Digitalisering Överförmyndarförvaltningen Beslutsunderlag Version 1.0

Transkript

1 Digitalisering Överförmyndarförvaltningen Version 1.0

2 Versionshantering Datum Version Beskrivning Ändrat av Upprättad Josephine Andersson Innehåll 1. Sammanfattning 4 2. Inledning Uppdrag Syfte Avgränsningar Antaganden 6 3. Motiv till förändringsinsats Behov Krav Risker och problem Möjlighet Strategisk betydelse Effektkedja Förändringsinsats för att nå specificerade nyttor Intressenter och målgrupper Förändringsinsats, e-tjänster Verksamhet (tjänster, processer, funktioner, organisation) IT-lösning (applikation, information, integration, teknik) Identifierade beroenden Kostnads/nyttoanalys Finansieringsform Hinder, risk- och kompleitetsanalyser Hinderanalys Identifierade risker Kompleitetsbedömning Samlad bedömning Införande och ägarskap Införandestrategi Sida 2 (18)

3 8.2 Tidsramar Ägarskap Nyttorealisering Förslag till beslut Sida 3 (18)

4 1. Sammanfattning Syftet med detta dokument är att ge ett beslutsunderlag för en fortsatt digitalisering av Överförmyndarförvaltningens verksamhet. Överförmyndarnämnden har i sitt mål- och inriktningsdokument för verksamheten 2016 bland annat angett att en handlingsplan för digitalisering ska tas fram. Det första steget syftar till att bereda frågan om digitalisering. Detta har gjorts genom omvärldsanalys, behovs- och målgruppsanalys (fokusgrupp), nyttoanalys enligt PENGmetoden samt en avgränsad processöversyn. Det finns ett flertal kommuner som börjat med e-tjänster, e Halmstad, Alingsås, Örebro samt Västerås vilka ingått i omvärldsanalysen. Kungsbacka använder samma verksamhetssystem som Överförmyndarförvaltningen och har e-tjänster kopplade till det. Halmstad tycks ha kommit längst med e-tjänstutvecklingen mot ställföreträdare, även om årsräkning ännu inte är digitaliserad. För att fånga in behov och rutiner har en processkartläggning påbörjats vid förvaltningen. Under våren har ett par processer identifierats och kartlagts. Ett fortsatt arbete behövs men en grund är lagd vilket är en viktig del inför e-tjänstutvecklingen. En fokusgrupp med ställföreträdare genomfördes i maj Utifrån denna målgruppsanalys fick vi fram behov och önskvärda tjänster från deras perspektiv. En digitalisering ligger högt på agendan för målgruppen som ser chans till förenkling och snabbare hantering. I dagsläget bedömer Godmansföreningen att ca 80 procent av ställföreträdarna är digitala. En arbetsgrupp från Överförmyndarförvaltningen har dessutom genomfört en nyttoanalys. Nyttoanalysen visar att ett digitalt underlag ger många vinster både för ställföreträdare som för verksamhet. Det är enbart verksamhetsnyttan som värderats i pengar. Resultatet av nyttovärderingen om ett införande av e-tjänster och ett digitaliserat underlag visar att för de nyttor som är värderade i kronor är det möjligt att uppnå en årlig genomsnittlig nytta på drygt 1,5 miljoner kronor. Den årliga kostnaden för att generera den nyttan är i dagsläget okänd och kräver ytterligare utredning. En satsning kan bedömas som lönsam dock om den ligger stra under nivån för de gröna nyttorna. Det är i huvudsak en nytta som står för merparten av effekterna, nämligen Mindre handpåläggning Sida 4 (18)

5 Det finns risker att beakta med förändringsinsatsen. Att peka på är framförallt: Oklar kostnadsbild samt finansiering Verksamhetsövergång till Behov av förändrat arbetssätt i verksamheten. Som helhet pekar analysen på nyttor med stor potential till nyttorealisering/hemtagning i verksamheten. Detta tillsammans med risk- och kompleitetsbedömning gör att vi rekommenderar att Överförmyndarförvaltningen går vidare med den föreslagna satsningen. En förutsättning är dock ett fortsatt processarbete och en fördjupad kravställning för att få en klar kostnadsbild och möjlig finansiering. E-tjänstutvecklingen föreslås ske i två steg, i ett första skede satsa på att få ut sk enkla e-tjänster inom en kort tidshorisont och samtidigt kravställa för en utveckling mot komplea e-tjänster. En utveckling av komplea e-tjänster behöver utredas för att identifiera möjliga lösningar och därmed kostnader detta kan påbörjas under 2017 och beroende på finansiering och resurser krävs ytterligare beslut för dessa delar Sida 5 (18)

6 2. Inledning 2.1 Uppdrag Överförmyndarnämnden har i sitt mål- och inriktningsdokument för verksamheten 2016 bland annat beslutat att en handlingsplan för digitalisering ska tas fram. Överförmyndarförvaltningen har i uppdrag att ta fram ett beslutsunderlag och har i sin tur fått stöd i detta arbete från. 2.2 Syfte Syftet med beslutsunderlaget är att ge riktning för verksamhetens fortsatta satsning på digitalisering. 2.3 Avgränsningar Nyttoanalysen avser möjliga effekter om e-tjänster införs i verksamheten. E-tjänsterna ska stödja framtaget arbetssätt enligt de processer och rutiner som Överförmyndarförvaltningen har i dagsläget. I analysen har en avgränsning gjorts att enbart titta på medborgar- och verksamhetsnytta. Det är enbart nyttorna för verksamheten som är värderade kvantitativt i analysen. Eventuella samhällsnyttor ingår inte. 2.4 Antaganden E-tjänsterna är tänkta att vara integrerade med verksamhetssystemet Le Sida 6 (18)

7 3. Motiv till förändringsinsats 3.1 Behov En fokusgrupp genomfördes med ställföreträdare under våren Den visade att majoriteten av ställföreträdarna använder digitala tjänster och önskar att Överförmyndarförvaltningen digitaliseras vilket skulle underlätta deras uppdrag. Mycket av arbetet idag är analogt och sker via papper och post. En stor del av nyttan för ställföreträdare skulle kunna vara funktionaliteten Bifoga bilagor till tjänsterna samt notifiering/kvitto till insänt material. Processöversyn är inledd i verksamheten och se stycken prioriterade processer är kartlagda. Överförmyndarförvaltningen har valt att prioritera de processer som har flest antal ärenden och tillsammans utgör majoriteten av förvaltningens verksamhet. Processarbetet är ännu i sin linda och utgår från nuläget i verksamheten. Fortsatt process- och verksamhetsutveckling behövs för att identifiera utvecklingsområden. Detta är i sin tur en förutsättning för att definiera vilken teknisk utveckling/anpassning som behöver göras för att därefter få en kostnadsbild. 3.2 Krav Lagkrav som till påverkar lösningarna är finns framförallt i föräldrabalken, men även i förvaltningslagen, kommunallagen och sekretesslagen. Annat regelverk som påverkar är förmyndarskapsförordningen, PUL och arkivlagen. 3.3 Risker och problem Sedan något år tillbaka har ärendevolymerna ökat kraftigt på förvaltningen, inte minst avseende ensamkommande barn. Lösningsförslaget syftar till att digitalisera och effektivisera möjliga delar av handläggningen, och skapa en god tillgänglighet för ställföreträdarna. På sikt önskas även automatiserade moment. Identifierade risker är rättsäkerheten kopplat till analogt arbetssätt och stora volymer. 3.4 Möjlighet E-tjänster och därmed ett digitaliserat underlag och flöde för verksamheten ger möjligheter till nya och effektivare arbetssätt samt förenkling för ställföreträdarna och även för verksamheten Det skapar möjlighet till att arbeta på ett mer standardiserat sätt och vissa moment skulle på sikt kunna automatiseras. För ställföreträdarna skapas möjlighet till bättre tillgänglighet och styrning av underlaget för den tjänst man önskar nyttja. 1 Rapport Fokusgrupp med Gode män/ställföreträdare Sida 7 (18)

8 I fokusgruppen med ställföreträdare identifierades vilka processer som önskades som e- tjänster: Önskvärt att kunna göra årsredovisningen mer digitaliserad. Alla blanketter som ska fyllas i bör finnas som e-tjänst Ställföreträdarna önskar kvitto på att de har lämnat in, blir per automatik vid digital inlämning. De e-tjänster som är mest efterfrågade av ställföreträdarna är: Årsräkning Årsredovisning EKB Ansökan om uttag Tillstånd/ansökningar Nytt uppdrag för God man Mina sidor I nyttoanalysen har verksamheten själv identifierat de e-tjänster/processer som skulle underlätta handläggningen och rendera störst nytta. Dessa är: Årsräkning Årsredovisning EKB (ensamkommande barn) Ansökan om uttag Nytt uppdrag Förteckning Arvodering Godmansdatabas/rekryteringsportal Mina sidor dvs digital tvåvägskommunikation verksamhet ställföreträdare 3.5 Omvärldsanalys Halmstad Har i dagsläget e-tjänster avseende ansökan om uttag, förteckning, redovisning EKB, intresseanmälan att bli god man, ansökan om övriga samtycken. Tjänsterna är inte kopplade till överförmyndarens verksamhetssystem (Werna) men till kommunens e- tjänstplattform och kommunens Mina sidor. E-tjänsterna har vissa funktioner som underlättar handläggningen av ärendet såsom eempelvis en koppling till kartverktyg när man begär milersättning. E-tjänsten Redovisning EKB är kommunens näst mest använda e-tjänst. Till e-tjänsterna kan man bifoga bilagor. Alla handlingar skrivs ut och förvaras i pappersform. Halmstad vill på sikt utveckla en rekryteringsportal och e-tjänst för årsräkning och årsredogörelse Sida 8 (18)

9 Alingsås Har i dagsläget e-tjänster för ansökan om entledigande, ansökan om uttag, intresseanmälan för att bli god man, registrering av kvitto på inköp från spärrade medel. Samtliga e-tjänster är enkla e-tjänster utan koppling till verksamhetssystemet. Alla handlingar skrivs ut och förvaras i pappersform. Örebro Har i dagsläget en e-tjänst för årsräkning. Tjänsten är kopplad till verksamhetssystemet E-Werna. Tjänsten har inte någon autogranskande funktion utan är mest ett stöd för ställföreträdaren i att lämna in sin årsräkning. Möjlighet finns för ställföreträdaren att löpande föra räkenskaper och att bifoga underlag. Alla handlingar skrivs ut och förvaras i pappersform. Västerås, Nacka, Kristianstad (Provisum) Har i dagsläget en e-tjänst för årsräkning med stöd för autogranskning kopplad till ett eget framtaget verksamhetssystem kallat Provisum. Provisum förvaltas av Sambruk/Resursen AB. I oktober ska en ny e-tjänst för redovisning EKB lanseras. Verksamhetssystemet saknar stöd för möjlighet till inscanning av dokument och bilagor kan inte bifogas e-tjänsten i nuläget. Ingen överförmyndarverksamhet som vi känner till arbetar i dag med inscannde dokument i ett system. 3.6 Strategisk betydelse Överförmyndarnämnden har i sitt mål- och inriktningsdokument för verksamheten 2016 bland annat angett att en handlingsplan för digitalisering ska tas fram. Den digitala tekniken utvecklas snabbt och får stora genomslag inom alla samhällsområden. Detta medför ökade förväntningar på eempelvis e-tjänster mm. Det kan antas finnas en förväntan på digitala tjänster även bland förvaltningens intressenter vilket i praktiken innebär en förväntan att kunna sköta sina ärenden, få tillgång till information och ha möjlighet till inflytande och tjänster via digitala kontaktvägar. Intentionen med denna handlingsplan är att denna ska ge driv åt samt ta ett samlat grepp om förvaltningens arbete med utveckling av digitala tjänster, såväl t.e. e-tjänster som riktar sig eternt som utveckling av verksamhetssystem eller liknande för att ta tillvara data från e-tjänster i syfte att uppnå effektivitetsvinster Sida 9 (18)

10 Påverkan på lösning Påverkas av lösning Hög Medel Låg Hög Medel Låg Göteborgs Stad 3.7 Effektkedja Kompletteras i efterhand. 4. Förändringsinsats för att nå specificerade nyttor 4.1 Intressenter och målgrupper Har involverats i arbetet med att ta fram lösningsförslag # Identifierade intressenter Ja Nej Beskriv hur förankring och avstämning genomförts 1 Ledamöter Överförmyndarnämnden 2 Medarbetare Överförmyndarförvaltningen Avstämningar på nämndmöten Information på APT, deltagare i nyttoanalys med mera. Aktiv itgrupp. 3 Ställföreträdare Deltagare i fokusgrupp 4 KOM Stöd i framtagandet 5 Intraservice Inte ännu 6 Leverantör Solar Pleus Avstämningsmöte, regelbunden kontakt ÖF 4.2 Förändringsinsats, e-tjänster Sida 10 (18)

11 4.2.1 Verksamhet (tjänster, processer, funktioner, organisation) Alla handläggare inom Överförmyndarförvaltningen omfattas av lösningsförslaget, liksom ställföreträdarna. Lösningsförslaget stödjer de se prioriterade processerna vilka även är de största volymmässigt IT-lösning (applikation, information, integration, teknik) E-tjänster föreslås att utvecklas i två steg, först enkla e-tjänster och därefter utveckla komplea e-tjänster 2 med integration till verksamhetssystemet Le. I och med att koppling mellan e-postklienten Lotus Notes och verksamhetssystemet införs i oktober 2016 så kommer nyttan även med sk enkla e-tjänster att vara betydelsefull och ge avlastning för handläggarna. 3 Ett par enkla e-tjänstprojekt är redan under uppstart hösten 2016: Redovisning EKB (ensamkommande barn) samt Ansökan om uttag. Uppdelning i etapper möjliggör att få ut ett par e-tjänster som ger nytta för ställföreträdare samtidigt som kravställan och fördjupade utredning för en tjänst som kopplas till verksamhetssystemet kan göras. Dessutom har utvecklingsinsatser kring stöd för effektivare arvodering i verksamhetssystemet inletts. En konsekvensanalys av ett förändrat arbetssätt och förslag till lösning håller på att arbetas fram Identifierade beroenden Verksamhetsövergång till Uppgradering av verksamhetssystemet Le Integration med e-post förvaltningsbrevlådan till Le Översyn av arkivering och upprättande av dokumenthanteringsplan 5. Kostnads/nyttoanalys Nyttoanalysen visar på stora vinster både för verksamhet och ställföreträdare. De största nyttoeffekterna handlar om att verksamheten får in ett digitalt underlag som väsentligt reducerar dagens många manuella moment. 4 Resultatet av nyttovärderingen om möjligheterna av ett införande av e-tjänster och ett digitaliserat underlag visar att för de nyttor som är värderade i kronor är det möjligt att 2 Enkel e-tjänst avser digital tjänst där uppgifter sänds till en e-postbrevlåda eller motsvarande. En komple e-tjänst har däremot direktkoppling med verksamhetssystemet dit uppgifterna sänds. Båda kan ha inloggning via mobilt Bank-id eller Bank-id om så krävs. 3 E-postkopplingen kommer även att fungera när Göteborgs Stad byter e-postklient. 4 Avser posthantering, inkomststämpling, scanning och registrering men även utskriftshantering och insortering i pappersakt Sida 11 (18)

12 uppnå en årlig genomsnittlig nytta på drygt 1,5 miljoner kronor. Den årliga kostnaden för att generera den nyttan är i dagsläget okänd och kräver ytterligare utredning. Resultatet i form av tidsbesparingar/frigjord tid är ansenligt och uppgår till drygt 7400 timmar. Den viktigaste verksamhetsnyttan, Mindre handpåläggning står för huvuddelen av effekterna och utgör 60 % av totalen. Den är dessutom säker/grön i hög grad. Det finns dessutom en betydande potential i indirekta (gula) nyttor som kan hämtas hem, men det kräver att etra insatser görs, primärt i form av förändrat arbetssätt. Nyttorna uppstår successivt efter införande och ökar ofta i takt med att kostnaderna för införandet minskar. De övergripande kostnadsposterna bedöms i nuläget vara: Inköp/Utveckling av lösning samt anpassningar Integrationskostnader Införandekostnader, e utbildning och projektledning Drift och förvaltning Fortsatt utredning krävs för att identifiera kostnaderna Sida 12 (18)

13 6. Finansieringsform Förändringsinsatsen är ännu inte finansierad. För den initiala utvecklingen av så kallade enkla e-tjänster så är dock denna redan inkluderad i det förvaltningen betalar till i likhet med övriga förvaltningar i staden. Eventuella särskilda anpassningar kan däremot innebära tilläggskostnader. De komplea e-tjänsterna med koppling till verksamhetssystemet behöver utredas och ett fördjupat kravsarbete behövs för att därefter finna lösningsalternativ och kostnadsbild. 7. Hinder, risk- och kompleitetsanalyser 7.1 Hinderanalys Hinder Åtgärd Koppling till nytta Klart till Kostnad Ansvarig Befintlig arbetskultur och sedvänjor Systembegränsningar i Le, systemoperabilitet Tidsbrist i verksamheten Formella krav och vad som ska bibehållas e verifikat Gammal lagstiftning Kostnader Att inte komma ända fram - teknik/ekn/juridik Kommunikation och utbildning, engagerat ledarskap Kompetens från Intraservice, analys av systemet utifrån verksamhetsbehov Måste ta sig tid att prioritera Utreda - juridisk kompetens, stadsjurist Tolkning Motivera beslutsunderlag Motivera, utreda etc GJ/JB GJ JB JB GJ/ÖFN GJ/JB/PI Sida 13 (18)

14 Att inte tjänsterna används av ställföreträdarna Dubbelarbete digitalt/analogt - missar nyttorna Flyttar frågor till andra områden - missar nyttor - nya frågor Bristande funktionalitet, användarvänligthet i e-tjänsterna, Le Målkonflikter i verksamheten: premieras minskade kostnader före bättre arbetsmiljö, högre kvalitet i utredningarna etc? Förutsättning för uppdrag på sikt, motivera dem, utbildning och tillhandahålla enkla e-tjänster Bestämma sig för ändrat arbetssätt samt utbildning, beslut från ledning Utbildning för ställföreträdare, handlingplan för dessa frågor internt, berätta om systemkrav, webbläsare etc Användarvänliga tjänster - tillses Ledningsfråga FC, Politiker, Tjänstemän - om hur frigjord tid ska förvaltas på ÖFF ÖFN/GJ GJ/JB ÖFN/GJ Sida 14 (18)

15 Låg Medel Hög Låg Medel Hög Göteborgs Stad 7.2 Identifierade risker Riskområde (organisation; teknisk lösning; leverantörer; intressenter) Beskrivning av identifierad risk Sanno likhet Konsekvens Hantering och ansvarig Finansiering saknas Investering kan inte göras som tänkt Bra beslutsunderlag till politikerna, Ansvarig: GJ + ÖFN Inget förändrat arbetssätt ÖF Nya rutiner så att nyttan kan bli verklighet, från analog till digitalt Tydliga skriftliga rutiner, uppföljning, fortsatt processarbete, utbildning. Ansvarig: GJ PuL-frågan olöst Alla som någon gång blivit upplagd i verksamhetssystemet finns kvar ingen arkiveringsborttagningsrutin Fortsatt utredning för att hitta lösning. Ansvarig: JB Digital arkivering och dokumenthanterings-plan saknas Rutiner behövs Fortsatt utredning samt ställningstagande kring arkiveringsfrågan Ansvarig: JB Tjänsterna används inte av ställföreträdarna Tekniken fungerar inte låg användning. Ej användarvänlig tjänst. Utbildning och informationsinsatser. Teknisk support för Gode män. Fokus på tillgängliga och begripliga tjänster mot ställföreträdare. Krav på webbläsare etc Ansvarig: GJ Handlingar/Äre nden ramlar stolarna Försvårar ärendehanteringen Kontrollpunkter för att säkerställa inkomna digitala handlingar och flödet Sida 15 (18)

16 Teknisk lösning motsvarar inte förväntningarna Får inte ut tänkta nyttor och användningsgrad, Brister i funktionaliteten Tydliga krav mot leverantör Fokus på tillgängliga och begripliga tjänster mot ställföreträdare Ansvarig: GJ Trög utveckling av de tekniska lösningarna Fleibilitet saknas, svårt få till fortsatta anpassningar av lösningarna Ansvarig: GJ Verksamhetsövergång KOM Längre beslutsvägar och andra prioriteringar Informera KOM:S ledning och projektledare för verksamhetsövergången om digitaliseringssatsningen. Ansvarig: GJ 7.3 Kompleitetsbedömning Parametrar för karaktärisering Beskrivning av låg kompleitet Utvärdering av kompleitet Beskrivning av hög kompleitet (1=icke, 2=låg, 3=komplet, 4=mycket komplet) Förändringsinsatsens omgivning Betydelse Liten betydelse för kund/parter som helhet Vital betydelse för kund/parter Politiska förhållanden Hög grad överenskommelse, enkel beslutsprocess Många motsättningar, krävande beslutsprocess Antal intressenter Få, välkända och förutsägbara parter/intressenter/relationer Många och delvis svårförutsägbara parter/villkor Förändringar Leder till minimala förändringar Internt/eternt Medför viktiga/stora förändringar internt/eternt Förändringsinsatsens uppgifter och förlopp Resultatets funktion Välkänd funktion, förutsägbar/definierbar Mycket sammansatt, svårförutsägbar Lösning/Teknologi Välkända, rutinmässiga Delvis okänd, ej rutinmässiga Resultatets struktur Ett enskilt sammanhängande system En rad olika system/resultat Tidsramar Generösa möjliggör sekventiell hantering Mycket strama kräver parallell hantering Förändringsinsatsens resurser och organisation Sida 16 (18)

17 Resursomfång Enstaka manmånader insats och/eller blygsam investering Många manår och/eller mycket stor investering Deltagarnas kompetens Homogen professionell och/eller kulturell bakgrund Många och mycket blandade professionsmässigt och kulturellt Projektorganisation Mindre grupp inom samma avdelning Många enheter tvärs över verksamheter/leverantörer Geografisk placering Fysiskt placerade nära varandra Stort avstånd Förändringsinsatsens kompleitet Används med tillstånd av Svenskt Projektforum 7.4 Samlad bedömning Ett antal nyttor är identifierade genom ett införande av e-tjänster både för ställföreträdare som för verksamhet. De största mätbara effekterna finns på verksamhetssidan. Det finns flera risker att beakta med förändringsinsatsen, det handlar framförallt om att kostnadsbilden inte är utredd, arbetsbelastning i verksamheten samt finansiering av digitaliseringen. Kompleiteten bedöms som medelstor, det är främst relaterat till att överblick kring lösningar och kostnader inte finns i dagsläget. Potential och nytta både för ställföreträdare och verksamhet är samtidigt så stor att ett fortsatt genomförande av digitalisering rekommenderas. 8. Införande och ägarskap 8.1 Införandestrategi Förändringsinsatsen påbörjas under hösten 2016 med utveckling av två enkla e-tjänster. Ett successivt utvecklingsarbete och därmed införande föreslås under Tidsramar Vid ett första införande av e-tjänst, beräknas en nyttoperiod på 3 år innan identifierade nyttor infrias. Detta är dock beroende på e-tjänstlösning. De första enkla e-tjänsterna beräknas driftsättas 1 januari Ägarskap Förvaltningschefen vid Överförmyndarförvaltningen Sida 17 (18)

18 8.4 Nyttorealisering För varje värderad nytta av större betydelse ska funktion/nyttorealiseringsansvarig utses med uppgift att ansvara för nyttorealiseringen/hemtagningen av nyttan. Om inte detta görs aktivt finns risken att nyttan helt uteblir. Nyttorealiseringsplan behöver tas fram i samband med en projektuppstart. Nyttorealiseringsansvarig ytterst är verksamhetens förvaltningschef. 9. Förslag till beslut Som helhet pekar analysen på nyttor med stor potential till hemtagning/nyttorealisering i verksamheten. Detta tillsammans med risk- och kompleitetsbedömning gör att vi rekommenderar Överförmyndarförvaltningen att gå vidare med den föreslagna satsningen. En förutsättning är dock fortsatt processarbete och fördjupad kravställning för att få en klar kostnadsbild och möjlig finansiering Sida 18 (18)