Lund Convention Bureau och Kongresscentrum hjälper dig!

Transkript

1 ARRANGERA DIN NÄSTA KONFERENS/KONGRESS I LUND Lund Convention Bureau och Kongresscentrum hjälper dig!

2 Sätt fokus på din forskning, dina idéer och innovationer genom att arrangera en kongress eller konferens i Lund Ingenting slår det personliga mötet. Att arrangera en kongress, konferens eller ett vetenskapligt möte är varumärkesbyggande för din institution, universitetet och för hela Lund, men också för dig själv i din egen karriär. Värdskapet stärker din forskning och innovationer både nationellt och internationellt. Du skapar värdefulla kontakter för framtiden. Tillsammans med din institution svarar du för det vetenskapliga innehållet. Lund Convention Bureau och Kongresscentrum vid Lunds universitet kan hjälpa dig med allt från planering och lokalfrågor till tekniska lösningar och förtäring. Lund Convention Bureau tillhör Lunds kommun och arbetar neutralt och kostnadsfritt för att underlätta att fler möten och större kongresser förläggs till Lund. Kongresscentrum är en avdelning inom Lunds universitet som arbetar med genomförandet av konferenser och kongresser förlagda till Lunds universitet. Vi hoppas att denna broschyr ska inspirera dig till att arrangera en framtida kongress i Lund. Väl mött! Lund är forskningens och kunskapens stad en utmärkt utgångspunkt när man skall välja var man vill hålla möten eller kongresser. Det är med stolthet och glädje vi märker att allt fler också väljer att förlägga sina möten och kongresser till Lund. När våra anläggningar fylls av mötesdeltagare, fylls också gator och torg av besökare och vi får möjlighet att visa upp vår stad. Och när deltagarna sedan återvänder till Lund under sin semester eller på sikt kanske väljer Lund som ny bostadsort, stärker det Lund och det vinner vi alla på. Låt oss tillsammans samarbeta och dra nytta av varandras kunskaper för att göra Lund till det självklara valet som mötesdestination! Mats Helmfrid Kommunstyrelsens ordförande 2

3 Lund Grand Prix 2012, Lunds Stadshall.

4 Fördelarna med att arrangera en kongress: Den sätter fokus på den egna verksamheten. Fler upptäcker din forskning och du får uppmärksamhet inom ditt ämnesområde. Du bjuder tillbaka som tack för alla möten du har deltagit i. Dina studenter, kollegor och andra deltagare får träffa världens bästa talare. Det är fantastiskt roligt!

5 Synliggör din forskning Forskning är navet i utvecklingen. Men vad forskas det på just nu och vilka framsteg har gjorts? Att arrangera en kongress och visa upp pågående forskning är det bästa sättet att garanteras fortsatt stöd för ett forskningsprojekt. En kongress med deltagande av internationella experter är en medial händelse som sätter fokus på den enskilde forskarens och Lunds universitets bidrag till ny forskning inom området. För kollegerna på hemmaplan, som inte behöver spendera tid och pengar på att resa, kan en kongress vara ett inspirerande möte med nya infallsvinklar och en värdefull kontaktkälla. Dessutom kan arbetet med en kongress stärka sammanhållningen inom institutionen och höja dess status. Rekrytering av forskare och studenter kan också underlättas. Allt talar för att en kongress skapar en win-win situation både för arrangörerna och deltagarna. Charmig Lundamiljö Den omgivande miljön har stor betydelse för om en kongress skall bli den inspirationskälla som arrangören tänkt. Här har Lund en stor potential att locka besökare. Denna tusenåriga stad, en gång hela Nordens biskopssäte, domineras fortfarande av domkyrkan i romansk arkitektur. De smala gatorna i den gamla stadskärnan bjuder på en charmig miljö samtidigt som internationella influenser sätter sin prägel på utelivet. De många studenterna har också givit Lund en image av att vara den eviga ungdomens stad. Idag kan man också kalla den framtidens stad på grund av all den växtkraft som här exponeras. Lund Science Village Många besökare är nyfikna på Lund Science Village och de högteknologiska anläggningarna MAX IV och ESS som kommer att tas i bruk 2015, respektive Redan nu väcker projektet ett stort globalt intresse och kommer förhoppningsvis att generera innovationer bl a på materialsidan. Ett besökscentrum för att visa upp de nya forskningsanläggningarna är på gång. Nära till allt Lund är alltid nära. Det har stor betydelse för att få deltagare till en kongress. Från Copenhagen Airport är det bara 35 minuter med tåg över Öresundsbron. Många bra hotell ligger också på promenadavstånd från mötesanläggningarna. Jämfört med många andra länder är Sverige ett tryggt och säkert land att besöka. Vetenskapliga möten och kongresser här hos oss vid Lunds universitet är viktiga för att positionera vårt universitet internationellt som ett universitet i världsklass. I dessa sammanhang får vi breda möjligheter att visa upp vad vi har att erbjuda samt lära oss av andras forskning och utbyta erfarenheter. Studenter och personal ges dessutom möjlighet att i sin egen stad träffa framgångsrika och inspirerande talare som delar med sig av sina erfarenheter och senaste forskningsresultat. Det personliga mötet kan många gånger leda till spännande utbyten av tankar och idéer vilka i sin tur kan leda till nya forskningsområden. Att visa upp vår fantastiska stad och vårt universitet med dess unika mix av historia, tradition, kunskap och innovation kan leda till flera positiva effekter såsom stärkt varumärke, framgångsrik rekrytering av studenter och personal samt ökat utbyte med internationella lärosäten och nätverk. Per Eriksson Rektor Lunds universitet 5

6 Eva-Maj Malmström Leg Sjukgymn, Dr med. Vet, spec i ortopedi Hans Westergren Leg läk, Med Dr, Spec i neurokirurgi, rehabmedicin och smärtlindring

7 Internationell kongress placerade Lund på kartan I augusti 2011 hölls den femte internationella kongressen om Smärta efter whiplash trauma för första gången i Europa. Platsen var Lund. Vi fick en fantastisk respons och höga betyg för hela arrangemanget, berättar arrangörerna Eva-Maj Malmström och Hans Westergren. Eva-Maj Malmström, sjukgymnast och Hans Westergren, läkare, är specialister på nacksmärta och ansvarar för verksamheten vid Kompetenscentrum nacksmärta efter olycka vid Skånes universitetssjukhus. Kompetenscentrat stod som värd för kongressen förra sommaren, då flera världsledande specialister på nacksmärta efter olycka och dess konsekvenser, föreläste om allt från skademekanismer och behandling till juridik och försäkringsfrågor. Planeringsarbetet inför kongressen påbörjades redan vintern Att kongressen skulle förläggas till Lund kändes helt naturligt. Vi arbetar och har våra nätverk här, säger Hans Westergren. Det känns bra att vara nära och Lund har så mycket att erbjuda alla sevärdheter som ligger samlade i stadskärnan. Det är något av historisk mark och vi känner oss stolta att visa upp staden. Att förlägga en kongress till Lund innebär att man sätter staden på kartan och samtidigt stärker hela Region Skåne. Event in Skåne hjälpte oss dessutom med att komma igång med marknadsföringen. En kväll tog vi med föreläsarna och visade dem vår fantastiska kust, Öresundsbron och närheten till Danmark. Lund Convention Bureau Lund CVB är en del av Lunds kommuns näringsliv- och turismavdelning. De hjälpte till att arrangera välkomst receptionen med många inbjudna gäster. En av dem var stadens borgmästare Annika Annerby som höll välkomsttalet. Dessutom ordnade Lund CVB en guidad tur i Lund för intresserade kongressdeltagare, säger Eva-Maj. Invigningsdagen blev mycket lyckad och den guidade turen var verkligen uppskattad. Allt var mycket trevligt förberett. Kongresscentrum Lunds universitets egen konferensavdelning, Kongresscentrum, hjälper till med både stora och små arrangemang. De anlitades bland annat för att skapa webbsidan till evenemanget, boka lokaler och ansvara för all teknik under föreläsningarna. De agerade mycket proffsigt och hade hela tiden inställningen att allt går att lösa, säger Hans Westergren. Mycket beröm Kongressen, som genomfördes under tre dagar, lockade mer än 250 deltagare från hela världen. Eva-Maj Malmström och Hans Westergren fick mycket beröm av både föreläsare och deltagare. De prisade bland annat upplägget av programmet, den trevliga stämningen och den goda maten. En föreläsare och nestor inom whiplashforskningen var tveksam till att vi skulle kunna föra frågan framåt. Men han blev imponerad och tyckte att vi verkligen lyckades göra det. Genom kongressen har vi bidragit till att öka kunskaperna kring whiplashskador och nått ut med nya kunskaper inom området. Vi har också lärt känna många framstående forskare och utökat vårt nätverk runt om i världen. Kompetenscentrum har blivit mer känt och jag själv oftare tillfrågad att uttala mig som specialist i medierna, säger Hans Westergren. Och jag har blivit utvald att delta i en grupp inom WHO som arbetar med ICF-klassificering av whiplashskador. Det hade troligen inte kommit på tal om jag inte varit med i kongressens organisationskommitté, avslutar Eva-Maj Malmström. Lund är en fantastisk stad att mötas i och kompletteras av allt övriga Skåne har att erbjuda. Vi är stolta över att så många nationella och internationella organisationer väljer att mötas i vår region. Pia Kinhult, Regionstyrelsens ordförande 7

8 Vad kan Lund Convention Bureau hjälpa till med? Behöver du hjälp med att få en kongress till Lund och Lunds universitet? Funderar du över hur man presenterar ett förslag till kongress? Då finns det kostnadsfri hjälp att få via Lund Convention Bureau (Lund CVB). Lund CVB tillhör Lunds kommun och arbetar neutralt för att underlätta för att fler möten och kongresser förläggs till Lund. Lund Convention Bureau kan hjälpa dig med: Ta fram den ansökan (bid) som krävs inför beslutet av destination. Presentera Lund som mötesstad. Preliminärboka hotell och möteslokaler. Göra en första preliminär budget för kongressen. Tillhandahålla marknadsföringsmaterial, till exempel broschyrer, filmmaterial och bilder. Vara ett bollplank under ansökningsprocessen och inför beslutet. Anordna visningsresor av Lund och sociala utflyktsprogram. Stå för alla kontakter inom kommunen, welcome reception och letter of intent. På finns en möteskalender som visar vilka möten som pågår i Lund. Lund Convention Bureau ersätter inte behovet av en professionell kongressarrangör (PCO) under genomförandet. För mer information kontakta: Lund Convention Bureau meetings@lund.se

9 En utbytesstudent beskrev Lund som cute and smart. Lund är en underbar blandning av Akademi, Näringsliv och Kultur i en charmig miljö. Lund är en naturlig mötes - plats med en tusenårig tradition av innovation. Per Persson, Lunds kommun Näringsliv- och turismchef

10 Vad kan LU/Kongresscentrum hjälpa till med? Kongresscentrum är en avdelning inom Lunds universitet som arbetar med planering och genomförande av vetenskapliga arrangemang. Som arrangör är det du som fyller ditt program med ett spännande innehåll. Vi på Kongresscentrum löser de logistiska frågorna kring ditt arrangemang. För mer information kontakta: Kongresscentrum Kongresscentrum bistår med planeringsarbetet (deltar gärna i organisationskommittén), genomförandet och uppföljningsfasen av ett arrangemang. Du fyller programmet med det vetenskapliga innehållet, så tar vi hand om de praktiska göromålen runtomkring. Professionellt genomförande Vi har erfarenheten och kompetensen att anordna ett vetenskapligt arrangemang. Vi vet vilka lokaler som passar till olika arrangemang, vad som behöver göras och när för att arrangemanget ska bli lyckat, och vi har kunskap om de små detaljerna som gör skillnad. Kongresscentrum har väl upparbetade sam arbeten med exempelsvis Lund Convention Bureau, hotell, catering leverantörer och tryckerier. Våra tjänster består av lokalförsörjning av din konferens, förtäring, bemanning, skyltning, hotellbokning, transporter, tekniska lösningar m.m. Vi kan även bistå med färdigställandet av konferensens hemsida med information till konferensdeltagarna inklusive anmälningsförfarandet. Vi kan också samordna hanteringen av deltagaravgifter och abstracts. Tekniska experter Kongresscentrum ansvarar för de tekniska lösningarna som säkrar kvaliteten på ditt arrangemang. Våra professionella tekniker bistår med talarteknik, ljud och ljussättning samt film ning och webstreaming av arrange manget. När ska jag kontakta Kongres scentrum och när ska jag kontakta Lund Convention Bureau? Vill du arrangera ett möte eller konferens i universitetets lokaler kontaktar du Kongresscentrum. Är det en större kongress som involverar flera lokaler i Lund kontaktar du Lund CVB. Lund CVB och LU/Kongresscentrum har ett nära samarbete. Tillsammans hjälper vi dig med hela processen för att bjuda in och genomföra en konferens eller kongress i Lund. 10

11 Planeringsprocessen För att en konferens eller kongress ska komma till stånd krävs noggrann planering och administration innan, under och efter mötet. Det vetenskapliga innehållet är viktigt, men som arrangör har du också ett antal praktiska frågor att besvara i samband med planeringen, exempelvis: Hur många deltagare förväntas? Vilken lokal passar? Vem tar hand om anmälningarna? Ska kongressen ha en hemsida? Behövs hotellrum? Vem administrerar dessa? Ska det finnas ett socialt program? Vilken teknisk utrustning behövs? Hur ska vi hantera abstractprocessen? Processen steg för steg Kontakta Kongres s- centrum/convention Bureau. De hjälper till att preliminärboka kongresslokaler, hotellrum och att samman ställa biden. Ansök om kongressen, skriv en bid som krävs inför beslutet om destination. Samla en arbetsgrupp på institutionen där ni kan fördela arbetet. Behöver ni hjälp av en PCO, (Professional Congress Organizer)? En viktig fråga att ta ställning till redan i inledningsskedet. Beslut om det Sätt kongressens vetenskapliga programmet. budget. Abstractsprocessen ingår som underlag i programmet. Marknads föring av kongressen. Ordlista Abstract Kort sammandrag av vetenskaplig forskning som presenteras vid symposier, seminarier eller kongresser. Bid En inbjudan till en förening/organisation om att man vill vara värd för en internationell kongress. Biden omfattar bl a letter of intent, information om faciliteter, preliminär budget, karta, bilder och praktisk reseinformation. Convention Bureau Ägs av en stad och arbetar för att skapa fler möten, evenemang och kongresser-non profit. PCO En Professional Congress Organizer är en fackmässig kongressorganisatör. Core PCO Är bunden till ett avtal med en organisation och följer en kongress från stad till stad under flera år. Affisch/poster En utställningsskärm som erbjuds de vetenskapsmän som inte får tillfälle att tala under kongressen. Kongresscentrum hjälper årligen Crafoordska stiftelsen och Kungliga Vetenskapsakademien med att genomföra Crafoord Lectures i samband med utdelningen av Crafoordpriset. Vi har valt att samarbeta med Kongresscentrum då vi uppfattar dess medarbetare som professionella och lyhörda för vad vi efterfrågar. Vi känner oss mycket trygga i att de utför allt på bästa sätt. Ebba Fischer, Crafoordska stiftelsen 11

12 Fem snabba med Anders Brodin, professor i teoretisk ekologi International Society of Behavioral Ecology är en sammanslutning för forskare som studerar beteendeekologi, dvs beteende ur en evolutionär synvinkel. Kongresserna går vartannat år och det brukar vara delegater. ISBE kongressen arrangerades i augusti 2012 i Lund. Anledningen till att du ansökt om att få ISBE till Lund? Jag jobbar på Lunds universitet som hittills aldrig haft någon stor kongress inom mina intresseområden. Anledningen till att du valde Lund som kongresstad? Eftersom Lunds universitet ligger här. Många australiensare och amerikaner blir fascinerade av att komma till en stad med en gammal stadskärna som Lund. Vad är vinningen av att vara värd för en kongress? Lunds universitet är värd och institutionen vann på att vårt arbete lyftes fram. Vad är viktigt att tänka på när man ansöker om att bli värd för en kongress? Att man har tillräckligt bra organisation för att ro iland ett stort evenemang. Ditt bästa råd till de som funderar på att arrangera en kongress? Engagera bra medarbetare.

13 Lund is such a lovely place to walk around in small squares, cafés and restaurants. Also it is so well-connected. Off the plane at Copenhagen and straight onto a train. In 30 minutes you are in the centre of Lund. Enjoy the views of the sound as you cross the bridge! Colin Carlile CEO: ESS Välj Lund staden som accelererar in i framtiden! Det råder ingen tvekan om att Lund är en intressant och spännande konferensstad. Lund Science Village och de högteknologiska anläggningarna MAX IV och ESS väcker redan nu ett stort globalt intresse. Det finns många anledningar till att välja Lund för konferenser och kongresser. Det internationella inslaget i staden med många språk som talas, de nya livsstilarna och mångfalden i utbudet, ger Lund en vital och stimulerande atmosfär. Samtidigt som staden växer kan man vandra på de smala gatorna i den gamla stadskärnan och uppleva småstadens charm men också kontinental kafékultur. Det strategiska läget gör Lund till en naturlig och attraktiv mötesplats. Ungdomens stad Det är lätt att trivas och fångas av denna kontrasternas stad, som också fått en image att vara ungdomens och studenternas stad. Studentspex, karnevaler och vårsånger ger en bild av den eviga ungdomens stad. Inom Lunds universitet finns ett stort antal bra och trevliga mötes- och konferenslokaler. Här befinner man sig mitt i historien, mitt i framtiden och mitt i kärnverksamheten. Lund grundades av den danske kungen Sven Tveskägg redan år 990. Det är idag ett av Europas ledande lärosäten. Tusentals studenter (47 000) strömmar till staden från Sverige och utlandet. Kulturstad Med tusen år på nacken har Lund också ett värdefullt kulturkapital att visa upp för besökarna. När man närmar sig staden sticker domkyrkans torn lunna pågar i folkmun upp över slätten. Den är det bästa exemplet på romansk arkitektur i Norden. I Lund finns också fina museum som t ex det unika Skissernas Museum och Kulturen, ett av Nordens förnämsta friluftsmuseer. Stor kapacitet Lund har flexibla konferenslokaler för såväl den lilla som den riktigt stora konferensen. Nya Medicon Village erbjuder mötesarenor för forskare i life science. Stora salen i AF-borgen kan tillsammans med Palaestra, universitets husets aula och Edens hörsal kopplas samman med digital teknik och ta över deltagare. För mer information kontakta: Lund Convention Bureau meetings@lund.se

14 Några av de största lokalerna i Lund (i biosittning): Färs & Frosta Sparbank Arena: Medicon Village: Scandic Star: 450 Stadshallen: 463 Sparta Hotell & konferenscenter: 400 Stora salen, AF-borgen: 700 Universitetshusets aula: 400 Palaestra: 250 Kårhusets aula: 400 Universitetssjukhusets aula: 300 Stora salen i AF-borgen kan tillsammans med Palaestra, universitets husets aula och Edens hörsal kopplas samman med digital teknik och ta över delegater. Kapacitet i Lund Hotellrum: Årets slut 2012: st Årets slut 2014: st Palaestra Universitetshusets aula

15 Oslo Lund alltid nära Stockholm promenad till de flesta mötesanläggningar och hotell. Det är en klar fördel att slippa lägga tid på transporter och i stället koncentrera sig på kongressens innehåll. Alla trafikslag bär till Lund tåg, buss och flyg. Från Copenhagen Airport Kastrup är det bara 35 minuter med tåg. Tågen går var tjugonde minut. Sedan är det bara ca 10 minuters Lund Köpenhamn Hamburg London Berlin Amsterdam ESS och Max IV Hotel Djingis Khan Ideon Gateway Ibis Hotel Lund Ideons gästeri Nova Lund Vattenhallen Medicon Village Ideon Universitetssjukhuset Hotell Sparta 10 m in. w alk Flygbuss Skissernas Museum Hotel Duxiana Hotel Lundia Lund C Palestra Universitetshuset AF-Borgen Kulturen Historiska Grand Hotel Domkyrkan Lunds Turistbyrå Stadshall Hotel Concordia Stadsparken Botaniska trädgården Stadsteatern Konsthall Stay At Lilla Hotellet Hotel Finn Clarion Collection Hotel Planetstaden FoF Sparbank Arena Scandic Star Lund Kommunikationer Park inn by Radisson Avstånd från Lund till Copenhagen airport: 35 min med tåg Malmö Airport: 40 min med buss Malmö: 10 min med tåg Köpenhamn: 45 min med tåg Göteborg: 2,5-3 tim med tåg Stockholm: ca 4,5 tim med tåg, 1 tim med flyg + 40 min med buss 15

16 Broschyren är framtagen i ett samarbete mellan Lunds kommun, Lunds universitet och Event in Skåne