distriktsmaterial DEMOKRATI & EKONOMI STÖD TILL KLUBBAR & KOMMUNER AKTIVA & FÖRTROENDEVALDA ARBETSGIVARSKAP

Transkript

1 distriktsmaterial DEMOKRATI & EKONOMI STÖD TILL KLUBBAR & KOMMUNER AKTIVA & FÖRTROENDEVALDA ARBETSGIVARSKAP

2 innehåll 3 Demokrati och ekonomi i SSUdistriktet DEMOKRATI 5 Distriktårskonferens 6 Regler för förtroendevalda 7 Inför en SSUkongress EKONOMI 9 Verktyg för ekonomisk kontroll 11 Finansiering 9 Kostnader för anställda 2 SSU:S DISTRIKTSMATERIAL 2015 DEMOKRATI & EKONOMI

3 Demokrati och ekonomi i SSUdistriktet Att sköta distriktets ekonomi och garantera dess demokrati hör till styrelsens grundläggande uppgifter. Att det är grundläggande behöver inte betyda att det är enkelt fixat. I det här häftets första del kan du läsa mer om föreningsdemokrati med tonvikt på distriktsårskonferensen (DÅK). I del två kan du få mer kunskap om hur ni förvaltar och utvecklar er ekonomi. INNEHÅLL Hur en distriktsårskonferens går till Att tänka på inför en SSUkongress Att hantera distriktets ekonomi Finansiering av verksamheten SSU:S DISTRIKTSMATERIAL 2015 DEMOKRATI & EKONOMI 3

4 demokrati Begreppet demokrati kan ges en väldigt vid tolkning. I det här häftet syftar vi på föreningsdemokrati. De spelregler som gäller i SSU regleras av våra stadgar. Där kan du läsa exakt vad som gäller för årsmöten, styrelseval och beslut i SSU. 4 SSU:S DISTRIKTSMATERIAL 2015 DEMOKRATI & EKONOMI

5 Distriktsårskonferensen Det är distriktsstyrelsens uppgift att kalla till årskonferensen. Syftet med den är att besluta om politiska och organisatoriska frågor i distriktet samt att välja företrädare för distriktet. Årskonferensen ska hållas innan mars månads utgång. ÄRENDEN PÅ DISTRIKTSÅRSKONFERENSEN På en distriktsårskonferens måste följande tas upp: Styrelsens verksamhetsberättelse Revisorernas berättelse Frågan om ansvarsfrihet Medlemmars förslag och styrelsens utlåtande över dessa (kallas motioner respektive motionssvar) Förslag från styrelsen (kallas propositioner) Val till förtroendeuppdrag Maximalt antal ombud (ombudstak) till nästkommande årskonferens Fastställande av stadgar Utöver dessa formella punkter har de flesta distriktsårskonferenser även inledningstal, gäster och underhållning för att fira av det gamla verksamhetsåret och fira in det nya. HANDLINGAR Inför en distriktsårskonferens ska styrelsen ta fram ett antal dokument: Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen beskriver distriktets verksamhet det senaste året. Den tar upp vilka som har suttit i styrelsen och vilken verksamhet som har bedrivits i distriktets namn. Ekonomisk rapport En ekonomisk rapport innehåller distriktets bokslut, det vill säga dess balansräkning och resultaträkning. Ofta kan en ekonomisk rapport även innehålla en kort text som kommenterar det ekonomiska läget under året som gått. Verksamhetsplan Verksamhetsplanen är distriktsstyrelsens förslag på inriktning för verksamheten under kommande verksamhetsår, det vill säga fram till nästa årsmöte. Den kan beröra medlemsutveckling, studieambitioner och viktiga politiska frågor eller ställningstaganden. Propositioner Utöver verksamhetsplanen kan styrelsen lägga fram andra förslag om distriktets organisation eller politik. Det kan röra allt från att distriktet ska servera vegetarisk mat på sina arrangemang till att fastslå ett politiskt program. Dagordning Styrelsen lägger fram ett förslag på vilka punkter som ska behandlas under årsmötet och i vilken ordning detta ska ske. Det är svårt att veta hur lång tid olika punkter tar, men försök att planera så att det matchar väl med arrangemangets pauser. Motionssvar Till årskonferensen kan alla medlemmar skriva egna förslag motioner. Distriktsstyrelsen tar sedan ställning till om de stödjer dessa förslag eller ej och beskriver sitt beslut och hur de resonerat i ett motionssvar. Mötesordning Mötesordningen beskriver hur årskonferensen ska gå till, till exempel hur man fattar beslut eller sätter upp sig på talarlistan. Styrelsen lägger fram ett förslag på mötesordning som årskonferensen tar ställning till. En mötesordning är särskilt bra att ha om det är ett stort möte med många deltagare. SSU:S DISTRIKTSMATERIAL 2015 DEMOKRATI & EKONOMI 5

6 OMBUD TILL DISTRIKTSÅRSKONFERENSEN Till årskonferensen får personer komma som utsetts till ombud av sin klubb eller kommun. Varje SSUkommun har rätt att skicka ett ombud oavsett hur många som är medlemmar. Resten av ombuden fördelas mellan kommunerna och klubbarna i förhållande till deras medlemstal. SSUkommuner som saknar styrelse I vissa SSUkommuner finns det ingen vald styrelse. Då är det ni i distriktsstyrelsen som ansvarar för att medlemmarna i den kommunen kallas till ett möte för att välja ombud till distriktsårskonferensen. DÅKGUIDE Inför perioden då SSUdistrikten håller sina årskonferenser finns en så kallad DÅKguide att ta del av från förbundsexpeditionen. Om du har huvudansvar för att arrangera årskonferensen i ditt distrikt har du stor nytta av DÅKguiden. TIDSPLAN INFÖR DISTRIKTSÅRSKONFERENS Tid kvar Aktivitet 8 veckor Skicka ut kallelse 4 veckor Deadline för motioner och nomineringar 3 veckor Kommuner och klubbar rapporterar in ombud och ersättare 2 veckor Handlingar skickas till ombud Diskutera i distriktsstyrelsen: Vilka politiska och organisatoriska förslag vill vi lägga fram till årskonferensen? Vem ansvarar för att ta fram nödvändiga dokument? Vem ansvarar för arrangemanget kring årskonferensen? Vem ansvarar för val av ombud där det saknas SSUkommuner? Regler för förtroendevalda DISTRIKTSSTYRELSEN För en distriktsstyrelse finns få formella regler. Enligt stadgarna är ni skyldiga att träffas för möte minst sex gånger per år. Vanligen är det ordföranden som kallar till mötet, men om mer än en tredjedel av ledamöterna vill träffas för ett möte kan de också kalla samman styrelsen. När ni träffas bör ni, både för er egen skull och för medlemmarnas, föra protokoll över det ni beslutar. Besluten blir då enklare att följa upp och alla som vill kan se vad ni har beslutat. Mer tips om hur ni kan lägga upp ert arbete som styrelse och vilket ansvar respektive post i styrelsen har kan ni läsa om i SSU:s distriktsmaterial Aktiva och förtroendevalda. VALBEREDNINGEN Valberedningen ska väljas på årskonferensen och bestå av minst två personer. En valberednings uppgift är att lägga fram ett väl genomtänkt förslag på distriktsstyrelse för det kommande året. För att få fram ett bra förslag krävs ett gediget arbete med att utvärdera organisationens behov, den nuvarande styrelsens arbete och medlemmarnas tankar om framtiden. REVISORERNA Revisorernas uppgift är att vara medlemmarnas ögon och öron i organisationen mellan årsmötena. Det innebär att de granskar styrelsen, ekonomin och verksamheten så att det stämmer överens med medlemmarnas beslut på årskonferensen. Granskningen sker genom att revisorerna tittar på kvitton och protokoll samt pratar med förtroendevalda och medlemmar för att säkerställa att allt har gått rätt till. Inför årskonferensen är de sedan skyldiga att 6 SSU:S DISTRIKTSMATERIAL 2015 DEMOKRATI & EKONOMI

7

8 presentera en revisionsberättelse med sin bild av året som gått. Revisionsberättelsen ligger till grund för årskonferensens beslut om att ge styrelsen ansvarsfrihet eller inte. Halvårsrevision I SSU har revisorerna även till uppgift att genomföra en halvårsrevision. Det krävs för att distriktet ska få ekonomiskt stöd från SSUförbundet. Om du vill veta mer om demokratin i klubbar och kommuner kan du läsa om det i SSU:s klubbmaterial Demokrati och ekonomi. Kongressguide Inför kongressen får du från SSUförbundet en förklarande och förenklande kongressguide som ingående beskriver processerna för val av ombud och vilka regler som gäller för valen. TIDSPLAN INFÖR SSUKONGRESS Tid kvar Aktivitet 9 månader Kallelse skickas ut 5 månader Deadline för motioner 10 veckor Förbundsstyrelsens propositioner och motionssvar skickas ut Inför en SSUkongress Vartannat år håller hela SSU kongress. Då samlas vi för att peka ut riktningen för organisationen och utforma framtidens politik. Det är en stor och festlig tillställning som kräver en hel del förberedelser, såväl från SSUförbundet som från alla distrikt. OMBUD TILL KONGRESSEN Varje distrikt har rätt att skicka två ombud till kongressen. Utöver dessa två fördelas övriga ombud mellan distrikt i relation till distriktens medlemstal. Dessa personer väljs av medlemmarna på valmöten. Valmötena sker i de valkretsar som distriktsstyrelsen föreslagit och fått godkända av förbundsstyrelsen. DEADLINES UNDER KONGRESSÅR Datum Aktivitet 8 mars Distriktsstyrelsen föreslår valkretsindelning 20 mars Kandidater nomineras till att vara ombud 27 mars 2 maj Period för ombudsval 9 maj Valresultatet delges kommuner, klubbar och förbundsstyrelse Diskutera i distriktsstyrelsen: Vilka förslag vill vi lägga till nästa kongress? Hur fördelar vi ansvaret för val av ombud till kongressen? Processen innehåller flera steg som är viktiga för demokratin i SSU. Alla steg behöver därför utföras på ett korrekt sätt. Om du är osäker och inte på egen hand kan utläsa av stadgarna hur du ska gå tillväga, bör du kontakta SSUförbundet. 8 SSU:S DISTRIKTSMATERIAL 2015 DEMOKRATI & EKONOMI

9 ekonomi En organisations ekonomiska utrymme avgör till stor del vilken verksamhet som kan bedrivas. Att ekonomin är i gott skick är hela styrelsens ansvar inte bara kassörens. Ju bättre rutiner ni i styrelsen har för att ta hand om ekonomin, desto färre oväntade problem riskerar ni att få på halsen. Verktyg för ekonomisk kontroll BUDGET OCH UPPFÖLJNING En budget är både ett planeringsverktyg och ett styrningsverktyg. Genom att göra en budget, med intäkter å ena sidan och kostnader å andra sidan, kan ni planera för att distriktets pengar räcker till alla aktiviteter ni vill genomföra under året. Genom budgeten bestämmer ni även vilka aktiviteter som är prioriterade genom att avsätta resurser för dem. När ni gör en ny budget går det utmärkt att utgå från den gamla budgeten eller ert bokslut. Då kan ni jämföra förra årets planer och se deras ekonomiska utfall. Utifrån det kan ni sedan göra en bedömning av vad verksamheten som är planerad för året kan komma att kosta. Likviditetsbudget Om ni saknar stora reserver på era bankkonton behöver ni göra en likviditetsbudget. Den används för att säkerställa att ni alltid kan betala era räkningar och löner till anställda. I likviditetsbudgeten planerar ni när olika utgifter ska betalas och när inkomster betalas in. I slutet på varje månad måste likviditetsbudgeten visa positiva siffror för att gå ihop. En tumregel är att ha en buffert om minst två månadslöner på ert konto. Uppföljning En budget som planerings och styrningsverktyg är inte mycket värd om ni inte under årets gång också kan se hur det går för er, alltså hur mycket av varje budgetpost ni har använt. För uppföljningens skull bör budgetens poster matcha de poster som finns i bokföringen. Om ni har en stor omsättning och flera anställda bör ni som styrelse följa upp er budget varje månad. Om er ekonomi är lite mindre räcker det med att SSU:S DISTRIKTSMATERIAL 2015 DEMOKRATI & EKONOMI 9

10 kassören följer upp varje månad och att styrelsen följer upp var tredje månad. Det är såklart viktigt att få en bild av det ekonomiska läget, men än viktigare är det att ni fattar nödvändiga beslut om det inte ser ut som planerat. gångar, skulder och eget kapital distriktet har, medan resultaträkningen visar det senaste årets intäkter och kostnader. BOKFÖRING OCH BOKSLUT Ekonomiska rutiner beskriver hur pengar rent praktiskt ska hanteras i distriktet. De finns till av flera skäl. Dels för att skydda organisationens pengar från att missbrukas, men också för att skydda dem som har hand om organisationens pengar från misstankar om att pengarna använts felaktigt. Det är ni i distriktsstyrelsen som fattar beslut om vilka ekonomiska rutiner som ska gälla. Bokföring ska ske löpande allteftersom intäkter och kostnader uppstår. I en mindre förening kan man ofta bokföra på egen hand även om man inte är särskilt van, men i en större organisation som SSUdistriktet passar det bäst att låta någon med yrkeskunskaper på området sköta bokföringen. Bokföringsarbetet kan lejas ut till en firma som specialiserar sig på sådant eller skötas genom ett samarbete med någon av arbetarrörelsens organisationer. Ett bokslut upprättas efter kalenderårets slut. Bokslutet består av en balansräkning och en resultaträkning. Balansräkningen visar vilka till 10 EKONOMISKA RUTINER Rutinerna kan omfatta hur och när utlägg ska ersättas, vem som får ha konto eller kreditkort i organisationens namn, vad som får köpas på dessa eller vilken typ av resor som får göras på distriktets bekostnad. De kan också beskriva vad som gäller när distriktet gör större upphandlingar, till exempel av konferenslokaler eller catering. Sist, men inte minst, SSU:S DISTRIKTSMATERIAL 2015 DEMOKRATI & EKONOMI

11 kan de också reglera löneutbetalningar och andra ersättningar till anställda. Delegationsordning Om det är så att ni i förväg vill kunna ge till exempel studieledaren möjlighet att göra stora inköp eller kampanjledaren möjlighet att hyra viss utrustning, kan ni fatta beslut om detta i en delegationsordning. Den styr då vilket handlingsutrymme en viss person har i distriktets namn. Om hen sedan vill köpa något dyrare än vad delegationsordningen tillåter behöver hen få ett styrelsebeslut på det. DET EKONOMISKA ÅRET Datum Aktivitet 1 januari Göra bokslut för föregående år 1 januari Budgetuppföljning för oktober december 1 april Budgetuppföljning för januari mars 1 juli Lämna in deklaration 1 juli Budgetuppföljning för april juni 15 september Halvårsrevision till SSUförbundet 1 oktober Budgetuppföljning för juli september Firmatecknare Firmatecknare kallas de personer som har rätt att skriva avtal för distriktet och även hantera distriktets pengar. Vilka som ska vara firmatecknare beslutas av styrelsen. Det är rekommenderat att välja två eller tre firmatecknare som alltid agerar enligt vad man brukar kalla två i förening, alltså att det krävs minst två firmatecknare för att signera ett avtal eller göra uttag på banken. Då är både organisationen och firmatecknarna väl skyddade. DEKLARATION OCH SKATT Deklaration När ni har ett organisationsnummer krävs det att ni deklarerar er ekonomi för Skatteverket. Deklarationen sker på en särskild blankett. Även om blanketten har många fält är det inte särskilt många som behöver fyllas i. Om ni har hjälp med er bokföring och bokslut från en firma eller en organisation kan de även hjälpa er med deklarationen. När deklarationen ska lämnas in beror på hur ert redovisningsår löper, men om det är samma som kalenderåret ska deklarationen lämnas in senast 1 juli. Skatt Ideella föreningar, som SSU:s distrikt, kommuner och klubbar, behöver enligt svensk lag inte betala skatt eller moms såvida föreningen inte bedriver någon näringsverksamhet, alltså köper eller säljer varor eller tjänster. Därför berör detta inte någon del av SSU. Diskutera i distriktsstyrelsen: Hur ska vår budget se ut? Hur ofta vill vi ha uppföljning av budgeten? Vilka områden är det nödvändigt att ha ekonomiska rutiner kring? Finansiering Ekonomiskt stöd till ideella organisationer kan komma från många olika källor, ju fler, desto bättre. Då blir SSUdistriktet inte lika beroende av en enskild aktörs välvilja eller förändring av stödet. Vanligast bland SSUdistrikt är att erhålla stöd från landstinget eller regionen där man verkar, SSUförbundet, partidistriktet och/eller arbetarkommunerna. Vissa stöd behöver man ansöka särskilt om, medan andra fortlever av tradition. SAMARBETSAVTAL MED VIKTIGA FINANSIÄRER Oavsett hur god er relation är till olika bidragskällor vinner ni alltid på att formalisera ert samarbete i ett avtal. SSU får ofta stöd från partidistrikten, både med rena pengar och till exempel med lokaler eller kontorsutrustning. Kanske är det också så att partidistriktet, uttalat eller outtalat, för dessa medel förväntar sig något av SSU? Då kan det vara bra för båda parter, men sannolikt för SSU som den svagare parten, att formalisera det i ett särskilt samarbetsavtal. Avtalet reglerar då vad de båda parterna är skyldiga varandra och under hur lång tid skyldigheterna gäller. SSU:S DISTRIKTSMATERIAL 2015 DEMOKRATI & EKONOMI 11

12 UPPRÄTTA EN FINANSIERINGSKALENDER Om ni har många olika finansiärer och dessutom hög omsättning på styrelseledamöter och personal kan det vara en god idé att upprätta en finansieringskalender. I den skriver ni ner alla viktiga deadlines för ansökningar av ekonomiskt stöd, förnyelse av avtal och redovisning av mottagna medel. Det gör det enklare för en ny styrelse eller nya anställda att få överblick över och hålla viktiga deadlines. BEHÅLLA OCH UTÖKA FINANSIERINGEN Metoderna för att behålla respektive utöka sin finansiering är nästan desamma. För distriktsstyrelsen innebär det att ni behöver träffa era finansiärer regelbundet, säg en gång per år, och berätta om allt bra ni gör för de pengar ni får. Utgå från finansiärens verksamhetsmål och visa på hur er verksamhet bidrar till dessa. Om ni vill utöka er verksamhet och tror att mer pengar skulle vara ett bra sätt att möjliggöra det, kan ni också se er om efter alternativa intäkter. Fundera på vilka organisationer eller företag som skulle vilja samarbete med SSU kring en verksamhet eller ett mål. KLUBBARS OCH KOMMUNERS FINANSIERING För distriktet i helhet kan det också hjälpa att klubbar och kommuner har tillräckligt med pengar för sin verksamhet. Som distriktsstyrelse kan ni bidra till en bättre ekonomisk situation för den lokala verksamheten på minst två sätt. Dels kan ni utöka ert eget ekonomiska utrymme och då slussa pengar vidare till klubbar och kommuner. Dels kan ni på partidistriktsnivå verka för att varje arbetarkommun eller Sförening bidrar med till exempel pengar och lokaler till sina klubbar och kommuner. Diskutera i distriktsstyrelsen: Vilka samarbetspartner är det värt att skriva avtal med? Vem ansvarar för att göra en finansieringskalender? Finns det enkla sätt att förstärka vår ekonomi? Hur kan vi bidra till att klubbar och kommuner får en bättre ekonomisk situation? Kostnader för anställda De allra flesta distrikt har anställda kontinuerligt, och så gott som alla distrikt investerar i anställda när det är dags för val. Anställda är en stor utgiftspost i budgeten och kostar mer än bara det som den anställde får i lön. När ni planerar för att ha en anställd bör ni även räkna in arbetsgivaravgifter om 31,42 %, förmåner som friskvård eller kaffe på jobbet och verksamhetskostnader, till exempel resekostnader. En förutsättning för att kunna vara en seriös arbetsgivare och att kunna bygga en framgångsrik organisation är att ni har en långsiktig ekonomisk plan för hur och till vad ni vill använda anställd arbetskraft. När ni anställer någon bör ni alltså noga ha tänkt igenom hur länge anställningen kan löpa utifrån de ekonomiska ramar ni har. Att anställa någon under en kort period utan att personen har ett väldigt specifikt mål är oftast inte värt pengarna. 12 SSU:S DISTRIKTSMATERIAL 2015 DEMOKRATI & EKONOMI