För arbetsgivaren: Eva Hallberg Kommundirektör Johan Andersson Förhandlingschef

Transkript

1 ESLÖVS Kommunledningskontoret MBL-PROTOKOLL 1 (3) Ärende Organisationsförändring inom förvaltningarna kommunledningskontoret, Service och Teknik och Miljö och Samhällsbyggnad MBL-paragraf 11 Plats och tid Parter Stadshuset, Eslövs kommun, , kl För arbetsgivaren: Eva Hallberg Kommundirektör Johan Andersson Förhandlingschef För arbetstagarna: Per Persson LR Björn Folkesson Saco/LR Maria Andersson DIK Anne Nielsen Kommunal Daniel Nielsen Kommunal Semsudin Bajramovic" SI Göran Hallberg SI Minna Hatti Sveriges Arkitekter Fredrik Gustafsson Lärarförbundet Ralph Axelsson Lärarförbundet Ann-Catrine Hellman Vision Kallade ej närvarande SSR LSR Skolledarna Jusek Civilekonomerna FSA Srat Sveriges psykologförbund Naturvetarna Vårdförbundet Ledarna Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

2 ESLÖVS Kommunledningskontoret MBL-PROTOKOLL 2 (3) Vid protokollet Johan Andersson Utses att justera Ordföranden och samtliga närvarande arbetstagarorganisationer Paragrafer 1 Sekreterare Ordförande Justerare Justerare Justerare J. an e son GLIL, Eva Hallberg, Eslövs kommun Per Persson, LR 1.3, Daniel Niösen, Kommunal Göran Hallberg, SI rn Folke son, LR/SACO 4 t Maria Andersson, DIK Minna Hatti, Sveriges Arkitekter Justerare Fredrik Gustafsson, Lärarförbundet Ann- atrine Hellman, Vision 1 Arbetsgivaren Eslövs kommun har kallat till förhandling enligt MBL 11 angående organisationsförändring vid kommunledningskontoret, Service och Teknik och Miljö- Och Samhällsbyggnad. Tidigare har Information enligt MBL 19 genomförts den 28 november Justerandes signatur Utdragsbestyrkande..(54

3 ESLÖVS Kommunledningskontoret MBL-PROTOKOLL 3 (3) Kommundirektören ger en beskrivning av utsänt underlag angående organisationsförändring med bilagor på konsekvensbeskrivning av arbetsmiljö och riskbedönmingar och checklistor. Utifrån ursprungsförslaget föreslås en utvecklare som idag är anställd inom Kultur och Fritid att ingå i organisationsförändringen. Sveriges Ingenjörer och Sveriges Arkitekter framför en viss oro för arbetsbelastningen inom tillväxtavdelningen vad gäller planarbetet. Och framför vikten av att ha tillräckliga resurser. Parterna är överens om att tillföra detta i konsekvensbeskrivningen både vad gäller arbetsmängd och den psykosociala arbetsmiljön. Arbetsgivaren framhåller att inga neddragningar utifrån budget kommer att ske. Men är medvetna om att arbetsbelastningen förändras utifrån vilka uppdrag som avdelningen kommer att ha. Arbetstagarorganisationerna vill ha förtydligande angående organisationen ftir GIS verksamheten i kommunen. Arbetsgivaren svarar att sedan budget 2013 ligger samordningsansvaret för GIS inom kommunstyrelsens verksamhetsområde. Resurser finns även på Miljö och Samhällsbyggnad och arbetsgivaren har inte för avsikt att förändra GIS organisationen i detta organisationsförslag. Inom gruppen pågår ett arbete om hur kommunen i framtiden skall arbeta med GIS frågorna. Arbetstagarorganisationerna ställer frågor kring förändrad organisation och chefstillsättning inom Service och Teknik. Och att även denna organisation behöver stöd för att binda samman de nya arbetsgrupperna. Arbetsgivaren hänvisar till att denna fråga hanteras inom Service och teknik som har ansvaret för samverkan angående tillsättning av avdelningschefer på förvaltningen. Parterna är överens om att uppföljning av organisationen skall göras i de olika avdelningarna efter 6 och 12 månader. Efter 18 månader görs en utvärdering av hela organisationsförändringen. Förhandlingen förklaras avslutad , kl Justerandes signatur Utdragsbestyrkande T-5

4 ESLÖVS Bilaga till Dnr: Diarienummer 1 (2) Kommunledningskontoret Johan Andersson Konsekvensanalys för arbetsmiljö vid organisationsförändring vid kommunledningskontoret Arbetsorganisation Kommunledningskontoret har för avsikt att genomföra en organisationsförändring från och med 1 februari 2014 i syfte att stärka det strategiska uppdraget. Den nya organisationen kommer att ha fyra avdelningar; ekonomiavdelning, personalavdelning, juridiska avdelningen samt en tillväxtavdelning. Inom ekonomi respektive personalavdelningarna föreslås inga förändringar vad gäller personal och uppdrag. Till juridiska avdelningen tillkommer tre informatörer från nuvarande kommunikationsavdelningen. Den nya tillväxtavdelningen bildas genom att slå ihop nuvarande Planerings- och näringslivsavdelningen, utvecklingsavdelningen och två planarkitekter och en kartassistent från Miljö och Samhällsbyggnad (resurser för planarbete växlar övertid och extra resurser tillförs vid dessa tillfållen). Till avdelningen flyttas en tjänst som utvecklare från Kultur och Fritid. Nuvarande avdelningschef för Planerings och näringslivavdelningen blir chef för avdelningen men kommer att gå i pension under första halvåret och rekrytering av ny chef kommer att inledas omgående. Medborgarcentrum, tolkförmedling samt konsumentrådgivning överförs till Service och Teknik där nuvarande avdelningschef på kommurlikationsavdelningen följer med. Inga personalneddragningar avses att genomföras med anledning av organisationsförändringen. Ett utvecklingsarbete kommer att inledas för att uppnå syftet med att skapa en strategisk tillväxtavdelning. För detta kommer extern resurs att tas i anspråk. Förändringar av reglemente samt delegationsordningar kommer att ske med anledning av förslaget. Arbetsmängd Meningen med förändringarna är att samla resurserna och få ut mer med gemensamma krafter för att tydligare kunna följa uppdraget för kommunledningskontoret genom ledning och styrning. Genom att skapa ett effektivare styrsystem bör också möjligheter till att hitta nya arbetssätt som förenklar det interna arbetet öka. Arbetet kring arbetsmängden kring framtagande av planer i den nya tillväxtavdelningen skiftar över tid.

5 2 (2) Psykosocial arbetsmiljö Som alla förändringar krävs ett arbete med att skapa nya arbetssätt och utveckla grupperna. I denna process är det viktigt att medarbetarna ges möjlighet att delta i detta utvecklingsarbete så att man känner delaktighet. Det krävs också att ett arbete med grupputveckling inom de nya arbetsgrupperna görs och att man tar tillvara de erfarenheter och kunskaper som medarbetarna i gruppen har. Det finns en viss oro inom planverksamheten på nya tillväxtavdelning för om resurserna är tillräckliga och bör följas för att motverka negativ stress. Påverkan på den kommunala organisationen Inom Miljö och Samhällsbyggnad kommer organisationsförändringen att påverka på så sätt att stadsbyggnadsavdelningen delas och en del medarbetare flyttas över kommunledningskontoret. Samarbetet mellan bygglovshandläggare och planhandläggare kommer även i fortsättningen att vara viktigt och beaktas i den nya organisationen. Medborgarcentrum, tolkförmedling samt konsumentrådgivning överförs till Service och Tekriik och kommer att påverka organisationen. Service och Teknik har startat ett arbete med att se över sin organisation och kornmer att ta med förändringen i sin planering. Eva Hallberg Kommundirektör Johan Andersson Förhandlingschef QM1 6-p \-N.4J ek

6 ESLÖVS Ris.kområden och konsekvenser Oro för personalneddragning För deltidsarbetande viktigt att tider, tillgänglighet, mötestider etc definieras : Allvarlig risk S stematisk Arbetsmil'öarbete - Riskbedömnin och handlin $ lan Annan risk Åtgärder Inga neddragningar aviseras Frågan behandlas på arbetsplatsträffar på den nya avdelningen HANDLINGSPLAN Ansvarig Eva Hallberg Kurt Strömberg Klart när Nu dec-jan INVESTOR LN PEOPLE Uppföljning/ Kontroll Allmän oro och osäkerhet kan påverka arbetsbördan negativt under vissa tider. Var ska alla sitta? Frågan hanteras med hjälp av en extern konsult under december-januari Utredning pågår. Alla skall sitta tillsammans Kurt Strömberg, Elsa von dec-jan Friesen Kurt Strömberg, Elsa von dec Friesen Praktisk personalvård. Hur ser det ut på klk? Avdelningens kommande chefs-och ledarskap är avgörande för hur avdelningen kommer att fungera. Farhåga att de "mjuka frågorna" försvinner. Frågan behandlas på arbetsplatsträffar på den nya avdelningen Rekryterng av ny chef kommer att göras då Kurt Strömberg slutar Kurt Strömberg Eva Hallberg dec-jan vå'ren 2014 Frågan hanteras med hjälp av en Kurt Strömberg, Elsa von dec-jan extern konsult under december-januari Friesen

7 Datum: ESLÖVS Systematisk Arbetsmiljöarbete Datum: N\k Riskbedömning och handlingsplan 1/ INVESTOR IN PEOPLE Underskrift - Chef Underskrift - Skyddsombud Blanketten kan, utöver att vara ett verktyg i den rutinmässiga karläggningen av arbetsmiljön, utgöra en bilaga till t ex konsekvensanalys vid verksamhetsförändringar. Ser mer under "Rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet" på Ekis.

8 Riskområden och konsekvenser Fysisk placering utifrån kommunikationsvägar Sämre Kommunikation infoavd/mbc Inlärningsperiod för både informationsavdelningen och den avdelningen som man ska tillhöra Avtalsöverföring Information som måste ändras på hemsidan och intranätet Påbörjade diskssioner om informationsavd uppdrag Medborgarcentrum kommer att ha mer fokus på intern service när man flyttar över till Serviceförvaltningen Ny förvaltningschef som inte känner till verksamheten (medborgarcentrum, Tolkförmedling och Konsumentrådgivning Glömma arbetsuppgifter och åtaganden som ska föras över till ny verksamhet Gruppen ska delas ESLÖVS Konsumentrådgivningen - att avtal Allvarlig Annan risk risk S stematisk Arbetsmil'öarbete - Riskbedömnin och handlin s lan Åtgärder Invänta eventuellt förslag Arbeta för att kommunikationen fortsätter att fungera på bästa sätt Avsätta tid för möten och diskussion Tid för informationsöverföring Avsätta tid Avsätta tid för att föra över informationen samt fortsätta arbeta för det när informationsavd är på den nya avd Diskussion med kommmundirektör förvaltningschef på Serviceförvaltningen Träffa förvaltningschefen för Serviceförvaltningen och berätta om verksamheterna Ha täta avstämningar och diskussioner HANDLINGSPLAN Ansvarig och Frida MBC och informationsavd Infoavd och Juridiska avd Frida Frida, Anette Frida Alla Klart när INVESTOR IN PEOPLE Uppföljning/ Kontroll --"1\

9 ESLÖVS Riskområden och konsekvenser med Höörs kommun följer med. Fonderna och uppdraget för detta ligger idag på KIK. Var ska detta uppdraget fortsättningsvis finnas? Allvarlig Annan risk risk S stematisk Arbetsmiröarbete - Riskbedömnin och handlin s lan Åtgärder HANDLINGSPLAN Ansvarig Klart när 1, fe-- 444$ k Nt 1, 1 V V 4 ki t oy S-- INVESTOR IN PEOPLE Uppföljning/ Kontroll Datum: Datum: Underskrift Chef Underskrift Skyddsombud Blanketten kan, utöver att vara ett verktyg i den rutinmässiga karläggningen av arbetsmiljön, utgöra en bilaga till t ex konsekvensanalys vid verksamhetsförändringar. Ser mer under "Rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet" på Ekis.

10 Konsekvensanalys av arbetsmiljön i samband med en mindre omorganisation inom de två förvaltningarna Service och Teknik och Kommunledningskontoret. 1. Bakgrund och syfte Eslövs kommun har inlett ett målmedvetet arbete att effektivisera kommunen och dess förvaltningar. Service och Teknik genomför en förändringsprocess och som ett led i detta föreslås en mindre omorganisation. Syftet är att samla all serviceinriktad verksamhet under en förvaltning och då slå samman vissa funktioner på kommunledningskontoret med Service och Teknik. 2. Åtgärdsförslag De relativt små verksamheterna bilpool, medborgarcentrum, tolkförmedling, konsumentvägledare och administration bedrivs inte längre i separata enheter utan slås samman till en större administrativ avdelning under Service och Teknik. Bilpool och medborgarcentrum har redan idag ett fungerande samarbete, och att då föra in dem i samma avdelning möjliggör tillfälle för ett ännu tätare samarbete. Kommunledningskontoret frigörs från sina servicefunktioner och blir en mer renodlad strategisk förvaltning. Ny chef för administrativa avdelningen föreslås bli Frida Andersson, tidigare chef över medborgarcentrum, tolkförmedling och konsumentvägledning. Service och Tekniks ledningsgrupp förstärks med; o o Nämndsekreterare direkt under förvaltningschef och kan därmed bistå förvaltningschefen med mer övergripande arbete Jesper Axelson blir renodlad ekonom och sitter kvar i ledningsgruppen men med ansvar för ekonomisk samordning och stöd till förvaltningens avdelningschefer. Han får därmed ett helikopterperspektiv på förvaltningens ekonomi. o Frida Andersson, ny chef för administrativa avdelningen - Tidigare chef för bilpool och städ, Erik lsacsson, frigörs från sitt chefansvar för att få mer tid till bilpoolshandläggning, kommunens försäkringar och övrig administration. Åtgärden leder till att vi förstärker en redan stark administrativ avdelning som fungerar som ett kompetent stöd till Service och Tekniks alla olika verksamhetsområden. Dessutom minskas även antalet chefer i en av kommunens mest chefstäta förvaltningar. 3. Effekter och konsekvenser Arbetsmän d belastnin Ekonomen frigörs från det administrativa chefskapet och får därmed mer tid att vara det ekonomiska stöd som avdelningscheferna behöver. Ledningsgruppen behåller ekonomen och nämndsekreteraren i gruppen eftersom deras arbete är övergripande. Ledningsgruppen får en ny medlem, administrativa chefen, Frida Andersson. Frida får nya medarbetare och behöver sätta sig in i de olika verksamhetsområdena som förvaltningen handhar. Hon behöver även ha ett tätt samarbete med övriga avdelningscheferna så att hennes avdelning (Y.

11 bistår med rätt resurser. Detta bedöms inte vara ett problem eftersom hon har lång chefserfarenhet och får stort stöd från ledningsgruppen. Förvaltningschefen får en större ledningsgrupp, men ges samtidigt mer stöd från ekonomen och nämndsekreteraren. Övriga medarbetare behåller sina nuvarande arbetsuppgifter och arbetsbelastningen förväntas därmed inte öka. Ps kosocial arbetsmirö Med en renodlad ekonom kommer den psykosociala arbetsmiljön för både ekonomen, de olika avdelningscheferna och förvaltningschefen att förbättras. Avdelningscheferna får det ekonomiska stöd de behöver. Frida får ett stort ansvar att ta över den administrativa gruppen och sammanföra dem med medborgarcentrum, bilpool, konsumentvägledning och tolkförmedling. De medarbetare som haft tjänster på tidigare administrativa avdelningen behöver uppmärksammas så att deras nya chef har förståelse för deras arbete och hur deras kompetens är av vikt för övriga verksamheter. De bör inte hamna för långt från verksamheterna de hjälper utan det är viktigt att den nya administrativa avdelningen behåller sin centrala funktion, som förvaltningens hjärta. En möjlig svårighet för Frida är att få administrativa avdelningen att känna samhörighet och agera som en central grupp. För medarbetarnas del är det viktigt att de har förtroende för sin chef och att det är tydligt vem som är deras chef, det kan ses som en svårighet eftersom medarbetarna arbetar så nära verksamheterna. För att undvika detta är det viktigt med gott samarbete och förståelse för de olika verksamheterna inom ledningsgruppen. Fysisk arbetsmiliö Tidigare bilpoolschef flyttar från Stadshuset till Maskinvägen 4. Han har tidigare innehaft två fysiska arbetsplatser vilket upplevts som splittrande. Medarbetarna i övrigt behåller sina arbetsuppgifter och sina kontor. Påverkan å den kommunala or anisationen Den föreslagna förändringen ger ökade möjligheter till ett ännu smidigare samarbete mellan medborgarcentrum och bilpoolsadministration. Det är även ett naturligt steg att renodla kommunledningskontoret till en strategisk förvaltning samt Service och Teknik till en utförarförvaltning. Service och Teknik bör ha hand om all kommunens service och där i ingår medborgarcentrum, tolk och konsumentvägledning. Vi bör även se denna omorganisation som en möjlighet att få en starkare administrativ avdelning som fungerar som förvaltningens hjärta.

12 Tillägg till protokoll från MBL december 2014, angående omorganisation gällande Kommunledningskontoret, Miljö och Samhällsbyggnad samt Service och Teknik. Anteckningen i protokollet angående att vi känner oro över att arbetsbelastningen kan bli för hög på de två planarkitekterna och kartassistenten bör kompletteras med anledningen till vår oro. Det står i beskrivningen av planverksamheten att resurserna till planarbete varierar över tid. Sveriges Ingenjörer vill påpeka att vi tycker att beskrivningen av planavdelningens nuvarande verksamhet inte är rättvist formulerad och antyder att arbetsbelastningen också varierar över tid. Det är olyckligt att inleda en omorganisation med en verksamhetsbeskrivning som inte är helt korrekt. Det är inte särskilt utmärkande för planverksamheten att arbetsbelastningen varierar över tid. Först och främst gäller det nästan alla verksamheter. Det som varierat har varit hur mycket budgetmedel som anslagits till planverksamheten, så att man varit tvungen att trixa och fixa med praktikanter och projektanstä Ilda. Arbetsbelastningen under de senare åren har inte klarats av med två planarkitekter och en kartassistent, vilket bör framgå av beskrivningen. Detta är orsaken till vår oro /64/7 Göran Hallberg Sveriges Ingenjörer