Nina Gustavsson Kallelse/underrättelse

Transkript

1 Nina Gustavsson Kallelse/underrättelse Barn- och utbildningsnämnden Kallelse till sammanträde: Tisdagen den 13 juni 2017 kl :15 (ca) Ösel, Rådhuset, Visborg ANM. Eftermiddagskaffet intas gemensamt med de nyutexaminerade medarbetarna, vilka avslutat sin rektorsutbildning Frånvaro anmäls till Nina Gustavsson eller via e-post ÄRENDEN 1. Justeringsledamot: Oskar Ahlin Arbetsutskottets protokoll Ä 2 Månadsrapport. April Ärendet föredras av ekonomichef Jimmy Söderström (Bilaga) Ä Ä Ä Ä 8 Intern kontrollplan för år 2017 Ärendet föredras av ekonomichef Jimmy Söderström Information. Revisionsrapport avseende granskning av rutiner för ansökan om statlig ersättning inom flyktingmottagandet Ärendet föredras av ekonomichef Jimmy Söderström. Remiss från regionstyrelsen. Integrationsstrategi för Gotland Information om Skolkommissionens betänkande och övervägande om eventuellt yttrande över Nationell strategi för kunskap och likvärdighet (SOU 2017:35). Bilaga (Bilaga) Bilaga (Bilaga) Ä Ä 11 Uppföljning av verksamhetsplan. Analysrapport 2 Ärendet föredras av chefen för kvalitets- och utvecklingsavdelningen, Elisabeth Jonsson Höök. Verksamhetsberättelse. Science Center Fenomenalen Bilaga (Bilaga) Ä Ö Information. Skolpliktsärenden (---) Information från ordförande om budgetberedningen (--) Ö Västerhejde skola Ärendet föredras av lokalsamordnare Kristoffer Strehlenert. Bilaga

2 Kallelse/Underrättelse Övriga ärenden Månadsrapport. Maj Ärendet föredras av ekonomichef Jimmy Söderström. ANM. Handlingar skickas separat per e-post Information. Systematiskt jämställdhetsarbete Ärendet föredras av genuspedagog Marit Olsson Information. Resultat av föräldraenkäter läsåret 2016/2017 Ärendet föredras Rapport. Klagomålshantering år 2017, halvårsrapport 2017:1 Ärendet föredras av verksamhetsspecialist Karin Sandberg Täpp Rapport. Ärenden hos Skolinspektionen och Barn- och elevombudet år 2017, halvårsrapport 2017:1 Ärendet föredras av verksamhetsspecialist Karin Sandberg Täpp Rapport. Sammanställning av anmälningar om kränkande behandling år 2017, halvårsrapport 2017:1 Ärende föredras av verksamhetsspecialist Karin Sandberg Täpp. 18. Rapport. Skolpliktsärenden år 2017, halvårsrapport 2017:1 Ärendet föredras. ANM. Handlingar delas ut på sammanträdet. 19. Information. Högbyskolan Ärendet föredras av rektorn för Högbyskolan, Helena Jungenstam 20. Information. Avslutad rektorsutbildning De fem anställa inom utbildnings- och arbetslivsförvaltningen som avslutat sin rektorsutbildning informerar kort om sina erfarenheter Anmälningsärenden Underlag finns att tillgå i pärm på sammanträdet Information om vissa inkomna handlingar Underlag finns att tillgå i pärm på sammanträdet (Bilaga separat) -- Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga (Se anm.) Förvaltningschefens information 24. Ev. övriga ärenden Ordföranden 2 (2)

3 Jimmy Söderström Ekonomichef Tjänsteskrivelse BUN 2017/357 GVN 2017/11 18 maj 2017 Barn- och utbildningsnämnden och Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Intern kontrollplan 2017 Förslag till beslut. Intern kontrollplanen för nämndens verksamhetsområden godkänns Bakgrund Nämnderna har det yttersta ansvaret för att en god intern kontroll skapas och att uppföljning sker. Det framgår av riktlinjerna som antogs av regionfullmäktige under Ett internt kontrollsystem ska utformas med utgångspunkt i en helhetssyn på verksamheten där hänsyn tas till väsentlighets- och riskaspekter. För 2017 års interna kontrollplan föreslår förvaltningen att följande processer och rutiner kontrolleras: - Uppföljning av kostnader och intäkter - Övriga utbetalningar - Attestreglementet - Lönetillägg - Bisyssla Beslutsunderlag Intern kontrollplan 2017 Anders Jolby Utbildningsdirektör Skickas till Regionstyrelsen 1 (1) Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-gvn@gotland.se Org nr Webbplats

4 Intern kontrollplan 2017 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden Fastställd av gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden barn- och utbildningsnämnden Datum Ärendenr GVN 2017/11 BUN 2017/357 Version [1.0]

5 Ärendenr RS GVN 2017/11 BUN 2017/357 Datum GVN 2017/11 BUN 2017/ Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden Innehåll 1. Riktlinjer Beslut om riktlinjer för intern kontroll Innehåll i den interna kontrollplanen Intern kontrollplan för utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Uppföljning av kostnader och intäkter Övriga utbetalningar Inköpskort Attestreglemente Lönetillägg Bisysslor Riskbedömning och bruttolista Väsentlighet och riskbedömning Bruttolista Kontrollmoment - test av kontroll Uppföljning av kostnader och intäkter, EA Övriga utbetalningar, EA Inköpskort, EA Attestreglementet, EA Lönetillägg, EA Bisyssla, EA Metod (14)

6 Intern kontrollplan 1. Riktlinjer 1.1 Beslut om riktlinjer för intern kontroll Regionfullmäktige antog under 2013 nya Riktlinjer för intern kontroll med tillämpningsanvisningar med giltighet från 1 januari Det är nämnden som har det yttersta ansvaret för att en god intern kontroll skapas och att uppföljning sker. Förvaltningschefen ansvarar för att regler och anvisningar finns utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Verksamhetsansvariga chefer ska följa antagna regler och anvisningar för intern kontroll samt informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Anställda inom förvaltningen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sin arbetsutövning. Enligt riktlinjerna för uppföljning av intern kontroll gäller att: Varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollarbetet inom respektive verksamhetsområde. Nämnden ska varje år ska anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen, ska återrapporteras till nämnden Nämnden ska i samband med årsbokslutet och verksamhetsberättelsens inlämnande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till regionstyrelsen Riktlinjerna syftar till att säkerställa att nämnderna upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, det vill säga att de ska med en rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - Innebär att ha kontroll över prestationer, kvalitet och ekonomi samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till målen i styrkortet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten - Innebär att regionstyrelsen och nämnderna samt de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till korrekt redovisning, samt en relevant och rättvisande information om verksamheten. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, regler, riktlinjer och rutiner mm. - innefattar lagstiftning såväl som regionens egna interna styrdokument. 1.2 Innehåll i den interna kontrollplanen I de riktlinjer som är antagna bör den interna kontrollplanen innehålla Sammanfattning av resultat från genomförd riskbedömning Vilka rutiner/processer som ska kontrolleras Vilka kontrollmoment som ska göras Hur kontrollerna ska göras

7 Ärendenr RS GVN 2017/11 BUN 2017/357 Datum GVN 2017/11 BUN 2017/ Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden Hur uppföljning/återrapportering ska ske 2. Intern kontrollplan för utbildnings- och arbetslivsförvaltningen 2017 s interna kontrollplan har sin utgångspunkt från den förteckning (bruttolista) med processer och rutiner som förekommer i verksamheten. För år 2017 är gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden samt barn- och utbildningsnämndens interna kontrollplan enligt följande: Process/rutin Kontrl- Metod Granskn- Ansvarig och Risk- Risk/ Ekonomi moment period utförare bedömn. Väsent. Uppföljning av kostnader och intäkter EA01 S-prov Uppföljn. Ekch, RSF ek. 6 R3, V2 Övriga utbetalningar EA03 S-prov Oktober Ekch, RSF ek. 9 R3, V3 Inköpskort EA 07 S-prov Oktober Ekch, RSF ek. 9 R3, V3 Attestreglementet EA 08 S-prov Oktober Ekch, RSF ek. 6 R2, V3 Process/rutin Rutin Metod Granskn- Ansvarig och Risk- Risk/ HR period utförare bedömn. Väsent. Lönetillägg EA20 Pop. Maj HR-Ekch 6 R3, V2 Bisyssla EA21 Pop. Maj HR-Ekch 6 R3, V2 Rapporteras till Förvaltningschef samt nämnd i samband med årsbokslut 2.1 Uppföljning av kostnader och intäkter Att använda checklistan vid uppföljning av kostnader och intäkter har sin grund i vikten av att rutiner finns vid uppföljning för att kunna kontrollera att en ordning hålls i ekonomin. En ordning i ekonomin ger förutsättningarna att kunna analysera ekonomin inom ramen för en god ekonomisk hushållning på verksamhetsnivå, det vill säga att verksamheten bedrivs på ett korrekt och kostnadseffektivt sätt. Kontrollområdet gäller för GVN och BUN 2.2 Övriga utbetalningar Huvudregeln är att inköp till verksamheten ska göras mot faktura eller med regionens inköpskort men i undantagsfall kan inköp ske genom utlägg. När det gäller manuella betalningar genom utlägg görs en efterkontroll en så kallad buntkontroll. Buntkontrollen innebär kontroll av att registrerade betalningar stämmer överens med utbetalningsunderlagen. För gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden är kontrollområdet tillämpligt då manuella betalningar förekommer och hanteras ute i verksamheten. För Barn- och utbildningsnämnden är kontrollområdet, i det här fallet, inte tillämpligt då regionsstyrelseförvaltningens avdelning ekonomi hanterar detta och bör därmed ha det som ett kontrollområde i den egna interna kontrollplanen. Kontrollområdet gäller för GVN 2.3 Inköpskort Inköpskort kan användas till småinköp i tjänsten och skall ersätta förskottskassor och rekvisitioner på mindre belopp, för varor där regionen ej har ramavtal. Större inköp och inköp 4 (14)

8 Ärendenr RS GVN 2017/11 BUN 2017/357 Datum GVN 2017/11 BUN 2017/ Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden via avtalsleverantörer skall ske på samma sätt som tidigare dvs inköp på faktura. Inköpskort har varit ett kontrollområde i den egna interna kontrollplanen, för år 2016 visade granskningen genom den interna kontrollen att hanteringen av inköpskort inom Barnoch utbildningsnämndens verksamhetsområden inte fungerar tillfredsställande. Det fanns brister om syfte och mål med inköpet, kvitton eller anteckningar saknades, moms hade bokförts felaktigt samt hade beslutsattestant attesterat sitt eget inköp. För Barn- och utbildningsnämnden är kontrollområdet tillämpligt då inköpskort förekommer inom verksamhetsområdet. För gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden är kontrollområdet, i det här fallet, inte tillämpligt då det vid senaste kontrollen visade sig att det endast förekom ett inköpskort. Kontrollområdet gäller för BUN 2.4 Attestreglemente Riktlinjerna för attest reglerar hur alla ekonomiska transaktioner skall granskas och vem som ansvarar för detta. Syftet är att säkerställa en god kontroll för att se till att resurser används i enlighet med fattade beslut samt att förhindra avsiktliga eller oavsiktliga fel vid hantering av regionens tillgångar. Beslutsattestanter och ersättare utses av respektive nämnd årligen. Attestreglementet har varit ett kontrollområde i den egna interna kontrollplanen år Granskningen visade att riktlinjerna för attest uppsatta för regionen inom nämndens verksamhetsområden fungerar tillfredställande. Men att förteckning över attestanter måste uppdateras regelbundet. Kontrollområdet gäller för GVN och BUN 2.5 Lönetillägg Lönetillägg kan utges då en medarbetare erhållit arbetsuppgifter av tillfällig art med påtagligt ökat ansvar. Lönetillägget reduceras vid vissa typer av frånvaro på samma sätt som månadslönen. Lönetillägget skall vara tidsbegränsat och beslutat av förvaltningschef. Lönetillägg kan utges vid speciella arbetstidsöverenskommelser fastlagda i kollektivavtal såsom tex årsarbetstid, arbete i resursteam motsvarande. Kontrollområdet gäller för GVN och BUN 2.6 Bisysslor Under 2014 genomförde PWC en regionövergripande granskning av de anställdas bisysslor, rapporten presenterades i februari En av de generella rekommendationerna som lämnades var att respektive nämnd borde överväga om uppföljning av efterlevnaden av riktlinjerna för förekomsten av bisysslor bör ingå i nämndens interna kontrollplan I personalhandboken för påtalas vikten av öppenhet och diskussion om s syn på bisysslor och hur dessa skall hanteras på ett korrekt sätt både ur ett arbetsgivar- och ett medarbetarperspektiv. Det skall vara känt i organisationen att arbetsgivaren regelbundet undersöker förekomsten av bisyssla hos medarbetarna. Kontrollområdet gäller för GVN och BUN 5 (14)

9 Ärendenr RS GVN 2017/11 BUN 2017/357 Datum GVN 2017/11 BUN 2017/ Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 3. Riskbedömning och bruttolista 3.1 Väsentlighet och riskbedömning Ett internt kontrollsystem ska utformas med utgångspunkt i en helhetssyn på verksamheten där hänsyn tas till väsentlighets- och riskaspekter. Väsentlighet anges med en allvarlighetsgrad för de konsekvenser som uppstår vid ett fel och bedöms utifrån hur det drabbar den/de som berörs. Bedömningen görs i fyra (4) nivåer. 1. Försumbar: Konsekvensen av ett fel är obetydlig 2. Lindrig: Konsekvensen av ett fel uppfattas som litet 3. Kännbar: Konsekvensen av ett fel är av den arten att det uppfattas som besvärande 4. Allvarlig: Konsekvensen av ett fel är så stor att det uppfattas som en krissituation Risk anges med sannolikheten för att ett fel uppstår. Bedömningen görs i fyra (4) nivåer. 1. Osannolik: Risken att fel uppstår är praktiskt taget obefintlig 2. Mindre sannolik: Risken att fel uppstår är liten 3. Möjlig: Det finns en risk att fel uppstår 4. Sannolik: Risken att fel uppstår är stor Matris för riskvärde Sannolikhet risk RISKMATRIS Väsentlighet/allvarlighetsgrad Allvarlig (4) Kännbar (3) Lindrig (2) Försumbar (1) Sannolik (4) Möjlig (3) Mindre sannolik (2) Osannolik (1) (14)

10 Ärendenr RS GVN 2017/11 BUN 2017/357 Datum GVN 2017/11 BUN 2017/ Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 3.2 Bruttolista Kartläggning av processer och rutiner som förekommer i verksamheten har genomförts av en arbetsgrupp bestående av ekonomichef, controller samt ekonomer. Kartläggningen har resulterat i en bruttolista med tänkbara kontrollmål. Utifrån bruttolistan har arbetsgruppen gjort en prioritering med hjälp av en så kallad risk- och väsentlighetsanalys. Process/rutin Kontrl- Metod Granskn- Ansvarig och Risk- Risk/ Ekonomi moment period utförare bedömn. Väsent. Uppföljning av kostnader och intäkter EA01 S-prov Uppföljn. Ekch, RSF ek. 6 R3, V2 Anskaffning av varor och tjänster EA02 S-prov 2 ggr/år Ekch, RSF ek. 6 R2, V3 Övriga utbetalningar EA03 S-prov Oktober Ekch, RSF ek. 9 R3, V3 Inventarieförteckning och arkiv EA04 S-prov 1 ggr/år Ekch, RSF ek. 9 R3, V3 Förtroendekänsliga poster EA05 S-prov 1 ggr/år Ekch, RSF ek. 9 R3, V3 Krav och bevakningsrutiner: IKE EA06 S-prov 1 ggr/år Ekch, RSF ek. 4 R2, V2 Inköpskort EA7 S-prov Oktober Ekch, RSF ek. 9 R3, V3 Attestreglementet EA8 S-prov Oktober Ekch, RSF ek. 6 R2, V3 Körersättning dubelt boende EA9 S-prov 2 ggr/år Ekch, RSF ek. 4 R2, V2 Projektmedel EA10 S-prov 1 ggr/år Ekch, RSF ek. 9 R3, V3 Utbetalning till enskild verksamhet EA11 S-prov 2 ggr/år Ekch, RSF ek. 4 R2, V2 Process/rutin Rutin Metod Granskn- Ansvarig och Risk- Risk/ HR period utförare bedömn. Väsent. Lönetillägg EA20 Pop. Maj HR-Ekch 6 R3, V2 Bisyssla EA21 Pop. Maj HR-Ekch 6 R3, V2 Resekostnader inkl körersättning EA22 S-prov 2 ggr/år HR-Ekch 6 R2, V3 7 (14)

11 Ärendenr RS GVN 2017/11 BUN 2017/357 Datum GVN 2017/11 BUN 2017/ Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 4. Kontrollmoment - test av kontroll 4.1 Uppföljning av kostnader och intäkter, EA 01 Test av kontroll vid månadsuppföljning - Uppföljning av kostnader och intäkter Löpande-checklista vid månadsuppföljning KONTROLL Kontrollnamn: Förvaltning: Utförare: Test intervall: Typ av riskområde: Urvalsmetod: Metod och åtgärd EA01 Uppföljning av kostnader och intäkter Ekonom, RSF Månadsvis Internrisk-redovisningsrisk Stickprov Uppföljning genomförs av ansvarig ekonom för respektive skolområde/enhet vid ekonomisk uppföljning. Årligen genomförs utöver detta utökad uppföljning av särskilda områden. Vad Budget vs redovisning Åtgärdsplan Hur Har kontrollerat att den löpande redovisningen matchar hur budgeten är lagd. Eventuellt större/avvikande poster rapporteras till ekonomichef. Är vid behov ifylld. Åtgärdsplanens effekter skall medräknas i det pronostiserade resultatet. Periodiseringar Utfallet är vid behov periodiserat. Budgetomföringar Eventuella budgetomföringar genomförs. Investeringsmedel Följs upp kontinuerligt på aktuella ansvar Barn- och elevvolymer Löner Uppföljning av budgeterade, verkliga och prognostiserade barnoch elevvolymer samt förändringar i antal (medräknas i prognos). Översiktlig granskning av att lönekostnaden är rätt, dvs att personalen är fördelad på rätt kodsträng och att rätt personal är kopplade till resp ansvar. Personalfrågor Uppkomna personalfrågor hänvisas till HR. Statsbidrag Rapporter Följer upp utfall mot budget. Säkerställer att skol- och förskoleområde redovisar vad de använt budgetmedel till genom att kontera på projekt. Önskemål och frågor om rapporter i ekonomisystemet har identifierats, dessa skapas efter behov. 8 (14)

12 Ärendenr RS GVN 2017/11 BUN 2017/357 Datum GVN 2017/11 BUN 2017/ Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 4.2 Övriga utbetalningar, EA 03 INTERN KONTROLL - Test av kontroll Övriga utbetalningar KONTROLL Kontrollnamn: Förvaltning: Utförare: Test intervall: Typ av riskområde: Urvalsmetod: Metod och åtgärd: EA03 Övriga utbetalningar och buntkontroll Ekonom RSF Två gånger per år Internrisk-redovisningsrisk Stickprov Utbetalning till person skall ske enligt anvisningar "ersättning vid utlägg, bidrag m.m", ursprungstyp 111 "övrig utbetalning elektronisk". Välj genom stickprov ut ett antal utbetalningar och säkerställ att utbetalningsblanketten är korrekt ifylld enligt anvisningarna. Stickprovsgranskning enligt anvisningarna "rutin för buntkontroll av övriga utbetalningar" TEST Område/enhet: Testperiod: Beskrivning av genomfört test: Urvalsstorlek: Beskrivning av urval: RESULTAT Granskning utförd av: Datum: Resultat: Kommentar: Rapporterats till: Datum: 9 (14)

13 Ärendenr RS GVN 2017/11 BUN 2017/357 Datum GVN 2017/11 BUN 2017/ Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 4.3 Inköpskort, EA 07 INTERN KONTROLL - Test av kontroll Inköpskort KONTROLL Kontrollnamn: Förvaltning: Utförare: Test intervall: Typ av riskområde: Urvalsmetod: Metod och åtgärd: EA12 Inköpskort Ekonom RSF Två gånger per år Internrisk-redovisningsrisk Stickprov Stickprovsgranskning av enheter som har inköpskort. Granskningen sker enligt fastställda riktlinjer för inköpskort. Syfte och mål med inköpet, anteckning Underlag, kvitto Moms Behörighet att attestera TEST Område/enhet: Testperiod: Beskrivning av genomfört test: Urvalsstorlek: Beskrivning av urval: RESULTAT Granskning utförd av: Resultat: Kommentar: Datum: Rapporterats till: Datum: 10 (14)

14 Ärendenr RS GVN 2017/11 BUN 2017/357 Datum GVN 2017/11 BUN 2017/ Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 4.4 Attestreglementet, EA 08 INTERN KONTROLL - Test av kontroll Attestreglemente KONTROLL Kontrollnamn: Förvaltning: Utförare: Test intervall: Typ av riskområde: Urvalsmetod: Metod och åtgärd: EA13 Attestreglemente Ekonom RSF Två gånger per år Internrisk-redovisningsrisk Stickprov Välj genom stickprov från transaktionslista ut ett antal verifikationer och säkerställ att attestreglementets regler följs exempelvis avseende attestbehörigheter, att överordnad attesterat resor, att relevanta anteckningar gjorts där så krävs. TEST Område/enhet: Testperiod: Beskrivning av genomfört test: Urvalsstorlek: Beskrivning av urval: RESULTAT Granskning utförd av: Datum: Resultat: Kommentar: Rapporterats till: Datum: 11 (14)

15 Ärendenr RS GVN 2017/11 BUN 2017/357 Datum GVN 2017/11 BUN 2017/ Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 4.5 Lönetillägg, EA 20 INTERN KONTROLL - Test av kontroll Lönetillägg KONTROLL Kontrollnamn: Förvaltning: Utförare: Test intervall: Typ av riskområde: Urvalsmetod: Metod och åtgärd: EA20 Lönetillägg HR-chef/Ekonomichef En gång per år Internrisk Population hela urvalet Välj hela populationen från transaktionslista av urvalet, säkerställ att riktlinjerna för lönetillägg i s personalhandbok följs. Lönearter som väljs ut för populationen är följande: 20 Lönetillägg chef 21 för tillägg som utgår för tillfälliga arbetsuppgifter 22 för tillägg med anledning av speciella arbetstidsöverenskommelser fastlagda i kollektivavtal TEST Område/enhet: Testperiod: Beskrivning av genomfört test: Urvalsstorlek: Beskrivning av urval: RESULTAT Granskning utförd av: Datum: Resultat: Kommentar: Rapporterats till: Datum: 12 (14)

16 Ärendenr RS GVN 2017/11 BUN 2017/357 Datum GVN 2017/11 BUN 2017/ Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 4.5 Bisyssla, EA 21 INTERN KONTROLL - Test av kontroll Bisyssla KONTROLL Kontrollnamn: Förvaltning: Utförare: Test intervall: Typ av riskområde: Urvalsmetod: Metod och åtgärd: TEST EA21 Bisyssla HR-chef/Ekonomichef En gång per år Internrisk Population hela urvalet Välj hela populationen från transaktionslista av urvalet, säkerställ att riktlinjerna för bisyssla i s personalhandbok följs enligt följande: 1. Information, bisyssla meddelad vid medarbetarsamtal och vid introduktion av nyanställda 2. Dokumentation, att blankett används och finns tillgänglig 3. Bedömning, av bisyssla är rimlig i förhållande till Förtroende Arbetshindrande Konkurrens 4. Sammanställd Exkludera samkörning med bolagsverket mfl. Område/enhet: Testperiod: Beskrivning av genomfört test: Urvalsstorlek: Beskrivning av urval: RESULTAT Granskning utförd av: Datum: Resultat: Kommentar: Rapporterats till: Datum: 13 (14)

17 Ärendenr RS GVN 2017/11 BUN 2017/357 Datum GVN 2017/11 BUN 2017/ Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden 5. Metod Kontroll Test Kontrollnamn: Typ av riskområde: Test intervall: Urvalsmetod: Metod och åtgärd: INSTRUKTIONER Namn på kontroll enligt fastställd intern kontrollplan. Internrisk-redovisningsrisk Månadsvis, Terminsvis eller Årsvis Stickprov eller hela populationen Beskrivning av kontrollen på ett sätt som möjliggör bedömningen godkänd eller ej vid test av kontroll. Område/enhet: Ange om test avser skolområde (ange namn) eller hela förvaltningen (ange "UAF") Testperiod: Beroende på test intervall ange År-Mån, År-Termin eller År Urvalsstorlek: Antal testade stickprov som detta testprotokoll avser. Beskrivning av test: Beskriv hur testet genomförts. Beskrivning av urval: Ange testade stickprov med namn, nummer, datum och eller annat på ett sätt som möjliggör upprepande av test. Bifoga om möjligt förteckning över populationen med urvalda stickprov markerade. Resultat Datum: Resultat: Kommentar: Urvalsmetod: Datum för testets genomförande. Ange Godkänt, Ej godkänt eller Ej godkänt och rättat. Ange ev. kommentar till testresultat. Vid val av stickprov används systematiskt urval. En population exempelvis kan bestå av en lista av verifikationer, fakturor, projekt, utbetalningar, kvittenser, skol- eller rektorsområden, placeringar, eller någon annan typ av förteckning. Varje enskild post, t. ex. en verifikation, är då en individ i den populationen. Totalt antal individer i populationen = n stycken. Förslagsvis sorteras listan på beloppsmässig storlek inför urvalet. Urvalsstorlek: Vid populationer där det totala antalet individer är: < >250 Urval / stickprov Testa följande antal stickprov: 10% 25 st Först väljs den första individen att testa: Därefter väljs de övriga individerna att testa: Hela populationen (samtliga individer) testas. Välj en av de första 10 individerna Var 10:e individ Välj en av de första 25 individerna. Var n/25:e individ 14 (14)

18 Förslag till remissversion Integrationsstrategi för Gotland

19

20 Förord Gotland beskrivs ofta som Navet i havet, en ö som samlar och förenar. Så har det varit historiskt och så är det fortfarande i dag. Aldrig förr har krig och konflikter tvingat så många människor på flykt. Plötsligt kom världens händelser och all nyhetsrapportering väldigt nära och för en del personer blev Gotland den plats dit man kom för att söka skydd. Det är med stor medmänsklighet och engagemang som det gotländska samhället välkomnat personer som är asylsökande och de som har beviljats uppehållstillstånd, inklusive ensamkommande barn. Genom god samverkan mellan Länsstyrelsen,, organisationer, föreningar, trossamfund, företagare och många, många frivilliga har vi stått för ett bra och värdigt mottagande. Ibland lyfts vi fram som ett särskilt lyckat exempel när det gäller mottagande och etablering och vi är övertygade om att det i dessa tider är extra viktigt att gemensamt kraftsamla i det fortsatta arbetet. Våra nya gotlänningar är viktiga för ön. Varje gotlänning räknas oavsett om vi är födda på Gotland, inflyttade eller helt nya i landet. Asyl- och flyktingmottagandet bidrar till ökad kompetens och till den drivkraft som möjliggör Gotlands fortsatta tillväxt. Det är vår förhoppning att det gotländska samhället, även framöver, ska formas av nyfikenhet, handlingskraft och övertygelsen om människors lika värde. En gemensam integrationsstrategi för Gotland kommer att vara en betydelsefull och god hjälp i det fortsatta arbetet med att introducera personer till en ny tillvaro i det gotländska samhället. Strategin har tagits fram tillsammans med många olika aktörer, som bidragit med värdefull kunskap och erfarenheter. Detta kommer att bidra till en helhetssyn kring integrationsfrågor, där vi tillsammans skapar ett samhälle som tar tillvara sina nya invånare på bästa sätt. Björn Jansson Regionstyrelsens ordförande Cecilia Schelin Seidegård Landshövding

21 1 Integration I den här strategin har vi tagit avstamp i den första av de elva europeiska grundprinciperna för integration: Integration är en dynamisk dubbelriktad process med ömsesidigt tillmötesgående mellan alla invandrare och invånare i medlemsstaterna. För att uppnå integration mellan personer födda i Sverige och andra länder krävs en ömsesidig förståelse och respekt för alla människors lika värde. Syfte Syftet med strategin är att ange övergripande mål och strategisk inriktning för det gotländska integrationsarbetet. Strategin är ett övergripande styrdokument för Gotlands arbete med integration och en delstrategi i den kommande regionala utvecklingsstrategin (RUS). Övergripande integrationsmål Ett gotländskt samhälle som präglas av mångfald med lika rättigheter, möjligheter och skyldigheter. En strävan är att varje individ ges möjlighet att utifrån sina förutsättningar leva ett självständigt liv med egen försörjning och deltagande i samhället på samma villkor som andra. Individen upplever sig trygg och delaktig i det gotländska samhället. Målgrupp för strategin Integrationsstrategin berör alla som lever, bor och verkar på Gotland. Målgrupp är även offentlig sektor, näringsliv, civilsamhällets organisationer och övriga aktörer som utför insatser inom integration. Samverkan samarbete Samverkan handlar om att ha en gemensam syn på vad som behöver göras och att dra åt samma håll. Samarbete innebär att olika parter konkret arbetar tillsammans för att nå gemensamt uppsatta mål. För att lyckas krävs arenor för samverkan och samarbete. Den lokala överenskommelsen (LÖK) underlättar och skapar förutsättningar för samverkan mellan myndigheter. Gotlands integrationsråd har uppdraget att vara plattform för strategiska integrationsfrågor. Strategiska områden I arbetet med att ta fram integrationsstrategin har fem viktiga utvecklingsområden identifierats. De är valda utifrån de elva europeiska grundprinciperna för integration, nationellt övergripande integrationsmål och Vision Gotland Samtliga områden är beroende av varandra och utgör lika viktiga delar för en hållbar integration. Varje område inleds med en kort beskrivning och därefter anges strategiska vägval och exempel på åtgärder.

22 2 Arbete Ett arbete bidrar till försörjning och möjliggör delaktighet i samhället. Personer som kommer hit bidrar också med sin kompetens som är viktigt för Gotlands behov av kompetensförsörjning. En snabb etablering på arbetsmarknaden är viktigt. Det behövs effektiva etableringsinsatser samt en arbetsmarknad där kvinnor och män oavsett etnisk bakgrund kan delta. Strategiska vägval Synliggöra arbetsmarknadens behov Exempel på möjliga åtgärder Marknadsföra Gotland utifrån behov av kompetensförsörjning. Nyttja befintliga plattformar och strukturer som Erbjuda praktikplatser utifrån arbetsmarknadens behov. Ta tillvara och tillgängliggöra individens kompetens Kartlägga, beskriva och hitta metoder och modeller som syftar till att nyanlända snabbare kommer i arbete. Validering av tidigare utbildningar och möjligheter till vidareutbildning. Att personer som är asylsökande och nyanlända tidigt kan ta del av förberedande insatser för företagande. Säkerställa att alla vuxna får kvalitativa och tidiga etableringsinsatser Skapa flexibla organisationer med ökad samverkan mellan myndigheter, ALMI, näringslivet och civilsamhället. Fokus på kompetensförsörjning, arbete och eget företagande. Individanpassade etableringsinsatser.

23 3 Boende Möjlighet till att snabbt få en egen bostad är en grundläggande faktor för en långsiktig och hållbar etablering. En egen bostad skapar förutsättningar för personen att påbörja sin etablering och planera sin framtid. Bostadsområden som speglar det samhälle vi lever i med en blandning av människor med olika ursprung är viktigt för ett inkluderande samhälle. Strävan är att ha ett bostadsbestånd som gör det möjligt för alla människor att etablera sig på bostadsmarknaden. Strategiska vägval Långsiktigt mottagande av asylsökande samt att Gotland uppfyller lagstiftning kring mottagande av nyanlända och ensamkommande barn I samhällsplanering verka för områden med blandande bostadsformer och miljöer som främjar möten mellan människor för att motverka segregation Verka för långsiktiga bostadslösningar i olika storlekar till rimliga priser för personer som bor eller vill flytta till Gotland Exempel på möjliga åtgärder Dialog med Migrationsverket gällande former för asylmottagandet. I samverkan med Migrationsverket genomföra insatser som gör att en större andel nyanlända, vid anvisning, tackar ja till bosättning på Gotland. Integrationsaspekter beaktas i all samhällsplanering. Vid upphandling av mark och byggnation samt under markanvisningsprocessen villkora underlag som beskriver varierade typer av bostadsformer. arbetar med samordnad bostadsförsörjning för att hantera bostäder för personer med liknande behov. Bostäder för personer som är nyanlända inkluderat ensamkommande barn bör i första hand erbjudas på orter där det finns närhet till skola, utbildning, sysselsättning/arbete, aktiviteter eller att det finns goda kommunikationer och där kontakter med civilsamhället och volontärer redan är etablerat. Nära samverkan mellan, Länsstyrelsen, kommunala bolag och privata bostadsbyggare.

24 4 Hälsa och sjukvård Alla områden i denna strategi bidrar till förutsättningar för god hälsa på lika villkor. Förekomsten av psykisk ohälsa är högre bland personer som är asylsökande och nyanlända, inklusive ensamkommande barn. Hälsan påverkas av förhållanden i hemlandet, av migrationen i sig och av hur väl integrationen i det nya samhället fungerar. Hälsofrämjande arbete berör många olika aktörer som har olika uppdrag och perspektiv. För att få tillgång till hälsofrämjande insatser och sjukvård är det viktigt att överbrygga hinder såsom språk, kulturella skillnader och okunskap om det svenska sjukvårdssystemet. För att etablera sig i samhället är tillgången och tilliten till hälso- och sjukvård en viktig faktor. Strategiska vägval Skapa samhälleliga förutsättningar för god hälsa på lika villkor och självständigt liv Exempel på möjliga åtgärder Inom ramen för samhällsinformation erbjuda hälsokommunikation på modersmål, inkluderande information om den svenska hälso- och sjukvården, med särskilt fokus på primärvård, barn- och mödrahälsovård. Säkerställa att personer som är asylsökande och nyanlända har samma möjligheter, som övrig befolkning, till hjälp och stöd om de utsätts för våld eller förtryck av närstående. Verksamheter och aktörer strävar efter en gemensam syn på vad som främjar jämlik hälsa. Utveckla arbetssätt som utgår från att familjen är en viktig del för att skapa skyddsfaktorer som främjar en god hälsa. Utveckla och vidmakthålla administrativa system för att garantera patientsäkerheten. Vidareutveckla hälsofrämjande insatser för barn och unga Samverka och utveckla arbetssätt mellan s verksamheter och andra aktörer för att främja god och jämlik hälsa.

25 5 Socialt sammanhang Integration sker i mötet mellan människor. Tillsammans kan vi skapa ett samhälle där människor känner att de ingår i en gemenskap som har tillit och tilltro till varandra. Trygga, stabila och positiva relationer skapar en känsla av sammanhang och delaktighet. Att ingå i ett socialt sammanhang möjliggörs bl.a. genom individens tillgång till relationer, sociala nätverk, fritidsaktiviteter och sysselsättning. Att skapa förutsättningar för människor att mötas i gemensamma miljöer och tillgängliggöra utbud av aktiviteter är därför betydelsefullt. Strategiska vägval Möjliggöra individens egenmakt Exempel på möjliga åtgärder Identifiera och sprida metoder och arbetssätt så att personer på egen hand kan ta del av samhällsinformation. Samverkan mellan myndigheter och civilsamhället kring tidiga insatser som främjar kunskaper i svenska, kunskaper om det svenska samhället, den svenska arbetsmarknaden samt hälsa. Verka för trygga och samordnade mötesplatser med varierat utbud av aktiviteter Verka för ökad interkulturell kunskap och förståelse Utveckla och samordna kommunikation kring utbud av aktiviteter. Samverkan mellan myndigheter och civilsamhället kring fritidsaktiviteter, sysselsättning, språkinlärning, samhällsinformation och mötesplatser. Kontinuerligt genomföra värdegrundsarbete som berör mötet mellan personer från skilda kulturer och ömsesidig förståelse. Regelbundna fortbildningar, forum för samtal och kunskapsutbyte.

26 6 Utbildning Utbildning är viktigt för en framgångsrik integration. Utbildning på alla nivåer grundskola, gymnasieskola och högre studier skapar möjlighet till delaktighet i samhällslivet och en framtida etablering på arbetsmarknaden. Skolan är en väsentlig del i alla barn och ungdomars vardag för att få en god start och motivera framtida studier och lärande. En inkluderande undervisning som utgår från individens behov och förmåga skapar förutsättningar för utveckling och ett långsiktigt lärande. Strategiska vägval Säkerställa alla barns/elevers rätt till en kvalitativ förskola, grundskola och gymnasieskola Exempel på möjliga åtgärder Identifiera och utveckla nya arbetssätt för individanpassad undervisning (t.ex. via Skolverkets projekt kring nyanländas lärande på Gotland). Flexibel skolorganisation som är anpassad efter elevernas behov. Asylsökande ungdomar ska få slutföra påbörjad gymnasieutbildning. Säkerställa att alla vuxna får kvalitativa och tidiga etableringsinsatser Flexibla organisationer med ökad samverkan mellan myndigheter, civilsamhället och näringslivet. Fokus på svenska för invandrare (SFI) och samhällsorientering. Individanpassade etableringsinsatser. Verka för tillgång till högre utbildning och yrkesutbildning Samverkan mellan olika aktörer för att ta tillvara och vidareutveckla individers kompetens, i förhållande till den gotländska arbetsmarknadens behov.

27 Elisabeth Jonsson Höök Kvalitets-/Utvecklingschef Tjänsteskrivelse BUN 2016/716, GVN 2016/ maj 2017 Barn- och utbildningsnämnden och Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Verksamhetsplan 2017, inklusive beslut om uppföljning Förslag till beslut Informationen tas emot Bakgrund Som ett led i uppföljningen av verksamhetsplan 2017 samt som en del i det systematiska kvalitetsarbetet framställer kvalitets- och utvecklingsavdelningen två olika analysrapporter kopplat till läsåret 2016/2017. Analysrapport 1 görs på hösten med utgångspunkt mål och resultat. Vi har nu kommit till analysrapport 2 som görs på våren och har fokus på trygghet, trivsel och tillgängliga lärmiljöer. I verksamhetsplanen 2017 har två prioriterade utvecklingsområden utgjort en utgångspunkt. Dessa är 4.1 Likvärdig och tillgänglig utbildning, samt 4.3 Allas ansvar för skolan uppdrag och bildar tillsammans med flertalet olika data och resultat ett underlag för analysrapport 2. Analysrapport 2 utgör dessutom ett av underlagen för kommande års verksamhetsplan och dess prioriteringar. Klicka här för att ange text. Anders Jolby Utbildningsdirektör 1 (1) Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post registrator-gvn@gotland.se Org nr Webbplats

28 RAPPORT Analysrapport /2017 Framtagen av Kvalitets- och utvecklingsavdelningen Datum Ärende BUN 2016/716 & GVN 2016/151 Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post regiongotland@gotland.se Org nr Webbplats

29 Analysrapport /2017 Analysrapport /2017 Innehåll 1. Sammanfattning Bakgrund och syfte Metod och underlag Kvalitetsuppföljningssamtal Genomförande Syfte och innehåll Analys och diskussion Organisation Ansvar Likvärdig och tillgänglig utbildning Värdegrund Slutsatser Referenser Ärendenr BUN 2016/386 & GVN 2016/132 Datum (16)

30 Analysrapport / Sammanfattning Analysrapporter tas fram två gånger per läsår och är del av det systematiska kvalitetsarbetet på huvudmannanivå. Analysrapport 1 på hösten har större fokus på kunskapsresultat och analysrapport 2 på våren har större fokus på värdegrundsarbete och trivsel. Det systematiska kvalitetsarbetet har överlag fortsatt utveckla sig i positiv riktning. Skolledarna 1 beskriver i kvalitetsuppföljningssamtalen en tydlig struktur för kvalitetsarbetet och att verksamheten analyseras utifrån flera olika underlag. Flera skolledare har sett behov av att omorganisera sina verksamheter för att bryta upp gamla strukturer som hindrar skolutvecklingen. I samtalen framkommer även en ökande tendens att skolledarna organiserar för barnen och elevernas 2 behov och lärande framför lärarnas önskemål och behov. Därför behöver detta Fortfarande finns rekryteringssvårigheter, vilket av skolledarna upplevs ha en negativ effekt på lärarna och i förlängningen ha effekt på elevernas lärande och trygghet. Under läsåret har det på några områden förekommit oväntat stor personalomsättning. Önskemål har framförts av skolledarna att skolhuvudmannen i sådana lägen stärker rekryteringsstödet till berörd skolledare. Skolledarnas fokus på det gemensamma ansvaret för Gotlands kommunala skolor och förskolor verkar ha ökat, men ansvarstagande för alla barn och elever, i alla led, utmärker sig fortfarande som ett utvecklingsområde. En viktig del av att ta ansvar för det gemensamma uppdraget är arbetet med övergång och samverkan. Behov finns av att utveckla rutiner för överlämning från grundskolan till gymnasieskolan för elever som har uppnått gymnasiebehörighet med hjälp av omfattande stödinsatser. Från elevenkäten 3 har det framkommit att de äldre eleverna (årskurs 8 och årskurs 2 på gymnasiet) i mindre grad än de yngre eleverna (årskurs 3 och 5) upplever att de vuxna tar hänsyn till deras åsikter. Även övriga frågor som rör elevens lärande och upplevelse av delaktighet har sjunkande resultat med ökande ålder. Forskning visar att det finns tydligt samband mellan delaktighet, inflytande, lärande och ytterst kunskapsresultat. Därför behöver detta område ges ökad uppmärksamhet framöver. I vårens kvalitetsuppföljningssamtal lyfts likvärdighet i utbildningen med fokus på det kompensatoriska uppdraget. För att kompensera för barn och elevers olika förutsättningar driver skolledarna utvecklingsarbete i sina verksamheter kring förhållningssätt och pedagogiska strategier. Under kvalitetsuppföljningssamtalen har diskussioner förts kring att likvärdighet betyder att organisering och undervisning inte skall göras likadant för alla barn och elever, utan utifrån varje barn och elevs unika behov. Ärendenr BUN 2016/386 & GVN 2016/132 Datum Olikheter finns mellan skolor och skolformer i förutsättningar och struktur för elevhälsoarbetet. Skolledare uttrycker önskemål om att utveckla elevhälsoarbetet mot att i högre grad arbeta förebyggande kring att motverka psykisk ohälsa och främja närvaro. Arbetet med att motverka frånvaro och främja närvaro drivs på olika sätt på skolenheterna. På skolhuvudmannanivå pågår en revidering av rutinerna för att främja närvaro. Välfungerande strukturer och rutiner för värdegrundsarbetet finns på enhetsnivå. Skolledare lyfter att nätmobbning och problematik kring sociala medier nu även förekommer i lägre åldrar. Elevenkätens resultat tyder dock på att eleverna i Gotlands kommunala skolor överlag känner 1 Skolledare syftar i rapporten till förskolechefer och biträdande förskolechefer, samt rektorer och biträdande rektorer i förskola, grundskola, grundsärskola, gymnasieskola, gymnasiesärskola, folkhögskola och vuxenutbildning. 2 Elev är man enligt skollagen från förskoleklass till och med vuxenutbildningen 3 Elevenkät genomfördes höstterminen 2016 för årskurs 3, 5 och 8 på grundskolan, samt årskurs 2 på gymnasiet 3 (16)

31 Analysrapport /2017 sig trygga i skolan, vilket indikerar att lärarna överlag är skickliga på relationsskapande och värdegrundsarbete. Att goda relationer skapar trygghet har stöd i forskning, samt att upplevelse av trygghet har effekt på elevers studieresultat (Hattie, 2014:153, 332). Att eleverna känner sig trygga är därmed inte bara ett mål i sig utan även ett medel för att nå de nationella målen med utbildningen. Sammanfattningsvis kan konstateras att de prioriteringar som beslutats i Utbildnings- och arbetslivsförvaltningens verksamhetsplan för 2017 fortsatt är aktuella. Ärendenr BUN 2016/386 & GVN 2016/132 Datum (16)

32 Analysrapport / Bakgrund och syfte Analysrapporter tas fram två gånger per läsår och är del av det systematiska kvalitetsarbetet på huvudmannanivå. Det systematiska kvalitetsarbetet skall enligt skollagen inriktas mot att uppfylla de nationella målen med utbildningen och innebär systematiskt och kontinuerlig uppföljning, analys, planering och utveckling av såväl huvudmän som förskole- och skolenheter (Skolverket 2012:5). Analysrapporterna följer upp de verksamheter inom utbildnings- och arbetslivsförvaltningen som har ett lagstadgat krav på systematiskt kvalitetsarbete. Dessa verksamheter är förskola, grundskola, fritidshem, grundsärskola, gymnasieskola, gymnasiesärskola, vuxenutbildning och folkhögskola. Analysrapporterna är uppdelade utifrån skolans två huvuduppdrag, kunskaper och värden. Skolväsendet vilar på demokratins grund. Skollagen (2010:800) slår fast att utbildningen inom skolväsendet syftar till att elever ska inhämta och utveckla kunskaper och värden. (Skollagen 2010:800) Analysrapport 1 på hösten har större fokus på kunskapsresultat och analysrapport 2 på våren har större fokus på värdegrundsarbete och trivsel. De två huvuduppdragen kunskap och värde är beroende av varandra och påverkar varandra. Syftet med analysrapporterna är att utveckla kvaliteten i Gotlands kommunala skolverksamheter genom att följa upp innevarande års verksamhetsplan. Därmed blir analysrapporterna även ett viktigt underlag till det kommande årets verksamhetsplan. 3. Metod och underlag Kvalitets- och utvecklingsavdelningen ansvarar för att ta fram en förvaltningsövergripande analysrapport två gånger per läsår. Ett utkast tas fram av avdelningen gemensamt genom att använda nedanstående underlag. Utkastet bearbetas därefter i förvaltningsledningsgrupp och sedan i barn- och utbildningsnämndens och gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens arbetsutskott. Därefter fastställs analysrapporten av utbildningsdirektören efter samverkan med de fackliga organisationerna. Följande underlag har använts i framtagandet av analysrapport 2: Ärendenr BUN 2016/386 & GVN 2016/132 Datum Verksamhetsplan 2017, med tillhörande arbetsplaner och handlingsplaner Kvalitetsuppföljningssamtal med skolledare Resultat av elevenkäter och föräldraenkäter Klagomål och anmälan om kränkande behandling Skolpliktsärenden Skolinspektionsanmälningar och barn- och elevombudsanmälningar Analysrapport /2017 Diverse material från Skolverket och Skolinspektionen Analysarbetet i kvalitets- och utvecklingsavdelningen Analysarbetet i förvaltningsledningsgrupp, avdelningschefsmöte samt arbetsutskott för barn- och utbildningsnämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Förutom ovanstående underlag planerades även en skriftlig rapportering av respektive skolledare, analys- och åtgärdsrapport 2 4. På grund av att denna rapportering inte 4 Analys- och åtgärdsrapport 2 är en skriftlig analys med fokus på värdegrund, trygghet och trivsel. 5 (16)

33 Analysrapport /2017 synkroniserade med arbetet med verksamhetsplan och tillhörande arbetsplaner och handlingsplaner, genomfördes inte arbetet med analys och- och åtgärdsrapport Kvalitetsuppföljningssamtal Genomförande Under vårterminen 2017 har kvalitetsuppföljningssamtal genomförts med samtliga skolledare i mindre samtalsgrupper. Grupperna har varit blandade mellan förskola, grundskola och grundsärskola, samt mellan grundskola, gymnasiesärskola och gymnasieskola. Samtal med folkhögskolan och vuxenutbildningen/lärvux hölls var för sig. Alla skolledare har deltagit, varav flera är nya på sina poster, antingen i rollen som skolledare eller nya i skolområdet eller förskoleområdet. Samtalen genomförs med utgångspunkt i ett på förhand delgivna frågeställningar (bilaga) Syfte och innehåll Kvalitetsuppföljningssamtalen tjänar två syften. För det första är samtalen en del av huvudmannens uppföljning av skolledarnas systematiska kvalitetsarbete. För det andra ger samtalen skolledarna möjlighet att delge varandra analys och reflektion kring resultat av elevoch föräldraenkäter, samt att delge varandra sitt arbete med värdegrundsfrågor och analys av detta. Utgångspunkt för samtalen har varit följande prioriterade utvecklingsområden i verksamhetsplan 2017: 4.1 Likvärdig och tillgänglig utbildning 4.3 Allas ansvar för skolans uppdrag Samtalen har även tagit utgångspunkt i skollagen (2010:800), 1 kap. 4, beträffande syftet med utbildningen inom skolväsendet: Utbildningen inom skolväsendet syftar till att barn och elever ska inhämta och utveckla kunskaper och värden. Den ska främja alla barns och elevers utveckling och lärande samt en livslång lust att lära. Utbildningen ska också förmedla och förankra respekt för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande demokratiska värderingar som det svenska samhället vilar på. Ärendenr BUN 2016/386 & GVN 2016/132 Datum I utbildningen ska hänsyn tas till barns och elevers olika behov. Barn och elever ska ges stöd och stimulans så att de utvecklas så långt som möjligt. En strävan ska vara att uppväga skillnader i barnens och elevernas förutsättningar att tillgodogöra sig utbildningen. Utbildningen syftar också till att i samarbete med hemmen främja barns och elevers allsidiga personliga utveckling till aktiva, kreativa, kompetenta och ansvarskännande individer och medborgare. 6 (16)

34 Analysrapport / Analys och diskussion 4.1 Organisation Systematiskt kvalitetsarbete I analysrapport 1 5 som rapporterades hösten 2016, lyfts den positiva utvecklingen av det systematiska kvalitetsarbetet som utförs på huvudmannanivå och skolledarnivå. Under vårens kvalitetuppföljningssamtal har det blivit tydligt att det systematiska kvalitetsarbetet överlag har fortsatt att utveckla sig i positiv riktning. I samtalen har skolledarna i stor grad beskrivit en tydlig struktur på sitt kvalitetsarbete och att de analyserar sin verksamhet utifrån olika underlag som kompletterar varandra. Vilka underlag som används kan skilja mellan enheterna, men exempel på underlag som används är resultat av elev- och föräldraenkäter, elev- och barnråd, verksamhetsbesök, arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal, elevhälsoteammöten med mera. Skolledarna har i samtalen även lyft vikten av att prioritera och planera in tid för analys. För att utveckla verksamheten uttrycker skolledarna en önskan att i högre grad analysera verksamheten såväl på medarbetarnivå som på barn- och elevnivå. Diskussioner har förts i uppföljningssamtalen om hur en struktur som stödjer detta kan organiseras. Till detta hör även behovet av tydlig och tidig information om när olika uppföljningar genomförs från centralt håll, en information som kvalitets- och utvecklingsavdelningen ser att hittills har varit bristfällig. Ett exempel där analysarbetet har varit välfungerande på alla nivåer ser vi på flera förskolor, där resultatet av föräldraenkäten har analyserats av skolledare och medarbetare, lyfts på föräldraråd och sedan följts upp genom en kompletterande enkät. Exempel finns även från några skolor att månadens fråga 6 fungerat som stöd i det systematiska kvalitetsarbetet. En rektor berättar hur det har hjälpt denna att utveckla fritidshemmet genom att ha börjat med månadsbrev till föräldrarna där det beskrivs vad man jobbar med kopplat till vilka mål och att fritidshemmet har fått positiv respons på detta från föräldrarna. Ytterligare ett exempel på utveckling av det systematiska kvalitetsarbetet är folkhögskolans deltagande som piloter i ett kvalitetsprojekt som drivs av Folkhögskolornas intresse och serviceorganisation. Projektet har nu gått över till ordinarie verksamhet. Detta har gått hand i hand med att det har kommit starkare krav mot folkhögskolan att bedriva systematiskt kvalitetsarbete. Vuxenutbildningen har med ny ledning påbörjat arbetet med systematisk genomgång av verksamheten för att utveckla det systematiska kvalitetsarbetet för att säkerställa likvärdigheten. Ärendenr BUN 2016/386 & GVN 2016/132 Datum Organisationsförändringar och byte av skolledare Förvaltningen är i ett skede där många skolledare är nya på sina poster, antingen i sitt område eller i sin roll. Detta påverkar kvalitetsarbetet på det sättet att det som ny är svårare att se mönster över tid. En positiv effekt är att det kan vara lättare för en ny ledare som kommer in med ett nytt perspektiv att uppfatta kulturer och strukturer som motverkar respektive gynnar skolutveckling. Flera skolledare har uttryckt att byte av område har gett ny energi, samtidigt 5 Analysrapport 1 läsår 2016/ Föräldrarna har under läsåret 2016/2017 mottagit en fråga per månade på e-post istället för en samlad föräldraenkät en gång under läsåret. Resultatet återkopplas snabbt till rektorerna varje månad. 7 (16)

35 Analysrapport /2017 betonas att kontinuitet är en förutsättning för en framgångsrik skolutveckling. Det har förekommit vakanser på skolledartjänster, det finns tecken på att det kan leda till vilsenhet bland personalen. Ett exempel kommer från en nytillträdd skolledare som upplevde att personalen väntade på sin räddande ängel. Detta belyser att det är nödvändigt att ha en organisationsstruktur med välkända och välfungerande rutiner och riktlinjer som är skapade utifrån verksamhetens behov och som inte är personbundna. Flera skolledare har sett behov av att omorganisera sina verksamheter för att bryta upp gamla strukturer och kulturer som hindrar skolutvecklingen. En typ av organisationsförändring som har genomförts i flera områden är införandet av personalrotation. Exempel på personalrotation finns i flera förskolor där en av personalen alltid följer med en barngrupp upp i åldrarna. Detta medför en trygghet för barnen och föräldrarna genom att barnen alltid har med en personal de känner och som känner barnet. Rotationen motverkar även fastlåsta kulturer och arbetssätt i arbetslaget. Det framkommer i kvalitetsuppföljningssamtalen en ökande tendens till att skolledarna organiserar för barnen och elevernas behov och lärande framför lärarnas önskemål och behov. Ett exempel är Solbergaskolan där man planerar att lägga ett schema med långa och sammanhängande arbetspass, där skolledarnas förhoppning är att det skall gynna det kollegiala lärandet och på ett naturligt sätt bidra till att undervisningsformerna och de pedagogiska verktygen varieras. Ett annat exempel finns på Wisbygymnasiet som har omorganiserat så att lärarna arbetar på både yrkesprogram och högskoleförberedande program, vilket bidrar till att öka likvärdigheten för eleverna och till att förena de två olika skolkulturer som har funnits på tidigare Wisbygymnasiet norr och Wisbygymnasiet söder. Kompetens och resurser Svårigheter för vissa skolor att attrahera legitimerad personal inom vissa ämnen och svårrekryterade yrkesgrupper inom till exempel elevhälsa uppmärksammades i analysrapport 1 och är fortfarande aktuellt. Avsaknad av rätt kompetens och resurser kan och upplevs av skolledarna skapa oro, otrygghet och påverkar därmed lärarna negativt, vilket det är närliggande att anta överförs till eleverna. Något som problematiserades av flera skolledare i kvalitetsuppföljningssamtalen är att avsaknad av någon eller flera av kompetenserna i elevhälsoteamet kan ha effekt på lärarnas engagemang och energi. Om läraren också måste ta rollen som till exempel kurator eller specialpedagog finns mindre tid att planera och utveckla undervisningen, vilket förmodas påverka deras förmåga att undervisa på ett sätt som väcker elevernas intresse och nyfikenhet. Skolledarna lyfter även svårigheter med att få ihop fritidshemsverksamheten med skolan, så att samarbetet gynnar allas ansvar för skolans uppdrag. Skolledarna upplever att detta har samband med avsaknad av behöriga fritidspedagoger. Ärendenr BUN 2016/386 & GVN 2016/132 Datum Oväntat stora personalrörelser har förekommit på några områden, vilket leder till försämring av verksamhetens förutsättning att uppfylla sitt uppdrag. Stor personalomsättning i förskolan kan till exempel leda till att föräldrar känner sig mindre trygga med att lämna sina barn i förskolan, vilket har visats i resultatet av vårens föräldraenkät. Skolledare beskriver att stor del av deras arbetstid används till rekrytering, tid som de hellre skulle vilja använda till sitt pedagogiska ledarskap ute i verksamheten. Det har framförts önskemål från skolledare att skolhuvudmannen i sådana lägen stärker stödet till berörd skolledare och tar ett utökat ansvar för att säkerställa likvärdigheten. Skolhuvudmannens utökade ansvar kan till exempel vara omfördelning av befintliga resurser och stöd vid rekrytering och kompetensförsörjning. I förvaltningens egna kartläggning och nulägesanalys om ökande förutsättningar för ett gott pedagogiskt ledarskap, framkommer att skolledarnas stöd i arbetet med HR och arbetsmiljö är ett viktigt utvecklingsområde. 8 (16)

36 Analysrapport /2017 I förvaltningen arbetas aktivt med att rekrytera lärare till Gotlands kommunala skolor. En positiv tendens är att elevhälsan nu i högre grad har lyckats bemanna sin organisation med rätt kompetens inför höstterminen. Långsiktigt kompetensförsörjningsarbete pågår genom samarbete med Uppsala Universitet kring fler lärarutbildningar på Campus Gotland. Brist på behörig personal är inte bara en utmaning på Gotland utan även i hela landet. En utmaning på Gotland är att vi med många små förskole- och skolenheter är i behov av fler behöriga medarbetare än om vi hade haft färre och större enheter. 4.2 Ansvar Ansvarstagande på respektive nivå I analysrapport 1 betonades vikten av att alla måste ta ansvar på sin nivå och för det gemensamma uppdraget. Under vårens uppföljningssamtal märks ett ökat fokus från skolledarna på det gemensamma ansvaret för Gotlands kommunala skolor och förskolor. I uppföljningssamtalen lyftes bland annat behovet av att öka personalens samsyn kring skolans gemsamma mål samt att göra målen mer konkreta och utvärderingsbara. En skolledare säger att det finns behov av att förtydliga i diskussioner med personalen vad som är uppdraget - varför är jag här?. Samarbetet i linjerna har utvecklats och bland annat lett till uppföljning av omfattande frånvaro, från förskola till årskurs 9. Trots ett tydligt ökande ansvarstagande för alla barn och elever utmärker sig ansvar fortfarande som ett utvecklingsområde. En tendens att skjuta ifrån sig ansvar genom att hävda att det är någon annans problem eller specialistområde eller att det är utanför den egna kontrollen föreligger fortfarande. Ett exempel på detta kommer från folkhögskolan som upplever ett ökat tryck på att ta emot elever, som förväntas att "inte klara av gymnasiet", direkt från grundskolan. I kvalitetsuppföljningssamtalen och i handlingsplanerna har det framkommit att många initiativ tas på enheterna, som syftar till att utveckla pedagogernas förmåga att ta ansvar för skolans uppdrag, genom att kunna bemöta och utforma utbildningen utifrån barnen och elevernas förutsättningar. Exempel på att göra skolan mer tillgänglig för alla elever genom att utveckla ett relationellt synsätt finns, skolledare nämner därutöver utvecklingsarbete kring barnsyn och elevsyn, enheter deltar i Skolverkets insats Specialpedagogik för lärande och Specialpedagogiska Skolmyndighetens distansutbildning om neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. I kvalitetsuppföljningssamtalen har det framgått att där det finns ett tydligt ledarskap och en fungerande stödlinje, såväl horisontell (arbetslag) som vertikal (elevhälsoteam), verkar lärarnas möjlighet att ta sitt individuella ansvar för skolans uppdrag stärkas. Ett exempel på tydligt och stödjande ledarskap är en skola där skolledarna har bokningsbara tider för lärarna. Ärendenr BUN 2016/386 & GVN 2016/132 Datum Övergång och samverkan Att ta ansvar för det gemensamma uppdraget medför ett sätta fokus på arbetet med övergång och samverkan. Detta togs även upp i analysrapport 1 som ett återkommande tema i kvalitetssamtalen med förskola och grundskola. I och med samtalets nya gruppkonstellation där skolledare från grundskolan och gymnasieskolan har blandats, har övergångar igen kommit upp som tema med fokus på övergång mellan grundskola och gymnasieskola. Det har framkommit under samtalen att det finns en osäkerhet och oro från grundskolans sida kring hur särskilt stöd och/eller extra anpassningar utformas på gymnasiet för elever som har haft omfattande stödinsatser i grundskolan, samt vilka krav och resurser som finns när det gäller detta. I dagsläget finns det tydliga rutiner för övergång och samverkan kring elever som inte har uppnått gymnasiebehörighet. Rutiner vid överlämning av elever som har lyckats uppnå gymnasiebehörighet med hjälp av omfattande stödinsatser är däremot ett utvecklingsområde. 9 (16)

37 Analysrapport /2017 Skolledare från folkhögskolan beskriver ett nära samarbete med gymnasiet och gymnasiesärskolan. När det gäller övergång från förskola till grundskola finns det tydliga rutiner i linjerna som kontinuerligt följs upp. Från samtalen har kvalitets- och utvecklingsavdelningen dock uppfattat att det i vissa fall kan finnas svårigheter i förskoleklass där barn kommer från många olika förskolor. Där ser vi att det behövs en tydlig analys av den egna mottagande organisationen, samt en översyn av samverkan med överlämnande förskolor. En arbetsmodell som används med framgång är att under längre tid och/eller vid flera tillfällen låta femåringar besöka mottagande förskoleklass samt att mottagande personal besöker femåringarna i förskolan. Flera skolledare efterfrågar samverkan på skolledarnivå inom linjer och mellan linjer för att ge likvärdig tillgång till rätt kompetens och att resurser skall användas där de bäst behövs. På enhetsnivå utvecklas samverkan där det sker ett kollegialt lärande mellan olika stadier. I utvecklingsarbeten som till exempel matematiklyftet och läslyftet ingår pedagogiska diskussioner kring att utveckla ämnet och detta leder till ett kollegialt lärande. Även PRIO 7 utvecklar samverkan genom pedagogiska diskussioner inom respektive enhet. Delaktighet Från elevenkäten har det framkommit att de äldre eleverna i mindre grad än de yngre upplever att lärarna tar hänsyn till deras åsikter. Enligt Skolverkets forskningsöversikt Delaktighet för lärande, är sambandet mellan delaktighet, inflytande, lärande och ytterst kunskapsresultat centralt i skolan. Sambandet stöds även av John Hattie i Synligt lärande, där betonas att intresset för lärandet stärks av att eleverna känner till, förstår och stöder målen. Detta ökar engagemanget hos eleverna och gynnar delaktigheten. I elevenkäten kan det utläsas att resultatet sjunker betydligt med ökande ålder för frågorna som gäller lärande och delaktighet 8. Skillnaden mellan årskurserna i resultat av frågan som gäller elevernas upplevelse av att få veta hur det går för dem skolarbetet är inte lika påfallande, men har generellt ett något lågt resultat. Som professionell lärare finns det en utmaning att avgöra vilka möjligheter och gränser det finns för elevernas inflytande och delaktighet i planering och genomförandet av undervisningen (Skolverket 2015:22). Delaktighet handlar inte bara om att vara med att bestämma, men även att få information och att förstå vad som skall hända och vad som förväntas av en. Ärendenr BUN 2016/386 & GVN 2016/132 Datum Under samtalen lyfts många goda exempel på ett välfungerande delaktighetsarbete som pågår på skolorna via barnråd, elevråd och föräldraråd. Skolledares engagemang påverkar detta arbete i positiv riktning. En kvalitetshöjning av barn- och elevråd, särskilt i de yngre åldrarna, märks då skolledaren stödjer med riktade frågeställningar som rör exempelvis frågor från likabehandlingsplanen. I kvalitetssamtalen framkommer det att elevråden annars till större del kan bestå av önskelistor (skolmat, lekredskap m.m.). Ett annat exempel kvalitetshöjning är förskolor där barnråd kompletteras med barnintervjuer. 4.3 Likvärdig och tillgänglig utbildning Likvärdighet nämndes i analysrapport 1 som ett återkommande begrepp i höstens kvalitetssamtal, då med fokus på bristande likvärdighet genom olika tillgång på legitimerad lärare och andra svårrekryterade yrkesgrupper. Som har nämnts under rubriken Kompetens och resurser är detta fortfarande en utmaning för våra kommunala utbildningsverksamheter. I 7 SKL:s satsning PRIO Prioritering, resultat, initiativ, organisation 8 Frågorna Skolarbetet gör mig så nyfiken att jag får lust att lära mer, Lärarna i min skola tar hänsyn till elevernas åsikter och Jag vet var jag skall kunna för att nå kunskapskraven 10 (16)

38 Analysrapport /2017 vårens kvalitetssamtal lyfts även likvärdighet i utbildningen med fokus på det kompensatoriska uppdraget. Det kompensatoriska uppdraget Flera skolledare har i kvalitetsuppföljningssamtalen beskrivit hur de lyfter in arbetet för en likvärdig och tillgänglig utbildning i sitt systematiska kvalitetsarbete. I skolledares analyser framkommer att barn och elever har olika förutsättningar i mötet med skolverksamheten. För att kompensera detta driver skolledarna utvecklingsarbete i sina verksamheter kring förhållningssätt och pedagogiska strategier. En skolledare uttrycker att många elever saknar skolkod och att dessa barn behöver kompenseras. Utifrån denna iakttagelse har skolledaren organiserat kompetensutveckling där det ingår föreläsningar, aktuell litteratur och kollegialt lärande om hur lärarna skall kunna bemöta barn och elevers olikheter och olika förutsättningar. Ett annat exempel kommer från förskolan, där skolledarens analys är att barnen inte har fått tillräcklig språklig träning innan de kommer till förskolan. Skolledaren har då organiserat en särskild språkutvecklingsgrupp för att främja barnens möjlighet till likvärdig utbildning. Ytterligare ett exempel är en skolledare som ser behov av att utveckla det likvärdiga arbetssättet, då det finns många barn som inte möts utifrån sina särskilda behov. Under uppföljningssamtalen har diskussioner förts kring att likvärdighet betyder att barn/elever skall ha lika möjligheter och att detta innebär att organisering och undervisning av alla barn och elever inte ska göras likadant. Skolledare beskriver att de har tagit del av och börjat använda Specialpedagogiska skolmyndighetens värderingsverktyg för tillgänglig utbildning, en satsning som beräknas pågå under 2017 och Därmed ökar likvärdigheten för barn och elever oavsett deras funktionsnivå och förutsättningar. Flera skolledare har beskrivit att arbetet med jämställd skola 9 har gett effekt. En skolledare har uttryckt att arbetet har gett ett annat tänk, ökad reflektion och medvetenhet bland personalen. Detta styrks av genuspedagogens uppföljning och utvärdering av arbetet med jämställd skola, där det bland annat framkommer att förskolor och skolor som har deltagit upplever sig ha nått framgång i sitt jämställdhetsarbete och att arbetet har utvecklat och berikat verksamheten. Ärendenr BUN 2016/386 & GVN 2016/132 Datum Elevhälsoarbetet Det finns olikheter mellan skolor och skolformer i förutsättningar och struktur för elevhälsoarbetet. I kvalitetsuppföljningssamtalen betonar flera skolledare betydelsen av att ha ett stöd av samtliga kompetenser inom elevhälsan för att kunna öka likvärdigheten och att förebygga kränkningar och diskriminering. Exempel har framkommit som tyder på att likvärdigheten för eleverna ökar där det finns ett välfungerande elevhälsoteam som arbetar med systematik och struktur. Framgångsfaktorer för elevhälsoarbetet som har lyfts av skolledare i kvalitetsuppföljningssamtalen är snabba insatser och täta uppföljningar, i nära samarbete mellan elevhälsoteam och pedagoger. Ett exempel från en skola är att lärarna kan boka tid hos elevhälsoteamet. Några skolledare beskriver att då det finns många elever som är i behov av extra anpassningar och särskilt stöd går stor del av elevhälsoteamets arbete åt till akuta insatser. Diskussioner har förts under flera av uppföljningssamtalen om hur elevhälsans arbete i större grad kan riktas mot det förbyggande arbetet och flera skolledare har uttryckt ett önskemål om att utveckla elevhälsoarbetet i denna riktning. Ett särskilt betonat område inom elevhälsan är att arbeta förebyggande kring att motverka psykisk ohälsa och att främja närvaro. Närvaro och frånvaro I kvalitetssamtalen har det framkommit att några linjer har genomfört analysarbete med fokus på frånvaro. De har arbetat med case där de granskat elever med hög frånvaro bakåt i tiden för att hitta tidiga varningssignaler. I detta arbete tycker de sig ha hittat ett samband mellan 9 Som en led i arbetet för jämställdhet i skolan har utmärkelsen Jämställd skola arbetats fram som ett bevis på skolornas viktiga arbete med jämställdhets- och värdegrundsfrågor. 11 (16)

39 Analysrapport /2017 både mycket långa dagar i förskolan, liten tid eller ojämn tid i förskolan och hög frånvaro i grundskolan. En skolledare i grundskolan arbetar med tydliga rutiner och förutsägbarhet för eleverna som har svårt att komma till skolan och ser att det är en framgångsfaktor för att främja närvaro. Gymnasiets skolledare beskrev i kvalitetsuppföljningssamtalen sitt arbete med att främja närvaro i en klass med hög frånvaro, där de gick bort från det digitala systemet och bestämde att föräldrarna måste ringa om eleven är frånvarande. Den period detta hade pågått hade det haft effekten att frånvaron minskade betydligt. Även folkhögskolan jobbar aktivt och uppsökande för att främja deltagarnas närvaro, ett exempel är att man ringer hem och väcker vissa deltagare. Här har hela skolans personal deltagit i en föreläsning där bland annat deltagarens upplevelse av att bli sedd lyfts som en framgångsfaktor. Behovet av att förstärka det förebyggande arbetet för att främja närvaro lyfts även i Skolverkets rapport Frånvaro och närvaro i gymnasieskolan en nationell kartläggning: Frånvaro kan leda till att elever hoppar av gymnasieskolan. De riskerar därmed att hamna utanför både arbetsmarknaden och högre studier. Det är därför viktigt att följa upp elevers frånvaro och att huvudmäns och skolors arbete med att minska frånvaron och främja närvaro fungerar. (Skolverket 2014) Att ha tydliga rutiner för närvaroarbetet, som är välförankrade hos lärare och elevhälsans personal, nämns som en framgångsfaktor i SKL:s Vänd frånvaro till närvaro. För Gotlands kommunala skolor finns från huvudmannen rutiner för att främja närvaroarbetet och det har tillsatts en arbetsgrupp, närvarogruppen, med ansvar att revidera rutinerna. Statens offentliga utredning Saknad! Uppmärksamma elevers frånvaro och agera kommer att ligga till grund för revideringen. De nya rutinerna planeras vara klara inför skolstart höstterminen 2017 och skall då implementeras med stöd av elevhälsoteamen. För att säkerställa att de nya rutinerna fungerar kommer arbetsgruppen att göra uppföljningar av rutinerna under läsåret 2017/ Värdegrund Ärendenr BUN 2016/386 & GVN 2016/132 Datum Likabehandling mot diskriminering och kränkande behandling Det finns inte längre ett lagstadgat krav på att ha en likabehandlingsplan, men lagkraven har skärpts för skolverksamhet att arbeta aktivt och förebyggande, inte bara mot kränkande behandling utan också mot diskriminering. Detta arbete ska dokumenteras. I kvalitetsuppföljningssamtalen framkommer att flera rektorer fortfarande och med framgång använder likabehandlingsplanen som ett verktyg i arbetet mot diskriminering och kränkande behandling. Kvalitets- och utvecklingsavdelningen ser att man har hittat välfungerande strukturer och rutiner. Trygghetsvandringar genomförs på flera skolor, där lärare och elever tillsammans identifierar otrygga platser på skolan. Det finns också exempel på skolledare som sammanställer anmälan om kränkande behandling som underlag för analys av åtgärder. Enligt skollagen ska kränkningar anmälas till skolhuvudmannen. Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen har rutiner för hur skolledare skyndsamt anmäler detta till skolhuvudman. På respektive enhet finns rutiner för hur skolledarna utreder och följer upp kränkningar enda tills dessa upphör. Kvalitets- och utvecklingsavdelningen har rutiner och ansvarar därutöver för att ta emot och följa upp synpunkter och klagomål, skolinspektionsärenden och ärenden från barn- och elevombudsmannen. Detta redovisas till respektive nämnd två gånger per år. Under hösten 2016 genomfördes en riktad utbildningsinsats mot samtliga skolledare med syfte att öka medvetenhet och kunskap kring hur det förebyggande och åtgärdande arbetet mot kränkande behandling blir framgångsrikt, samt hur man som skolledare i ett tidigt skede möter och förebygger anmälningar till Skolinspektionen. En positiv effekt av denna utbildningsinsats märks genom att antalet 12 (16)

40 Analysrapport /2017 anmälningar om kränkande behandling till skolhuvudman har ökat samtidigt som anmälningar till Skolinspektionen/barn- och elevombudsmannen har minskat. Detta är ett tecken på att det förebyggande och åtgärdande arbetet mot kränkningar och diskriminering har blivit effektivare på förskole- och skolnivå. Flera skolledare beskriver att deras arbete med att ta emot nyanlända har utmanat och utvecklat skolans värdegrundsarbete. En rektor uttrycker att normer och värderingar har blivit aktuella i skarpt läge. Likabehandlingsplanerna lyfts av flera skolledare som en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet och flera berättar att de genomför kompletterande elevenkäter för att följa upp likabehandlingsplanen. I dessa enkäter kan man få syn på utvecklingsområden. Ett tydligt exempel är yngre barn som känner otrygghet när de har lektioner på andra skolor. I flera samtal lyfts nätmobbning och problematik kring sociala medier. Såväl kränkningar som utestängning försiggår mer och mer via sociala medier. Skolledarna upplever att detta nu förekommer längre ner i åldrarna och särskilt bland tjejer på mellanstadiet. Mycket av detta sker under helgerna och eleverna tar med sig helgens händelser till skolan där det påverkar deras skolvardag. Skolledarna beskriver att problemen med nätmobbning och sociala medier har hanterats på olika sätt, till exempel genom att ha externa föreläsare för barn och föräldrar och att ha en grupp äldre elever som samtalar med de yngre eleverna. Där sådana insatser har genomförts upplever skolledarna att detta har haft en positiv påverkan. I Friends nätrapport 2017 ges rekommendationer till skolan om att integrera nätet i det ordinarie värdegrundsarbetet. Enligt rapporten borde skolan kartlägga elevernas trygghet och trivsel på nätet, involvera eleverna, samverka med vårdnadshavare och se till att hela personalgruppen tar ett gemensamt ansvar för elevernas trygghet i skolan och på nätet (Friends 2017:22). Trygghet och goda relationer I elevenkäten som genomfördes höstterminen 2016 är frågan om att känna sig trygg i skolan en av frågorna som har fått högst resultat i jämförelse med övriga frågor. Gotlands kommunala skolor har även ett högt resultat i jämförelse med genomsnittet för Sveriges kommuner och jämförbara kommuner. Detta tyder på att eleverna i Gotlands kommunala skolor överlag känner sig trygga i skolan och det kan förmodas att lärarna överlag är duktiga på relationer och värdegrundsarbete. Det finns dock relativt stora skillnader i resultatet på trygghetsfrågan mellan årskurs och mellan skolor. Ärendenr BUN 2016/386 & GVN 2016/132 Datum Flera exempel har framkommit i kvalitetsuppföljningssamtalen av vad som kan främja barn och elevers känsla av trygghet. En skolledare från förskolan lyfter att mindre barngrupper verkar ge ökat trygghet, lugn och självständigare barn. Från grundskolan är en skolledares analys att det höga resultatet på trygghet i en särskild klass har samband med att klassläraren är skicklig på att skapa goda relationer. Att goda relationer skapar trygghet har stöd i forskning, samt att upplevelse av trygghet har effekt på elevers studieresultat (Hattie, 2014:153, 332). Att eleverna känner sig trygga är därmed inte bara ett mål i sig utan även ett medel för att nå de nationella målen med utbildningen. Att kopplingar finns mellan elevers delaktighet och relationer, lärande, reella förändringar samt motivation och ansvar framkommer även i Skolverkets Delaktighet för lärande. Hattie pekar också i sin metaanalys på att det som påverkar motivationen hos elever är lärare som bygger relationer och hjälper dem att skaffa bättre strategier och processer för att lära sig ämnet (Hattie 2014:153). 13 (16)

41 Analysrapport / Slutsatser Uppföljning av det systematiska kvalitetsarbetet på huvudmannanivå ska utgå från verksamhetsplanen och behöver synkroniseras med delårsredovisning och årsredovisning. Behov finns även av att synkronisera de många olika planer som ingår i det systematiska kvalitetsarbetet, som till exempel arbetsplan, handlingsplan, likabehandlingsplan, språkplan med mera. På enhetsnivå har det systematiska kvalitetsarbetet utvecklats i positiv riktning, men behöver fortfarande förstärkas genom att i ännu högre grad involvera medarbetare, barn och elever i analysarbetet. Verksamhetsplanens punkt 9 Uppföljning behöver därmed revideras och en tydlig tidplan för arbetet ska presenteras. Tydlig styrning och ledning på alla nivåer, samt hållbart ledarskap, är båda strategier i verksamhetsplanen för Att det finns en välfungerande ledning är en förutsättning för utveckling av verksamheten. Kvalitets- och utvecklingsavdelningen har i vårens kvalitetsuppföljningssamtal sett en utveckling av skolledarnas ledarskap och förmåga till systematiskt kvalitetsarbete jämfört med tidigare års samtal. En slutsats är att skolhuvudmannen behöver fortsätta säkerställa kontinuitet i ledarskapet, men samtidigt uppmuntra till byte av ansvarsområde för att bidra till förnyelse och nya perspektiv i skolutvecklingsarbetet. Mot bakgrund av forskning och resultatet av elevenkät i grundskola och gymnasieskola är det närliggande att anta att elevernas upplevelse av delaktighet påverkar deras nyfikenhet och lust att lära. Att öka elevernas delaktighet är ett utvecklingsområde för Gotlands kommunala skolor. Med tanke på att det finns relativt stora skillnader i resultat på trygghetsfrågan mellan årskurs och mellan skolor behöver skolhuvudmannen, för att säkerställa likvärdigheten, även fokusera på insatser som ytterligare utvecklar lärarnas förmåga att skapa goda relationer till sina elever. Både forskning och skolledares erfarenhet pekar på att lärarnas förmåga och förutsättningar att skapa goda relationer är den enskilt viktigaste faktorn för elever och deltagares trygghet och lärande. Nära samband med detta har känslan av att bli sedd och bekräftad, vilket är av avgörande betydelse för om eleven/deltagaren går till skolan eller stannar hemma. Lärare och vuxnas relationer till barn, elever och deltagare är därmed viktiga i arbetet för att främja närvaro. Ärendenr BUN 2016/386 & GVN 2016/132 Datum Skolledarna beskriver välfungerande strukturer och rutiner för arbetet mot diskriminering och kränkande behandling. Alla skolledare använder med framgång likabehandlingsplan och plan mot kränkande behandling som ett verktyg i detta arbete. Då det inte längre finns ett lagstadgat krav på likabehandlingsplan behöver såväl skolhuvudman som skolledare besluta hur systematiken i värdegrundsarbetet skall dokumenteras och säkerställas framöver. Trots ett välstrukturerad förbyggande och åtgärdande arbete ökar problematiken kring kränkningar på nätet. Ökat fokus på att förebygga och åtgärda kränkningar på nätet är nödvändigt. Skolorna behöver kartlägga elevernas trygghet och trivsel på nätet, involvera eleverna, samverka med vårdnadshavare och se till att hela personalgruppen tar ett gemensamt ansvar för elevernas trygghet i skolan och på nätet (Friends 2017:22). Huvudmannen behöver skyndsamt ta ett samlat och tydligt grepp om hur det förebyggande och åtgärdande arbetet kring kränkningar på nätet skall ske. Utifrån rapportens slutsatser är de prioriterade utvecklingsområdena i verksamhetsplanen för 2017 fortsatt aktuella och verksamhetsplanen är väl förankrad i de utvecklingsbehov 14 (16)

42 Analysrapport /2017 förvaltningen står inför. Till revideringen av verksamhetsplanen inför 2018 bör arbetet med delaktighet och relationer särskilt betonas i de prioriterade utvecklingsområdena likvärdig och tillgänglig utbildning och allas ansvar för skolans uppdrag. För att verksamhetsplanen skall vara ett levande dokument är det viktigt att säkerställa att styrkedjan hela vägen från koncernstyrkort till medarbetarkontrakt fungerar. Verksamhetsplanen skall vara väl förankrad i alla led, vilket kräver att arbetsplaner och handlingsplaner tas fram i processform och följs upp i dialog med medarbetare på respektive nivå i organisationen. Ärendenr BUN 2016/386 & GVN 2016/132 Datum (16)

43 Analysrapport / Referenser Litteratur Friends, Friends nätrapport, Hattie, John, Synligt lärande. Natur & Kultur Akademisk 2014 Skollag (2010:800). Svensk författningssamling 2010:800 Skolverket, Allmänna råd Systematisk Kvalitetsarbete - för skolväsendet, Statens skolverk 2012 Skolverket, Delaktighet för lärande. Statens skolverk 2015 Skolverket, Frånvaro och närvaro i gymnasieskolan en kartläggning. Statens skolverk 2014 Statens kommuner och landsting, Vänd frånvaro till närvaro, Statens kommuner och landsting 2013 Ärendenr BUN 2016/386 & GVN 2016/132 Datum (16)

44 Kvalitets- och utvecklingsavdelningen Bilaga 1 (3) Kallelse till uppföljning av det systematiska kvalitetsarbetet Välkomna till uppföljning av och gemensamt lärande kring era förskolors/skolors systematiska kvalitetsarbete med frågor som rör värdegrund, trivsel och tillgängliga lärmiljöer. Syftet med samtalen är att delge varandra analys och reflektion kring de resultat ni har fått ta del av via enkätsammanställningar, samt att delge varandra ert arbete med värdegrundsfrågor och er analys av detta. Utgångspunkt för samtalen är verksamhetsplanens prioriterade utvecklingsområden; 4.1 Likvärdig och tillgänglig utbildning 4.3 Allas ansvar för skolans uppdrag och skollagen 2010:800 Syftet med utbildningen inom skolväsendet 1 kap 4 Utbildningen inom skolväsendet syftar till att barn och elever ska inhämta och utveckla kunskaper och värden. Den ska främja alla barns och elevers utveckling och lärande samt en livslång lust att lära. Utbildningen ska också förmedla och förankra respekt för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande demokratiska värderingar som det svenska samhället vilar på. I utbildningen ska hänsyn tas till barns och elevers olika behov. Barn och elever ska ges stöd och stimulans så att de utvecklas så långt som möjligt. En strävan ska vara att uppväga skillnader i barnens och elevernas förutsättningar att tillgodogöra sig utbildningen. Utbildningen syftar också till att i samarbete med hemmen främja barns och elevers allsidiga personliga utveckling till aktiva, kreativa, kompetenta och ansvarskännande individer och medborgare. När alla samtal är genomförda sammanställs och analyseras dessa av kvalitetsoch utvecklingsavdelningen i en rapport som redovisas för BUN och GVN vid juni sammanträdena. Besöksadress Visborgsallén 19 Bankgiro Postadress SE Visby Plusgiro Telefon +46 (0) vxl Org nr E-post registrator-bun alt gvn@gotland.se Webbplats