Implementering av ett effektivt affärsetiskt compliance program med begränsade resurser i en internationell koncern

Transkript

1 Implementering av ett effektivt affärsetiskt compliance program med begränsade resurser i en internationell koncern Janica Cronedal Director Group Compliance, Lantmännen

2 Agenda Kort om Lantmännen Lantmännens affärsetiska Compliance program Bakgrund Syfte Omfattning Riskbaserat förhållningssätt Riskanalys Anpassad Compliance plan Ansvar och organisation Rapportering & uppföljning Användning och utveckling av befintliga resurser, processer och system

3 Värderingar: Öppenhet, helhetssyn och handlingskraft Ca anställda #1 Norra Europas ledande aktör inom lantbruk, maskin, bioenergi och livsmedel Lantbrukskooperativ Ägs av lantbrukare Verksamma i 26 länder över hela världen Omsättning 2016: ca MSEK Varumärkeslöfte: Tillsammans tar vi ansvar från jord till bord

4 Lantmännens Affärsetiska Compliance Program Bakgrund Lantmännen införde 2008 en Uppförandekod Att etablera processer och rutiner har legat i fokus sedan dess: Leverantörsuppförandekod Generell utbildning av anställda Miljöpåverkan Visselblåsarfunktion Arbetsmiljö och säkerhetsarbete Policys och instruktioner Miljö Affärsetik Samhälle Sociala Villkor Arbetsmiljö Hälsa & Säkerhet Produkter & Tjänster

5 Lantmännens Affärsetiska Compliance Program Syfte och utformning Beslutades sommaren 2015 av Lantmännens Koncernstyrelse Compliance-funktionen etablerades hösten 2015 Förstärka styrning, uppföljning och kontroll över efterlevnaden av affärsetiska regelverk Växande koncern med ökande riskexponering för dessa områden T.ex. expansion i riskländer Övervakning & Översyn Kommunikation & Utbildning Riskanalys Lantmännens Affärsetiska Compliance Program Öppenhet, handlingskraft, helhetssyn Engagemang från Ledningen Proportionella Förfaranden Inspiration från adequate procedures - UK Bribery Act Due Diligence

6 Lantmännens Affärsetiska Compliance Program Omfattning Compliance som begrepp är brett och kan innefatta många områden Med begränsade resurser blir det extra viktigt att ringa in de regelverk som ska hanteras Omfattningen beslutades utifrån bedömningen av vilka affärsetiska regelverk som Lantmännens verksamheter är mest exponerade för Lantmännens Uppförandekod Miljö Affärsetik Samhälle Sociala villkor Arbetsmiljö, hälsa & säkerhet Produkter & tjänster Anti-korruption Regelverk 1 Konkurrensrätt Regelverk 2 GDPR

7 Riskbaserat Förhållningssätt En förutsättning för effektivitet Definition effektivitet: Måluppfyllelse i förhållande till resursanvändning Att göra saker rätt och att göra rätt saker Effektivt affärsetiskt compliance program genom riskbaserat förhållningssätt Uppnå optimal resursallokering och prioritering av aktiviteter: Vart finns riskerna? i vilka verksamheter, processer, områden, funktioner Hur ser de ut? vad består risken av Vad innebär de? vad kan hända om risken realiseras Hur sannolika är de? hur troligt är det att risken realiseras

8 Riskbaserat Förhållningssätt Riskanalys - genomförande Programmets första aktivitet Inkluderade samtliga affärsområden och bolag Utfördes tillsammans med oberoende expertis Verksamhetsledning och andra nyckelroller intervjuades Utvärdering av Viktigt med involvering för att skapa ägarskap/förståelse Befintlig styrning och kontroller Verksamhetens riskexponering utifrån ett antal riskfaktorer Riskländer (Transparency International) Riskbranscher Myndighetskontakter Motparter Marknadsförutsättningar Projekt, affärsupplägg Avtal Riskexponering för olika roller/befattningar/funktioner

9 Riskbaserat förhållningssätt Riskanpassad compliance plan Identifierade riskområden Utvecklingsområden avseende adequate procedures Roller & ansvar Compliance i riskanalys Medvetenhet & kunskap hos anställda Motparter Avtal Uppföljning Compliance aktiviteter Koncernövergripande Compliance plan (treårig) Lokala Compliance planer för varje affärsområde (årliga) Riskexponering för verksamheterna utifrån riskfaktorer Roller/befattningar/funktioner med riskexponering

10 Aktiviteter under uppbyggnad Förtydliga ansvar, etablera organisation och rapporteringsrutiner Lokalt ägarskap över compliance risker och åtgärder Förlängd compliance organisation Koncernens Compliance Plan Godkännande & Uppföljning Juridik Styrelse VD Compliance Koordinatorerna Utses av respektive affärsområdes VD Säkerställer att compliance risker behandlas löpande i ledningsmöten Koordinerar uppföljning och rapportering av affärsområdets lokala compliance plan Löpande uppföljning och rapportering Compliance Koordinator Division Lantbruk & Compliance Compliance Koordinator Division Maskin Compliance Koordinator Division Energi Compliance Koordinator Livsmedel (Cerealia) Compliance Koordinator Livsmedel (Unibake) Compliance Koordinator Lantmännen Fastighet

11 Aktiviteter under uppbyggnad Använda befintliga system och resurser. System Compliance Liasons Forum & Organ Skapa ett on-line utbildningsprogram i befintligt Learning Management System Riskklassificera befattningar/roller Färdiga on-line utbildningar Personlig bekräftelse av policys Ta hjälp av Compliance liasons i organisationen HR Risk Management-funktionen Inköp Bolagsjurister Använda befintliga: Forum för att kommunicera och utbilda om Compliance programmet Beslutande- och rådgivandeorgan för uppföljning och eskalering av Compliance risker Riskkommitté Delegeringsinstruktion Processer & Policys Process för bakgrundskontroller Komplettera befintlig leverantörsutvärderingsprocess Sanktioner Skapa uppförandekod för distributörer

12 Tack för uppmärksamheten frågor?

13