Användarmanual Compello Invoice Approval Version 10.5 Ny dokumentimport modul

Transkript

1 Användarmanual Compello Invoice Approval Version 10.5 Ny dokumentimport modul

2 Document information 2018 Compello AS. Sole rights. Microsoft, MS-DOS and Windows are registered trademarks of the Microsoft Corporation. Microsoft SQL-Server is a registered trademark of the Microsoft Corporation. Microsoft SilverLight is a registered trademark of the Microsoft Corporation Compello AS takes no responsibility for errors in this book. The contents of this book can be changed without warning and are not binding for Compello AS. It is illegal to copy this handbook in whole or in part or to transfers its contents to another medium without permission from Compello AS. Version 3 Modified Compello AS IT Fornebu - Terminalbygget Martin Linges vei Snarøya Postal address: Postboks Fornebu Tel: Fax: Support Sida 2 av 32 Användarmanual för Compello Invoice Approval

3 Innehåll Innehåll... Error! Bookmark not defined. Information... 5 Om denna användarmanual... 5 Version... 5 Inloggning... 6 Logga på ny dokumentimport-modul... 6 Ny dokumentimporten som standardval... 8 Så här väljer du nya dokumentimport-modulen som ditt standardval... 8 Huvudmenyer Version och kontaktuppgifter till Compello Support Version Compello Suite Compello Support Compello Fjärrstyrningl Gå till Silverlight-moduler Kortkommandon Information om inloggad användare Ändra profilbilden Ändra lösenord Logga ut Generellt om skanning och import av fakturor Förberedelser skanning av fakturor Viktig information om skannerserier Hantera bildfiler i Dokumentimport Arbetslista Översiktsbild ny dokumentimport Användarinställningar Importera filer Dra in filer manuellt Importera från fakturakatalog Importera från Lokal skannerkatalog Importera från inbyggd PDF Collector Sända fakturor till arbetslista / tolka fakturor Koppla ihop filer Dela upp flersidig fil Ändra värde på valda filer Utskrift Sida 3 av 32 Användarmanual för Compello Invoice Approval

4 Radera filer Dela upp en fil manuellt Skapa ny fil från valda sidor Sätta / ändra första sida Finn möjliga förstasidor automatisk Finn möjliga blanka sidor automatisk Dela upp baserat på möjliga förstasidor Radera blanka filer Radera sidor - ändra ordningen på sidor Godkänna faktura redan i Dokumentimporten Faktura som inte skall sändas till tolk Byta företag på en faktura Index Sida 4 av 32 Användarmanual för Compello Invoice Approval

5 Information Om denna användarmanual Detta dokument är en beskrivning av hur man använder den nya importmodulen i Compello Invoice Approval. Version Compello Invoice Approval version 10.5 Compello Invoice Approval As a service Sida 5 av 32 Användarmanual för Compello Invoice Approval

6 Inloggning Logga in på nya dokumentimportmodulen Starta dokumentimportmodulen från Silverlightmodulen eller via Compello Desktop på din dator 1. När du loggar in första gången så klickar du på nedåtpilen för att visa alla fält i inloggningsbilden. 2. Ange ditt användarnamn och lösenord. 3. Ange företagid/cci. Information för hur du fyller i detta fält: SaaS (Cloud): Lägg in det överrenkomna databasnamnet här, om du är osäker på vilket, kontakta Compello Support. Kunder med egen serverinstallation: I de flesta fall kan du låta förslaget customer/cci ligga kvar i fältet företagid/cci oförändrat, eller ange dbinf.cci. I några fall kan denna filen heta något annat, då kan du få namnet från er IT-ansvariga eller från Compello Support. Det är namnet på filen med tag.cci som du behöver, och den finns i Compello\InvoiceApproval-katalogen på servern. Sida 6 of 32

7 Inloggnin service URL SaaS (Cloud) : Efter första inloggningen kommer fältet att fyllas i automatiskt. 4. Välj önskat språk och klicka på Logga in. Sida 7 of 32

8 Ny dokumentimporten som standardval Ny dokumentimportmoduleningår tillsammans med bokföringsmodulen i Compello Desktopapplikationen. Så här väljer du nya dokumentimportmodulen som ditt standardval. 1. Logga in i Compello Invoice Approval 2. Välj Användarinställningar. 3. Bocka i «Använd ny dokumentimport» och tryck sedan spara. 4. Tryck på Dokumentimport symbolen 5. Programmet kommer att kontrollera om Desktopapplikationen är installerad på användarens dator. Om den är installerad kommer Desktopapplikationen att starta och användaren blir automatiskt inloggad. 6. Om Desktopapplikationen inte är installerad kommer den nu att bli installerad. 7. Du kan sedan välja att starta Compello Desktop-applikationen från din startmeny eller startrad. Sida 8 of 32

9 8. Du kan också gå direkt från Desktop Bokföringsmodul via symbolen för dokumentimport Sida 9 of 32

10 Huvudmenyer Version samt kontaktuppgifter till Compello Support Tryck på Compellosymbolen överst till vänster för att enkelt få fram önskad information. Version Här visas version av Compello Desktop och du kan själv kontrollera om det finns en uppdaterad version tillgänglig genom att trycka på «Sök efter uppdateringar». Compello Suite Välj symbol för att gå direkt till och information om produkterna i Compello Suite. Compello Support Tryck på länken «Till Compello Support» för att komma till inloggningssidan för Compello Support. Compello Fjärrstyrningl Tryck på länk «Fjärrstyrning» för att öppna Compello Fjärrstyrning direkt vid kontakt med supporten. Sida 10 of 32

11 Gå till Silverlight-moduler Du kan enkelt gå direkt till Silverlight-modulerna, utan att behöva logga in igen, genom att trycka på symbolen «Öppna Silverlight-moduler». Kortkommandon Välj symbol för översikt över kortkommandon som är giltiga för dokumentimportmodulen. Du kan skriva ut översikten via Adobe Acrobat Reader. Information om inloggad användare Information om inloggad användare får du genom att trycka på profilbilden. Sida 11 of 32

12 Ändra profilbilden Välj Ändra profilbild och välj den bild du önskar ladda upp. Ändra lösenord Välj Ändra lösenord, fyll ut fälten och välj Ändra lösenord. Logga ut Välj Logga ut och du kommer tillbaka till inloggningssidan för Compello Desktop. Sida 12 of 32

13 Generellt om skanning och import av fakturor Vi kommer nu att se på tre metoder för att importera fakturor till Invoice Approval: Manuellt drag and drop av PDF/TIFF filer från vilken katalog som helst Import av PDF/TIFF filer från definierade kataloger Inbyggd PDF Collector Utöver detta kan XML-filer importeras automatisk via dessa tjänster: Compello IA Services och InvoiceApprovalXMLImport men det är inte importmetoderna som vi beskrivar här. Förberedelser skanning av fakturor Filerna som du importerar via Dokumentimporten måste vara i PDF eller TIFF format. För att uppnå bästa möjliga tolkningsresultat så bör de vara skannade i svartvitt och med en upplösning på 300 dpi. Storleken per sida bör vara mellan 50Kb och 150Kb. Detta är inställningar du väljer när du skannar själv. Viktig information om skannerserier. Du skapar skannerserie i Admin i Klientinställningar\Skannerserier. Dåföretagen du använder är skapad i Adminbehöver du inte tänka på underserie detta ordnas automatiskt. I de fall företagen är skapad från Compello.exe i äldre versioner, eller existerar sedan tidigare, måste du sätta upp/koppla skannerserierna med underserie i Compello.exe om du inte redan har det du behöver. Det är viktigt att serien som du skapar för dokumentimport INTE är en streckodsserie. Har knutit till sig en serie för underbilaga som inte är använd tidigare i Compello Windows Inte har använts tidigare i Compello Windows. Hantera bildfiler i Dokumentimport När filerna kommit in i Dokumentimport kan du göra följande innan de går vidare i systemet: Filer som består av flera fakturor kan delas upp. Om du har skannat en flersidig faktura och får en PDF/TIFF-fil per sida, så kan dessa kopplas ihop. Någon gång måste du ändra på ordningen av sidorna eller rotera dem. Du kan ändra företag, dokumenttyp eller skannerserie Sida 13 of 32

14 Du kan lägga till kommentarer Filer sänds därefter vidare i arbetsprocessen. Sida 14 of 32

15 Arbetslista Översiktsbild ny dokumentimport Blå linje i kolumnen för Antal sidor visar att filen har laddats in. När man markerar filen så visas framsteg för inladdningen av filen. Användarinställningar Justera din uppsättning genom att välja symbolen för användarinställningar. Sida 15 of 32

16 «Ingen ytterligare attestering» Bocka i denna för att alla fakturor ska importeras med status «godkänt vid skanning» Du kan välja fakturor, en och en, genom att bocka i «Ingen ytterligare attestering» direkt i översikten «Skicka automatiskt till tolkning efter uppdelning» När en flersidig fil delas upp sänds filerna direkt till arbetslistan. Behåll kommentarer vid splittning Vid uppdelning av filer med kommentar kan du inkludera existerande kommentarer i de nya filerna. «Ta automatiskt bort blanka sidor» Sidor som är markerade som Blanka tas automatisk bort när du väljer symbol för «Dela upp enligt möjliga förstasidor» Antal % vita pixlar för att sidan ska uppfattas som blank Justera hur stor andel av sidan som ska vara vit för att sidan skall uppfattas som blank Standardvärde är 99,7 % Bokföringsstatus Sida 16 of 32

17 Sätt standardstatus vid import Om du vill kunna ändra status på enstaka sidor så måste detta fält stå tomt. «Lokal skannerkatalog» Lokal katalog för import av fakturor Importera filer Kräver giltig skannerserie per företag i Admin\Företagsadministration\Skannerserier\ Dra in filer manuellt Välj symbol för import av filer I Windows Explorer, ta fram katalogen där du har dina skannade filer. Sätt upp skärmen så att du ser både katalogen med filerna, och Dokumentimporten. Markera filerna du vill importera i Utforskaren, och dra och släpp dem på skärmbilden, minimera sedan Utforskaren. Om du har tillgång till ett företag så kommer du att se en dialogruta. Lägg in önskade värden i fälten Klient, Dokumenttyp och Skannerserie. Sida 17 of 32

18 Du kan vänta med att fylla på tills filerna är importerade. Tryck Avbryt så öppnas huvudmenyn. Du kan också välja Fortsätt minimerat och gå tillbaka till huvudmenyn medan filer importeras. Importera från fakturakatalog Fakturakatalogen är tillgänglig för alla användare. Vanligvis är detta katalogen där en nätverksskanner lagrar dokument som du skannar in. Denna katalog definieras i Admin\Företagsinställningar. Sida 18 of 32

19 Välj symbol för import av filer Välj Klient folder Alla fakturakataloger kontrolleras och filer från dessa importeras. Importera från Lokal skannerkatalog Lokal skannerkatalog är en katalog som ligger lokalt hos den enskilda användaren. Denna kan defineras i Användarinställningar i huvudmenyn. Välj symbol för import av filer Sida 19 of 32

20 Välj Lokal skannerkatalog Sökväg till lokal skannerkatalog öppnas Välj filer du önskar importera och välj Öppna Samma funktionalitet som under Dra in filer manuellt Importera från inbyggd PDF Collector Inbyggd PDF Collector sätts upp i Admin/Företagsinställningar Sida 20 of 32

21 PDF-filer som ligger i inkorgen för definierad mailadress (tex: Fakturaimport_test@compello.com ) importeras och mail flyttas sedan från inkorgen till en definierad och existerande katalog (tex: Inkorgen/PDF) Välj symbol för import av filer Välj PDF Collector Alla företags PDF Collectorer kontrolleras och filer importeras. Sända fakturor till arbetslista / tolka fakturor För att kunna ha tillgång till fakturorna och jobba med dem i Invoice Approval, måste du få över dem till arbetslistan. Innan detta är gjort är fakturorna tillgängliga endast i Dokumentimporten. Det är också först nu som fakturorna sänds till Fakturatolken. Alla filer måste ha en skannerserie och ett företag innan de kan skapas i arbetslistan. När du har splittat alla filerna du behöver, och du är säcker på att de alla har skannerserie och korrekt företag, välj filerna du önskar importera till arbetslistan. Markera filen du vill sända till arbetslistan. Marker flera filer genom att använda Shift eller Ctrl knappen. Välj symbol för tolka fil Sida 21 of 32

22 Filerna försvinner från listan och kommer nu finnas i Fördelning, Bokföring och vara sökbara i Arkivet. Filen/filerna blir samtidig tolkade i Fakturatolken. Koppla ihop filer Om du har en faktura som består av många sidor men din skanner skapar en fil per sida, kan du koppla ihop dem i Dokumentimport. Markera de filer du vill koppla ihop till en faktura, använd Shift eller Ctrl knappen. Filerna måste tillhöra samma företag. Välj symbol for Koppla ihop filer Var uppmärksam på att sida 1 är den som visas i fältet Koppla till. Välj Koppla ihop Sida 22 of 32

23 Listan i Dokumentimport ändras och visar att du nu har kopplat ihop flera sidor. Du kan nu sända dessa vidare till tolken. Dela upp flersidig fil Markera de filer du vill dela upp. Marker flera filer genom att använda Shift eller Ctrl knappen. Välj symbol för att dela upp Filerna blir uppdelade i ensidiga filer Ändra värde på valda filer Markera fil du vil ändra värdet på. Marker flera filer genom att använda Shift eller Ctrl knappen. Sida 23 of 32

24 Välj symbol för att Ändra valda filer Tryck Space i Klient, Dokumenttyp och Skannerserie för att välje värde. Lägg in kommentar om du vill. Utskrift Markera den fil du vill skriva ut. Marker flera filer genom att använda Shift eller Ctrl knappen. Välj symbol for Skapa PDF / Utskrift Sida 24 of 32

25 Välj Endast första sida, Alla sidor eller intervall. Lägg in kommentar om du vill. Välj om du vill inkludera kommentarer i utskriften. Radera filer Markera de filer du vill radera. Marker flera filer genom att använda Shift eller Ctrl knappen. Välj symbol för att radera Dela upp en fil manuellt Om den skannade filen består av fakturor som har flera sidor, så måste du gå genom alla sidorna och dela upp dem korrekt. Du kan se en förhandsvisning nederst i skärmbilden, medan sidan du har fokus på är den som visas i full storlek på högra sidan. Sida 25 of 32

26 Du kan också välja att se förhandsvisningen i ett separat fönster, välj symbol for Visa sidor i eget fönster Skapa ny fil från valda sidor Tryck Shift eller Ctrl knappen och klicka på alla sidor som tillhör fakturan, så som visas här: Klicka Skapa ny fil från valda sidor. Dessa sidorna kopplas ihop för att skapa ett dokument med de valda sidorna. Sätta / ändra första sida Du kan också bestämma vad som skal vara första sidan på en faktura. I skärmbilden nedan visas 5 sidor. Fokus är på sida 4, vilket gör denna till sida 1 av en ny faktura. Sida 26 of 32

27 Klicka för att visa att denna sida är sida 1 av det nästa faktura. De fyra övriga sidorna läggs nu samman till en faktura. Finn möjliga förstasidor automatisk Välj fil som innehåller sidor. Välj symbol for Finn möjliga förstasidor Filen markeras med möjliga blanka sidor och möjliga första sidor Finn möjliga blanka sidor automatisk Välj fil som innehåller blanka sidor. Välj symbol för Finn möjliga blanka sidor Filen markeras med möjliga blanka sidor Sida 27 of 32

28 Dela upp baserat på möjliga förstasidor Välj symbol för dela upp på möjliga förstasidor Fil delas baserat på förslag. Sida 28 of 32

29 Radera blanka filer Markera fil som är markerad med möjliga blanka sidor Välj symbol for radera blanka sidor Radera sidor - ändra ordningen på sidor Använd symbolen radera för att radera en sida i filen Sida 29 of 32

30 Använd Drag & släpp för att ändra ordningen på sidorna. Godkänna faktura redan i Dokumentimporten Om du inte önskar att sända fakturan till attest, så kan du, med rätt rättigheter 1, bocka i valet Attesterad av skanning Faktura som inte skall sändas till tolk Om du inte önskar sända fakturan till tolken så kan du bocka i valet Sänd inte till tolken. Byta företag på en faktura Om du har skannat en faktura till fel företag, så kan du sända fakturan tillbaka till Dokumentimport från andra moduler t.ex. Fördelning eller Bokföring genom att ändra fältet Sk.status till Tilbaka till import. Öppna sedan Dokumentimport. Du kommer nu att finna fakturan i Dokumentimport med filnavn Rescan: arkivnr 1 Du måste ha tillgång till Skanning, Fördelning och Attest samt ha rättighet Automatisk attest vid Dok.import. Sida 30 of 32

31 Default status på faktura med rescan i filnamn är att de inte sänds till tolken på nytt. Om det finns fler än en faktura välj de som skall flyttas till ett annat företag. Om du bara har markerat en faktura, ändra företags-id i listan och lägg därefter in skannerserie och dokumenttyp igen. När du väljer fler fakturor kan du Ändra valda filer i menyn. Sänd dessa vidare till arbetslistan, där de nu kommer att finnas med rätt företag. Fakturan får ett nytt arkivnummer, och i kommentarsfältet ligger info om fakturan är skapad på nytt. Den första versionen av fakturan, som var i fel företag försvinner inte, den ligger i Arkiv med kommentar som förklarar vad som har hänt. Sida 31 of 32

32 Index Adobe Acrobat Reader, 11 Andra moduler, 11 Användarinställningar, 11 Användarnamn, 6 Användarprofil, 11 Attestera faktura i Dokumentimport, 30 Attestera faktura i Dokumentimport, 30 Attestering Från dokumentimport, 30 Attestering Från dokumentimport, 30 Bookkeeping, 6 Byta företag, 30 Byta moduler, 11 Compello Suite, 10 Compello Support, 10 Dela upp en fil manuellt, 25 Dokumentimport Byta företag, 30 Dela upp filen manuellt, 25 Dela upp filer, 13 Hantering av filer, 13 Manuellt, 17 Skannerkatalog, 18, 19, 20 Dokumenttype, 18 Dra in filer manuellt, 17 Drag och släpp, 13 Fakturatolk, 21 Fakturor Importera, 13 Fjärrkontroll, 11 Företag Byta, 30 Import av fakturor, 13 Ingen ytterligare attestering, 30 Ingen ytterligare attestering, 30 Inloggning, 6 Inställningar, 11 Kortkommandon, 11 Logga in, 6 Logga ut, 12 Lösenord, 6, 12 Moduler, 8 OCR, 21 PDF, 13 Profilbild, 11 Silverlight, 11 Skannerkatalog, 18, 19, 20 Skannerserier Underserie, 13 Skanning Dokumentimport, 13 Filer, 13 Skanning av fakturor, 13 Support, 10 TIFF, 13 Tilbaka till import, 30 Version, 5, 10 Ändra lösenord, 12 Sida 32 of 32