KOMMERSIELLA VILLKOR, dnr C2014/192

Transkript

1 KOMMERSIELLA VILLKOR, dnr C2014/192 Ekonomiavdelningen AVTALSPARTER I upphandling Matematikbiennalen 2016 / C2014/192 har nedanstående parter, beställaren och leverantören, träffat följande avtal: BESTÄLLAREN Karlstads universitet/ LEVERANTÖREN Företagsnamn/Organisationsnummer 1.0 UPPDRAGET Uppdraget gäller till och med eller till dess slutlig redovisning enligt 4.0 nedan lämnats. 2.0 OMFATTNING Karlstads universitet arrangerar 28 och 29 januari 2016 den stora konferensen Matematikbiennalen. Konferensen genomförs vartannat år och samlar drygt deltagare. Ett 100-tal utställare deltar vanligtvis med utställningar inom skilda områden. Uppdraget avser konferensstöd enligt anbud och eventuella ändringar och tillägg för Matematikbiennalen i Karlstad Då biennalen vanligtvis arrangeras av samma arrangör vid två på varandra kommande tillfällen så arrangerar Karlstads universitet också biennalen år OPTION FÖR MATEMATIKBIENNALEN 2018 Option för Matematikbiennalen 2018 kommer också att tecknas i avtalet. Lämpligt prisregleringsindex överenskoms vid avtalets tecknande. 4.0 PRISER Totalpris för uppdraget är x SEK. 5.0 EKONOMI OCH FAKTURERING Leverantören tar hand om den löpande ekonomiska hanteringen för Matematikbiennalen vilket innebär att; fakturera konferensdeltagare och ta emot betalning samt vid behov skicka påminnelser hantera löpande fakturering och betalningar till samtliga eventuella underleverantörer fakturera utställare och ta emot betalning samt vid behov skicka påminnelser. Samtliga eventuella influtna provisioner skall dokumenteras och skall räknas av det totala priset för bastjänsten. Karlstads universitet betalar endast mellanskillnaden. Leverantören lämnar, senast 1 månad efter konferensen, en preliminär ekonomisk redovisning. Senast 3 månader efter konferensen lämnas en slutlig redovisning. 1(6)

2 Karlstads universitet fakturerar då leverantören enligt överenskommen ekonomisk redovisning. 6.0 UTFÖRANDE Leverantören åtar sig att fullgöra uppdraget på ett fackmässigt sätt. 6.1 FEL OCH DRÖJSMÅL SAMT PÅFÖLJDER Leverantören ska anses vara i dröjsmål om tjänsten inte levererats senast vid den tidpunkt som avtalats mellan parterna och förseningen inte beror på något förhållande på beställarens sida. Vid dröjsmål på leverantörens sida är leverantören skyldig att utge vite till beställaren motsvarande tio procent (10%) av uppdragets värde. I det fall brister som uppdagats vid kontroll inte åtgärdats inom angiven tid eller om bristerna på nytt upptäcks vid återkommande kontroll eller på annat sätt har beställaren rätt att avbeställa uppdraget. Fel i tjänsten föreligger om resultatet avviker från vad som skäligen kan förväntas av denna typ av tjänster eller, om resultatet avviker från vad som får anses vara avtalat mellan parterna. Vid fel eller dröjsmål äger beställaren rätt att innehålla betalning av avtalade avgifter och ersättningar så länge felet/dröjsmålet består och endast såvitt avser sådant belopp som svarar mot felet/dröjsmålet. För det fall beställaren avser att innehålla betalning enligt denna punkt ska beställaren skriftligen underrätta leverantören om detta. Om beställaren senare ska betala det tvistiga beloppet utgår dröjsmålsränta enligt lag. 7.0 KOMPETENS Leverantören, liksom samtliga underleverantörer som anlitas för utförandet, ska ha erfarenhet av liknande åtaganden och av liknande arbeten, samt ha relevant utbildning eller arbetslivserfarenhet. Leverantören, liksom eventuella underleverantörer, som anlitas för utförandet ska ha förmåga att införskaffa en god förståelse för och kunskap om beställarens verksamhet och uppdrag. Leverantören, liksom eventuella underleverantörer, ska kunna kommunicera på svenska språket såväl muntligt som skriftligt. 8.0 AVBESTÄLLNING Beställaren har rätt att avbeställa uppdraget. Om avbeställningen sker innan uppdraget påbörjats har leverantören inte rätt till ersättning. Om uppdraget avbeställs sedan det påbörjats, har leverantören rätt till full ersättning för den del av uppdraget som leverantören hunnit utföra. 9.0 PERSONAL Leverantörens personal och i förekommande fall underleverantörs personal och personal hos av underleverantör anlitad underleverantör osv. som ska utföra uppdraget hos beställaren ska ha erforderlig utbildning, erfarenhet, behörighet för sina arbetsuppgifter. De ska med engagemang kunna ta initiativ, arbeta självständigt och flexibelt. Leverantören är skyldig att utan dröjsmål byta ut personal som ej uppfyller beställarens krav på utförande. 2(6)

3 10.0 SAMORDNING AV ARBETSMILJÖ Beställaren ansvarar för samordningen av arbetsmiljön på gemensamma arbetsställen. Leverantören är skyldig att medverka i detta arbete förutsatt att det berör honom. Leverantören ska omgående rapportera eventuella brister i arbetsmiljön till beställaren ARKIVERING AV HANDLINGAR Leverantören ska överlämna eventuella originalhandlingar, material och datafiler, till beställaren för arkivering omgående efter slutfört uppdrag LAGAR OCH FÖRORDNINGAR Leverantören ansvarar för att alla lagar, förordningar och krav som berör uppdraget följs. Om lag, förordning och krav ändras eller tillkommer inom uppdragsområdet ska dessa gälla för uppdrag. Leverantören har det fulla ansvaret för att utverka alla tillstånd och bemyndiganden som krävs för att fullgöra uppdrag i enlighet med de lagar, förordningar och krav som gäller på den plats där uppgifterna ska utföras UNDERLEVERANTÖRER Med underleverantör avses samtliga bolag/företag/organisationer som leverantören använder för att utföra förpliktelser i enlighet med detta avtal. Detta innebär att även t.ex. dotterbolag till leverantören är underleverantörer under förutsättning att de verkar inom ramen för detta avtal. Mellan leverantören och underleverantör ska ett giltigt samarbetsavtal finnas. Leverantören ska på begäran från beställaren kunna uppvisa giltigt samarbetsavtal. Leverantören svarar för underleverantörs arbete såsom för eget arbete. Leverantören svarar för att underleverantör följer de villkor och förutsättningar som anges i avtalet. Detta gäller även i förhållandet underleverantör till underleverantör o.s.v. Beställaren förbehåller sig rätten att under avtalsperioden kontrollera att angivna underleverantörer har inbetalt skatter och lagstadgade avgifter, samt uppfyller de krav som ställts för att kunna tillhandahålla tjänster med stöd av detta avtal. Detta gäller även i förhållandet underleverantör till underleverantör o.s.v. Finner beställaren vid kontroll att underleverantör inte uppfyller ställda krav och om rättelse inte vidtas inom 30 dagar räknat från och med det att beställaren påkallade felet eller från det att leverantören och/eller underleverantören insåg eller borde ha insett att de inte uppfyllde ställt krav, har beställaren rätt att besluta att underleverantören inte längre får anlitas inom ramen för avtalet. Om felet är väsentligt äger beställaren rätt att med omedelbar verkan besluta att underleverantören inte längre får anlitas inom ramen för avtalet. Ovanstående gäller även förhållandet underleverantör till underleverantör o.s.v. Leverantören är skyldig att snarast möjligt, dock senast inom 10 dagar tillförsäkra motsvarande kapacitet. I samband med avtalets tecknande och därefter löpande ska leverantören skriftligen redovisa eventuella underleverantörer som ska utföra uppdraget för beställaren. Beställaren förbehåller sig rätten att kontrollera att anlitad underleverantör uppfyller kraven enligt detta avtal. 3(6)

4 14.0 KONTAKTPERSONER Parterna ska utse minst en kontaktperson var som ansvarar för frågor som avser avtalet, klagomål och fakturaförfrågningar. Parterna ska omgående meddela varandra om kontaktperson byts ut KRAV PÅ REGISTRERING Leverantören ska vara registrerat i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i det land där leverantören verksamhet är etablerad. Leverantören garanterar för sig och eventuell underleverantör innehav av F- skattsedel samt förbinder sig att omedelbart meddela beställaren om denna återkallas EKONOMISK STABILITET Leverantören ska ha en stabil ekonomisk bas. Under avtalstiden ska leverantören ha en rating (riskklass) som ska uppgå till lägst A i enlighet med Bisnode eller likvärdigt BEGRÄNSNING AV MARKNADSFÖRINGSRÄTT Hänvisning till beställaren i reklam, marknadsföring eller på annat sätt får inte göras av leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan beställarens i förväg inhämtade skriftliga medgivande. Leverantören ska i förväg samråda med beställaren avseende informationsmaterial som ska publiceras SEKRETESS Leverantören förbinder sig att inte röja eller på något sätt utnyttja sekretessbelagd uppgift som leverantören får del av genom tillkomsten eller genomförandet av uppdrag. Leverantören har inte rätt att utan beställarens uttryckliga skriftliga tillåtelse publicera eller på annat sätt offentliggöra rapporter eller annat material eller information som Leverantören upprättat, erhållit eller tagit del av genom uppdraget. Leverantören innefattar alla personer som denne på något sätt involverar, för att fullgöra sina åtaganden mot beställaren och andra personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna. Leverantören förbinder sig att göra de medarbetare som kommer att sysselsättas med uppdraget uppmärksamma på gällande bestämmelser rörande sekretess, samt även i övrigt hantera uppdraget med den diskretion som är nödvändig. Leverantören ansvarar för att även underleverantörer och underleverantörer iakttar vad som stadgats ovan. Sekretesskyldigheten gäller även om avtalet i övrigt upphört FAKTURERING OCH BETALNING Eventuell faktura/fakturaunderlag skickas till köparen på följande adress: Karlstads universitet Institutionen för matematik och datavetenskap FE HACKÅS Ange 2125 som referens. 4(6)

5 Fakturaunderlag/följesedel från leverantören ska innehålla minst följande poster: Betalningssätt - PlusGironummer, Bankgironummer eller bankkonto/iban Fakturadatum Fakturanummer Förfallodatum Fakturabelopp Momsbelopp Leverantörens organisationsnummer VAT/momsregistreringsnummer Leverantörens företagsnamn och adress Specifikation av vad fakturan avser Mottagarkod/referens (ska anges av köparen i samband med beställning) Korrekta fakturor betalas efter godkänd leverans och 30 dagar efter det att fakturan kommit köparen tillhanda. Om förfallodagen infaller på en lördag eller helgdag erlägger köparen betalning på närmast följande bankdag. I det fall faktura överlämnas till finansbolag ska villkoren i ramavtalet mellan parterna gälla även för dem. Administrativa avgifter, order-, expeditions-, faktureringsavgifter, eller andra liknande avgifter får inte faktureras. Vid försenad betalning har leverantören rätt till dröjsmålsränta i enlighet med svensk räntelagstiftning. Parterna är överens om att dröjsmålsränta understigande 300 svenska kronor inte ska betalas ÖVERLÅTELSE Leverantören inte får överlåta eller pantsätta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal utan beställarens skriftliga medgivande ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Eventuella ändringar av och tillägg till detta avtal ska vara skriftliga och undertecknade av behöriga personer från båda parter UPPSÄGNING Beställaren har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om förhållande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Leverantören ska på begäran från beställaren kunna uppvisa utdrag ur polisens belastningsregister. Beställaren har också rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet helt eller delvis om leverantören före eller efter avtals tecknande underlåtit att lämna uppgifter om företaget som är av väsentlig betydelse för avtalets tillkomst och/eller dess fortsatta giltighet. Avtalet sägs upp med omedelbar verkan med automatik om förvaltningsrätt eller annan instans förklarar upphandlingen eller avtalet ogiltig eller kräver rättelse i sådan omfattning att det påverkar val av leverantör. Inga skadeståndsanspråk med anledning av ovanstående uppsägning kan riktas från leverantören till beställaren. Beställaren har rätt med omedelbar verkan eller med överenskommen uppsägningstid säga upp avtalet utan att detta medför någon ersättningsskyldighet. Om beställaren säger upp avtalet har leverantören endast rätt till ersättning för den del av tjänsterna som beställts och utförts före uppsägningsdagen. Uppsägning av avtalet ska ske skriftligen. 5(6)

6 Efter uppsägning ska leverantören till beställaren överlämna allt icke redan överlämnat material och annat som beställaren har ägande- och förfoganderätt till FORCE MAJEURE Om part förhindras att fullgöra sina åtaganden enligt avtalet på grund av omständighet som part inte kunnat råda över såsom krig, naturkatastrof, myndighetsbestämmelse, lag eller liknande och som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets ingående och vars följder parten inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av avtalade tidpunkter för prestation och befrielse från skadeståndsskyldighet och andra eventuella påföljder. Till förtydligande är parterna överens om att strejk eller lockout hos part samt blixtnedslag, översvämning eller eldsvåda i leverantörens driftlokaler inte utgör force majeure HANDLINGAR För avtalet gäller nedanstående handlingar. Dessa handlingar kompletterar varandra och förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Detta avtal 2. Förfrågningsunderlaget inklusive bilagor och eventuella kompletteringar 3. Leverantörens anbud inklusive bilagor och eventuella kompletteringar TVIST Tvist på grund av detta avtal ska i första hand lösas av parterna och i andra hand ska tvist avgöras av allmän domstol i enlighet med svensk lag, med undantag för svenska lagvalsregler. Den omständigheten att tvist hänskjutits till rättsligt avgörande berättigar inte leverantören att avbryta uppdraget. Inte heller äger beställaren rätt att innehålla belopp som inte direkt omfattas av tvisten, eller underlåta att i övrigt fullgöra sina skyldigheter BILAGOR Förfrågningsunderlag Leverantörens anbud Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. Karlstad den../ Ort och datum Underskrift av behörig person Underskrift av behörig person Namnförtydligande Namnförtydligande 6(6)