Revisionsrapport, Bokslut Ljungby lasarett Sammanfattning

Transkript

1 Sammanfattning Revisionen av Ljungby lasaretts verksamhet år 2001 har genomförts i enlighet med den av de förtroendevalda revisorerna fastställda revisionsplanen för Landstinget Kronoberg. Revisionen har utförts i enlighet med bestämmelser i Kommunallag, Rådet för kommunal redovisning och landstingets regler och anvisningar samt god revisionssed. Syftet med revisionen har varit att pröva om förvaltningens verksamhet under det gångna verksamhetsåret sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna och rapporteringen är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig samt säkerställa att lagar och förordningar följs. I och med införandet av det balanserade styrkortet i Landstinget Kronoberg har också revisionens rapportering förändrats. Inom ramen för vår skyldighet att pröva hur ändamålsenligt verksamheten skötts under året har vi i denna revisionsrapport inlett vårt arbete med att försöka ge en konstruktiv kritik och återkoppling till det arbete förvaltningen inlett med att styra sin verksamhet utifrån ett antal lika viktiga perspektiv. Perspektiven man valt inom landstinget är Medborgar- och kundperspektivet; Processperspektivet; Medarbetar- och utvecklingsperspektivet samt Ekonomiperspektivet. Efter genomförd revision bedömer vi att Ljungby lasaretts verksamhet år 2001 följs upp och rapporteras i enlighet med det balanserade styrkortet. Handlingsplaner för att förbättra styrningen utvecklas, och arbetet koncentreras till de områden som inte är lika väl genomarbetade. Brister har påpekats gällande avsaknad av mål- och styrtal i vissa fall, samt att det saknas en klar koppling mellan de olika perspektiven. Detta leder till obalans i styrkortet, vilket försvårar möjligheten att uppnå visionen. Beaktat dessa iakttagelser och avgivna rekommendationer är det vår uppfattning att förvaltningens verksamhet under det gångna verksamhetsåret i allt väsentligt skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att räkenskaperna och rapporteringen i allt väsentligt är rättvisande. Vår granskning av den interna kontrollen inklusive efterlevandet av lagar och förordningar samt landstingets egna centrala riktlinjer har föranlett ett antal för Landstinget Kronoberg generella påpekanden och rekommendationer. Dessa har sammanfattats i en särskild rapport benämnd Revisionsrapport, granskning intern kontroll år Ingen av de gjorda påpekanden i denna rapport, enskilt eller samtagna, är av en sådan art och omfattning att den interna kontrollen som helhet bedömts som otillfredsställande. Den interna kontrollen och tillämpningen av lagar och förordningar inom förvaltningen har härvid bedömts som klart tillfredsställande. Förvaltningen har även varit föremål för ett speciellt förvaltningsrevisionellt projekt avseende Tillgänglighet och väntetider. Rapporten som påpekade behovet av utveckling av prioriteringsarbetet, förbättring av redovisning och hantering av väntetider samt ett utökat resurssamarbete mellan landstingets båda sjukhus överlämnades till landstingsstyrelsen den 15 maj (11)

2 Ljungby lasarett Innehållsförteckning SAMMANFATTNING GRANSKNINGENS OMFATTNING OCH INRIKTNING ÅRETS BOKSLUTSGRANSKNING ÅRSANALYS ENLIGT BALANSERADE STYRKORT... 4 Vision... 4 STRATEGISKA MÅL PERSPEKTIV MEDBORGAR- OCH KUNDPERSPEKTIV... 5 Kommentarer och förslag till förändringar - styrkort PROCESS- OCH PRODUKTIONSPERSPEKTIV... 6 Kommentarer och förslag till förändringar - styrkort MEDARBETAR- OCH UTVECKLINGSPERSPEKTIV... 7 Kommentarer och förslag till förändringar - styrkort EKONOMIPERSPEKTIV... 8 Resultaträkning... 8 Balansräkning... 9 Kommentarer och förslag till förändringar -styrkort SAMMANFATTANDE KOMMENTARER AVSEENDE PERSPEKTIV INTERN KONTROLL Bokslutsprocessen, budget och prognos (11)

3 Revisionsrapport 2001 avseende Ljungby Lasarett 1. Granskningens omfattning och inriktning Revisionen av Ljungby lasaretts verksamhet 2001 har utförts i enlighet med Kommunallag, Rådet för kommunal redovisning och landstingets regler och anvisningar samt god revisionssed. Syftet är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna och rapportering är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig samt säkerställa att lagar och förordningar följs. Revisionen har genomförts i enlighet med fastställd revisionsplan med utgångspunkt från väsentliga risker i verksamheten och den finansiella rapporteringen. Konkret innefattar granskningen bland annat Ansvar och befogenheter behandlar efterlevnad av inköpspolicy samt uppföljning av attestreglemente, ansvar och befogenheter. Anläggningsregister behandlar rutiner för avskrivningar samt efterlevnad av landstingets regler och rutiner för aktivering. Leverantörsreskontra behandlar hanteringen av i leverantörsregistret förekommande transaktioner. Löpande redovisning - med tyngdpunkt på rörelsetillhörighet, kontering samt hantering av sekretessbelagda uppgifter. Styrelseuppdrag genomgång av omfattning av transaktioner med närstående bolag. Möte med nyckelpersoner bedömning av bokslutsprocessen Fastställa efterlevnaden av god redovisningssed Uppföljning av föregående års frågeställningar Granskning av upprättad årsanalys Granskning av hur de strategiska målen i det balanserade styrkortet överensstämmer med de av Landstinget Kronoberg uppsatta målen samt att undersöka hur relevanta de identifierade kritiska framgångsfaktorerna är. Uppföljning och analys av uppsatta mål och styrtal. Analys av resultaträkning med fokusering på avvikelser mellan utfall, budget, prognoser och föregående år Granskning av väsentliga balansposter Granskningen har vidare utförts i enlighet med god revisionssed med beaktande av väsentlighet och risk i verksamheten samt kontrollmålen existens, tillhörighet, fullständighet, värdering och presentation (11)

4 2. Årets bokslutsgranskning 2.1 Årsanalys enligt Balanserade styrkort Planeringsförutsättningarna för 2002 är skrivna med utgångspunkt i det balanserade styrkortet, vilket kan ses som en form av utvecklad målstyrning där samstämmighet ska finnas mellan Vision-Strategier-Framgångsfaktorer och Styrtal, uppdelat i olika perspektiv. Vision, strategier, framgångsfaktorer och styrtal har gemensamt tagits fram av verksamhetschefer, avdelningschefer, fackliga representanter och den centrala sjukhusledningen. Förtroendevalda politiker har inte deltagit i arbetet. Samtliga basenheter har utvecklat egna balanserade styrkort, vilka ska korrespondera med det lasarettsgemensamma styrkortet, och rapporterar i enlighet därmed. Ljungby lasarett har definierat en vision som väl överensstämmer med landstingets centrala definition. Verksamhetsidén följer uppsatt vision och konkretiserar den på ett bra sätt. Såväl vision som verksamhetsidé är kommunicerade och avstämda med Landstinget Kronobergs centrala ledning. Vision Ljungby lasaretts vision definierar de enligt nedan: Den vision som ska vägleda, styra och utmana mot en gemensam syn av Ljungby lasarett i framtiden är: "Ljungby lasarett skall vara det naturliga valet." Någon verksamhetsidé har lasarettet inte beskrivit i årsanalysen. Verksamhetsidén är dock definierad och lyder; Vi ska erbjuda specialistvård för att hjälpa människor att återfå sin hälsa och ge dem förutsättningar för bästa möjliga livskvalitet (11)

5 Strategiska mål Inom respektive perspektiv har Ljungby lasarett formulerat strategiska mål enligt nedan: Perspektiv Medborgar- och kundperspektiv Process- och produktionsperspektiv Medarbetar-/utvecklingsperspektiv Ekonomiskt perspektiv Strategiskt mål Att tillgodose vårdtagarnas behov av hälsooch sjukvård baserat på omtanke och respekt. Bedriva säker hälso- och sjukvård med helhetsperspektiv samt ta tillvara utvecklingen inom medicin och teknik Att erbjuda ett stimulerande arbete i god arbetsmiljö som ska präglas av delaktighet och ständigt lärande. Att bedriva all verksamhet kostnadseffektivt. Styrelsen för förvaltningen skall fastställa strategier, utifrån sin egen vision och verksamhetsidé. Strategier fastställer vad som ska göras för att visionen ska förverkligas. Detta innebär formuleringar av långsiktiga mål, arbetssätt och unika aktiviteter. Ljungby lasarett har fastställt strategiska mål enligt ovan i syfte att uppnå visionen. Dessa får ses som långsiktiga, och arbetssätt för att uppnå dessa har planerats och beskrivits i samband med respektive perspektiv. 3. Perspektiv 3.1 Medborgar- och kundperspektiv De kritiska framgångsfaktorer och styrtal som Ljungby lasarett arbetar med enligt årsanalysen är följande; Kritisk framgångsfaktorer Tillgängligheten Styrtal Förväntad väntetid till ett första läkarbesök som ligger inom tre månader Förväntad väntetid till behandling som ligger inom tre månader Utfall 2001 Måltal Bemötande Enkäter Genomförd Information Enkäter Genomförd 95% 100% 50% 100% Effektiva flöden Vårdplatsbeläggning 84% 85% (11)

6 Antal MF-dagar/totala antalet dagar 13% För patienter som fortfarande väntar på ett första planerat läkarbesök är situationen god. Endast ortopeden klarar inte av fullmäktiges målsättning. Den förbättrade tillgängligheten beror främst på de pengar som landstinget har satsat för att korta köerna. Väntetid till behandling har förbättrats, men understiger klart den målsättning som satts upp av fullmäktige. Man kan anta att kostnaderna ökar väsentligt för att kunna uppnå detta mål, och synes därför inte korrelera med det ekonomiska perspektivet. Genomförda enkäter har fått positiva resultat. Tillgängligheten per telefon upplevs dock av allmänheten som ett problem. Ytterligare undersökningar kommer att genomföras för att komma tillrätta med problemen. Vårdplatsbeläggningen är lägre än förra året. Viss ledig kapacitet måste finnas för att ha beredskap att möte akuta fall, varför uppnådd beläggningsgrad anses tillfredsställande. Av alla vårdagar som redovisas i basrapporten är 13 % eller dagar, vårddagar där patienten är förklarad medicinskt färdigbehandlad. För patienten vore det önskvärt att denna siffra är lägre då man istället kunde vara i en mer trygg miljö. Dessutom skulle en sänkning leda till att tillgängligheten ökar för övriga patienter samtidig som resurser frigörs till övrig vård. Något måltal har inte framtagits för detta styrtal, men anges i idealfallet vara 0 %. Kommentarer och förslag till förändringar - styrkort De kritiska framgångsfaktorerna som är definierade för att får anses relevanta och av stor vikt för att uppnå de strategiska målen. Föreslagna styr- och måltal följer väl landstingets centrala avsikter. Åtgärder och utfall beskrivs på ett bra och lättillgängligt sätt i årsanalysen. En klar koppling till övriga perspektiv, och framförallt till det ekonomiska perspektivet, saknas dock. Det vore önskvärt med analyser och kommentarer kring möjligheten att uppnå måltal, samt vilka konsekvenser detta får för övriga perspektiv. 3.2 Process- och produktionsperspektiv Verksamhetsmått Utfall 2001 Måltal Utfall 2000 Vårddagar Vårdtillfällen Andel akut inskrivna 72 % 76 % Medelvårdtid 6,6 6,8 Patientomsättning 46,3 46,9 Operationer i sluten vård Läkarbesök Sjukvårdande behandling Dagsjukvård Operationer i öppen vård (11)

7 Jämfört med föregående år har det skett en ökning i produktionen inom den öppna vården. Orsaken till detta anges bland annat vara kösatsningspengar och bättre bemanning. Väntetiderna har under 2001 förbättrats. Inom slutenvården har antalet inneliggande patienter minskat. Kommentarer och förslag till förändringar - styrkort Process- och produktionsperspektivet har inte arbetats igenom lika väl som övriga perspektiv. Såväl framgångsfaktorer, mål- som styrtal saknas. Detta leder till obalans i styrkortet, vilket försvårar möjligheten att uppnå den uppsatta visionen. Ljungby lasarett är medvetna om förhållandet, och kommer att fokusera arbetet kring detta perspektiv under kommande planeringskonferens. Dessutom kommer central ekonomi- och personalfunktion att omorganiseras för att på ett bättre sätt följa verksamheten. 3.3 Medarbetar- och utvecklingsperspektiv De kritiska framgångsfaktorer och styrtal som Ljungby lasarett arbetar med enligt årsanalysen är följande; Kritisk framgångsfaktor Styrtal Utfall Måltal Kompetensutveckling Saknas Arbetsmiljö Sjukfrånvaro per anställd och år 23,1 20,6 Varav långtidssjuk- frånvaro 19,3 15,9 Antal långtidssjuk Skrivna Personalförsörjning Vakanta tjänster 1,7% 3% Genomsnittlig Sysselsättningsgrad 91% Sjukfrånvaron fortsätter att öka. Årets ökning uppgår till 2,5 dagar per anställd. Samarbete med hälsovårdscentralerna och försäkringskassan har inletts, vilket kan ha resulterat i att ökningen stagnerar något. Dessutom startas och genomförs arbetstidsprojekt, föreläsningar, samt arbetsgrupp för traineeprogram, för att komma tillrätta med problemet. Under 2001 har bemanningen varit bra. Lasarettet anlitar ingen så kallad hyrpersonal, utan har istället lyckats tillsätta större delen av de vakanta tjänsterna. Genomsnittlig sysselsättningsgrad har ökat med 1% jämfört med föregående år. Frivillig tjänstgöringsgrad via en resursenhet har således gett positiva resultat, och arbetet med detta fortsätter. Kommentarer och förslag till förändringar - styrkort De kritiska framgångsfaktorerna som är definierade får anses relevanta och av stor vikt för att uppnå de strategiska målen. Föreslagna styr- och måltal följer väl landstingets centrala avsikter, med undantag av vakansgrad vars målsättning centralt är satt till 0%. Detta har förvaltningen inte ansett realistiskt, och därför satt 3 % som måltal (11)

8 Styr- och måltal saknas för framgångsfaktorn kompetensutveckling. Samtliga basenheterna har inte rapporterat in antalet utbildningsdagar. Anledningen sägs vara svårigheter att ta fram denna information, vilket dock kan hämtas hos vissa basenheter. Kommande verksamhetsår skall samtliga basenheter ta fram relevanta styrtal. Ljungby lasarett arbetar aktivt med att komma tillrätta med problem kring den ökade sjukfrånvaron. Som tidigare nämnts visar årsanalysen på handlingsplaner i form av bland annat arbetstidsprojekt. Detta ger också positiv effekt på sysselsättningsgraden. Målsättningen för vakanta tjänster har uppnåtts. Det ekonomiska perspektivet visar att personalkostnaderna överstiger budget med 2,3 Mkr, med nio tjänster vakanta. Att tillsätta dessa tjänster och därmed uppnå den centrala målsättningen på 0%, beräknas kosta runt 5,3 Mkr. Balansen mellan perspektiven kan därför ifrågasättas. Årsanalysen beskriver på ett bra och lättillgängligt sätt nuvarande situation och åtgärder som vidtas för att uppnå uppsatta måltal. 3.4 Ekonomiperspektiv Den kritiska framgångsfaktor som Ljungby lasarett arbetar med enligt årsanalysen är följande; Kritisk framgångsfaktor Utfall 2001 Prognos 2001 Måltal Avvikelse driftbudget exkl Projekt - 5,3-3,8 0 Resultaträkning 2001 (Utfall) 2001 (Budget) Avvikelse mot budget Avvikelse mot prognos 2000 Försäljning av vård mm 12,0 5,4 6,6 1,8 10,0 Bidrag läkemedelsförmån 28,8 28, Övriga intäkter 23,1 19,8 3,3-2,9 22,2 Summa intäkter 63,9 54,0 9,9 3,4 32,2 Personalkostnader 236,3 234,0-2,3-3,5 215,9 Materialkostnader 29,9 25,5-4,4-2,2 26,1 Kostnader för läkemedelförmån 28,8 28, Köpt vård 60,9 56,0-4,9-3,8 53,7 Övriga kostnader 82,0 78,4-3,6-1,0 75,7 Summa kostnader 437,9 422,7-15,2-15,0 339,2 Nettokostnader 374,0 368,7-5,3-11,6 340, (11)

9 Avvikelsen mot driftbudget kan framförallt hänföras till personalkostnader och till kostnader för sjukvårdsmaterial och varor. Budgetunderskott för personalkostnader förklaras av ökad produktion, samt en ökning av kostnader för rekrytering och andra personalrelaterade kostnader. Förklaring till budgetunderskott avseende sjukvårdsmaterial är densamma som tidigare år. Förvaltningen menar att budgetkompensation inte erhålls i nivå med prisökningar. Kostnaderna för utomlänsvården fortsätter öka, och uppgår under 2001 till 60,9 Mkr. Ökningen har tidigare år skett för övrig utomlänsvård, medan den högspecialiserade vården varit relativt konstant. Under 2001 ökar kostnaderna för högspecialiserad vård med 4,8 Mkr. En väsentlig del av ökningen har av förvaltningen härletts till kostnader för onkologi, och diskussioner kring debitering för dessa tjänster har uppkommit. Det är av stor vikt att principerna för interndebitering av tjänster inom Landstinget Kronoberg klarläggs. Lämnad prognos i augusti för nettokostnader 2001 avviker negativt från faktiskt utfall med 11,6 Mkr. I årsanalysen uppges prognosdifferensen till 1,5 Mkr. Diskrepansen häremellan beror på att förvaltningen inte prognostiserar faktiskt utfall, utan istället utfall i förhållande till aktuell budget, det vill säga budgetavvikelse. Den stora skillnaden mellan ovan angivna avvikelser är således en effekt av ändrade budgetförutsättningar som sker mellan lämnad prognos i augusti och bokslutsdatum 31 december Huvudorsaken till den faktiska budgetavvikelsen anges vara kostnadsutvecklingen för köpt vård. Balansräkning Balansräkningen består av fyra stora poster. På tillgångssidan dominerar fordringar för vårdavgifter (kundfordringar) och inventarier och på skuldsidan leverantörsskulder, skuld för semesterlöner samt jour och beredskap. Investeringar i maskiner och inventarier har under 2001 skett med 6,3 Mkr. Avskrivningar har skett enligt oförändrade principer, och uppgår år 2001 till 7,6 Mkr. Utgående semesterlöneskuld har ökat jämfört med 31 december 2000 med 1,2 Mkr. Motsvarande ökning för jour och beredskap uppgår till 0,9 Mkr. Årets personalkostnader inkluderar även en reservering för retroaktiva löner vilka uppgår till 1,2 Mkr. I övrigt har inga större förändringar skett under Väsentliga balansposter har granskats med avseende på revisionsmålen värdering, tillhörighet, samt existens och fullständighet. Revisionen har inte föranlett någon anmärkning. Kommentarer och förslag till förändringar -styrkort Resonemanget kring budgetavvikelser och förändringar jämfört med föregående år är väl strukturerade och ger en god överblick över förvaltningens ekonomiska utfall (11)

10 3.5 Sammanfattande kommentarer avseende perspektiv Ljungby lasarett arbetar aktivt med de balanserade styrkorten, och använder dessa för att planera och följa upp verksamheten. Handlingsplaner för att förbättra styrningen utvecklas, och arbetet koncentreras till de områden som inte är lika väl genomarbetade. Att på detta sätt ständigt arbeta med att utveckla strategier är av väsentligt betydelse för att uppnå uppställda mål. Årsanalysen beskriver väl vision, strategier, framgångsfaktorer och styrtal. Undantaget är process- och produktionsperspektivet, vilket inte arbetats igenom lika väl som övriga perspektiv. Det saknas dock en klar koppling mellan de olika perspektiven, i form av analyser och kommentarer kring möjligheten att uppnå måltalen, samt vilka konsekvenser detta får på övriga perspektiv. Enligt landstingets centrala definition skall det ekonomiska perspektivet visa finansiell resursåtgång i konsekvens med vad som redovisas i övriga perspektiv. Som nämnts tidigare synes det finnas brister i balansen mellan vissa måltal. Målsättningen att uppnå 100% tillgänglighet till läkarbesök och behandling inom tre månader, samt 0% vakansgrad borde leda till en ökning av kostnader, vilket torde medföra att en budget i balans blir mycket svår att uppnå. 4. Intern kontroll För allmänna noteringar gällande den interna kontrollen inom Landstinget Kronoberg hänvisas till separat rapport. Granskningen har föranlett ett antal påpekanden och rekommendationer som är mer eller mindre generella för hela Landstinget Kronoberg. Granskningen av den löpande redovisningen har inte föranlett någon anmärkning. En allmänt god ordning och reda föreligger inom landstingets redovisningsenheter. Bokslutsprocessen, budget och prognos Vår bedömning av bokslutsarbetet är att det har utförts på ett tillfredsställande sätt. Tidsplanen har följts och dokumentationen har överlämnats för revision i tid. I årets bokslut har kostnader och intäkter under 10 tkr inte periodiserats, i enlighet med centrala anvisningar. Landstingsstyrelsens direktiv och god redovisningssed har i allt väsentligt följts. Vid vår granskning har inget indikerat att gällande anvisningar frångåtts. Goda avstämningsrutiner finns. Årsbokslutet är väl dokumenterat och strukturerat. Personalen har, enligt vår bedömning, god kompetens att klara av sin uppgift i bokslutsarbetet. Avvikelsen i lämnad prognos i augusti 2001 enligt årsanalysen (0,4% av faktiska nettokostnader) får tillsammans med angiven orsak anses godtagbart. Ser man enbart till avvikelsen mellan lämnad prognos och faktiskt utfall är dock differensen betydligt större. Detta är en följd av förändrade budgetförutsättningar, och återspeglar därför (11)

11 förändringar i budget mellan augusti och december. Det är av stor vikt att kommunikationen, såväl internt som externt, blir tydlig gällande analys av budget och prognosavvikelse så att lämnade prognoser ger ett relevant underlag för beslutsfattare. Kristina Lindstedt Granskningsansvarig Peter Bjureberg Kundansvarig, LT Kronoberg (11)