Rutin för registrering av personkontroller. Rutin för RA

Transkript

1 Rutin för registrering av personkontroller Rutin för RA

2 Innehåll Dokuments syfte... 2 Dokumentets målgrupp... 2 Förutsättningar... 2 Gör så här för att registrera uppgifter till Easy... 2 Logga in till Easy... 2 Gör så här för att registrera personkontroller... 3 Lämplighet och anställning... 3 Utbildning... 3 Ej legalt olämplig... 4 Finansiell lämplighet... 4 Revisionshistorik Version Författare Kommentar 1.0 PA-gruppen Beslutad 1.1 SITHS PA Beslutad Förtydligande under lämplighet och anställning Sid 1/5

3 Dokuments syfte Detta dokument beskriver vilka dokument förutom RAPS och rutiner som du som RA behöver skicka in till PA-gruppen via EASY för att du ska bli godkänd som RA. Dokumentets målgrupp Målgruppen för denna dokumentation är RA-personer, Policy Authority Group (PA-gruppen) och CAA inom SITHS Förutsättningar Kontrollerna nedan görs med hänvisning till stycke 5.3 (med understycken) i SITHS Certificate Policy. - Kontrollerna ska upprepas vart 3:e år - RA måste ha mandat från organisationens ledning - För att lagra uppgifterna måste RA ha tillgång till konto i Easy Information om dig som RA som ska lagras i Easy: - Lämplighet och anställning - Utbildning - Ej legalt olämplig - Finansiell lämplighet Gör så här för att registrera uppgifter till Easy 1. Ansök om konto till EASY via 2. I fältet Vad ska du använda Easy till ange SITHS 3. I fältet Välj din roll ange Verksamhetsansvarig SITHS 4. Ange Skarp produktionsmiljö 5. Skicka När ditt konto är upplagd kommer du att få ett automatgenererat mejl om detta. Logga in till Easy Du hittar länkar för att logga in till Easy via Easys webbplats på Inera - Sid 2/5

4 Gör så här för att registrera personkontroller Lämplighet och anställning - A confirmation of current employment - A check of professional competence suitability Använd mallen nedan för att skriva intyg om att du som RA är lämplig som RA. Intygsgivare ska vara nivån direktör, kommunchef, vd eller motsvarande som kan representera organisationen. Härmed intygas att XX som är (ska bli) RA för organisationy, är anställd hos oss samt är pålitlig och noggrann. Personen är väl lämpad för rollen som ansvarig för att organisationy följer SITHS regelverk. Vi är införstådda med att med ansvaret följer administrativa och operativa arbetsuppgifter. Organisationen inser att rollen som RA innebär att vara ansvarig utgivare av SITHS certifikat inklusive ansvarig för identifieringsprocessen inom vår organisation. XX=namn samt HSA-id eller personnummer Dokumentet ska i Easy vara namngivet Förnamn_Efternamn_HSA-id_Lämplighet eller om alla dokument laddas upp samtidigt Förnamn_Efternamn_HSA-id_RA Utbildning - A confirmation of relevant education in the field Du som RA måste genomgå en RA-utbildning innan du får din roll som RA tilldelad. Ett intyg på att du som RA har genomgått en RA-utbildning ska skickas in genom att ladda upp en kopia på kursintyget till Easy. Följande utbildningsinstanser är godkända: - Secure State AB - Tjänsteansvarig SITHS Övergångsbestämmelse: Gäller om du varit RA inom SITHS mer än 2 år dvs. börjat före och inte gjort uppehåll. Detta ska åberopas av dig, genom att ange det i svarsfältet. PAgruppen verifierar detta genom uppföljning av rolltilldelning i SITHS Admin. Dokumentet ska i Easy vara namngivet Förnamn_Efternamn_HSA-id_Utbildning eller om alla dokument laddas upp samtidigt Förnamn_Efternamn_HSA-id_RA Sid 3/5

5 Ej legalt olämplig - A search of criminal records (local, state or provincial, and national) RA ska beställa ett registerutdrag ur belastningsregistret enligt 9 1st lagen om belastningsregister (1998:620). Utdraget ska öppnas i närvaro av säkerhetsansvarig (SITHS) för organisationen. RA visar upp samtliga sidor i utdraget så att säkerhetsansvarig kan läsa dem. Utdraget behålls av RA. Använd mallen nedan för att visa att du som RA inte är legalt olämplig i rollen som RA. Intygsgivare ska vara Säkerhetsansvarig. Jag intygar att jag tagit del av registerutdraget för XX och intygar att utdraget inte innehöll något som gör XX olämplig som RA. XX=namn samt HSA-id eller personnummer Dokumentet ska i Easy vara namngivet Förnamn_Efternamn_HSA-id_Belastningsregister eller om alla dokument laddas upp samtidigt Förnamn_Efternamn_HSA-id_RA Finansiell lämplighet - Drug tests and/or financial status checks För att kontrollera att du som RA inte har någon finansiell anmärkning som kan äventyra SITHS kommer PA-gruppen att kontrollera din finansiella status. Detta sker genom att PA-gruppen mailar in namn och personnummer till kronofogdemyndigheten@kronofogden.se. Svaret kommer att lagras i Easy av PA-gruppen. Sid 4/5