Kommunstyrelsens arbetsutskott Plats och tid Bällstarummet kl 09:00-11:28 Sammanträdet ajourneras mellan klockan

Transkript

1 Plats och tid Bällstarummet kl 09:00-11:28 Sammanträdet ajourneras mellan klockan ande närvarande Parisa Liljestrand (M) (ordförande) 19-42, 44-45, Nicklas Steorn (MP) 19-34, 36-45, Jaana Tilles (S), Ylva Mozis (L), Sofia Segergren (C) 19-42, 44-45, ersätter som ordförande för Parisa Liljestrand 43. Övriga närvarande Victor Kilén (Kommundirektör), Anna Holm (Samhällsbyggnadschef) 19-21, 23, Annika Hellberg (Ekonomichef), Johanna Harling (Kommunsekreterare), Jens Björck (Förhandlingschef) 19-25, Emelie Hallin (Stabschef), Björn Sundblad (Fastighetschef) 19-21, 23, Jennie Bergendorff (HR-konsult) Paragrafer Justerande Nicklas Steorn Plats och tid för justering Underskrifter Sekreterare Johanna Harling Ordförande Parisa Liljestrand Sofia Segergren Justerande Nicklas Steorn

2 ÄRENDELISTA 19 Val av justerare 20 Fastställande av dagordning 21 Uppdrag till kommundirektör 22 Kommundirektören informerar 23 Detaljplan för Vallentuna Prästgård 1:146 m fl 24 Information om rutiner för nytt arbetssätt med likabehandlings- och mångfaldsfrågor 25 Bisysslor Information: Nyanlända 27 Utvärdering; Flyktingvän 28 Svar på motion (SD) Minska datumbegränsningarna för eldning utomhus 29 Anslutning till Samordningsförbundet Södra Roslagen 30 Bidrag till Vallentuna Civilförsvarsförening för FRG verksamhetsåret Helårsuppföljning av internkontroll Revisionsrapporter Verksamhetsberättelser 2016, samtliga nämnder 34 Storstockholms brandförsvar årsredovisning AB Össebyhus årsredovisning 36 Vallentuna Förvaltnings AB årsredovisning Årsredovisning för Vallentuna kommun Förändrat nyttjande av investeringsanslag för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 39 Utbetalning av kommunalt partistöd Upphörande av gemensamt överförmyndarkansli i Täby 41 Ansökan om samverkan inom överförmyndarverksamhet med Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby 42 Arkivbeskrivning för kommunstyrelsen 43 Ansökan om utlandsresa till Paris 44 Remissvar Biblioteksplan Utreda ungdomsverksamheten

3 19 Val av justerare Kommunstyrelsens arbetsutskott utser Nicklas Steorn (MP) att justera protokollet jämte ordförande.

4 20 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs med följande tillägg: 21 Uppdrag till kommundirektör 44 Remissvar Biblioteksplan (KS ) 45 Utreda ungdomsverksamheten - Ärendet Förstudie nytt kommunhus (KS ) lyfts ur dagordningen, i övrigt i enlighet med utskick.

5 21 Uppdrag till kommundirektör Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att ge kommundirektören i uppdrag att, inför kommunstyrelsesammanträdet den 2:a maj, utreda alternativa genomförandeformer för kommunhuset. Kommundirektören uppdras att utreda alternativa genomförandeformer för kommunhuset. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att ge kommundirektören i uppdrag att, inför kommunstyrelsesammanträdet den 29 maj, utreda alternativa genomförandeformer för kommunhuset. sgång

6 22 Kommundirektören informerar Victor Kilén, kommundirektör, informerar om följande: Polisen - Dialog om tryggheten i Vallentuna förs med polisen. Möte med regionchef för polisområdet "Nord" är inbokat. Sverigeförhandlingen - Väntar på återkoppling på förhandlingen.

7 23 Detaljplan för Vallentuna Prästgård 1:146 m fl (KS ) kommunstyrelsen beslutar att ge Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att upprätta en ny detaljplan för Kommunhuset, under förutsättning att kommunfullmäktige godkänner förstudien för nytt kommunhus. Kommunstyrelsen beslutar att detaljplaneprocessen för detaljplanen ska bedrivas med utökat planförfarande enligt 5 kap. 7 plan- och bygglagen (2010:900) i dess lydelse efter 2 januari Reservationer Jaana Tilles (S) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Kommunstyrelsen beslutade att uppdra till kommundirektören att genomföra en förstudie avseende nytt kommunhus på fastigheten Vallentuna Prästgård 1:146 i centrala Vallentuna, med möjlighet att samplanera med fastigheten Vallentuna 1:73. Med anledning därav begär Fastighetsavdelningen på Samhällsbyggnadsförvaltningen planändring för ovan nämnda fastigheter. Fastigheter ägs av kommunen. Syfte med detaljplanen är att skapa förutsättningar för ett nytt kommunhus på den utpekade fastigheten än vad gällande detaljplan möjliggör i enlighet med planprogrammet för centrala Vallentuna. De utredningar som inleder planarbetet är nödvändiga steg i att finna en lämplig gestaltning och placering av nya hus i den östra delen av centrala Vallentuna. De ska inte ses som förgävesarbete även om det blir så att kommunen i ett senare skede väljer att inte gå vidare med kommunhuset. Vid planläggning på fastighet Vallentuna-Prästgård 1:146. behöver miljökonsekvenser av närheten till järnvägen och drivmedelsstationer analyseras ordentligt. En risk kan vara att nödvändiga skyddsåtgärder kan bedömas vara orimlig eller ekonomisk ohållbara. En förflyttning av den angränsande transformatorstationen är nödvändig. Kommunens övergripande vision är att utbygga centrala Vallentuna som en småstad med varierenad höjden i två till fem våningar. Planprogrammet anger också att i de centralaste delarna kan högre hushöjd prövas. Det är därför viktigt att ett möjligt kommunhus utformas så att det stödjer viktiga drag i stadsbilden. Frågor som särskilt bör studeras under planarbetet, - Anknytning med centrala Vallentuna dvs. avstämning med syftet och förutsättningar från programmet för Centrala Vallentuna och Översiktsplanen. - Exploateringsgrad. - Gestaltning i relation med befintliga bebyggelser och planerad bebyggelse (arkitektur, kulturmiljö, miljöåtgärder, sol/skugga mm). - Utformning av offentliga rummet i relation med de befintliga och planerade nybyggnationen (stadsmiljön, stråk, fasadliv, funktion, grön, konst, levande stadsmiljö, socialt perspektiv mm) - Geoteknisk, tekniska och miljö förhållande samt konsekvenser av dem för planförslaget (markföroreningar, närheten till järnvägen och drivmedelsstationer, flytt av transformatorstationen, avfallshantering, teknisk försörjning (vatten, spill, fjärrvärme, el, fiber) mm) - Ekonomiska konsekvenser Jaana Tilles (S) yrkar avslag med motivering att Socialdemokraterna föredrar Vallentuna Rickeby 1:204 - tomten för detaljplaneläggning för nytt kommunhus.

8 Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att ge Samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att upprätta en ny detaljplan för Kommunhuset, under förutsättning att kommunfullmäktige godkänner förstudien för nytt kommunhus. Kommunstyrelsen beslutar att detaljplaneprocessen för detaljplanen ska bedrivas med utökat planförfarande enligt 5 kap. 7 plan- och bygglagen (2010:900) i dess lydelse efter 2 januari sgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på Jaana Tilles (S) yrkande och sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet med Parisa Liljestrands (M) yrkande. sunderlag 1. Detaljplan för Vallentuna Prästgård 1:146 m fl 2. Beställning av planändring, Vallentuna Prästgård 1:146 / Vallentuna Prästgård 1:73 3. Start PM Vallentuna Nytt Kommunhus

9 24 Information om rutiner för nytt arbetssätt med likabehandlings- och mångfaldsfrågor (KS ) kommunstyrelsen noterar informationen samt att arbetet med implementeringen av dem nya rutinerna ska återrapporteras till kommunstyrelsen under våren Kommunstyrelsen beslutade den 28 november 2016 att uppdra åt kommundirektören att arbeta vidare med ett strukturerat och systematiskt arbetssätt i enlighet med diskrimineringslagens nya krav om systematiskt arbete med aktiva åtgärder. HR-avdelningen har tagit fram rutiner utifrån lagstiftarens anvisade metod (ramverk) för hur arbetet med aktiva åtgärder för likabehandling och mångfald ska bedrivas på ett systematiskt sätt, se bilaga. Rutinen, och förslag på verktyg och metoder för arbete med aktiva åtgärder finns tillgängligt på kommunens intranät. I kommunens verktyg för verksamhetsstyrning, planering och uppföljning Stratsys, är det möjligt att dokumentera de undersökningar och analyser som genomförs, genomförda åtgärder samt att dokumentera de utvärderingar och uppföljningar som genomförs. Ett utvecklingsarbete pågår när det gäller hur Stratsys ska kunna användas enhetligt i hela kommunen för både det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) och det nya arbetssättet med aktiva åtgärder utifrån diskrimineringslagen. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen samt att arbetet med implementeringen av dem nya rutinerna ska återrapporteras till kommunstyrelsen under våren sgång sunderlag 4. Rutiner för nytt arbetssätt med likabehandlings- och mångfaldsfrågor 5. Vallentuna kommuns arbete med likabehandling och mångfald 6. Cirkula r 160:68 från SKL 7. Cirkulär 16:68 från SKL Bilaga 1, lagtext

10 25 Bisysslor 2017 (KS ) kommunstyrelsen noterar informationen. Kommunledningskontoret har med förvaltningarnas medverkan inventerat de anställdas bisysslor/uppdrag i januari Redovisningen per förvaltning ser ut som följer: Kommunledningskontoret 25 bisysslor/uppdrag Kulturförvaltningen 18 bisysslor/uppdrag Fritidsförvaltningen 9 bisysslor/uppdrag Socialförvaltningen 94 bisysslor/uppdrag Barn- och ungdomsförvaltningen 125 bisysslor/uppdrag Samhällsbyggnadsförvaltningen 15 bisysslor/uppdrag Bisysslorna/uppdragen, totalt i kommunen för 2017 är 286 stycken och redovisas översiktligt per förvaltning i sammanställningen. Av de totalt 286 redovisade bisysslorna är många bisysslor medlemskap i förening, till exempel bisyssla som styrelseledamot i bostadsrättsförening. Några personer har också uppgett att de har ett uppdrag i Vallentuna kommun. I samband med att redovisningen görs och i samband med introduktion för nyanställda och informationsmöten för chefer har arbetsgivaren/hr informerat om gällande regler om bisysslor/uppdrag. Chefer uppmärksammas också på vikten av att i samband med upphandlingar ha kännedom om i vilka företag anställda har styrelseuppdrag, eller i övrigt genom t ex släkt- eller familjeband har en ställning som kan innebära intressekonflikter vid inköp eller upphandling. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsen arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. sgång kommunstyrelsen beslutar i enlighet därmed. sunderlag 8. Bisysslor Handling Bisysslor 2017 Expedieras till Akten HR-avdelningen

11 26 Information: Nyanlända Emelie Hallin, Stabschef, informerar om arbetet med ensamkommande och nyanlända. Integrationsarbetet sker i samverkan mellan förvaltningar och avdelningar i kommunen.

12 27 Utvärdering; Flyktingvän (KS ) kommunstyrelsen beslutar att ge kommunledningskontoret uppdrag att ersätta projekt Flyktingvän med ett nätverk som fokuserar på samordning av resurser mellan kommun och civilsamhälle. Detta i syfte att öka integrationen i Vallentuna kommun. Anteckning Sammanträdet ajourneras mellan klockan Nätverket ska fortsatt verka för att kommunen i samverkan med ideella sektorn och frivilliga från civilsamhället bidrar till en ökad integration i Vallentuna kommun. Verksamheten ska möjliggöra möten mellan nya och gamla invånare samt uppmuntra till sociala kontakter som gynnar nyanländas etablering i samhället. Genom nätverket har kommunen ansvar att bjuda in ideella sektorn till regelbundna träffar. Syftet med träffarna ska vara att dela information och erfarenheter samt möjliggöra en fördelning av arbetet kring gemensamma integrationsaktiviteter. Kommunen ska även vara stödjande i föreningars och aktivitetsgruppers arbete vid situationer som riskerar att försvåra integrationsarbetet. Fokus för det nya nätverket flyttas från individuella matchningar till att samordna och stötta de olika föreningarnas och aktivitetsgruppernas egna insatser. Verksamhetens mål ska fortsatt vara att öka känslan av delaktighet hos den ideella sektorn och de invånare som vill hjälpa till i integrationsarbetet för nyanlända i Vallentuna kommun. Aktiviteter som anordnas ska vara inkluderande för både nya och etablerade invånare. Verksamheten ska även skapa förutsättningar för ett ömsesidigt utbyte där de nyanlända invånarnas kunskaper tas tillvara och ses som en viktig del i Vallentunas utveckling, vilket motverkar isolering samt segregering. Genom denna form av organisation effektiviseras kommunens insatser för att få en bra och regelbunden kontaktyta mellan kommun och civilsamhälle. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att ge kommunledningskontoret uppdrag att ersätta projekt Flyktingvän med ett nätverk som fokuserar på samordning av resurser mellan kommun och civilsamhälle. Detta i syfte att öka integrationen i Vallentuna kommun. sgång

13 sunderlag 10. Utvärdering; Flyktingvän 11. Bilaga Projektförslag Flyktingvän 12. Slutrapport Projekt Flyktingvän

14 28 Svar på motion (SD) Minska datumbegränsningarna för eldning utomhus (KS ) kommunstyrelsen föreslår att fullmäktige avslår motionen. Sverigedemokraterna väckte en motion om begränsningar gällande eldning av trädgårdsavfall på egen tomt eller trädgård. Sverigedemokraterna anger i motionen att villaägare i Vallentuna endast kan elda trädgårdsavfall under 9 dagar per år och hänvisar till andra nordostkommunerna där eldningen är tillåtet under längre perioder på året. Sverigedemokraterna föreslår att kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen i uppdrag att revidera bestämmelserna så antal dagar då eldning av trädgårdsavfall är tillåtet utökas. Samhällsbyggnadsförvaltningens anser att nuvarande bestämmelser i kommunens renhållningsordning bör hållas oförändrade. Det finns idag flera alternativa sätt att göra sig av med trädgårdsavfallet utan att behöva elda det. Om eldning av trädgårdsavfall skulle tillåtas under en längre tid under året än inom de tidsintervall som står angivna i avfallsföreskrifterna för Vallentuna kommun, skulle det sannolikt leda till att fler invånare blir störda av både röken och partiklarna. Detta skulle i sin tur sannolikt även bidra till att klagomålen om eldning blir ännu fler än i dagsläget. Frågan kommer att utredas vidare i arbetet med att revidera kommunens lokala avfallsföreskrifter, som kommunfullmäktige ska besluta om under Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att fullmäktige avslår motionen. sgång sunderlag 13. Svar på motion (SD) Minska datumbegränsningarna för eldning utomhus 14. Motion (SD) om att minska datumbegränsningarna för eldning utomhus 15. Eldning i Sthlm län Eldningsregler i Sthlms län, sammanställning, Expedieras till Akten Samhällsbyggnadsförvaltningen

15 29 Anslutning till Samordningsförbundet Södra Roslagen (KS ) kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att ge socialnämnden i uppdrag att ansöka om medlemskap i Södra Roslagens samordningsförbund och utse företrädare för Vallentuna inom organisationen. Medlemsavgiften till förbundet ska finansieras inom Socialnämndens budgetram. Reservationer Nicklas Steorn (MP) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Samordningsförbundet Södra Roslagen är ett förbund mellan Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Stockholms läns landsting, Täby och Österåkerskommun. Förbundet bildades den 7 maj Nu har flera kommuner i nordost regionen visat intresse för att ansluta sig till förbundet och frågan blir då även aktuell för Vallentuna kommun. Förbundets mål är att skapa ännu bättre förutsättningar för de medborgare som behöver ett samordnat stöd genom: Gemensamma kartläggningar/analyser, utveckla samarbetsstrukturer mellan parterna samt insatser till medborgaren. 241 av landets 290 kommuner ingår idag i någon av de 80 samordningsförbund som finns i Sverige. Förbundets målgrupp är medborgare i behov av ett samordnat stöd från förbundets medlemsparter. Nationellt räknar man att det är ca fem procent av befolkningen som har detta behov, bl.a. långtidssjukskrivna, långtidsarbetslösa, nyanlända med flera. Behovet av samordnat stöd för målgruppen nyanlända ökar och förbundet planerar att utveckla insatserna för gruppen Ärendet har skickats på remiss till Socialnämnden som yttrat sig positivt till att kommunen ansluter sig och inte har något att erinra, se bilaga. I yttrandet föreslår socialnämnden att organisationen för Vallentunas del ska ligga under kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen bedömer, liksom i tidigare tjänsteskrivelse, att organisationen inom Vallentuna kommun lämpligast ligger under socialnämnden då frågorna verksamhetsmässigt till största delen har sin hemvist där. Nicklas Steorn (MP) yrkar att verksamheten ska ligga under kommunstyrelsen. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att ge socialnämnden i uppdrag att ansöka om medlemskap i Södra Roslagens samordningsförbund och utse företrädare för Vallentuna inom organisationen. Medlemsavgiften till förbundet ska finansieras inom Socialnämndens budgetram. sgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på Nicklas Steorns (MP) yrkande och sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet med Parisa Liljestrands (M) yrkande.

16 sunderlag 17. Anslutning till södra roslagens samordningsförbund 18. Remissvar om anslutning till Samordningsförbundet Södra Roslagen, Socialnämnden Förbundsordning för Samordningsförbundet Södra Roslagen Expedieras till Socialnämnden Ekonomiavdelningen KLK

17 30 Bidrag till Vallentuna Civilförsvarsförening för FRG verksamhetsåret 2017 (KS ) kommunstyrelsen beslutar att betala ut ett bidrag på kronor till Vallentuna civilförsvarsförening för verksamheten med Frivillig resursgrupp för verksamhetsåret Vallentuna civilförsvarsförening har till kommunen inkommit med begäran om kronor som ersättning för verksamheten Frivilliga Resursgruppen (FRG) för verksamhetsåret Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att betala ut ett bidrag på kronor till Vallentuna civilförsvarsförening för verksamheten med Frivillig resursgrupp för verksamhetsåret sgång sunderlag 20. Tjänsteskrivelse, Bidrag till Vallentuna Civilförsvarsförening för FRG verksamhet 21. Ansökan om ersättning till Vallentuna Civilförsvarsförening för år 2017

18 31 Helårsuppföljning av internkontroll 2016 (KS ) kommunstyrelsen godkänner den samlade bedömningen och nämndernas uppföljning av internkontroll. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Enligt kommunens reglemente för internkontroll ska nämnderna löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom respektive verksamhetsområde enligt fastställd plan. Rapport över genomförd uppföljning ska lämnas till kommunstyrelsen och redovisas i samband med årsredovisningen för det gångna året. Kommunledningskontoret har utifrån nämndernas internkontrollrapporter för 2016 gjort en samlad bedömning av hur kommunens interna kontrollsystem fungerar. Internkontrollen upplevs god. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen godkänner den samlade bedömningen och nämndernas uppföljning av internkontroll. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. sgång sunderlag 22. Tjänsteskrivelse, Helårsuppföljning av internkontrollplaner , helårsuppföljning 2016, internkontroll, kommunstyrelsen 24. Helårsuppföljning internkontroll 2016, kommunstyrelsen 25. Helårsuppföljning 2016, internkontroll, barn- och ungdomsnämnden 26. Helårsuppföljning, internkontroll 2016, utbildningsnämnden 27. Helårsuppföljning 2016, internkontroll, socialnämnden 28. Helårsuppföljning internkontroll 2016, fritidsnämnden 29. Helårsuppföljning internkontroll 2016, kulturnämnden 30. Helårsuppföljning, internkontroll 2016, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Expedieras till Akten Samtliga nämnder

19 32 Revisionsrapporter 2016 (KS ) kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Kommunens författningssamling anger hur revisionens granskningsrapporter ska behandlas av nämnderna och hur nämnderna ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförs av revisionens granskningsrapporter. Syftet är att revisionens granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. sgång sunderlag 31. Tjänsteskrivelse, Revisionsrapporter Revisionsrapport, granskning av IT-verksamheten 33. Tjänsteskrivelse, Svar på revisionens granskning av IT-verksamheten 34. Revisionsrapport, kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande 35. Tjänsteskrivelse, Svar på revisionsrapport granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande 36. Revisionsrapport, granskning av kommunens fastighetsunderhåll 37. Tjänsteskrivelse, svar på revisionsrapport, granskning av kommunens fastighetsunderhåll 38. Missiv och rapport Offentlighetsprincipen , kommunstyrelsen, revisionsrapport offentlighetsprincipen 40. Tjänsteskrivelse, svar på revisionsrapport offentlighetsprincipen, kommunstyrelsen 41. Yttrande, revisionsrapport om offentlighetsprincipen, Barn- och ungdomsnämnden 42. Protokollsutdrag, socialnämnden 141/2016, samt yttrande socialnämnden, revisionsrapport offentlighetsprincipen 43. Revisionsrapport, Internkontroll avseende löner och ensättningar 44. Revisionsrapport och missiv, Granskning av kommunens beredskap gällande etik, korruption och oegentligheter

20 Expedieras till Akten Samtliga nämnder

21 33 Verksamhetsberättelser 2016, samtliga nämnder (KS ) kommunstyrelsen noterar informationen. Kommunstyrelsen följer löpande utvecklingen av ekonomi och verksamhet totalt för kommunen samt för respektive nämnd. Varje nämnd ansvarar för uppföljning av sin ekonomi och verksamhet under året. Under 2016 har nämnderna lämnat månadsuppföljningar, tertialrapport och delårsrapport. Den sista rapporten utgör nämndernas verksamhetsberättelse vilka ligger till grund för kommunens årsredovisning. Samtliga nämnder förutom överförmyndarnämnden, har antagit sin verksamhetsberättelse vilka bifogas i sin helhet. Överförmyndarnämndens verksamhetsberättelse skrivs fram av det gemensamma överförmyndarkansliet med säte i Täby. Verksamhetsberättelsen behandlas i Täby kommun. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. sgång sunderlag 45. Verksamhetsberättelser 2016, samtliga nämnder 46., , verksamhetsberättelse kommunstyrelsen Bilaga 3, beslut , kommunstyrelsen 48. Verksamhetsberättelse 2016, kommunstyrelsen 49. Verksamhetsberättelse barn- och ungdomsnämnden Verksamhetsberättelse 2016, utbildningsnämnden 51. Verksamhetsberättelse 2016, socialnämnden 52. Verksamhetsberättelse 2016, fritidsnämnden 53. Verksamhetsberättelse 2016, kulturnämnden , verksamhetsberättelse 2016, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 55. Verksamhetsberättelse 2016, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Expedieras till Akten

22 34 Storstockholms brandförsvar årsredovisning 2016 (KS ) kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner Storstockholms brandförsvars årsredovisning för år Storstockholms brandförsvar (SSBF) är ett kommunalförbund för medlems-kommunerna Danderyd, Lidingö, Solna, Stockholm, Sundbyberg, Täby, Vallentuna, Vaxholm, Värmdö och Österåker. I årsredovisningen gör förbundet bedömningen att I huvudsak har vi mött uppsatta målnivåer i verksamhetsplanen för En god ekonomisk hushållning kräver att verksamheten bedrivs inom beslutade budgeterade ramar, d.v.s. att budgeten är i balans. Under året har arbetet med att stärka prognosförmågan inom organisationen fortsatt, vilket har lett till en högre kostnadsmedvetenhet hos budgetansvariga. Förbundet redovisar ett positivt resultat efter finansnetto om 37,6 miljoner kronor, vilket innebär att målet om budget i balans är uppfyllt. Det positiva resultatet ger en soliditet på 15,6 procent (11,7 procent). God ekonomisk hushållning har uppnåtts då årets resultat efter balanskravsjusteringar är 36,6 miljoner kronor och förbundet har därmed uppnått balanskravet. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner Storstockholms brandförsvars årsredovisning för år sgång sunderlag 56. Storstockholms brandförsvar årsredovisning Årsredovisning 2016 SSBF Expedieras till Storstockholms brandförsvar

23 35 AB Össebyhus årsredovisning (KS ) kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner AB Össebyhus årsredovisning för 2016 samt att verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet samt utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Anteckning Nicklas Steorn (MP) anmäler jäv och deltar ej i beslutet. AB Össebyhus är ett helägt dotterbolag till Vallentuna kommun. Bolaget äger och förvaltar hyreslägenheter och lokaler i kommunen. Fastighetsbeståndet omfattar 96 lägenheter och den totala lägenhets- och lokalytan är kvadratmeter. Årets omsättning uppgår till 7,5 miljoner kronor och årets förlust till 0,6 miljoner kronor. Balansomslutningen är 73,9 miljoner kronor den 31 december. En brand i september orsakade att nio lägenheter totalförstördes, vilket har drabbat bolaget hårt. Rivningsarbete påbörjades 2016 och arbete med återuppbyggnad kommer att ske under Bolaget har inga anställda. Styrelsen föreslår att årets förlust 0,6 miljoner kronor samt balanserat resultat 27,1 miljoner kronor balanseras i ny räkning förutom utdelningen kronor som ska utbetalas till kommunen. I bolagsordningen anges det kommunala ändamålet. Bolaget ska i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Vallentuna kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande och inflytande i bolaget. Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer. I bolagsordningen anges även ramen för de kommunala befogenheterna. i följande frågor ska fattas av bolagsstämman; Bildande av bolag, köp eller försäljning av bolag eller andel i sådant, köp eller försäljning av fast egendom överstigande ett belopp om 5 miljoner kronor inklusive moms samt investering i fast egendom överstigande ett belopp om 5 miljoner kronor inklusive moms. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner AB Össebyhus årsredovisning för 2016 samt att verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet samt utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. sgång sunderlag 58. AB Össebyhus årsredovisning 2016

24 59. Årsredovisning AB Össebyhus 2016 Expedieras till Akten

25 36 Vallentuna Förvaltnings AB årsredovisning 2016 (KS ) kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner Vallentuna förvaltnings ABs årsredovisning för 2016 samt att verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Vallentuna Förvaltnings AB är ett helägt dotterbolag till Vallentuna kommun. Bolaget är vilande. Styrelsen har i årsredovisningen föreslagit att årets resultat, 0 kronor, tillsammans med ansamlad förlust, kronor, överföres i ny räkning. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner Vallentuna förvaltnings ABs årsredovisning för 2016 samt att verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. sgång sunderlag 60. Vallentuna förvaltnings AB Årsredovisning VFAB 2016

26 37 Årsredovisning för Vallentuna kommun 2016 (KS ) kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner årsredovisning för Vallentuna kommun Anteckning Jaana Tilles (S) deltar ej i beslutet. Nicklas Steorn (MP) deltar ej i beslutet. Vallentuna kommuns årsredovisning för 2016 innehåller bland annat förvaltningsberättelse, uppföljning av mål, personalberättelse, sammanfattningar av nämndernas verksamhetsberättelser och kommunens räkenskaper. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner årsredovisning för Vallentuna kommun sgång sunderlag 62. Årsredovisning för Vallentuna kommun Årsredovisning 2016, Vallentuna kommun Expedieras till Akten

27 38 Förändrat nyttjande av investeringsanslag för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden (KS ) kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att investeringsanslaget på 0,5 miljoner kronor för inköp av mätinstrument får nyttjas till förberedande åtgärder inför övergång till nytt ärendehanteringssystem. I kommunplan finns investeringsanslag på 0,5 miljoner kronor avsatta för inköp av mätinstrument. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden har kunnat rymma dessa inköp inom 2016 års budget. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden beslutade i att hos fullmäktige hemställa om att nyttja investeringsanslaget till förberedande åtgärder inför övergång till nytt ärendehanteringssystem. Kommunledningskontoret tillstyrker hemställan. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att investeringsanslaget på 0,5 miljoner kronor för inköp av mätinstrument får nyttjas till förberedande åtgärder inför övergång till nytt ärendehanteringssystem. sgång sunderlag 64. Tjänsteskrivelse, Förändrat nyttjande av investerinsanslag för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 65. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 4 Begäran om förändrat nyttjande av investeringsanslag 66. Tjänsteskrivelse, Begäran om förändrat nyttjande av investeringsanslag Expedieras till Akten Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden

28 39 Utbetalning av kommunalt partistöd 2017 (KS ) kommunstyrelsen beslutar att föreslå att kommunfullmäktige godkänner utbetalning av kommunalt partistöd år I 2 kap. 9 kommunallagen regleras kommuners och landstings befogenhet att ge ekonomiskt bidrag och annat stöd till politiska partier. Partistödet får ges till de politiska partier som är representerade i fullmäktige. Ett parti är representerat om det har fått mandat i fullmäktige för vilket en vald ledamot är fastställd enligt 14 kap. vallagen (2005:837). Enligt Vallentuna kommuns regler för kommunalt partistöd ( Regler för kommunalt partistöd) ska fullmäktige årligen fatta beslut om utbetalning av partistödet. Har redovisning och granskningsrapport (enligt 2 kap 11 andra stycket kommunallagen samt kommunens lokala regler) inte lämnats in till kommunstyrelsen inom föreskriven tid utbetalas inget stöd för nästkommande år. Partistödet består av - ett grundstöd, som uppgår till 1,0 prisbasbelopp per parti och år, samt - ett mandatstöd, som uppgår till 0,4 prisbasbelopp per mandat och år Utbetalning av partistöd för år 2017 redovisas i bilaga. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att föreslå att kommunfullmäktige godkänner utbetalning av kommunalt partistöd år sgång sunderlag 67. Utbetalning av kommunalt partistöd Utbetalning partistöd 2017 Expedieras till Akten

29 40 Upphörande av gemensamt överförmyndarkansli i Täby (KS ) kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att Vallentuna kommun ska gå ur samarbetet med gemensamt överförmyndarkansli i Täby samt säga upp avtalet. Kommunfullmäktige beslutade att Vallentuna kommun skulle medverka i bildandet av ett gemensamt kansli för överförmyndarverksamheten i kommunerna Norrtälje, Täby, Vallentuna och Österåker och uppdrog åt kommunstyrelsen att teckna samverkansavtal med berörda kommuner. Avtalet omförhandlades 2013/2014 med resultatet att uppsägningstiden förändrades. Den 27 april 2016 har Länsstyrelsen inspekterat Vallentuna kommuns överförmyndarverksamhet. I länsstyrelsens rapport riktas kritik gällande lång handläggningstid för anordnande av god man för ensamkommande barn samt bristande bevakning av att få in redovisningshandlingar. Det gemensamma överförmyndarkansliet i Täby har i ett tjänsteutlåtande daterat föreslagit att kansliet med dagens ärendemängd behöver utökas med 10 årsarbetare under åren 2017 och 2018 fördelade på 2 kvalificerade administratörer och 8 handläggare varav minst 4 av dessa ska vara jurister. Utökningen av personal inom överförmyndarkansliets verksamhet kan inte tolkas som en tillfällig åtgärd, kostnadsökningen beräknas därmed att gälla tillsvidare. En tillfällig utökning av verksamheten under en period av hög arbetsbelastning måste anses rimlig. Att däremot utöka verksamheten med 10 årsarbetare en utökning som ska gälla tillsvidare bedöms som en allt för drastisk åtgärd. Den nuvarande verksamheten är inte sammanhållen inom en organisation. Det finns en egen överförmyndarnämnd i Vallentuna, i Täby finns kansliet som administrerar Vallentunas överförmyndarverksamhet och i Vallentuna hanteras den ekonomiska uppföljningen av ekonomiavdelning och kansli. Ett helhetsgrepp om verksamhetsplan, internkontroll och ekonomisk uppföljning saknas. Ovanstående bidrar till att ansvarsfördelningen inom verksamheten bli oklar. Sammantaget det ovanstående överförmyndarverksamhetens bristande kvalité, ökade kostnader samt organisation med oklar ansvarsfördelning föreslår kommunledningskontoret att Vallentuna kommun lämnar samarbetet med gemensamt överförmyndarkansli i Täby. Samverkansavtalet har en uppsägningstid på minst 18 månader och kan endast upphöra vid ett årsskifte. Avtalet måste därmed sägas upp före så att samarbetet kan upphöra vid årsskiftet 2018/2019. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att Vallentuna kommun ska gå ur samarbetet med gemensamt överförmyndarkansli i Täby samt säga upp avtalet. sgång

30 sunderlag 69. Upphörande av gemensamt överförmyndarkansli i Täby 70. Samarbetsavtal, antaget av fullmäktige Expedieras till Akten Överförmyndarkansliet i Täby

31 41 Ansökan om samverkan inom överförmyndarverksamhet med Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby (KS ) kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att ansöka om att ingå i samverkan med Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby inom överförmyndarverksamheten med tjänstemannaavdelning och gemensam nämnd. Kommunledningskontoret har utrett förutsättningar för att ingå i samverkan med kommunerna Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby inom överförmyndarverksamhet. Inom samverkan finns en gemensam överförmyndarnämnd och en överförmyndaravdelning, verksamheten bedrivs i Sollentuna kommun. Kommunledningskontoret föreslår att Vallentuna ansöker om att ingå i både gemensam nämnd och överförmyndaravdelning. Detta för att samla verksamheten inom samma organisation, med en gemensam nämnd och tjänstemannaavdelning som även hanterar ekonomisk uppföljning till skillnad mot överförmyndarkansliet i Täby. Prognostiserad kostnad är dessutom något lägre än prognostiserad kostnad för nuvarande samverkan med Täby. Överförmyndaravdelningen i Sollentuna har också utrett förutsättningar för samverkan, tjänsteutlåtandet biläggs tjänsteskrivelsen, och konstaterar att inga större hinder finns för ett samgående under förutsättning att Vallentuna kommuns verksamhet accepterar det arbetssätt som den gemensamma nämnden för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby arbetar efter. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att ansöka om att ingå i samverkan med Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby inom överförmyndarverksamheten med tjänstemannaavdelning och gemensam nämnd. sgång sunderlag 71. Ansökan om samverkan inom överförmyndarverksamhet med Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby 72. Tjänsteutlåtande överförmyndaravdelningen i Sollentuna gällande förutsättningar för samverkan

32 Expedieras till Akten Överförmyndarnämnden i Sollentuna

33 42 Arkivbeskrivning för kommunstyrelsen (KS ) kommunstyrelsen beslutar att anta arkivbeskrivning med arkivorganisation enligt förslaget. Enligt offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Beskrivningen ska ge en överblick gällande hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Detta för att den som söker information ska kunna göra sig en föreställning om vilka handlingar som produceras och förvaras hos myndigheten. I och med kommunstyrelsens organisationsförändring har arkivbeskrivningen reviderats. Enligt Vallentuna kommuns arkivreglemente (KF ) ska hos varje myndighet finnas en arkivansvarig och minst en arkivredogörare som har till uppgift att sköta den löpande arkivvården. I arkivbeskrivningen föreslås Kommunstyrelsens arkivorganisation. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att anta arkivbeskrivning med arkivorganisation enligt förslaget. sgång sunderlag 73. Tjänsteskrivelse, Arkivbeskrivning för kommunstyrelsen Expedieras till Akten

34 43 Ansökan om utlandsresa till Paris (KS ) kommunstyrelsen beviljar ansökan om utlandsresa i tjänsten samt uppdrar åt kommundirektör att se över förfarandet vid anmälan om utlandsresa i tjänsten i synnerhet tidsfristen för anmälan till kommunstyrelsen. Anteckning Parisa Liljestrand (M) anmäler jäv och deltar ej i beslutet. Sofia Segergren (C) ersätter som ordförande. Enligt kommunstyrelsens reglemente ska kommunstyrelsen besluta om samtliga utlandsresor i tjänsten som överstiger en kostnad på 1/3 av prisbasbeloppet. Parisa Liljestrand, kommunstyrelsens ordförande och Victor Kilén, kommundirektör har blivit inbjudna av KSL att besöka OECD för att lära mer om regionala trender och framgångsfaktorer. Programmet äger rum i Paris. Kostnaden för resan överstiger 1/3 av prisbasbeloppet. Ansökan är inkommen vilket är ungefär 1 månad försent enligt kommunstyrelsens reglemente. Tidpunkten för KSLs inbjudan gjorde att det inte var möjligt att skicka ansökan för godkännande hos kommunstyrelsen inom utsatt tidsram för utlandsresor i tjänsten. Ordförande, Sofia Segergren (C) yrkar, med bifall från Nicklas Steorn (MP) och Ylva Mozis (L), att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen beviljar ansökan om utlandsresa i tjänsten samt uppdrar åt kommundirektör att se över förfarandet vid anmälan om utlandsresa i tjänsten i synnerhet tidsfristen för anmälan till kommunstyrelsen. sgång Ordförande, Sofia Segergren (C) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att sunderlag 75. Ansökan om utlandsresa till Paris 76. Ansökan till kommunstyrelsen om utlandsresa, Paris Expedieras till Akten

35 44 Remissvar Biblioteksplan (KS ) kommunstyrelsen föreslår att kulturnämnden lägger till stycken - om biblioteket som verktyg för integration under Utvecklingsspår och fokusområden under planperioden. Förslag till biblioteksplan för skickades på remiss i slutet av Efter remiss och eventuella justeringar ska beslut fattas i Kulturnämnden och planen ska sedan antas i kommunfullmäktige. Biblioteksplanen är generellt välskriven och välformulerad. Biblioteket som verktyg för integration skulle dock kunna lyftas tydligare. Kommunledningskontoret föreslår därför att kapitlet om Utvecklingsspår och fokusområden under planperioden arbetas om och ett textstycke om integration läggs till. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar, med bifall från Nicklas Steorn (MP), att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kulturnämnden lägger till stycken - om biblioteket som verktyg för integration under Utvecklingsspår och fokusområden under planperioden. sgång sunderlag 77. Remissvar Biblioteksplan Remiss, Biblioteksplan Biblioteksplan , remissversion 80. Biblioteksplan , remissversion, bilaga Biblioteksplan , remissversion, bilaga 2 Expedieras till Akten Kulturnämnden

36 45 Utreda ungdomsverksamheten Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar åt kommundirektören att utreda förutsättningarna för att optimera ungdomsverksamheten utifrån ett trygghetsperspektiv samt återrapportera till kommunstyrelsens arbetsutskott den 20:e april. Kommundirektören uppdras utreda förutsättningarna för att optimera ungdomsverksamheten utifrån ett trygghetsperspektiv. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar åt kommundirektören att utreda förutsättningarna för att optimera ungdomsverksamheten utifrån ett trygghetsperspektiv samt återrapportera till kommunstyrelsens arbetsutskott den 20:e april. sgång