AVTALSPARTER I upphandling Drivmedel - Bulkleverans 2013 / UH har nedanstående parter träffat följande avtal:

Transkript

1 AVTALSPARTER I upphandling Drivmedel - Bulkleverans 2013 / UH har nedanstående parter träffat följande avtal: UPPHANDLANDE MYNDIGHET Ludvika kommun genom gemensam nämnd för upphandling / LEVERANTÖR Swea Energi AB / KOMMERSIELLA VILLKOR 1.1 OMFATTNING Falun, Borlänge, Ludvika och Gagnef kommun avser upphandla drivmedel med bulkleverans. Upphandlingen omfattar beställarnas huvudsakliga behov av bulkleveranser av diesel till farmartank, samt mobila och stationära reservkraftaggregat. Farmartank För uppskattade volymer, se bilaga anläggningslista farmartank. Från och med kommer även Ludvika kommun börja avropa Diesel Mk1 Fame till farmartank då deras nuvarande avtal löper ut. Bränsle till reservkraft Reservkraftaggregaten utgör en mycket viktig funktion i organisationen vid längre strömavbrott. Det är därför av största vikt med säkra och snabba leveranser av drivmedel till dessa. Register finns över tankstorlekar men eftersom behovet av bränsle till reservkraftaggregaten skiljer sig mycket beroende på om de nyttjas i drift eller ej är det svårt att ge en exakt uppskattning av behovet. Uppskattat behov inom 24 h vid ett akut läge och full drift är följande: Falu kommun 20 m3 Ludvika kommun 14,5 m3 Borlänge kommun 17, 3 m3 Räddningstjänsten Dalamitt 4 m3 Uppskattat behov inom 4 h vid ett akut läge vid full drift: Gagnef kommun 2 m3 För historiska volymer, se bilaga anläggningslista reservkraft Avropsberättigade myndigheter Följande myndigheter är avropsberättigade på avtalet: Beställare Organisationsnummer Hemsida Borlänge kommun Falu kommun Gagnef kommun Ludvika Kommun Räddningstjänsten Dalamitt Västerbergslagens utbildningscenter Stora Tunabyggen AB Borlänge Energi Elnät AB (8)

2 Fastighets AB Hushagen Lennheden Vatten AB Avropsberättigade myndigheter benämns fortsättningsvis beställare. Volymuppgifter presenteras i bilaga anläggningslista. Volymuppgifter baseras på tillgänglig statistik och uppskattning samt kan komma att såväl över- som underskridas. Leverantören ska leverera det faktiska behovet. 1.2 AVTALSTID Detta avtal gäller från och med det datum som båda parter undertecknat avtalet till och med med rätt till förlängning till och med med ett år i taget från Upphandlingscenters sida med oförändrade villkor. Upphandlingscenter meddelar leverantören senast [3] månader innan avtalets slutdatum om förlängningsmöjligheten kommer att nyttjas. Pris ska vara fast till BESTÄLLNINGSRUTINER Beställningar görs av respektive enhet. Beställningar ska kunna göras för - enstaka avrop av leverans Behörig personal hos beställare ska på ett enkelt sätt kunna göra beställningar hos leverantören. Beställning av drivmedel till farmartank eller normalleverans till reservkraftaggregat ska kunna ske via e-post och per telefon, se bilaga kontaktuppgifter. Jourleverans till reservkraftaggregat. För leverans till reservkraftaggregat ska beställning kunna ske per telefon dygnets alla timmar årets alla dagar. Swea Energi har en tankbil som utgår från Borlänge. Den ska vara beredd att rycka ut vid krissituationer och vara på plats omgående. Ni får tillgång till journummer samt till lastplanerare och distriktschef, se bilaga kontaktuppgifter. Om tankbilen i Borlänge går sönder, står 2 andra bilar redo att ersätta den. 1.4 BESTÄLLNINGSBEKRÄFTELSE Ordererkännande ska i första hand ske via e-post, senast nästkommande vardag. Avseende jourleveranser ska ordererkännande ske inom 4 h från beställning. Sker inte ordererkännande har beställaren rätt till vite. Ordererkännande för jourleverans ska ske per telefon till den person som gör beställningen eller annan person som beställaren anger. 1.5 PRODUKTKRAV 1.6 PRODUKTKRAV DRIVMEDEL FARMARTANK Leverantören ska tillhandahålla följande produkter: 1. Diesel miljöklass 1 minst 5% FAME, SS (dieseldelen), SS-EN (FAME-delen) eller likvärdigt. Drivmedlet ska vara direkt applicerbart i en dieselmotor. Drivmedel som medför ombyggnad av motorer tillåts ej. Drivmedlet ska vara blandningsbart med diesel Mk1. Offererade drivmedel ska uppfylla den senaste utgåvan av de standarder som finns inom respektive bransch. Vid blandbränsle ska samtliga ingående bränslen uppfylla respektive standard. Avropad kvalité ska kunna levereras såväl som sommar som vinterkvalité. I det fall produkten inte finns i särskild vinterkvalité är detta inte nödvändigt PRODUKTKRAV DRIVMEDEL RESERVKRAFTAGGREGAT Leverantören ska tillhandahålla följande produkter: 1. Diesel B0 miljöklass 1, SS eller likvärdigt utan inbladning av förnybar komponent. 2(8)

3 1.7 PRIS Leverantören har rätt till ersättning av Beställaren för levererade varor enligt avtalat pris. Angivna priser är angivna i SEK exklusive moms och skall inkludera samtliga åtaganden enligt detta förfrågningsunderlag. Priser produkter Pris beräknas enligt prisformel C*(A+B)*D+E+F+G = Totalpris per/m3, se prisbilaga. Priset justeras löpande och som prisbas används gällande notering vid Platts European Marketscans notering för respektive produkt. Priset baseras på snittnotering (valutakurs och produktprisnotering) under beräkningsperioden. Beräkningsperioden omfattar fredag till torsdag föregående arbetsvecka. Produktens notering och dollarkursens notering gäller fast veckovis. Leverantören ska via e-post skicka ut skriftlig prisinformation med noteringar och uträknat pris till kunden en gång per vecka. Aktuell e-postadress kommer att meddelas leverantör i samband med avtalstecknande. 1.8 PRISJUSTERING PLATTS I det fall Platts European Marketscans noteringar ändras (på grund av avveckling eller för att de inte längre använd av marknaden i tillräcklig utsträckning) så att de inte utgör samma presidentifikation som vid avtalets tecknande ska omförhandling av priset kunna ske. Part som begär detta ska meddela andra parten skriftligen samt framföra sina skäl för prisjusteringen. I det fall parterna inte kommer överens, se villkor under hävning. TILLÄGG Angivna påslag ska vara fasta under första avtalsåret. Därefter kan indexreglering göras med 95 procent av förändringen av Transportindex TO8SÅ16, efter begäran från endera part tillsammans med underlag som styrker förändringen. Indexreglering sker av priser vilka gäller för den kommande 12-månadersperioden. Nytt eventuellt pris gäller från oktober 2015 respektive oktober Avtalsstart: Fast pris gäller till Begäran om prisjustering för perioden ska inkomma senast , tillsammans med underlag som styrker förändringen, vilket innebär indexförändring mellan 2014-februari och 2015-mars. Begäran om prisjustering för perioden ska inkomma senast , tillsammans med underlag som styrker förändringen, vilket innebär indexförändring mellan 2015-mars och 2016-mars. Retroaktiva prisjusteringar godkänns ej. SKATTER Om energiskatten/koldioxidskatt ändras under avtalsperioden kan justering ske i motsvarande procent, dock först efter den fasta perioden. Prisregleringen gäller för nästkommande 12-månaders period. Begäran om prisjustering ska ske skriftligt från endera part tillsammans med underlag som styrker förändringen senast en månad före reglering ska ske. Retroaktiva prisjusteringar godkänns ej. 1.9 ÄNDRINGSBEGÄRAN VIA E-AVROP Funktionen ändringsbegäran på avtalets sida på e-avrop.com 1 ska användas då säljaren önskar ändra eller uppdatera text avseende avtalet. Detta gäller uppdatering av kontaktuppgifter så som liksom om prisjustering m.m (8)

4 1.10 MOMS Moms tillkommer på samtliga priser RETURER/GARANTIER Vid felleverans eller felaktigheter i varor ska returtjänsten vara kostnadsfri för beställaren. Avroparen ska kunna skicka retur direkt mot ramavtalsleverantören, oavsett vad returen avser BETALNINGSVILLKOR För betalning av faktura gäller 30 dagars betalningstid från rättvisande fakturas ankomstdag. Om förfallodagen infaller på en lördag eller helgdag erlägger beställaren betalning på närmast följande bankdag. Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns inte. Dröjsmålsränta accepteras enligt räntelagen. Om eventuell försenad betalning kan härledas till felaktig eller ofullständig faktura accepteras inte dröjsmålsränta. I det fall faktura överlämnas till finansbolag ska villkoren i avtalet mellan parterna gälla även för dem FÖLJESEDLAR OCH FAKTUROR Leveransdagens pris gäller vid fakturering. På fakturan ska specificeras pris enligt prisformel. Produktprisnotering, valutakurs, densitet, påslag och skatter ska specificeras. Följesedel sänds med godset till mottagaren. Beställarens namn + referenskod, leveransadress samt beställningsnummer ska anges på transport- och följehandlingar. Aktuella fakturaadresser meddelas i samband med avtalstecknande/beställning. Borlänge, Falun och Ludvika kommuners fakturor skannas f.n. via externt företag ELEKTRONISK HANDEL OCH FAKTURAHANTERING Kommunerna är i olika faser i sina e-handels- och fakturaprocesser. Ett första steg i utveckling mot e-handel är införande av e-fakturor. Val av lösning bestäms av respektive kommun. Ett gemensamt grundkrav är att leverantören på anmodan av respektive kommun: ska kunna skicka prislista (t.ex. Excel eller Pricat) ska kunna ta emot en beställning elektroniskt (t.ex. e-post eller EDI-order) bör kunna skicka en elektronisk faktura enligt SFTI standard (det finns portallösningar kostnadsfritt) Fakturorna måste märkas med en referenskod i fältet Er referens som beställaren uppger vid beställning. Uppges ingen referenskod får inte beställningen verkställas. Gäller samtliga fakturor oberoende hantering. Fakturorna ska innehålla: - fakturanummer - fakturadatum - fakturabelopp - momsbelopp - kostnadsställe - referenskod - bankgironummer och/alt plusgironummer - organisationsnummer/vat-nummer 1.15 ANLÄGGNINGSFÖRTECKNING Enligt separat bilaga. I och med förändrat behov kan anläggningar komma att läggas till och tas bort LEVERANSVILLKOR DDP enligt Incoterms 2000, inklusive lossning, ska gälla. Det vill säga leverantören ska stå för samtliga kostnader och risker, tills godset överlämnats till beställaren på anvisade adresser och platser. Utöver vad som framgår av detta förfrågningsunderlag gäller ALOS 05. 4(8)

5 1.17 MINDRE LEVERANSER - Vid leveranser under 1m3 av Diesel Mk1 Fame accepteras en leveransavgift på 400 SEK. - Vid normalleveranser under 500l av Diesel Mk 1 B0 utan Fame accepteras en leveransavgift på 400 SEK LEVERANSSÄKERHET Leverans av drivmedel till reservkraftaggregat ska kunna ske dygnet runt och samtliga dagar under året. Antagen leverantör ska för samtliga drivmedel ha en leveranskapacitet som vid varje tidpunkt under avtalsperioden kan trygga beställarens behov LEVERANSTID DIESEL MK 1 FAME Leveranserna ska ske senast 3 arbetsdagar från beställning. Fritt inpumpat om minimum 1 m3 (en kubik) och tillfälle. Leveranserna ska ske under arbetstid DIESEL MK 1 B0 TILL RESERVKRAFTAGGREGAT NORMALLEVERANS TILL GAGNEF Ska kunna ske fritt inpumpat om minimum 500l och tillfälle. Vid mindre beställningar accepteras en leveransavgift på 400 SEK. NORMALLEVERANS ÖVRIGA KOMMUNER OCH BOLAG Ska ske senast 3 arbetsdagar från beställning. Fritt inpumpat om minimum 1 m3 och tillfälle. Vid mindre beställningar accepteras en leveransavgift på 400 SEK. JOURLEVERANS TILL RESERVAGGREGAT GAGNEF Leverans ska mot särskild årlig ersättning om 1500 SEK kunna ske inom 4 timmar från beställning årets samtliga dagar. Ersättningen är en årlig ersättning till leverantören som utbetalas oberoende av om utryckning sker eller inte. JOURLEVERANS TILL RESERVAGGREGAT ÖVRIGA KOMMUNER OCH BOLAG Leverans ska kunna ske inom 24 timmar från beställning årets samtliga dagar AUTOMATISKA LEVERANSER Antagen leverantör ska gällande Diesel Mk 1 Fame kunna erbjuda system och rutiner för automatiska leveranser till de beställare som önskar detta. Ludvika kommun och VBU har behov av automatiska leveranser. Leveranserna ska kunna ske under arbetstid, mellan kl LEVERANSFORDON RÄKNEVERK -Alla fordon som är aktuella för leveransen av diesel skall vara utrustade med räkneverk eller våg som visar levererad volym som inpumpas/inblåses i beställarens tank/förråd. Räkneverken skall vara kontrollerade enligt Swedacs föreskrifter STAFS 2007:3 samt STAFS 2011:11. Vågarna skall vara kontrollerade enligt Swedacs föreskrifter STAFS 2007:1 eller STAFS 2007:19. Stickprov kommer att göras av beställaren under avtalstiden. Framkommer vid kontroll att kravet ej efterlevs och detta sker fler än 3 gånger är detta skäl för hävning av avtalet LEVERANSFORDON MILJÖKRAV Vid avtalsstart ska de förare som omfattas av entreprenaden ha genomgått utbildning i så kallad sparsam körning enligt Trafikverkets kriterier eller motsvarande ( Intyg ska vid begäran kunna uppvisas LEVERANSADRESS Enligt bifogad lista anläggningsförteckning. Det kan under avtalstiden på grund av verksamhetsförändringar och/eller politiska beslut komma att bli förändringar, ökas eller minskas, avseende behov/volym och leveransadresser. Sådana förändringar ska kunna ske utan extra kostnad för beställaren. 5(8)

6 1.24 LEVERANSFÖRSENING OCH VITE AVROPSBESTÄLLNING OCH AUTOMATLEVERANS Om fler än två leveranser per kalender månad och per upphandlande myndighet överstiger avtalad leveranstiden ska leverantören erlägga vite med tio procent av den det totala värdet av de två leveranserna. Vitet löper kalender månadsvis. Upplupet vite får avräknas den avtalade ersättningen. Vite som begärts in på felaktig grund ska återbetalas till leverantören. JOURLEVERANS TILL RESERVKRAFTAGGREGAT GAGNEF Om leverans ej kan ske inom uppsatt tid utgår ett vite om 2000 SEK/objekt och tillfälle. JOURLEVERANS TILL RESERVKRAFTAGGREGAT BORLÄNGE, BORLÄNGE ENERGI OCH VATTEN, LENNHEDEN VATTEN AB, STORA TUNABYGGEN AB OCH FASTIGHETS AB HUSHAGEN Att leveranser till reservkraftaggregaten sker inom uppsatt tid är av stor vikt för beställaren. Om leverans ej kan ske inom uppsatt tid utgår ett vite om SEK / objekt och tillfälle. JOURLEVERANS TILL RESERVKRAFTAGGREGAT LUDVIKA KOMMUN, FALU KOMMUN OCH RÄDDNINGSTJÄNSTEN DALAMITT Att leveranser till reservkraftaggregaten sker inom uppsatt tid är av stor vikt för beställaren. Om leverans ej kan ske inom uppsatt tid utgår ett vite om 5000 SEK / objekt och tillfälle FELAKTIG LEVERANS Säljaren bekostar retur av felaktig leverans om den är orsakad av leverantören. Vid felaktig leverans skall säljaren så snart han får meddelande från den avropande enheten genomföra en omleverans, enligt överenskommelse med beställaren. Lev står även för de eventuella merkostnader som uppkommer för beställaren i samband med felleveransen STATISTIK Statistik med uppgifter över levererade varor/enhet, volym och belopp per beställare ska efter anmodan, inom 10 dagar, kostnadsfritt sändas till Upphandlingscenter samt respektive beställare. I statistiken ska de nettoprissatta/avtalade produkterna vara märkta, övriga produkter/rabatterade produkter ska också framgå. Av statistiken ska framgå uppgift över köpt volym och antal leveranser. Vi ser gärna att statistik erhålls på fil (Microsoft Excel-format.) 1.27 FÖRSÄKRING Leverantören ska under hela avtalstiden upprätthålla gällande företagsförsäkring och ansvarsförsäkring anpassad för det aktuella avtalsområde samt på anmodan kunna uppvisa bevis på betalade försäkringsavgifter. Om leverantören inte tecknat försäkring eller betalat avgift för försäkring är detta grund för omedelbar hävning av avtal SOCIALA OCH ETISKA KRAV Leverantören ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter som levereras till beställaren ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 100, 105, 111, 138 och 182 FN:s barnkonvention, artikel 32 Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet LAGAR/FÖRORDNINGAR/FÖRESKRIFTER Leverantören ansvarar för att all relevant lagstiftning efterlevs VARUMÄRKE OCH IMMATERIELL RÄTT 6(8)

7 Hänvisning till beställaren i reklam, marknadsföring eller på annat sätt får inte göras av leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan beställarens i förväg inhämtade skriftliga medgivande. Leverantören ska i förväg samråda med beställaren avseende informationsmaterial som ska publiceras ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Upphandlingscenters skriftliga medgivande UNDERLEVERANTÖR För underleverantör gäller samma villkor och krav som för leverantören. Det är leverantörens skyldighet att upplysa/informera underleverantören vilka villkor som gäller OMFÖRHANDLING Part får begära omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade förhållanden som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar avtalets syfte. Begäran om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse FEL OCH BRIST Skulle leverantören brista i fullgörandet av avtalad vara/tjänst, eller skulle tjänsten väsentligt försenas eller utebli, har beställaren rätt att ersätta varan/tjänsten från annan leverantör. Leverantören ska ersätta beställaren för uppkomna merkostnader som skadan eller felet orsakat SKADA Leverantören är ansvarig gentemot beställaren för skador som leverantören orsakat. Leverantören ska omgående meddela beställaren om sådan skada inträffat. Leverantören ska svara för de merkostnader/skadestånd som beställaren kan kräva HÄVNING Part får häva ingånget avtal om motparten inte fullgör sina åtaganden och avtalsbrottet är av väsentlig betydelse. Beställaren har rätt att häva avtalet, utan att motparten kan ställa krav på ersättning, om: om leverantören försätts i konkurs, likvidation eller kommer på sådant obestånd att han inte kan förväntas fullgöra sina åligganden. om leverantören har misskött inbetalning av skatter och sociala avgifter. om leverantören köps upp eller att ägarförhållanden väsentligt förändras om leverantören bryter mot annan del av avtalet och det kan anses vara av vikt för beställaren att bestämmelsen efterlevs. Hävs avtalet enligt ovan, är leverantören ersättningsskyldig för den skada (kostnadsökning m.m.) som avtalsbrottet förorsakat. Om endera part begärt prisförhandling enligt punkt 1:9 Prisjustering, Platts, och överenskommelse ej sker, har respektive part rätt att häva avtalet med tre månaders varsel FORCE MAJEURE Part är befriad från fullgörande av sina åtaganden enligt detta avtal, om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll såsom krig, naturkatastrof, myndighetsbestämmelse, lag eller liknande och som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets ingående och vars följder parten inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Så snart hindret upphör ska åtagandet fullgöras på avtalat sätt. Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan medföra att denna bestämmelse ska tillämpas. Till förtydligande är parterna överens om att strejk eller lockout hos part samt blixtnedslag, översvämning eller eldsvåda i leverantörens driftlokaler inte utgör force majeure. 7(8)

8 Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid händelsens upphörande TVIST Tvist med anledning av avtalet mellan beställaren och leverantören ska, om parterna inte kommer överens, avgöras av allmän domstol vid beställarens hemort, med tillämpning av svensk rätt HANDLINGARNAS INBÖRDES RANGORDNING Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om dessa handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de i följande ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till avtal 2. avtal med bilagor 3. eventuellt kompletterat förfrågningsunderlag 4. förfrågningsunderlag med bilagor 5. eventuellt förtydligande av anbud 6. anbud med bilagor 1.40 AVTALET Kommersiella villkor och de krav som ställs kommer att ligga till grund för avtalet. Avtalet kommer att bli upprättat i två likalydande exemplar. Efter påskrift tar parterna var sitt. Avtalet är upprättat i två likalydande exemplar. Efter påskrift tar parterna var sitt. För upphandlande myndighet: För leverantör: Ludvika Mariana Hasselström Tillförordnad upphandlingschef Swea Energi Bilagor: - Anläggningslista - Fakturauppgifter - Prisbilaga Diesel B0 Borlänge med bolag - Prisbilaga Diesel B0 Falun och Ludvika - Prisbilaga Diesel B0 Gagnef - Prisbilaga Diesek Mk 1 Fame minst 5 % - Kontaktuppgifter Swea Energi 8(8)