vice Ordförande, it-ansvarig Ledamot: hamnen, infartsleden Sektionsledare säkerhet ochelanläggning

Transkript

1 Närvarande : Mauritz Forsström Lars Wigren Yvonne Karolin Reine Andersson Ulf Oscarsson Björn Edström Lennart Karlsson Stina Björnfot Anders Österberg Daniel Zippert Lars Axelsson Martin Dillman Maria Ekenhall Ordförande vice Ordförande, it-ansvarig Sekreterare Ledamot: hallar Ledamot: hamnen, infartsleden Ledamot: båthanteringen Sektionsledare säkerhet ochelanläggning Ledamot: Fifång Sektionsledare:seglingssektionen Sektionsledare: vaktsektionen Ledamot: information, hemsida Sektionsledare: ungdomssektionen, sjöscouter Klubbmästare 1 Mötets öppnande Mauritz Forsström hälsar välkommen och öppnar mötet. 2 Mötesordförande väljs Mauritz Forsström väljs till ordförande för mötet. 3 Mötessekreterare väljs Yvonne Karolin väljs till sekreterare för mötet. 4 Dagordning Styrelsen beslöt att godkänna dagordningen, 1 diskussionspunkt lades till: Hallar. 5 Ordförande bekräftas Styrelsen beslöt att bekräfta ordföranden (Mauritz Forsström) 6 Kassör bekräftas Styrelsen beslöt att bekräfta kassör (Jörgen Gustafsson) 7 Sekreterare bekräftas Styrelsen beslöt att bekräfta sekreterare (Yvonne Karolin) 8 Firmatecknare bekräftas Styrelsen beslöt att bekräfta firmatecknare (Firmatecknare bekräftas utsedda enligt stadgarna)

2 9 Sektioner och sektionsledare väljs/bekräftas Styrelsen beslöt att välja och bekräfta enligt a-o nedan: a. Område Reine A /Mauritz F tips önskas b. Miljö Reine A /Mauritz F tips önskas c. El och säkerhet Lennart Karlsson - Godkänd d. Ungdom EJ vacant - Beslut: drivs av sjöscoutkåren e. Sjöscouter Martin Dillman f. Hamn Ulf Oscarsson g. Båthantering Björn Edström/Johan Grevald h. Vakttjänst Daniel Zippert i. Fifång Stina Björnfot j. Axvika holmar Vakant k. Information Lars Axelsson l. It Lars Wigren m. Segling Anders Österberg n. Klubbmästare Maria Ekenhall o Hallar Reine Andersson 10 Mötesformer och frekvens bestäms Styrelsen beslutade att styrelsemöten ska ske 1 gång per månad med förberedelse innan. 11 Kommande styrelsekonferens 2019 Styrelsen diskuterade vilka ämnen som bör avhandlas på styrelsekonferens 23/3 och följande ämnen fastställdes till kandidater till konferensen. Miljön Säkerhet och riskbedömningar o Inför denna punkt ska varje sektionsansvarig gå igenom och påtala identifierade åtgärder som krävs och detta ska dokumenteras för arbetsmiljöverket då detta arbete bör ske löpande. o Fråga: Ska detta förberedas av Lennart Karlsson? Stadgeändringar & Regler o Inför denna punkt påtalar Lars Wigren att Båtunionen har förslag på stadgar och dessa kan man gå igenom på konferensen. Stadgarna skall inkludera samband mellan verksamhetsplanen, budgeten och verksamhetsberättelserna. o Action: Mauritz Forsström mailar förslag på agenda till styrelsekonferensen innan konferensen. Styrelsen beslutade också att arbetsformen för ovan ämnen på konferensen är att styrelsen delas upp i mindre grupper för avhandling och diskussion omkring de separata ämnena.

3 12 Kommande styrelsemöten 2019 planeras Styrelsen beslutade att styrelsemöten ska hållas första tisdagen varje månad kl i Torpa. 13 Kommande medlemsmöte 2019 planeras (datum) Styrelsen beslutade att de medlemsmöten som redan är planerade och finns på hemsidan ska bibehållas. 14 Kommande klubbmöte 2019 planeras (datum) Styrelsen beslutade att kommande klubbmöte ska hållas 6/11, Kommande årsmöte 2020 planeras (datum) Styrelsen beslutade att kommande årsmöte ska hållas 5/2, Övriga frågor Reine Andersson lyfte behov av det krävs en genomgång av funktionärer. Action: Lars: Utdrag ur bas och kontroll ska ske av funktionärer. Reine Andersson lyfte behov att det krävs en dialog omkring hantering av hedersmedlemmar Action: Mauritz Forsström lyfter frågan på nästa styrelsemöte Reine Andersson lyfte behovmiljöstationer (Oljefat, kärl glykol, filter, batterier) samt en grovcontainer. Action: Reine Andersson tar en första dialog med Ragnsells omkring behovet. Reine Andersson lyfte behov av att gräva ned kabel och dränage Allerbjörk har offererat sek för detta jobb (Björnfot lägger asfalt) Styrelsen tog beslut på att gå vidare med detta jobb. Ulf Oscarsson lyfte behov av att ha beredskap för läckage och att medlemmar behöver tillgång till länsar. Beslutsunderlag saknas Action: möte med Krister krävs för genomgång av detta ärende. Mauritz Forsström informerade om föregående sekreterares begravning. Mail är utskickat med information till styrelsemedlemmarna.

4 17 Information under mötet Rollbeskrivningar på styrelsearbetet finns digitalt ska komma Mauritz Forsström tillhanda och förmedlas. (Seppo stöttar) Mauritz Forsström ska förmedla information till Björn Edström som tar över efter Mauritz omkring båthanteringen. Fifång information ska överlämnas till Stina av Börje Persson. Lars Wigren påtalar att det finns behov att förtydliga mål med verksamheten i scoutkåren och ungdoms sektionen.förutom detta så krävs det också förtydliganden om övergripande mål med verksamheten. o Action: Martin Dillman skickar utkast Ändring i informationpå hemsida har skett: Avgift/intäkt : hyra i andra hand av hall detta är borttaget ur informationen maa att vid en eventuell granskning av skattemyndiget kan SBS uppfattas som vinstdrivande vilket vi inte har ambitionen att vara. o Action: Det finns ytterligare behov av att se över stadgar och vad som står på hemsida dialog om detta ska ske på styrelsekonferensen för att sätta arbetsupplägget omkring detta. Ambition är att säkerställa alla ändringar innan novembermötet och därefter fatta beslut om dessa ändringar efter beslutsmöten under klubbmötet och årsmötet Reine Andersson påtalar att det är viktigt att få ordning på miljöplan och att information om denna behöver förmedlas till medlemmarna därefter. o Action Mauritz Forsström: Kontaktlista mailas Inbrott i båt (januari 2019) Styrelsen förmedlar information om att detta har polisanmälts. Dialog på mötet: Skada på båt anmäld till styrelsen, båt planeras att lämnas till lagning. Ingen åtgärd från styrelsen, SBS tar endast ansvar för uppkomna skador som orsakats i samband med sällskapets aktiviteter. Vaktsektionen Lars Wigren och Daniel Zppert framlägger förslag på förändringar i rutinen vaktpassbokningar,

5 Förslag: Öppna upp BAS och genomför vaktpass bokning via BAS istället för nyttjande av papperslistor. Öppna upp en dator på båtklubben för vaktpassbokning endast (de medlemmar som ej har dator kan behöva detta). Daniel Zippert kommer att ge support via telefon och också sätta upp / skicka ut manualer för hur man går tillväga. Eventuellt kan medlemmar boka manuellt på tavlan (avsatta speciella tider), på ett antal tider som är bokningsbara Förslaget innebär att styrelsen behöver säkerställa att alla medlemmar fått inloggning till BAS (kan genereras automatiskt). Styrelsen diskuterade också omkring information och kommunikation om detta då det kan finnas medlemmar som saknar dator och . Det finns också ett identifierat behov av hantering av en övergångsperiod (manuella listor/bas bokning) samt behov av en informationsperiod innan start av detta. Action: Daniel Zippert ska dema förslag på hur vaktpassbokningen ska ske på nästa styrelsemöte. Samt presentera ett förslag på införandeplan (inkluderande åtgärder) av vaktpassbokning via BAS för beslut på genomförande på nästa styrelsemöte. Länk till BAS ska läggas in på hemsida Action: Daniel mailar information till styrelsen innan styrelsemöte så att styrelsen får möjlighet att testa BAS inloggningen. o För information: Daniel Zippert påtalar att det finns utbildningar i BAS samt youtube filmer på utbildningar. Styrelsen beslutade att alla medlemmar ska få en inloggning BAS och att BAS vaktpass bokningar ska genomföras per 15/5. Medlemsförfrågan Styrelsen diskuterade inkommen medlemsförfrågan från en presumtiv medlem med en Farr 30 som har behov av extra båthantering. (Lyft av båt med mast, tvätt av båtbotten) Björn Edström lyfter frågeställning hur man tidsmässigt kan komma att klara av detta med den båthantering som finns idag. Björn lyfter också risk med att det är få personer som kan stötta med båtlyft under dagtid och att detta är en kommande risk. Mauritz Forsström framlägger förslag: Sliplaget får ta fram förslag på ett andra lag som lyfter och på detta vis säkerställer tidsåtgång med båtupptag/sjösättning. Om lyftlag två kan säkras så är det möjligt att hantera mer frekventa lyft. o Action: Björn Edström återkopplar med om ett andra lyftlag kan skapas (mha Johnny Rickman) och fortsatt dialog sker på nästa styrelsemöte för beslut vidare.

6 Båthanteringen Björn Edström lyfte problem omkring fortsatt hantering av lyft av båter med mast som tar längre tid än att hantera ordinarie lyft av båtar utan mast. Ska SBS fortsätta lyfta båtar med mast? Styrelsen diskuterade att det finns behov av en utfasningsplan som ska framtages om detta ska genomföras. Styrelsen identifierade också i dialog att det krävs att man sätter tydliga kriterier för båt som ska ha mast på vid lyft (för att godkänna detta). Action: Tidigare mötesprotokoll med dessa kriterier ska distribueras via mail av Mauritz till Björn & styrelsen. Action: Kriterier ska publiceras på hemsidan Action: behov att säkra samma förutsättningar för alla medlemmar med lyft av båt Information: Kabel nedgrävning sker med anledning av lyft båt med mast. Behov har tidigare framställts om att det behövs ett nytt ok för att lyfta båtar med mast Action: Anders Österberg kontroll med Johnny Rickman Båtsanering Stina Björnfot lyfter fråga: Om man vill påbörja sanering av båtbotten vad krävs? o Avvakta o Täcka mark, samla upp slipdamm. Skrapa med färgborttagningsmedel och var och en får hantera bortforsling tills vidare. o Försiktighetsprincipen ska användas o Mauritz Forsström: Mer information kommer att komma ut om detta Lilla mastkranen Är nedtagen för renovering (stegen utan ryggskydd är borttagen), mastkranen ska sättas upp igen, ska renoveras och sättas upp ett nytt block. 18 Mötet avslutas Mauritz Forsström förklarar mötet avslutat Södertälje Justeras Yvonne Karolin (sekreterare) Mauritz Forsström (ordförande)