ALLA ÄR DELAKTIGA Kyrkans frivilligverksamhet

Transkript

1 ALLA ÄR DELAKTIGA Kyrkans frivilligverksamhet Publikationer från Ev.-luth. kyrkan i Finland 32 Kyrkan och verksamheten Kyrkostyrelsen Helsingfors 2015

2 Alla är delaktiga Kyrkans frivilligverksamhet Kyrkostyrelsen Publikationer från Ev.-luth. kyrkan i Finland 32 Kyrkan och verksamheten Strategier Ärendenummer Design och layout: Unigrafia ISBN (hft.) ISBN (PDF) ISSN (tryckt) ISSN (webbpublikation) Unigrafia Helsingfors 2015

3 INNEHÅLL FÖRORD... 4 INLEDNING GRUNDERNA FÖR FRIVILLIGVERKSAMHET Teologiska grunder Frivilligverksamhet som begrepp i kyrkan VÄRDEGRUNDEN FÖR FRIVILLIGVERKSAMHET Den kristna tron och kärleken till nästan Jämlikhet Ansvar Kvalitet VISION OCH STRATEGISKA VÄGAR FÖR FRIVILLIGVERKSAMHET Strategiska vägar Utveckla verksamhets- och förvaltningsstrukturer och förnya verksamhetskulturen Resurser Lagar och säkerhet Praktiska åtgärder Leda frivilligverksamhet Praktiska åtgärder Rekrytering Praktiska åtgärder Utbildning Utbildning av anställda och organisering av frivilligverksamheten Tack och uppmärksamhet Praktiska åtgärder Utvecklande av kommunikationen Kommunikationen inom arbetsgemenskapen Kommunikation om verksamheten Sprida kompetens och arbetssätt Praktiska åtgärder SAMMANFATTNING... 21

4 FÖRORD Tiotusentals frivilliga jobbar för kyrkan och församlingarna i olika uppdrag. Församlingsbornas delaktighet utgör en del av församlingens grundläggande väsen. Frivilligverksamheten stärker gemenskapen och lockar nya människor att delta. Att jobba som frivillig får en människa att växa och ger hennes liv mening. Delaktigheten blir verklighet när församlingsmedlemmen ges utrymme och möjlighet att vara med om att bygga upp församlingsgemenskapen. Utan de frivilligas värdefulla insatser skulle församlingarnas verksamhet vara mer begränsad än den är i dag. Resonemanget nedan är avsett att underlätta organiseringen och ledningen av kyrkans frivilligverksamhet. Det bygger på kyrkans andliga budskap och värdegrund och beaktar de grundläggande principerna i kyrkans nya strategi En mötande kyrka. Riktlinjer för Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland fram till år Alla är delaktiga kyrkans frivilligverksamhet bygger på det principdokument som Kyrkostyrelsens kollegium antog Dessa riktlinjer är framför allt avsedda att vara till hjälp för kyrkans anställda i församlingarna och stiften. Utifrån dem kan man vid olika instanser utarbeta egna program och utvecklingsplaner för frivilligverksamheten tillsammans med församlingsmedlemmarna. Det är krävande att organisera och leda frivilligverksamhet, men undersökningar visar att finländarna gärna ställer upp som frivilliga när de upplever att verksamheten är meningsfull. I bästa fall är frivilligarbetet belönande, andligt berikande och uppskattat. Genom frivilligverksamheten kan man utvecklas, lära sig någonting nytt och växa som människa samt träffa nya människor. Ett uppmuntrande arbetsgrepp inom frivilligverksamheten får de frivilliga att stanna kvar och lockar nya människor till kyrkans och församlingarnas frivilligverksamhet. Detta dokument har skrivits av en arbetsgrupp bestående av ordföranden Aaro Harju, generalsekreterare för Medborgarforum, sekreteraren Irene Nummela, Kyrkostyrelsens diakoniexpert, och medlemmarna Henrietta Grönlund, chef för frivilligverksamheten vid HelsingforsMission, Ilkka Kalmanlehto, webbproducent vid Tammerfors kyrkliga samfällighet, Kaisa Lunden, verksamhetsledare inom frivilligarbetet vid Åbo och S:t Karins kyrkliga samfällighet, Anitta Raitanen, verksamhetsledare vid Medborgararenan, och Viivi Setälä, frivilligarbetare i Jyväskylä församling. Arbetsgruppen önskar att församlingarna och stiften börjar tillämpa dessa reviderade riktlinjer på bred front och utifrån dem gör upp egna program för frivilligverksamheten. Helsingfors den 13 mars

5 INLEDNING Frivilligverksamheten har långa traditioner i det finländska samhället och den kristna kyrkan. Den är inte en separat verksamhetsform, utan ett sätt att leva ut den kristna tron och det allmänna prästadömet som grundar sig på dopet. Under årtiondenas lopp har kyrkan skapat, utvecklat och genomfört många slag av frivilligverksamhet. Verksamheten är omfattande och involverar tusentals människor varje vecka. Utan frivilliga skulle kyrkans verksamhet se annorlunda ut än den gör i dag. Kyrkans frivilligverksamhet har genom tiderna präglats av framgångar, ständig förnyelse och förmåga att svara mot samtidens utmaningar. Församlingsmedlemmarna vill söka och leva ut sin tro och sina värderingar genom handlingar. De vill hjälpa och tjäna. Att kyrkans ekonomiska resurser minskar understryker betydelsen och värdet av frivilliginsatser. Kyrkans strategi fram till år 2020 En mötande kyrka betraktar frivilligverksamheten som en väsentlig del av kyrkans väsen och ett gott församlingsliv. Enligt strategin deltar församlingsmedlemmarna i utformandet av församlingarnas mål och fullgörandet av deras grundläggande uppgifter. Även detta är frivilligverksamhet. 5

6 1 GRUNDERNA FÖR FRIVILLIGVERKSAMHET 1.1 Teologiska grunder Kyrkan är till sitt väsen en gemenskap, Kristi kropp med många olika lemmar. Genom dopet och nattvarden har vi kallats till delaktighet och gemenskap (koinonia) med Kristus och varandra. Varje lem är en del av samma kropp. Därmed är frivilligverksamheten en del av kyrkans väsen. En mötande kyrka är en gemenskap för delaktighet och tillit som ger var och en möjlighet att tjäna efter sin egen förmåga och sina färdigheter och dela med sig av dem för det gemensamma bästa. Samtidigt stärks var och en av den gemensamma tron, tjänandet och kärleken. I kyrkan är frivilligheten inte bara handlingar som bygger på människans eget initiativ och egen aktivitet. Som döpta kristna har vi kallats till att bära ansvar för fullgörandet av församlingens uppgift och för varandra. Församlingens grundläggande uppgift ska fullgöras av alla medlemmar. Enligt En mötande kyrka 2020 är det kyrkans uppgift att kalla människor till gemenskap med Gud och uppmuntra dem att bry sig om sin nästa och skapelsen. Fullgörandet av denna uppgift kräver frivillighet. Den grundläggande uppgiften inom kyrkans frivilligverksamhet har formulerats utifrån detta: Kyrkans frivilligverksamhet har i uppgift att kalla människor till en gemenskap i kärlek och ansvar och att erbjuda alla möjlighet att ställa sin tid och sitt kunnande för det gemensamma bästa. Att vara delaktig i kyrkan betyder både att man ställer sina egna förmågor och färdigheter till det gemensammas förfogande och att man är delaktig i det goda som står till buds i kärlekens och ansvarets gemenskap. Delaktighet handlar inte bara om att göra, utan också om att vara: människan kan ta emot kärlek och nåd. Delaktigheten är i första hand väsensbetingad, i andra hand handlingar och aktivitet. Människans värde bestäms inte utifrån hennes aktivitet eller effektivitet. I delaktighetens gemenskap är alla värdefulla och skapade av Gud, sådana de är. I delaktighetens gemenskap ställs inga krav på människan. I stället uppmuntras hon att tjäna och göra sin insats för fullgörandet av den gemensamma uppgiften. 6

7 Människan behöver känna att hon behövs och att både hon själv och det hon gör är betydelsefullt för andra. Frivilligverksamheten ger vardagen mening och betydelse. Som nådens, kärlekens och delandets gemenskap lever församlingen av den ständiga växelverkan mellan Gud och församlingsmedlemmarna. I denna växelverkan erbjuder frivilligheten församlingslivet sådana verksamhetsformer som stärker gemenskapen och det gemensamma ansvaret. Därigenom öppnar sig kyrkans och medlemskapets innersta väsen och betydelse. Den som kommer med i frivilligverksamheten kan upptäcka sina egna förmågor och sina verksamhetsmöjligheter på ett nytt sätt. Samtidigt ser man också andra människors behov och möjligheterna att tillgodose dessa behov genom att agera tillsammans. Detta ökar förståelsen för det gemensamma ansvaret. Frivilligarbetet ger dem som står utanför församlingens verksamhetsstruktur nya perspektiv på kyrkan och kyrkans plats i världen. 1.2 Frivilligverksamhet som begrepp i kyrkan Frivilligverksamhet har inom kyrkan och frivilligorganisationerna av tradition definierats som en verksamhet som man frivilligt deltar i och som sker på den frivilligas fritid, utan lön, på eget initiativ och med en vanlig människas kunskaper och färdigheter, och som bygger på en jämlik interaktiv relation. 1 Kyrkans frivilligverksamhet består av följande delområden: Organiserade frivilliguppdrag, som ansluter sig till de uppgifter i församlingen som anges i 4 kap. 1 i kyrkolagen, till exempel hjälpledare, kyrkvärdar, missionsgrupper, körsångare, väntjänst osv. De förtroendevaldas arbete, som ansluter sig till församlingarnas förvaltning. Församlingsmedlemmarnas egen aktivitet, där de lever ut sin kristna tro genom att tjäna andra på eget initiativ och genom att själva organisera sig. Även om frivilligverksamheten i detta dokument betraktas ur ett brett perspektiv ägnas de förtroendevaldas arbete och församlingsmedlemmarnas egen verksamhet mindre uppmärksamhet. Fokus ligger på olika aspekter av den organiserade frivilligverksamheten. 1 Enligt 1 kap. 1 (Tillämpningsområde) i arbetsavtalslagen ( /55) uppkommer en anställning när det finns ett avtal genom vilket en arbetstagare förbinder sig att personligen utföra arbete för en arbetsgivares räkning under dennes ledning och övervakning mot lön eller annat vederlag. Alla dessa villkor ska uppfyllas för att man ska kunna tala om en anställning. 7

8 2 VÄRDEGRUNDEN FÖR FRIVILLIGVERK- SAMHET Utgångspunkterna för frivilligverksamheten är den värdegrund som finns i kyrkans gemensamma strategi: tro, hopp och kärlek. Frivilligverksamhetens värderingar är: Den kristna tron och kärleken till nästan Jämlikhet Ansvar Kvalitet 1. Den kristna tron och kärleken till nästan Frivilligverksamheten grundar sig på den kristna trosuppfattningen. Den är ett sätt att leva ut sin tro och älska sin nästa. Kärlek, osjälviskhet och medkänsla är uttryck för kärleken till nästan. I dagens mångkulturella samhälle kan tron och värderingarna också vara outtalade och frågande. 2. Jämlikhet Alla är jämlika oberoende av kön, ålder, ursprung, ställning osv. Alla är välkomna att delta i verksamheten under de förutsättningar var och en har. Verksamheten är öppen och genomskinlig och den tar hänsyn till och sporrar andra. De frivilliga och de anställda är jämbördiga aktörer och de anställda stöder de frivilliga i deras verksamhet. 8

9 3. Ansvar De frivilliga ges nödvändiga och tillräckliga resurser för verksamheten. De som ansvarar för samordnandet av frivilligverksamheten garanteras tillräckliga verksamhetsförutsättningar. De ansvariga samordnarna ser till att de frivilliga får de anställdas och organisationens stöd för sina uppdrag. Allas självbestämmanderätt respekteras och den andliga och fysiska säkerheten garanteras. 4. Kvalitet Både de frivilliga och de som organiserar verksamheten garanteras de kunskaper och den utveckling som behövs. De frivilligas önskemål beaktas och respekteras: alla får själva välja vad de vill göra, när och var, och alla får påverka verksamhetens innehåll. Bra ledning är en förutsättning för kvalitativ frivilligverksamhet. Församlingens strukturer och verksamhetskultur utvärderas även med tanke på hur frivilligarbetet har organiserats och hur det leds. 9

10 3 VISION OCH STRATEGISKA VÄGAR FÖR FRIVILLIGVERKSAMHET Frivilligverksamheten möjliggör och realiserar hela kyrkans vision, där församlingen är ett tillitens samfund som för samman olika människor och där kyrkans budskap hörs och påverkar överallt. (En mötande kyrka 2020) Visionen för kyrkans frivilligverksamhet: Frivilligverksamheten har en viktig ställning i kyrkans och församlingarnas verksamhet. Den är respekterad, välkänd och den påverkar. De frivilliga och de anställda har god växelverkan och samarbetar. Kyrkans medlemmar kan i frivilligarbetet ge av sitt kunnande och sin handlingskraft på ett meningsfullt sätt i varierande uppdrag i församlingarna. Allt frivilligarbete är lika värdefullt: att sköta förtroendeuppdrag, delta i det organiserade frivilligarbetet eller ordna verksamhet på eget initiativ. Allt frivilligarbete uppskattas och stöds lika mycket och leds på ett kvalitativt sätt. Kyrkans frivilligarbete inspirerar, erbjuder intressanta uppgifter och är andligt belönande. Det ger kraft och stärker gemenskapen och delaktigheten. De frivilliga vill fortsätta i sitt inspirerande frivilligarbete och nya människor vill komma med i verksamheten. Strategiska vägar Strategierna lyfter fram metoder som hjälper församlingarna att gå vidare från nuläget mot visionen. I följande avsnitt beskrivs de strategiska vägar som leder till nya attityder och arbetssätt. Var och en bör fundera över vad dessa vägar betyder inom det egna arbetsområdet, i den egna församlingen, i stiftet och i kyrkans centralförvaltning. Det är bra att inkludera anställda från olika arbetsområden i planeringen och genomförandet. Även frivilliga och förtroendevalda behöver inkluderas så att visionen och de förändringar i attityder och arbetssätt som den kräver ska kunna bli verklighet. 10

11 1. Utveckla verksamhets- och förvaltningsstrukturer och förnya verksamhetskulturen 2. Leda frivilligverksamhet 3. Rekrytering 4. Utbildning 5. Utvecklande av kommunikationen 1 Utveckla verksamhets- och förvaltningsstrukturer och förnya verksamhetskulturen Att bredda frivilligarbetet och hitta nya arbetssätt förutsätter att anställda och förtroendevalda i församlingarna är kreativa och ser över sitt sätt att tänka och arbeta. När hindren för frivilligverksamheten har kartlagts kan man eliminera dem med hjälp av gemensamma åtgärder. Kyrkans centralförvaltning och stiften stöder församlingarna i detta arbete. Frivilligverksamheten behöver tydliga, gemensamt utarbetade spelregler och trygga ramar. Först ska den grundläggande uppgiften klarläggas: Varför och för vilket syfte arbetar man som frivillig? Vem är de frivilliga, hur rekryteras och utbildas de? Vilka resurser har församlingen för frivilligarbetet? En plan görs upp över frivilligverksamhetens grundläggande uppgift, innehåll och organisering och planen godkänns i församlingen. De frivilliga bör tas med och få en central roll i uppgörandet av planen. Församlingen behöver diskutera de gemensamma värderingarna, målen och spelreglerna samt förväntningarna på dem som kommer med i frivilligverksamheten och deras förväntningar på gemenskapen. Det gemensamma målet motiverar och engagerar. En öppen diskussion innebär också att man lyssnar till och beaktar olika åsikter. När man upplever att man blir hörd och har möjlighet att påverka den gemensamma verksamheten stärker det banden till gemenskapen och målen. Resurser I egenskap av församlingens ledare ansvarar kyrkoherden också för organiseringen och fördelningen av resurser till frivilligverksamheten. Frivilligarbete är aldrig gratis och sker aldrig av sig självt. Det kräver arbete, möda och pengar. Därför ska församlingen 11

12 utse en eller flera samordnare för frivilligarbetet reservera tillräckligt med arbetstid för samordnarna att organisera och genomföra frivilligarbetet göra upp en tydlig befattningsbeskrivning för den anställde i budgeten reservera ett anslag för frivilligarbetet (utbildning, material, försäkringsavgifter, kommunikation, diverse verksamhetskostnader osv.) Lagar och säkerhet Det finns inte mycket lagstiftning som direkt gäller frivilligverksamheten, men många lagar och förordningar gäller också frivilligarbetet. Sådana lagar är bland annat arbetslagstiftningen, arbetarskyddslagen, offentlighetslagen, personuppgiftslagen och skadeståndslagen. Bestämmelser om kyrkans interna verksamhet finns i kyrkolagen och kyrkoordningen. Lagen om kontroll av brottslig bakgrund hos frivilliga som deltar i verksamhet bland barn trädde i kraft i början av maj Denna lag berättigar och förpliktar församlingen att kontrollera de frivilligas brottsregister när de i lagen särskilt angivna kriterierna uppfylls (se Kyrkostyrelsens cirkulär nr 12/2014). Församlingen är juridiskt ansvarig för frivilligverksamheten. I samband med utbildningen av frivilliga ska man vid behov ingå ett avtal där man anger den frivilligas uppdrag, skyldigheter och rättigheter. Om en frivillig arbetar i ett uppdrag där han eller hon får kännedom om sådant som hör till en persons privatliv, till exempel om personens familjesituation, hälsotillstånd eller ekonomi, ska ett skriftligt avtal om sekretess ingås med den frivilliga. De frivilliga ska vara försäkrade i verksamheten. Praktiska åtgärder Församlingarna: De frivilliga tas med i planeringen av frivilligverksamheten och uppgörandet av budgeten. De frivilliga får yttra sig i beslutsfattandet och deras åsikter beaktas. I församlingarna upprättas en plan för organiserandet och utvecklandet av frivilligverksamheten. Församlingarnas organisationer lättas upp. De frivilliga garanteras tillträde till församlingens lokaler. 12

13 Kyrkostyrelsen: Som offentligt samfund styrs kyrkan av många lagar och förordningar som också påverkar frivilligarbetet. Kyrkostyrelsen informerar församlingarna om de lagar som gäller frivilligverksamheten och om ändringar i dessa. Strävar efter att påverka dem som fattar beslut som har konsekvenser för frivilligverksamheten. 2 Leda frivilligverksamhet Att leda frivilliga ställer samma krav som att leda avlönad personal. Att leda engagerade frivilliga i olika åldrar och med olika personligheter är till och med mer krävande än att leda anställda, eftersom de frivilliga arbetar utan lön. Det krävs att den som leder frivilligverksamheten kan leda både människor och verksamhet. För att leda människor krävs social kompetens, förmåga att lyssna och ge respons samt att inspirera och motivera. Man måste ge sig tid att vara genuint närvarande och kunna ingripa i besvärliga problemsituationer när de uppstår. Ledning av verksamheten handlar om att planera och genomföra den enligt planerna. Organiserandet och upprätthållandet av verksamheten förutsätter yrkeskunnande som relaterar till såväl ledarskap som frivilligverksamhet. Då någon utses till samordningsansvarig för en helhet inom frivilligverksamheten är det samtidigt viktigt att vara medveten om att detta ansvar inte innebär att övriga anställda inte längre skulle ha ansvar för att leda frivilliga i sitt eget arbete. Arbets- och ansvarsfördelningen mellan den anställda och den frivilliga måste vara klar. Ett teambaserat arbete gör det lättare att se saker ur nya perspektiv och gestalta helheter. Om man i arbetet är öppen för nya människor och olika åsikter bidrar församlingsmedlemmarna med en förståelse för en vidare kontext. De förtroendevalda är i nyckelposition med tanke på frivilligverksamhetens framtid. De kan genom sina beslut påverka vilken ställning frivilligverksamheten får i församlingen. Kyrkans ledare ska aktiveras och utbildas till ett nytt slags tänkande där församlingsmedlemmarna är subjekt. De frivilliga borde ses som en resurs och en möjlighet att utvidga församlingsverksamheten. Församlingen borde i samband med uppgörandet av strategier fråga sig vilka områden församlingsmedlemmarna kan vara med om att utveckla och förverkliga och de borde inkluderas redan i strategiarbetet. Av församlingarnas ledare krävs kompetens att leda en organisation där de anställda samverkar med frivilliga. Frivilliga kan inte tvingas att agera, de kan enbart engageras i och motiveras för olika mål. Detta förutsätter en ledarskapskultur där alla deltagare är klart medvetna om organisationens grundläggande uppgift och mål. 13

14 De anställda som ordnar frivilligverksamhet bör vara öppna för församlingsmedlemmarnas idéer och kompetens. Församlingen kan möjliggöra ett stort frivilligdeltagande genom att ställa lokaler och andra resurser till de frivilligas förfogande. Praktiska åtgärder Församlingarna I församlingarna inrättas team som utvecklar frivilligverksamheten där anställda inom olika arbetsområden och frivilliga arbetar tillsammans. Teamen bestående av församlingsmedlemmar och anställda inom olika arbetsområden kan också utveckla andra aspekter än frivilligverksamheten. Teamen bör ha goda verksamhetsförutsättningar och möjligheter att fatta beslut eller påverka beslutsfattandet. Stiftet För dem som samordnar frivilligverksamheten i stiftets församlingar anordnas grupphandledning som stiften samordnar. Erbjuder församlingarnas team stöd och konsultation. Stiften bör ha resurser som behövs för att de ska kunna utveckla frivilligverksamheten inom det egna området och stödja de anställda som ansvarar för församlingarnas frivilligverksamhet. Kyrkostyrelsen Anordnar årligen en träff för medborgar- och frivilligverksamheten, där kyrkans aktörer kan dela erfarenheter och diskutera aktuella teman. Mötena kan fungera som underlag för att utveckla nya arbetssätt. Tryggar att det finns de resurser som behövs för utvecklandet av kyrkans frivilligverksamhet på det nationella planet samt för anordnandet av utbildning och riksomfattande möten för frivilliga. Utreder lagar och förordningar som gäller frivilligverksamheten och utarbetar nödvändiga anvisningar för församlingarna. 3 Rekrytering Till vilka uppgifter rekryteras frivilliga? För vilken typ av uppgifter behövs frivilliga och vilken typ av människor lämpar sig för dessa uppgifter? Uppgifterna inom frivilligverksamheten ska vara mångsidiga: någon vill ha utmaningar, och andra 14

15 behöver uppgifter som man lätt sätter sig in i. Uppgifterna ska fördelas så rättvist som möjligt och med respekt för de frivilligas önskemål. När en anställd eller förtroendevald känner till de olika möjligheterna till frivilligarbete i församlingen är det lätt att bjuda in människor att delta i olika uppgifter, med stort eller litet ansvar, för en längre eller kortare tid. En personlig förfrågan är det överlägset mest effektiva sättet att få med människor i frivilligverksamheten. I möten med församlingsmedlemmarna har man samtidigt också möjlighet att berätta om frivilligverksamheten och att rekrytera. Grundprincipen för kyrkans frivilligverksamhet är att var och en är välkommen att vara med utan några specialkunskaper. Den som kommer med i verksamheten behöver inte vara medlem av den lutherska kyrkan eller ens kristen. Det ligger på den anställdas ansvar att avgöra vilka uppgifter som lämpar sig för respektive person som är intresserad av frivilligarbete och att skräddarsy uppgifter för olika människor. Det ska vara möjligt att delta i frivilligarbete oavsett ålder. Församlingen stöder särskilt fostran av barn och unga så att frivilligverksamhet och att göra saker för andra blir en naturlig del av livet. Församlingens klubb-, konfirmand- och hjälpledarverksamhet är en del av denna fostran till medmänsklighet. I församlingarnas verksamhet ges mer utrymme för kreativitet och nya idéer och församlingsmedlemmarna uppmuntras att pröva olika tillvägagångssätt trots att risken för misslyckande finns. En atmosfär av tillit tillåter även misslyckanden. Praktiska åtgärder Församlingarna De anställda, förtroendevalda och frivilliga rekryterar hela tiden nya frivilliga och uppmuntrar till kristendom i vardagen. Församlingarna ordnar fler tillfällen och möjligheter för olika slags människor att träffas också informellt. Församlingsmedlemmarna uppmuntras till att agera tillsammans samt att tolerera olikheter och olika sätt att arbeta. 4 Utbildning Utbildning av anställda och organisering av frivilligverksamheten Färdigheter relaterade till ledning av frivilliga och organisering av frivilligverksamheten borde i allt högre grad införlivas i både grundutbildningen och fortbildningen för kyrkans anställda. Genom utbildning kan man stärka den anställdas handledningskompetens samt färdigheter relaterade till samordning och organisering av 15

16 frivilligverksamheten. Den anställdas roll i relation till församlingsmedlemmarna kommer i framtiden ha en allt starkare prägel att vara inspiratör, möjliggörare och samordnare. I utbildningen får den anställda: sätta sig in i frivilligverksamhetens grunder, nätverkande samt i de lagar och förordningar som styr verksamheten stärka sin egen kompetens när det gäller att rent praktiskt rekrytera frivilliga, engagera dem i verksamheten samt handleda och stödja dem fördjupa sin kommunikativa kompetens i fråga om frivilligverksamheten och sina interaktiva färdigheter och grupphandledningsfärdigheter. De utbildningar i frivilligverksamhet (2) som erbjuds församlingens anställda är från och med början av 2015 moduler inom kyrkans specialutbildning vilkas innehållsmässiga tyngdpunkt ligger på utbildning och handledning av frivilliga samt ledning och samordning av frivilligverksamheten. De församlingsanställdas sakkunskap och kompetens bör ges utrymme och stärkas. Tack och uppmärksamhet De frivilliga är förtjänta av ett tack för sitt arbete. Det är då ofta fråga om små ord och handlingar och behöver inte ske i officiella sammanhang. Tacket kan gärna fördelas under hela tiden den frivillige ger av sin tid och sitt kunnande. Tacket kan ha många former: det kan exempelvis göras muntligt eller i form av ett skriftligt tackbrev eller ett diplom. Församlingens praxis när det gäller tack till frivilliga ska vara transparent och rättvis. De frivilliga ska tackas för sitt trogna arbete exempelvis genom att man firar dem med kaffebjudning i samband med att de verkat som frivilliga under ett visst antal år. Konkret och specifik respons vid rätt tidpunkt ökar motivationen, stärker engagemanget och gör att frivilligverksamheten blir en positiv erfarenhet. Att ordna gemensamma kvällar och bekanta sig med olika besöksmål är bra tillfällen att såväl tacka som belöna frivilliga. Seminariedagar och kurser ger de frivilliga möjlighet att utvecklas och erbjuda dem möjlighet att delta i sådana är också ett sätt att tacka. Man kan även skapa belöningstraditioner, till exempel utmärkelser som årets medmänniska och liknande. De frivilliga ska om de önskar också få ett intyg över det arbete de utfört. Det kan hjälpa någon att få en studieplats eller ett arbete. 16

17 Praktiska åtgärder Församlingarna Ordnar kurser och utbildningar för frivilliga. Ordnar regionala sammankomster eller seminarier för att utveckla verksamheten. Ordnar diskussionstillfällen för de frivilliga där de kan dela tankar och erfarenheter och få stöd att hantera svåra frågor de mött i sitt engagemang. Ordnar rekreations- och tacktillfällen för de frivilliga. Ger handledning till dem när det gäller krävande uppgifter eller situationer som de möter i frivilligarbetet. Stiftet Ordnar regionala utbildningar, rådplägningsdagar och fester. Inkluderar frivilligverksamheten som en del i all utbildning som ordnas i stiftet. Kyrkostyrelsen Ordnar nationella rådplägningsdagar om frivilligverksamheten. Stöder stiften i utvecklandet av frivilligverksamheten. Främjar utvecklandet av de anställdas grundutbildningar så att organisering och ledning av frivilligverksamhet beaktas i dessa. Svarar för att kyrkans personalutbildning omfattar tillräckligt med utbildning i frivilligverksamhet. Producerar material som behövs om frivilligverksamheten till Sacrista. Utvecklar och samordnar frivilligverksamheten på det nationella planet. 5 Utvecklande av kommunikationen Kommunikationen mellan de anställda och församlingsmedlemmarna hör till det centrala i frivilligverksamheten. Den inbördes kommunikationen mellan anställda och förtroendevalda/frivilliga består av gemensam planering och delande och kommunikationen om frivilligverksamheten är en väsentlig del av detta. Den anställde ska vara lätt att nå för att kunna reda ut överraskande situationer som inträffar i frivilliguppdrag. Varje församlingsmedlem, förtroendevald och anställd i kyrkan är en kommunikatör. Man tolkar ofta den kristna tron och kyrkan utifrån sina egna erfarenheter och möten. Varje möte leder sedan till att den uppfattning man har antingen stärks 17

18 eller ändras. De frivilliga ger kyrkan ett ansikte utåt och representerar församlingen genom sin verksamhet. Därför är det viktigt att den frivilliga vet tillräckligt mycket om församlingens organisation och förbinder sig till dess värderingar och mål. Kommunikation är en av de centrala faktorerna i en lyckad frivilligverksamhet. Bra kommunikation behövs på alla nivåer och mellan olika instanser. Frivilligverksamhetens kommunikation har som mål att: marknadsföra frivilligverksamheten till olika målgrupper, till nuvarande och potentiella frivilliga marknadsföra de tjänster som produceras med frivilliga krafter till kunderna, det vill säga till dem som behöver hjälp leda de frivilliga, ge dem råd, avtala och informera om praktiska frågor motivera och tacka de frivilliga skapa en bild av församlingen som en gemenskap av människor som tjänar varandra utveckla de anställdas attityder gentemot och arbetssätt i relation till frivilligverksamheten gemensamt utveckla frivilligverksamheten etablera inbördes kontakt mellan de frivilliga samt kamratstöd Förutom webbsidor har även bloggar och webbforum utvecklats till betydande kanaler för medborgarinflytande, i synnerhet bland ungdomar och unga vuxna. Olika sociala medier ger möjlighet till snabb kommunikation och nätverkande. Dessa bör utnyttjas även i frivilligverksamheten. Via de förtroendevalda och frivilliga når kyrkan ut till fler människor än vad de anställda hinner med och förmår. För att de förtroendevalda och frivilliga ska kunna kommunicera om församlingen på ett bra sätt måste kommunikationen mellan anställda, förtroendevalda och frivilliga fungera. Kommunikationen inom arbetsgemenskapen Den interna kommunikationen inom arbetsgemenskapen utgör en grund för att frivilligverksamheten ska kunna vara hela församlingens gemensamma sak. Om de olika arbetsformerna eller de anställda inte är medvetna om vad som är aktuellt inom frivilligverksamheten och delar med sig av denna information så ses ärendena inte heller av församlingsmedlemmarna som något som berör hela gemenskapen. Den inbördes kommunikationen ska vara regelbunden och man bör slå fast platser och tider för den. I små församlingar kan detta innebära att man regelbundet diskuterar frivilligverksamheten på arbetsmöten, varvid hela arbetsgemenskapen får kännedom om varje anställds kontakter, aktuella frågor och eventuella utmaningar. På så sätt delar de anställda också med sig av sin kompetens i frivilligfrågor till de andra. Samtidigt kan församlingsmedlemmar och lämpliga 18

19 frivilliguppdrag sammanföras på ett mer mångsidigt sätt. Församlingsledningen har ansvaret för den interna kommunikationen. Kommunikation om verksamheten Valet av informationskanal görs utifrån ändamålsenlighet. Nätkommunikation öppnar många möjligheter att planera och genomföra frivilligverksamhet. Man behöver tydligt informera om frivilligverksamheten på församlingens webbplats och via sociala medier. Det är bra om olika uppgifter och möjligheter kan anges tydligt på ett och samma ställe och på ett sådant sätt att det är lätt att få närmare uppgifter eller anmäla sitt intresse. Nätet erbjuder många möjligheter till riktad marknadsföring, dialog, diskussion och organisation av verksamheten. En möjlighet att organisera frivilligverksamheten erbjuder exempelvis webbtjänsten Suurella sydämellä (Helhjärtat), där församlingar och andra medverkande aktörer bjuder ut frivilliguppdrag. Via tjänsten kan man också själv be om hjälp. Webbtjänsten Helhjärtat kan även användas i kommunikationen med frivilliga. ( Vid sidan av nätkommunikationen kan information om församlingens frivilligverksamhet spridas med hjälp av meddelanden, brev, broschyrer, församlings- och lokaltidningar och anslagstavlor. Det är bra om kommunikationen om frivilligverksamheten är enhetlig i alla kanaler (exempelvis samma grafiska profil och färgskala) och det lönar sig att bara använda så många kommunikationskanaler som man klarar av att sköta ordentligt. Det mest effektiva är alltid direkt kommunikation och en personlig förfrågan. I all kommunikation är det viktigt att vara medveten om vem man vill rikta sig till. Då kan man anpassa meddelandet och dess stil på rätt sätt. Ett klart och tydligt språk fritt från intern jargong gör meddelandet mer lättillgängligt och begripligt. I planeringen av kommunikationen lönar det sig att vid sidan av proffs även konsultera representanter för målgruppen. Ungdomar själva kan till exempel bäst berätta på vilka sätt man når fram till dem och vilken slags kommunikation som väcker deras intresse. Mer om medier och tips hittar du på adressen: www. sacrista.evl.fi/kommunikation 19

20 Sprida kompetens och arbetssätt Bra idéer om tillvägagångssätt inom frivilligverksamheten sammanställs för gemensamt bruk på webbsidan Sacrista. Fungerande praxis kan också presenteras under forum för olika yrkesgrupper i kyrkan. På nätforum och i diskussionsspalter kan anställda och frivilliga dela med sig av fungerande idéer och utveckla nya. Praktiska åtgärder Församlingarna Kommunicerar aktivt och planenligt om frivilligverksamheten till olika målgrupper. Ansvarspersonerna i frivilligverksamheten har tillräckliga och uppdaterade färdigheter i kommunikation. Alla anställda i församlingen har tillräckliga och aktuella uppgifter om frivilligverksamheten. Församlingens frivilliga förstår sin roll som representanter för församlingen och sköter sin kommunikation i enlighet med detta. Församlingens webbsidor är ändamålsenliga och uppdaterade. I kommunikationen utnyttjas mångsidiga kanaler effektivt. Stiftet Stiftet har ett fungerande informationsutbyte och samarbete med andra stift och Kyrkostyrelsens anställda. Stiftet stöder det inbördes informationsutbytet mellan församlingarna i området. Kyrkostyrelsen Producerar material för församlingarna för att utveckla kommunikationen om frivilligverksamheten Representerar kyrkan i nationella nätverk för frivilligverksamhet. Kyrkostyrelsen informerar stiften och församlingarna om aktuella förändringar som gäller frivilligverksamheten, till exempel ändringar av lagar och andra författningar. 20

21 4 SAMMANFATTNING 1. Faktorer som gör frivilligverksamheten framgångsrik 1 Ledningens och de anställdas roll och ansvar 2 En öppen verksamhetskultur som präglas av dialog 3 Resurstilldelning 2. Värderingar 1 Den kristna tron och kärleken till nästan 2 Jämlikhet 3 Ansvar 4 Kvalitet 3. Vision Frivilligverksamheten har en viktig ställning i kyrkan och församlingarnas verksamhet. Den är respekterad, känd och den påverkar. De frivilliga och de anställda har god växelverkan och samarbetar. 4. Strategiska åtgärder 1 Utveckla verksamhets- och förvaltningsstrukturer och förnya verksamhetskulturen; man funderar gemensamt kring den grundläggande uppgiften och utarbetar en plan för hur frivilligverksamheten kan utvecklas. 2 Ledning; möjliggör ett konsekvent genomförande av verksamheten och att de frivilliga deltar i verksamheten ända från planeringsskedet. 3 Rekrytering; varje anställd och frivillig rekryterar nya frivilliga. 4 Utbildning; för de anställda och frivilliga anordnas sådan utbildning som verksamheten förutsätter. 5 Kommunikation; kommunikationen är mångsidig och sporrar till frivillighet. 21