Kallelse till årsstämma i Zenterio AB (publ) Notice to annual general meeting in Zenterio AB (publ)

Transkript

1 N.B. The English text is an in-house translation of the original Swedish text. Should there be any disparities between the Swedish and the English text, the Swedish text shall prevail. Kallelse till årsstämma i Zenterio AB (publ) Notice to annual general meeting in Zenterio AB (publ) KALLELSE / NOTICE Aktieägarna i Zenterio AB (publ) org.nr , kallas härmed till årsstämma Shareholders in Zenterio AB (publ) org.nr , are hereby summoned to the annual general meeting Datum/Date: Torsdagen den 27 juni 2019/Thursday 27 June 2019 Tid/Time: kl 14:00/at 14:00 (CET). Plats/Place: Gernandt & Danielsson Advokatbyrås lokaler, Hamngatan 2, Stockholm/The premises of Gernandt & Danielsson Advokatbyrå, Hamngatan 2, Stockholm RÄTT ATT DELTA VID ÅRSSTÄMMAN / RIGHT TO ATTEND THE MEETING Den som önskar delta i årsstämman ska dels vara införd som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken torsdagen den 20 juni 2019, dels anmäla sig för deltagande på årsstämman hos bolaget senast torsdagen den 20 juni Anmälan om deltagande kan göras via post till Zenterio AB, att. Per Sjöqvist, Diskettgatan 11B, Linköping eller via e-post till finance@zenterio.com. Vid anmälan ska uppges namn/företagsnamn, person-/organisationsnummer, telefonnummer dagtid samt, i förekommande fall, uppgift om antalet biträden. Aktieägare som företräds genom ombud ska utfärda fullmakt för ombudet. Fullmakten i original samt, för juridisk person, bestyrkt kopia av registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling, bör i god tid före stämman sändas till bolaget på ovanstående postadress. Fullmakten är giltig högst ett år från utfärdandet, dock att fullmaktens giltighetstid får vara längst fem år från utfärdandet om detta särskilt anges. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på bolagets hemsida, För att få delta i årsstämman måste den som låtit förvaltarregistrera sina aktier, utöver att anmäla sig, låta registrera aktierna i eget namn så att han eller hon är registrerad i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken torsdagen den 20 juni Sådan registrering kan vara tillfällig. Those who wish to attend the general meeting must be registered as shareholders in the share register maintained by Euroclear Sweden AB on Thursday 20 June 2019 and notify their attendance to the company no later than on Thursday 20 June Notice of attendance may be given by post to Zenterio AB, att. Per Sjöqvist, Diskettgatan 11B, Linköping or by to finance@zenterio.com. The notification should include the shareholder s name/business name, identification number/corporate registration number, address and daytime telephone number as well as, if applicable, the number of advisors. Shareholders represented by proxy must execute a power of attorney to the proxy. The power of attorney in original and, for legal entities, a verified copy of certificate of registration or equivalent certificate of authority, should be submitted to the company on the above address in due time before the general meeting. The power of attorney is valid for no

2 more than one year from its execution, however, it may be valid for a period of not more than five years if this is specifically stated. The company provides a proxy form at its website, To be entitled to participate in the general meeting, a shareholder having its shares registered in the name of a nominee must, in addition to give notice of attendance, have the shares registered in its own name so that it is registered as a shareholder in the share register kept by Euroclear Sweden AB on Thursday 20 June Such registration may be temporary. INFORMATION FÖR AKTIEÄGARE VARS AKTIER ÄR REGISTRERADE VID NORSKA VERDIPAPIRSENTRALEN (VPS) / INFORMATION FOR SHAREHOLDERS WHOSE SHARES ARE REGISTERED WITH NORSKA VERDIPAPIRSCENTRALEN (VPS) Aktieägare vars aktier är registrerade vid Norska Verdipapirsentralen ( VPS ) men inte vid Euroclear Sweden AB och som önskar delta på stämman måste göra anmälan härom till DNB Bank ASA senast onsdagen den 19 juni 2019 kl. 12:00 lokal tid. Anmälan kan göras via post till DNB Bank ASA, Verdipapirservice, PB 1600 Sentrum, N-0021 Oslo, Norge eller via e-post till vote@dnb.no. Efter anmälan kommer DNB Bank ASA att tillfälligt inregistrera aktierna hos Euroclear Sweden AB i aktieägarens namn. Aktieägare vars aktier är registrerade vid VPS måste därutöver anmäla sig hos bolaget enligt ovan för att äga rätt att delta på stämman. Shareholders whose shares are registered with Norska Verdipapirsentralen ( VPS ) but not with Euroclear Sweden AB and who wish to attend the general meeting must notify DNB Bank ASA thereof no later than on Wednesday 19 June 2019 at 12:00 (local time). Notice of attendance may be given by post to DNB Bank ASA, Verdipapirservice, PB 1600 Sentrum, N-0021 Oslo, Norway or by to vote@dnb.no. After the notification, DNB Bank ASA will temporarily register the shares with Euroclear Sweden AB in the shareholders name. Shareholders whose shares are registered with VPS must in addition notify the company in accordance with the above in order to be entitled to attend the general meeting. FÖRSLAG TILL DAGORDNING / PROPOSED AGENDA 1. Stämmans öppnande och val av ordförande vid stämman. 2. Upprättande och godkännande av röstlängd. 3. Val av en eller två justeringspersoner. 4. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad. 5. Godkännande av dagordning. 6. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse samt koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse. 7. Beslut a. om fastställande av resultaträkning och balansräkning samt koncernresultaträkning och koncernbalansräkning, b. om dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen, samt c. om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören.

3 8. Fastställande av antalet styrelseledamöter och eventuella styrelsesuppleanter samt revisorer och eventuella revisorssuppleanter. 9. Fastställande av styrelse- och revisorsarvode. 10. Information om vilka uppdrag de som styrelsevalet avser har i andra företag. 11. Val av styrelse och eventuella styrelsesuppleanter samt revisor och eventuella revisorssuppleanter. 12. Förslag om principer för utseende av valberedning. 13. Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. 14. Beslut om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om nyemission av aktier, teckningsoptioner och konvertibler. 15. Stämmans avslutande. 1. Opening of the meeting and election of chairman of the meeting. 2. Preparation and approval of voting list. 3. Election of one or two persons to verify the minutes. 4. Determination if the meeting has been duly convened. 5. Approval of the agenda. 6. Presentation of annual report and auditor s report together with consolidated accounts and Group audit report. 7. Resolution a. On adoption of income statement and balance sheet together with consolidated income statement and balance sheet, b. On the disposition of the company s net result according to the adopted balance sheet and, c. On discharge from liability for the board of directors and the managing director. 8. Determination of number of board members and eventual board deputies and auditors and eventual auditor deputies. 9. Determination of fees to board of directors and auditors. 10. Information on proposed board members assignments in other companies. 11. Election of board members and eventual board deputies and auditors and eventual auditor deputies. 12. Proposal for the principles for the appointment of nomination committee. 13. Resolution on guidelines on remuneration to senior management. 14. Resolution on authorization for the board to resolve on issue of new shares, warrants and convertibles 15. Closing of the meeting.

4 FÖRSLAG TILL BESLUT / PROPOSAL FOR RESOLUTIONS Punkten 1/ Item 1 De två största aktieägarna i bolaget föreslår att advokat Björn Svensson väljs till ordförande vid stämman. The two largest shareholders of the company propose that attorney Björn Svensson is elected as chairman of the meeting. Punkten 7b / Item 7b Styrelsen föreslår att bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen överförs i ny räkning. The board proposes that the company s result according to the adopted balance sheet is carried forward. Punkterna 8, 9 och 11 / Items 8, 9 and 11 De två största aktieägarna i bolaget föreslår att bolaget ska ha en revisor utan revisorssuppleant, att Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB omväljs till revisor för tiden fram till slutet av nästa årsstämma och att revisorsarvode ska utgå enligt godkänd räkning. Vid tidpunkten för utfärdandet av denna kallelse har bolaget inte erhållit några förslag till beslut om antalet styrelseledamöter och eventuella styrelsesuppleanter eller styrelsearvode eller val av styrelse och eventuella styrelsesuppleanter. The two largest shareholders of the company propose that the company shall have one auditor without a deputy auditor, that Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB is re-elected as auditor for the time until the close of the next annual general meeting and that fees to the auditor are paid in accordance with approved invoices. At the date of this notice, the company has not received any proposals for resolutions regarding the number of board members or deputy board members or the fees to the board members or the election of board members and deputy board members. Punkten 12 / Item 12 De två största aktieägarna i bolaget föreslår att styrelsens ordförande ges i uppdrag att uppmana minst tre och högst fem av de röstmässigt större aktieägarna att utse varsin ledamot att tillsammans med styrelsens ordförande utgöra valberedning enligt Svensk kod för bolagsstyrning. Till grund för bedömningen av vilka aktieägare som utgör de tre till fem röstmässigt större aktieägarna ska läggas ägaruppgifterna från Euroclear Sweden ABs register per den sista handelsdagen i juni (ägargrupperat), såvida inte annan aktieägare senast sjätte vardagen i juli till styrelsens ordförande skriftligen anmält och styrkt sin ställning som en av de tre till fem röstmässigt större aktieägarna. Om det på grund av därefter inträffade ägarförändringar bedöms lämpligt, äger valberedningen erbjuda ytterligare aktieägare plats i valberedningen, dock att det sammanlagda antalet ledamöter ej ska överstiga sex. Ordförande ska vara den ledamot som utsetts av den största aktieägaren. Valberedningens sammansättning ska tillkännages senast sex månader före nästkommande årsstämma. Om ledamot i valberedningen skulle lämna denna innan dess arbete är slutfört ska, om

5 så bedöms erforderligt av valberedningen, styrelsens ordförande uppmana samma aktieägare - eller om denna inte längre tillhör de större aktieägarna - aktieägare som storleksmässigt står i tur att utse en ersättare. Valberedningens ledamöter ska inte uppbära arvoden, men eventuella omkostnader som uppstår i nomineringsprocessen ska bäras av bolaget. Valberedningens mandattid löper intill dess att sammansättningen av nästkommande valberedning offentliggjorts. Denna instruktion för tillsättning av valberedningen gäller till dess att den ändras genom beslut av en framtida bolagsstämma. The two largest shareholders of the company propose that the chairman of the board be authorised to invite not less than three and not more than five of the major shareholders in terms of votes to each appoint a member who, together with the chairman of the board, shall constitute a nomination committee in accordance with the Swedish Corporate Governance Code. The determination as to which shareholders constitute the three to five major shareholders in terms of votes shall be based on ownership information from Euroclear Sweden AB s register as per the final day of trading in June (grouped by owner) unless, not later than the sixth weekday in July, any other shareholder gives written notice to the chairman of the board and proves his status as one of the three to five major shareholders in terms of votes. If deemed appropriate as a consequence of any subsequent change in ownership structure, the nomination committee shall be entitled to invite additional shareholders to assume a place on the nomination committee, provided that the total number of members may not exceed six members. The member that has been appointed by the largest shareholder shall be chairman of the committee. The composition of the nomination committee shall be published not later than six months prior to the next annual general meeting. In the event a member of the nomination committee leaves the committee before its work is completed, the chairman of the board shall, if considered necessary by the nomination committee, invite the same shareholder - or, if the latter is no longer one of the major shareholders, - the shareholder who, in terms of size of shareholding, is next entitled to appoint a replacement. Members of the nomination committee shall receive no fees, but any costs incurred in the course of the nomination work shall be borne by the company. The term of office of the nomination committee shall extend until the composition of a new nomination committee is published. This instruction for the appointment of the nomination committee is applicable until decided otherwise by a future general meeting. Punkten 13 / Item 13 Styrelsen föreslår att bolaget ska tillämpa nedanstående riktlinjer för bestämmande av lön och annan ersättning till verkställande direktören och andra personer i bolagets ledning. Ersättning till VD och andra personer i bolagets ledning ska utgöras av: fast lön, rörliga lönedelar, övriga förmåner såsom tjänstebil, samt pension, eller fakturerat arvode. Med andra personer i bolagets ledning avses medlemmar av Zenterios management team. Den sammanlagda ersättningen ska vara marknadsmässig och konkurrenskraftig på den arbetsmarknad befattningshavaren verkar. Fast lön eller fakturerat arvode och rörliga lönedelar ska vara relaterade till befattningshavarens ansvar och befogenheter. Rörliga lönedelar ska baseras på utfallet i

6 förhållande till definierade och mätbara mål och vara maximerade i förhållande till den fasta lönen. Rörliga lönedelar ska inte vara pensionsgrundande, med undantag för de fall där det följer av reglerna i en generell pensionsplan (till exempel den svenska ITP-planen). För ledande befattningshavare utanför Sverige kan hela eller delar av rörliga lönedelar vara pensionsgrundande på grund av lagstiftning eller lokal marknadspraxis. Program för rörliga lönedelar ska utformas så att styrelsen, om exceptionella förhållanden råder, har möjlighet att begränsa eller underlåta utbetalning av rörlig lönedel om en sådan åtgärd bedöms som rimlig och förenlig med bolagets ansvar gentemot aktieägare, anställda och övriga intressenter. I den mån styrelseledamot utför arbete för bolagets räkning, vid sidan av styrelsearbetet, ska marknadsmässigt konsultarvode kunna utgå. För ledande befattningshavare i Sverige gäller en uppsägningstid om sex månader från befattningshavarens sida. Vid uppsägning från bolaget ska summan av uppsägningstid och den tid under vilken avgångsvederlag utgår maximalt uppgå till 18 månader. För ledande befattningshavare utanför Sverige kan uppsägningstid och avgångsvederlag avvika från det ovanstående på grund av lagstiftning eller lokal marknadspraxis. Pensionsförmåner ska vara avgiftsbestämda med en individuell pensionsålder, dock aldrig lägre än 62 år. Vid avgång före pensionsåldern ska befattningshavaren erhålla fribrev på intjänad pension. Styrelsen ska äga rätt att frångå riktlinjerna, om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det. The board of directors proposes that the company shall apply the following guidelines for determination of salaries and other compensation for the managing director and other senior executives. Compensation to the managing director and other members of the company s senior management shall consist of: fixed salary, variable compensation, other benefits such as company car, and pension, or consultancy fees Other members of the company s senior management means a member of the Zenterio Management Team. The total compensation package shall be in line with market terms and conditions and shall be competitive within the market in which the executive works. Fixed salary or consultancy fees and variable compensations shall be related to the executive s responsibilities and competences. The variable compensations shall be based on results as compared with defined and measurable targets and shall be subject to a ceiling in relation to the fixed salary. The variable compensations shall not be included in the basis for computation of pension, except in those cases where so provided in the rules of a general pension plan, e.g. the Swedish ITP plan or likewise. For senior executives outside Sweden, all or parts of the variable compensations may be included in the basis for pension computation due to legislation or practice applicable on the local market. The variable compensation programs shall be structured such that the board of directors has the possibility, should exceptional circumstances prevail, to restrict the payment of variable compensations, or to decline to make such payment, where such a measure is deemed reasonable

7 and compatible with the company's responsibilities to its shareholders, employees and other stakeholders. Consultant fees in line with prevailing market conditions may be payable insofar as any director performs work on behalf of the company, in addition to the board work. The period of notice of termination of employment for senior executives in Sweden shall be six months in the event of termination by the executive. In the event of termination by the company, the total of the period of notice of termination and the period during which severance compensation is payable shall not exceed 18 months. For senior executives outside Sweden, the termination period and severance compensation may deviate from the above stated due to legislation or practice applicable on the local market. Pension benefits shall be premium-based with individual retirement ages, however the retirement age should never be lower than 62 years. In the event the employment terminates prior to the retirement age, the executive shall receive a paid-up policy for earned pension. The board of directors shall be entitled to deviate from the guidelines where special reasons exist in an individual case. Punkten 14 / Item 14 Styrelsen föreslår att styrelsen ska bemyndigas att under tiden intill nästa årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, fatta beslut om nyemission av aktier, teckningsoptioner och/eller konvertibler mot betalning kontant, genom kvittning eller med apportegendom eller annars med villkor, med eller utan företrädesrätt för befintliga aktieägare. Skälet till avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt ska i sådant fall vara att erbjuda aktier till investerare i samband med kapitalanskaffningar och/eller ägarspridningar. För det fall nya aktier, teckningsoptioner eller konvertibler emitteras med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt ska emission ske till marknadsmässig kurs fastställd av styrelsen i samråd med bolagets finansiella rådgivare. Beslut enligt denna punkt är giltigt endast om det biträds av aktieägare med minst två tredjedelar (2/3) av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna. The board of directors proposes that the board is authorized to, at one or several occasions until the next annual general meeting, decide upon an issue of shares, warrants and/or convertibles against payment in cash, through set-off or in kind or with other conditions, with or without preferential rights for existing shareholders. The reason for deviation from the shareholders preferential rights shall, in such case, be to offer shares to investors in connection with capital raising and/or diversifying the share ownership. In the event that new shares, warrants or convertibles are issued with deviation from the shareholders' preferential rights, the issue shall be at a market price determined by the board in consultation with the company's financial adviser. Resolution in accordance with this item is only valid if supported by no less than two thirds (2/3) of both the votes cast and of the shares represented at the general meeting. ÖVRIGT / OTHER Redovisningshandlingar, revisionsberättelse och ovanstående förslag till beslut hålls tillgängliga hos bolaget senast tre veckor före dagen för årsstämman. Handlingarna skickas även kostnadsfritt till de aktieägare som så begär och uppger sin postadress.

8 Aktieägarna erinras om sin rätt att vid stämman begära upplysningar från styrelsen och verkställande direktören enligt 7 kap. 32 aktiebolagslagen (2005:551). The annual report, the auditor s report and the above proposals for resolutions will be available at the company not later than three weeks prior to the annual general meeting. The documents will also be sent free of charge to those shareholders who so request and provide their address. The shareholders are reminded of their right to request information from the board and the managing director according to Chapter 7, Section 32 of the Swedish Companies Act (Sw. aktiebolagslagen). Linköping i maj 2019 / Linköping in Maj 2019 Zenterio AB (publ) Styrelsen / The board of directors