningar i avvikelsehantering och rotorsaksanalyser. Avvikelsehantering: Avvikelsen öppnas och klassificeras inom 7 kalenderdagar 99% 100% 98,6 procent av samtliga avvikelser har blivit klassificerade inom 7 dagar. Den innebär att det endast är en avvikelse som inte blev det. Hanteringen bedöms därmed vara väl fungerande i detta skede. Avvikelsehantering: Åtgärder beslutade inom 3 månader ska vara minst 90 % 71% 90% När det gäller hantering av åtgärder vidtagna inom 3 månader har en försämring skett sedan föregående år. Detta är troligen en tillfällig försämring som beror på stor personalomsättning i den delen av organisationen som hanterar fleast avvikelser. Genom fortsatt utbildning, och kanske framförallt genom säkerställande att nya medarbetare får utbildning bedöms att siffrorna kommer att öka igen. Avvikelsehantering: Utredningsärenden utreds inom 60 kalenderdagar 45% 80% Stor personalomsättning inom driften där flest utredningsärenden är aktuellt är troligen en orsak till att vi inte når målen i år. Nya chefer har inte haft möjlighet inom 60 dagar att sätta sig in i ärendena. Utredningsärenden är dessutom till viss del komplicerade, vilket också påverkar att tiden emellanåt är svår att hålla. Andel genomförda åtgärder i händelseanalyser 83% 100% En händelseanalys angående blixtnedslag som inträffade i somras har genomförts. Däremot har denna inte slutförts ännu varför eventuella åtgärder inte utvärderas. Uppföljning från tidigare händelseanalyser: Reservkraftprov USÖ 13/25 (Genomförd september 2016) Vattenläckor campus 11/13 (Genomförd augusti 2016) Skadade kablar vid entreprenörsarbete 5/6 (Genomförd april 2017) Andel genomförda åtgärder i riskanalyser 100% 100% Forskningslab T-huset 5/5. (Genomfördes 2018 och ska rapporteras 2019.) Ta fram tydliga kundlöften och beskriv hur de ska mätas Inom arbetet med att förbättra våra arbetssätt ser vi över hur vi kommunicerar våra kundlöften vid projekt och inom drift och processen verksamhetsservice. Inom drift och verksamhetsservice handlar det om att se över prioriteringar och tydliggöra detta med kund vid kontakt. Inom projekt avser detta till exempel överenskomna tidplaner som arbetas in i vår planeraprocess. Kundlöften mäts i våra processer, i och med detta tolkar vi att projektet är klart och kommer att avslutas. Fastigheter Verksamhetsberättelse 7(31)

8 Regionservice medarbetare har helhetssyn, är professionella och engagerade i enlighet med servicepolicyn. Servicepolicyn finns med som grund i Fastigheters verksamhetssystem vilket bygger på vårt gemensamma synsätt att kunden är central i våra processer och i kvalitetsarbetet i stort. Indikatorer Utfall Målvärde Andel avdelningar som har omsatt servicepolicyn till egen verksamhet Andel genomförda åtgärder i värdeflödesanalyser 100 % 100 % Under året har en värdeflödesanalys genomförts och ytterligare en pågår. Den värdeflödesanalys som är genomförd är "kontroll och reglering av relativ fuktighet i OP-sal". 6 åtgärder är beslutade, och uppföljning genomförs under januari månad En handlingsplan är framtagen och åtgärderna planeras att vara klara 28 februari Den värdeflödesanalys som är fortsatt pågående berör projektekonomi. Regionservice bidrar i service och tjänster till att Region Örebro läns verksamheter uppfyller kraven på en god och patientsäker vård Sommarens extremväder har förorsakat en del bekymmer för verksamheterna. Kopplat till framtida klimatförändringar ser vi ett behov att förbättra oss ytterligare framöver. Ett omfattande utredningsarbete i form av en händelsanalys pågår, för att undvika att situationen som uppstod i somras inte ska hända igen. En händelseanalys har dessutom genomförts och en handlingsplan har tagits fram. Avdelning fastighetsdrift arbetar med säkerställande att de skötslar och tillsyn som är planerade och registrerade i fastighetssystemet är korrekta och uppdaterade. Det omfattar även att driftverksamheten ska jobba lika på alla tre sjukhusen samt på de yttre fastigheterna. Detta arbete innebär att vi förebygger fel och minskar störningar inom verksamheten på sikt. Indikatorer Utfall Målvärde Uppföljning av genomförda åtgärder och effekter utifrån lex Maria anmälningar och klagomål samt händelse- och riskanalyser görs i samtliga fall. Delvis En händelseanalys är genomförd och en handlingsplan är framtagen vilken innehåller åtgärder för säkerställa funktionella lokaler även vid väder som innebär exterm fukt och värme. Fastigheter Verksamhetsberättelse 8(31)

9 Samtliga fastigheter ska ha förenklad brandskyddsdokumentation. Arbetet har stannat av under hösten. Då målet inte är nått behöver vi förstås se över möjligheterna at påskynda detta arbete under Indikatorer Utfall Målvärde Andel fastigheter med framtagen dokumentation. 86% 90% Utfallet för året är 86 %. Under hösten har arbetet legat stilla. Driftdokumentation och överlämnande av projekt standardiseras och effektiviseras. Inom processen Bygga har rutiner tagits fram för överlämnande av driftdokumentation från projekt till förvaltning och drift. Rutinerna har tagits fram i dialog inom Fastigheter, men har ännu inte implementerats i processen. Utbildning och införande kvarstår innan vi ser effekter av det nya arbetssättet. Ta fram ett underlag som tydliggör kravställningar för drift- och underhållsinstruktioner Flera möten har hållits. WSP Karlstad är anlitad. Projektet pågår möten hålls kontinuerligt en gång per månad projetet kommer ha en avstämning i Juni 2019 om hur långt man kommit Utveckla arbetet med avvikelser, ständiga förbättringar och delaktighet inom området. I arbetet med att förnya Fastigheters verksamhetssystem har processen för ständiga förbättringar och riskhantering tydliggjorts i ledningsprocessen. Regionsservice övergripande hantering av avvikelser följs och avvikelser lyfts upp kontinuerligt på ledningsgruppen och på arbetsplatsträffarna. Ett utbildningsmaterial som beskriver vad en är avvikelse har tagits fram, vilken finns att tillgå för samtliga chefer och medarbetare. Utöver det har avvikelser varit en del av utbildningen på Områdesdagarna i juni där gemensamma gruppdiskussioner genomförts. För ständiga förbättringar har en särskild enkät tagits fram där samtliga medarbetare enkelt kan lägga in förbättringsförslag. Den finns inom verksamhetssystemets samtliga sidor på Intranätet och går även att nå via en länk på mobilen. Stora delar av verksamheten arbetar metodiskt med detta, dock krävs fortsatta förbättringar för att vi ska vara helt nöjda. Fastigheter Verksamhetsberättelse 9(31)

10 Synliggöra och säkerställa det systematiska arbetet med avvikelser, risker och uppföljning av verksamheten i syfte att jobba med ständiga förbättringar I arbetet med att förnya Fastigheters verksamhetssystem har processen för ständiga förbättringar och riskhantering tydliggjort under ledningsprocessen. Regionsservice övergripande hantering av avvikelser följs och avvikelser lyfts upp kontinuerligt på ledningsgruppen. Ett utbildningsmaterial vad är en avvikelse har tagits fram som finns att tillgå för chefer och medarbetare. Utbildning och gruppdiskussioner om syfte med avvikelser, vad en avvikelse är, och hur de ska hanteras genomfördes under Områdesdagarna i juni. För ständiga förbättringar har en särskild enkät tagits fram där samtliga medarbetare enkelt kan lägga in förbättringsförslag. Den finns inom verksamhetssystemets samtliga sidor på Intranätet och går även att nå via en länk på mobilen. Säkerställa att arbetsmiljöarbetet i våra bygg- och installationsprojekt sker enligt gällande regelverk. En arbetsmiljöplan och rutiner kopplade till den finns. Vi har en Bas-P i alla projekt samt sedan en Bas-U. Deras uppgift är att kontrollera att arbetsmiljökraven följs i både projekterings- och utförandefasen. Arbetsmiljöplanen följer med i båda faserna och skrivs under och kontrolleras av beställaren i projektet. Säkerställa att Arbetsmiljöplaner finns och skyddsronder görs i projekt Avstämning ska göras om avdelningschef inom projektledning har träffat projektledning för El och VVS för genom gång av rutiner efter att den tagits fram och godkänts där efter kan projektet anses färdigt. Förbättra och säkerställa vårt gemensamma arbetssätt tillsammans med kund och samarbetspartners. Fastigheter utvecklar och förbättrar sitt verksamhetssystem kontinuerligt. Det omfattar processerna inom Fastigheter, men är naturligtvis även kopplad till kund och övriga områden inom Region Örebro län och Regionservice. Fastigheter är en del av Region Örebro län och Regionservice som helhet, vilket i ett gränsdragningsarbete gentemot kund och samarbetspartners blir tydligt. Delar av detta har förbättrats i och med omtaget av verksamhetssystemet som avslutades under våren 2018, men systematiskt förbättringsarbete genomförs ständigt där detta är en del. Ett omfattande arbete kring lokalförändringsprocessen pågår och bör kunna implemeteras under nästkommande år. Fastighetsstrategiskt forum med kund skapas Fastigheter Verksamhetsberättelse 10(31)

11 Möten med samtliga Förvaltningars lokalansvariga inbokade. Införa ärendehantering i Xpand för alla servicetjänster Ärendehantering i Xpand har införts för all verksamhetsservice och alla beställningar gällande skylt, flytt, möbler och rullande material/lös sjukvårdsutrustning görs från och med den 20 augusti via Servicecenter. Ta fram förslag på produktkatalog för inredning Produktionskatalog för inredning ej klar avstämning görs efter första kvartalet 2019 om arbetet kommit igång Implementera produktkatalog för lös utrustning Produktkatalogen är klar, likväl samtliga avtal. Katalogen är publicerad på Intranätet och en nyhet har publicerats i informationssyfte. Påbörja arbetet med att ta fram typrum som godkänns av kund - exempelvis undersökningsrum, provtagningsrum, väntrum etc. Detta för att förenkla, effektivisera och kvalitetssäkra Beställning av uppdraget från Hälso- och sjukvården kommer först under 2019, varför vi beslutar att inte påbörja ett genomförande under nuvarande år, utan avvakta beställningen. Samtliga byggprojekt ska ha en tidplan så snart verksamheten lämnat lokalbehovet till oss Samtliga projekt resurssätts via resurssättningsmöte där anges start och sluttid för projekten, vid nästa avstämning diskuteras om förbättringsarbeten som är gjorda är tillräckligt för att anse om projektet är klart och genomfört. Ta fram ett standardiserat arbetssätt för felanmälan och beställningar samt anpassa stödverktyg efter det Arbetsgruppen har arbetat fram en förslag och ett par pilottester är genomförda för att sökerställa dett det är fungerande. Implementering och utbildning genomförs under januari och februari Implementera behörig beställare Vid nästa avstämning diskuteras om våra åtgärder är tillräckliga för att anse om projektet är genomfört Kommunikation är en strategisk del i vårt arbetssätt där vi är proaktiva kund och delger information utöver förväntan. Genom kundenkäten har vi de senaste åren blivit uppmärksammade på att det finns en högre förväntan på kommunikation med kund, än vad Fastigheter lyckats att leverera. Under året kommer därför en övergripande kommunikationsstrategi att tas fram, vilket omfattar en plan för hur vi ska kommunicera kommande och pågående byggprojekt. Kommunikation kopplat till beställningar och felanmälningar inom fastighetsdrift och verksamhets- Fastigheter Verksamhetsberättelse 11(31)

12 service, förbättras genom att vi standardiserar arbetssättet i vårt ärendehanteringssystem Xpand samt utbildar våra medarbetare. Kommunikation och återkoppling till kund har varit centrala förbättringsåtgärder i detta projekt. Ta fram en kommunikationsstrategi kring byggprojekt Kommunikationsstrategin är klar och beslutad. I den finns ett avsnitt om Vi har för avsikt att bli bättre genom att: Publicera riktade nyheter till specifika avdelningar vid behov. Detta görs genom att tagga den avdelning som berörs av informationen. Varje projektledare tar fram material och förser redaktör på område Fastighet med relevant och tydlig information vad som ska kommuniceras ut. Vid nästa avstämning diskuteras om förbättringsarbeten som är gjorda är tillräckligt för att anse om projektet är klart och genomfört. Ta fram en kommunikationsstrategi och tillhörande kommunikationsplan för Fastigheter (externt och internt) Kommunikationsstrategi är framtagen och beslutad och finns tillgänglig i Fastigheters verksamhetssystem. 4.2 Hållbar utveckling Övergripande mål: Region Örebro län är en ansvarsfull aktör med höga ambitioner inom hållbarhetsområdet. Hållbar utveckling för regionorganisationen är att skapa välfärd och livskvalitet när verksamheten bedrivs samtidigt som kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov säkerställs. Inriktningsmål: Nr 1. Hållbarhet är integrerad i ordinarie verksamhet och mognadsgraden i hållbarhetsfrågor ökar. Fastigheters under våren fastställda energi- och miljöstrategi grundar sig på programmet för hållbar utveckling och verksamhetens betydande aspekter. Utifrån detta har en handlingsplan tagits fram som ligger utöver verksamhetsplanen, vilken fastslogs i början av Rutiner för att säkerställa miljöarbetet har uppdaterats och ska implementeras under våren. Fastigheter har haft fokus på miljö, och där har vi lyckats öka engagemang och medvetandegrad. Arbete pågår i syfte att förbättra vårt systematiska arbete med driftoptimering och minska slöseri av material och inventarier. Medvetenheten om ekonomin är tydlig. Att jobba med hållbarhet handlar om att alla tre perspektiven ska fungera tillsammans, men ibland behöver man ta en ökad investeringskostnad initialt för att kunna vara klimatsmart och värna miljö på sikt. Det är en balansgång som ibland är svår och som Fastigheter inte alltid råder över. Genom att förbättra våra livscykelskostnadsanalyser bör vi få fram underlag för att lyckas genomföra fler hållbara investeringar. Tydligare kravställning och uppföljning av ställda krav är ytterligare ett förbättringsområde. Fastigheter Verksamhetsberättelse 12(31)

13 En definition av social hållbarhet har tagits fram utifrån Fastigheters verksamhet. Denna kommer ligga till grund för verksamhetsplaneringen inför 2019, vilket ökar möjligheten av att nå ett strukturerat social hållbarhetstänk inom organisationen. Indikatorer Utfall Målvärde Aktivitetsplaner för programmet för hållbar utveckling är implementerade och följs upp i verksamheterna, samt genom en hållbarhetsredovisning. Delvis Aktivitetsplaner kopplade till miljö är implementerade och följs upp i Hållbarhetsprogrammet. Aktivitetsplaner och uppföljningen av social hållbarhet är saknas i dagsläget. Defintion är framtagen inom Fastigheter vilket är vägledande för fortsatt förbättringsarbete. Energianvändningen (el + värme) har effektiviserats med 12 procent per kvadratmeter jämfört med 2010 års totala energianvändning (Program HU). 1% -6% Trenden fortsätter uppåt, en minskningen har nu vänts till en ökning på 1% jämfört år Delmålet för helår 2018 var -6%. En kall och lång vinter/vårvinter (januari-mars) påverkar resultatet trots graddagskorrigering.den påfrestande sommaren har även inneburit ökad drifttid på kylanläggningar och ventilation men även ökat eftervärmningsbehov i ventilationssystemet för att i möjligaste mån hantera fuktproblematiken i innomhusklimatet. Energianvändningen (el) har effektiviserats med 12 procent per kvadratmeter jämfört med 2010 års totala energianvändning. -2% -6% Utfallet för helår 2018 är nu ca -2% jämfört med delmålet -6%. Ökad drifttid på kyl- och ventilationsanläggningar under sommaren är en del av förklaringen till detta Användning av förnybar energi uppgår till minst 90 procent av den totala energianvändningen 95% 90% Andelen förnybar energi var för 2017 drygt 95% varav andelen el var 100% förnybar i enlighet med tilläggsavtalet "Bra miljöval el". Andelen fjärrvärme var fossilfri till 92% (sammanställt av "Miljövärden" Lokala miljövärden 2017) Redovisning för 2018 sammanställs först vid halvårsskiftet nästkommande år. Definiera Social hållbarhet - vad betyder det för oss? Fastigheter har definierat vad Social hållbarhet innebär inom Område fastigheter verksamhet och genom verkamhetsplaneringen inför 2019 lyft in detta i komman års aktiviteter. Definitionen beslutades på ledningsmöte Den är fastställd och inlagd i Platina. Utifrån Miljöutredningen ta fram en energi- och miljöstrategi tillsammans med regionkansliets enhet för Hållbar utveckling En Miljö- och Energistrategi med handlingsplan är framtagen, fastställd samt införd i verksamhetssystemet. Fastigheter Verksamhetsberättelse 13(31)

14 Kontinuerligt arbeta med att få in ett hållbarhetstänk i vardagen och förändra vårt beteende i samma riktning. Inom Fastigheter genomförs förbättringsarbeten inom en rad områden. Utifrån genomförd miljöutredning i början av året har en miljö- och energistrategi antagits vilket visar vår strategiska riktning för miljö- och klimatfrågor inom Fastigheter. Under våren hade vi filmvisning av "Before the flood" för samtliga medarbetare med efterföljande diskussion. Syftet med filmvisningen var att inspirera, engagera och bidra till att var och en i sin vardag reflekterar kring hållbarhet och förändrar sitt beteende i sitt arbete men även privat. Sommarens extremväder påminner oss ytterligare om klimatutmaningarna och vikten av att arbeta med hållbar utveckling. Ett övergripande arbete med driftoptimering har påbörjats där medarbetare från samtliga driftgrupper bidrar. Extremvädret innebär ökat behov av kyla i lokalerna, vilket innebär att sommarens energiförbrukning är högre än normalt. Det gör att vi behöver vässa oss ytterligare, både ur miljöperspektiv, men även för säkerställande av en fungerande verksamhet oavsett väderlek. Inom verksamhetsservice har medarbetare uppmärksammat slöserier och kassation av ej uttjänt inredning, utrustning etc. Det har föranlett ett arbete med att ta fram ett arbetssätt för återbruk av material och möbler. Genom samarbete med staben för Hållbar utveckling är ambitionen att implementera ett fungerande arbetssätt inom hela Region Örebro län. Ta fram en rutin för hur arbetet med kemikalier inom Fastigheter ska fungera i syfte att säkerställa att alla använder godkända kemikalier. Rutin för kemikaliehantering är granskad och fastslagen, inlagd i verksamhetssystemet Klart! Ta fram ett arbetssätt för återbruk av material och möbler inom regionorganisationen En projektdirektiv är framtaget tillsammans med Staben för hållbar utveckling, vilket syftar till framtagande av ett regionövergripande arbetssätt för återbruk av material och möbler. Genom att arbeta fram och besluta om gemensamma arbetssätt möjliggör vi önskad effekt. Projektdirektivet har inte beslutats ännu. Fastigheter avvaktar kommande beslut. Blir bättre beställare och tydliggöra hållbarhetskrav vid inköp och upphandling samt kontinuerligt följa upp dessa. I rutinen för Miljö- och energistrategi anger handlingsplanen att ambitionen är att samtliga byggprojekt ska vara certifierbara enligt Miljöbyggnad guld såvida det är tillämpligt i enlighet med Miljöbyggnads regelverk (i första hand nybyggnationer men även större ombyggnader). Genom detta får vi en uppföljning av av vårt kravställande avseende hållbart byggande i en sammanhållen process från projektering till förvaltning. Först ut att certifieras är H-huset vid USÖ. En ansökan för den preliminära certifiering skickas in till Sweden Greenbuilding Council i Januari I alla övriga projekt som inte omfattas av Miljöbyggnadsmetodiken ska Byggvarubedömningen (BVB) tillämpas samt övriga krav på miljö- och energieffektivitet vara högt ställda och följas upp. Arbete i BVB-gruppen pågår med att bland annat ta fram förhållningssätt för material i små och medelstora projekt. Fastigheter Verksamhetsberättelse 14(31)

15 Ta fram och implementera rutiner för uppföljning av ställda krav i upphandlingar Rutiner för leveranskontroll har inarbetats i beställa/upphandlaprocessen i verksamhetssystemet. Ta fram rutiner och förslag på hantering av "röd-märkta produkter" (BVB) för beslut i Fastighetsstrategisk grupp Arbete pågår i arbetsgruppen för BVB. i första hand skall miljösamordnaren i resp projekt behandla frågan med en rekommendation om beslut till projektledningen. Vid svårbedömda fall kan det krävas ett inriktningbeslut som tas i Fastighetsstrategiska gruppen (nu omdöpt till Ledningsgrupp Fastighetsutveckling (FU)). Återstår att uppdatera "Riktlinjer för val av produkt Byggvarubedömningen". Säkerställa en långsiktig och hållbar verksamhet genom förbättrad säkerhet och minskad sårbarhet Inom detta mål har vi främst fokuserat på att inom organisationen minska sårbarheten genom att säkerställa att vi jobbar lika och att säkra kompetens så att fler än en medarbetare kan utföra vissa tjänster. Detta arbete pågått inom framförallt de som arbetar inom verksamhetsservice, där exempelvis skylt, inredning, flytt har varit avhängigt en person i praktiken. Detta vill vi undvika framåt för att kunna säkra leveransen mot kund. En förbättring som genomförts är implementeringen av ett gemensamt arbetssätt i ärendehanteringssystemet Xpand, vilket ger oss möjlighet att se varandras ärenden och kunna vara behjälplig varandra vid behov. Utveckla samarbetet mellan professioner inom flytt, inredning, utrustning och skylt Det är en pågående lärandeprocess som fortsätter under året, där syftet är att minska sårbarheten i organisationen och att alla medarbetare kan hjälpa varandra. Ett nytt arbetssätt med ärenden i Xpand är ett steg på vägen i att säkerställa hantering av ärenden. Erbjuda systemstöd för elektroniska nyckelskåp inom objekt säkerhetsstöd Hälso- och Sjukvårdsförvaltningen har tackat nej till systemförvaltning av nyckelskåp. Införa ett fungerande arbetssätt driftgrupperna emellan för att säkerställa att driftgrupperna jobbar strategiskt och lika. Frågan hör ihop med "projekt driftoptimering" se nedan I enlighet med Programmet för hållbar utveckling ta fram en energi- och miljöstrategi för Fastigheter med tillhörande handlingsplan. En miljö- och energistrategi är framtagen med syfte att tydliggöra riktning och ambition i Fastigheters arbete med miljö- och energifrågor. Strategin innefattar även en konkret handlingsplan som är kopplad Fastigheter Verksamhetsberättelse 15(31)

16 till verksamhetens mål och strategi och rutiner har stärkts för att säkerställa miljöarbetet. Fastigheters verksamhet har en stor påverkan på miljön i samband med byggnation såväl som under förvaltningsskedet. En miljöutredning genomfördes under 2018 inom Fastigheter och den, tillsammans med programmet för hållbar utveckling, ligger till grund för strategin. Ta fram en standardisering angående träd och plantering m.m. och implementera detta i verksamheten. Arbetet ej färdigställt med standardisering återupptas under vintern Öka omfattningen av arbetet med driftoptimering för att vara mer klimatsmarta och minska kostnader för el och värme Genomförandet av projekt driftoptimering startade under hösten 2018 med en gemensam arbetsgrupp med syfte att identifiera och genomföra snabba och enkla åtgärder för energieffektivisering. Därefter har varje driftgrupp arbetat med dessa åtgärder på sina respektive anläggningar. Projektet kommer att pågå minst två år med utbildningar och fallstudier i våra driftmiljöer. Rekrytering av en driftcontroller pågår och denna kommer att bli en viktig part i arbetet med driftoptimering. Skriva fram ett beslutsunderlag till Fastighetsstrategisk grupp hur vi ska arbeta med BVB i olika stora projekt Arbetsgrupperna har samordnat ett beslutsunderlag för hur arbetet med BVB ska bedrivas i olika stora ny- och ombyggnadsprojekt som ska presenteras för Ledningsgrupp Fastighetsutveckling. Återstår att utreda och testa hur BVB ska hanteras i driftförvaltningen i anslutning till pågående digitalisering. Utifrån övergripande strategier ta fram en plan för schemalagt maskinutbyte inom driftgrupp Park - allt från fordon till småmaskiner Plan för schemaläggning av maskinutbyte i syfte att säkerställa trafik- och driftsäkerhet samt säker arbetsmiljö är nu framtagen. Ta fram en plan för utveckling av Region Örebro läns utemiljöer för ökad social hållbarhet och för att fungera som vårdmiljöer för patienter. Planen är framtagen och aktiviteten avslutad Våra fastigheter ska vara handikappanpassade. Fastigheter Våra fastigheter ska vara handikappanpassade enligt "Insatser för funktionshindrade" BFS 2003:19 HIN från Funktionshinderpolitiskt program Alla fastigheter är inte åtgärdade men arbetet fortgår enligt plan. A-huset, B-huset och M-huset är numera klart. Just nu planeras åtgärder i F-huset. Indikatorer Utfall Målvärde Andel yta med avklarade enkelt avhjälpta punkter i handikappinventering. 93% 100% Fastigheter Verksamhetsberättelse 16(31)

17 Indikatorer Utfall Målvärde Fortsatt genomförande i enligt tidplan. Uppdrag 7. Att fortsätta förbättringsarbetet och höja ambitionerna kring Region Örebro läns arbete med resor och transporter genom att vidareutveckla, implementera och kommunicera resehierarkin. Ett av våra konferensrum kommer att utrustas för digitala möten och vi har även köpt in portabla enheter för möjliggöra digitala möten. Se över möjligheterna till fler cyklar till CV admin och erbjuda elcyklar för att öka intresset bland medarbetarna att välja cykel. Behov av fler cyklar verkar inte finnas varför inga elcyklar kommer att beställas Uppdrag 9. Att ta fram förslag och genomföra åtgärder i Region Örebro läns verksamhet som syftar till att minska utsläpp av klimatpåverkande gaser. Köldmedia F-gasförordning EU/517/2014 Inom Fastigheter finns ca 180 kylmaskiner (till 90% hör dessa till verksamheterna). I och med den reviderade F-gasförordningen med syfte att minska utsläpp av fluorerade växthusgaser kommer ca 25% av kylmaskinerna att direkt påverkas 2020 när ett förbud införs mot försäljning av köldmediet R404A. Flertalet av dessa är anläggningskritiska då dom försörjer verksamheter som exempelvis kemlab med sina blodbanker, kök med frys-och kylrum etc. Vid ett haveri eller läckage av köldmediet kan dessa inte återfyllas/ driftsättas I vissa fall kan kylmaskinen konverteras temporärt med ett annat köldmedia som även det kommer att fasas ut i en nära framtid. Fastigheter kommer därför under 2019 arbeta fram en långsiktig plan för utbyte och i vissa fall temporär konvertering av kylmaskiner så att akuta problem med anläggningskritiska kylmaskiner inte uppstår. Minskad påverkan från fossila bränslen Under 2018 har en utredning genomförts avseende minskad miljö- och klimatpåverkan från användning av fossila bränslen till reservkraft- och reservvärmeanläggningar vid sjukhusen. Resultatet av utredningen är att en övergång till en syntetisk framställd dieselolja från naturgas istället för standard diesel ger en kraftig reduktion av både miljö- och klimatpåverkande utsläpp sett över hela livscykeln. Från och med 2019 kommer våra anläggningar att drivas med denna typ av bränsle. Fastigheter Verksamhetsberättelse 17(31)

18 4.3 Digitalisering Modern digital teknik ska bidra till att skapa en jämlik, attraktiv och stark Örebroregion som kan möta framtidens utmaningar. Ett omfattande arbete med att ta fram en digitaliseringsstrategi inom Fastigheter är genomförd. Den omfattar hela verksamheten och bygger på ett helhetstänk med fastighetsinformation som mest centralt. Strategin har processats fram genom ett antal workshops, där ledningsgrupp samt ytterligare representanter från respektive avdelning deltagit. Strategin antogs i början av juni och presenterades för samtliga medarbetare på Fastigheters områdesdagar samma månad. Förbättringar inom en rad projekt inom fastighetssystemet Xpand pågår. Utifrån ett processorienterat förhållningssätt har ett standardiserat arbetssätt inom felanmälan och beställningar arbetats fram initialt. En rutin för att säkerställa att samtliga skötslar är lika över länet kommer tas fram under nästa år. Implementering av digital daglig styrning inom fastighetsdriften är ytterligare förbättringsområden som är kopplade till Xpand och våra gemensamma arbetssätt. Fler omfattande förbättringsprojekt har planerats, men alla de är inte tidssatta ännu. Ambitionen på sikt är att samtliga medarbetare ska kunna ta del av all fastighetsinformation mobilt, vilket gör att våra arbetssätt och system behöver utvecklas överlag. Hur det kommer att genomföras finns presenterad översiktligt i digitaliseringsstrategin. Denna finns tillgänglig i Fastigheters verksamhetssystem. Inom processen bygga pågår ett digitaliseringsprojekt genom implementering av projektverktyget Antura. Projektplan finns och arbetet pågår. Ta fram en digitaliseringsstrategi, som omfattar hela verksamhetens behov av fastighetsinformation - byggprojekt, förvaltning och drift (BIM) Fastigheter har arbetat fram en digitaliseringsstrategi. Strategin är antagen av Fastigheters ledningsgrupp finns tillgänglig i verksamhetssystemet. Strategin visar riktning för hur Fastigheter långsiktigt ska utveckla sina arbetssätt med stöd av digitalisering. Digitaliseringsstrategin ligger till grund för kommande förbättringsarbete. Genomföra ett pilotprojekt i K-huset och ta fram en rumsdatabas samt hyror i en BIMmodell Pilotprojektet är slutfört och rapport finns tillgänglig i Fastigheters verksamhetssystem. Rapporten innehållet bland annat ett antal frågeställningar som verksamheten behöver ta ställning till, innan en eventuell fortsättning och utveckling av projektet kan genomföras. Använda möjligheten till digitala möten oftare, och se över förutsättningarna för hela Fastigheter att använda digital teknik för detta Fast utrustning för digitala möten är installerad i konferensrummet Stationen. Utbildning i hantering av systemet erbjuds medarbetare under november månad. Se över möjligheterna att skapa ett digitalt internt forum inom driften för att kunna ställa frågor och ta hjälp av varandra inom tekniska frågor Fastigheter Verksamhetsberättelse 18(31)

19 Ett internt forum på Intranätet är framtaget och finns som ett arbetsrum. Gruppcheferna är informerade och forumet kan börja användas. Medarbetare informeras om forumet på gruppmötena. Digitalisering av fickhandboken, och ta fram en rutin för säkerställande av kännedom i organisationen Fickhandboken finns i digital form och publiceras under januari månad Det som återstår är en digital riskbedömningsblankett, denna är dock inte avhängig publiceringen av fickhandboken. Digitala beställningar och dokument. Fortsätta arbetet med att få in tänket "digitalt först" för att effektivisera vårt arbete Beställningar genomförs digitalt. Nästa steg är att arbeta med Avdelning Fastighetsförvaltning om digital hantering kring diarieföring. Se över möjligheterna att införa digital daglig styrning som ett alternativ Det finns möjlighet att införa digital daglig styrning för Fastighetsdrift genom en modul/funktion i Xpand. En planering för implementering är framtagen, men ej tidssatt pga bristande reurser inom IT-stöd. Sätta upp informationsskärmar på strategiska platser internt för att förbättra intern kommunikation inom Fastigheter och minska mailflödet Projektgruppen är klara och ett beslutsunderlag är levererat till ledningsgruppen. Ett första införande kommer att göras inom driften USÖ. Detta kommer att utvärderas innan fler införanden genomförs. 4.4 Attraktiv arbetsgivare Övergripande mål: Region Örebro län uppfattas som en attraktiv arbetsgivare som erbjuder förutsättningar för ett långsiktigt spännande, utvecklande och hållbart arbetsliv Inriktningsmål: Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare som arbetar för att attrahera, rekrytera, behålla och utveckla medarbetare utifrån långsiktigt hållbara strategier. Ambitionerna inom Fastigheter är höga inom samtliga målområden och verksamheten står inför omfattande förbättringsarbete. Dels genom omtaget av verksamhetssystemet där våra arbetssätt förbättras, dels genom verksamhetsplaneringen. Inom processarbetet har ett processteam arbetat med att förbättra vårt arbetssätt inom personal genom hela processflödet, attrahera, rekrytera, behålla och utveckla. Utöver det har vi ett antal aktiviteter inom verksamhetsplanen som vi arbetar med och som på längre sikt bör ge effekt. Vi kan se små resultat ganska omgående när det gäller att nå en ökad gemenskap och en vi-känsla, som är en viktig del i att behålla medarbetare förstås. Det är ett kontinuerligt arbete där vi aldrig egentligen blir klara. Centralt för oss att fortsatt ha möjlighet att genomföra de förbättringar som vi har påbörjat, möjligen i något lägre takt, för att klara av våra korta och långsiktiga utmaningar som vi står inför. En antal nyrekryteringar har genomförts under sommaren vilket är positivt. Fastigheter Verksamhetsberättelse 19(31)

20 Den under året fastställda kompetensförsörjningsstrategin ligger till grund för fortsatt utvecklingsarbete inom attraktiv arbetsgivare. Indikatorer Utfall Målvärde HME Hållbart medarbetarengagemang ska öka i jämförelse med tidigare medarbetarenkät. 73 >75 HME-enkäten visar ett totalindex på 73 för Område fastigheter. Det är en förbättring från föregående år, men vi nådde inte riktigt fram till målet. Under januari 2019 kommer en handlingsplan att tas fram för att vi ska bli ännu bättre under Personalomsättning Sjukfrånvaro, total % 3,16% 3,5% Glädjande ser vi att sjukfrånvaron minskar. Det gäller långtidsfrånvaron bland kvinnor och män. Vi har gemensamma och tydliga mål som alla medarbetare strävar efter och bidrar till. Vi har arbetat fram nya rutiner gällande verksamhetsplanering med ett strukturerat arbetsätt som möjliggör större delaktighet hos medarbetarna. Det innebär att samtliga medarbetare deltar initialt i en omvärldsanalys som ligger till grund för kommande års arbete med målformulering inom Fastigheter. Baserat på denna analys och Region Örebro läns, och Regionservice verksamhetsmål, arbetar samtliga chefer och våra utsedda målområdesansvariga fram verksamhetsmål för Fastigheter. Samtliga medarbetare planerar gemensamt vilka aktiviteter vi ska utföra för att nå målen. Inom verksamheten strävar vi efter ett så brett deltagande och engagemang som möjligt och har som ambition att alla medarbetare ska bidra i någon aktivitet. Uppföljning görs månadsvis på APT inom samtliga arbetsgrupper, samt i ledningsgruppen. Två gånger per år lägesredovisar respektive målområdesansvarig sitt målområde för ledningsgruppen som även kan delges verksamheten som helhet. Genom det nya arbetssättet bedömer vi att kännedom om mål kommer att öka vid nästa mätning då samtliga medarbetare minst en gång per månad diskuterar detta och påminns om sina aktiviteter på sina arbetsplatsträffar. Indikatorer Utfall Målvärde HME - kännedom om mål 67% 80% I årets HME-undersökning finns; är insatt i verksamhetens mål vilket är den fråga som ligger närmast indikatorn. Kännedom om verksamhetens mål har minskat. Detta trots att nya rutiner införts i syfte att tydliggöra målen för samtliga medarbetare på ett annat sätt än tidigare. Möjligen behövs rutinerna ses över på nytt, alternativt kommer utfallet te sig annorlunda när arbetssättet satt sig något. Implementera nytt arbetssätt med Verksamhetsplanering och uppföljning Nya rutiner finns som vi arbetar efter. Det innebär en ökad delaktighet inom fastigheter, där samtliga medar- Fastigheter Verksamhetsberättelse 20(31)

21 betare inledningsvis genomför en gemensam intressent och omvärldsanalys. Under hösten arbetar fastigheters ledningsgrupp fram målen, baserat på den tidigare analysen. När målen är fastställda deltar alla medarbetare i planering av årets aktiviteter. Ambitionen är att samtliga medabetare ska bidra i en eller flera aktiviteter under året Uppföljning av aktiviteterna sker löpande under arbetsplatsträffarna. Medarbetare har fungerande verktyg och goda förutsättningar för att utföra sitt jobb. Arbetet med vårt ledningssystem pågår förtfarande och har under året mer övergått till ett förvaltningsskede under andra delen av året. I detta arbete har bla rutiner och arbetssätt tydligjorts. Dock kvarstår en hel del arbete med att framförallt utveckla och anpassa olika stödsystem för Fastigheter. Det är även alltjämt tydligare att rutiner kring förvaltning, kopplat mot driftverksamheten saknas och att det behöver prioriteras framöver. Projektverktyget Antura har upphandlats och ska implementeras i verksamheten så att projektledarna får ett fungerande och anpassat stödsystem för byggprojekten. Inom fastighetssystemet Xpand har vi under året sett över arbetssätt och standardiserat delar inom drift och verksamhetsservice. Mycket arbete kvarstår dock. Under året var ambitionen att driftverksamheten skulle bli mobila i sitt arbetssätt. Det innebär att de kommer att kunna ta emot ordrar och registrera utförda arbeten mobilt vilket förenklar och leder till ökad effektivitet. En försening i leveransen av mobiltelefoner har bland annat gjort att vi inte riktigt nått ända fram under året. Vi ser även möjligheter i systemet kring förbättring av fastighetsdokumentation och underhållsplaner. En del av detta arbete är påbörjat. Totalt sett är det omfattande och det kommer ta sin tid innan vi når fram till målet. När det gäller förutsättningar att utföra sitt jobb utifrån bemanning och resurser så upplever medarbetare att det är fortsatt hög belastning och att man inte riktigt hinner med. Detta kan på sikt leda till lägre leveransprecision och sämre kvalitet om vi inte hittar lösningar genom effektivare arbetssätt eller ökad bemanning eller färre uppdrag. Indikatorer Utfall Målvärde Min närmaste chef ger mig förutsättningar att ta ansvar över mitt arbete. 79% 80% HME-enkäten visar på ett utfall om 79 för indikatorn; närmaste chef ger mig förutsättningar att ta ansvar i mitt arbete. Det är en förbättring sedan föregående år, men vi nådde inte riktigt ända fram till vårt mål för Vi kämpar vidare för att fortsatt bli bättre. Införande av daglig styrning Införandet av daglig styrning är på gång i flera driftgrupper. Först ut var driftgrupp, Park som införde daglig styrning för ett par år sedan. Driftgrupp Fastighetsdrift på USÖ och Driftgrupp Lindesberg har implementerat det nya arbetssättet under sommaren. Övriga driftgrupper är på gång och material är beställt till samtliga. De olika grupperna kommer att arbeta på lite olika sätt beroende på verksamheternas olika förutsättningar. Ta fram en rutin och mall för uppföljning av inhyrda projektledare Fastigheter Verksamhetsberättelse 21(31)