Revisionsrapport, Bokslut Folktandvården Sammanfattning

Transkript

1 Sammanfattning Revisionen av Folktandvårdens verksamhet år 2001 har genomförts i enlighet med den av de förtroendevalda revisorerna fastställda revisionsplanen för Landstinget Kronoberg. Revisionen har utförts i enlighet med bestämmelser i Kommunallag, Rådet för kommunal redovisning och landstingets regler och anvisningar samt god revisionssed. Syftet med revisionen har varit att pröva om förvaltningens verksamhet under det gångna verksamhetsåret sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna och rapporteringen är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig samt säkerställa att lagar och förordningar följs. I och med införandet av det balanserade styrkortet i Landstinget Kronoberg har också revisionens rapportering förändrats. Inom ramen för vår skyldighet att pröva hur ändamålsenligt verksamheten skötts under året har vi i denna revisionsrapport inlett vårt arbete med att försöka ge en konstruktiv kritik och återkoppling till det arbete förvaltningen inlett med att styra sin verksamhet utifrån ett antal lika viktiga perspektiv. Perspektiven man valt inom landstinget är Medborgar- och kundperspektivet; Processperspektivet; Medarbetar- och utvecklingsperspektivet samt Ekonomiperspektivet. Efter genomförd revision bedömer vi att Folktandvårdens verksamhet år 2001 har vissa brister avseende rapporteringen enligt det balanserade styrkortet. De påpekande som gjorts berör framförallt avsaknaden av uppsatta måltal vilket medför att bedömning av balansen mellan de olika perspektiven blir svår. Beaktat dessa iakttagelser (och avgivna rekommendationer) är det vår uppfattning att förvaltningens verksamhet under det gångna verksamhetsåret i allt väsentligt skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att räkenskaperna och rapporteringen i allt väsentligt är rättvisande. Vår granskning av den interna kontrollen inklusive efterlevandet av lagar och förordningar samt landstingets egna centrala riktlinjer har föranlett ett antal för Landstinget Kronoberg generella påpekanden och rekommendationer. Dessa har sammanfattats i en särskild rapport benämnd Rapport över intern kontroll år Ingen av de gjorda påpekanden i denna rapport, enskilt eller samtagna, är av en sådan art och omfattning att den interna kontrollen som helhet bedömts som otillfredsställande. Den interna kontrollen och tillämpningen av lagar och förordningar inom förvaltningen har härvid bedömts som tillfredsställande. Förvaltningen har även varit föremål för ett speciellt förvaltningsrevisionellt projekt avseende Kvalitets- och ekonomistyrning inom tandvården. Rapporten som påpekade behovet av bättre uppföljning av barntandvård, behovet av avtal med klinikerna, mer adekvata ersättningsnivåer samt förstärkta resurser överlämnades till landstingsstyrelsen den 16 oktober (10)

2 Folktandvården Innehållsförteckning SAMMANFATTNING GRANSKNINGENS OMFATTNING OCH INRIKTNING ÅRETS BOKSLUTSGRANSKNING ÅRSANLYS ENLIGT BALANSERAT STYRKORT... 3 Vision... 4 Strategiska mål PERSPEKTIV MEDBORGAR- OCH KUNDPERSPEKTIV... 5 Kommentarer och förslag till förändringar - Styrkort PROCESSPERSPEKTIV... 5 Kommentarer och förslag till förändringar MEDARBETAR- OCH UTVECKLINGSPERSPEKTIV... 6 Kommentarer och förslag till förändringar, styrkort EKONOMIPERSPEKTIV... 7 Resultaträkning (Mkr)... 8 Balansräkning... 9 Kommentarer och förslag till förändringar, styrkort SAMMANFATTANDE KOMMENTARER AVSEENDE PERSPEKTIV INTERN KONTROLL Bokslutsprocessen, budget och prognos (10)

3 Revisionsrapport 2001 avseende Folktandvården Landstinget Kronoberg. 1. Granskningens omfattning och inriktning Revisionen av Folktandvårdens verksamhet 2001 har utförts i enlighet med Kommunallag, Rådet för kommunal redovisning och landstingets regler och anvisningar samt god revisionssed. Syftet är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna och rapportering är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig samt säkerställa att lagar och förordningar följs. Revisionen har genomförts i enlighet med fastställd revisionsplan med utgångspunkt från väsentliga risker i verksamheten och den finansiella rapporteringen. Konkret innefattar granskningen bland annat Ansvar och befogenheter behandlar efterlevnad av inköpspolicy samt uppföljning av attestreglemente, ansvar och befogenheter. Anläggningsregister behandlar rutiner för avskrivningar samt efterlevnad av landstingets regler och rutiner för aktivering. Leverantörsreskontra behandlar hanteringen av i leverantörsregistret förekommande transaktioner. Löpande redovisning - med tyngdpunkt på rörelsetillhörighet, kontering samt hantering av sekretessbelagda uppgifter. Styrelseuppdrag genomgång av omfattning av transaktioner med närstående bolag. Möte med nyckelpersoner bedömning av bokslutsprocessen Fastställa efterlevnaden av god redovisningssed Uppföljning av föregående års frågeställningar Granskning av upprättad årsanalys Granskning av hur de strategiska målen i det balanserade styrkortet överensstämmer med de av Landstinget Kronoberg uppsatta målen samt att undersöka hur relevanta de identifierade kritiska framgångsfaktorerna är. Uppföljning och analys av uppsatta mål och styrtal. Analys av resultaträkning med fokusering på avvikelser mellan utfall, budget, prognoser och föregående år Granskning av väsentliga balansposter Granskningen har vidare utförts i enlighet med god revisionssed med beaktande av väsentlighet och risk i verksamheten samt kontrollmålen existens, tillhörighet, fullständighet, värdering och presentation. 2. Årets bokslutsgranskning 2.1 Årsanlys enligt Balanserat styrkort Under 2001 implementerades det balanserade styrkortet i Landstinget Kronoberg. Folktandvårdens förvaltningsledning tog fram de olika beståndsdelarna i det (10)

4 balanserade styrkortet varefter denna godkändes av centralförvaltningen. Folktandvårdens styrkort blev något försenat på grund av att den var tvunget att revideras enligt centralförvaltningens synpunkter. Samtliga Folktandvårdens enheter redovisar numera enligt det balanserade styrkortet även om precisionen ännu är varierande. Varje förvaltning skulle inkomma med en Vision som de sedan skulle bryta ner i perspektiv med strategiska mål. Inom varje perspektiv definierades sedan ett antal kritiska framgångsfaktorer, det vill säga faktorer som påverkar perspektivets utfall. Varje framgångsfaktor skall sedan följas med ett antal nyckeltal (styrtal) och jämföras med de mål (måltal) som förvaltningen satt upp per framgångsfaktor. Utfallet skall sedan kommenteras och eventuell handlingsplan tas fram. Årsanalysen 2001 är en början på att redovisa enligt det balanserade styrkortet men det finns en hel del att arbeta med. Vision Folktandvårdens vision är: att vara det främsta tandvårdsalternativet för kronobergarna när de väger samman kvalitet, service, tillgänglighet och kostnad. Strategiska mål Inom respektive perspektiv har Folktandvården formulerat strategiska mål enligt nedan: Perspektiv Medborgar- och kundperspektiv Process- och produktionsperspektiv Medarbetar- /utvecklingsperspektiv Strategiskt mål Att bedriva tandvård av god kvalitet med förebyggande inriktning, tillgänglig för alla invånare i länet på lika villkor. Att ha ett effektivt patientflöde. Att följa tandhälsans utveckling och att vårdåtgärderna får avsedd effekt genom kartläggning av vissa åldersgrupper. Att utveckla verksamhetsmått som möjliggör utvärdering mot beslutande mål och jämförelser med andra liknande jämförelser. Att Folktandvården skall utveckla kompetenta, engagerade, friska och förändringsbenägna medarbetare. Ekonomiskt perspektiv Att bedriva kostnadseffektiv verksamhet och egenfinansiera investeringar. Enligt vår bedömning stämmer de framtagna strategiska målen väl med Folktandvårdens vision (10)

5 3. Perspektiv 3.1 Medborgar- och kundperspektiv De kritiska framgångsfaktorer och styrtal som Folktandvården arbetar med är enligt årsanalysen följande: Kritisk framgångsfaktor Styrtal Utfall Kvalitetsinriktat arbetssätt Tandhälsouppföljning Genomsnittlig tandhälsa Tillgängligheten Patientuppföljning Patientenkäter Rekrytering av tandläkare Kölistreducering 9 klinker utan kö Enligt förvaltningen följer behandlingen av barn och ungdomar upplagda planer och tandhälsan ligger på en för riket genomsnittlig nivå. Patientenkäter har genomförts på ett antal kliniker med gott resultat. Hälften av allmänvårdsklinikerna saknar vid årsskiftet kö för nya vårdsökande utan symptom. Tillgängligheten är bättre än föregående år. Resursförstärkning av tanregleringsverksamheten har skett under 2001 men kösituationen kvarstår. Kommentarer och förslag till förändringar - Styrkort Vad som saknas i årsanalysen är vilka måltal som man har för styrtalen. Detta framgår bättre i budgetförslaget där man till exempel säger att målet för patientenkäterna är över 90 procent positiva. Vilka mål man har med tandhälsouppföljningen saknas dock. I utfallskolumnen skulle det vara mer informativt om man hade de faktiska förhållandena och kunde jämföra detta med måltalen. Till exempel 80 procent positiva på personalenkäten jämfört med ett måltal på över 90 procent. Det skulle också vara bra att få med en historisk jämförelse så att man kan se utvecklingen över tiden. Vad gäller kösituationen vore en mer kvantifierad mätning att föredra till exempel att genomsnittlig kötid under 2001 var X antal att jämföra med X antal under år Att identifiera kritiska framgångsfaktorer och sedan ta fram adekvata styrtal och måltal är bara en viktig sida av det balanserade styrkortet. En lika viktig sida är att beskriva en handlingsplan som skall förbättra utfallet i framtiden. Denna handlingsplan saknas i folktandvårdens årsanalys. 3.2 Processperspektiv De kritiska framgångsfaktorer och styrtal som Folktandvården arbetar med är enligt årsanalysen följande: (10)

6 Kritisk Styrtal Utfall framgångsfaktor Processanalys Revisionsintervall månader Resursutnyttjande Totalt antal undersökta patienter Cirka Kvalitetsutbildning Dokumentering och utvärdering Uppdrag pågår Uppföljning av IT-system Relevanta verksamhetsmått Uppdrag pågår Att revisionsintervallet varierar mellan månader mellan olika klinker är en följd av bland annat det svåra rekryteringsläget men också av medveten individuell behandlingsplanering. Antalet behandlade barn och ungdomar har följt klinikernas planering. Härdplastutbildningen har genomförts och miljöarbetet fortsätter kontinuerligt. Klinikerna upprättar miljöhandlingsplaner, källsorterar och arbetar i riktning mot miljödiplomering. Utbyte av tandvårdsutrustningar har följt investeringsplanen under året. Utbyggnaden av lustgasbehandlingen fortsätter och kommer så att göra under Utbildning och uppstart av journalsystemet Edward 32 har skett på tandregleringsklinikerna i Ljungby och Växjö. IT-gruppen har färdigställt kravspecifikationen för ett nytt IT-system för Folktandvården och upphandling pågår. Kommentarer och förslag till förändringar I likhet med kommentarerna under medborgarperspektivet saknar vi också här måltal och historisk jämförelse. Hur bra är till exempel månader och hur såg det ut föregående period? En större specificering av undersökta patienter vore bra till exempel på undersökta barn eller hur många som är undersökta av tandläkare respektive tandhygienist. Även inom detta perspektiv saknar vi en handlingsplan. Det är relativt svårt att koppla de framtagna utfallen av styrtalen enligt tabellen med den beskrivande text som finns under diagrammen. Denna koppling måste bli starkare då man annars får intrycket att de framtagna styrtalen inte är viktiga eftersom man i texten kanske redogör för något annat eller tvärt om att man saknar en del styrtal när man läser texten till exempel miljöarbetet. 3.3 Medarbetar- och utvecklingsperspektiv De kritiska framgångsfaktorer och styrtal som Folktandvården arbetar med är enligt årsanalysen följande: Kritisk framgångsfaktor Styrtal Utfall Medarbetarsamtal/Personalvård Medarbetarenkäter Genomförd (10)

7 Genomförda medarbetarsamtal > 90 % Arbetsmiljö Sjukfrånvaro 19,5 dagar/anställd Under 2001 fanns 246 personer anställda på förvaltningen vilket är en ökning med tre personer från år Förvaltningen har en god bemanningssituation vid en nationell jämförelse. Vid utgången av 2001 hade förvaltningen en vakant tandläkartjänst, två vakanta tandhygienisttjänster samt en vakant tandskötesketjänst. De goda bemanningsläget förklaras av ett aktivt rekryteringsarbete där man bland annat har vänt sig direkt till studenter som utexamineras. Frånvaron har under året ökat från 17,9 dagar per anställd år 2000 till 19, Tyngdpunkten av sjukvårdsdagarna ligger på långtidssjukskrivningarna samt hos medarbetare inom åldersintervallet år. Förvaltningen beräknar kostnaden för sjukfrånvaron till 0,5 Mkr exklusive sociala kostnader, rehabiliteringskostnader, vikariekostnader samt störningskostnader. Förvaltningen anser att utvecklingen är oroande och har börjat arbeta aktivt med förebyggande åtgärder som till exempel friskvård och massage. Kommentarer och förslag till förändringar, styrkort I likhet med de två övriga perspektiven saknar vi måltal och i de fall det är möjligt en historisk utveckling. Mer kvantitativa utfallsredogörelse för medarbetareenkäten vore också bra. Även här saknas en handlingsplan vad man till exempel skall göra med den ständigt stigande sjukfrånvaron även om man i bilagan nämner en ökad friskvårdssatsning och i vissa fall individuella rehabiliteringsåtgärder. En bättre beskrivning finns i personalbilagan till årsanalysen och förslagsvis borde den redogörelse som görs i denna bilaga istället ingå i den redogörelse som görs under medarbetarperspektivet i årsanalysen. I förvaltningens kommentarer till detta perspektiv så behandlas olika utbildningsinsatser i en tredjedel av redogörelsen. Det verkar som om detta skulle område skulle lyftas in som en kritisk framgångsfaktor. 3.4 Ekonomiperspektiv De kritiska framgångsfaktorer och styrtal som Folktandvården arbetar med är enligt årsanalysen följande: Kritisk Styrtal Utfall framgångsfaktor Personalförsörjning Antal vakanser tandläkare 1 Resursutnyttjande Budgetuppföljning Egenfinansiering (10)

8 Resultaträkning (Mkr) 2001 (Utfall) 2001 (Budget) Avvikelse mot budget Avvikelse mot prognos 2000 (Utfall) Ersättningar från patienter 33,9 32,0 1,9 2,9 32,2 Försäljning av vård m m 12,5 12,0 0,5 0,5 12,8 Övrig försäljning 2,7 2,3 0,4 0,4 4,0 Interna intäkter 22,0 23,2-1,2-1,5 19,8 Summa intäkter 71,1 69,5 1,6 2,3 68,8 Personalkostnader -65,4-70,6 5,3 4,1-59,5 Materialkostnader -7,5-8,1 0,6 1,0-7,1 Lokalhyra -5,2-5,2 0,0 0,0-5,9 Tjänster -10,0-9,2-0,8-1,0-8,1 Köpt vård -18,6-24,2 5,6 3,3-20,0 Övriga kostnader -1,7-0,3-1,5-0,1-1,6 Interna kostnader -27,8-27,8 0,0 0,8-25,0 Avskrivningar -2,6-2,6 0,0-0,2-2,2 Summa kostnader -138,8-148,1 9,3 7,9-129,4 Nettokostnader -67,7-78,6 10,9 10,1-60,6 Tandvårdsförvaltningen ökade under 2001 sina intäkter med 4 % framförallt genom ökade patientintäkter till följd av den ökade tandvårdstaxan. De totala kostnaderna ökade under 2001 med 9,4 Mkr till 138,8 Mkr. De stora ökningarna var i Personalkostnader (5,9 Mkr), Övriga tjänster (1,9 Mkr) samt Interna kostnader (2,8 Mkr). Kostnaderna för köpt vård minskade däremot med 1,4 Mkr. Ökningen av personalkostnader består till största delen (4,4 Mkr) av löneökningar samt tillsättningar av vakanta tjänster. Utöver detta har de övriga personalkostnaderna ökat till följd av friskvårdspengar och kompetensutveckling. Trots kostnadsökningarna slutade 2001 på en positiv budgetavvikelse på totalt 10,9 Mkr De positiva budgetavvikelserna återfinns framförallt i personalkostnader samt kostnader för köpt vård. Orsakerna till de positiva avvikelserna i personalkostnader beror dels på att alla vakanta tjänster inte blev tillsatta och dels på att löneförhandlingarna inte blev klara förrän i slutet på året. Att kostnaderna för köpt vård underskred budget beror på att regionvården inte blev så omfattande som budgeterat, att kostnader för asylsökande budgeterades externt men hanterades internt samt att behandlingspengen blev väsentligt lägre än budgeterat (10)

9 Budgeterad ökning Faktisk ökning Jämförelse faktisk ökning/budgeterad ökning. Skillnaden mellan budgeterade personalkostnader och faktiska personalkostnader är i likhet med tidigare år mycket stora. Differenserna har tidigare till största delen utgjorts av vakanser, det vill säga att man budgeterat för en större personalstyrka. Så är fallet även i år trots att man mot slutet av året fyllde de flesta av sina vakanser. Under 2002 budgeterar förvaltningen med ökade personalkostnader på cirka 10,9 Mkr. En tredjedel av denna utgörs av merkostnader som skulle erhållas om alla vakanser tillsattes och resterande ökning härrör från de löneökningar som gjordes i slutet av 2001 men som slår igenom fullt ut under Personalkostnaderna som de senaste åren har haft en årlig öknings takt med 9-10 % förväntas alltså öka med 17 % under 2002 om man jämför budget 2002 mot utfall Den verkliga förväntade ökning ligger dock på 10 % då de resterande 7 % utgörs av vakanta tjänster som man inte beräknar att tillsätta. Balansräkning Under året har investeringar gjorts för totalt 6,2 Mkr i IT-utrustning (1,5 Mkr), Inredningar till kliniker (0,3 Mkr) samt Medicinskteknisk utrustning (4,4 Mkr). De kommande tre åren kommer investeringar för cirka 12,0 Mkr att göras i ett nytt vårdsystem som skall ersätta Syster Florence. Vidare så beräknas de kommande tre årens investeringar i Medicinteknisk utrustning uppgå till cirka 4,6 Mkr. Ingen avsättning har i år gjorts för personalbonus vilket föregående år uppgick till 3,0 Mkr. Anledningen till detta är att bonussystemet i år utvärderas och en eventuell ny avsättning kommer att göras först i nästa bokslut. Kommentarer och förslag till förändringar, styrkort Inom detta perspektiv saknar vi framförallt en analys av årets utfall i förhållande till budget och föregående år. En mängd ekonomisk redovisning och verksamhetsredovisning är medtaget som bilagor till årsanalysen men utan några vidare kommentarer varför en utomstående läsare har svårt att tolka siffermaterialet. Väsentliga förändringar mot budget, prognos och föregående år samt övrig relevant analys bör ingå i redogörelsen av det ekonomiska perspektivet (10)

10 3.5 Sammanfattande kommentarer avseende perspektiv Revisionsrapport, Bokslut Folktandvården 2001 I detta avsnitt skall en bedömning göras av hur de olika perspektiven harmoniserar med varandra. Avsaknaden av måltal vid beskrivningen av de olika perspektiven gör att en sammanfattande bedömning är svår. Det är först när måltal och utfall jämförs med andra perspektiv som en uppfattning om balansen mellan perspektiven kan göras. Förvaltningen har för avsikt att förbättra årsanalysen i nästkommande årsanlys och arbetet påbörjades i och med att budgeten för 2002 togs fram i mitten på Orsaken till att inte årets årsanalys inte gjordes helt i enlighet med det balanserade styrkortet var den ovan nämna(rubrik 2.1) förseningen. 4. Intern kontroll För allmänna noteringar gällande den interna kontrollen inom Landstinget Kronoberg hänvisas till separat rapport. Granskningen har föranlett ett antal påpekanden och rekommendationer som är mer eller mindre generella för hela Landstinget Kronoberg. Granskningen av den löpande redovisningen har inte föranlett någon anmärkning. En allmänt god ordning och reda föreligger inom landstingets redovisningsenheter. Bokslutsprocessen, budget och prognos Vår bedömning av bokslutsarbetet är att det har utförts på ett tillfredsställande sätt. Tidsplanen har följts och dokumentationen har överlämnats för revision i tid. Landstingsstyrelsens direktiv och god redovisningssed har i allt väsentligt följts. Vid vår granskning har inget indikerat att gällande anvisningar frångåtts. Goda avstämningsrutiner finns. Årsbokslutet är väl dokumenterat och strukturerat. Personalen har, enligt vår bedömning, god kompetens att klara av sin uppgift i bokslutsarbetet. I likhet med tidigare år är avvikelse mellan budget/prognos och utfall väsentliga. Den stora prognosavvikelsen uppstod genom ett missförstånd mellan förvaltningsledningen och landstinget centralt. Budgetavvikelserna diskuteras ovan. Johan Persson Granskningsansvarig Peter Bjureberg Kundansvarig, LT Kronoberg (10)