Revisionsberättelse 2011

Transkript

1 Revisionsberättelse 2011 Rapportens utseende Enligt sektionens reglemente ska en revision bestå av två dokument, en revisionsberättelse och en revisionsrapport (se i sektionens reglemente). Revisonsrapporten måste enligt styrdokumenten inte publiceras, vilket vi har beslutat att göra ändå för att den ska kunna vara praxisskapande inför framtida revisioner. Detta har gjort att vi lagt ett mindre fokus på revisonsberättelsen utan lagt den större mödan på att göra ett grundligt förarbete i vår rapport. Dessa innehåller vår utredning som refereras till i denna text och vi rekommenderar att den intresserade sektionsmedlemmen läser dem allihop. Revisonsrapporten består av tre delar: Uppföljning av 2011 års verksamhetsplan Uppföljning av sektionsmötesbeslut 2011 Revision av sektionens ekonomi 2011 Året i stort Datasektionens verksamhet gick under 2011 väl. Många omvälvande saker inträffade såsom flytten till en ny sektionslokal men verksamheten hölls förhållandevis intakt och funktionell. Ett antal nämnder och sektionsorgan uppfyllde inte de mål som sätts upp i verksamhetsplanen (se bilaga), vilket ibland beror på brister i verksamheten och ibland på att verksamhetsplanen är illa skriven. Trots de brister som fanns anser revisorerna inte att årets verksamhet var illa skött och att det i den redovisade verksamheten inte finns någon anledning att neka ansvarsfrihet. Ekonomiskt är året mycket oklart (se bilaga) och det finns avsevärda brister i den ekonomiska redovisning som givits av styrelsen vilket gör att det ekonomiska resultatet är otillförlitligt Det finns även en osäkerhet om en större summa pengar i fonder som under året upptäcktes saknades (se bilaga) som vi fortfarande inte kan redogöra för. Revisorena ställer sig tveksamma om det utifrån årets ekonomiska redovisning går att bevilja ansvarsfrihet. Slutsats Revisorerna känner inte att vi kan ta entydig ställning till frågan om ansvarsfrihet. Vi anser att frågan är avhängig på sektionsmötets inställning till bokföringen betydelse samt ekonomisk säkerhet och vill därför lämna frågan vidare års bokföring är otvivelaktigt felaktig och vi kan inte anse att det är bortom rimliga tvivel bevisat att det inte förekommit ekonomiskt oriktigheter under året, speciellt i samband med DKMs bokföring och de saknade fonderna. Däremot har vi efter vårt arbete med styrelsen både under året och i samband med revisionen inte haft anledning att få särskilda misstankar om att någon typ av svindel eller förskingring har skett.

2 Revisorernas åsikt är att sektionsmötet i detta läge kan väja både att bevilja och att avslå frågan om ansvarsfrihet, och att det bör bero på hur vi väljer att hantera frågan runt 2011:s bristande ekonomiska redovisning och speciellt de saknade fonderna. Om sektionsmötet vill göra en grundlig utredning och revision av 2011 års ekonomi anser vi att det är en för stor och komplex fråga för att åläggas en ideellt arbetande student. Om en uttömmande undersökning efterfrågas rekommenderar vi istället att det avsätts pengar för att avlöna en legitimerad revisor som under en bestämd tid går igenom årets bokföring och ekonomiska redovisning för att ge en klar bild. Rekommendation Om sektionsmötet inte vill utreda 2011:s ekonomi närmare utan är villiga att ta den avlämnade redovisningen som tillräcklig finns det inget ytterligare att tillföra i frågan. I sådana fall förordar revisorerna att D-rektoratet beviljas ansvarsfrihet. Om sektionen inte anser att redovisningen är tillräcklig, vill utreda årets ekonomi närmare eller anser frågan om fonderna viktig att utreda förordar revisorerna att frågan om ansvarsfrihet avslås. Vi rekommenderar i så fall sektionsmötet att besluta om en professionell utredning. Skrivet och framarbetat av Erik Lindström Max Roth Revisor 2011 Revisor 2011

3 Revisionsuppföljning på 2011 års verksamhetsplan Avsnitt Sektionens mål synliggöra kårens och sektionens arbete i samarbete med Informationsorganet. öka antalet medlemmar för att behålla sektionens trovärdighet gentemot skolan, målet är att över 50% av de studerande skall vara medlemmar till årsskiftet 2011/2012. D-rektoratet presenterade sitt för de nyanlända vid sektionsrundvandringen under mottagningen samt förmedlade information från THS centralt via sektionens informationskanaler. Under läsåret var 662 utav 721 registerade vid programmet kårmelemmar. Revisorernas uppfattning är att D-rektoratet under året tydliggjorde arbetets närvaro, men inte vad det handlade om eller hur det fortlöpte. Datasektionen hade under året höga medlemssiffror i förhållande till andra sektioner. Den höga procenten (91%) är sannolikt relaterad till att kårobligatioriet avskaffades ett år tidigare. Löpande arbete lämna återkoppling på frågor och funderingar från medlemmarna inom en arbetsdag. minst en gång i månaden genomföra arbetsmöten eller Kreativa forum där handfast styrelsearbete sker gemensamt. en gång i veckan träffas under lunchen och diskutera styrelsefrågor. Alla inkomna frågor till D-rektoratet har följts upp och återkopplats skyndsamt. D-rektoratet höll under 2011 arbetsmöten en kväll varannan vecka. D-rektoratet höll under 2011 veckoliga lunchmöten Av vad som kommit till revisorernas kännedom har D- rektoratet alltid återkopplat på de frågot som inkommit (oftast via mail) inom kort. Vi anser att andan av detta mål är uppfyllt. D-rektoratet arbetade under året väl organiserat och regelbundet med sina möten. Revisorerna anser att D-rektoratet uppfyllde dessa mål med bravur. D-Rektoratet (skall) Ekonomi mötas minst en gång i månaden och tillsammans med kassören sköta den löpande bokföringen. utreda konsekvenserna av den nya momslagstiftningen som väntas träda i kraft 1 Januari 2012 och genomföra nödvändiga åtgärder för att sektionen ska följa den nya lagstiftningen. arbeta för att behålla och vidareutveckla Team CSC. D-rektoratet skötte sektionens bokföring på de arbetsmöten som hölls varannan vecka. D-Rektoratet utredde frågan under året och kom fram till att det inte påverkade sektionen eller dess verksamhet. Sektionernas ordförande åt emellanåt lunch med varandra, om än inte så ofta som önskat. Samarbetet bibehölls men utvecklades kanske inte i stort. Målet anses uppfyllt. Team CSC som samarbetesforum tonades ned under året och gav rum för andra typer av samarbete med mediesektionen. Andra sektioner och systerprogram aktivt arbeta för att hitta frågor som kan drivas gemensamt av flera sek oner och ta ini a v ll sådant samarbete över sektionsgränserna. verka för att ha ett nära samarbete med andra sektioners styrelser. besöka andra sektioners styrelser och diskutera aktuella händelser på KTH. Detta görs med fördel under avslappnade former. Inget sådant arbete fördes under året. Det hölls ett samarbete med mediesektionens styrelse och det hölls en social kontakt med olika sektionsstyreser i smaband med festligheter. Ordförande var även aktiv i ordförandeåret samt kassör i ekonomirådet på THS. Inget regelrätt sådant besök skedde under året. Det skedde dock ett gemensamt styrelsemöte med mediesektioen i samband med sektionslokalsnamnomröstningen. Presidet åt även lunch med mediesektionens presidium och en person från CSC-skolan varje kvartal. D-rek valde aktivt att inte arbeta mot detta mål under året då det ansågs vara orelevant för sektionens verksamhet. Revisorerna måste ändå påpeka att detta går mot sektionsmötets beslut i samband med fastställandet av verksamhetsplanen. Revisorerna tycker inte att målet kan anses uppfyllt då verksamhetplanen snarare syftar på ett löpande, proffessionellt samarbete. D-rek valde aktivt att inte prioritera detta mål. Det skedde ett samarbete med Sektionen för medieteknink, men målet kan inte anses uppfyllt. Detta beror kanske snarast på en olämplig formulering i verksamhetsplanen.

4 Avsnitt Ökat Sektionsengagemang finna llfällen för nämnderna a synas även e er mottagningen. D-rektoratet anordnade inga sådana tillfällen, men erbjuder intressanta tankar i verksamhetsberättelsen. Målet kan inte anses uppfyllt. D-Rektoratet (skall) Övrigt anordna minst fyra D-funkmiddagar för att öka kommunikation mellan funktionärer och nämnder. anordna två teambuilding-events för Datasektionens funktionärer i syfte att öka sammanhållningen mellan nämnderna. anordna en Skiftesgasque för att tacka sektionsaktiva medlemmar. anordna två styrelseöverlämningar, en efter varje SM som enligt stadgarna ska behandla styrelseval. D-rektoratet anordnade under två dfunk-middagar och en dfunk-glöggafton. En fjärde dfunk-middag ställdes dock in på grund av en olycklig schemakrock. Inga teambuildingevents hölls under året. D-rektoratet anordnade efter Val-SM 2011 en skiftesgasque med Top Gun-tema. Gasquen var öppen för alla sektionsaktiva. D-rektoratet anordnade överlämningar efter varje styrelseval Målet kan inte anses uppfyllt då veksamhetsplanen strikt föreskriver fyra eller fler dfunk-middagar. Revisrerna anser fortfarande att D-rektoratet utförde denna syssla väl. Målet kan inte anses uppfyllt. tillse att DKMs lagerhållningssystem byts ut mot ett system som både klarar lagerhållning och dagliga kreditköp. D-rektoratet anger att de under året inta hade tid att se till att detta genomfördes. Målet kan inte anses uppfyllt. Vad revisorerna minns så gjordes det under året ett förök att bygga ett system inom informationsorganet som sedan rann ut i sanden. Det är dock möjligt att D-rektoratet kunde ha gjort mer för att hjälpa den grupp som arbetade på projektet. regelbundet genomföra underhåll av de maskiner och delar av sektionslokalen som kräver löpande underhåll och tillsyn. Nämnder (skall) Sektionslokalsgruppen regelbundet kontrollera att alla inventarier i sektionslokalen är hela och rena samt ersätta, reparera eller ta bort trasiga inventarier. se till att sektionslokalen städas regelbundet. anordna en tackfest en gång per termin för dem som hjälpt till att städa sektionslokalen. ha ett samarbete med motsvarande nämnd på Sektionen för Medieteknik. Metadorerna och ESCapo har löpande under året arbetat för att lokalen ska vara i gott skick. Det hölls under året en nollestädsfest. En gemensam lokalnämnd skapades i samband med flytten till den nya lokalen. Sektionen fick i samband med flytten en mängd klagomål för att det var skräpigt i och utanför den nya lokalen. I övrigt anser revisorerna att sektionslokalen hölls i gott skick under året, särskilt med hänsyn till flytten. Sektionsmötet röstade för en sammanslagning och det löpande arbetet i nämnden fungerade under året. Idrottsnämnden Idrottsnämnden anordnade under året bidrag och lag anordna regelbundna träningstillfällen för sektionens till ett mindre antal tävlingar men hade i övrigt ingen medlemmar. verksamhet. Vad revisorerna minns och kan gräva fram anordnades lag till KTH och THS -turneringar. Dessa bidrag kan inte riktigt anses vara "regelbundna träningstillfällen" och målen kan därför inte anses uppfyllt.

5 Avsnitt hjälpa D-rektoratet och övriga nämnder med informationsspridning. IOR utarbetade tillsammans med D-Rektoratet sektionens informationsspridningsguidelines. Det är något oklart hur denna hjäp skulle se ut, men revisorerna anser att IOR genom fastställande av guidelines och upprätthållande av sektionens hemsida uppfyllt målet i fråga. Informationsorganet underhålla och vidareutveckla sektionens webbplats. ansvara för drift och underhåll av sektionens datorresurser. ha en samordnande roll för sektionens informa onsöden. IOR introducerade under året Github för att versionshantera sektionens projekt och arbetande löpande med sektionens IT-projekt. Det hölls periodvis även veckoliga hackerkvällar. Ett twitterkonto skapades och var aktivt under delar av året. Målet upfylldes under året. Ett antal sektions-itproject rann under året ut i sanden, men de system som aktivt används i sektionens verksamhet underhölls aktivt. Målet är svårt att kvantifiera och konkretisera. Den webplats som IOR förvaltar var under året en av sektionens primära sektonskanaler, men revisorerna bedömer inte att det är det som avses i verksamhetsplanen. ha regelbunden kontakt med sektionens nämnder i syfte att höja kvalitén på informationsspridningen. I början av året gjordes ett försök att skriva och skicka ut ett återkommande nyhetsbrev. Målet uppfylldes inte under året beroende på en blandning av bristande intresse från nämndernas sida och den avesärda arbetsbördan uppgiften innebär. Nämnder (skall) Datas Internationella Utskott samordna sektionens internationella verksamhet. Detta inkluderar att hålla kontakten med ISS ordförande på THS och ansvariga för utbytesstudier på CSC:s kansli och institutionerna. hålla sektionsmedlemmarna informerade om den internationella verksamheten på sektionen. hjälpa till i THS centrala mottagningsverksamhet för utländska studenter. Detta inkluderar att rekrytera faddrar och koordinera fadderverksamheten. DIU rekryterade sektionsmedlemmar att delta i THS centrala internationella verksamhet, speciellt den internationella mottagningen. DIU har med hjälp av sektionens informationskanaler vidarebefodrat information från THS centralt om internationella event. Utskotet bistod med planering och genomförande av THS internationella mottagning. Målet är svårt att kvantifiera och bedöma då sektionen inte haft en självstående internationell verksamhet på många år utan istället arbetat på att hänvisa till THS centralt. Revisorerna anser dock att målet uppfylldes då en god kontakt hölls med ISS. fungera som kontaktyta för utländska studenter på sektionen. Nämndens ordförande var under året redo att uppfylla denna funktion, men blev inte kontaktad av någon som ville utnyttja den. Funktionen fanns men uppfylldes inte. Målet är mycket svårt att bedöma. genomföra minst en undersökning om hur jämlikhetssituationen på sektionen är. Jämlikhetsnämnden utvärdera resultaten av undersökningen och presentera dessa för Drektoratet och sektionens medlemmar. upprätta en tydlig kontakt dit medlemmar kan vända sig med jämlikhetsfr ågor. verka för att utöka ett samarbete mellan jämlikhetsnämnden och jämlikhetsgruppen på CSC. Jämlihketsnämnden hade under 2011 ingen regelbunden och organiserad verksamhet vad årets styrelse eller revisorer vet. Uppgift saknas. Målen uppfylldes antingen delvis eller inte alls.

6 Avsnitt arrangera onsdagspubar. DKM arrangerade onsdagspubar löpande under året. arrangera Plums. DKM arrangerade plums. DKM arrangerade de i verksamhetsplanen föreskrivna festiviteterna och pubarna under året. arrangera minst fyra fester för sektionens medlemmar. DKM arranderade ett flertal fester, sittningar och gasquer under året. DKM bokföra sin verksamhet regelbundet. Det bokfördes under året med varierande regelbundenhet. Bokföringen var inte strikt organiserad eller regelbunden, men de lärdomar som drogs under året av DKMs bokföring har lett till utveckalndet av bättre rutiner under senare år. Bokföringen verkar varit avsevärt försenad. anordna tentapub efter varje tentaperiod DKM arrangerade tenapubar efter tre av fyra tentaperioder. Den fjärde arrangerades vad revisorerna minns av MKM. DKM arrangerade visserligen ingen fjärde tentapub, detta i samband med det avtal som slöts med sektionen för medieteknik angående tentapubarna. Målet i verksamhetsplanen uppfylldes inte, men revisorena anser att det sköttes exemplariskt. hålla en mottagning för de nya studenterna som börjar till hösten med syftet att få dem att känna sig välkomna och introducera dem till KTH, THS och sektionen. Mottagningen arrangerade en mottagning i början av året för de nyanlända i enligthet med sektionens föreskrifter och traditioner. Nämnder (skall) Studienämnden Mottagningen eftersträva att få n0llan att vilja bli medlemmar i sektionen och THS. informera n0llan om THS centralts funktion och verksamhet. fungera som en naturlig inkörsport till sektionsengagemang och socialt umgänge med andra studenter. ta in feedback från nøllan och sammanställa informationen skriftligt i syftet att förbättra mottagningen från nøllans synvinkel. regelbundet begära ut de kursvärderingar som skolan enligt högskoleförordningen är skyldig att göra. Dessa ska användas som diskussionsunderlag på studienämndens möten och följas upp. Mottagningen arrangerar sektionens dag och medverkar i kårens dag under mottagningen där de nyanlända får möta representanter från olika delar av organisationen. Mottagningen medverkade under mottagningsveckorna i kårens dag. Mottagningen arrangerar ett stort antal aktiviteter, fester och events där de nyankomna får umgås och lära känna varandra och mottagningen. En enkätundersökning genomfördes efter mottagningens slut. Vissa kursutvärderingar begärdes ut under året. Detta prioriterades under året ned för att arbeta med mer akuta frågor (ny terminsindelning, återbetalningskrav från CSN) som uppkom under året. arbeta för att det ska utses minst två årskursrepresentanter från årskurs ett till tre. Det bör Representanter utsågs som föreskrivet från årskurs 1- också finnas en representant från varje 3. Masterprogramsrepresentanter utsågs inte. masterprogram. regelbundet lägga upp renskrivna mötesanteckningar på hemsidan. Några mötesanteckningar lades upp på sektionens hemsida. Bristande rutiner och ett försök att respektera omnämnda lärares integritet gjorde att detta inte alltid hände. Hela mottagningen är i sig en uppmuntran till sektionsgemenskap och engagemang. Revisorerna ser dock ett utrymme att betona detta ännu lite mer. Under 2011 gjordes aett antal olika myndighetsbeslut som hotade många studenter, något som studienämnden reagerade mycket bra på. De ledde sektionens gensvar, vilket gjorde at deras ordinarie arbete hamnade något i skymundan. Verksamhetsplanens mål uppfylldes inte, men revisorernaanser att studienämnden utförde sin roll väl. Målet delvis uppfyllt. Revisorerna instämmer med att sektionens utbildningsbevakning måste värna lärares integritet för att undvika att framstå som häxjakt. Det kan vara en god tanke att i framtiden skriva in i informationsspridningsguidelines hur personlig integritet ska behandlas i sektionens informationskanaler. Målet delvist uppfyllt. uppdatera sin hemsida med relevant information så att den på ett bra sätt representerar studienämndens sy e och arbete samt a det nns aktuell information för studenterna. Sektionens hemsida uppdaterades med information för studenter bland annat om CSN, studievägledare och studienämndens roll.

7 Avsnitt anordna D-Dagen. ge företag annonsmöjligheter för event och jobb ansvara för att Konglig Datasektionens varumärke upprätthålls mot näringslivet. D-dagen 2011 ägde rum i oktober. Annonser från företag visades i sektionens officiella informationskanaler. Under året hölls en löpande näringslivsverksamhet med företagspubar och d-dagen. NLG arbetade löpande under året trots ett stort medlemsbortfall i slutet av Revisorerna bedömer att de utförde sina uppgifter att arrangera näringslivsevent och upprätthålla sektionens varumärke på ett utmärkt sätt. sammanställa ett dokument med rutiner i samband med företagspresentationer på campus. Det fanns uner året en löst sammanhållen samling dokument (google-docs mapp) med detta syfte. Ett samlat dokument sammanställdes dock aldrig. Att dokumentet aldrig sammanstäldes och sparades för kommande år kan i famtiden göra det svårare att följa upp och utvärdera tidigare arbetsätt, men påverkade troligen inte årets verksamhet märkbart. Revisorerna är osäkra om målet kan anses uppfyllt. Närningslivsgruppen löpande underhålla en databas över sektionens företagskontakter. upprätta rutiner för uppföljning av sina egna fakturor. se över och följa upp eventuella sponsorkontrakt rörande sektionen. En webbaserad applikation framarbetades under 2011 för att få kontroll över datasektionens företagskontaktnät. Sådana rutiner fanns och användes i näringslivsgruppen under året. Ett antal kontrakt och avtal utforskades och slöts Mindre klagomål och missnöje under året. Bland annat diskuterades sponsrade uppstod från sektionens sida angående avtalet med högtalare från spotify, tvskärmar från multisoft och D- multisoft, vilket rättades till efterkommande år. dagens huvudsponsor Ericsson. skriva en policy för sektionens företagskontaker och sponsrade event. Det författades under året ingen sådan policy. Målet kan inte anses uppfyllt. Nämnder (skall) öka kommunikationen mellan lärare på KTH om möjligheterna för informativa företagsföreläsningar. öka näringslivsgruppens antal aktiva medlemmar till minst tio stycken. stärka näringslivsgruppen som grupp genom teambuilding och egna interna event. Det gjordes under året försök vilka inte ledde till något konkret på grund av bristande kommunikation runt visionen. Under året var ett antal sektionsmedlemmar aktiva i näringslivsgrupen. Alla hade inte konkreta arbetsuppgifter löpande, men deras antal bedöms ha vart fler än 10. Det skedde ner året ett litet antal interna event, främst i samband med D-Dagen. Målet kan inte anses uppfyllt, men revisorerna tror att det i framtiden kan vara värt att se över igen. Målet verkar skrivits in i verksamhetsplanen i samband med ett stort medlemsbortfall i näringslivsgruppen under Det skedde en mängd nyrekryteringar som säkrade medlemsantalet och uppfyllde det ställda målet. Spexmästeriet Redaqtionen Qulturnämnden anordna regelbundna aktiviteter för sek onsmedlemmarna, såsom filmvisningar, spelkvällar och liknande. tillhandahålla böcker, spel och annat kulturellt i sektionslokalen anordna arrangemang utanför sektionslokalen, såsom besök på utställningar, teater eller annan kulturellt relaterad verksamhet. ge ut en nølledbuggen under mottagningen. träffas regelbundet för att arbeta fram en ny dbuggen. ge ut minst en dbuggen utöver nølledbuggen. arbeta för att skriva och uppföra ett spex. ha regelbundna möten för att främja arbetet med spexet. sprida informa on om Spexmästeriet för a locka er att deltagare. Qulturnämnden anordnade omväxlande filmkvällar och spelkvällar i sektionslokalen, med ett kortare uppehåll för flytten. Qulturnämnden tillhandahöll spel och böcker i sektionslokalen under året. Qulturnmnden gick under året på ett antal filmpremiärer och biovisningar. Det hölls även teambuilding på laserfortet. N0lledbuggen gavs ut i tid till mottagningen. Redaqtionen hade ingen löpande verksamhet under året. Spexmästeriet hade ingen löpande verksamhet under året. Qulturnämndens verksamhet och upgift upfylldes löpande under året, med vissa avbrott i samband med flytten. Nolledbuggen uppdaterades med nya nämnder på ett lämpligt sätt och gavs ut i tid. Målen kan inte anses uppfyllda. Målen kan inte anses uppfyllda.

8 Avsnitt Anordna middag för alla tjejer två gånger per termin. En tjejmiddag genomfördes under verksamhetsåret. Enligt verksamhetsplanen skulle två middagar genomförts, reviorerna vill dock hänvisa till att nämnden inrättades under ret. Nämnder (skall) Konglig Östrogennämnden Verka för att ge tjejer på datasektionen en möjlighet att närverka med varandra. Anordna en tjejgasque en gång per år. Medverka under mottagningen för att få fler tjejer att känna sig välkomna. Anordna företags/inspirationsevents. Varje år utse en hedersdam. Möjlighet gavs under nämndens hela verksamhet och samtliga events. En tjejgasque med indiskt tema genomfördes i december. Nämnden representerades i mottagningstruppen och under sektionsrundvandringen. Möte hölls med studievälledare och karriärcoach på KTH där man undersökte hur KTHs karriärsvägledning skulle kunna marknadsföras mot sektionens tjejer. En hedersdam utsågs vilket presenterades på ett sektionsmöte under året. Konglig Östrogennämnden uppfyllde under verksamhetsåret 2011 de mål som verksamhetsplanen föreskrev (med det partiella undantaget ovan), detta trots att nämnden inrättades under året. Fenixorden Att en ångper år upplösas. Att vid upplösanet säkerställa att motion om en ny Fenixorder godkänns på samma SM. Fenixorden upplöstes inte under sitt första verksamhetsår, utan först Detta är doch fullständigt förståeligt då nämnden inte var ordentligt etablerad under året. Nämnden upplöstes inte. Fenixorden hade ingen verkasmhet under året och uppfyllde inte verksamhetsplanens mål. Att dela ut medaljen "Fenixorden" en gng per år till en lycklig sate. Fenixorden delades inte ut under året.

9 Uppföljning av sektionsmötesbeslut 2011 Digitalisering av diabilder Under Val-SM beslutades att sektionen skulle köpa in en tjänst att digitalisera gamla dia-bilder, främst tagna under antika mottagningar kr avsattes och det beslutades att D-rektoratet skulle ålägga en person att verkställa beslutet. Sektionshistoriker ålades efter sektionsmötet uppgiften som inte påbörjades under året, främs på grund av kommunikationsproblem med de funktionärer som hade hand om förvaringen av bilderna. Revisorerna anser att uppgiften rimligtvis borde ha påbörjats under året. När kommunikationsproblem uppstår mellan funktionärer tror vi att det är viktigt att D-rektoratet som arbetsledare på ett tidigt stadium agerar medlande för att säkerställa att verksamheten fortlöper så normalt som möjligt. Inköp av ordförandekedja och ordförandetelefon Det beslutades att sektionen skulle köpa in en ordförandekedja kr avsattes, inköpet skedde inte under verksamhetsåret. Det beslutades också att det skulle insförskaffas en ordförandetelefon, pengar avsattes för ändamålet och ordförande ålades att verkställa beslutet. Båda dessa beslut fattades under Budget-SM. I bägge dessa fall valde ordförande aktivt att inte försöka verkställa sektionsmötets beslut innan verksamhetsårets slut, utan att i stället lämna över det till nästkommande orförande. Anledningen till detta var att orförande ansåg att det var så nära till nyval att nästa ordförande borde få påverka hur dessa inköp borde se ut och skötas. Revisorerna anser att det inte har påverkat verksamheten under året. Inköp av ett ordentligt ljudsystem Sektionsmötet beslutade vid Budget-SM efter motion att lägga upp till kr på inköp av ett fullständigt högtalasystem i META. Sektionslokalsgruppen (den arbetsgrupp som inför flytten arbetade med lokalfrågor) ålades att göra inköpen i samråd med ett antal nämnder. Revisorerna misstänker och minns vagt att det var en felskrivning och att det i själva verkat var METAdorerna som skulle göra inköpet. Inköpet skedde inte under året, utan först under Revisorerna är osäkra på vad som orsakade denna försening.

10 Revision av sektionens ekonomi 2011 Felaktigheter i budget, ekonomisk osäkerhet Utifrån den ekonmiska slutredovisning som D-rektoratet 2011 har presenterat (den avslutade bokföringen, tl:dr) är det svårt, om inte omöjligt att avgöra ett budgetutfall och dra tillförlitliga slutsatser inför framtiden. Under stora delar av året användes felaktiga bokföringsrutiner på sektionen, särskilt i samband med DKMs bokföring. Misstaget upptäcktes och rutinen ändrades inför senare år, men D-rektoratet valde att fortsätta året ut i samma mönster för att vara konsekventa. Det hela har lett till att årets resultat inte kan anses tillförlitligt då många siffror är felaktiga. Det är även värt att nämna att den tl:dr som skrevs av D-rektoratet 2011 efter revisorernas begäran inte innehåller några exakta siffror. Den tabell som finns där är grova approximationer utifrån den trasiga bokföringen snarare än bevisbara sanningar. Trots otillförlitligheten finns ett par punkter som vi anser vara viktiga att poängtera. Notera att alla följande siffror ur bokföringen bör ses som ungefärliga. Viktigt att veta Till att börja med bör det nämnas att omsättningen verkar ha varit mellan tre och fyra miljoner kronor där budgeten förutsåg två. Att bedöma ett budgetutfall blir därför väldigt skevt, och revisorernas uppfattning är att man i första hand ska titta på resultatet och att jämförelsen mot budget inte blir lika viktig. Vår förhoppning är att nuvarande D-rektoratet inför 2014 kan skriva en mer realistisk budget som kan vara till större hjälp i den dagliga verksamheten. Anledningen till den större omsättningen verkar dels bero på att MKM sedan ihopflytten räknas som en del av sektionens ekonomi (men inte resultat) samt att nästan varje del av sektionens verksamhet (bla. mottganingen, dkm och näringslivsgruppen) snurrat avsevärt mer pengar än vad som förutsågs. Av sektionens tre fonder så upptäcktes under året att två (jubileeumsfonden och husfonden) hade löpt ut. Det skedde ingen fullgod uppföljning av fondernas försvinnande, men det antogs att de löpte ut innan verksamhetsåret Totalt så går den totala summan upp emot kr som vi för tillfället inte på ett tillfredställande sätt kan redovisa för.

11 Viktigt att veta, nämndutfall DKM gick vad bokföringen säger ungefär kr back, detta approximeras i D-rektoratets tl:dr motsvara till ungefär kr egentlig förlust. Revisorerna tycker att det är oklart även utifrån det redovisade exakt varför detta inträffade, det verkar dock som om vissa kostnader i samband med flytten kan ha bokförts felaktigt under DKM. Prylmånglaren gick under året kr i förlust. Det är ett erkänt fenomen att prylis brukar växla mellan vinst och förlust i samband med att overallsinköpen blir olika stora varje år. Studieresan gick 2011 med lite drygt kr vinst. Projektet var nollbudgeterat vilket gör att det kommande år kan finnas utrymme att sänka kostnaderna för deltagande om det visar sig vara en trend över flera år.