Förfrågningsunderlag

Transkript

1 DNR SSL 1.3:34/14 Förfrågningsunderlag Upphandling av fast/mobil telefoni samt växellösning

2 Innehåll 1. Anbudsinbjudan Allmän information Inbjudan Information om Skärgårdsstiftelsen Omfattning Bilagor Antagande av helt anbud eller del av anbud Skärgårdsstiftelsen Om upphandlingsförfarandet Antal avtalsparter Ansvarig upphandlare Administrativa bestämmelser för anbudsgivning Anbudets form Språk Kontaktperson Anbudsgivning Helt eller delat anbud Ofullständiga och/eller felaktiga uppgifter Sekretess under upphandlingen Anbudsgivares avtal med underleverantörer Tidsgränser Sista anbudsdag Anbudets giltighet Löpande information och frågor Frågor och information under anbudstiden Övrigt Avbrytande av upphandling Förändring av krav Anbudsöppning Tilldelningsbesked Avslutad upphandling Kvalificering av anbudsgivare Kvalificeringskrav Uteslutningskriterier Allmänna krav

3 Prövning av anbudsgivarens ekonomiska förutsättningar Obligatoriska krav Allmän uppdragsbeskrivning Önskat läge Hantering av inkommande samtal Hänvisning Växelfunktioner Användargrupper Företagspresentation Erfarenhet och referenser Jäv Kundansvarig Personella resurser Värderingskriterier Täckning och redundans Direktmeddelanden(Instant messaging)/skrivbordsdelning Anbudsutvärdering Tilldelningskriterier Ekonomiskt mest fördelaktigt anbud Utvärderingsmodell- Relativ viktningsmodell Kommersiella villkor Allmänna villkor Omfattning Volymer Viljeinriktning Lagar och förordningar Tillstånd, registreringar, skatter m.m Meddelarskyldighet Insyn i leverantörens verksamhet Avtalshandlingars inbördes ordning Underleverantör Uppdragets genomförande Skyldigheter Begränsning av publicering och marknadsföring Försäkringar och skadeståndsanspråk Sekretess och säkerhet

4 Överlåtelse av avtal Omförhandling Ändringar och tillägg Vite/varning Hävande Befrielsegrunder (force majeure) Tvist Kontaktpersoner Avtalstid Avtalstid Förlängning Uppsägningstid Förberedelser inför avtalets upphörande Uppföljning av avtalet Pris Pris Förändring av pris Fakturering Stiftelsens betalningsvillkor Rätt att hålla inne betalning och hantering av återbetalningsskyldighet Betalningsmottagare/ Factoringbolag Accept Accept av angivna avtalsvillkor

5 1. Anbudsinbjudan 1.1. Allmän information Inbjudan Härmed inbjuds leverantörer att inkomma med anbud gällande upphandling av Telefoni och växellösning till Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län Information om Skärgårdsstiftelsen Skärgårdsstiftelsen äger och förvaltar 40 områden från Örskär i norr till Landsort i söder där Skärgårdsstiftelsen bedriver natur- och kulturbyggnadsvård. Dessa hektar eller ungefär 12 procent av Stockholms skärgårds yta förvaltar Skärgårdsstiftelsen för att alla ska få möjligheter till rekreation och fina vistelser i skärgården. Områden som på det sättet kan hållas öppna för alla. Bevara och utveckla Skärgårdsstiftelsen ska bevara skärgårdens naturvärden och egenart, vilket bland annat innebär att bevara odlingslandskapet på våra marker genom betesdrift och åkerbruk. Utveckling för näringarna inom turism och friluftsliv uppnås genom att byggnader arrenderas ut till skärgårdsentreprenörer som driver vandrarhem, stugbyar, värdshus, sjökrogar och gästhamnar med mera. Därmed skapas jobb i skärgården samtidigt som besökarna erbjuds god service. Vi värnar om miljön genom skärgårdsmajor, kompostering och kretslopp. Det här gör Skärgårdsstiftelsen Arbetar för ett öppet landskap och vårdar markerna med hjälp av betesdjur och åkerbruk. Sköter skog och mark med småskaliga metoder vilket skonar naturen. Arbetar med faunavård samt bevakar djurskyddsområden för utveckling av bland annat livskraftiga havsörn- och sälstammar. Vårdar det kulturhistoriska byggnadsbeståndet. Sköter renhållningen och har skärgårdsmajor (sop- och toalettbodar) på ca 190 ställen, till nytta och glädje för friluftslivet och miljön. Utövar tillsyn på över 40 områden med hjälp av tillsynsmän som ofta även kan ge en hjälpande hand till besökarna. Ser till att det finns service som färskvatten, raststuga och på några få ställen bastur i de mest besökta naturhamnarna. Äger ett antal skärgårdsvandrarhem och andra turistanläggningar som drivs av skärgårdsföretag. Stöds av ca privatpersoner, organisationer och företag som är stiftelsens vänner. Mer information finns på Omfattning Se bilaga 1 anknytningar, mobilabonnemang samt volymer Omfattningen har angivits som vägledning och kan komma att över- eller underskridas och gäller utan förbindelse från stiftelsens sida. 5

6 Bilagor Bilaga 1, Volymer Bilaga 2, Täckningsområden Bilaga 3, Anbudsformulär samt viktningsmodell Antagande av helt anbud eller del av anbud Anbud kan komma att antas helt eller förkastas. Någon ersättning för kostnader i samband med anbudsgivning kommer ej att utgå Skärgårdsstiftelsen Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län Box Stockholm Om upphandlingsförfarandet Upphandlingen genomförs i enlighet med Lag (2007:1091) med ändring enligt SFS 2010:571 om offentlig upphandling och enligt reglerna för förenklat förfarande. Upphandlingsformen innebär att tilldelningsbeslut får föregås av förhandlingar med leverantör. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Stiftelsens upphandlingar ska ske med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt Antal avtalsparter Skärgårdsstiftelsen har för avsikt att teckna avtal med en leverantör Ansvarig upphandlare Kontaktperson för denna upphandling: Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län Kerstin Löwenberg/Anders Unosson Tel: Observera att alla frågor måste ställas via upphandling@skargardsstiftelsen.se. 2. Administrativa bestämmelser för anbudsgivning 2.1. Anbudets form Språk Anbud ska vara avfattade på svenska språket Kontaktperson Anbudsgivaren ska ange kontaktperson för frågor rörande anbudet, namn, telefonnummer och e- post. 6

7 Anbudsgivning Anbud ska skickas per mail till: eller i förseglat kuvert till Skärgårdsstiftelsen, Box 7669, Stockholm. Kansliets öppettider är mån- tors , fre , lunchstängt Anbud märks Anbud Telefoni DNR SSL 1.3:34/14 Sidoanbud eller alternativa utföranden kommer inte att tas upp till prövning Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas på hela uppdraget Ofullständiga och/eller felaktiga uppgifter Anbudsgivare kan uteslutas från upphandlingen om han lämnat ofullständiga och/eller felaktiga uppgifter i anbudet Sekretess under upphandlingen Enligt 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL) gäller absolut sekretess för anbuden till dess att tilldelningsbeslut fattats. Efter tilldelningsbeslutet kan anbud även i fortsättningen omfattas av sekretess enligt 31 kap. 16 OSL, så kallad affärssekretess. Sekretessprövningen sker i samband med att någon begär ut handlingar från Skärgårdsstiftelsen. Alla uppgifter som anbudsgivare vill sekretessbelägga ska lämnas i form av separata bilagor, med utförlig motivering inkluderat hänvisning till paragraf/er i ovan nämnda lag, som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Enligt bestämmelserna i OSL genomförs sekretessprövning varje gång en allmän handling begärs utlämnad. Detta innebär att anbudsgivarens begäran om sekretess inte är en garanti för att handlingarna slutligen omfattas av sekretess Anbudsgivares avtal med underleverantörer I anbudet ska framgå om anbudsgivande företag har för avsikt att använda underleverantörer för utförande av uppdraget. Underleverantör får inte stå för hela uppdragets utförande. I anbudssvaret ska det klart och tydligt framgå vilken funktion varje underleverantör fyller och vilka tjänster varje underleverantör tillhandahåller. Uppgift om underleverantörers namn och organisationsnummer ska anges. Anbudsgivare som åberopar resurser från underleverantör ska ha ett gällande samarbetsavtal med angivna underleverantörer. Kopia på samarbetsavtalet ska på begäran överlämnas till Skärgårdsstiftelsen. Om Skärgårdsstiftelsen inte godkänner leverantörs avtal med eventuella underleverantörer kan detta medföra att anbud inte upptas till prövning. Anbudsgivande företag ska kontrollera att underanbudsgivaren fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, 10 kap 1-2 Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) tex avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter och är kreditvärdig. Framkommer det under avtalstiden att underanbudsgivaren inte fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal ansvarar anbudsgivaren för att dennes avtal med underanbudsgivaren sägs upp. Byte och tillsättande av underleverantör ska skriftligen godkännas av ansvarig upphandlare i förväg. Om anbudsgivaren byter eller tillsätter en underleverantör innan anbudsgivaren har fått ett skriftligt godkännande från ansvarig upphandlare har beställaren rätt att häva avtalet. 7

8 Om anbudsgivaren under avtalstiden underlåter att genomföra årlig kontroll av eventuell underleverantör, inte redovisar den årliga kontrollen eller inte säger upp avtal med underleverantör som inte fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, har Skärgårdsstiftelsen rätt att häva avtalet Tidsgränser Sista anbudsdag För sent inkommet anbud prövas ej Anbudets giltighet Anbudet ska vara giltigt t o m Löpande information och frågor Frågor och information under anbudstiden Frågor om oklarheter i förfrågningsunderlaget under anbudstiden ska ställas skriftligen till upphandling@skargardsstiftelsen.se. Endast frågor ställda via mail kommer att besvaras av Skärgårdsstiftelsen. Skärgårdsstiftelsen kommer löpande att besvara frågor t o m Anbudsgivare som registrerat sig på tendsign.com alternativt via upphandling@skargardsstiftelsen.se kommer att få e- post om eventuella rättelser eller svar på frågor av allmängiltigt intresse. Det är den anbudssökandes skyldighet att läsa och bevaka eventuella meddelanden under anbudstiden. Skärgårdsstiftelsen kan under hela anbudstiden komma att publicera information, kompletterande uppgifter eller förtydliganden till förfrågningsunderlaget via mail eller webb ( Övrigt Avbrytande av upphandling Om inget anbud motsvarar ställda krav, om offererade priser inte ryms inom budgetramen eller om förutsättningarna för upphandlingen förändras genom verksamhetsmässiga beslut kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga som erhållit förfrågningsunderlaget att underrättas om detta Förändring av krav För den händelse att lagar, författningar, förordningar, eller motsvarande kan komma att förändras under den tid som upphandlingen varar, förbehåller sig köparen rätten att förändra kraven Anbudsöppning Anbudsöppning beräknas ske på Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län, Stockholm. Anbudsöppningen är inte offentlig. Ett möte med var och en av de tre(3) anbudsgivare som har fått högst poäng beräknas hållas inom 3 veckor efter anbudsöppning. Varje anbudsgivare kommer att få 1 timme för presentation av sitt lösningsförslag. 8

9 Tilldelningsbesked När beslut om leverantör och anbud fattats publiceras tilldelningsbeslut, upphandlingsrapport och anbudsutvärdering via mail. Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud trots upplysning om tilldelningsbesked tom anbudets sista giltighetsdag Avslutad upphandling Bindande avtal förutsätter att skriftligt upphandlingskontrakt upprättas och undertecknas av samtliga parter. 3. Kvalificering av anbudsgivare 3.1. Kvalificeringskrav Uteslutningskriterier Lagen om offentlig upphandling uppställer omständigheter rörande leverantörer vilka ska eller kan medföra att leverantör utesluts från att delta i en upphandling LOU 10 kap 1-2 (2007:1091). Anbudsgivaren ska intyga att anbudsgivande företag liksom ansvariga i företagets ledning inte är dömd för sådana brott enligt 10 kap 1 Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) som innefattar: - deltagande i en kriminell organisation - bestickning - bedrägeri - penningtvätt Anbudsgivaren ska intyga att anbudsgivande företag liksom ansvariga i företagets ledning enligt vad som avses i 10 kap 2 LOU: - inte är i konkurs, i likvidation eller under tvångsförvaltning - inte är föremål för ackord eller ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning eller annat liknande förfarande - inte har inställt sina betalningar - inte är underkastad näringsförbud - inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen - inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen Allmänna krav Anbudsgivaren ska: - vara registrerad i bolagsregistret. Stiftelser ska bifoga kopia på registreringsbevis utfärdat av Länsstyrelsen. Utländsk anbudsgivare ska skicka in motsvarande dokumentation. Dokumentationen ska översändas på orginalspråk samt översatt till svenska. - betala föreskrivna skatter och sociala avgifter. Blankett SKV 4820 "Begäran- Upplysning vid offentlig upphandling" behöver inte bifogas. Skärgårdsstiftelsen genomför egen kontroll. Mot bakgrund av att SKV blanketten bara är tillämpbar i Sverige ska utländsk anbudsgivare skicka in motsvarande dokumentation som intyg på att denne fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar. Intyget ska vara utfärdat inom 2 9

10 månader innan anbudets ankomstdatum och översändas på originalspråk samt översatt till svenska. - inneha F- skattsedel. - Ange firmatecknare, revisionsbyrå, namn på revisor med telefonnummer och e- post till dessa. Krav på revisor ställs ej: - på enskild näringsverksamhet - om företaget har en omsättning på under 3 miljoner - om företaget inte har fler anställda än tre inklusive dig som ägare - om företaget har en balansomslutning (värdet av de totala tillgångarna utan avdrag för skulder) på under 1,5 miljoner Prövning av anbudsgivarens ekonomiska förutsättningar Kopia på kreditvärdering behöver inte bifogas anbudet. Skärgårdsstiftelsen genomför egen kontroll via UC. I de fall anbudsgivaren uppfyller nivå god kreditvärdig eller bättre, anses kravet på ekonomisk stabilitet vara uppfyllt. Det åligger anbudsgivaren att kontrollera att uppgifterna hos UC är korrekta samt aktuella. För det fall anbudsgivaren anser att uppgifterna hos UC inte är aktuella ska anbudsgivare inkomma med skriftlig förklaring (bifogas anbudssvaret i separat bilaga) varför uppgifter hos UC inte befinns aktuella samt som separat bilaga till anbudet inkomma med egen bevisning avseende ekonomisk kapacitet motsvarande det kreditvärdighetskrav som ställs i denna upphandling. Anbudsgivares egna bevisning ska vara aktuell, med aktuell avses intyg ej äldre än (3) månader räknat från datum för anbudets ingivande. Ratingskala enligt UC företagsupplysning Mycket god kreditvärdighet 5 poäng God kreditvärdighet 4 poäng Kreditvärdig 3 poäng Kredit mot säkerhet 2 poäng Kredit avrådes 1 poäng Nystartade företag bevisar sin ekonomiska ställning genom: - för att räknas som nystartat får företaget maximalt vara 18 månader räknat från datum för ingivande av anbud. - nystartade företaget där företagets ägare tidigare haft annat bolag kan inkomma med organisationsnummer på tidigare bolag och kreditvärderas utifrån det. - nystartade företag där företagets ägare inte tidigare haft annat bolag kan uppge personnummer och kreditvärderas utifrån det. - nystartade företag kan inkomma med bankgaranti som bevisar att anbudsgivande företag kommer att klara av att uppfylla kontraktsvillkoren - nystartade företag kan inkomma med moderbolagsgaranti Obligatoriska krav Allmän uppdragsbeskrivning Skärgårdsstiftelsen har i nuläget en fast växellösning med 30 anknytningar(30 samtidiga ingående) varav 4 till växelns huvudnummer( ). Ingen integration finns mot mobil telefoni eller mot övrig IT infrastruktur. 10

11 För mobil telefoni används ett antal olika terminal- och abonnemangstyper där de flesta omfattas av avtal med Telia samt ett mindre antal via Tele2. Mobiltelefoner används dels av personal på huvudkontoret och dels av fältpersonal som är lokaliserad inom skärgården Önskat läge Den lösning som Skärgårdsstiftelsen önskar införa skall ge: - God tillgänglighet både för externa och interna aktörer - Skapa samarbetsmöjligheter för stiftelsens personal - Möjligheter för bättre telefonservice - Enkelhet i hantering av röstkommunikation och samarbete - God täckning för mobiltelefoni i Skärgårdsstiftelsens arbetsområden I anbudssvaret skall anbudsgivaren på ett överskådligt sätt beskriva hur punkterna löses. Länkar till testversioner av inkluderade system skall anges. Då skärgårdsstiftelsen i nuläget har en miljö med enbart Mac klienter skall alla klientprogramvaror fungera på Mac, PC och föreslagna mobilplattformar Hantering av inkommande samtal Samtal skall kunna komma in till Skärgårdsstiftelsen via det ingående huvudnumret, underliggande funktioner såsom t ex ekonomi, information alternativt direkt till en medarbetare. Möjlighet skall finnas för röstmeddelande samt vidarekoppling till anknytning eller röstbrevlåda. För huvudnumret skall det finnas möjlighet att använda flera olika, förinspelade, röstmeddelanden. Lösningen skall kunna erbjuda detaljerad statistik på antal samtal, samtalstid, väntetid, väntetid i kö kostnader, med mera Hänvisning Lösningen skall erbjuda hänvisning med minst följande funktioner: - Möjlighet till integration med elektronisk kalender(microsoft Exchange) och hänvisning från denna. - Möjlighet att välja om man ska hänvisa både fast och mobilt nummer eller enbart det fasta numret. - Möjligheten att enkelt kunna ange en hänvisning. Exempelvis via datorn, via mobiltelefonen eller via röststyrning. - Möjligheten att ange framtida hänvisningar. - Möjlighet att schemalägga hänvisningar för exempelvis deltidsarbete - Kunna ha helt stängd telefon, dvs. inga samtal kommer fram alls eller ha en öppen hänvisning där personen ser inkommande samtal och kan välja om man kan svara eller ej. Om personen inte svarar skall hänvisning kunna läsas upp Växelfunktioner Lösningen skall innehålla funktioner för: Samtal väntar Gruppsamtal(konferenssamtal med interna/externa parter) Vidarekoppling Telefonsvarare 11

12 Dessa funktioner skall vara nåbara och fungera på samma sätt oberoende av om samtal startas/tas emot via fast eller mobilt nummer. Samtal mellan anknytningar(mobila/fasta) skall kunna ske utan kostnad Användargrupper Gemensamt för alla användargrupper är att Skärgårdsstiftelsen skall ha möjlighet att spärra mobil/anknytning för utgående samtal baserat på tid alternativt att dessa registreras separat för debitering mot användaren via prefix. Alla användare med mobiltelefon skall ha möjlighet att läsa e- mail, hantera kalendrar mot Microsoft Exchange samt använda sig av mobil web browser Inneanvändare Som inneanvändare benämns de användare som har sin fasta arbetsplats på Stiftelsens huvudkontor. Inneanvändare skall ha möjligheten att arbeta via a. En fast telefonapparat b. Mobiltelefon I båda alternativen skall samma anknytning användas. Anbudsgivaren skall föreslå minst 2 terminaltyper per a och b Fältanvändare Som fältanvändare benämns de användare som har sin fasta arbetsplats utanför stiftelsens huvudkontor. Fältanvändare skall ha möjligheten att arbeta via a. Ruggad mobiltelefon med kapsling motsvarande IP67(IEC 60529) b. Mobilt bredband Anbudsgivaren skall föreslå minst 2 terminaltyper för a och minst 1 för b. Vid val av utrustning skall täckningskravet särskilt beaktas och beskrivas i anbudet Telefonist Skärgårdsstiftelsen använder sig av flera olika användare för att täcka telefonisttjänsten. En webbaserad, lättanvänd funktion för hantering av telefonisttjänsten skall finnas. Funktioner skall finnas för köhantering per nummer, vidarekoppling av samtal samt anknytningens närvarostatus. Anbudsgivaren skall i anbudet beskriva telefonistfunktionen samt erbjuda en länk till en testversion Utbildning Anbudsgivaren skall erbjuda utbildning i användandet av systemet för varje användargrupp som finns beskriven i detta dokument. I anbudet skall det framgå vilket typ av utbildning som ingår Företagspresentation Anbudsgivaren ska lämna en kortfattad företagspresentation. I de fall anbudsgivaren utgör en del av en större organisation ska beskrivningen dels omfatta en kort information om hela organisationen, dessutom en komplett och utförlig redogörelse av den del av organisationen som avser att vara juridiskt ansvarig mot Skärgårdsstiftelsen. Av beskrivningen ska för Skärgårdsstiftelsen tydligt framgå att anbudsgivaren har denkapacitet som uppdraget i denna förfrågan kräver. 12

13 Erfarenhet och referenser Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av liknande uppdrag, dvs mobil/fast telefoni samt tillhörande växellösningar. Anbudsgivaren ska även vara väl insatt i och följa de lagar och bestämmelser som gäller för dennes verksamhet och som följer av uppdragets genomförande. Anbudsgivaren ska redovisa minst tre(3) referensuppdrag avseende mobil/fast telefoni samt tillhörande växellösningar, från de två (2) senaste åren. Referenserna ska avse externa uppdrag, dvs interna uppdrag mellan underleverantör och anbudsgivaren eller uppdrag inom en anbudsgivares koncern accepteras inte som referens. Anbudsgivare som har eller haft avtal avseende motsvarande/liknande tjänster, med Skärgårdsstiftelsen sedan 2011, ska för att kvalificera sig utföra/ha utfört uppdrag med god kvalitet och samarbetsförmåga samt inte varit föremål för varning, vitesföreläggande eller hävning av avtal. - Anbudsgivaren ska redovisa respektive referensuppdrag, innehållande: - kundens namn - tidsperiod när uppdraget utfördes - uppdragets omfattning och innehåll samt beskrivning som visar att ovan ställda krav uppfylls - kontaktperson hos kunden, namn och e- postadress. Ansvarig upphandlare kommer att kontakta referenterna per e- post under vecka Anbudsgivaren ansvarar för att lämnad e- post adress är korrekt, i de fall e- post adressen är fel kommer referensen ej att utvärderas och anbudet förkastas. Det är viktigt att anbudsgivaren försäkrar sig om att referenten både vill och kan delta. Vidare är det viktigt att referenten har sådan kännedom om referensuppdraget att referenten kan bedöma detta. Referenspersoner som anbudsgivaren uppger ska finnas tillgängliga per e- post ska besvara referensfrågorna senast För anbudsgivare som är nyetablerat företag gäller samma krav som ovan, men efterfrågade referensuppdrag ska då anges för en eller flera personer i företagsledningen Jäv Vid köp av varor, tjänster eller entreprenader ska säkerställas att jäv inte föreligger Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv mot honom, ska självmant ge det tillkänna. Anbudsgivaren ska intyga att jävsförhållande enligt ovan inte föreligger Kundansvarig Kundansvarig ska ansvara för uppdraget i sin helhet inkl ansvar för uppföljning av avtalet samt för inlämnande av efterfrågad statistik. Kontaktuppgifter inkl tillgänglighet till kundansvarig ska anges i anbudssvaret. I kundansvarigs uppdrag ingår att hantera frågor som berör enskilda fakturor inkluderat kontakt med den person som utfärdat fakturan. 13

14 Personella resurser Anbudsgivaren ska redovisa att tillräckliga personalresurser, med för uppdraget tillräcklig utbildning, kompetens och erfarenhet, finns för att kunna utföra uppdraget. 4. Värderingskriterier 4.1 Täckning och redundans En stor del av Stiftelsens medarbetare arbetar från Örskär till Landsort i Stockholms skärgård. Då arbetet ofta utförs ensam är det av högsta vikt att täckning finns inom de områden där personalen befinner sig. God täckning för mobiltelefoni och mobildata skall finnas inom de områden som är markerade på kartan i bilaga 2. God täckning skall även erbjudas på huvudkontoret. Anbudsgivaren skall redogöra för hur täckningen förändras under de månader på året då belastningen på nätet är högre samt för hur Skärgårdsstiftelsen skall drabbas på minsta möjliga sätt av detta. Anbudsgivaren skall erbjuda fasta servicenivåer i nätet samt installerad utrustning via SLA avtal samt beskriva hur reservkraft är ordnat vid eventuellt strömavbrott. God täckning får erbjudas genom samordning av tjänster från flera operatörer. 4.2 Direktmeddelanden(Instant messaging)/skrivbordsdelning För att öka möjligheterna till kommunikation inom Skärgårdsstiftelsen önskar denna införa möjligheter för direktmeddelanden samt skrivbordsdelning Anbudsgivaren bör i anbudet beskriva vilka möjligheter för direktmeddelanden och skrivbordsdelning som finns i den föreslagna lösningen. 5. Anbudsutvärdering 5.1. Tilldelningskriterier Ekonomiskt mest fördelaktigt anbud Vid bedömningen av anbuden kommer det anbud att antas som bedöms vara det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till vidstående kriterier: - Pris 50%(25% pris per anknytning och månad, 25% pris för kommunikation). - Täckning och redundans 40% - Direktmeddelanden/Skrivbordsdelning 10% I enlighet med kapitel 12 och kapitel 15, LOU förbehåller sig Skärgårdsstiftelsen rätten att förkasta onormalt låga anbud, som efter inkommen skriftlig förklaring, inte påvisar tillfredställande svar kring anbudets prisnivå. Av 12 kap. 1 andra stycket LOU följer att vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga, ska organisationen ta hänsyn till olika kriterier som är kopplade 14

15 till föremålet för kontraktet, såsom pris, leverans- eller genomförandetid, miljöegenskaper, driftkostnader, kostnadseffektivitet, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service och tekniskt stöd Utvärderingsmodell- Relativ viktningsmodell Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet/anbuden utses genom att upphandlaren anger priskriterie/er och kvalitetskriterie/er och viktar dessa sinsemellan. Modellen bygger på att pris jämförs mellan anbuden. Lägst pris tilldelas maxpoäng medan övriga priser tilldelas poäng i förhållande till det lägsta anbudspriset. I systemet tilldelas det lägsta priset 200 poäng. Modellen bifogas i bilaga Kommersiella villkor 6.1. Allmänna villkor Omfattning Avtal kommer att upprättas och utformas med antagen anbudsgivare med ledning av förfrågningsunderlaget och anbudsgivarens anbud Volymer Angivna volymer är uppskattade. Skärgårdsstiftelsen lämnar ingen garanti om vissa volymer eller av vissa värden. Skulle Stiftelsens behov enligt detta avtal understiga respektive överstiga uppskattad kvantitet ska detta inte betraktas som avtalsbrott från Stiftelsens sida utan leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet Viljeinriktning Parterna är medvetna om att avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade förhållanden. Parterna ska sträva efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Avtalet bygger på ömsesidigt förtroende mellan parterna Lagar och förordningar Utförandet av tjänster som omfattas av detta avtal ska ske i enlighet med samtliga gällande lagar och förordningar som är aktuella för uppdraget inkluderat Stiftelsens mål och policydokument. Leverantören ska åta sig att följa utvecklingen på området och anpassa verksamheten till eventuella nya lagar och förordningar liksom till övergripande inriktningsbeslut som kan komma att tas inom Skärgårdsstiftelsen Tillstånd, registreringar, skatter m.m. Leverantör ska på egen bekostnad ombesörja, införskaffa och vidmakthålla samtliga tillstånd, bemyndiganden, dispenser och licenser som enligt tillämpliga avtal, författningar, normer eller föreskrifter erfordras för utförande av avtalat åtagande Meddelarskyldighet Finner leverantören att någon av nedan angivna händelser kommer att inträffa eller 15

16 framstår såsom sannolik att inträffa ska denne omgående utan dröjsmål skriftligen informera Skärgårdsstiftelsen därom: - Ägarbyte eller ändrad bolagsform. - Konkurs, betalningsinställelse. - Omständigheter som kan försvåra samarbetet mellan parterna Insyn i leverantörens verksamhet Skärgårdsstiftelsen har, när som helst under avtalstiden, rätt att granska leverantörens fullgörande av sina skyldigheter enligt detta avtal och att fakturerad ersättning är avtalsenlig. I det fall resultatet av kontroller ådagalägger felaktighet i leverantörs utförande av avtalat åtagande ska leverantör ersätta Skärgårdsstiftelsen för de merkostnader som detta orsakar Avtalshandlingars inbördes ordning I händelse av motstridiga uppgifter i förekommande handlingar gäller följande tolkningsordning: 1. Avtalstillägg i datumordning 2. Huvudavtal 3. Förfrågningsunderlag 4. Anbud Underleverantör Enligt anbud. Leverantör som åberopar resurser från underleverantör ska ha ett gällande samarbetsavtal med angivna underleverantörer. Leverantören ska i alla frågor vara Stiftelsens motpart. Leverantören ansvarar för underleverantörens personal, åtagande, fel och brister med mera så som sitt eget åtagande. All kommunikation, fakturering mm från eventuell underleverantör ska gå genom leverantören till Skärgårdsstiftelsen. Leverantören ska kontrollera att underleverantören fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, 10 kap 1-2 Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) tex avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter och är kreditvärdig. Framkommer det under avtalstiden att underleverantören inte fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal ansvarar leverantören för att dennes avtal med underleverantören sägs upp. Byte av underleverantör ska vara skriftligt överenskommet i förväg. Om leverantören under avtalstiden underlåter att genomföra årlig kontroll av eventuell underleverantör, inte redovisar den årliga kontrollen eller inte säger upp avtal med underleverantör som inte fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, har Skärgårdsstiftelsen rätt att häva avtalet. Beställaren äger rätt att kontrollera och godkänna leverantörens underleverantörer. Om leverantörens underleverantör agerar oetiskt eller på annat sätt misskrediterar beställaren ska leverantören efter skriftlig uppmaning från beställaren inom fyra (4) veckor ha vidtagit åtgärder som återställer förtroendet efter underleverantörens agerande, annars utgör detta skäl för hävning av avtal Uppdragets genomförande Leverantören ska utföra tjänster enligt detta avtal med största omsorg samt med tillvaratagande av Stiftelsens intressen. Om uppdraget inte är tillräckligt preciserat åligger 16

17 det leverantören att i samråd med beställaren genomföra ytterligare preciseringar. Leverantören ska vid genomförande av uppdrag samarbeta väl, med Stiftelsens ansvariga liksom övrig personal. - Leverantören får inte av annan än Skärgårdsstiftelsen motta eller inhämta direktiv för uppdragets genomförande. - Kontakter med leverantören och anlitad personal ska ske på svenska Skyldigheter Leverantören får under avtalstiden inte åta sig uppdrag eller i övrigt verka i sådana sammanhang som kan rubba förtroendet för beställarens verksamhet Begränsning av publicering och marknadsföring Hänvisning till Skärgårdsstiftelsen i reklam, marknadsföring eller på annat sätt får inte göras av leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan Stiftelsens i förväg inhämtade skriftliga medgivande. Leverantören ska i förväg samråda med Skärgårdsstiftelsen avseende informationsmaterial som ska publiceras Försäkringar och skadeståndsanspråk Leverantör och av denne anlitad underleverantör ska teckna samt under avtalstiden vidmakthålla samtliga de försäkringar som leverantör/underleverantör enligt tillämpliga lagar och författningar är skyldig att inneha. Försäkringarna ska vara på sådana belopp och övriga villkor, som är sedvanliga för den verksamhet som avtalet avser. Leverantörs försäkringsansvar omfattar samtliga produkter och tjänster som omfattas av avtalet. Leverantör ska, när Skärgårdsstiftelsen så begär, tillhandahålla bestyrkta kopior av samtliga relevanta försäkringsbrev samt bevis på att samtliga relevanta försäkringspremier erlagts. Leverantör ska ansvara för direkt skada som orsakats vid brott mot åtagande enligt avtal, andra fel eller försummelse av leverantör, leverantörs anställda, underleverantörer eller i övrigt av personer anlitande av leverantör. Leverantörs ansvar för direkta skador uppgår till skadors verkliga värde. Ansvaret omfattar även av Skärgårdsstiftelsen styrkta merkostnader Sekretess och säkerhet Personer hos leverantör och underleverantör samt personer anlitade av leverantör och underleverantörer får inte röja eller utnyttja sekretesskyddad uppgift. Bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut uppgifter i allmänna handlingar finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretessen gäller även efter det att uppdraget ifråga har upphört. Den som röjer eller obehörigt utnyttjar sekretessbelagda uppgifter kan komma att straffas enligt 20 kap. 3 brottsbalken. - Leverantör förbinder sig att göra de personer som sysselsätts med uppdraget uppmärksamma på gällande bestämmelser om sekretess. - Leverantör, av denne anlitad underleverantör samt av dessa anlitade personer ska på betryggande sätt förvara samtliga erhållna handlingar och informationsmedia med mera, som av Skärgårdsstiftelsen ställs till leverantörs förfogande. Leverantör ska vidta relevanta åtgärder för att förhindra att data och Information hanteras på ett sådant sätt att den förstörs, förvanskas eller förloras. - Leverantör, av denne anlitad underleverantör och av dessa anlitade personer ska följa de säkerhetsanvisningar som gäller för tillträde till och vistelse i lokaler tillhöriga Skärgårdsstiftelsen Överlåtelse av avtal Avtalet får inte överlåtas av leverantören, på annan fysisk eller juridisk person, utan 17

18 Stiftelsens i förväg skriftliga medgivande. Skärgårdsstiftelsen har rätt att istället för sådant godkännande kostnadsfritt säga upp avtal till upphörande vid överlåtelsen/ägarskiftet. Detta gäller även vid väsentlig förändring av leverantörens ägarstruktur motsvarande minst 50% av det totala ägandet, exempelvis fusion. Leverantör får inte heller överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter enligt detta avtal. Brister leverantören i enlighet med ovanstående äger Skärgårdsstiftelsen rätt att häva avtalet Omförhandling Part får begära omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade förhållanden som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar avtalets syfte. Begäran om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten men befriar inte part från skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal kan endast ske skriftligen, genom en av Skärgårdsstiftelsen upprättad handling Vite/varning Skärgårdsstiftelsen kontaktar leverantören skriftligen per e- post vid utfärdande av varning liksom vitesförläggande. Vite ska erläggas senast fyra (4) veckor efter påtalande från Skärgårdsstiftelsen. Vid driftstopp som orsakats av leverantören och inte åtgärdats enligt SLA, har Skärgårdsstiftelsen rätt till avdrag på 2% av kontraktsbeloppet, uträknat genom att summera alla fakturor under innevarande år. Om inte hela året har passerat räknas kontraktsbeloppet ut genom att dela summan av alla fakturor under året med antalet månader som avtalet har varit aktivt under året samt multiplicera detta med Hävande Brister leverantören eller av denne anlitad underleverantör i fullgörandet av sitt åtagande eller upprepande åsidosätter ingånget avtal äger Skärgårdsstiftelsen rätt att häva avtalet. Skärgårdsstiftelsen kommer vid fel/brist(med fel/ brist avses även om förutsättningarna ändrats för ett förtroendefullt samarbete som rubbas i något avseende.) som påtalas, att tillsända leverantören en skriftlig varning. Leverantören ges i varningsbrevet en tidsfrist inom vilket felet/bristen ska vara åtgärdat samt återkopplad till Skärgårdsstiftelsen. I samband med den skriftliga varningen kan krav på vite komma att ställas i enlighet med i avtalet ställda villkor för vite. Rättas inte felet/bristen med återkoppling till upphandlande organisation inom nämnd tidsfrist kommer avtalet hävas skriftligen, hävningen gäller med omedelbar verkan, eller vid tidpunkt som beställaren fastställer. Observera! Om påtalade brister förekommer med regelbundenhet oavsett om de var för sig åtgärdas inom rimlig tid kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för hävning. Om tre skriftliga varningar tillsänts leverantören inom en period av sex (6) månader oaktat att bristen/felet rättats inom uppsatta tidsfrister kommer avtalet att hävas skriftligen, hävningen gäller med omedelbar verkan, eller vid tidpunkt som beställaren fastställer. Hävningsgrund föreligger dessutom ifall leverantören eller av denne anlitad underleverantör till någon del under avtalstiden inte uppfyller krav enligt 10 kap 1-2 Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) eller att det under kontraktstiden framkommer att: - leverantören inte är registrerad för mervärdesskatt, undantaget momsfria verksamheter 18

19 som sjukvård, tandvård och social omsorg, viss utbildning, lotterier, bostadsuthyrning, gravöppning m.m, information om momsfri verksamhet finns på - leverantören inte är arbetsgivarregistrerad och har personal anställd alternativt använder personal som till Skärgårdsstiftelsen inte anmälts in som underleverantör alternativt hyr in personal utan skriftligt godkännande från Skärgårdsstiftelsen. - leverantören har restförda skatteskulder hos kronofogdeorganisationen enligt Skatteverkets register - leverantören inte uppfyller kreditvärdighetskrav - upprepad felfakturering Befrielsegrunder (force majeure) Force majeure utom parternas kontroll såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof och som förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter befriar denne part från fullgörelse av berörd förpliktelse. Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal samt övriga avtalshandlingar och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska, om inte överenskommelse kan uppnås i direkt förhandling mellan parterna, avgöras av Stockholms tingsrätt Kontaktpersoner För skärgårdsstiftelsen, Anders Unosson/Kerstin Löwenberg Avtalstid Avtalstid tom Förlängning Avtalstiden kan förlängas med ett (1) +ett (1) år. För att förlängningen ska vara giltig erfordras skriftlig överenskommelse, förlängning skall aviseras senast 6 månader innan avtalets upphörande Uppsägningstid Avtalet upphör vid avtalstidens utgång utan föregående uppsägning Förberedelser inför avtalets upphörande Inför avtalets upphörande förbinder sig leverantör att; - förbereda avveckling av avtalat åtagande. Förberedelsearbetet ska påbörjas senast 6 månader innan avtalet upphör, samt - till Skärgårdsstiftelsen förbereda överlämnandet av information, dokumentation mm. Materialet ska överlämnas när Skärgårdsstiftelsen så begär. Förberedelsearbetet inför avtalets upphörande ska planeras och genomföras i nära samarbete mellan leverantör och beställare. Arbetet ska bedrivas på ett sådant sätt att Skärgårdsstiftelsen därefter ges förutsättningar att fortsätta verksamheten i samma omfattning och med samma kvalitet som gäller för detta avtal. 19

20 6.3. Avtalsuppföljning Uppföljning av avtalet Avtalsuppföljning genomförs av kontaktperson, såväl under avtalstiden som i samband med avtalsslut. Uppföljningen syftar till att säkerställa att avtalet följs och att köpt tjänst håller utlovad kvalitet, till rätt pris och levereras på det sätt som överenskommits. Leverantören ska medverka vid uppföljningsmöten minst en gång per kalenderår, kostnadsersättning härför utgår ej. Uppföljningsmånad september Pris Pris Pris anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Avtalat pris ska inkludera samtliga med uppdraget förekommande kostnader. Kostnader för resor och traktamente liksom kostnader utöver avtalat pris medges ej Förändring av pris Prisförändingar regleras enligt avtal Fakturering Stiftelsens betalningsvillkor Förskottsbetalning accepteras inte. Betalning sker mot specificerad månadsfaktura(per anknytning). Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter eller dylikt får inte faktureras. Fakturor ska betalas inom 30 dagar efter av Skärgårdsstiftelsen ankomststämplad faktura. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt lag samt eventuell påminnelseavgift. Saknas referens, eller annan efterfrågad information, på fakturan kommer Skärgårdsstiftelsen att returnera fakturan och begära en ny korrekt faktura. Den nya fakturan kommer som vanligt att betalas 30 dagar efter ankomstdatum. Skärgårdsstiftelsen kommer inte att acceptera dröjsmålsräntor på fakturor som returneras p g a att uppgifter saknas. På fakturan anges - Utställarens namn, adress samt organisationsnummer Belopp, skattebelopp och skattesats - Att företaget innehar F- skattsedel Fakturan ska skickas till: Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län Box STOCKHOLM Slutfakturan ska vara Skärgårdsstiftelsen tillhanda senast tre (3) månader efter avtalet avslutats eller eljest upphört. Senare framställt krav medför inte rätt till ersättning. För det fall Skärgårdsstiftelsen helt eller till delar inte anser sig betalningsskyldig för fakturan äger Skärgårdsstiftelsen rätt att innehålla omtvistat belopp. För det fall parterna är oense om endast del av faktura ska otvistligt belopp erläggas senast på förfallodagen. 20