PROTOKOLL. Sammanträde Bibliotek och IT nämnden, 19 mars, 2004

Transkript

1 1(5) Sammanträde Bibliotek och IT nämnden, 19 mars, 2004 Närvarande Ledamöter: Björn Fryklund Ordförande Jan Hagerlid Extern ledamot Jesper Wokander IT-tekniker, BIT Jenny Widmark Bibliotekarie, BIT Zoltan Blum Områdesprefekt TS/Lektor Mikael Spång Universitetslektor, IMER Claes Malmberg Forskarstud högskoleadjunkt, LUT Magnus Andersson Adjunkt, K3 Ulla Bohlin Universitetsadjunkt, HS Gunnar Warfvinge Univ lektor/bitr övertandläkare, OD Harriet Axelsson IT-ledningsgruppens ordförande Övriga: Pär Egevad Facklig representant OFR-S Åke Jansson IT-chef, BIT Jette Guldborg Kundtjänstchef, BIT Peter Nilén Chef för Digitala informationstjänster Peter Jönsson Forskningskoordinator Anette Åkerlund Sekreterare Frånvarande: Ledamöter: Oliver B Haraldson Studentrepresentant, Studentkåren Anders Hedlund Studentrepresentant/Vice ordf Kåren Övriga: Karin Stenberg Facklig representant SACO Ärende Beslut eller annan åtgärd 1 Mötet öppnas Ulla Bohlin berättar om den byggnad vi befinner oss i, HS nya hus, och Carina Olsson visar oss runt i, och berättar om, biblioteket. 2 Val av justeringsperson 3 Genomgång av föregående mötes anteckningar Ulla Bohlin utses till justeringsperson. Under denna punkt framkommer kritik mot hanteringen av information till nämnden. Det gäller vid stora förändringar som ledarskapet inom BIT och beslutet

2 2(5) angående BIT/IKT i Orkanen men även vid små förändringar som ändring av tid för möten. 4 Information Bibliotek och IT har fått en ny ledning. Rektor har utsett Jette Guldborg, Åke Jansson och Peter Nilén, ett tredelat chefsoch ledarskap. Uppdraget är att leda och utveckla verksamheten, att utveckla organisationen Bibliotek och IT samt att ta fram en profil för en kommande BIT-chef. Jette, Åke och Peter svarar tillsammans och gemensamt för den dagliga verksamheten. Det övergripande ansvaret ligger som tidigare på nämnden. 5 Orkanen, utredningsresultat från arbetsgruppen gällande frågan om framtida lokalisering och arbetsuppgifter BIT/IKT Rektorsmötet den 13/1 tillsatte en arbetsgrupp för översyn av IT och IKTverksamheten vid Mah med vice rektor Björn Fryklund (som ordförande), Harriet Axelsson, Margareta Gisselberg, Åke Jansson, Lotta Wogensen och Björn Lundgren. Rektor, förvaltningschefen, områdesprefekten på LUT samt en enig arbetsgrupp står bakom utredningsresultatet. Resultatet visar att en samlokalisering av BIT/IKT på bottenvåningen i Orkanen, ger stora samordningsvinster för högskolan, genom att man använder den samlade kompetensen inom BIT och IKT. En annan viktig slutsats är att man får en gemensam IT-verksamhet som kan serva hela Malmö högskola, inte bara Lärarutbildningen. Arbetet ska utföras och kompetensen ska finnas på områdena men samordningen och kompetensutvecklingen ska finnas samlad i Orkanen. Att få all IT-verksamhet inom högskolan samlad är också positivt inför nätbaserat lärande och kan utvecklas till en stor potential för högskolan på sikt. Arbetsgruppens förslag verkar i riktningen mot en förstärkning av EN högskola.

3 3(5) 6 BIT - Forskning, forskarutbildning Peter J presenterar forskning och forskningsstrategier inom högskolan. Mah är idag åttonde störst i Sverige när det gäller grundutbildning. Grundutbildningen mattas nu något medan forskningen växer. Ungefär 200 personer brukas på forskning idag. Bibliotek och IT behöver fortsätta att utvecklas i takt med forskningen när det gäller t ex medieförsörjningen och kontaktbibliotekarieverksamheten. BIT har redan idag högskolegemensamma forskarutbildningskurser i informationssökning. Det sistnämnda är av stor betydelse för att studenter och personal ska kunna tillägna sig de resurser som finns. Diskussioner förs om förvärvspolicy, att det är lättare och går snabbare att förstärka beståndet av licensierade e-databaser jämfört med att bygga upp samlingarna. Frågan om inköp av kurslitteratur diskuteras också. Det kommer att finnas anledning att återkomma till dessa frågor. 7 Elektronisk publicering Peter N presenterar MUEP - Malmö University Electronic Publishing - en högskolegemensam modell för publicering. Allt tryckt material i högskolans publikationsserier ska i princip publiceras i elektronisk form i MUEP. Målsättningen med MUEP är: - att vara ett effektivt verktyg för forskare vid Malmö högskola att elektroniskt lokalt publicera och arkivera forskningsmaterial - att ge omvärlden en samlad ingång till och en enhetlig presentation av Malmö högskolas forskningspublikationer - att bidra till att göra Malmö högskolas publikationer och forskare synliga i nationella och internationella tjänster. Det vetenskapliga publiceringssystemet genomgår den största förändringen sedan 1600-talet. Genom den tekniska

4 4(5) utvecklingen finns nu möjligheten att skapa bredast möjliga spridning av forskningsresultaten. 8 IT-ledningsgruppen och dess arbete Harriet A redogör för IT-ledningsgruppen och dess arbete. Gruppen tar upp gemensamma IT-förvaltningsfrågor med anknytning till områdenas infrastruktur och är ett bollplank för gemensam ITförvaltning när det gäller införandet av nya system. Områdesspecifika frågor lyfts upp för ett gemensamt erfarenhetsutbyte. Budgetfrågor diskuteras. Gruppen fungerar som styrgrupp vid upphandling av ramavtalstjänster. Gruppen har fattat beslut om bl a P-counter (begränsning av gratis utskrifter för studenter), om gemensamt virusskydd, om användandet av två mailklienter, om Microsoft sitelicenser, om användandet av listserver etc. IT-ledningsgruppen träffas en gång per månad och har mandat terminen ut. 9 Verksamhetsmål och handlingsplan för Bibliotek och IT I arbetet med att skapa ett mer enhetligt och tydligt dokument tillsattes en grupp bestående av Tomas F, Jette G, Jesper W, Jenny W, Claes M (LUT), Magnus A (K3), en studentrepresentant och en facklig representant. Ett tillägg till detta är att Åke J och Peter N ersätter Tomas F i denna grupp. Avrapportering sker som tidigare angivits på junimötet (2/6). 10 Ekonomi Anette presenterade ett preliminärt resultat för Bibliotek och IT, 2003, på förra mötet. Detta resultat på drygt 100 tkr bättre än budget står fast varför punkten kan bordläggas till nästa möte då även ett resultat för kvartal 1 innevarande år kommer att presenteras.

5 5(5) 11 Övrigt Kommande möten under VT 2004: 2 juni, (obs! ändrat datum) 12 Mötet avslutas Ordförande förklarar mötet avslutat. Vid protokollet Anette Åkerlund Sekreterare Justeras Justeras Björn Fryklund Ordförande. Ulla Bohlin Universitetsadjunkt, HS