KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA I NOBINA AB (PUBL) NOTICE TO ATTEND ANNUAL GENERAL MEETING OF NOBINA AB (PUBL)

Transkript

1 The English text is an unofficial, in-house translation of the Swedish. In case of any disparities between the Swedish and the English text, the Swedish text shall prevail. KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA I NOBINA AB (PUBL) NOTICE TO ATTEND ANNUAL GENERAL MEETING OF NOBINA AB (PUBL) Aktieägarna i Nobina AB (publ) ( Nobina eller Bolaget ) kallas härmed till årsstämma den 30 maj 2013 kl i Bolagets lokaler, Armégatan 38, Solna. The shareholders of Nobina AB (publ) ( Nobina or the Company ) are hereby summoned to the annual general meeting (the Meeting ) on 30 May 2013 at 2:00 p.m. CET at Nobina s offices, Armégatan 38, Solna, Sweden. Rätt att delta i bolagsstämman / Right to attend the Meeting Aktieägare som önskar delta i bolagsstämman ska vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken den 24 maj Shareholders who wish to attend the Meeting must be registered in the share register maintained by Euroclear Sweden AB by 24 May Aktieägarna ombeds vidare anmäla sig hos Nobina per post till Nobina AB (publ) Armégatan 38, Solna, per fax eller per e-post till martin.pagrotsky@nobina.com, senast den 24 maj Vid anmälan ska uppges fullständigt namn, person- eller organisationsnummer, adress, telefonnummer dagtid samt, i förekommande fall, uppgift om ställföreträdare, ombud och biträde. Shareholders are also requested to register with Nobina by mail to Nobina AB (publ), Armégatan 38, SE Solna, or by fax + 46 (0) or by to martin.pagrotsky@nobina.com, at the latest on 24 May Notification shall include the shareholder's name, personal identification number/corporate registration number (or similar), address and daytime telephone number, as well as, if applicable, the details of representatives, proxies and advisors. Förvaltarregistrerade aktier / Nominee-registered shares Aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste, för att äga rätt att delta i bolagsstämman, tillfälligt inregistrera aktierna i eget namn i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken. Sådan omregistrering måste vara verkställd senast den 24 maj Detta innebär att aktieägare i god tid före den 24 maj 2013 måste meddela sin önskan härom till förvaltaren, då sådan införing ska vara verkställd. To be entitled to participate in the Meeting, shareholders whose shares are registered in the name of a nominee must temporarily re-register their shares in their own name in the share register maintained by Euroclear Sweden AB in order to be entitled to attend the Meeting. Such registration must be duly effected in the share register on 24 May 2013; therefore, shareholders must instruct their nominees well in advance of 24 May 2013.

2 2 Ombud / Proxies Aktieägare som företräds genom ombud ska utfärda daterad fullmakt för ombudet. Om fullmakten utfärdas av juridisk person ska bestyrkt kopia av registreringsbevis eller motsvarande för den juridiska personen bifogas. Fullmakten är giltig högst ett år från utfärdandet, dock att fullmaktens giltighetstid får vara längst fem år från utfärdandet om detta särskilt anges. Fullmakten i original samt eventuellt registreringsbevis bör i god tid före årsstämman insändas till Bolaget på ovan angiven adress. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på Bolagets hemsida: Shareholders represented by proxy must submit a dated power of attorney. If the power of attorney is executed by a legal entity, a certified copy of the certificate of registration or equivalent must be attached. The power of attorney may not be valid for a longer period than one year from its issuance; however, the power of attorney may be valid for up to five years from its issuance if explicitly stated. The power of attorney and certificate of registration should be submitted in original to the Company by post at the address listed above well in advance of the Meeting. A form of power of attorney is available on the Company s website: Förslag till dagordning / Proposed agenda 1. Stämmans öppnande / Opening of the Meeting 2. Val av ordförande vid stämman / Appointment of a chairman of the Meeting 3. Upprättande och godkännande av röstlängd / Preparation and approval of the voting list 4. Godkännande av dagordning / Approval of the agenda 5. Val av en eller två justeringspersoner / Election of one or two persons to approve the minutes 6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad / Determination that the Meeting has been duly convened 7. Föredragning av framlagd årsredovisning och revisionsberättelse samt koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse / Submission of the annual accounts and the auditor s report and the consolidated accounts and the auditor s report on consolidated accounts 8. Beslut om fastställande av resultaträkning och balansräkning samt koncernresultaträkning och koncernbalansräkning / Resolution regarding the adoption of the income statement and the balance sheet and the consolidated income statement and the consolidated balance sheet 9. Beslut om dispositioner beträffande Bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen / Resolution regarding appropriation of the Company s results in accordance with the adopted balance sheet

3 3 10. Beslut om ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktör / Resolution regarding discharge of the members of the board of directors and the managing director from liability 11. Bestämmande av antalet styrelseledamöter samt revisorer / Determination of the number of members of the board of directors as well as auditors 12. Fastställande av styrelse- och revisorsarvode / Determination of fees for members of the board of directors and auditors 13. Val av styrelseledamöter och revisor / Election of members of board of directors and auditor 14. Styrelsens förslag till beslut om principer för utseende av valberedning / The board of directors proposal regarding principles for the nomination committee 15. Styrelsens förslag till beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare / The board of directors proposal on guidelines for remuneration to the senior management 16. Styrelsens förslag till beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission av aktier / The board of directors proposal regarding authorisation for the board of directors to resolve on issue of new shares 17. Stämmans avslutande / Adjourning of the Meeting Disposition av Bolagets resultat / Appropriation of the Company s results Styrelsen och verkställande direktören föreslår att de till förfogande stående vinstmedlen balanseras i ny räkning. The board of directors and the managing director propose that the Company s retained profits be carried forward. Förslag till styrelse- och revisorsarvode och val av styrelseordförande och övriga styrelseledamöter / Proposal regarding fees for the members of the board of directors and the auditor as well as election of chairman and other members of the board of directors Aktieägare representerande en majoritet av rösterna i Nobina föreslår följande: Shareholders representing a majority of the votes in Nobina propose the following: Antalet styrelseledamöter ska vara fem (5) utan suppleanter. Bolaget skall ha en revisor utan suppleant. The number of members of the board of directors shall be five (5), with no deputy members. The Company shall have one auditor, with no deputy auditor. Arvode till styrelsen föreslås, för kommande mandatperiod, utgå med totalt kronor, varav kronor till styrelsens ordförande och kronor vardera till John Allkins, Birgitta Kantola och Gunnar Reitan. Styrelsearvode föreslås kunna utbetalas som lön, alternativt under vissa förutsättningar, faktureras från styrelseledamots

4 4 konsultbolag. I den mån uppdrag utförs genom styrelseledamots konsultbolag, utgår styrelsearvode med tillägg för ett belopp motsvarande de sociala avgifter som Nobina därmed inte har att erlägga. For the forthcoming period of office, it is proposed that the members of the board of directors fees shall be paid in a total amount of SEK 1,325,000, of which SEK 650,000 shall be paid to the chairman of the board of directors and SEK 225,000 each to John Allkins, Birgitta Kantola and Gunnar Reitan. Directors fees are proposed to be paid out as salary, alternatively in certain circumstances, be invoiced from the board member s consultant company. If the board assignment is carried out through a board member s consultant company, directors fees are paid with addition of an amount corresponding to the social security fees that Nobina thereby will avoid. Arvode till revisorerna föreslås utgå enligt av styrelsen godkänd löpande räkning. Auditors fee is proposed to be paid on account approved by the board of directors. Omval av Birgitta Kantola, Gunnar Reitan, Richard Cazenove och Jan Sjöqvist som styrelseledamöter. Rolf Lydahl har avböjt omval. Vidare föreslås nyval av John Allkins. Jan Sjöqvist föreslås omväljas som styrelsens ordförande. Re-election of Birgitta Kantola, Gunnar Reitan, Richard Cazenove and Jan Sjöqvist as members of the board of directors. Rolf Lydahl has declined to stand for re-election. Further, new election of John Allkins is proposed. Jan Sjöqvist is proposed to be re-elected as chairman of the board. Omval av bolagets nuvarande revisor, Ernst & Young AB. Re-election of the current auditor of the company, Ernst & Young AB. Styrelsens förslag till beslut om principer för utseende av valberedning / The board of directors proposal regarding principles for the nomination committee Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar att Nobina ska ha en valberedning bestående av en representant för envar av de två till röstetalet största aktieägarna jämte styrelseordföranden. Namnen på ledamöterna i valberedningen och namnen på de aktieägare de företräder ska offentliggöras senast sex månader före årsstämman och baseras på aktieägarstatistik från Euroclear Sweden AB per den sista bankdagen i november Ordförande i valberedningen ska, om inte ledamöterna enas om annat, vara den ledamot som representerar den till röstetalet största aktieägaren. Om aktieägare som utsett ledamot därefter inte längre tillhör de två till röstetalet största aktieägarna, ska den utsedde ledamoten lämna sitt uppdrag och ny ledamot utses enligt ovan angiven ordning.

5 5 The board of directors proposes that the Meeting resolves that the Company shall have a nomination committee consisting of a representative of each of the two largest shareholders, based on the number of votes held, together with the chairman of the board of directors. The names of the members of the nomination committee and of the shareholders they represent shall be made public no later than six months before the annual general meeting and be based on shareholding statistics provided by Euroclear Sweden AB per the last banking day in November Provided the members of the nomination committee do not agree otherwise, the member representing the largest shareholder, in terms of votes, shall be appointed chairman of the nomination committee. In the event a shareholder who has appointed a member is no longer one of the two largest shareholders, in terms of votes, the appointed member shall resign and be replaced by a new member in accordance with the above procedure. Valberedningen ska bereda och till bolagsstämman lämna förslag till: stämmoordförande, styrelseledamöter, styrelseordförande, styrelsearvode till var och en av styrelseledamöterna och ordföranden samt eventuell ersättning för kommittéarbete, arvode till Bolagets revisor samt, i förekommande fall, förslag till val av revisor. Vidare ska valberedningen bereda och till bolagsstämman lämna förslag till principer för valberedningens sammansättning. The nomination committee shall prepare and submit proposals to the general meeting on: the chairman of the meeting, members of the board of directors, chairman of the board of directors, board fees to the chairman and each of the members of the board of directors as well as, if any, remuneration for committee work, fees to the Company s auditor and, when applicable, proposal regarding election of new auditor. Furthermore, the nomination committee shall prepare and submit proposals to the general meeting on principles for the composition of the nomination committee. Styrelsens förslag till beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare / The board of directors proposal on guidelines for remuneration for senior management Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om riktlinjer för ersättning till Nobinas ledande befattningshavare. Bolaget strävar efter att erbjuda ersättning och övriga anställningsvillkor som ska vara konkurrenskraftiga i syfte att tillse att Nobina kan attrahera och behålla kompetent personal. Ersättningen till de ledande befattningshavarna ska bestå av fast lön, rörlig ersättning, pension och andra sedvanliga förmåner. The board of directors proposes that the Meeting resolves on guidelines for remuneration for the senior management. The Company aims to offer remuneration and other terms of employment that are competitive in order to ensure that Nobina can attract and retain competent personnel. The remuneration for the senior management shall consist of fixed salary, variable salary, pension and other customary benefits.

6 6 Styrelsens förslag till beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission av aktier / The board of directors proposal regarding authorisation for the board of directors to resolve on issue of new shares Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar att bemyndiga styrelsen att, längst intill tiden för nästa årsstämma, vid ett eller flera tillfällen och med eller utan företrädesrätt för aktieägarna, besluta om emission av nya aktier mot betalning kontant, genom kvittning eller via apport eller annars med villkor. The board of directors proposes that the Meeting resolves to authorise the board of directors, for the period up to the next annual general meeting, on one or several occasions and with or without pre-emption rights for the shareholders, to resolve on the issuance of new shares with payment in cash, by set-off, payment-in-kind, or otherwise with particular terms and conditions. Redovisningshandlingar, revisionsberättelser samt styrelsens förslag enligt punkterna kommer att hållas tillgängliga på Bolagets kontor Nobina AB (publ), Armégatan 38, Solna, senast fr.o.m. den 9 maj 2013 och skickas i anslutning därtill ut till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Handlingarna, kommer även att hållas tillgängliga på Bolagets hemsida Samtliga ovanstående handlingar kommer också att framläggas på årsstämman. The annual report, the auditor's report and the board of directors proposals according to items will be made available at the Company's office Nobina AB (publ), Armégatan 38, SE Solna, no later than 9 May 2013 and will be sent to shareholders who so request and who inform the Company of their postal address. The documents will also be made available on the Company's website All documents above will also be presented at the Meeting. Övrig information / Other information Styrelsen och den verkställande direktören skall, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för Bolaget, vid årsstämman lämna upplysningar om: förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, och förhållanden som kan inverka på bedömningen av Bolagets ekonomiska situation. If a shareholder so requests and, according to the opinion of the board of directors, it may occur without any significant harm to the Company, the board of directors and the managing director shall provide information at the Meeting on: circumstances which may affect the assessment of a matter on the agenda for the Meeting; and circumstances which may affect the assessment of the Company s financial position.

7 7 Upplysningsplikten avser även Bolagets förhållanden till annat koncernföretag samt koncernredovisning och dotterföretags förhållanden. This duty to provide information also applies to the Company s relationship to other group companies, as well as to the consolidated accounts and to subsidiaries circumstances. Solna i april 2013 Solna, April 2013 Styrelsen för Nobina AB (publ) The board of directors of Nobina AB (publ)