Kontanthantering i SoS

Transkript

1 Kontanthantering i SoS Fr.o.m. 1 juli 2010 måste alla som hanterar kontanter ha ett licensierat kassaregister. Eftersom SoS innehåller en del funktioner för kontanthantering så omfattas även SoS av detta. Assist kommer inte att licensiera SoS för att kunna användas för kontanthantering framförallt p.g.a. de kostnader detta skulle innebära. I och med detta finns det två alternativa lösningar. 1. Köpa ett fristående licensierat kassaregister för att registrera de kontant-/kortköp som görs i verkstaden. 2. Skapa så kallade kontantfakturor i SoS för varje försäljning som görs. Assist har valt att modifiera SoS så att man ska kunna skapa kontantfakturor och på så sätt klara sig utan ett kassaregister. Det är sedan upp till varje verkstad att välja det alternativ som passar dem. Kontantfakturering innebär att man måste registrera kundens namn, adress och telefon för varje försäljning som sker. OBS! Alla verkstäder måste meddela ETTnoll Design hur de ska använda SoS gällande kontanthantering. Rutiner för förskott förändras OBS! Det måste finnas en artikel i artikelregistret med artikelnr: FÖRSKOTT. Lägg till den om ni saknar den. Anpassningen till den nya kontanthanteringen innebär att vi har förändrat hur förskott hanteras i SoS. Om man anger ett förskott på Flik 2 i en Serviceorder som kommer det att skapas en direktorder automatiskt. Denna direktorder kan man då välja att ta betalt direkt av kunden (Kontant/kontantfaktura) eller fakturera kunden. Så länge Direktordern inte är utlämnad/fakturerad kan man ändra beloppet på Flik 2. Om man ändrar beloppet till 0:- kommer direktordern också att ändras till 0:- och då bör man makulera denna direktorder. Om det finns en direktorder kopplad till förskottet kan man dubbelklicka i förskottsfältet på Flik 2 för att öppna denna. Detta innebär också att den separata redovisningen av förskott på kassajournalen försvinner. Förskottet kommer att hanteras som vilken betalning som helst. Licensierat kassaregister De verkstäder som har införskaffat ett giltigt kassaregister kommer att kunna använda SoS som tidigare och berörs endast av de förändringar som gjorts för förskottshanteringen. Instruktion för kontantfakturering Vad innebär det för användaren i SoS om man inte har ett licensierat kassaregister. 1. Funktionen för att skapa kassakvitton inaktiveras i formulären Serviceorder och Direktorder. 2. Kontantfakturering blir möjlig att använda. De verkstäder som väljer att använda funktionen för kontantfakturering bör informera sina anställda vilka rutiner de ska använda för att detta ska fungera optimalt. Om man har meddelat ETTnoll Design att man inte har ett giltigt kassaregister så kommer alla kvittofunktioner att inaktiveras i SoS:en, t.ex. så försvinner alla knappar för kassakvitto i formulären Serviceorder och Direktorder. Se Administration av kontantfakturering nedan för information om hur man aktiverar detta på valfria datorer. Kontantfakturering aktiverat Om kontantfaktureringen är aktiverad på den dator ni använder innebör det följande. Betalningsvillkoren styr hur ni kan hantera utlämningen av aktuell order. Om betalningsvillkoren sätts till Kontantfakturering (0 dagar) så kan man endast skapa en Kontantfaktura och om betalningsvillkoren sätts till mer än 0 dagar så kan man endast lämna ut ordern med följesedel. Kontantfakturering innebär att det skapas en faktura som kunden ska betala direkt och att denna faktura blir bokad som betald kontant i kundens reskontra.

2 Väljer man att ange betalningsvillkor mer än 0 dagar och lämna ut ordern med följesedel så skapas faktura till kunden via den vanliga faktureringen. OBS! Kontantfakturan använder samma nummerserie som vanliga fakturor. Tänk på detta om ni samlar alla fakturor i en pärm. Kontantfakturering INTE aktiverat Om kontantfakturering INTE är aktiverad på den dator ni använder innebär det följande. Om ni anger betalningsvillkor Kontantfakturering (0 dagar) så kan ni inte lämna ut ordern. För att kunna lämna ut/avsluta en order måste betalningsvillkoren vara mer än 0 dagar. Är betalningsvillkoren mer än 0 dagar kan ni antigen skapa följesedlar till ordern och sedan fakturera som vanligt eller skapa en Direktfaktura som betalas enligt de villkor ni anger i betalningsvillkor. Exempel på Serviceorder och Direktorder Serviceorder, kontantfakturering aktiverat för denna dator. Serviceorder, kontantfakturering INTE aktiverat för denna dator. Observera att knappen för Kassakvitto är borta.

3 Direktorder, kontantfakturering aktiverat för denna dator. Direktorder, kontantfakturering INTE aktiverat för denna dator. Observera att alternativet för Kassakvitto är borta.

4 Nytt är också att man tvingas att ange hur kunden betalar t.ex. kontant, kort osv. Detta gäller alla verkstäder. Ekonomiredovisning Redovisning av kontanthanteringen kommer ni att hitta i fakturajournalen. Administration av kontantfakturering Man kan styra vilka datorer som ska ha funktionen kontantfakturering aktiverat. Den stora skillnaden om man aktiverar kontantfakturering på en dator är att man INTE kan skapa direktfakturor längre. Om man lämnar ut en service- eller direktorder med betalningsvillkor mer än 0 dagar så kan man endast skriva ut följesedlar. Fakturering av dessa order sker sedan via den vanliga fakturarutinen. Inställning för kontantfakturering finns i Systeminställningar. Menyalternativ Inställningar Systeminställningar Kontantfaktura. Se bilden nedan. Underhåll

5 Ange ett datornamn per rad och bocka i Kontantfakturering om så önskas. För att lägga till den dator ni använder just nu så kan ni dubbelklicka i fältet Datornamn. Förslagsvis så aktiverar man endast denna funktion på de datorer som finns i kundmottagningen.