Hantering av sekretess i Ladok och NyA

Transkript

1 OCH Hantering av sekretess i Ladok och NyA Ingrid Sundberg och Ulf Stenport Version: 1.0

2 2 Dokument Version (32) Ändringshistorik Revision Datum Av Kommentar Granskare Godkännare I Su Lagen, olika lösningar, förslag Ulf Stenport.En lösning till (komb av 2 tidigare), nytt förslag, nytt kap ang tekniska detaljer Ingrid Sundberg Lagt till sammanfattning. Flyttat avsnitt om utlänningssekretess. Bearbetat förslagsdelen. Tagit bort teknikspecifikation i bilaga M.m Ingrid Sundberg Ytterligare bearbetningar Ingrid Sundberg Bearbetningar Ingrid Sundberg Nya avsnitt 9.2 o 9.3 samt div. förtydliganden efter önskemål av MOC Ingrid Sundberg Tillägg i slutet av avsnitt 1 o 9. Förtydliganden i 11.3, och Ingrid Sundberg Textjusteringar efter förslag fr GU och Chalmers: avsn 3, 4.2, 7.3, 9.1.7, 11.3, 11.4, Byte av person till student, korrekta personuppgifter till verkliga personuppgifter genomgående.

3 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) Innehållsförteckning ÄNDRINGSHISTORIK... 2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SAMMANFATTNING UPPDRAGET ANVÄNDA BEGREPP SEKRETESSLAGEN INLEDNING LAGENS INLEDANDE BESTÄMMELSER SKYDD FÖR INDIVIDEN BEGRÄSNINGAR I SEKRETESSEN GENTEMOT SAMVERKANDE MYNDIGHETER REGISTRERING OCH UTLÄMNANDE AV HANDLINGAR ÖVRIGA SEKRETESSBESTÄMMELSER OM STUDENTER SEKRETESS I FOLKBOKFÖRINGEN RUTINER FÖR SEKRETESS NULÄGET Studiedokumentationen Antagningssystemet NyA NYA RUTINER Ansökan om sekretess och beslut Intern hantering av uppgifter vid högskolan Utlämnande av uppgifter till enskild Utlämnande av uppgifter till andra högskolor, VHS och CSN VOLYMER OLIKA LÖSNINGAR MANUELL DOKUMENTATION SEKRETESSMARKERING ALIAS VIA INTERIMSPERSONNUMMER ÖVERVÄGANDEN FÖRSLAG: ALIAS FÖRSLAGET UR ETT VERKSAMHETSPERSPEKTIV Ansökan om och beslut om sekretess Anmälan till utbildning Antagningsprocessen i NyA Sökning efter skyddsvärd student i NyA och Ladok Registrering på kursprogram m.m Examination... 23

4 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) Utfärdande av examensbevis Uttag av uppgifter - utdata Ladok på webb Ping Ladok Open och NyA Open Kommunikation med andra system inom den egna högskolan CSN SCB När skyddsbehovet upphör När behov av skydd uppstår under studierna Gallring av uppgifter ur Ladok Uppgifter till studentkårer SAMORDNING MELLAN MYNDIGHETERNA FÖRSLAGET OCH FÖRORDNINGEN OM REDOVISNING AV STUDIER ÄNDRINGAR I SYSTEMEN FORTSATT ARBETE BILAGA 1: NY OCH ÄNDRAD FUNKTIONALITET I NYA OCH LADOK NY FUNKTION FÖR DOKUMENTATION AV SKYDDADE STUDENTER ÖVERFÖRINGAR AV UPPGIFTER Hämtning av akademiska meriter från Ladok Hämtning av underlag för anmälan till kurs inom program från Ladok Hämtning av slutbetyg från BEDA Hämtning av adresser från SPAR eller Skatteverket Överföring av urvalsresultat till Ladok Överföring av person- och antagningsuppgifter till CSN Överföring av studentuppgifter till SCB Ping SÖKNING I LADOK OCH NYA PÅ PERSONNUMMER INTYG, KURSBEVIS OCH ANTAGNINGSBESKED UR LADOK EXAMENSBEVIS LADOK PÅ WEBB ANTAGNINGS- OCH KONTROLLBESKED UR NYA INTYG ÖVER ALIAS OCH VERKLIGA PERSONUPPGIFTER PERSONNUMMERBYTE OCH GALLRING Personnummerbyte Gallring... 32

5 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) 1 Sammanfattning Den nya sekretesslagen innebär att uppgifter om sökande till och studenter vid högskolan, som tidigare varit offentliga, nu kan omfattas av sekretess. Det medför att rutiner måste finnas inom både antagningsverksamhet och studiedokumentation för att hantera sekretessfrågor. Ladok-konsortiet och NyA-förvaltningen vid Verket för högskoleservice, VHS, har därför initierat en utredning om hur NyA-systemet och Ladok eventuellt kan anpassas för att stödja tillämpningen av lagen. Denna rapport innehåller en genomgång av bestämmelserna i lagen och förslag till hur systemen ska ändras. Prövningen av sekretess måste fungera tillfredsställande i samband med ett eventuellt utlämnade av uppgifter externt. Vidare är det viktigt att de uppgifter om studenter som hanteras inom högskolan i exempelvis undervisningen sker på ett betryggande sätt så att uppgifterna inte röjs oavsiktligt. Den lösning som förordas för Ladok och NyA innebär att sökande och studenter som av högskolanvhs beslutats ha ett skyddsbehov enligt lagen, tilldelas ett alias. Alias är en intern kod. Som kod används ett så kallat interimspersonummer (se ordlista, avsnitt 3), samt eventuellt ett modifierat för- och efternamn. Alias används internt inom all antagningsverksamhet och studiedokumentation. Bakom alias finns i systemen de verkliga personuppgifterna, men dessa är endast tillgängliga för en liten kategori systemanvändare. De verkliga uppgifterna används då personuppgifter lämnas ut externt, t.ex. till andra myndigheter eller till enskilda. Lösningen innebär att det alltid är möjligt att identifiera den enskilda studenten, men detta kan bara göras av några få. För övriga systemanvändare och personal är det alltid alias som används. Det blir därmed osynligt för dessa att individen har ett skyddsbehov. Risken för oavsiktlig spridning av de korrekta uppgifterna blir därför obefintlig. Individen får ett gott skydd internt vilket är nödvändigt i en så stor verksamhet som antagning och studiedokumentation. Samtidigt påverkas inte de administrativa rutinerna för antagning och studiedokumentation mer än marginellt. Det behövs dock speciella rutiner då studenten ska identifiera sig vid exempelvis examination. Hur dessa ska utformas, måste beslutas av varje högskola. En konsekvens av lösningen blir också att frågor om utlämnade av uppgifter om en viss sökande eller student måste hanteras av dende vid respektive myndighet som har tillgång till uppgifterna bakom alias. Utbytet av data mellan högskolor och VHS, samt leverans av uppgifter till CSN kan fortsätta som förut. Vid överföringarna flaggas de berörda sökandenastudenterna. De ändringar som behöver göras i NyA och Ladok är måttliga. Ny funktionalitet behövs för att dokumentera kopplingen mellan alias och verkliga personuppgifter. Program som hanterar överföringar av personuppgifter mellan samverkande myndigheter måste anpassas, liksom rutiner för uttag av antagningsbesked och intyg till studenter.

6 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) Lösningen i Ladok är inte tvingande utan det är upp till varje högskola att besluta om den ska användas eller inte. 2 Uppdraget Denna rapport är tillkommen i samarbete mellan NyA-förvaltningen på VHS och Ladokkonsortiet. Arbetet började med en genomgång av sekretesslagens bestämmelser. Kontakt togs med ett par högskolor för att få kunskap om hur arbetet med sekretess bedrevs lokalt. Olika tänkbara lösningar togs sedan fram och värderades. Vid ett seminarium med tio deltagare från högskolorna , diskuterades den lösning som föreslås i rapporten. Bland dessa fanns Ladok-ansvariga, antagningshandläggare samt en jurist. Under arbetets gång har också personer i konsortiets beredningsgrupp, samt vissa områdesanvariga tagit del av förslagen och haft tillfälle att komma med synpunkter. Vidare har en jurist med kännedom om högskolesektorn konsulterats. Ett behov av gemensamma riktlinjer eller rekommendationer för högskolans arbete med sekretess har kommit fram under arbetet. Kontakt har därför tagits med Expertgruppen för studieadministration vid Sveriges Universitets och Högskoleförbund, SUHF. 3 Använda begrepp Nedan förklaras några av de begrepp som används i rapporten. Interimspersonnummer. Benämning på ett identifikationsbegrepp som används i Ladok och NyA för sökande och studenter som saknar svenskt personnummer. Interimspersonnumret består av födelseår, månad, dag, samt bokstaven T och tre slumpvis framtagna siffror. Exempel: T268. Generering av interimspersonnummer samordnas nationellt i NyA-systemet. Personnummerbyte. Benämning i Ladok och NyA på förfarandet att identifikationsbegreppet i databasen ändras för en student. Exempelvis sker detta när en student som tidigare identifierats via ett interimspersonnummer, fått ett svenskt personnummer. Samtliga uppgifter flyttas då från interimspersonnumret till det svenska personnumret. Historiken behålls i form av en pekare till det gamla numret. Sekretess. Tystnadsplikt, dvs. förbud mot att lämna ut uppgifter enligt sekretesslagen. Sekretessbelagd. Belagd med sekretessbestämmelser enligt sekretesslagen. Sekretessprövning. Den prövning som enligt sekretesslagen skall göras före ett eventuellt utlämnade av personuppgifter. Skyddsbehov. En signal från en student om att hanhon vill omfattas av sekretess. Skyddsvärd student. En student (eller sökande) som visat på omständigheter i enlighet med sekretessbestämmelsen varvid lärosätet (eller VHS) har beslutat att vidta åtgärder för att skydda

7 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) studentens identitet genom att förse studenten med alias ocheller skydda studentens kontaktuppgifter. Sekretessflagga. En markering som skickas tillsammans med personuppgifter för att visa att personen anses skyddsvärd av den avsändande myndigheten. Sekretessmarkering. En markering i datasystemen som anger att en student är skyddsvärd. 4 Sekretesslagen 4.1 Inledning Offentlighet och sekretess regleras av två lagar: tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. Tryckfrihetsförordningen är en grundlag och stadgar att handlingar som inkommit till eller upprättats vid en myndighet är allmänna. Allmänna handlingar är offentliga såvida de inte omfattas av någon av bestämmelserna i sekretesslagen. Sekretesslagen innehåller en uppräkning av verksamheter och uppgifter som omfattas av sekretess. Grundprincipen är alltså offentlighet om det inte finns en bestämmelse om sekretess som kan tillämpas. Uppgifter om anmälan till utbildning, deltagande i studier och resultat vid högskolan har tidigare varit offentliga. Vem som helst har haft rätt att ta del av uppgifter om en enskild student, t.ex. i form av ett Ladok-utdrag eller uppgifter om en grupp studenter i form av en förteckning. Någon laglig grund för att skydda uppgifter har inte funnits. Ett par undantag fanns dock tidigare. Det ena gällde om utlämnandet av uppgifter skulle kunna användas i strid med personuppgiftslagen (denna regel gäller fortfarande). Det andra rörde den s.k. utlänningssekretessen. Även denna regel finns kvar. Uppgifter om en students personliga förhållanden som kommit fram i kontakt med studievägledare, kurator, psykolog eller dylikt har också varit sekretessbelagda tidigare, men inga sådana uppgifter lagras i Ladok. Den 1 oktober 2006 trädde emellertid ändringar av sekretesslagen i kraft. Även andra uppgifter än dem ovan kan nu beläggas med sekretess. Det gäller uppgifter om en students identitet, adress, och andra liknande uppgifter. Syftet är att skydda studenter från förföljelse m.m. Den nya lagen innebär att varje högskola måste ha rutiner och beslutordningar för att handlägga ärenden om sekretess och för att göra en sekretessprövning vid utlämnandet av uppgifter om studenter. Den interna hanteringen av uppgifterna måste ske på ett betryggande sätt så att inte uppgifter röjs oavsiktligt. Detsamma gäller för VHS i antagningsverksamheten. Nedan finns en genomgång av de bestämmelser i lagen som har bäring på verksamheten med antagning och studiedokumentation och därigenom påverkar de administrativa systemen Ladok och NyA.

8 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) 4.2 Lagens inledande bestämmelser 1 kap i lagen innehåller övergripande bestämmelser. Bestämmelserna innebär tystnadsplikt och förbud att lämna ut allmänna handlingar i de verksamheter och under de omständigheter som lagen beskriver. Enligt lagen innebär sekretess för en uppgift vid en myndighet att uppgiften inte får röjas för en annan myndighet i annat fall än vad som anges i sekretesslagen eller någon annan förordning som denna lag hänvisar till. Sekretess gäller också mellan olika verksamhetsgrenar inom en myndighet om de är att betrakta som självständiga i förhållande till varandra (3 ). Studiedokumentationen går på tvärs över varje högskola och kan därför sägas vara en och samma verksamhetsgren. Sekretess gäller därför inte inom verksamheten. NyA är ett IT-system för handläggning av anmälningar till högskolan. VHS är huvudman för systemet. Lärosätena har via avtal med VHS tillgång till systemet. VHS har egen sekretess och har att självständigt pröva ett eventuellt utlämnande avseende uppgifter som VHS genererar i NyA. När uppgifterna sedan inkommer till en högskola, så har även högskolan att självständigt ta beslut i vad mån de uppgifter om kommer till högskolan skall omfattas av sekretess eller inte vid den enskilda högskolan. 4.3 Skydd för individen Vilket skydd individen har regleras i 7 kap, 1 a och 9. 1 a innehåller generella bestämmelser för myndigheter: Sekretess gäller hos myndighet för uppgift om enskilds bostadsadress eller annan jämförbar uppgift som kan lämna upplysning om var den enskilde bor stadigvarande eller tillfälligt, enskilds telefonnummer, e-postadress eller annan jämförbar uppgift som kan användas för att komma i kontakt med den enskilde och för motsvarande uppgifter om anhöriga till den enskilde om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon honom eller henne närstående kan komma att utsättas för våld eller annat allvarligt men om uppgiften röjs. 9 innehåller specifika regler för utbildningsväsendet: Fjärde stycket: Sekretess gäller inom utbildningsväsendet i övrigt för uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling och för uppgift om enskilds personliga förhållanden hos psykolog, kurator eller syofunktionär, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller någon honom eller henne närstående lider men.. Femte stycket: Sekretess gäller på samma område som avses i fjärde stycket i annat fall än som avses där samt hos Verket för högskoleservice i verksamhet som avser biträde vid antagning av studenter för uppgift om enskilds identitet, adress och andra liknande uppgifter om enskilds personliga förhållanden, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon närstående till den enskilde lider men om uppgiften röjs.

9 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) Det finns alltså två paragrafer som reglerar sekretess för en enskild, en som gäller generellt för myndigheter och en annan som gäller högskolor och VHS. De uppgifter som omfattas av sekretess vid högskolan och VHS är identitet, dvs. personnummer och namn samt adress(er) inklusive telefonnummer och e-postadress. Vidare ingår andra liknande uppgifter. Detta är inte specificerat, men kan tänkas vara sådana uppgifter som kan användas för att spåra en student, exempelvis en kursregistrering. Via schemat skulle en möjlig förövare kunna hitta den undervisningslokal där studenten för tillfället befinner sig. Hur kan myndigheten känna till att en enskild har ett skyddsbehov? Formuleringen i 9 om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider men är viktig. Myndigheten måste ha någon anledning att anta att den enskilde kan komma att lida men. Den som berörs måste därför själv påtala sitt behov av sekretess. Myndigheten har ingen skyldighet att aktivt samla in uppgifter om sekretessbehov från varje individ. Den s.k. utlänningssekretessen regleras i 14. Sekretess gäller för uppgifter om utlänning, om det kan antas att röjande av uppgifter skulle medföra att någon utsätts för övergrepp eller annat allvarligt men som föranleds av förhållandet mellan utlänningen och utländsk stat eller myndighet eller organisation av utlänningar. Sekretessen gäller i högst 70 år. Det finns inga hinder för att den kan gälla under en kortare period. Detta är också det normala i folkbokföringen där sekretessmarkeringar omprövas efter ca två år. Slutsats: o Uppgifter om sökande och studenter kan sekretessbeläggas om utlämnande innebär risk för men för dem själva eller närstående o Den det berör måste själv påtala behovet o Även andra uppgifter än personnummer, namn och adress kan beläggas med sekretess 4.4 Begräsningar i sekretessen gentemot samverkande myndigheter I kap 14 i lagen, beskrivs bestämmelser om vissa begränsningar i sekretessen. Av 1 framgår att Sekretess hindrar inte heller att uppgift lämnas till annan myndighet, om uppgiftsskyldighet följer av lag eller förordning. Den samverkan som sker mellan högskolor och VHS i antagningsarbetet, samt utlämnade av uppgifter från högskolor och VHS till CSN och SCB regleras i Förordning om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor (SFS 1993:1153). Slutsats: o Det finns inga hinder för att de leveranser av data som sker mellan dessa myndigheter idag kan fortsätta.

10 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) 4.5 Registrering och utlämnande av handlingar 15 kap handlar om registrering och utlämnande av allmänna handlingar. 3. Kan det antas att hinder mot utlämnande av uppgift i allmän handling föreligger enligt sekretessbestämmelser i denna lag eller annan författning, får myndighet utmärka detta genom särskild anteckning. Sådan anteckning skall innehålla beteckningen hemligt samt ange tillämpliga bestämmelser, dagen för anteckningen och den myndighet som låtit göra den. Det finns inte specificerat när denna anteckning skall göras då handlingen inkommerupprättas eller då en prövning om utlämnande görs. Handlingar ska lämnas ut om inte sekretess hindrar: 4. Myndighet skall på begäran av enskild lämna ut uppgift ur allmän handling som förvaras hos myndigheten i den mån hinder inte möter på grund av bestämmelser om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. 5. Myndighet skall på begäran av annan myndighet lämna uppgift som den förfogar över i den mån hinder inte möter på grund av bestämmelser om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. Hur och av vem handlingar ska lämnas ut beskrivs i 6. Svarar viss befattningshavare vid myndighet enligt arbetsordning eller särskilt beslut för vården av handling, ankommer det på honom att i första hand pröva fråga om handlingens utlämnande till enskild. I tveksamma fall skall han hänskjuta frågan till myndigheten, om det kan ske utan omgång. Vägrar han att lämna ut handling eller lämnar ut handling med förbehåll, som inskränker sökandes rätt att yppa dess innehåll eller annars förfoga över den, skall han, om sökanden begär det, hänskjuta frågan till myndigheten. Sökanden skall underrättas om att han kan begära detta och att beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas. Myndigheten bestämmer alltså vem som ska hantera utlämnande av handling. Överklagande sker efter omprövning av myndigheten till kammarrätten för enskilda och till regeringen för myndigheter. Slutsats: o Om en handling omfattas av sekretess ska den inte lämnas ut till enskild eller myndighet (jfr avsnitt 4.4) o Prövningen görs av en handläggare vid myndigheten enligt den delegationsordning som gäller o Frågeställaren har rätt att få sin begäran prövad av myndigheten och kan överklaga vid nekande beslut

11 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) 4.6 Övriga sekretessbestämmelser om studenter Det finns fler sekretessbestämmelser som är tillämpliga för studenter inom högskolan, men som inte berörs närmare i denna rapport. I 7 kap finns följande: uppgifter om hälsa och sexualliv samt i hälso- och sjukvård (1 ), uppgifter från psykologisk undersökning eller behandling, samt uppgift om enskilds personliga förhållanden hos psykolog, kurator eller syofunktionär (9 ), uppgifter i arbetsförmedling och yrkesvägledning (10 ), personuppgifter om det kan antas att ett utelämnade skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med personuppgiftslagen (16 ), ärende om avskiljande av student från högskoleutbildning (27 ). Vidare gäller sekretess för uppgifter om lån och reservationer i biblioteksverksamhet (9 kap 22 ). 5 Sekretess i folkbokföringen Hantering av sekretess finns sedan länge inom folkbokföringen. Skatteverkets rutiner är av intresse för högskolevärlden eftersom folkbokföringen hanteras i ett stort personregister. Man hanterar också många frågor om utlämnande av uppgifter. Rutinerna inom Skatteverket är följande. En skriftlig ansökan krävs med underlag som styrker behovet av sekretess. En konkret och aktuell hotbild ska finnas. Underlag kan vara polisanmälan, åtal, dom, beslut om besöksförbud eller uppgifter från socialförvaltning, brottsofferjour eller kvinnojour. Tre olika nivåer av skydd finns. Sekretessmarkering är den lägsta graden och beviljas första gången ett år, och omprövas normalt inom två år. Skyddet innebär att företag eller privatpersoner inte får ta del av uppgifter om dessa personer. Andra myndigheter får dock avisering av alla uppgifter, inklusive de personer som har en sekretessflagga. För dessa levereras bara flaggan. Inom Skatteverket är antalet handläggare som har behörighet att se uppgifter om sekretessmarkerade personer begränsat. Det går att skicka post till en sekretessmarkerad person genom att adressera den till Skatteverket som vidarebefordrar försändelserna. Det fanns ca personer med sekretessmarkering år Det motsvarar en promille av befolkningen. Den andra skyddsnivån är kvarskrivning. Det innebär att en person flyttar utan att en ny folkbokföringsadress registreras. Personen är skriven på sin gamla församling. Den faktiska adressen finns i ett manuellt register, som mycket få personer har åtkomst till. Kommunikation med personen sker på samma sätt som ovan. Drygt 1000 personer är kvarskrivna. Den tredje nivån är s.k. fingerade personuppgifter vilket innebär att en person, efter beslut av Stockholms tingsrätt, får byta personnummer och namn. Det innebär att en ny identitet skapas, utan att någon koppling till den gamla finns i folkbokföringen. Det finns ett fåtal sådana fall i Sverige. Lagen om fingerade personuppgifter reglerar hur detta får ske (SFS 1993:483).

12 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) 6 Rutiner för sekretess 6.1 Nuläget Studiedokumentationen Trots att studiedokumentationen inte omfattats av sekretess tidigare har högskolorna haft olika rutiner för att skydda de berörda studenterna i Ladok-systemet. Vanligast är att ingen adress registrerats för studenter som påtalat att de har en sekretessmarkering i folkbokföringen. Adressen sparas ibland på papper hos handläggaren. Vissa högskolor har gått längre för att skydda studenterna. Ibland läggs ett annat namn in i Ladok för studenten ifråga. Även s.k. interimspersonnummer används. Helt manuell dokumentation vid sidan av Ladok förekommer också Antagningssystemet NyA Den lösning som VHS använder för sökande via NyA-systemet är i korthet följande. Den sökande skickar sin anmälan tillsammans med alla meriter till en speciell adress (VHS i Stockholm). Om den sökande omfattas av sekretess i folkbokföringen, tilldelas hanhon ett interimspersonnummer och anmälan registreras i NyA. Som för- och efternamn registreras Uppgift saknas. Kopplingen mellan det verkliga personnumret och interimspersonnumret finns hos en handläggare hos VHS. Meriterna skannas inte utan finns endast i pappersform hos handläggaren. Handläggaren bedömer behörighet och meriter manuellt och besluten och meritvärdena dokumenteras i NyA-systemet på interimspersonnumret. Om bedömningar måste göras även på högskolorna, samarbetar högskolans handläggare med VHS handläggare. Behöver högskolan se insända handlingar kopieras dessa på VHS och skickas till högskolan. Brev, kontrollbesked och antagningsbesked till den sökande skickas via Skattekontoret. När antagningen är avslutad, skickas en lista över de sökande till respektive högskola. Listan innehåller kopplingen mellan interimspersonnummer och verkliga personuppgifter samt antagningsresultatet. Efter avslutad antagning makuleras alla handlingar. Högskolan svarar sedan för den fortsatta hanteringen av uppgifterna enligt den praxis man utarbetat. När antagningsresultatet förs in i Ladok, väljer många högskolor att använda den sökandes verkliga personnummer i stället för att fortsätta dokumentationen på interimspersonumret. Den lösning som VHS valt innebär att den sökande måste skicka in alla meriter vid varje ansökan. Automatisk överföring av eventuella högskolemeriter från Ladok fungerar inte, eftersom identifikationsbegreppen i de två systemet är olika.

13 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) 6.2 Nya rutiner Vad innebär de nya bestämmelserna? Till skillnad från tidigare kan och skall vissa uppgifter om en student omfattas av sekretess i förekommande fall. Rutiner och beslutsordning för sekretessfrågor måste därför fastställas vid varje högskola respektive vid VHS, oavsett tekniska lösningar i de administrativa systemen. Förändringarna i sekretesslagen medför också att den berörda personalen behöver utbildning om de nya bestämmelserna. Sökande och studenter behöver informeras om vad som gäller. I följande avsnitt beskrivs hur rutinerna skulle kunna se ut och vilka överväganden som kan bli aktuella i verksamheten. Syftet med beskrivningen är att vara ett underlag i den följande analysen av vilka tekniska lösningar som skulle kunna vara ett stöd i hanteringen. De faktiska rutinerna måste naturligtvis varje myndighet stå för Ansökan om sekretess och beslut HögskolanVHS behöver inte efterfråga om en sökandestudent har ett skyddsbehov eller inte. Studenten måste istället själv signalera att sekretess önskas. Detta kan ske genom att hanhon ansöker om skydd och visar handlingar som styrker behovet. HögskolanVHS fattar beslut om att skyddsbehov föreligger och hur länge detta gäller. Här måste lagens begrepp men tolkas av myndigheten. Beslutet innebär att en sekretessprövning ska göras varje gång uppgifter ska lämnas ut om den sökandestudenten ifråga. Den sökandestudenten anses med andra ord vara skyddsvärd. Beslut om att en student är skyddsvärd skulle eventuellt också kunna fattas genom att högskolanvhs accepterar den sekretessmarkering som finns i folkbokföringen som sitt eget beslut. Detta kan ske genom att studenten aktivt påtalar att hanhon omfattas av sekretess i folkbokföringen och styrker detta. Det skulle också kunna ske indirekt genom att högskolanvhs hämtar adressuppgifter för sökandestudenter från folkbokföringen och därigenom får kännedom om vilka av dessa (personnummer) som har sekretessmarkering där. En sådan rutin innebär att högskolanvhs tillämpar samma kriterium för men som skatteverket i dessa fall. Beslutet meddelas studenten. Hur kan besluten sedan hanteras vid VHShögskolan så att sekretessen kan skötas enligt lagens krav? Varje fråga om utlämnande av uppgifter måste matchas mot gällande beslut om skyddsvärda studenter. Finns det risk för men, ska uppgifterna inte lämnas ut. Är det å andra sidan riskfritt, ska de lämnas ut. Om någon notering av skyddsvärda studenter inte förs in i NyALadok, måste uppgifter om sökandestudenter från systemen kunna tvättas med hjälp av ett separat internt register över skyddsvärda studenter. Detta medför sannolikt att utlämnandet måste centraliseras vid högskolanvhs, eftersom all personal inte bör ha tillgång till vilka studenter som kan omfattas av sekretess. Om Ladok och NyA ska kunna användas som hjälpmedel i hanteringen av sekretess, måste besluten dokumenteras i respektive system. Med hjälp av dessa uppgifter kan myndigheten sedan

14 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) se vilka studenter och sökande som är skyddsvärda, och ta ställning till om uppgifter kan lämnas ut eller inte. Även här är troligen en centralisering av hanteringen nödvändig. En konsekvens av sekretesslagen kan därför vara att frågor om utlämnade av uppgifter bör centraliseras och hanteras av få medarbetare, oavsett om något systemstöd finns eller inte Intern hantering av uppgifter vid högskolan Tusentals anställda i landet hanterar idag uppgifter om studenter i samband med antagning, registrering och examination. Det gäller lärare, administratörer, Ladok-användare, studievägledare med flera. Uppgifter tas också fram för uppföljning och andra ändamål. Införandet av Ladok på webb, LPW, har inneburit att uppgifter i systemet har gjorts tillgängliga för än flera än tidigare, både studenter och personal. En lärare kan göra en uppföljning på sin kurs utan att behöva gå via institutionens expertanvändare. Studenter kan exempelvis ha tillgång till kontaktuppgifter om andra studenter på samma kurs. Sekretessen gäller inte inom studiedokumentationen vid myndigheten. Då uppgifter hanteras av anställda behöver ingen sekretessprövning göras. Då uppgifter hanteras i närvaro av andra studenter eller synligt för andra än personal, måste sekretesslagen beaktas. Exempel kan vara när studenter anmäler sig till undervisningsgrupper genom att anteckna namn och personnummer på listor, då närvarolistor med namn cirkuleras vid undervisningstillfällen, då tentamensresultat anslås och liknande situationer. För en skyddsvärd student, kan dessa situationer innebära en risk, eftersom hanhon exponeras för andra studenter, som inte omfattas av sekretesslagens förbud mot att röja uppgifter. Högskolans öppna lokaler innebär också att allmänheten har tillträde och lätt kan ta del av uppgifter på exempelvis anslagstavlor. Uppgifter bör alltså inte spridas eller exponeras i onödan eftersom risken då ökar för att de kommer på avvägar Utlämnande av uppgifter till enskild När en fråga kommer från en enskild eller organisation med en begäran om att få ta del av personuppgifter där en eller flera skyddsvärda studenter ingår, måste en prövning göras. Kan uppgiften lämnas ut utan men? Det får avgöras från fall till fall av den som är ansvarig enligt högskolansvhs beslutsordning. Ett behov av en förteckning eller liknande över skyddsvärda studenter är nödvändig för att prövningen ska kunna göras. Om de berörda studenterna markeras i NyALadok kan systemen användas som hjälpmedel Utlämnande av uppgifter till andra högskolor, VHS och CSN Högskolorna, VHS och CSN samarbetar och samverkar i ärenden som rör studenter och sökande. Målet har varit att rationalisera verksamheten. Data om enskilda studenter skickas regelbundet mellan systemen. I korthet sker följande idag.

15 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) Högskolorna hämtar studentuppgifter från varandras Ladok-databaser via Ping-systemet för att underlätta handläggningen av ansökningar om examen och tillgodoräknanden. Hämtade uppgifter lagras tillfälligt i den egna databasen. I samarbetet kring antagningen i NyA skickas studieuppgifter från Ladok till NyA för de studenter som anmält sig. Uppgifterna är underlag för beslut om studenters behörighet och meriter till de sökta utbildningarna. Antagningsresultatet skickas från NyA till respektive högskola och läses in i Ladok. CSN får studentuppgifter från Ladok-systemet (registreringar och resultat) och från NyA (antagningsuppgifter). Enligt 14 kap 1 i sekretesslagen, kan uppgifterna fortsätta att lämnas på samma sätt eftersom detta finns reglerat i den s.k. studiedokumentationsförordningen (SFS 1993:1153). Uppgifterna bör flaggas vid överföringen. 6.3 Volymer I folkbokföringen omfattas ca en promille av befolkningen av sekretessmarkering eller kvarskrivning. Vid ett universitet med studenter skulle det motsvara ett trettiotal. Vid landets alla högskolor med totalt aktiva studenter skulle studenter beröras. Antal sökande via VHS uppskattas vara inför en hösttermin. Några hundra sökande berörs. 7 Olika lösningar Hanteringen av sekretess inom högskolan är en fråga som omfattar alla verksamhetsgrenar och all personal som hanterar sökande och studenter. Föregående avsnitt har visat att frågor om sekretess inte bara handlar om hinder för utlämnade av uppgifter. Den utbredda hanteringen av uppgifter internt vid högskolan kan också vara en riskfaktor. Det finns ett behov av att ge de skyddsvärda studenterna ett bra skydd mot felaktigt utlämnade av uppgifter, och att säkerställa att hanteringen av personuppgifter vid undervisningen och i andra situationer sker på ett sätt som inte äventyrar skyddet. De tekniska systemen Ladok och NyA kan inte lösa alla frågor som har med sekretess att göra. Systemen får ses som delar i ett större sammanhang där varje myndighet måste utforma sina lösningar. Systemen kan däremot understödja arbetet med sekretess genom att anpassas på olika sätt. Det är också möjligt att lösa frågan om sekretess utan systemändringar. De följande avsnitten beskriver tre olika lösningar, var och en med sina för- och nackdelar. För en fungerande lösning vid varje högskola behövs Lokala rutiner

16 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) o Varje högskola respektive VHS måste ha lokalt fastställda rutiner för att besluta att en student är skyddsvärd, dokumentera beslutet, hantera sekretessbelagda uppgifter internt på ett betryggande sätt samt göra sekretessprövning vid utlämnande av uppgifter. Flaggning av uppgifter till samverkande myndigheter o Då uppgifter om skyddsvärda studenter skickas från en myndighet till en annan, bör de flaggas (högskola, VHS, CSN). Eventuellt tekniskt stöd i Ladok respektive NyA o Ändringar i Ladok-systemet och NyA som underlättar tillämpningen av sekretesslagen. 7.1 Manuell dokumentation Denna lösning innebär att berörda sökandestudenter inte dokumenteras alls i NyA och Ladok utan handläggs helt manuellt vid sidan av systemen. Studiedokumentationen sköts exempelvis av en person centralt vid högskolan i samverkan med berörda institutioner. Studieuppgifterna arkiveras centralt. Studenten förses med ett intygbeslut över hur studiedokumentationen ska gå till. Studieintyg, antagningsbesked och liknande skrivs manuellt. En liknande hantering sker vid VHS. Inga tekniska ändringar behöver göras i systemen. Relativt få personer hanterar uppgifterna, varför risken för att de ska lämnas ut felaktigt är liten. För institutionerna blir administrationen av studenterna mer komplicerad. Högskolans ekonomiska ersättning för helårsstudenter och helårsprestationer uteblir. Lokala system som idag bygger på Ladok måste hitta egna lösningar (studentkonton, studentportal, nycklar och passerkort, bibliotekskort, lärplattformar m.m.). För studenterna själva påverkas tillgången till webbtjänster i NyA och Ladok, liksom de interna systemen vid högskolan. 7.2 Sekretessmarkering Denna lösning bygger på att en sekretessmarkering införs i Ladok och NyA för berörda sökande och studenter, dvs. de som är skyddsvärda. Sekretessmarkeringen innebär en flaggning av studenterna ifråga. Dessutom lagras uppgifter om besluten såsom tidsperiod, beslutsfattare m.m. Med hjälp av sekretessmarkeringen kan systemen utformas på olika sätt för att stödja tillämpningen av sekretessbestämmelserna. Alternativ 1 signal om sekretess NyA och Ladok förses med en signalfunktion. Den fungerar så att varje gång en användare anger ett personnummer för en student som är skyddsvärd, får denne en varning, sekretessprövning

17 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) ska göras, i samband med att uppgifterna visas. Detsamma gäller när man söker ut en grupp studenter som innehåller en eller flera som är skyddsvärda. Då en utskrift på skärm eller papper görs, skrivs uppgiften sekretess ut. I övrigt innehåller utskrifterlistor alla uppgifter som normalt ska finnas. HögskolanVHS har interna regler som styr hur uppgifter med sekretessignal får användas (exempelvis att de inte får lämnas ut externt av vem som helst, anslås på anslagstavlor eller cirkuleras bland studenter). Lösningen innebär att arbetet med antagning och studiedokumentation kan ske som vanligt utan några hinder. Alla systemanvändare har tillgång till alla uppgifter om alla studenter och kan hantera dem utan restriktioner i enlighet med den behörighet användaren har i systemen. Det förutsätter att användarna är välinformerade om och följer reglerna. En viss risk finns för att uppgifterna sprids på ett felaktigt sätt. En nackdel är att studenten i någon mån pekas ut varje gång någon användare hanterar data där hanhon ingår. I stället för att vara en bland alla andra studenter, blir den berörde den som har sekretess. Lösningen innebär att ändringar behövs i samtliga funktioner i Ladok och NyA som hanterar uppgifter om studenter. Andra interna system vid högskolan som omfattar studenter måste också anpassas till sekretess för att säkerställa att uppgifter inte lämnas ut felaktigt eller kommer i orätta händer. Det gäller inte minst system som hämtar data från Ladok. En vidareutveckling av detta alternativ skulle vara att införa en möjlighet att ta bort uppgifter om skyddsvärda studenter från listor etc. Alternativ 2 tillgång till skyddade uppgifter begränsas Denna lösning är en vidareutveckling av det förra förslaget. Den innebär att endast vissa behöriga användare får se och hantera uppgifter om skyddsvärda studenter. En behörig användare kan göra det som normalt ligger inom ramen för dennes behörighet, oavsett om det gäller en student med skydd eller inte. En användare som inte är behörig, kan inte se eller hantera några uppgifter om dessa studenter. Om en obehörig användare anger ett personnummer för en student som är skyddsvärd, skrivs sekretess ut och inga mer uppgifter visas. Användaren får då vända sig till den som är behörig för att ta del av uppgifterna. Om den obehörige användaren gör en utsökning av en grupp studenter, där en skyddsvärd student ingår, skrivs inga uppgifter om denne ut. För en kurs där det finns 30 deltagare och en är skyddsvärd, skrivs endast 29 studenter ut på en lista över registrerade (ev. med tillägget samt en med sekretess ). Även här får hanhon vända sig till en behörig användare för att få ta del av uppgifterna. En nackdel med denna lösning är att olika användare får olika resultat i Ladok, vilket kan leda till förvirring om databasens tillförlitlighet. En behörig användare får ut 30 studenter på sin lista,

18 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) medan en som saknar rätt behörighet bara får ut 29. Ett exempel: Läraren som gör en uppföljning av sin kurs undrar varför Olle som går på kursen inte finns med. En tolkning är att något blivit fel med registreringen, varpå läraren uppmanar Olle att registrera sig, vilket han redan gjort. En annan är att han sluter han sig till att Olle omfattas av sekretess, vilket i någon mån innebär att Olle utpekas. Lösningen innebär dock att antalet användare som får tillgång till uppgifter om skyddsvärda studenter kan begränsas. Risken för felaktig spridning av uppgifterna är därför liten. En nackdel är att högskolans rutiner för registrering, examination och resultatrapportering påverkas. Vanliga användare lägger in och tar fram uppgifter om vanliga studenter. Andra användare har tillgång även till dem som är skyddsvärda. Administrationen kan bli mer tungrodd och tidskrävande. Lösningen innebär att ändringar behövs i samtliga funktioner i Ladok och NyA som hanterar personuppgifter. Vidare måste behörighetssystemen anpassas. Förslaget är mer resurskrävande än alternativ 1. Lokala system påverkas på samma sätt som i alternativ 1. Alternativ 3 tillgång till skyddade uppgifter styrs av användarens roll och organisatoriska hemvist Denna lösning är en vidareutveckling av alternativ 2 och innebär att LadoksNyAs behörighetssystem utvecklas så att olika användare har tillgång till olika uppgifter beroende både på deras arbetsuppgifter (roller) och organisatoriska hemvist. Varje användares rättigheter skulle kunna skräddarsys i större utsträckning än vad som är möjligt idag. Exempelvis skulle en lärare kunna ha tillgång till uppgifter om alla studenter på den kurs hanhon är ansvarig för, inklusive de skyddsvärda. För andra kurser, skulle hanhon endast kunna se studenter utan skyddsbehov. En institutionssekreterare skulle kunna ta fram utdata över alla studenter på institutionens utbildningar men inte över utbildningar som ges av andra institutioner. Ett helt nytt behörighetssystem skulle behövas i Ladok. Samtliga rutiner som hanterar studenter berörs också, vilket är ett mycket omfattande arbete. Förslaget kräver mer resurser än alternativ 2. Den lokala administrationen av användare och deras behörighet blir omfattande. 7.3 Alias via interimspersonnummer Denna lösning innebär att ett alias används om skyddsbehovet bedöms omfatta personuppgifter och namn, dvs. för identiteten. Syftet med alias är att förebygga att uppgifter om sökande och studenter oavsiktligt röjs av VHS och högskolan. Bakom varje alias finns de verkliga personuppgifterna, men tillgängliga bara för några få behöriga systemanvändare. (Ett alias behövs inte om studenten enbart vill undvika att hans eller hennes adress exponeras. I dessa fall ska inte adressen inte dokumenteras i systemen.) Alias är det identifikationsbegrepp som används i det dagliga arbetet vid VHShögskolan. Vid externt utlämnande av uppgifter, används de verkliga uppgifterna.

19 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) Vad är då ett alias? Alias är en intern kod och skapas förslagsvis i samråd med studenten. Hanhon tilldelas ett interimspersonnummer, dvs. samma typ av identifikationsbegrepp som används för utländska studenter eller svenskar födda i utlandet. Födelseår, månad och dag sätts till något annat än det faktiska födelsedatumet. Efternamn ocheller förnamn kan vid behov också modifieras. Den tidsperiod som sekretessen gäller dokumenteras, liksom övriga uppgifter om beslutet. När beslutet har fattats skulle studenten eventuellt kunna få ett intyg över kopplingen mellan sina verkliga personuppgifter och sitt alias ( Olle med personnummer dokumenteras i NyALadok som Ove med interimspersonnummer T000 ). Under studietiden används alltid studentens alias vid inläggning av uppgifter i Ladok. Varje högskola måste skapa en rutin för de situationer där studenten måste legitimera sig, t.ex. vid tentamen. Detta skulle kunna göras med hjälp av intyget ovan, men andra metoder kan också finnas. Kopplingen mellan alias och de verkliga uppgifterna om personnummer och namn dokumenteras i systemen, men är tillgängliga endast för få systemanvändare, exempelvis Ladok-ansvariga och produktionsansvariga för antagningen. På det sättet kan ett alias alltid kopplas till rätt student. När sekretessen inte längre gäller ska användningen av alias upphöra och studieuppgifterna visas därefter under studentens verkliga identitet. I samband med externa förfrågningar, finns dock ett behov av att kunna se om en viss student omfattas av skydd eller inte för att kunna hantera frågor om utlämnande av uppgifter på ett korrekt sätt. Detta kan lösas på så sätt att vid personnummersökning via det verkliga personnumret skickar systemen en signal, t.ex. uppgift kan inte lämnas, kontakta systemansvarig. Inga fler uppgifter visas. Anger man däremot interimspersonnumret, får man fram uppgifter som vanligt. Studenterna kommer också med i form av sitt alias när t.ex. en studievägledare vill göra en uppföljning över en kurs, eller då en antagningslista ska tas fram. Att de sökande och studenterna skulle kunna lida något men av detta är osannolikt. När det gäller utlämnade av uppgifter om en enskild student, måste frågeställarens rätt att överklaga ett nekande beslut beaktas. Bedömning av om uppgifter kan lämnas ut eller inte, måste alltså hanteras av den eller de medarbetare som har tillgång till de verkliga uppgifterna. Det innebär att om en institutionssekreterare får en fråga om uppgifter om ett visst personnummer, och Ladok visar uppgift kan inte lämnas, kontakta systemansvarig för personnumret ifråga, måste frågan slussas vidare till den som är ansvarig och som då avgör om uppgifter kan lämnas ut eller inte. Varje högskola måste ta ställning till hur man ska hantera begäran om uppgifter om grupper av studenter, så kallade massuttag, exempelvis en lista över alla deltagare i en viss kurs. Eventuella skyddsvärda studenter kommer med i form av sitt alias. Högskolan måste själv bestämma om studenterna ska exkluderas från listan eller inte. Detta får i så fall göras manuellt. Utbyte av data mellan högskolorvhscsn kan ske utan problem genom att kopplingen mellan alias och verkligt personnummer används och att en flagga skickas med. Vid överföringar till SCB används korrekta personnummer.

20 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) Alias ska inte förväxlas med fingerade personuppgifter (se avsnitt 5, sista stycket). Lösningen innebär måttliga systemändringar i Ladok och NyA. Kringsystem vid högskolan som bygger på Ladok påverkas inte. 8 Överväganden En bra lösning ska dels garantera den sökande ett bra skydd och dels smidiggöra hanteringen av skyddsvärda studenter, såväl för antagning som för studiedokumentation. En helt manuell hantering är både tungrodd och otidsenlig och avförs därför. Lösningen med sekretessmarkering är tilltalande och är i linje med Skatteverkets rutiner. Markeringen används för att signalera att sekretess kan gälla. Detta kan göras antingen genom en enkel varning (sekretessignal), genom att uppgifter om berörda studenter mörkas eller genom att man utvecklar ett behörighetssystem där olika användare har tillgång till olika uppgifter i systemen utifrån den roll och den organisatoriska hemvist man har. En stor nackdel är att systemändringarna blir omfattande. Även de administrativa rutinerna vid institutioner kan påverkas. Lokala system som bygger på Ladok måste skapa egna lösningar för hur sekretessfrågorna ska hanteras. Lösningen med alias via interimspersonnummer innebär att studenterna förses med en kod som identifierar dem vid högskolan, men att de verkliga uppgifterna finns tillgängliga för en liten krets personal. En nackdel med alias är att speciella rutiner måste finnas då studenten måste legitimera sig vid t.ex. examination. De systemändringar som behövs är måttliga och gäller främst överföringar av data mellan högskolor och VHS. Lokala system behöver inte anpassas. 9 Förslag: alias Den lösning som föreslås är att sekretess i NyA och Ladok hanteras med hjälp av alias via interimspersonnummer. Skyddet för studenterna är bra och risken för felaktig spridning av uppgifter minimeras. En annan fördel är att de systemändringar som krävs är måttliga. Det gör det lättare, snabbare och mera riskfritt att realisera denna lösning jämfört med sekretessmarkering. En ytterligare fördel är att lokala system inom högskolan som bygger på uppgifter från Ladok inte behöver anpassas till sekretess, under förutsättning att de kan hantera interimspersonnummer. Vidare kan studenten själv bestämma om detaljerna i det alias hanhon vill använda och på så sätt påverka nivån på skyddet och därmed sin situation. Principen med alias kan också börja användas i studiedokumentationen innan systemstödet är klart. Till en början hålls då ett manuellt register över kopplingen mellan alias och verkliga personuppgifter. Dessa läggs in i Ladok när systemändringarna är klara. Överföringar av data mellan en viss högskola och VHS, samt till CSN fortsätter som förut. Korrekta personnummer skickas tillsammans med en flagga. Genom flaggan görs den

21 Ingrid SundbergUlf Stenport (32) mottagande parten uppmärksam på skyddsbehovet och kan hantera sekretessfrågan i enlighet med sina rutiner. För SCB: s register gäller redan sekretess. Uppgifter om enskilda sökande och studenter kan alltså skickas på vanligt sätt med verkliga personnummer. Då uppgifter ska skickas mellan högskolor med hjälp av Ping, används dock alltid interimspersonnummer. Kopplingen mellan alias och korrekta personnummer skickas inte, med tanke på att många användare kan ha tillgång till Ping. Lösningen är inte tvingande för en enskild högskola. Ladok fungerar som tidigare även om man beslutat att inte dokumentera skyddsvärda studenter under ett alias. 9.1 Förslaget ur ett verksamhetsperspektiv Nedan följer en närmare beskrivning av vad förslaget innebär för verksamhetsprocessen, från det att en anmälan kommer in tills dess att examen utfärdas. Det är ett normalflöde som beskrivs, lokala avvikelser kan naturligtvis förekomma Ansökan om och beslut om sekretess De sökande och studenter som behöver ett skydd, ansöker om detta till VHS eller respektive högskola. Sökande anmäler normalt behovet i samband med sin anmälan till utbildning. Formerna för ansökan måste utformas av varje myndighet. Beslutet fattas i enlighet med myndighetens riktlinjer. Om skyddsbehovet är stort, tilldelas personen ett alias i form av ett interimspersonnummer (eventuellt med annat födelseår, annan födelsemånad och annan födelsedag är den riktiga). Om ett stort behov finns, tilldelas studenten även ett modifierat efternamn ocheller förnamn. Vad som behövs beror på hur vanliga namnen är och vilka andra skäl som kan finnas. Om studenten vill använda sitt riktiga namn, kan det dock ge ett sämre skydd. Tilldelningen av alias görs alltid i samråd med studenten. En student måste också ha möjlighet att avböja användningen av alias. Om högskolan finner det lämpligt, kan den sökande eller studenten få ett intyg över kopplingen mellan verkliga uppgifter och alias. Intyget kan användas i de sammanhang där legitimering krävs, t.ex. vid registrering och examination. Uppgifterna om alias dokumenteras i NyA och Ladok. Interimspersonnumret genereras alltid i NyA Anmälan till utbildning Anmälan till utbildning via NyA. En sökande, som vill omfattas av skydd, skickar sin anmälan tillsammans med alla handlingar till en speciell adress (VHS i Stockholm). När ett positivt beslut fattats, registreras anmälan i NyA under studentens alias. Skulle den sökande skicka sin anmälan på vanligt sätt (dvs. till Strömsund), och därmed få sin anmälan kopplad till sitt verkliga personnummer, så kommer detta så småningom att fångas upp