BYGGHERREDIALOG EN METOD FÖR SAMVERKAN

Transkript

1 BYGGHERREDIALOG Energy Öresund och Urban Transition är projekt som utförts med stöd av Europeiska kommissionen genom Interreg IV A. TangMa har utförts med stöd av Internationellt centrum för lokal demokrati. EN METOD FÖR SAMVERKAN

2 Denna skrift redogör för exempel på hur en byggherredialog i genomförandeskedet kan gå till. Målgrupp för den här sammanställningen utgörs av tjänstemän i kommunen som initierar och arbetar i byggherredialogprocesser i Malmö. En sekundär målgrupp är de som har intresse av Malmö stads tillämpning av byggherredialog som metod. Redogörelsen utgår från erfarenhets- och kunskapsläget så som det såg ut Metodiskt strukturerade byggherredialogprocesser i kommunal regi har bedrivits i Malmö under mer än ett årtionde. Många av kommunens förvaltningar har varit involverade, liksom ett stort antal byggherrar. Varje dialog har varit och är unik och beroende av vem som deltar, vilka mål man enats om och platsens förutsättningar. Denna skrift har tagits fram för att belysa och exemplifiera Malmös byggherredialogmetod på ett överskådligt sätt, såväl internt i kommunen som gentemot byggherrar. Redaktionsarbetet har utförts i Malmö stad som delåtgärd kopplad till aktiviteter inom projekten Energi Öresund, Urban Transition och TangMa. Kommentarer till sammanställningen kan ställas till stadsbyggnadskontoret, Kerstin.Torseke.Hulthen@malmo.se samt till miljöförvaltningen, Johanna.Block@malmo.se. Malmö, november 2014 FÖRORD

3 INNEHÅLL Förord 2 Byggherredialogens kännetecken 6 Byggherredialogens syften 8 Byggherredialogens villkor och tillämplighet 9 Exempel på produkter från en byggherredialog 9 Byggherredialogprocessens relation till andra processer 10 4 Finansiering av genomförda byggherredialoger 11 Malmö stad 11 5 Byggherrarna 11 Extern finansiering 14 Byggherredialogs olika moment 15 A. Organisation, processledarskap och mandat 15 B. Kommuninterna processer 17 C. Urval av aktuella byggherrar 24 D. Gemensamt startmöte 25 E. Arbetsfas 26 F. Uppföljning och utvärdering 33 G. Avslut 34 Foto: Maria Nyman-Moritz

4 Visionsbild, Norra Sorgenfri, Malmö BYGGHERREDIALOGENS KÄNNETECKEN I denna skrift beskrivs exempel på Malmö stads byggherredialog i genomförandeskedet och som genomförts där Malmö stad varit markägare. Beskrivningen bygger på erfarenhet av successiv tillämpning och anpassning från byggherredialoger i Malmö stad. Det som särskilt kännetecknar byggherredialogen är hur byggherrarna för ett avgränsat område, engageras Genom byggherredialogprocessen upprättas ett samarbetsforum, där kontinuerligt utbyte sker mellan bygg herregruppen å ena sidan och, å andra sidan, det kollektiv av allmänna intressen som kommunens olika förvaltningar företräder. Eftersom kommunen är markägare utgörs byggherregruppen av de byggherrar som är aktuella för en markanvisning i det aktuella området. 6 som en grupp, i en sammanhållen och fortlöpande process, tillsammans med kommunala aktörer. 7 BYGGHERREDIALOGER I MALMÖ Bo01 (Västra hamnen) Flagghusen (Västra hamnen) Fullriggaren (Västra hamnen) Hyllie allé (Hyllie) 2008 Kappseglaren (Västra hamnen) Spårvägen (Norra Sorgenfri) 2011

5 BYGGHERREDIALOGENS SYFTEN BYGGHERREDIALOGENS VILLKOR OCH TILLÄMPLIGHET Kommunens syfte med att genomföra en byggherredialog där Malmö stad är markägare är att utveckla en ny stadsdel eller ett nytt kvarter med särskilda hållbarhetsaspekter. En jämförelse av ambitionsnivåer kopplande till Miljöbyggprogram Syd (se faktarutan på s 21) visar tydligt att hållbarhetsambitionerna höjs som en byggherrar förstärka och förhöja ursprungligt kalkylerade värden eller vinster i byggnationens genomförande- och driftsskeden. Denna aspekt är viktig som motivationsgrund för byggherregruppens aktörer. Byggherredialogen utgör dessutom en lärandeprocess, där offentliga aktörer och byggherrar fördjupar förståelsen Byggherredialogen tillämpas som metod i Malmö när det finns särskilda ambitioner för ett område eller kvarter som ska bebyggas eller förtätas. De har för byggherren varit en obligatorisk process. Det är endast de byggherrar som velat delta i en dialogprocess som har varit aktuella för markanvisning i dessa utvalda områden. arbetet behöver förankras tidigt som grund för byggherredialogen. I de fall då byggherredialogen inleds innan kommunens detaljplaneprocess är slutförd, kan dialogen tillföra inspiration till och medföra att detaljplanen ytterligare anpassas till byggherregruppens behov i samspel med kommunens krav. Byggherrarna och följd av byggherredialogen. De byggherrar som deltagit för varandras förutsättningar, såväl som för sina egna kommunen avgör tillsammans vilka ytterligare frågor Byggherredialog har tillämpats i projekt där kommunen: i en byggherredialog har i medeltal ambitionsnivå 9,6 möjligheter. En viktig aspekt är den inbördes dialogen som ska tas upp under byggherredialogen. 8 äger marken, 9 (av dåvarande maximala 12 poäng) medan de utan byggherredialog i genomsnitt har 6,5 i ambitionsnivå. Genom byggherredialogen stärks byggherrarnas och kommunens möjligheter att uppnå synergieffekter och förverkliga innovationer. På så sätt kan medverkande byggherrarna emellan, där lösningar och tillämpningar diskuteras och resultaten direkt kan vidareförmedlas inom gruppen. Detta ger en naturlig kompetensutveckling som annars varit svårare att åstadkomma. vill profilera ett område med särskilt höga hållbarhetsambitioner, vill etablera tät, blandad stadsbebyggelse med en tydlig hållbarhetsprofil, vill stödja och hjälpa byggherrarna att höja kunskapsnivån och bygga bättre bostäder. I samband med att byggherrar bjuds in i processen inför en markanvisning, anger kommunen grundläggande ramar och ambitionsnivåer för områdets fortsatta utveckling. En gemensam värdegrund för det fortsatta EXEMPEL PÅ PRODUKTER FRÅN EN BYGGHERREDIALOG De byggherredialoger som exemplifieras här har resulterat i gemensamma dokument och överenskommelser: gestaltningsprogram hållbarhetsöverenskommelse underlag för upphandling av gemensam entreprenad ansökning om extern finansiering för särskilda åtgärder

6 BYGGHERREDIALOGPROCESSENS RELATION TILL ANDRA PROCESSER FINANSIERING AV GENOMFÖRDA BYGGHERREDIALOGER Stadsbyggnadsprocessen är komplicerad och består av flera processer där många olika aktörer samordnas. Nedan följer en principiell bild över de centrala processerna i samband med en byggherredialog i genomförandeskedet. Den övergripande målsättningen för stadens utveckling redovisas i översiktsplan 2012, miljöprogram för Malmö stad , slutrapporten från Kommissionen för ett socialt hållbart Malmö med flera dokument och policys. Översiktsplanen kan följas av fördjupning av översiktsplanen för olika delområden, planprogram och andra utredningar. De utgifter som uppstår inom ramen för byggherredialogen har fördelats mellan Malmö stad och byggherrarna. I de flesta avseenden har fördelningen varit likartad i dialogerna, men det förekommer även särskilda finansieringslösningar och kostnader som inte redovisas nedan. Malmö stad Byggherrarna 10 Egen arbetstid Egen arbetstid 11 Hälften av hållbarhetssamordnaren (se sidan 28) Hälften av kostnaden för hållbarhetssamordnaren Egna utgifter för studieresor Egna utgifter för studieresor A B D E F G Åtgärder enligt överenskommelser i projekten (t.ex. Egna åtgärder enligt överenskommelser i projekten FÖRBEREDELSER GENOMFÖRANDE BYGGHERREDIALOG UPPFÖLJNING AVSLUT hållbarhetsöverenskommelsen i Flagghusen) (t.ex. hållbarhetsöverenskommelsen i Flagghusen) C Hälften av första spadtaget (Fullriggaren) Hälften av första spadtaget (Fullriggaren) Externa föreläsare Byggsamordningen MARKANVISNING KÖPEAVTAL Teknisk experthjälp inom Miljöbyggprogram Syd till Gemensam marknadsföring (Fullriggaren, Hyllie allé) enskilda byggherrar (Kappseglaren) Egna initiativ i övrigt (t.ex. gemensamma upphandlingar DETALJPLAN BYGGLOV Utvärdering av byggherredialogen (Fullriggaren) av varor och tjänster). TID

7 12 13 Foto: Perry Nordeng

8 Extern finansiering Byggherrarna har visat att det går att komma långt i att bygga mer hållbart genom dialogerna, men en extra morot är de tillfällen då kommunen även kunnat finna extern finansiering från nationella eller europeiska bidragsgivare. Malmö stad har en gedigen erfarenhet av att söka finansiering från olika fonder. Att inkludera privat näringsliv i form av byggherrar i projekten kan skapa förutsättningar för att nå bättre framgång vid ansökningstillfällena. Även om de ekonomiska tillskotten inte alltid blir särskilt stora för de enskilda byggherrarna, är de ofta viktiga för att åtgärden ska genomföras i slutändan. BYGGHERREDIALOGENS OLIKA MOMENT Den beskrivning av byggherredialogprocessens olika moment som tas upp här är sammanställd utifrån Malmö stads perspektiv, erfarenheter och reflektioner. Momenten A till C sker internt inom kommunen. Momenten D till G sker i mötet mellan byggherregruppen och kommunen. Stadsbyggnadskontoret ansvarar för detaljplanearbetet och bygglov medan fastighetskontoret ansvarar för genomförandeprocessen och dess byggherredialog. På samma sätt som kommunens interna förlopp (momenten A till C nedan) beskrivs som en del av processen för byggherredialog, så är även byggherregruppens processer att betrakta som en nödvändig del av dialog processen A ORGANISATION, PROCESSLEDARSKAP OCH MANDAT Beställning Initiativet och beställningen att genomföra en byggherredialog i genomförandefasen kommer oftast från fastighetskontoret.

9 Organisation Projektbeskrivning Byggherredialog Fastighetskontoret utser en processledare för Processledaren ska göra en projektbeskrivning. Kontinuitet Innan byggherrarna bjuds in och dialogen startar måste samsyn finnas mellan byggherredialogen. Denna får i uppdrag att i och tydlighet i dialogarbetet är viktigt eftersom många förvaltningarna i staden. För att säkerställa att kommunen talar med en röst samråd med detaljplanehandläggaren på viljor och åsikter måste få komma till tals. Det är därför gentemot byggherrar i den fortsatta dialogen och inte ger olika besked i stadsbyggnadskontoret sätta samman ett förslag till arbetsgrupp med representanter från nikation och information. Projektbeskrivningen ska förankras mynna ut i en gemensam målbild. Denna genomgång och förankringsar viktigt att upprätta rutiner för dokumentation, kommu sakfrågor måste komplexa frågor redas ut tidigt. Den interna processen ska berörda förvaltningar, oftast stadsbyggnadskontoret, fastighetskontoret, gatukontoret och delningschefsgruppen innan arbetsgruppen sammankallas. Det ska vara tydligt vilka gemensamma ambitioner och visioner kommu i linjeorganisationens chefsled och bör godkännas av avbete ger förutsättningar för en enklare och smidigare byggherredialog. miljöförvaltningen. Arbetsgruppens storlek nens företrädare har för området och vad man vill driva och utveckla. Det kan bör begränsas och representanter från andra Projektbeskrivningen bör bland annat innehålla: bland annat vara minskad energiförbrukning, lokalt producerad energi, sociala berörda förvaltningar så som grundskole- och resursplan, ska omfatta förslag på biträdande processledare samt en arbetsgrupp med representanter från 17 hållbarhetsfrågor, olika upplåtelseformer, bilpool, gestaltning och mycket annat förskoleförvaltningen, VA Syd och liknande bör Ansvaret för olika frågor och processer inom byggherredialogen måste fördelas och samordnas mellan berörda förvaltningar. vara adjungerade till arbetsgruppen. berörda förvaltningar tidplan samt beskrivning av hur byggherredialogen BKOMMUNINTERNA Arbetsgruppen tar fram en beskrivning som redovisar de ställningstaganden ska bedrivas, inklusive uppföljning och avslut PROCESSER som Malmö stads förvaltningar gemensamt kommit fram till för genomförandefasen av projektet. Det ska vara tydligt förankrat i Malmö stads organisation kommunikationsplan budgetförslag och ledningskollektiv. Sammanställningen ska godkännas av avdelningschefsgruppen innan den presenteras för byggherrarna. Exempel på frågor som bör förslag till var i planprocessen markanvisning ska ske och när byggherredialogen för genomförandet ska börja redovisas är: var i detaljplaneprocessen man befinner sig då bland annat områdets redovisning av gestaltningsprinciper, hållbarhetsambitioner och liknande om dessa redan finns, alternativt avgränsning, fastigheternas storlek, huvudmannaskap för gator, exploateringsgrad, ytor för förskolor/skolor och liknande regleras. Även avgörande ställningstagande förslag på hur de ska tas fram som berör hållbarhetsfrågor och andra typer av frågor som inte kan regleras i detaljplan, men som är av vikt för områdets framtida utveckling ska redovisas. Samsyn

10 Roller i Byggherredialogen FASTIGHETSKONTORET I samtliga fall då man i Malmö valt att genomföra en byggherredialog har fastighetskontoret varit markägare. Fastighetskontoret är den förvaltning som formellt initierar byggherredialogen. Det är även fastighetskontoret och tekniska nämnden som ansvarar för att ett markanvisningsprogram görs och därefter att ett markanvisningsavtal tecknas med byggherrarna STADSBYGGNADSKONTORET Stadsbyggnadskontorets planavdelning ansvarar för att ta fram en detaljplan för området. Stadsmätningsavdelningen tolkar detaljplanen och tar fram nybyggnadskartan när detaljplanen vunnit laga kraft. I bygglovet följs detaljplanen upp och gestaltningen av byggnaden preciseras samtidigt som ett antal regler och bestämmelser kontrolleras. I den tekniska granskningen granskas byggnadsteknik och konstruktion. Det är även Stadsbyggnadskontoret som har ansvaret för att följa upp Miljöbyggprogram Syd, vilket bland annat görs i samband med bygglovet. Illustration: Manon Otto

11 GATUKONTORET I exploateringsområden ansvarar gatukontoret för anläggning och skötsel av allmän platsmark som omfattar parker, gator, torg och liknande. I detaljplaneprocessen och i genomförandet med byggherredialogen svarar gatukontoret för frågor som rör stadsmiljö, trafik och skötsel av den allmänna marken, men även frågor som är kopplade till stadens strukturer och till gestaltning, innehåll och hållbarhet. BYGGHERRAR Byggherrarna har en egen intern process parallellt med byggherredialogen. Byggherren tar tillsammans med sin arkitekt fram skisser och idéer som sin input i dialogen. Byggherredialogen är ett forum för att samordna, inspirera och sprida kunskap inom gruppen. Vid de tillfällen byggherrarna arbetar med frågeställningar som är aktuella i byggherredialogen parallellt med framtagandet av detaljplan finns möjlighet att arbeta in förutsättningarna för olika lösningar i planen. Exempel på sådana lösningar kan vara: mer isolering ger tjockare väggar som ger önskemål om större husdjup, gemensamt parkeringshus för ett lite större område istället för underbyggda gårdar med enskilda garage, plats för grönska, solceller eller andra tekniska lösningar på tak, avfallskvarnar kan kräva plats för underjordiska tankar på kvartersmark, placering av miljöstationer och cykelställ, utformning av friytor. MARKANVISNINGSPROGRAM Ett markanvisningsprogram används som underlag vid markanvisning som sker via direktanvisningar, jämförelseförfarande eller markanvisningstävlingar. Programmet bör inför en byggherredialog tas fram med stöd av arbetsgruppen. I markanvisningsprogrammet ska det tydligt framgå att byggherrarna förväntas delta i en byggherredialog, att Miljöbyggprogram Syd ska gälla och vilka eventuella andra förutsättningar som är tillämpliga. Översiktsplan, idéarbete och detaljplan bifogas och ingår som grund för den fortsatta processen och dialogen MILJÖFÖRVALTNINGEN Miljöförvaltningen har flera roller i planprocessen och byggherredialogen. De är ofta drivande 21 och rådgivande i hållbarhetsfrågor. Miljöförvaltningen är en myndighet, som ansvarar för tillsyn enligt miljöbalken och därtill hörande lagstiftning, vilket bland annat berör buller, markföroreninger, påverkan på luft och vatten och risk i förhållande till omgivande verksamheter m.m. Utöver MILJÖBYGGPROGRAM SYD detta arbetar Miljöförvaltningen med externfinansierade projekt och har god kännedom om Miljöbyggprogram Syd antogs 2009 och reviderades 2012 (samarbete mellan Malmö stad, Lunds kommun och Lunds universitet). möjligheten att på detta sätt delfinansiera särskilda satsningar, ofta med hållbarhetsprägel och därmed stärka områdets hållbarhetsprofil. När kommunal mark ska bebyggas använder Malmö stad Miljöbyggprogram Syd (MBPS) för att reglera energi, fuktsäkerhet, innemiljö, urban biologisk mångfald, byggnadsakustik och trafikbuller. I programmet finns tre miljöklasser i samtliga delområden, A, B och C. Samtliga klasser har högre krav än lagstadgat och klass A är bäst. Byggherrarna måste redovisa vilken ambitionsnivå de tänker eftersträva inom respektive delområde, vilket redovisas på hemsidan

12 MARKANVISNINGSAVTAL Markanvisningsavtalet är det formella dokument som försäkrar byggherren om att få köpa marken (eller erhålla mark som upplåts med tomträtt) i ett senare skede. Markanvisningsavtalet är också det dokument där staden och byggherren förbinder sig att genomföra en byggherredialog. Tidpunkt för när i processen markanvisning bör ske beslutas av fastighetskontoret i samråd med stadsbyggnadskontoret. Markanvisning ska dock ske innan dialogen påbörjas och innan byggherredialogens startmöte. En markanvisning kan ges som en markreservation eller genom ett markanvisningsavtal, som klargör de förutsättningar och villkor DETALJPLAN Innan ett markanvisningsprogram skickas ut ska staden enas om hur detaljplaneprocessen och byggherredialogen i genomförandeskedet ska förhålla sig till varandra. Nedan beskrivs tre alternativa processer som kan tillämpas i samband med en byggherredialog Detaljplan tas fram gemensamt i en planeringsdialog med berörda förvaltningar, byggherrar med flera. Detta är den mest tid- och resurskrävande modellen för samtliga parter, men den kan ge ett bra och väl förankrat resultat. Stadsbyggnadskontoret ansvarar för dialogen med byggherrarna i planeringsfasen. Detaljplaneförslaget tas fram av stadsbyggnadskontoret i samråd med övriga förvaltningar som skall gälla. Markanvisning kan ges på olika sätt. Kommunen och har varit ute på samråd innan byggherrarna bjuds in. En struktur, ett gestaltat, utrett och väl 23 tillämpar tre metoder: direktanvisning, jämförelseförfarande och beskrivet planförslag med offentliga rum, trafik- och grönstruktur, kvartersmarkens användning, markanvisningstävling, av vilka de två första har tillämpats i de byggnadsvolymer mm och en exploateringsgrad har tagits fram. Efter samrådet kan förslaget byggherredialoger som Malmö stad hittills har genomfört. bearbetas. Byggherredialogen kan i detta skede bidra till det slutliga förslaget. Detta är förmodligen det mest resurseffektiva alternativet för samtliga parter i en byggherredialog. Detaljplanen är klar och har vunnit laga kraft. Detta alternativ ger exakta förutsättningar för byggherredialogen, men har upplevts för uppstyrt och reglerat av de byggherrar som vill ha större möjlighet att påverka förutsättningarna för den framtida bebyggelsen. Andra byggherrar har däremot upplevt detta vara ett bra alternativ.

13 C D URVAL AV AKTUELLA BYGGHERRAR Byggherredialogen inleds med ett startmöte där samtliga utvalda byggherrar, arbetsgruppen, ansvarig handläggare för detaljplanen och representanter för avdelningschefsgruppen deltar. För att skapa en smidig och tydlig process är det viktigt att processledaren som leder byggherredialogen ger tydliga ramar för processen och samtidigt ger Det markanvisningsprogram som tagits fram skickas ut till uttryck för att dialogens innehåll påverkas av byggherrarnas önskemål byggherrar. Programmet kan antingen skickas ut som en och delaktighet. öppen förfrågan (öppet för alla), eller så kan inbjudningar Startmötet ska säkerställa att syftet med byggherredialogen och riktas till utvalda exploatörer. målet för områdets utveckling är förankrat hos alla parter. Staden ska Fastighetskontoret tillsammans med arbetsgruppen bedömer redovisa de förutsättningar som tagits fram i den interna förberedande sedan de inkomna bidragen utifrån de kriterier och processen och redogöra för hur den fortsatta processen ser ut: tidplan, 24 de bedömningsgrunder som presenterats i markanvisningsprogrammet. Antal byggherrar som deltar i dialogen påver GEMENSAMT workshops, studiebesök mm. Byggherrarna ska redovisa sina ambitioner, koppling till detaljplaneprocessen, behov av utredningar, gemensamma kar till stor del dynamiken på mötena, byggherrar STARTMÖTE knutna till markanvisningsavtal och förväntningar kopplade till markanvisningsprogrammet. 25 har visat sig vara ett lagom antal. Om området är större bör det övervägas att dela upp marken och driva exploateringsprocessen Redan på startmötet bör det klargöras att byggherredialogen kommer i flera byggherredialoger. Arbetsgruppen kom att kräva engagemang och samarbetsvilja från alla parter. Det ska också FRÅGOR SOM KAN DISKUTERAS I EN BYGGHERREDIALOG: gestaltning mer med input avseende vilka exploatörer som ska erbjudas energieffektiva byggmetoder och småskalig energiproduktion framgå vilka redovisningar som kommer att krävas av byggherrarna en markanvisning med möjlighet att delta i dialogen. Beslut samordning och gemensamma lösningar t ex sopsug, energisystem under processen och vad som är syftet med dessa. och liknande som inte kan lösas av en fastighet i taget om tilldelning sker på fastighetskontoret genom dess tekniska nämnd. mottagningscentral för varor, avfallshämtning och plats en utvärdering och vilken förvaltning som ansvarar för att ta emot intyg Det ska även tydligt framgå att processen kommer att avslutas med samordning av framtida leveranser till området, som en för utryckningsfordon och uppföljningar samt även ansvarar för att sammanställa, analysera parkeringsnorm och möjlighet att bygga gemensamma parkeringshus, skapa bil-pooler etc. och värdera resultaten av de genomförda byggprojekten. gröna kvaliteter och klimatanpassningsåtgärder samordning i genomförandet, t. ex leverans av varor, gemensam pålning gemensamma inköp, bygglogistik, etc.

14 E ARBETSFAS Gemensam ambitionsnivå Staden har i översiktsplanen, eventuellt planprogram och förberedande arbeten inför byggherredialogen enats om en ambitionsnivå för Byggherredialogens arbetsfas markeras av en tydlig inledningsfas, området avseende hållbarhetsfrågor, arkitektonisk gestaltning, strukturer och innehåll. Dessa ambitioner ska även byggherrarna arbeta för medan de övriga skedena är svårare att avgränsa då de ofta överlappar varandra. Frågeställningarna blir mer konkreta efterhand och utgångspunkter så väl som deltagare kan variera mellan de olika skedena. Det är grunden för den fortsatta dialogprocessen och bör prioriteras i dia att nå upp till. Arbetet med att förankra en gemensam ambitionsnivå är därför viktigt att samarbete sker mellan alla aktörer och överlappning logens inledande skeden. sker mellan samtliga skeden så att processen löper smidigt och frågor förs vidare samtidigt som förslagen utvecklas Inledning Det är viktigt att i byggherredialogens inledningsskede lära känna varandra och skapa god gruppdynamik. En heldag för uppstartmöte med öppen dialog, samt ömsesidigt utbyte av erfarenheter och förväntningar, är en bra början. En gemensam studieresa kan bidra till att gruppen finner gemensamma mål- och referensbilder och bidrar till en bra gruppdynamik. I inledningsskedet är det angeläget att fastställa ansvarsfördelning, arbetsmetoder och finansiering av byggherredialogens ingående moment samt hur beslut om eventuella ändringar i olika frågor fattas. Principen bör vara att deltagarna står för sina egna kostnader. I det inledande skedet behöver staden förklara varför byggherredialog är en bra arbetsmetod och visa på goda exempel från tidigare processer. Det bör även poängteras att varje dialog är unik och att det är de medverkande i dialogen som är avgörande för projektets resultat. Projekt- och hållbarhetsredovisning För att skapa inspiration har Malmö i tidigare dialoger använt metoden projektredovisning samt hållbarhetsredovisning. Båda bör anordnas relativt tidigt i processen. Byggherrarna har fått i uppdrag att individuellt ta fram en vepa och en presentation som kort beskriver deras projekt med tankar om lägenhetsstorlek, materialval, hållbarhetsaspekter, hushöjder, färger, arkitektoniskt uttryck, mobilitet m.m. Inför hållbarhetsredovisningen har byggherrarna fått i uppdrag att individuellt presentera sin hållbarhetsspets. Till redovisningen ska arbetsgrupp, representant från avdelningschefsgruppen och andra berörda bjudas in. Det har varit vid detta tillfälle som idéer har fötts och bygglovhandläggare har kunnat ge tips och råd inför fortsättningen. Det har också hänt att byggherrarna har inspirerat varandra till att höja ambitionsnivån.

15 Hållbarhetssamordnare En gemensam hållbarhetssamordnare har i vissa av de byggherredialoger som genomförts handlats upp av kommunen och har finansierats till hälften av byggherrarna och till hälften av fastighetskontoret. Hållbarhetssamordnarens uppgift har varit att stödja byggherrarna i arbetet med redovisningar och beräkningar kopplande till Miljöbyggprogram Syd samt andra typer av hållbarhetsfrågor. Samordnaren ansvarar även för att kontrollera att utlovad prestanda levereras i projektet och med att följa upp resultaten. Gestaltning Aktiviteter Deltagarna i byggherredialogen ska inspireras av varandra och av de möjligheter som finns i området. Processledaren ansvarar för att på möten med dialogdeltagarna erbjuda föreläsningar och inspirera till diskussioner som ger ny kunskap och incitament att höja ribban och tänka utanför ramarna, både individuellt och i grupp. Val av föreläsare och diskussionsämne bör ske i samråd med dialogdeltagarna. Inom pågående och avslutade byggherredialoger har staden genom fastighetskontoret och stadsbyggnadskontoret även haft det övergripande ansvaret för att: Gestaltningsdiskussioner med stadsarkitektavdelningen angående bygglovsprocessen ska påbörjas tidigt i byggherredialogen. Det är tillhandahålla möteslokaler, 28 önskvärt att en representant för stadsarkitekt skriva och administrera minnesanteckningar från möten, 29 ordna en ftp-server som alla i projektet har tillgång till och samla all information på, arrangera workshops som ger en gemensam kunskapsbas för både kommun och byggherrar, samordna ansökningar om ekonomiskt stöd till olika hållbarhetssatsningar, sköta upphandling av hållbarhetskoordinator, arrangera och samordna studietur. avdelningen deltar i arbetsgruppen och därmed även i möten med byggherrarna. Detta ger tillfälle att förmedla stadens arkitekturprogram och ger byggherrarna möjlighet att föra formella och informella dialoger om byggprojektens gestaltning och utformning utifrån detaljplanens inriktning och de hållbarhetsambitioner som tagits fram gemensamt i byggherredialogen. Miljöförvaltningen har i tidigare byggherredialoger haft ansvaret för att samordna ansökningar om ekonomiskt stöd till olika hållbarhetssatsningar.

16 30 31 Illustration: David Wiberg

17 Uppföljning och utvärdering är en viktig del i byggherredialogen och staden Projektering och bygglov Byggskede och byggherrarna ska avsätta resurser till detta. De krav staden ställt ska Efter att detaljplanen är klar fortsätter byggherrarnas projektering, bygglovshandlingar tersmark medan gatukontoret ansvarar för pro Byggherrarna svarar för anläggningar på kvar följas upp med avseende på byggherrarnas efterlevnad och på hur staden bidragit till att de genomförts. framställs och lämnas in tillsammans med ansökan om bygglov. Tjänstemän från stadsjekteringsskedet och inför byggskedet ska en jektering och anläggning av allmän plats. I pro Processledaren och arbetsgruppen ska sammanställa resultaten av byggherredialogen och vad den gett. Dialogdeltagarna bör reflektera över byggnadskontorets stadsarkitektavdelning är byggsamordnare vara utsedd. Byggsamordnaren upphandlas av byggherrarna och detta och ta ställning till bland annat om utförda åtgärder haft effekt och fungerat, delaktiga i byggherredialogen för att delta i om installationer och lösningar varit svåra att hantera och trimma in, om de bygglovsprocessens gestaltnings- och utformningsdiskussioner. Detta bidrar till en en. Byggsamordnaren samordnar byggnatio finns med som ett krav redan i markanvisning uppskattats och utnyttjats av fastighetsägare och boende osv. Resultaten ska tillsammans med respektive förvaltnings sammanställningar av intyg smidig bygglovshantering. nen inom exploateringsprojektet vad avser utbyggnad inom de olika fastigheterna och och uppföljningar (t ex avseende bilinnehav, lufttäthetsprov, energiförbrukning etc) presenteras för avdelningschefer från fastighetskontoret, Innan bygglov beviljas ska flera remissin stanser lämna yttranden, bland annat räddningstjänst, miljöförvaltning och VA Syd. Flera av dessa aktörer har även deltagit i detaljplaneprocessen. Byggherrarna kan effektivisera processen genom att ha kontinuerlig kontakt med berörda instanser redan i tidiga skeden av byggherredialogen, innan bygglovsansökan lämnas in. utbyggnaden av allmän platsmark och övriga allmänna ytor. Vid lämplig tidpunkt övergår ansvaret för att hålla byggherremöten till byggherrarna och representanter för staden deltar endast vid behov. Processledaren och arbetsgruppen har dock fortfarande ett ansvar för byggherredialogens slutförande och utvärdering. FUPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING stadsbyggnadskontoret och övriga berörda förvaltningar. Utvärderingen kan genomföras som en workshop med dialogdeltagarna, eller i form av en enkät som skickas ut. I det senare fallet bör samordning ske med uppföljning av Miljöbyggprogram Syd för att effektivisera byggherrens rapportering. En enkätutvärdering/workshop bör kompletteras med ett studiebesök i området dit samtliga deltagare i byggherredialogen samt linjeorganisationens chefsled bjuds in för att tillsammans se resultatet och utifrån detta kan diskutera vad som lyckats och var det finns förbättringspotential. Erfarenhetsåterföring från projektet och de åtgärder projektet resulterat i ligger i såväl byggherrarnas som i stadens intresse. En lärandeprocess eftersträvas där goda erfarenheter förs vidare till framtida byggherredialoger och andra byggprocesser.

18 34 G Projektet AVSLUT byggherredialog avslutas och projektorganisationen upphör först när uppföljning, utvärdering och ekonomisk redovisning av processen har genomförts och redovisats för linjeorganisationens chefsled. Även avdelningschefsgruppen bör delges information om att projektet avslutats. Gemensam avslutning och utvärdering bör genomföras i samma anda som uppstartsmötet. Alla ska få en chans att lämna sin syn på processen och resultatet och ge varandra råd på vägen inför nästa utmaning. UPPRÄTTAD Datum: Version: 1.0 Ansvarig: Maria Lööf, Kerstin Torseke Hultén Förvaltning: Miljöförvaltningen, Stadsbyggnadskontoret Malmö stad äger upphovsrätt till denna skrift. Den får i sin helhet kopieras och spridas fritt. Utdrag får spridas fritt med hänvisning till källa. Ingen del av skriften får spridas i kommersiellt syfte. Ansvaret för innehållet i denna publikation vilar helt och hållet på upphovsmännen. Innehållet representerar inte Europeiska gemenskapernas ståndpunkt. Europeiska kommissionen kan inte hållas ansvarig för de sätt på vilka den information som publikationen innehåller kan komma att användas. The sole responsibility for the content of this publication lies with the City of Malmö. It does not represent the opinion of the European Communities. The European Commission is not responsible for any use that may be made of the information contained therein.