PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 1 (27) Paragrafer Plats och tid Kommunhuset i Klippan, Sessionssalen, kl Beslutande Övriga närvarande Kerstin Persson (S), ordförande Carl-Axel Wilhelmsson (C), 1:e vice ordförande Johan Pettersson (S) Kenneth Dådring (M), 2:e vice ordförande Bodil Andersson (KD) Tommy Cedervall (FP) tjg ersättare för Bodil Andersson Charlotta Gudmundsson (S), ej tjg ersättare Boris Svensson (S),ej tjg ersättare Jörgen Bjerknaes (MP), ej tjg ersättare Jan Tingecz (M), ej tjg ersättare Tommy Cedervall (FP), ej tjg ersättare Eva Larsson, kommunsekreterare Hans-Åke Lindvall, kommundirektör Lars-Åke Svensson, kanslichef Boje Jarl, ekonomichef Utses att justera Justeringens plats och tid Sekreterare Ordförande Justerare Kenneth Dådring Kommunledningsförvaltningen Eva Larsson Kerstin Persson Kennet Dådring ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Klippans kommun, Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunledningsförvaltningen i Klippan Eva Larsson

2 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 2 (27) Innehållsförteckning: 41 Kurser och konferenser Årsredovisning 2014 för NÅRAB 43 Årsredovisning 2014 för Treklövern Bostads AB 44 Årsredovisning 2014 för SIKAB 45 Affärsplan 2014 för Treklövern Bostads AB 46 Drift av friluftsbaden sommaren Ställningstagande till uppsägning av hyreskontrakt 47:an 48 Begäran om detaljplaneuppdrag - Merkurius 5 m.fl. 49 Turistbyrå Klippan 50 Ansökan om bidrag till projekt trafiksäkerhet 2015 i Ljungbyhed 51 Ansökan bidrag organisationer för år Lunds Botaniska Förenings ansökan om bidrag för år Sociala investeringsfonder 54 Granskning av hur konkurrensutsatt verksamhet följs upp 55 Beredskapsplan för hantering av kriser- och extraordinära händelser i Klippans kommun 56 Introduktion av läsplattor 57 Deltagande i projekt Europabanan Signatur justerare Utdragsbestyrkande

3 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 3 (27) 41 Kurser och konferenser 2015 KS Ärendet Följande konferenser och kurser föreligger. Kommunförbundet Skåne - Kommunledningskonferens, Kristianstad, Kommunförbundet Skåne - Kommunledningsresa Beslutsunderlag Kursinbjudningar. Arbetsutskottets beslut 1. Godkänner deltagande för Kerstin Persson och Kenneth Dådring i Kommunledningskonferens i Kristianstad Godkänner deltagande för Kerstin Persson och Kenneth Dådring på Kommunledningsresa Signatur justerare Utdragsbestyrkande

4 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 4 (27) 42 Årsredovisning 2014 för NÅRAB KS Ärendet NÅRAB har lämnat årsredovisning för Andreas Winkler redovisar större förändringar avseende år 2014 samt framtida utmaningar. Beslutsunderlag NÅRAB s årsredovisning, bilaga Au 42/15. Arbetsutskottets beslut Informationen noteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

5 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 5 (27) 43 Årsredovisning 2014 för Treklövern Bostads AB KS Ärendet Ulf Bengtsson informerar om årsredovisning för 2014 för Treklövern Bostads AB. Verksamhetsåret 2014 gav ett överskott på 5,8 miljoner kronor. Vidare redovisas särskilt - reparationer och underhåll - likviditet - lönsamhet - måluppfyllelse - resultaträkning Beslutsunderlag Treklövern Bostads AB årsredovisning, bilaga Au 43/15. Arbetsutskottets beslut Informationen noteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

6 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 6 (27) 44 Årsredovisning 2014 för SIKAB KS Ärendet Johan Karlsson informerar om årsredovisning 2014 för SIKAB vad avser förvaltningen av industrilokaler. SIKAB har avyttrat samtliga fastigheter 2014 och kommer att bli föremål för likvidation under Beslutsunderlag SIKAB s årsredovisning, bilaga Au 44/15. Arbetsutskottets beslut Informationen noteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

7 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 7 (27) 45 Affärsplan 2014 för Treklövern Bostads AB KS Ärendet Ulf Bengtson redovisar affärsplan 2014 för Treklövern Bostads AB. Beslutsunderlag Treklövern Bostads AB affärsplan, bilaga Au 45/15. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Informationen noteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

8 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 8 (27) 46 Drift av friluftsbaden sommaren 2015 KS Ärendet Kultur- och fritidsnämnden har beslutat överlämna ärende kring drift av friluftsbaden sommaren 2015 till Kommunstyrelsen för ställningstagande. Kultur- och fritidsnämnden föreslår Kommunstyrelsen besluta att friluftsbaden i Ljungbyhed och Östra Ljungby drivs i samma omfattning och med samma inriktning som år Kommunstyrelsen föreslås även besluta om att Kultur- och fritidsnämnden får ett tilläggsanslag om kronor för att täcka löpande driftskostnader. Anslaget om kronor täcker endast driftskostnader sommaren Om det under sommaren uppstår större fel som äventyrar säkerheten för besökande kan bad behöva stängas. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsnämndens protokollsutdrag Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen 1. Godkänner drift av friluftsbaden för sommaren Finansiering om kronor sker genom anslag i kompletteringsbudget Signatur justerare Utdragsbestyrkande

9 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 9 (27) 47 Ställningstagande till uppsägning av hyreskontrakt 47:an KS Ärendet I fastigheten benämnd 47:an (Storgatan 47, mittemot polishuset) bedrivs föreningsverksamhet i form av kraftsportklubb, kamsportsklubbar samt bordtennis. Brottningen har tidigare funnits i 47:an men har år 2014 flyttat till nyrenoverade lokaler i Klippans idrottshall. Lokalerna i 47:an hyrs av Klippans kommun av Klippancentrum Fastighets AB. Avtalet är tidsbestämt och löper vid utebliven uppsägning (9 månader uppsägningstid) med tre års förlängning. För att hyreskontraktet ska upphöra till den 31 december 2015 ska avtalet vara uppsagt senast den 31 mars Om så inte sker är avtalet förlängt till den 31 december För att avtalet ska upphöra till den 31 december 2018 erfordras uppsägning senast den 31 mars Diskussionerna har förts i kommunen om att föreningsverksamheten i 47:an flyttar till kommunens fastighet Sågen. Det krävs dock närmare underlag för att bedöma de ekonomiska förutsättningarna för en flytt samt en mer detaljerad tidsplan. Kommunens företrädare har den 6 mars 2015 träffat hyresvärden för att diskutera hyresförhållandet och eventuell ändring, uppsägning av hyreskontraktet. Parterna är ense om att dialogen mellan parterna angående förvaltningen av fastigheten behöver förbättras. Hyresvärden uppger att en villkorsändring varigenom avtalet förlängs med ett år istället för tre år fr.o.m medför osäkerhet vad gäller underhåll och investeringar. Hyresvärden har ingen erinran mot att Kommunen (hyresgästen) från 2018 erhåller ensidig rätt att säga upp hyresavtalet (nio månaders uppsägning) för avflyttning (ej för omförhandling) så att det upphör tidigare än efter tre år (kalenderårsskifte). För att indexklausul ska kunna bibehållas önskar hyresvärden ha kvar förlängningsperiod om tre år. Hyresvärden accepterar att kommunen genom Särskild bestämmelse i avtalet får en ensidig möjlighet att säga upp avtalet så att det upphör tidigare än efter tre år (kalenderårsskifte). Beslutsunderlag Kanslichef Lars-Åke Svenssons skrivelse Yrkande Johan Pettersson (S) yrkar bifall till Kanslichef Lars-Åke Svenssons förslag. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen 1. Godkänner förlängning av hyreskontraktet för lokaler 47:an (Storgatan 47) till den 31 december Uppdrar åt tekniska förvaltningen att träffa överenskommelse med hyresvärden om villkorsändring av hyreskontraktet. Genom införande i avtalet av Särskild bestämmelse ska kommunen (hyresgästen) Signatur justerare Utdragsbestyrkande

10 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 10 (27) fr.o.m. den 1 januari 2018 ha ensidig rätt att säga upp hyresavtalet (nio månaders uppsägning) så att det upphör tidigare (kalendersårsskifte) än efter tre år. 3. Om parterna inte kan enas om villkorsändring enligt p 2 uppdras åt tekniska förvaltningen att säga upp avtalet för villkorsändring. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

11 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 11 (27) 48 Begäran om detaljplaneuppdrag - Merkurius 5 m.fl. KS Ärendet Plangruppen har inkommit med begäran om detaljplaneuppdrag angående Merkurius 5 m.fl. (före detta Emgårds tomt). Treklövern Bostads AB har för avsikt att bebygga fastigheten med flervåningshus för bostäder inklusive boende för äldre. Gällande detaljplan från tillåter bostadsbebyggelse men är inte förenigt med den planerade byggnationen varför det behövs en ny detaljplan. Den nya detaljplanen beräknas medge ca lägenheter. Fastigheten avgränsas av Allégatan och Järnvägsgatan i norr och väster. Den nya bebyggelsen kommer att ansluta till befintlig infrastruktur i form av gatu- och va-när, kollektivtrafik, skolor m.m. Tillfart till bebyggelsens parkering sker via Allégatan. Planområdet omfattar ca m 2, plan gräsyta med trädalléer längs omgivande gator, och ägs av Treklöver Bostads AB. Planen upprättas av plan- och byggkontoret. Beräknad plankostnad exklusive ev. utredningar är kronor. Treklövern Bostads AB bekostar planarbetet. Beslutsunderlag Plan- och byggkontorets skrivelse Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Uppdrar åt Plan- och byggkontoret att ta fram förslag till detaljplan för Merkurius 5 m.fl. (f.d. Emgårds tomt). Signatur justerare Utdragsbestyrkande

12 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 12 (27) 49 Turistbyrå Klippan KS Ärendet Turistbyrån har sedan juni 2014 hållits stängd p.g.a. besparingar. Diskussioner har förts om turistbyråns placering samt vara eller inte vara. Tre huvudalternativ finns, dagens placering på Storgatan, att inhysa den på Klippans bibliotek eller som en del i Klippans kommuns kundtjänst. En turistbyrås traditionella uppdrag ses som en viktig del i turistnäringen, den är ett ansikte av resmålet. Satsning på välutbildad personal och en fysisk punkt vars huvudsyfte är att marknadsföra destinationen och dess utbud av attraktioner på ett effektivt sätt, är en nyckel som öppnar många dörrar på en destination. Fler turister leder till utvecklingen av destinationen, vilket i sin tur ger fler arbetstillfällen samt en ökad tillväxt. Signatur justerare Generellt sett kan sägas att antalet fysiska besök på turistbyråer underhand minskar. Det finns också undersökningar som pekar på att framtidens turistbyråer kommer att se annorlunda ut. Det klassiska värdskap som består i att en traditionell byrå inväntar besökare som aktivt söker upp den för att hitta reseanledningar i området kommer troligtvis förändras på sikt. När man däremot av olika anledningar är på besök i området, eller som boende väntar besök, kontaktar man gärna turistbyrån för att få en för personlig kontakt. Detta ställer i sin tur höga krav på kompetent personal, lokalens utformning och läge samt kommunikationen av det utbud som erbjuds. Det finns flera olika former av auktoriserade turistbyråer. De med grönt I (som Klippan har haft under lång tid) står för enklare byråer, där man kan få information om det lokala turistutbudet inom en dagsutflykt. Besökarna får även hjälp med förmedling av logi. Turistcenter med blågult I ska, förutom det lokala turistutbudet, kunna ge information om både det regionala och nationella utbudet. Besökaren ska också erbjudas hjälp med bokning av logi inom området och förmedling nationellt. Ett annat krav är att det finns möjlighet att betala med kort, ha telefon och besöksdator tillgängligt samt vara synlig på sociala medier. För båda formerna av auktorisation ställs det krav på välutbildad personal med speciella språkkunskaper, en centralt belägen lokal, skyltning, öppettider osv. Väsentligt för en auktoriserad turistbyrå är att de som arbetar där har ett väl fungerade samarbete med besöksnäringen, lokalt och regionalt samt med samordningsorgansationer som Familjen Helsingborg, Tourism in Skåne och Visita. I sammanhanget bör nämnas att de olika beteckningarna ( I ) är under omarbetning av Vistita. Info-punkter, som placeras på flera andra ställen i en kommun, ska kunna serva besökaren med svar på frågor och visa på fler upplevelser i närområdet. Eventuell bemanning av dessa info-punkter har andra arbetsuppgifter och kan inte förväntas ha djupkunskaper inom besöksutbudet. Däremot krävs det ett gott värdskap och adekvat infomaterial. Detta är de tydliga skillnaderna mellan en auktoriserad turistbyrå och info-punkter. En fysik turistbyrå är inte bara till för besökare utifrån och kommunens boende, utan Utdragsbestyrkande

13 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 13 (27) en central samlingspunkt för näringen och där turistbyråns skyltfönster är ett sätt för dem att marknadsföra sig. En turistbyrå stödjer framför allt idéburen sektor genom biljettförsäljning och ger information om deras event. I Klippans kommun är de flesta större event initierade och genomförda av ideella krafter som har sin huvudsakliga försörjning från annan verksamhet och de behöver därmed stöd med t.ex. biljettförsäljning under dagtid. En fysisk turisbyrå ger möjlighet till detta samt för föreningar och företagskluster att ha tillfällig försäljning av varor och förevisningar i lokalen. En turistbyrå som är fristående från annan kommunal verksamhet uppfattas av den lokala näringen som mer öppen och tillgänglig och blir vid behov den första kontakten in i kommunens vidare organisation. Genom den centralt belägna lokalen är kommunen även en naturlig part i centrumutvecklingsarbetet och samarbetet med köpmannaföreningen. Besöksnäringen är fortfarande i stark tillväxt både nationellt och internationellt och Klippans kommun har fördelen att genom några internationellt starka attraktioner såsom Söderåsens nationalpark och St. Petri kyrka, ha ett mycket stort besökarantal. Ett flertal entreprenörer inom besöksnäringen i kommunen ligger idag långt efter övriga i Familjen Helsingborg bl.a. när det gäller webbsidor, digital bokning och marknadsföring i sociala medier. Man behöver stöd och ny kompetens i detta och i att bygga besökspaket tillsammans med andra aktörer. Turistinformatörens huvudsakliga sysselsättning är därför att ge service åt och stötta lokala näringsidkare i deras utveckling, samt vara en aktiv del i deras turistsatsningar och projekt. Turistinformatören medverkar i olika event för att stärka Klippans Kommuns varumärke. I turistinformatörstjänsten ligger också det huvudsakliga ansvaret för kommunens turistinformation, i tryck liksom relevanta internetbaserade kanaler och bokningssystem. Detta inbär att turistinformatören i stor utsträckning arbetar med näringen som målgrupp och behöver vara mycket mobil i sitt arbete. För att kunna säkerställa turistbyråns öppettider under högsäsong, tisdag-lördag fem tim./dag fr.o.m. maj t.o.m. september, behöver Näringslivs- och kommunikationsavdelningen stärkas med en säsongs-/timanställd resurs. Under lågsäsong kan turistbyrån erbjuda begränsade öppettider, dock bör full service ges vid t.ex. påskhelg samt långlördagar och vid julskyltning. Tekniska förvaltningen tar ut en lokalhyra från Näringslivs- och kommunikationsavdelningen om 88 SEK (2014), denna inryms i budget Avtalet för lokalen löper till januari 2016 med en uppsägningstid på nio månader. Om lokalen ska sägas upp inför kommande avtalsperiod ska detta ske senast , annars förlängs avtalet per automatik med tre år. Näringslivs- och kommunikationschef Anders Lindberg förordar att utvärdering redovisar bl.a. antal besök, ev. ökad försäljning samt tillgänglighet. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

14 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 14 (27) Beslutsunderlag Protokollsutdrag Kommunstyrelsens arbetsutskott 26.6 Näringslivs- och kommunikationsavdelningens skrivelse Yrkande Johan Petterson (S) och Kerstin Persson (S) yrkar bifall till Anders Lindbergs förslag. Kenneth Dådring (M) och Bodil Andersson (KD) yrkar att avtalet förlängs med ett år och utreder biblioteket som alternativ lokal och kostnader i samråd med kultur- och fritidsförvaltningen. Johan Pettersson (S) yrkar avslag till Kenneth Dådrings m.fl. yrkande. Ordföranden ställer proposition på Johan Pettersson (S) m.fl. förslag om bifall till Anders Lindbergs förslag och Kenneth Dådrings m.fl. förslag. Ordföranden finner att Arbetsutskottet bifallit Anders Lindbergs förslag. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen 1. Förlänger hyresavtalet för turistbyrån med tre år och att lönekostnad för säsongs- /timanställning på kronor/år blir nivåhöjande under samma avtalstid som för lokalen. 2. Höjer auktorisationen till blågult I på turistbyrån och att Info-punkter inrättas i Kundtjänst, Huvudbibliotek och på ett antal övriga centrala platser. 3. Uppdrar åt Näringslivs- och kommunikationsavdelningen att svara för utbildning av personal kopplade till verksamheten och att projekt kopplade till besöksnäring/centrumutveckling har sin fasta punkt i turistbyrån. 4. Uppdrar åt Kommunledningsförvaltningen att utvärdera verksamheten, enligt förslag ovan, efter halva tiden (18 månader) samt efter tre år vilket ska redovisas till Kommunstyrelsen. 5. Finansiering om kronor överlämnas till kompletteringsbudget Signatur justerare Utdragsbestyrkande

15 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 15 (27) 50 Ansökan om bidrag till projekt trafiksäkerhet 2015 i Ljungbyhed KS Ärendet MOM-event har inkommit med ansökan om bidrag till projekt trafiksäkerhet 2015 på Ljungbyhed Park. Projekt Trafiksäkerhet 2015 kommer att genomföras vecka 17 och har till syfte att ge barn från Söderåskommunerna en grundläggande trafiksäkerhetsutbildning. Beslutsunderlag MOM-events ansökan Näringsliv- och kommunikationsavdelningens skrivelse Yrkande Kenneth Dådring (M) och Bodil Andersson (KD) yrkar bifall till ansökan. Arbetsutskottets beslut 1. Godkänner bidrag om kronor för projekt Trafiksäkerhet Finansiering sker genom Arbetsutskottets anslag till förfogande. Därefter kvarstår kronor för år Signatur justerare Utdragsbestyrkande

16 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 16 (27) 51 Ansökan bidrag organisationer för år 2015 KS Ärendet Ansökningar om bidrag från föreningar och organisationer till 2015 års verksamhet föreligger enligt sammanställning. För bidrag till föreningar finns ett särskilt anslag för kommunstyrelsen i budget om kr (verksamhet 8004). Vissa bidrag finansieras genom anslag inom ramen för Näringsliv och kommunikation eller Kommunledning (säkerhetschef). I den mån dessa anslag ej är tillräckliga får bidrag täckas av Arbetsutskottets eller Kommunstyrelsens anslag till förfogande. Till kommunen har hitintills inkommit följande ansökningar om bidrag för år Gråmanstorps Bygdegårdsförening kr - Östra Ljungby Bygdegårdsförening kr - Färingtofta IK för Tornsborgs tivoli kr - Föreningen Klippans begravningsplats kr för smådjur - Klippans krets av Svenska Röda kr Korset - Färingtofta Röda korskrets kr - Östra Ljungby Röda korskrets kr - Klippans Turism & Hantverk Mölletofta a) hyra kr b) driftskostnader kr- - Ljungbyheds Köpmanna- och Företagarförening kr - Klippans civilförsvarsförening a) årligt bidrag kr b) bidrag för övningar kr Det torde komma ytterligare ansökningar under året. År 2014 beviljades av Kommunstyrelsens anslag, utöver ovanstående, även bidrag för Ljungbyheds Röda korskrets samt Åsbo Förvaltar och godemansförening. Det beviljades år 2014 även bidrag för Ljungbyheds framtid (Nattöga i Ljungbyhed och hyreslokal Klostergatan), Nattvandrarna Östra Ljungby, Klippans köpmannaförening, Företagarna i Klippan och Fokus Färingtoftabygden vilka finansierades inom ramen för Näringsliv och kommunikation. Signatur justerare Förslag till beslut om bidrag för 2015 utgår ifrån de belopp som beviljades för år Utdragsbestyrkande

17 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 17 (27) Beslutsunderlag Kanslichef Lars-Åke Svenssons skrivelse Yrkande Kerstin Persson (S) yrkar bifall till Kanslichef Lars-Åke Svenssons förslag. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen 1. Beviljar bidrag till föreningar och organisationer, som sökt bidrag för 2015, enligt följande: - Gråmanstorps Bygdegårdsförening kr - Östra Ljungby Bygdegårdsförening kr - Färingtofta IK för Tornsborgs tivoli kr - Föreningen Klippans begravningsplats för smådjur kr - Klippans krets av Svenska Röda kr korset - Färingtofta Röda korskrets kr - Östra Ljungby Röda korskrets kr Summa kr Finansiering av bidrag från anslag för stöd till föreningar med kr (verksamhet 8004) och kr från anslag arbetsutskottets medel till förfogande. 2. Ansökan från Stödföreningen Klippans turism & Hantverk Mölletofta avseende hyra och drifts- Kostnader - Ljungbyheds Köpmanna- och Företagarförening Summa Avslås kr kr Finansiering av bidrag inom ramen för budget Näringsliv- och kommunikation. 3. Det noteras att ersättning till Föreningen Klippanbygdens Natur (uppdragsersättning Kungsfiskarens fortlevnad) erläggs enligt avtal med kr/årligen. Finansiering av anslag från arbetsutskottets medel till förfogande. 4. Det noteras att säkerhetschefen Göran Tesfai Skoglund har delegation att besluta om bidrag till Klippans civilförsvarsförening vilka finansieras inom ramen för denna verksamheten. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

18 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 18 (27) 5. Utbetalning av sökt bidrag sker snarast under förutsättning att verksamhetsberättelse för 2014 inlämnats. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

19 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 19 (27) 52 Lunds Botaniska Förenings ansökan om bidrag för år 2015 KS Ärendet Lunds Botaniska Förening ansöker om kronor i verksamhetsbidrag för år Föreningen bildades 1858 och är landets äldsta botaniska sammanslutning. Det är en regional ideell förening som vänder sig till alla botaniskt intresserade och är en sammanslutning för båda amatör- och fackbotanister. Föreningen inledde år 1989 projekt Skånes Flora med inventering av landskapets kärlväxtflora som avslutades år 2007 med utgivningen av det andra bandet av Floran Skåne. Föreningens arbete med inventering fortsätter men i andra former. Klippans kommun avstod år 2012 och 2013 från att lämna verksamhetsbidrag (arbetsutskottets beslut , 59) med motiveringen att kommunen för närvarande avstår från att lämna verksamhetsbidrag och prioriterar istället lokala engagemang. Beslutsunderlag Kanslichef Lars-Åke Svenssons skrivelse Yrkande Kenneth Dådring (M) och Bodil Andersson (KD) yrkar avslag på ansökan. Kerstin Persson (S) yrkar bifall till att bevilja Lunds Botaniska förening ett bidrag om kr. Ordföranden ställer proposition på Kenneth Dådrings m.fl yrkande om avslag på ansökan och Kerstin Perssons yrkande om bifall till ansökan om bidrag och finner att Kenneth Dådrings m.fl yrkande vunnit bifall. Ordföranden finner att Arbetsutskottet bifallit Kenneth Dåddrings m.fl. förslag. Arbetsutskottets beslut Ansökan om bidrag till Lunds Botaniska Förening avslås. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

20 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 20 (27) 53 Sociala investeringsfonder KS Ärendet I maj 2014 var representanter för kommunen på information om det som kallas Sociala investeringsfonder. I december var nationalekonomen Ingvar Nilsson i Klippan och informerade ett större antal personer, både politiker och tjänstemän, i frågan. Under en längre tid har det även internationellt förts en diskussion om huruvida sociala insatser av olika slag har den effekt som avses. Många välmenade insatser har visat sig ha ett dåligt genomslag. Insatserna utförs ofta med kortsiktig horisont, med avsaknad av fokus på i förväg identifierade målsättningar och utan en realistisk chans att bidra till förändring. Försök har gjorts att förändra inriktningen på insatserna och slutsatserna är att kognitiva och sociala förmågor utvecklas tidigt i livet. Ett lyckat försök som genomförts innebar att barn fick gå i en pedagogisk förskola. Lärarna besökte även barnens hem och interagerade med deras familjer för att stimulera till en bättre hemmiljö. Barnen följdes under lång tid och resultaten var anmärkningsvärt positiva. Det var betydligt fler än normalt som gick ut gymnasiet och dessa klarade sig även bra i vuxen ålder. Programmet medförde både omfattande mänskliga och stora ekonomiska vinster. Från och med 2013 har en Social investeringsfond inrättats i Region Skåne. Med bildandet av fonden vill Region Skåne tillsammans med de skånska kommunerna och andra aktörer i Skåne inleda ett förebyggande arbete för att bryta negativa händelseförlopp i livet hos barn och ungdomar. Syftet är att ingripa i ett tidigt skede i livet för de som visar riskbeteenden som i vuxenlivet kan innebära risk för långvarig arbetslöshet och social utsatthet i form av sjukdom och drogberoende. Signatur justerare Sociala investeringar handlar om att investera i interventioner i ett socialt sammanhang i syfte att minska de kostnader för samhället och det mänskliga lidande som annars skulle uppstå. Insatserna ska göras i gränsöverskridande samverkan med såväl skånska kommuner som andra aktörer. Region Skåne vill medverka med både finansiering och kunskap till projekt som redan ligger i startgroparna i Skåne men också initiera egna. De långsiktiga effekterna ska främst vara att det mänskliga lidandet minskar men också att kostnaderna för Region Skåne reduceras. Regionen vill investera i förebyggande verksamhet för att minska negativa händelsekedjor och stärka de faktorer som stärker individen och främjar friskfaktorerna. Utgångspunkten är att identifiera grupper, där det finns en större risk än för andra grupper att som vuxen hamna i långvarigt utanförskap. Grundtanken är att genom att satsa resurser på ett förebyggande arbete gentemot identifierade målgrupper på sikt göra mänskliga vinster och undvika kostnader för mer omfattande insatser. //Region Skåne Utdragsbestyrkande

21 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 21 (27) I Klippans folkhälsoråds prioriterade insatsområden för 2014 finns tre punkter inom området: Verka för ett strukturerat och långsiktigt förebyggande arbete i skolan Stödja initiativ för att förstärka insatser för barn i skuggan av missbruk Lyfta frågor kring sekundärprevention och tidiga insatser med särskilt fokus på unga. För att arbeta enligt ovanstående behöver kommunen fortsättningsvis arbeta med Förebyggande sociala insatser. Insatserna bör vara tydligt riktade mot barn i förskoleåldern. För barn och ungdomar i högre ålder bör de verksamheter som redan finns fortsätta i minst samma omfattning som tidigare. Vilka insatser som ger störst utdelning både mänskligt och ekonomiskt bör inledningsvis utredas. Här är det viktigt att bedömningarna sker forskningsbaserat och brett över hela fältet med barnen, deras familjer, förskola och andra relationer och förutsättningar. Därefter bör projektet få en tydlig fokuspunkt som begränsar insatserna. Slutligen kommer insatserna att utvärderas och anpassas över tid för att ytterligare öka vinsten. Insatserna är tänkta att minska risker för ett tidigt utanförskap. Medel bör framöver avsättas när insatsområde har identifierats och när budget upprättas eller medel på annat sätt blir tillgängliga. Kommunstyrelsen föreslås besluta att starta arbetet kring förebyggande sociala insatser (Sociala investeringsfonder) och att avsätta medel motsvarande en tjänst om 25 % att koordinera arbetet med Sociala investeringsfonder i Klippans kommun. Beslutsunderlag Kommundirektör Hans-Åke Lindvalls skrivelse Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Ärendet överlämnas utan eget förslag. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

22 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 22 (27) 54 Granskning av hur konkurrensutsatt verksamhet följs upp KS Ärendet Revisionen har inkommit med rapport angående hur konkurrensutsatt verksamhet följs upp. Kanslichef Lars-Åke Svensson yttrar sig nedan. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har PWC granskat hur konkurrensutsatt verksamhet inom Kommunstyrelsen och socialnämnden följts upp. Bakgrunden till granskningen är att kommunen under de senaste två åren lagt ut verksamheter på entreprenad. Socialnämnden har anlitat entreprenör (Förenade Care) för driften av särskilda boendet Väpnaren. Kommunstyrelsen har på entreprenad lagt ut arbete med klippa eller slaghacka ca m 2 gräsmatta (bl.a. Greenteam AB). Efter genomgång har PWC funnit att Kommunstyrelsen och Socialnämnden inte har en ändamålsenlig uppföljning av respektive utsatt konkurrensutsatt verksamhet. Det noteras att tekniska förvaltningen se entreprenaden avseende grönyteskötsel som en komponent inom parkförvaltningen. Man ser således entreprenaden som jämförlig med upphandling av beläggningsarbete, underhåll av gatubelysning m.fl. tjänster som upphandlats under decennier. Kommunjuristen har följande kommentarer till de iakttagelser som ligger till grund för den revisionella bedömningen. PWC påtalar brist vad gäller tydlighet i avtalet avseende Väpnarens boende rörande tidpunkt för beräkning av avtalstid. - Det finns en otydlighet i avtalet rörande beräkning av avtalstid varför Revisionens påtalande är korrekt. Även om otydligheten inte påverkat avtalstid så ska dylika otydligheter förebyggas genom tydlighet i förfrågningsunderlag/ avtal. I förfrågningsunderlag som upprättas av den för Klippan, Åstorp, Perstorp och Bjuv gemensamma upphandlingsorganisationen tillämpas genomgående klausuler rörande ikraftträdande av avtal. I dessa klausuler tas även hänsyn till att upphandlingar kan överklagas med följd att ikraftträdande och avtalstid förskjuts. Otydligheten i avtalet avseende Väpnaren är således inget som ska behöva upprepas. PWC påtalar att förvaltningschefer (tekniska- och socialförvaltningen) inte haft delegation avseende ansvar att underteckna avtal i delegationsordning utan endast haft uppdrag att underteckna avtal. Signatur justerare - Socialnämnden har godkänt förfrågningsunderlag och leverantör avseende entreprenad Väpnaren. Kommunstyrelsens arbetsutskott har godkänt att det inhämtas anbud på grönyteskötsel och att upphandlingen får slutföras. Kommunstyrelsen och Socialnämnden har delegerat uppdrag till respektive förvaltningschef att teckna avtal. Utdragsbestyrkande

23 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 23 (27) Förfarandet är en avvägning mellan att å ena sidan ha erforderligt underlag avseende upphandling kombinerat med en smidig handläggning av formella delar. Det har varit frågan om en praktisk handläggning att till respektive förvaltningschef lämna bemyndigande att underteckna avtal. I delegationsordning regleras delegation av ansvar för beslut och inte rätten att underteckna avtal. Enligt delegationsordning kan förvaltningschef/ tjänsteman exempelvis få rätt att å Kommunstyrelsens/nämndens vägnar besluta om tilldelning upphandling upp till vissa angivna belopp. Undertecknandet av avtal med leverantör följer beslut om firmateckning eller beslut om rätt att underteckna för nämnd. Det är alltid möjligt för Kommunstyrelsen/nämnd att besluta om ordning som avviker i ett enskilt ärende. PWC påtalar att Kommunstyrelsen genom förfrågningsunderlag och avtal delvis bereds möjlighet att kontrollera och följa upp verksamhet och detta bör specificeras i framtida förfrågningsunderlag. - Av förfrågningsunderlag ska det framgå vilka kriterier som ligger till grund för antagande av leverantör. Även om anbud kan antas utifrån lägst pris är det vanliga att anbud antas utifrån det ekonomiskt mest fördelaktiva anbudet vilket kan innefatta krav på socialt ansvarstagande, miljöaspekter, kvalitet m.m. Alla utvärderingskriterier ett förfrågningsunderlag eller kriterier som är direkt tvingande (skall-krav) utgör underlag för uppföljning. Såvida förfrågningsunderlag är väl utformade utgör de således ett bra underlag för uppföljning. Det krävs dock att angivna kvalitetsfaktorer är tydligt definierade vilket är extra väsentligt vid upphandling av drift av särskilda boenden p.g.a. dess komplexitet. Det ligger i kommunens intresse att ha tydliga kvalitetsfaktorer för att få konkurrenskraftiga anbud samt för att förvissa sig om att leveranser och utförande av tjänster görs enligt avtal. PWC påtalar att Kommunstyrelsen inte får en ändamålsenlig återrapportering om verksamheten. - Uppföljning och återrapportering är en utmaning när det gäller all kommunal verksamhet. Att det i förfrågningsunderlag finns tydliga kvalitetsfaktorer underlättar för en god uppföljning och återrapportering. Även om det finns ett tydligt förfrågningsunderlag med kvalitetsfaktorer kan det dock alltjämt brista avseende dokumentation och återrapportering. Det åvilar Kommunstyrelsen respektive berörd nämnd att inom ramen för sin verksamhet ha sådana rutiner att återrapportering sker i erforderlig omfattning d.v.s. det ska vara en fullgod intern kontroll. Arbetet med intern kontroll omfattar ansvar, befogenheter, organisation, redovisningssystem och administrativa rutiner. För detta arbete finns som stöd underlag för resultatstyrning och applikationer för uppföljning såsom Stratsys. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

24 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 24 (27) Även om respektive nämnd har ett ansvar för intern kontroll ska frågan om dokumentation och återrapportering beaktas i kommunens övergripande arbete rörande verksamhetsstyrning och om applikationer såsom Stratsys kan bidra till att förbättra dokumentation och återrapportering. PWC påtalar att Socialnämnden i sitt förfrågningsunderlag/avtal inte säkerställt möjlighet att vidta åtgärder i form av sanktioner. - Avtal kan alltid hävas vid grovt åsidosättande av avtalsvillkor såvida den felande parten inte omgående efter motpartens påtalande av brister vidtagit rättelse (avtalslagen). Även skadestånd kan aktualiseras men det åvilar den som påstår att det föreligger en skada att kunna påvisa såväl skada som dess storlek (skadeståndslagen). Revisionen åsyftar, utöver ovanstående sanktioner, s.k. vitesklausuler. Vite är ett penningbelopp som angetts i förfrågningsunderlag/ avtal och som åvilar leverantör att erlägga såvida denne underlåter att fullgöra avtalsenliga skyldigheter. Den part som anlitar rättsväsendet för att få ut ett vite behöver inte bevisa skada eller skadans storlek utan endast att avtalsbrott har skett. Vitesklausuler är vanliga vid kommunens upphandlingar och används när det är lämpligt d v s bedömning i respektive enskilt ärende. Vite knyts till fullgörandet av väsentliga kvalitetsfaktorer och utgör ett incitament för leverantör att fullgöra överenskommen kvalitet. Det är vanligt förekommande med vitesklausuler vid upphandling av drift av särskilda boenden. De har i många fall dock visat sig vara svåra att tillämpa p.g.a. komplexiteten. Det är inte tillräckligt att i en vitesklausul exempelvis ange att leverantör ska erlägga vite såvida vård och omsorg inte håller god kvalitet. En dylik viteskonstruktion saknar rättslig betydelse då man måste veta vad som utgör god kvalitet. Genom införandet av gemensam upphandlingsorganisation är frågan om vitesklausuler i högsta grad levande och aktuell. I vilken utsträckning de används och hur de utformas bedöms för respektive ärende. Vid upphandling av drift av särskilda boenden bör man alltid överväga vitesklausuler såvida de kan kopplas till tydliga och väsentliga kvalitetsfaktorer. Beslutsunderlag Revisionens skrivelse PWC s revisionsrapport december 2014, bilaga Au 54/15. Kanslichef Lars-Åke Svenssons yttrande Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Avger Kanslichef Lars-Åke Svenssons yttrande som eget svar till Revisionen. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

25 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 25 (27) 55 Beredskapsplan för hantering av kriser- och extraordinära händelser i Klippans kommun KS Ärendet Beredskapsplan för hantering av kriser- och extraordinära händelser i Klippans kommun har tagits fram. Beslutsunderlag Beredskapsplan , bilaga Au 55/15. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Antar Beredskapsplan för hantering av kriser- och extraordinära händelser i Klippans kommun. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

26 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 26 (27) 56 Introduktion av läsplattor KS Ärendet IKT- pedagog Jonas Abrahamsson introducerar sammanträdesportal och läsplattor. Introduktion del 2 planeras till kl i Sessionsalen. Arbetsutskottets beslut Informationen noteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

27 PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida 27 (27) 57 Deltagande i projekt Europabanan KS Ärendet Värnamo kommun har inkommit med utkast till projektbeskrivning för gemensamt projekt för kommunerna längs med Europabanan. Inbjudna kommuner förväntas bidra med belopp per år beroende på kommunstorlek till en gemensam resurs vars uppdrag är att bistå kommunerna i arbetet. Den gemensamma resursen ges också i uppdrag att vara sammankallande i projektet. För Klippans räkning skulle det enligt framtagen kostnadsmodell innebära en kostnad om kronor per år under åren 2015 och Ekonomichef Boje Jarl och teknisk chef Björn Petterson har yttrat sig i ärendet och ställer sig frågande till kommunernas kostnadsfördelning enligt bidragsmodellen samt otillräcklig projektbeskrivning. Helsingborgs kommun har i sitt yttrande ställt sig positiv till att medverka i ett samarbete med kommunerna längs Europabanan under förutsättning att samarbetet bygger på de två alternativa sträckningar som angetts i en reviderad projektbeskrivning. Helsingborgs kommun anger i sitt yttrande att ytterligare förtydliganden behöver göras i projektbeskrivningen för samarbetets bedrivande under åren 2015 och Helsingborgs kommun anser även att en specificerad budget måste upprättas för 2015/16 där det anges vilka aktiviteter (personal, hyra, konsultkostnader, lobbying mm) som medlemsbeloppet ska täcka. Det är viktigt att resurserna läggs på rätt aktiviteter, vilka utredningar behövs för att stärka Europabanans möjligheter, hur ser vår tidplan ut och hur matchar den Sverigeförhandlingens och Trafikverkets tidplan. Detta känns mycket angeläget eftersom flera av de små kommunerna önskar en avgift som är relaterad till kommunstorlek. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen 1. Klippans kommun ställer sig bakom Helsingborgs stads yttrande enligt ovan. 2. Fördelning av kostnader ska göras mellan kommunerna utifrån respektive kommuns befolkningstal. Signatur justerare Utdragsbestyrkande

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97

98

99

100

101

102

103

104

105

106

107

108

109

110

111

112

113

114

115

116

117

118

119

120

121

122

123

124

125

126