Årsmötesguiden

Transkript

1

2 Förbundsårsmötet är förbundets högsta beslutande organ. De beslut som årsmötet tar får sedan förbundsstyrelsen i uppgift att genomföra. För att besluten då ska bli så bra som möjligt ska vi alla hjälpas åt så att vi genomför årsmötet på bästa, mest demokratiska vis. Att vara med på ett årsmöte för första gången innebär för alla att sätta sig in i nya begrepp, dokument, roller och spelregler. Denna guide är en utförlig beskrivning som kan vara bra att läsa igenom och återkomma till under årsmötet. Olika roller Ombud och observatörer Många av de som kommer på årsmötet är erfarna mötesdeltagare, medan andra är helt nya. En del kommer dit som ombud, andra som observatörer. Ombuden: har talrätt, förslagsrätt och rösträtt. Varje region får skicka fem ombud. Observatör: Har talrätt och förslagsrätt. Varje region får skicka ett obegränsat antal observatörer. Mötesordförande, sekreterare och justerare Vi vet redan att det kommer att bli mycket diskussioner och många förslag och voteringar (röstningar). Detta kan lätt göra det rörigt. Därför väljer vi en mötesordförande som ska se till att allt går rätt till och att alla får chans att prata. Mötesordföranden väljs efter nominering av styrelsen (se nomineringar i dokumenten). Årsmötet är ett viktigt möte. Allt som händer på mötet ska föras in i ett protokoll. Meningen med protokollet är att dokumentera hur mötet fortlöper och vad som det bestäms om och inte. Protokollet skickas ut till alla regioner och deltagare efter det är färdigskrivet och godkänt. Det är sekreteraren som skriver protokollet. Sekreteraren väljs av årsmötet efter nominering från styrelsen. När protokollet är färdigt ska det skickas till justerarna för granskning. Justerarnas uppgift är att kontrollera att det som sekreteraren skriver faktiskt är korrekt om justerarna finner fel i protokollet måste det korrigeras och sedan granskas på nytt. När protokollet är fritt från fel skriver justerarna under protokollet och det är då giltigt. Justerarna väljs av årsmötet efter nominering av styrelsen. Mötets ordning Mötets formalia Mötet inleds med val av mötespresidie, frågan om mötet utlysts i behörig ordning med mera. Det tas även beslut om att ge föregående styrelse ansvarsfrihet. Det innebär att årsmötet godkänner styrelsens arbete under det gånga verksamhetsåret, både gällande ekonomisk hantering och styrelsens verksamhet enligt stadgarna. 2

3 Friformsdebatt Efter att mötets inledande formalia och föregående års redovisningar genomförts gör mötet uppehåll för Friformsdebatt. Under friformsdebatten hålls öppna gruppdiskussioner i mötets centrala frågor under ledning av moderatorer. Frågorna behandlas i friformsdebatten tills dess de är färdigbehandlade eller tills schemat inte tillåter ytterligare debatt i friform. Mötesordförandena leder mötet även under debatten i friform. Beslutsfrågor Här behandlas motioner och propositioner. Val Val av förtroendevalda inför kommande verksamhetsår. Verksamhetsrevisorer, valberedning och styrelse väljs. Debatt Det finns mötesregler för hur vi ska teckna oss, det vill säga att ge mötesledaren besked om att vi vill ha ordet. Det första som är viktigt är att alla får en skylt med ett nummer på. Detta är ombudsskylten eller observatörskylten. Skylten kallas för röstkort och är till för att göra det enklare för mötesledaren att styra debatten och vems tur det är att tala. Vi skiljer på om en vill teckna sig för att göra ett inlägg, replik eller sakupplysning, förslag till dagordningen eller omröstning. Detta beskrivs nedan. Du får en begränsad taltid, och när den är förbrukad, så kommer mötesordförande att knacka i bordet för att berätta att din tid är slut och att du måste sätta dig. Mötesordföranden kan även knacka om du använder en sakupplysning till att ge en replik eller om du på något annat sätt missbrukar din taltid. Detta kallas ofta att klubba ner någon. Låt oss titta på de olika varianterna. Inlägg Detta är det vanligaste sättet att teckna sig på. Önskar du säga något i en debatt tecknar du dig till inlägg och räcker upp ombudsskylten. Är du observatör använder du din observatörsskylt. När du får ordet efter att ha tecknat dig har du vanligtvis tre minuter på dig att tala, om inte stämman har bestämt något annat. Replik Du kan teckna dig till replik om du vill kommentera föregående talares uttalande. T.ex. om Patrik tycker att SCUF ska ha sommarläger varje år, och Sofia är oenig, så kan Sofia teckna sig till replik för att kommentera det som Patrik sa i sitt inlägg. En får inte lov att tala om saker som inte hör till temat föregående talare har pratat om då blir du nerklubbar från talarstolen. Repliker är vanligtvis på två minuter. Du tecknat dig till replik genom att räcka upp din skylt och hålla ett vitt papper bakom. Svarsreplik När Patrik får höra att Sofia är oenig med honom om sommarlägret får han anledning att kommentera Sofias påståenden. Denna form av replik är det bara den första talaren som får teckna sig till. En tecknar sig till svarsreplik på samma sätt som till replik. Också denna replik 3

4 kan vara i två minuter. Exempel: Inlägg Patrik: Jag menar att SCUF måste använda alla sina pengar till att arrangera fem sommarläger. Minst två av dem bör hållas i Kiruna. [Medan Patrik talar så har Sofia visat repliktecknet med att hålla upp sin skylt med papper bakom] Replik Sofia: Jag håller inte med. Det är oförsvarligt att vi inte ska använda pengarna till något annat än sommarläger. Vad händer med årsmöte, produktkongresser och liknande ting? Jag uppmanar årsmötet till att ha en omröstning mot Patriks förslag. [Medan Sofia talar tecknar sig Patrik till svarsreplik: lyfter upp ombudsskylten med ett vitt papper bakom] Svarsreplik Patrik: Jag hör vad du säger, men vi kan ju bara få tag i mer pengar. Vi säger bara till staten att vi vill ha så är det här ju inget problem. Ordningsfråga Om du har frågor om mötets ordning så kan du begära ordningsfråga. Ordningsfråga fungerar på samma sätt som sakupplysning, alltså att den som begär ordningsfråga kommer först på talarlistan. Exempel på situationer när du kan begära ordningsfråga är: Om du har frågor om hur mötet genomförs. Till exempel om du har frågor eller förslag om omröstningen sker. Om du har praktiska frågor, som till exempel att ajournera mötet (ta paus), eller att öppna fönstren. Om du vill begära streck i debatten (läs mer nedan). Om du har en sakupplysning (läs mer nedan). Streck i debatten Om debatten blir långvarig utan att något tillförs kan du begära streck i debatten. Detta innebär att alla som står på talarlistan får möjlighet att tala, och alla som vill får skriva upp sig på talarlistan. Efter att dessa personer talat så går mötet till omröstning, inga fler får alltså skriva upp sig på talarlistan. Yrkande Om du under mötet vill lägga ett förslag på något som du anser att årsmötet ska ta beslut kring ska du teckna dig till ett yrkande. Det kan exempelvis vara förslag på en eller flera ändringar i mötesprotokollet. Sakupplysning Ifall debatten innehåller moment som du menar är okorrekta eller behöver ett uppklarande, kan du teckna dig till en sakupplysning för att upplysa mötet om detta. Det är ganska stränga regler för vad som får sägas under en sakupplysning. En sakupplysning ska aldrig börja med: Jag menar, jag tycker, enligt mitt synsätt, min värdering osv. Exempel: Inlägg Sofia: Det bor femton miljoner människor i det här landet och 97 procent av dessa har celiaki. Patrik känner på en gång att något är galet här. Han räcker upp sin skylt med handen över. 4

5 Sakupplysning Patrik: Det bor inte femton miljoner människor i detta land, det riktiga antalet är närmare nio miljoner. I tillägg påstås det att 97 procent av dem har celiaki. Enligt SCF är det riktiga talet omkring 1 procent. (Detta är exempel på en riktig sakupplysning). Sakupplysning Patrik: Jag menar att du måste vara ganska dum för att tro på det Sofia säger. (detta fungerar inte du blir klubbad) Votering Vanligtvis när det genomförs en votering räcker det att ombuden visar upp sina skyltar när det röstas, men ibland så hålls det en skriftlig omröstning. Detta sker ofta när det är personval, men också när någon kräver det, det räcker med att en person gör det. Detta för att voteringarna ska genomföras så demokratiskt som möjligt. Mötets dokument Stadgarna Stadgarna är själva grundvalen till det vi gör. Det är grundlagen till SCUF. Det är dessa som reglerar spelreglerna i organisationen. Det kan verka tråkigt för dig att läsa stadgarna om du inte är van att läsa den här typen av dokument. Fråga om det du funderar på, på så sätt blir behandlingen av stadgarna bästa möjlig på årsmötet. Det är viktigt att alla på årsmötet förstår vad som behandlas. Ifall det är någon medlem som önskar att förändra stadgarna måste ett skriftligt förslag läggas fram till årsmötet, och 2/3 av alla ombud på årsmötet måste vara eniga om att ändringen/förslaget ska godtas för att stadgarna skall ändras. Efter att vi har sett stadgarna som gäller och ett förslag till nya stadgar måste årsmötet först fastslå vilket dokument som ska gälla, så kan vi behandla eventuella ändringsfrågor. Vi återkommer till hur ändringsförslag läggs fram. Val Som organisationens högsta organ är det på årsmötet som de största och viktigaste besluten fattas. Men eftersom årsmötet bara arrangeras en gång om året, måste mötet välja vem som ska driva organisationen mellan mötena. På årsmötet ska följande poster fyllas. Ordförande Kassör Fem ledamöter Valberedning Två revisorer och två revisionsersättare För att bli vald måste kandidaterna till de olika posterna ha mer än hälften av rösterna på 5

6 årsmötet. Styrelseposterna varar två år, så det är inte alla posterna som ska väljas om i år. Valkommittén kommer med ett förslag på vilka som ska sitta i styrelsen. Verksamhetsberättelsen Verksamhetsberättelsen berättar om verksamheten det senaste året och ger en utvärdering från styrelsen om hur de tycker att året gått. Efter att mötesordföranden lagt fram rapporten öppnas det till rapportdebatt. Om någon har kommentarer till rapporten, tycker att något är utelämnat eller glömt önskar att rikta kritik (både positiv och negativ kritik) mot styrelsen för jobbet de har gjort eller har andra frågor kan allt detta tas upp under rapportdebatten. Till slut ska verksamhetsberättelsen godkännas eller inte godkännas. Godkänna verksamhetsberättelsen: Det betyder att deltagarna på årsmötet i stor grad är nöjd med arbetet styrelsen har gjort sedan senaste årsmötet, och att rapporten innehåller riktig och tillräckligt god information. Det är vanligt att jämföra rapporten med de planer och mål som blev antagna på förra årsmötet. Inte Godkänna verksamhetsberättelsen: Detta är en ganska allvarlig affär. Ifall årsmötet väljer att inte godkänna rapporten kan det finnas två orsaker till detta. - Årsmötet tycker att styrelsen mer eller mindre har kört organisationen i diket och inte önskar ställa sig bakom den verksamhet som rapporten visar på. - Rapporten stämmer inte överens med verkligenheten och/eller är full av faktiska fel och brister, och av dessa orsaker kan årsmötet inte ställa sig bakom den. Att godkänna verksamhetsberättelsen med anmärkningar: Detta innebär att man i huvudsak är nöjd med rapporten och styrelsens ansvar för verksamheten., men att det finns ett par fel och brister på några ställen. Behandlingen av ekonomi budget och räkenskaper Att behandla ekonomi är en viktig, men ganska svår affär ifall en inte har arbetat så mycket med ekonomi tidigare. I SCUF har en ekonom det dagliga uppföljningsansvaret för ekonomin i organisationen. För att arbetet med ekonomin ska fungera på solida och riktiga mått, har det utarbetats några ekonomiska riktlinjer. Ekonomin i SCUF styrs av tre instanser. Dessa instanser är: 1) Riktlinjer givna av årsmötet när de godkänner räkenskaperna och godkänner budgeten. 2) Riktlinjer givna av styrelsen i form av de ekonomiska riktlinjer och riktlinjer för förvaltning av FRIFOND (regler för hur vi ska sköta ekonomin). 3) Förvaltning och rapportering från kansliet. På detta sätt säkrar vi ett säkert och solitt ekonomiarbete i organisationen, men det kräver mycket uppföljning och kontinuitet. 6

7 Räkenskap Räkenskapen är en systematisk översikt över vad SCUF har använt pengar till. Räkenskapen ska läggas fram för årsmötets godkännande. Ifall årsmötet tycker att ekonomistyrningen i organisationen stämmer med det som blev bestämt på föregående årsmöte (budgeten), om det tycks vara stark och solid ekonomi i organisationen och bekräftelsen från revisorn ser ut att vara i ordning, är det vanligt att årsmötet godkänner räkenskapen. Ifall det finns grund till att tro att räkenskapen inte stämmer och det är fullt av hål och brister och det inte kan redogöras för talen i räkenskapen, eller ifall revisorn inte har godkänt det (det finns många grunder till det), kan årsmötet låta bli att godkänna räkenskapen. Konsekvenserna av detta kan vara många. Men årsredovisningen ska godkännas varje år, så antingen måste årsmötet delegera myndigheten till styrelsen att se till att räkenskapen kommer i bättre ordning, eller så kan årsmötet ålägga SCUF att kalla in till ett extra årsmöte. Det är bara vid allvarliga tillfällen detta är nödvändigt. Budget Budgeten är en schematisk översikt över vad SCUF planerar att använda pengarna på under nästkommande år. Här lägger årsmötet ramarna för de enklare posterna i budgeten. Hur mycket pengar som ska till sommarläger, styrelsemöten, webbsidor och så vidare. Både räkenskap och budget kommer att förklaras på årsmötet. Det är du som bestämmer Häftet du har läst nu har gett en översikt över det mesta som ska behandlas på årsmötet. När du har satt sig in i sakerna och kommit till årsmötet är det tid att bruka ditt inflytande. Följande beskriver hur du föreslår ändringar till ärenden. Du framlägger ett skriftligt förslag, strykning, eller tillägg: - Strykning: Ifall du önskar att ta bort delar av dokument eller ord och poster som du inte tycker hör hemma i dokumentet. - Ändring: Ifall du önskar ändra innehållet eller ordlydnad i dokumentet. Det vill säga att det tars ut en linje, avsnitt, sida, kapitel och så vidare och ersätter det med något en själv eller andra har skrivit. - Tillägg: Ifall du önskar att upprätta en ny punkt, avsnitt, kapitel, och så vidare. Uttalanden I tillägg till de bilagda dokumenten, kan årsmötet bilägga uttalanden. Dessa kan vara av både politisk och organisatorisk art, och kan bland annat användas för att uppmana organisationen till speciella aktiviteter framöver. Ett par exempel på uttalanden: Styrelsen i SCUF ska jobba för att få till lägre deltagaravgifter på arrangemang framöver. Eller På alla SCUFs arrangemang ska det bara serveras kaffe som är fairtrade märkt. 7

8 Uttalanden kan vara så bristfälliga, men kom ihåg att också uttalanden kan ålägga styrelsemedlemmar uppgifter. De måste därför ses i sammanhang med handlingsplan, budget och stadgar. Protokollanmärkning Alla deltagare på årsmötet har rätt att få sin syn tillfört protokollet. Detta kallas en protokollanmärkning. Detta brukas ifall en önskar att påpeka speciella förhållanden på mötet. Detta kan till exempel användas för att protestera mot odemokratiska tendenser på mötet eller för att markera andra saker. Ett par exempel på protokollanmärkningar: Det är beklagligt att årsmötet inte har avsatt mer tid till pauser. Detta gjorde att det blev svårt att hänga med i mötet och kan ha påverkat ombudens deltagande i debatt och votering. Det uppfodras till att detta planläggs bättre till nästa årsmöte. Eller Det kom oerhört många ändringförslag till budgeten under mötet. Det blev inte avsatt tillräckligt med tid för att läsa igenom förslagen till omröstning. Detta är odemokratiskt och bör inte upprepa sig. Reservation Om ett beslut tas som du tycker är helt galet kan du välja att lägga in din reservation mot beslutet. Det kan till exempel handla om en motion som röstats igenom. Syftet med en reservation är att i protokollet märka ut att du inte stod bakom beslutet som togs och därmed inte heller stödjer det. För att reservera dig mot ett beslut lämnar du en skriftlig reservation som säger vad du reserverar dig mot och även, om du vill varför du reserverar dig till mötessekreteraren. Avslutning Denna guide är menad för att ge några generella tips och råd till deltagarna på årsmötet. Hoppas du har fått nog ut av den och att du kommer bättre rustad till årsmötet. Om du har fler frågor kan du kontakta kansliet. Telefon:

9 Bilaga 1 Dagordning vid ordinarie årsmöte Följande punkter skall behandlas på årsmötet: 1. Mötets öppnande 2. Val av årsmötesfunktionärer Mötesordförande Mötessekreterare Två protokolljusterare tillika rösträknare 3. Fastställande av röstlängd 4. Fråga om årsmötet är behörigen utlyst. 5. Fastställande av dagordning. 6. Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning. 7. Revisorernas berättelse 8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen. 9. Godkännande av verksamhetsplan och budget, samt plan för användande av Svenska Spel. 10. Behandling av motioner. 11. Behandling av styrelsens och revisorernas förslag. 12. Val av styrelse. Ordförande Kassör Övriga ledamöter Ersättare 13. Val av två revisorer och två revisionsersättare (1 år) 14. Val av valberedning för valen till nästa ordinarie årsmöte. 15. Eventuella övriga val. 16. Övriga frågor. 17. Mötets avslutande. Vid behov får fler punkter läggas till. 9